Functiebeschrijving: C2 Hoofdmedewerker gebouwbeheer

Transcriptie

1 Functiebeschrijving: C2 Hoofdmedewerker gebouwbeheer Beleidsdomein: Entiteit: Afdeling: Graad: Aantal vacante betrekkingen: Functie momenteel te begeven in: Vacaturenummer: Leefmilieu, Natuur en Energie Departement Leefmilieu, Natuur en Energie Afdeling Management Ondersteunende Diensten C2 1 Brussel OPW/2014/208

2 1. Functiedoel Diverse vakinhoudelijke taken inherent aan gebouwbeheer voorbereiden en uitvoeren teneinde aan de gebouwgebruikers gespecialiseerde informatie, diensten en/of producten af te leveren binnen de vereiste tijdspanne en het aansturen van een team onthaalmedewerkers. 2. Resultaatgebieden 1. Voorbereiding De eigen werkzaamheden inhoudelijk voorbereiden, plannen en praktisch organiseren teneinde er voor te zorgen dat deze efficiënt kunnen verlopen. Zelf nagaan welke opdrachten er uitgevoerd moeten worden en hiervoor de nodige initiatieven nemen; Kennis nemen van de uit te voeren opdrachten en op basis hiervan een werkplan opstellen voor zichzelf en de medewerkers; Voorafgaandelijk inwinnen van informatie ter verduidelijking van de opdracht; Contacteren van klanten en andere betrokkenen; Uitvoeren van voorbereidende administratieve taken; Voorbereidend studie- en opzoekwerk verrichten; Uitvoeren van een behoeftenanalyse; Dagelijks overleggen met de chef i.v.m. de prioritair te verrichten taken 2. Uitvoering Diverse taken inherent aan de eigen specialisatie uitvoeren volgens de vooropgestelde kwaliteitsvereisten, procedures en veiligheidsvoorschriften teneinde bij te dragen tot een vlotte en tijdige afhandeling van de opdrachten. Verzamelen, invoeren en verwerken van specifieke data; Uitvoeren van activiteiten ter plaatse, zoals meten, controleren, reparaties uitvoeren ; Uitvoeren van analyses en metingen; Herpatchen van telefoonlijnen na kleine interne verhuisoperaties; Opmaken van plannen en ontwerpen; Ontwikkelen, beheren en onderhouden van applicaties en netwerken of elektromechanische installaties; Ontwerpen en afleveren van vakspecifieke producten; Aanmaken van administratieve documenten zoals plannen, bestanden, kaarten, lijsten, statistieken, overzichten; Zorgen voor een permanente bereikbaarheid; Dagelijkse leiding van de balie

3 3. Verslag uitbrengen Verslag uitbrengen over de eigen werkzaamheden en resultaten teneinde de chef in staat te stellen het resultaat met de kwaliteitsnormen te vergelijken en indien nodig bij te sturen. Opmaken van een logboek of activiteitenverslag; Signaleren van knelpunten en/of uitzonderlijke waarnemingen of gebeurtenissen; Bijhouden van een agenda van de uitgevoerde taken en outputindicatoren; Verslag uitbrengen aan de betrokken opdrachtgever over het verloop van de herstellingen, ingebruikstellingen, ; Verslag uitbrengen over de activiteiten van opdrachtnemers bij de uitvoering van werken 4. Beheer van materiaal en/of gegevens Inventariseren, verzamelen en onderhouden van het nodige materiaal (grondstoffen en werktuigen) en/of gegevens teneinde altijd te beschikken over degelijke en bruikbare materialen en/of gegevens. Regelmatig de werking van toestellen controleren en zo nodig afstellen of onderhouden; Verzorgen van een klassement of documentatiebeheersysteem; De voorraad van chemische producten, technische materialen en/of instrumenten beheren; Contacten leggen en onderhouden met leveranciers; Onderhouden van gespecialiseerde apparatuur 5. Informeren Informeren over producten, diensten, systemen of procedures vanuit de vakinhoudelijke specialisatie teneinde er voor te zorgen dat de klant inzicht heeft in het gebruik en de mogelijkheden ervan. Beantwoorden van vragen en klachten en advies verstrekken aan klanten; Informeren van het diensthoofd over de knelpunten en de werkzaamheden; Organiseren van en/of technisch of vakinhoudelijk ondersteunen van cursussen; Assistentie verlenen bij het gebruik van gespecialiseerde systemen; Verspreiden van documentatie naar interne en/of externe klanten Deelnemen aan vergaderingen, werkgroepen, stuurgroepen, ; Uitleg geven rond procedures, regelgeving, dienstnota s, ; Informatie geven aan politie, burgers, nutsbedrijven; Organiseren van teamvergaderingen voor de medewerkers van de balie

4 6. Kennis m.b.t. het vakgebied Zichzelf voortdurend vervolmaken in het eigen vakgebied en werkterrein teneinde via integratie van de nieuwe evoluties de kwaliteit van de uit te voeren opdrachten voortdurend te verbeteren. Lezen van vakliteratuur, bijwonen van studiedagen, volgen van gespecialiseerde opleidingen; Informatie-uitwisseling met vakgenoten; Kennen en opvolgen van de technische ontwikkelingen binnen het vakgebied; Kennen en opvolgen van de reglementering en/of wetgeving binnen het vakgebied; 7. Controle Op het terrein controleren van de naleving van wetgeving, regelgeving, voorschriften of normen teneinde dwalingen op te sporen en eventueel correctieve acties te ondernemen of te laten ondernemen. Controleren van uitgevoerde werken; Afhandelen van klachten en meldingen in verband met inbreuken op regelgeving; Controles uitvoeren op het gebruik van infrastructuur en materiaal; Controle van de goede werking van de balie en van de toegangsveiligheid; Controleren dat de technische hulpmiddelen in het kader van de toegankelijkheid tot het gebouw optimaal functioneren (draaideurtjes, parlofonen, ) 8. Coördineren Coördineert en stuurt de medewerkers aan om het werk zo efficiënt mogelijk te laten verlopen Opmaken van de planning voor de bemensing van de baliemedewerkers; Beslissen over de aanvragen voor verloven en andere afwezigheden Opmaken van eenvormige procedures of richtlijnen en het bewaken van de gelijkvormige uitvoering daarvan; Begeleiden en coachen van de medewerkers.; Opvangen en inwerken van nieuwe medewerkers; Openstaan voor de (individuele) problemen van de medewerker en bemiddelen bij conflicten tussen personeelsleden.; Geregeld teamvergaderingen organiseren; De plannings-, functionerings-, opvolgings- en gesprekken voeren met de personeelsleden van de balie en de logistieke medewerker; De voornaamste taken in het kader van de gebouwverantwoordelijkheid bespreken met zijn logistieke medewerkers met het oog op de continuïteit van de functie

5 9. Gebouwverantwoordelijke Ferraris Aanspreekpunt voor gebouwgebruikers w.b. gebouwgebonden zaken; Ervoor zorgen dat gemelde gebreken van het gebouw verholpen worden en dat veiligheids- en welzijnsvoorschriften worden uitgevoerd en nageleefd; Ondersteunen van de centrale milieuverantwoordelijke en gebouwbeheerder Ferraris; Mee bewaken dat de milieu- en veiligheidsregels worden nageleefd door contractors, derden op de site, gebouwgebruikers, ; Veiligheidsaspecten en milieuaspecten nagaan en mogelijke gevaren/risico s signaleren; Aanbevelingen inzake energiezorg vanuit MMS zo goed mogelijk in praktijk brengen; Sensibilisatiecampagnes MMS mee ondersteunen 10. Milieubewust handelen Consequent milieubewust handelen op de werkplek ten einde bij te dragen aan de voorbeeldfunctie van het Departement LNE op het gebied van milieuzorg. Naleven van milieu- en veiligheidsregels: lekken en defecten (sanitair, toestellen, verlichting, verwarming, airco...) melden; melden als onderaannemers die werken uitvoeren hun afval niet verwijderen; gangen vrijhouden (geen kasten ) voor eventuele evacuatie. Energie, water en grondstoffen spaarzaam gebruiken: deuren sluiten, lichten doven, apparaten uitzetten bij verlaten ruimte ; radiatoren/ventilo's niet bedekken; geen persoonlijke bijzetradiatoren, waterkokers gebruiken; waar mogelijk trap i.p.v. lift gebruiken; (warm)watergebruik in keukentjes/sanitair beperken; papiergebruik beperken (digitale dragers gebruiken, dubbelzijdig afdrukken, omslagen voor interne verzendingen vermijden); kantoormaterialen (mappen ) hergebruiken vooraleer nieuwe te vragen. Milieuvriendelijk verplaatsen (STOP-principe): eerst stappen (te voet), dan trappen (fietsen), openbaar vervoer en tenslotte kiezen voor (personen)wagen; waar mogelijk carpoolen met collega s bij gebruik (dienst)wagens. Afval correct sorteren: vergaderzalen netjes achterlaten, afval correct sorteren op werkplek, in keukentjes Milieuverantwoord aankopen: waar mogelijke via MOD / ACD / Communicatiedienst bestellen; duurzame keuzes maken, ook bij bestelling via bv.mod; duurzaamheidscriteria integreren in eigen aankopen (bestelbon, bestek).

6 3. Gedragscompetenties Organiseren niveau 1 Probleemanalyse niveau 1 Ontwikkelen van medewerkers niveau 1 Nauwgezetheid niveau 2 Voortdurend verbeteren niveau 2 Klantgerichtheid niveau 2 Samenwerken niveau 2 Betrouwbaarheid niveau 1 4. Vaktechnische competenties Procedures in geval van brand en andere noodsituaties Veiligheidsvoorschriften Gebouwbeheer Telefonie Toegangscontrole- en tijdsregistratiesysteem Relevante ervaring: Je hebt minstens 6 jaar beroepservaring met logistieke en/of administratieve dossiers en/of projecten.