KopGroep Bibliotheken

Transcriptie

1 V" teletoon: biiotheken.nl vvww.kopgroepbibliotlieken.nl 5X3 M KopGroep Bibliotheken Bcmhardpk'tn 76 - Postbus AL Den Heldei O 1 fit!?m Gemeente Den Helder t.a.v. college van Burgemeester en Wethouders Postbus AA DEN HELDER DATUM: 25 april 2013 KENMERK: BEHANDELD DOOR: M. Weslra DOORKIESNR.: OHU RW RP: Begroting m.westra@kopgroepbib(ioth«ken.nl Geacht College, Wij hebben het genoegen om u hierbij de begroting 2014 van Stichting KopGroep Bibliotheken aan te bieden. De begroting 2014 is nu alleen de geconsolideerde begroting. De pro duet begroting zoals u die de afgelopen jaren van ons hebt gekregen konden wij niet op tijd leveren omdat we de gevolgen van de bezuinigingen in de gemeente Hollands Kroon nog niet hebben kunnen verwerken. Met name de personele consequenties moeten we nog verwerken in de productbegroting. En dat kan pas als de reorganisatie en daarmee gepaard gaande personeelsreductie vastgesteld is. Op pagina 10 van de begroting staat de Staat van baten en lasten 2014 waarin ook de bijdragen per gemeente worden vermeld. Wij verzoeken uw college om de subsidie voor KopGroep Bibliotheken voor 2014 conform de begroting vast te stellen. Met vriendelijke groeten. Stuknummer. AH i Mannes Westra directe u / Rabobank * K.v.K BTW nr ML B.01 IBAN NL34RABO BIC RABONL24

2 Begroting 2014 Stichting KopGroep Bibliotheken Den Helder, april 2013

3 Inhoudsopgave Bladzijde BEGROTING Vaststelling door het bestuur 1 Inleiding 2 Begroting staat van baten en lasten Toelichting op staat van baten en lasten - baten 5 Bijdrage leners 5 Specifieke dienstverlening 5 Diverse baten 5 Subsidies 6 Toelichting op staat van baten en lasten - lasten 7 Bestuur en organisatie 7 Huisvesting 7 Personeel 7 Administratie 8 Transportkosten 8 Automatisering 8 Collectie en media 8 Specifieke kosten 9 Overige kosten 9 BIJLAGEN Staat van baten en lasten per gemeente geconsolideerd 10 Opgesteld door ProBiblio Financiële Diensten Bibliotheken Kenmerk: B14/A274/HR

4 Begroting 2014 van Stichting KopGroep Bibliotheken Goedgekeurd en vastgesteld door het bestuur in haar vergadering van 12 april Vastgesteld door: s Directie/bestuurder, de heer M. Westra 1

5 Inleiding De begroting van KopGroep Bibliotheken voor 2014 is onder turbulente omstandigheden tot stand gekomen. De turbulentie werd door diverse aspecten veroorzaakt. Ten eerste is er het aflopen van het Convenant Bibliotheekwerk Door twee achtereenvolgende gemeentelijke herindelingen (Hollands Kroon 2012 en Schagen 2013) is het convenant nog niet opnieuw afgesloten. In het gezamenlijk overleg tussen KopGroep Bibliotheken en de portefeuillehouders van de nu vier gemeenten is wel besloten dat er een nieuw convenant moet komen. Het is de bedoeling dat dit in augustusseptember 2013 gereed is voor ondertekening. Ten tweede werden we in de zomer van 2012 geconfronteerd met het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hollands Kroon om zeer fors te bezuinigen op het bibliotheekbudget. Volgens het voorstel moet het bibliotheekbudget met 57% naar beneden, van in 2012 naar in Door deze bezuinigingsmaatregel werd de bestaande samenwerking zoals deze was afgesproken tussen KopGroep Bibliotheken en de gemeenten eenzijdig door Hollands Kroon terzijde geschoven. Er is in de afgelopen drie jaren vee! tijd en energie geïnvesteerd om te komen tot een evenwichtige bijdrage per gemeente per inwoner aan het bibliotheekwerk. Dit heeft geresulteerd in een gemeenschappelijk pakket (basispakket) van dienstverlening door KopGroep Bibliotheken aan alle gemeenten die daar op hun beurt een gelijk bedrag per inwoner voor betalen. De huisvesting viel niet binnen dit pakket vanwege te grote lokale verschillen. Door de bezuiniging van Hollands Kroon in die omvang kan de dienstverlening aan Hollands Kroon niet meer worden meegenomen in de productbegroting waarin het basispakket wordt aangeboden. Met de gemeente Hollands Kroon zijn recent gesprekken gevoerd om vast te stellen wat de mogelijkheden zijn voor KopGroep Bibliotheken om binnen de door Hollands Kroon vastgestelde financiële kaders, de dienstverlening die de gemeente wenst, te kunnen leveren. De hoofdlijnen hiervoor zijn: de huidige vestigingen in Hollands Kroon worden gesloten. Daarvoor in de plaats komen er in de kernen Anna Paulowna, Niedorp, Wieringerwerf en Hippolytushoef zgn. Plug-in bibliotheken. Daarnaast zal de jeugd van 0-12 jaar met een jeugdbus worden bediend via de basisscholen. De dienstverlening past niet meer in de productbegroting omdat de normgetallen die worden gehanteerd per geleverd product of dienst in Hollands Kroon lager liggen of zelfs niet meer van toepassing zijn. De dienstverlening aan Hollands Kroon zoals hierboven geschetst dient nog uitgewerkt te worden. Aandachtspunt daarbij is het doorberekenen van de backoffice kosten aan Hollands Kroon. Nu dat niet meer binnen de productbegroting kan zal voor de dienstverlening aan de gemeente Hollands Kroon de backoffice apart doorberekend worden. Door deze omstandigheden is de productbegroting niet op tijd klaar. Op dit moment moeten wij volstaan met het indienen van deze geconsolideerde begroting. In de "Staat van baten en lasten 2014" staat per gemeente de gemeentelijke bijdrage die is voorzien voor De productbegroting zal in de loop van mei worden nagezonden. Uitgangspunten van beleid van KopGroep Bibliotheken De bibliotheek is het lokale centrum voor kennis, informatie, cultuur, educatie, ontmoeting en debat. In die rol draagt ze bij aan lees- en taalontwikkeling en biedt ze burgers de mogelijkheden om te leren omgaan met nieuwe media en de toepassingen daarvan. De bibliotheek is er voor individu en samenleving; er is een groot maatschappelijk draagvlak; tot op dorpsniveau zetten we onze expertise, infrastructuur en dienstverlening in. De bibliotheek is een fysiek en digitaal informatieknooppunt; de fysieke bibliotheek wordt een tweeeenheid met de digitale bibliotheek; onze klanten moeten ten volle profiteren van de digitale mogelijkheden die beschikbaar worden gesteld door de digitale bibliotheek De bibliotheek onderneemt; de bibliotheek transformeert van uitvoerend leverancier naar een strategische partner; samen met gemeenten, onderwijs, culturele instellingen en collega bibliotheken vormen we strategische allianties. 2

6 Om de dienstverlening te kunnen verbeteren en keuzes af te stemmen op vragen van de gebruikers, heeft KopGroep Bibliotheken sinds 2011 een online klantenpanel. Een representatieve groep van 500 mensen wordt een aantal keer per jaar ondervraagd over zaken als informatiebehoefte, tevredenheid over de dienstverlening en de digitale bibliotheek. De resultaten hiervan worden op onze website gepubliceerd. Daarnaast benutten we de resultaten van Mosaic, een consumentenclassificatie van huishoudens in Nederland. Hierbij wordt gebruik gemaakt van verschillende databronnen, zoals Kadaster, CBS en marktonderzoek. Alle huishoudens zijn gesegmenteerd in 44 verschillende typen. Per type huishouden wordt een beeld geschetst met betrekking tot de demografie, levensstijl en mediavoorkeur. Eind 2011 is onderzoek gedaan naar de klanttypen die in het werkgebied van KopGroep Bibliotheken wonen. Ook is onderzocht welk type klanten lid zijn van de bibliotheek. In onderstaande grafiek wordt het resultaat van dit onderzoek weergegeven. Grafiek komt nog? Keuze van speerpunten voor de komende jaren - Bestrijding van laaggeletterdheid en bevordering van lezen en mediawijsheid - Digitalisering - Ontmoetingsfunctie Toelichting begroting Bijdrage leners In de jaarrekening 2012 blijkt de opbrengst van contributies lager dan was begroot. Daarom is in de begroting voor 2014 een lager bedrag voor contributies opgenomen. Dit lijkt meer in lijn met de praktijk van afnemend of stabiliserend ledental van de afgelopen twee, drie jaren. Subsidies Bij de vaststelling van de uitgaven voor 2014 is rekening gehouden met een prijsstijging van 2 procent. Huisvesting De post Huisvesting ondergaat een aantal wijzigingen. - Schagen: de situatie in Schagen is gewijzigd door verhuizing van de bibliotheek van het Regioplein naar Cultuurhuis Markt 18. Er moeten servicekosten worden betaald. Die post is dusdanig dat het totaal aan huisvesting iets hoger ligt dan in de oude situatie. De huurlasten in 't Zand en Callantsoog dalen heel licht door wijziging in de huisvesting zowel in het AH-complex in Callantsoog als in het sportcomplex in 't Zand - Hollands Kroon: In Anna Paulowna wordt rekening gehouden met beëindiging van de huurovereenkomst uiterlijk per 1 mei In Hippolytushoef wordt het huurcontract tot 2015 uitgediend - Den Helder: Het gebouw Bernhardplein 76 waar de centrale bibliotheek is gehuisvest zal worden overgedragen aan Woningstichting Den Helder. De bibliotheek wordt huurder tot aan het moment van verhuizing naar de nieuwbouw. Dat betekent een verschuiving van lasten van rente en aflossing naar huur. Ten behoeve van de verbouwing op de begane grond voor huisvesting van het toenmalige Wijksteunpunt loopt nog een hypotheek. Deze wordt samengevoegd met de hypotheek van het gebouw in Julianadorp. De financiering van het gebouw in Julianadorp ondergaat hierdoor een wijziging. Rente en aflossing t.b.v. de vestiging in Julianadorp komt daardoor hoger uit. Personeel De bezuinigingen van de gemeente Hollands Kroon hebben gevolgen voor de omvang van de personeelsformatie. Het grootste deel van de personeelsreductie vindt plaats in de huidige vestigingen van Hollands Kroon. Omdat er in Hollands Kroon een minimale dienstverlening overblijft zal er ook in de backoffice personeel moeten afvloeien. Automatisering In 2013 wordt een nieuw ICT-netwerk in gebruik genomen. Er worden zgn. "thin clients" geïnstalleerd. De servers komen in een rekencentrum en het beheer wordt uitbesteed. De lasten in deze post zullen licht stijgen, maar de personeelskosten m.b.t. het systeembeheer gaan fors naar beneden. Hierdoor zal per saldo een klein voordeel ontstaan. 3

7 Begroting staat van baten en lasten 2014 Begroting 2014 Herziene begroting 2013 Rekening 2012 Baten Bijdrage ieners Specifieke dienstverlening Diverse baten Subsidies (D (2) (3) (4) Totaal baten Lasten Bestuur en organisatie Huisvesting Personeel Administratie Transportkosten Automatisering Collectie en media Specifieke kosten Overige kosten (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13) , Totaal lasten Resultaat boekjaar voor resultaat bestemming Bestemmingsreserve jubileum Bestemmingsreserve automatisering Vrij besteedbare reserve Bestem m ingsreserve (her)investering en inventaris Resultaatbestem m ing Resultaat boekjaar na resultaat bestemming 4

8 Toelichting staat van baten en lasten Begroting Herziene Rekening Baten 2014 begroting (1) Bijdrage leners Contributies Leengelden Telaatgelden Bespreekgelden Schadevergoeding materialen Verkoop afgeschreven materialen ,990 Bijdrage scholen en instellingen Bijdrage leeskringen , Bijdrage internet Overige baten leners (2) Specifieke dienstverlening Huur catalogi en collectie 0 0 4,611 Specifieke opbrengsten dienstverlening Ontwikkeling en educatie ,300 0 Kunst en cultuur Lezen en literatuur Ontmoeting en debat Opbrengst kopieer- en printapparatuur Verhuur gebouwen Verkoop ingekochte materialen Bibliobus Overige specifieke opbrengsten : (3) Diverse baten Rente Opbrengst materialen Sponsoring, donaties en reclame Diverse opbrengsten Koffieautomaten Opbrengst projecten Overige diverse baten Baten voorgaande jaren

9 Begroting Herziene Rekening Baten 2014 begroting _ (4) Subsidies Exploitatiesubsidie Overige subsidies en bijdragen _ Ö Totaal baten

10 Begroting Herziene Rekening Lasten 2014 begroting (5) Bestuur en organisatie Bestuurskosten Promotie en representatie Publiciteit en voorlichting Contributies Documentatie en vakliteratuur Accountantskosten Verzekeringskosten Onderzoekskosten organisatie Afschrijving ontwikkelingskosten Overige bestuurs- en organisatiekosten _ _ _ 117,210 (6) Huisvesting Huur gebouwen Servicekosten Afschrijving gebouwen Rente leningen o/g gebouwen Afschrijving (her)inrichting en inventaris Dotatie voorziening (her)inrichting en inventaris Overige kosten (her)inrichting en inventaris Afschrijving verbouwing en inrichting Onderhoud gebouwen, (her)inrichting en inventaris Dotatie voorziening groot onderhoud Afschrijving boeterente Schoonmaakkosten Energiekosten Belastingen Verzekeringen Arbokosten Beveiligingskosten Overige huisvestingskosten IX) 13,134 _ (7) Personeel Salariskosten Sociale lasten Pensioenpremies Verzuim verzekering Uitkering verzuim verzekering Uitkering bedrijfsvereniging Reis- en verblijfkosten Studiekosten en deskundigheidsbevordering Arbodienst Vrijwilligerskosten Extern personeel Overige personeelskosten Overboeking salariskosten ^

11 Begroting Herziene Rekening Lasten 2014 begroting = (8) Administratie Reproductie/drukwerk Kantoorbenodigdheden Porti- en vrachtkosten Telefoonkosten Bankkosten Administratie verwerking Afschrijving kantoorapparatuur Onderhoud kantoor- en reproductieapparatuur 3, Incassokosten Overige administratiekosten (9) Transportkosten Transport-eigen Transport-derden Afschrijving vervoermiddelen Brandstof Verzekering Reparatie en onderhoud Overige vervoerskosten (10) Automatisering Aanschaf automatisering Licenties Afschrijving automatisering Dotatie voorziening automatisering Afschrijving systeem- en uitleenmaterialen/rfid Verwerking bibliotheekautomatisering ICT-beheer en onderhoud Catalogiseren Communicatie/datalijnen Overige automatiseringskosten (11) Collectie en media Aanschaf collectie en media Aanschaf digitale bestanden AI's kosten collectie en media Huur collectie en media Leenrechtvergoedingen Tijdschriften en dagbladen Beveiligingskosten collectie en media Overige collectie en media

12 Begroting Herziene Rekening Lasten 2014 begroting (12) Specifieke kosten Kennis en informatie Ontwikkeling en educatie Kunst en cultuur Lezen en literatuur Ontmoeting en debat Publiciteit Website, bouwen en onderhoud Cursussen en workshops Bibliobus en/of bibliotheek aan huis Overige specifieke kosten _ ~Ï5Ï " (13) Overige kosten Rentekosten Artikelen voor de verkoop Bijdrage bibliobus Overige kosten Kosten projecten Lasten voorgaand boekjaar J Totaal lasten Exploitatieresultaat

13 Staat van baten en lasten per gemeente geconsolideerd Begroting staat van baten en lasten 2014 Baten Texel Schagen Hollands Den Backoffice Bus Totaal Kroon Helder Bijdrage leners Specifieke dienstverlening Diverse baten Subsidies Totaal Baten Lasten Bestuur en organisatie Huisvesting Personeel , Administratie Transportkosten Automatisering Collectie en media Specifieke kosten Overige kosten Backoffice Totaal Lasten Resultaat boekjaar

14 Herziene begroting staat van baten en lasten 2013 Texel Schagen Hollands Den Backoffice Bus Totaal Kroon Helder Baten Bijdrage leners , Specifieke dienstverlening Diverse baten Subsidies Totaal Baten , _ Lasten Bestuur en organisatie Huisvesting Personeel , Administratie Transportkosten Automatisering Collectie en media Specifieke kosten Overige kosten Backoffice Totaal Lasten , , Resultaat boekjaar ~

15 Staat van baten en lasten 2012 Texel Schagen Hollands Kroon Den Helder Backoffice Bus Totaal Baten Bijdrage leners Specifieke dienstverlening , Diverse baten Subsidies Totaal Baten , _ Lasten Bestuur en organisatie Huisvesting Personeel Administratie Transportkosten Automatisering Collectie en media Specifieke kosten ,552 Overige kosten Backoffice Totaal Lasten Resultaat boekjaar