Jaarrekening Stichting Bibliotheek De Lage Beemden

Transcriptie

1 Jaarrekening 2014 Stichting Bibliotheek De Lage Beemden

2 INHOUD Inleiding 1 Algemeen 1 Financieel verslag 2 Balans per 31 december Rekening van baten en lasten over Grondslagen van waardering en bepaling resultaat 5 Toelichting op de balans 7 Toelichting op de rekening van baten en lasten 12 Overige gegevens 18

3 Algemeen Inleiding De Stichting Bibliotheek de Lage Beemden is statutair gevestigd te Gemert-Bakel. Het bezoekadres is Sint Agathaplein 35 te Boekel. De bibliotheek is opgericht ten behoeve van de bibliotheekvoorziening aan de inwoners van de gemeenten Gemert-Bakel, Boekel, en Laarbeek. Bibliotheek De Lage Beemden staat bij de Kamer van Koophandel ingeschreven onder nummer Het fiscale nummer van de bibliotheek is Per 31 december 2014 bestond de Raad van Beheer uit de volgende personen: De heer G.J.M. Beniers (voorzitter) De heer A.H.T. Gieling (secretaris) De heer A.H.M. van Zeeland (penningmeester) (aftredend per 31december 2014) De heer P.J.H. Rambags (aftredend per 31december 2014) De heer R.A.H.M. Göring (aftredend per 31december 2014) De heer P. van Kuijeren (toegetreden per 5 november 2014) De heer E.C.A. Adema (toegetreden per 5 november 2014) Het gehele jaar 2014 was mevrouw G.J. Olijnsma directeur/bestuurder. Met ingang van 1 januari 2015 zal mevrouw M.E.C. Driessens als directeur/bestuurder aantreden. Gemert-Bakel, 16 maart 2015 M.E.C. Driessens-Corstens 1

4 Balans per 31 december 2014 Activa Vaste activa Materiële vaste activa Inrichting en inventaris Automatisering Vlottende activa Kortlopende vorderingen en overlopende activa Debiteuren Te vorderen omzetbelasting Te vorderen pensioenpremie Overige vorderingen en overlopende activa Liquide middelen Kas Rekening courant bank Spaarrekening Gelden onderweg TOTAAL ACTIVA

5 Balans per 31 december 2014 Passiva Eigen vermogen Eigen vermogen Algemene reserve Bestemmingsreserve Risicoreserve Fondsen en voorzieningen Voorziening afschrijvingen Vreemd vermogen Kortlopende schulden en overlopende passiva Crediteuren Te betalen loonheffing en sociale lasten Te betalen pensioenpremie Overlopende passiva en overige schulden TOTAAL PASSIVA

6 Rekening van baten en lasten over 2014 Baten Rekening Begroting Rekening Subsidies en vrijval voorzieningen Inkomsten gebruikers Specifieke dienstverlening Diverse baten Lasten Bestuur en organisatie Huisvesting Personeel Administratie Automatisering Collectie en media Specifieke kosten Overige kosten EXPLOITATIE RESULTAAT Ontvangen doelsubsidies Kosten ten behoeve van doelsubsidies Incidentele baten en lasten RESULTAAT

7 Grondslagen van waardering en bepaling van het resultaat Algemeen De grondslagen van waardering en bepaling van het resultaat zijn ten opzichte van het voorgaande jaar niet gewijzigd. De jaarrekening is opgesteld op basis van historische kosten. Voor zover niet anders wordt vermeld, zijn de activa en passiva opgenomen tegen nominale waarde. Grondslagen voor waardering van activa en passiva Materiële vaste activa De materiële vaste activa worden gewaardeerd tegen verkrijgings- of vervaardigingprijs onder aftrek van afschrijvingen of lagere bedrijfswaarde, rekening houdend met de vermoedelijke gebruiksduur. Afschrijving van investeringen vindt plaats met ingang van het jaar na aanschaf. De gehanteerde afschrijvingspercentages zijn: inrichting 10% inventaris 20% automatisering 20%-33% Vorderingen De vorderingen worden gewaardeerd tegen nominale waarde, voor zover nodig onder aftrek van voorzieningen voor oninbaarheid. De voorziening wordt bepaald op grond van een individuele beoordeling van de openstaande vorderingen. Liquide middelen De liquide middelen worden gewaardeerd tegen nominale waarde en staan per balansdatum ter vrije beschikking van de stichting. Eigen vermogen Binnen het eigen vermogen worden na besluit van het bestuur diverse bestemmingsreserves en risicoreserves gevormd. Bestemmingsreserves en risicoreserves worden gevormd vanuit de resultaatbestemming. Onttrekkingen op de reserves vinden plaats middels rechtstreekse mutaties op het eigen vermogen. Bestemmingsreserve inventaris De bestemmingsreserve is gevormd uit ontvangen subsidiegelden bestemd om een keer per tien jaar de inrichting van de bibliotheken aan te passen aan de eisen die daar op dat moment aan gesteld worden. Bestemmingsreserve onderhoud Voor de kosten verbonden aan het groot onderhoud worden bedragen gereserveerd om eens in tien jaar groot onderhoud aan de panden en inventaris te kunnen bekostigen. Risicoreserve Deze risicoreserve is in het leven geroepen om de onzekerheid met betrekking tot de subsidiecontracten op te vangen. Hierin wordt minimaal opgenomen: 1. doorlopende verplichtingen aan leveranciers dit betreft de afgesloten huur-, lease-, kopieer, schoonmaak- en beveiligingscontracten. 2. resterende afschrijvingen. 3. personele reorganisatiekosten in geval van wijziging subsidieovereenkomst, voor zover niet gedekt door de gemeente. Voorzieningen Voorzieningen afschrijvingen De voorziening afschrijvingen wordt gevormd op het moment van een investering. De toekomstige afschrijvingen van deze investering zullen ten laste worden gebracht van deze voorzieningen. 5

8 Grondslagen voor de resultaatbepaling Het resultaat wordt bepaald als het verschil tussen de opbrengsten voor de geleverde diensten, subsidie- en overige opbrengsten en de exploitatiekosten. Opbrengsten en kosten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben. Winsten worden slechts genomen voor zover zij op balansdatum gerealiseerd zijn. Verliezen en risico's die hun oorsprong vinden voor het einde van het verslagjaar, worden in acht genomen, indien zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden. Gebeurtenissen na balansdatum Er hebben zich na balansdatum 31 december 2014 geen gebeurtenissen voorgedaan welke in de jaarrekening zijn te vermelden. 6

9 Toelichting op de balans Materiële vaste activa De mutaties in de materiële vaste activa in het boekjaar 2014 zijn hieronder samengevat: Inrichting en inventaris Automatisering Totaal Aanschafwaarde Cumulatieve afschrijving Boekwaarde beginjaar Investeringen Afschrijvingen Mutatie boekwaarde Aanschafwaarde Cumulatieve afschrijving Boekwaarde einde boekjaar Vlottende activa Overige vorderingen en overlopende activa Te ontvangen rente Vooruitbetaalde abonnementen Vooruitbetaalde beveiligingskosten Vooruitbetaalde onderhoudsabonnementen Vooruitbetaalde huur vooruitbetaalde ziekteverzuimverzekering Te ontvangen afrekening ziekteverzuimverzekering Te ontvangen WAO/WGA premie Te ontvangen van Vrienden van Stg De Lage Beemden Te ontvangen te veel betaalde huur Te ontvangen subsidie schoolwise Voorraad dbos materialen Te ontvangen bijdrage literair cafe Nog te factureren Te veel betaalde energielasten Overige vorderingen

10 Eigen Vermogen Algemene reserve Stand 1 januari Correctie Gemeente Boekel Resultaat bestemming Stand per 31 december Algemene reserve naar gemeente: Gemert- Boekel Laarbeek Totaal Bakel Stand 1 januari Resultaat bestemming stand per 31 december Bestemmingsreserve Stand 1 januari mutatie Stand per 31 december Bestemmingsreserve naar gemeente: Gemert- Boekel Laarbeek Totaal Bakel Stand 1 januari Inventaris Automatisering Onderhoud Toevoegingen Onttrekkingen Totale mutatie Stand 31 december 0 Inventaris Automatisering Onderhoud In 2014 zijn investeringen gedaan in automatisering en in inventaris. Daar waar voldoende bestemmingsreserve aanwezig was is deze investering gebracht ten laste van deze bestemmingsreserve en geplaatst in de voorziening afschrijvingen. 8

11 Risicoreserve Stand 1 januari Onttrekking uit investeringen Uit resultaatbestemming Stand per 31 december Risicoreserve naar gemeente: Gemert- Boekel Laarbeek Totaal Bakel Stand 1 januari Toevoegingen Onttrekking vanwege investeringen Resultaatbestemming Stand per 31 december In 2014 zijn investeringen in automatisering ten laste van de risicoreserve gebracht indien het saldo van de bestemmingsreserve niet toereikend was. Deze investeringen zijn geplaatst onder de voorziening afschrijvingen. Tevens is de resultaatbestemming voor de gemeenten Gemert-Bakel en Laarbeek al opgenomen in de risicoreserve. Om het risico van bedrijfsvoering voldoende te dekken heeft de Raad van Beheer in 2010 besloten om een risicoreserve in te stellen, voor de beëindiging of reorganisatie van bibliotheekwerk in een gemeente. Hierin wordt minimaal opgenomen: 1. doorlopende verplichtingen aan leveranciers dit betreft de afgesloten huur-, lease-, kopieer, schoonmaak- en beveiligingscontracten 2. resterende afschrijvingen. volgens de begroting moet de boekwaarde van de investeringen dan vastgesteld worden 3. personele reorganisatiekosten in geval van wijziging subsidieovereenkomst, voor zover niet gedekt door de gemeente. 9

12 Voorziening afschrijvingen Stand per 1 januari Toevoegingen Afschrijvingen Stand per 31 december Voorziening naar gemeente: Gemert- Boekel Laarbeek Totaal Bakel Stand 1 januari Toevoegingen Afschrijvingen Stand 31 december Er is in 2013 besloten om een voorziening te vormen uit de bestemmingsreserves, waaruit de komende jaren de afschrijvingen van de investeringen geboekt kunnen worden. In 2014 is voor aan automatisering en voor 889 aan inventaris geïnvesteerd. kortlopende schulden Overlopende passiva en overige schulden Reservering vakantiegeld Reservering vakantiedagen Vooruitontvangen subsidie voor aansluiting op Bibliotheek.nl Vooruitontvangen subsidie Aangepast lezen Vooruitontvangen subsidie Gesproken Boek Vooruitontvangen subsidie Boekstart KOV distributie Vooruitontvangen subsidie Vrienden van VO onderwijs Te betalen opleidingskosten Cubiss Te betalen kosten personeelsadvisering Te betalen boeken NBD Te betalen personeel Te betalen administratiekosten Te betalen huisvestingskosten Te betalen accountant Te betalen investeringen Saldo klantenpassen Overige

13 Niet uit de balans blijkende verplichtingen Huurverplichtingen Voor de gebouwen zijn huur- en servicekostenverplichtingen aangegaan, deze bedragen circa De looptijden van de huurverplichtingen variëren van 0 tot 10 jaar en enkele zijn aangegaan voor onbepaalde tijd. In 2011 is een huurverplichting aangegaan voor de huur van de kantoorautomatisering voor 5 jaar, deze bedraagt circa per jaar. Boeken in bestelling Per 31 december 2014 zijn voor een bedrag ad boeken in bestelling. (2013: ) 11

14 Toelichting op de rekening van baten en lasten Baten Rekening Begroting Rekening Subsidies en vrijval voorzieningen Exploitatie subsidie Vrijval fondsen Vrijval voorzieningen Exploitatiesubsidies De exploitatiesubsidies zijn hoger dan begroot. Dit betreft de gemeente Gemert-Bakel waar een eerder aangekondigde bezuiniging alsnog niet is doorgevoerd. Vrijval reserves Dit is de vrijval van de afschrijvingen over investeringen welke in 2013 zijn gedaan. Jaarlijks zal dit bedrag gelijk zijn aan de afschrijvingen over deze investeringen. Rekening Begroting Rekening Inkomsten gebruikers Contributies Leengeld Telaatgelden Reserveringen Schadevergoedingen Verkoop afgeschreven boeken Internet Doorberekende IBL gelden De inkomsten gebruikers zijn voornamelijk gedaald door minder inkomsten uit contributies, leengelden en reserveringen. Er is sprake van dalende ledenaantallen en minder uitleningen. 12

15 Rekening Begroting Rekening Specifieke dienstverlening Opbrengst kopieerapparaat Lezingen Overige specifieke dienstverlening Dienst verlening aan scholen Huur collectie De dienstverlening aan scholen heeft meer opbrengsten dan begroot. Dit wordt voornamelijk veroorzaakt door hogere opbrengsten voor de projecten de bibliotheek op school (dbos) en de dienstverlening aan scholen á la Carte. Door de uitbreiding van activiteiten zijn echter ook de kosten voor deze dienstverlening zijn hoger dan begroot (zie toelichting specifieke kosten). Diverse baten Diverse baten Rentebaten De hogere opbrengsten bij de diverse baten zijn in belangrijke mate het gevolg van doorbelaste kosten van het congres mediawijsheid. 13

16 Rekening Begroting Rekening Bestuur Bestuurskosten Publiciteit en voorlichting Representatiekosten Promotie Contributies Accountantskosten Advies bestuurs- en organisatiekosten Overige De hogere bestuurskosten worden veroorzaakt door hogere kosten voor advies- en organisatiekosten. Er is in 2014 een organisatiebeschrijving opgesteld en er zijn functieprofielen beschreven. Tevens is de organisatie juridisch ondersteund bij een personeelsgeschil. Huisvesting Huur gebouw Energiekosten Servicekosten Afschrijving inventaris Onderhoud gebouw en inventaris Schoonmaakkosten Belastingen Verzekeringen Kleine aanschaffingen Verhuiskosten Overige Ten opzichte van de begroting zijn de huisvestingslasten lager uitgevallen. Dit wordt geheel veroorzaakt door lagere energielasten als gevolg van de zachte winter van Met name binnen de gemeente Laarbeek zijn de kosten veel lager uitgevallen. De verhuiskosten betreft de verhuizing in de gemeente Gemert. 14

17 Rekening Begroting Rekening Personeel Salariskosten Sociale lasten Pensioenkosten Ontvangen ziekengelden Mutatie reservering vakantiedagen Uitbestede arbeid Personeel sociale werkplaats Invalkrachten en opruimhulpen Ziektekostenverzuim verzekering Reiskosten woon-werkverkeer Onkostenvergoeding Reiskosten dienstreizen Studiekosten en deskundigheidsbevordering Advieskosten derden Overige personeelskosten Kosten vrijwilligers Doorberekende kosten naar fondsen/projecten De kosten komen vrijwel overeen met de kosten zoals begroot. Vanwege ziekte zijn er hogere lasten voor uitbestede arbeid en invalkrachten, maar dat wordt gecompenseerd door de ontvangen ziekengelden. Het personeel wordt betaald volgens de CAO voor Openbare Bibliotheken. Administratie Reproductie Kantoorbenodigdheden Porti- en vrachtkosten Telefoonkosten Bankkosten Financiële en salarisadministratie In 2014 is opdracht gegeven voor uitbreiding van de dienstverlening voor de financiële administratie. Daarom zijn hier de kosten hoger dan begroot. 15

18 Automatisering Licenties en onderhoud software bibliotheekautomatisering Onderhoud hardware bibliotheekautomaat Afschrijving bibliotheekautomatisering Overige kosten bibliotheekautomatisering Communicatiekosten Huur hardware kantoorautomatisering Afschrijving kantoorautomatisering Onderhoud en reparatiekosten kantoorautom Servicekosten server/thuiswerkplekken Collectie en media Aankoop boeken Internet & raadplegen software Huur boeken Leen- en reprorecht Tijdschriften en dagbladen Kosten aanschaf informatie De hogere kosten voor collectie hebben te maken met een snellere levering van boeken door de NBD. Er zijn vrijwel evenveel boeken besteld als begroot, maar door de snellere levering was er vorig jaar voor ruim aan boeken in bestelling tegenover een bedrag van ruim per einde Specifieke kosten Specifieke kosten projecten Kosten leesbevordering Kosten leesbevordering Lezingen Leescafe De stijging van kosten heeft te maken met toegenomen activiteiten voor de bibliotheek op school en dienstverlening aan scholen á la Carte. Hier staan ook extra opbrengsten tegenover (zie toelichting bij specifieke opbrengsten). Overige kosten De hogere lasten bij de overige kosten zijn voornamelijk het gevolg van een actie om leden over te halen om hun contributie via automatische incasso te betalen. Hiervoor is een extern bedrijf ingeschakeld. 16

19 Doelsubsidies Vanaf 2011 is gekozen voor onderstaande presentatie wat betreft de doelsubsidies. De baten en lasten van deze subsidies zijn geheel uit het exploitatie resultaat gehaald, en deze zijn apart verantwoord. Zie onderstaande specificaties. Rekening Begroting Rekening Ontvangen doelsubsidies Doelsubsidie Schoolwise Doelsubsidie Aangepast Lezen Projectsubsidie Bibliotheek.nl Boekstart en distributie KOV Project opstart VO Kosten ten behoeve van doelsubsidies Kosten Schoolwise Kosten Aangepast Lezen Projectsubsidie Bibliotheek.nl Boekstart en distributie KOV Project opstart VO De doelsubsidie Schoolwise betreft een vergoedingsregeling voor schoolbibliotheeksystemen. Per schooljaar wordt een vast bedrag per inwoner ontvangen. De doelsubsidie Aangepast Lezen (Totaal verdeeld over twee jaar) betreft een tegemoetkoming in de kosten voor uitbreiding van de dienstverlening aan mensen met een leesbeperking. De projectsubsidie Bibliotheek.nl betreft een enige jaren ontvangen subsidie ter ondersteuning van digitaal lezen. Deze subsidie is in 2014 vrijgevallen. Hier hebben geringe kosten tegenover gestaan waardoor een positief saldo is gerealiseerd. Bijzondere baten en lasten Diverse verschillen voorgaande jaren In 2013 betrof dit een afrekening ziekteverzuimverzekering en een correctie advieskosten. In 2014 zijn geen bijzonderheden te vermelden. 17

20 Overige gegevens Resultaatbestemming 2013 De jaarrekening 2013 is vastgesteld in de vergadering van Raad van Beheer op 25 maart De vergadering heeft de resultaatbestemming van 2013 vastgesteld conform het daartoe gedane voorstel. Resultaatbestemming 2014 Door de directie wordt voorgesteld het behaalde resultaat als volgt te verwerken: Het positieve resultaat van de gemeente Boekel toe te voegen aan de algemene reserve 759 De negatieve resultaten van de gemeente Gemert-Bakel en Laarbeek in mindering te brengen op de risicoreserve Totaal resultaat Bovengenoemd voorstel is als zodanig in de jaarrekening verwerkt. 18