ASSISTENT KWALITEITSMANAGER (M/V)

Transcriptie

1 WELKOMBIJVLOOT.BE VLOOT werft aan in contractueel dienstverband (onbepaalde duur): ASSISTENT KWALITEITSMANAGER (M/V) Afdeling: Beleidsdomein: Niveau: Graad: Standplaats: VLOOT dab Mobiliteit en Openbare Werken B Deskundige Oostende Vacaturenummer:

2 Functiecontext De IVA MDK staat in voor een veilige en vlotte afwikkeling van het scheepvaartverkeer op de maritieme vaarwegen, het integraal kustzonebeheer en de hydrografische en hydrometeorologische dienstverlening. Het agentschap wordt geleid door een administrateur-generaal die rechtstreeks rapporteert aan de functionele minister. Het agentschap bestaat uit een stafdienst en vier operationele entiteiten. De Stafdienst (20 personeelsleden) bereidt het beleid van het agentschap voor, faciliteert de werking van de vier entiteiten en biedt ondersteuning aan de administrateur-generaal. De DAB Loodswezen (460 personeelsleden) zorgt voor het veilig en vlot loodsen en beloodsen van schepen tegen een aanvaardbare prijs en geeft nautisch advies. VLOOT dab (560 personeelsleden) is een rederij gespecialiseerd in het management (technisch, operationeel, nieuwbouw) van schepen die ingezet worden voor opdrachten binnen de overheidsniche. De afdeling Scheepvaartbegeleiding (150 personeelsleden) begeleidt de schepen vanaf de wal en levert diensten aan de scheepvaart. Het Maritiem Reddings- en Coördinatiecentrum is het unieke meldpunt voor ongevallen op zee en de verdere afhandeling ervan. De afdeling Kust (115 personeelsleden) staat in voor de beveiliging van de bevolking en het patrimonium tegen stormvloeden en overstromingen en doet dit op een duurzame en geïntegreerde wijze. Haar Vlaamse hydrografie ondersteunt de scheepvaart van en naar de kusthavens en de Westerschelde. Je zult tewerkgesteld worden in VLOOT dab. Vanuit haar missie als reder van de overheid heeft VLOOT dab de volgende doelstellingen: - beloodsen te water (transport van de loodsen van en naar de te beloodsen schepen) - verzorgen van de vaarwegmarkering - hulpverlening zeereddingsdienst - veerdiensten - het ter beschikking stellen van bedrijfsklare en bemande vaartuigen voor andere overheden en derden. - verankeren van de maritieme kennis. VLOOT dab zet om deze doelstellingen te verzekeren een 45 tal schepen in en heeft nagenoeg 560 personeelsleden in dienst. VLOOT dab kent een territoriale spreiding van haar activiteiten. Er zijn naast de directiezetel te Oostende nog standplaatsen te Nieuwpoort, Gent, Antwerpen en Vlissingen. DOEL VAN DE FUNCTIE Je ondersteunt de SHE-Q manager bij het realiseren van het kwaliteits- en milieubeleid. Je ondersteunt de opmaak van de managementrapportering. Je draagt zorg voor de opvolging van dossiers inzake klachten, procedurewijzigingen, leveranciersbeoordeling, aankoopadviezen Je ondersteunt de organisatie van de interne en externe audits om later, onder begeleiding van de SHE-Q manager, zelfstandig audits te kunnen uitvoeren. 2

3 JE TAKENPAKKET 1. De eigen werkzaamheden inhoudelijk voorbereiden, plannen en praktisch organiseren teneinde er voor te zorgen dat deze efficiënt kunnen verlopen voorbereidend studie- en opzoekwerk verrichten zich informeren over de te auditen locatie of vaartuig om het dossier in de juiste context te kunnen plaatsen inwinnen, verzamelen, verifiëren en verwerken van ontbrekende gegevens om het dossier volledig te maken studie van documenten, instructies, reglementeringen, veranderde wetgeving, voorgaande of gelijkaardige controles/audits, opmaken van eigen planning 2. Diverse taken inherent aan de eigen specialisatie uitvoeren teneinde bij te dragen tot een vlotte en tijdige afhandeling van de opdrachten van de entiteit verzamelen, invoeren en verwerken van specifieke data nakijken of aan de normen is voldaan op basis van documenten én op basis van reële, materiële vaststellingen nagaan van efficiëntie en effectiviteit van processen organiseren van interne audits of observatierondgangen uitvoeren van controle/inspectie ter plaatse (wat betreft de procedures die betrekking hebben op de vaartuigen) teneinde na te gaan of de processen zoals beschreven in het beheerssysteem correct worden uitgevoerd en of de procesanalyse nog steeds klopt. opstellen van rapporten, informatiedossiers, nota's. ondersteuning bieden bij verbeteringsinitiatieven 3. Verslag uitbrengen over de eigen werkzaamheden en resultaten teneinde de chef in staat te stellen het resultaat met de kwaliteitsnormen te vergelijken en indien nodig bij te sturen opmaken van een logboek of activiteitenverslag signaleren van knelpunten en/of uitzonderlijke waarnemingen of gebeurtenissen bijhouden van een agenda van de uitgevoerde taken en outputindicatoren opmaken van verslagen van plaatsbezoeken of het nazicht van procedures teneinde het management te adviseren of te informeren en om hen in staat te stellen de gepaste maatregelen te nemen objectief en gestructureerd weergeven van vaststellingen ter plaatse gedaan in een verslag verzamelen van bijkomende informatie nuttig voor de rapportering uitbrengen van gemotiveerde aanbevelingen verzamelen, verifiëren en verwerken van cijfergegevens teneinde over de nodige informatie te beschikken om tot gemotiveerde uitspraken te kunnen komen (bv. balanced score card). 4. Inventariseren, verzamelen en onderhouden gegevens teneinde altijd te beschikken over degelijke en gegevens verzorgen van een klassement of documentatiebeheersysteem alle documenten van het dossier samenbrengen en klasseren beheren en actualiseren van het klassement van alle dossiers aanmaken van documenten om een dossier technisch af te handelen ontwerpen van formulieren voor doorlichting 3

4 aanleggen, invullen en updaten van databanken, met de belangrijkste gegevens van controle of audit statistieken opmaken verzamelen, verifiëren en verwerken van cijfergegevens teneinde over de nodige informatie te beschikken om tot gemotiveerde uitspraken te kunnen komen (bv. balanced score card). 5. Informeren over producten, diensten, systemen of procedures teneinde er voor te zorgen dat de (interne of externe) klant inzicht heeft in het gebruik en de mogelijkheden ervan beantwoorden van vragen en advies verstrekken aan klanten assistentie verlenen bij het gebruik van gespecialiseerde systemen verspreiden van documentatie naar interne en/of externe klanten deelnemen aan vergaderingen, uitleg geven rond procedures, regelgeving, dienstnota s, informatie geven over het beheershandboek meewerken aan de uitbouw van kennismanagement om kennis en informatie te verdelen en beschikbaar te maken contacten onderhouden met belanghebbenden, het werkveld, e.a. met het oog op informatieuitwisseling algemene communicaties geven over de materie aan betrokkenen (dienstmededelingen, ed) sensibiliseren van de belanghebbenden m.b.t. de naleving van de normen contacten onderhouden met de te controleren entiteit verlenen van aankoopadviezen faciliteren van de evaluatie van de leveranciers 6. Zichzelf voortdurend vervolmaken in het eigen vakgebied en werkterrein teneinde via integratie van de nieuwe evoluties de kwaliteit van de uit te voeren opdrachten voortdurend te verbeteren lezen van vakliteratuur, bijwonen van studiedagen, volgen van gespecialiseerde opleidingen informatie uitwisselen met vakgenoten kennen en opvolgen van de technische ontwikkelingen binnen het vakgebied kennen en opvolgen van de reglementering en/of wetgeving binnen het vakgebied lezen van vakliteratuur en deelnemen aan cursussen activiteiten bijwonen om voeling met de sector te houden zich op de hoogte houden en ontwikkelen van expertise op het vlak van wetgeving, op technisch vlak en in de praktijk studiewerk verrichten om de recentste evoluties op het werkveld en de werkmethoden te kennen opvolgen van de relevante wetgeving m.b.t. kwaliteit- veiligheid en milieumaterie. 7. Op het terrein controleren van de naleving van wetgeving, regelgeving, voorschriften of normen teneinde dwalingen op te sporen en eventueel correctieve acties te ondernemen of te laten ondernemen audits uitvoeren aan boord van de vaartuigen en aan de wal naar aanleiding van arbeidsongevallen en near misses een onderzoek ter plaatse uitvoeren en verbetervoorstellen definiëren en de resultaten van het onderzoek rapporteren aan de SHE- Q manager, teneinde het management in staat te stellen de gepaste maatregelen te nemen om toekomstige arbeidsongevallen te vermijden indien nodig een non-conformity opstellen 4

5 8. Milieubewust handelen: consequent milieubewust handelen op de werkplek teneinde bij te dragen aan de voorbeeldfunctie van VLOOT op het gebied van milieuzorg naleven van milieuwetgeving uitdragen van het milieubeleid gedefinieerd door VLOOT energie, water en andere grondstoffen spaarzaam gebruiken correct omspringen met afval (d.w.z. correct sorteren en op de juiste manier afgeven) melden van lekken (water, olie) en van defecten aan installaties (koelkast, verlichting, ) zorgzaam omspringen met milieugevaarlijke producten en waar mogelijk het gebruik van dergelijke producten vermijden JE PROFIEL Je hebt een diploma of getuigschrift dat toegang geeft tot niveau B binnen de Vlaamse over ( zoals een bachelordiploma of diploma van gegradueerde ) je bent in het bezit van een rijbewijs B je hebt een sterke affiniteit met de materie milieu en kwaliteit je kan snel en accuraat analyseren en synthetiseren je kan vlot structuur brengen in wat je doet en verwerkt je bent enthousiast en steeds bereid om bij te leren Persoonlijke competenties Verantwoordelijkheid nemen : Handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie Je neemt verantwoordelijkheid voor je werk. Samenwerken: Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat in een teem of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is. Je informeert, pleegt overleg en werkt mee. Analyseren: Een probleem duiden in zijn verbanden en op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende relevante informatie Je ziet de essentie van het probleem. Klantgerichtheid: Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren. Je reageert vriendelijk, adequaat en correct op vragen van belanghebbenden. Plannen en organiseren: Op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken. Je plant en organiseert je werk effectief. 5

6 Zorgvuldigheid: Handelen met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten. Je levert met oog voor detail correct werk af. HOE SOLLICITEREN? Solliciteren kan tot en met 31 augustus Je cv en motivatiebrief stuur je, met vermelding van het vacaturenummer, per naar of per post naar de Afdeling Personeel en Logistiek, Team HRM sollicitaties, Koning Albert II-laan 20 bus 2 te 1000 Brussel. Houders van een buitenlands diploma of getuigschrift dienen bij kandidaatstelling een gelijkwaardigheidsattest voor te leggen. Deze selectieprocedure (generiek en functiespecifiek) verloopt via een objectief wervingssysteem zoals vermeld in deel III, hoofdstuk 2 van het VPS en het slagen ervoor kan later toegang geven tot het meedingen naar een statutaire bevorderingsfunctie. SELECTIEPROCEDURE Screening van de formele deelnemingsvoorwaarden Fase 1: screening op basis van CV en motivatiebrief (motivatie, opleiding, ervaring, technische competenties) eliminerend: 1 ste helft september 2014 Fase 2: jurygesprek met screening van de persoonsgebonden en vaktechnische competenties (o.a. computergestuurde testen): 2 de helft september 2014 Fase 3 (facultatief): psychotechnische screening: 1 ste helft oktober 2014 ONS AANBOD Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICTmiddelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar en een systeem van glijdende werktijden. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Hasselt, Gent en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering zijn gratis. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques (van 7 euro per gewerkte dag) Je wordt aangeworven in de graad van deskundige (rang B1) met de bijbehorende salarisschaal B111. Je bruto maandsalaris is minimum 2235,68 euro. Je functierelevantie ervaring kan evenwel tot maximaal 20 jaar in aanmerking genomen worden waardoor je aanvangssalaris hoger kan zijn. Je eerste 9 maanden vormen een inwerkingsperiode met een individueel vormingsprogramma. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, 6

7 afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. Krijg je de baan? Dan passen we de werkplek zo goed mogelijk aan jouw handicap aan. MEER WETEN? Voor extra informatie over de inhoud van de functie kun je contact opnemen met Ilse Bailleul, kwaliteitsmanager Adres : Sir Winston Churchillkaai 2, 8400 Oostende Tel. : 059/ ilse.bailleul@mow.vlaanderen.be Website : welkombijvloot.be Als je meer informatie wenst over de selectieprocedure kan je contact opnemen met Eefje Bijl, Intern Consultant HRM Adres : Koning Albert II-laan 20, 1000 Brussel Tel. : 02/ indra.depelsmaeker@mow.vlaanderen.be Voor extra informatie over de arbeidsvoorwaarden kun je terecht op de website 7