* * * * * * * 1. Rapport Algemeen Bestuursverslag Bestuursverslag 5

Transcriptie

1 JAARREKENING 2013

2 2 INHOUDSOPGAVE Pagina * * * * * * * 1. Rapport Algemeen 3 2. Bestuursverslag Bestuursverslag 5 3. Jaarrekening Balans per 31 december Staat van baten en lasten over Kasstroomoverzicht Toelichting op de jaarrekening Toelichting op de balans Toelichting op de staat van baten en lasten Overige gegevens Verklaring Statutaire regeling betreffende de bestemming van het resultaat Bestemming van het resultaat over het boekjaar Voorstel tot bestemming van het resultaat over het boekjaar Vaststelling jaarrekening door het bestuur Controleverklaring Bijlagen Staat van de materiële vaste activa Analyse van verschillen staat van baten en lasten Toelichting op analyse van verschillen staat van baten en lasten Staat van baten en lasten per gemeente 33

3 1. RAPPORT

4 3 1.1 Algemeen Oprichting Blijkens de akte d.d. 20 februari 2006 werd de stichting Heuvellandbibliotheken per genoemde datum opgericht. De stichting is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel Limburg onder dossiernummer Doelstelling De doelstelling van de Stichting Heuvellandbibliotheken wordt in artikel 2 van de statuten als volgt omschreven: - het in stand houden, ontwikkelen, sociaal en geografisch spreiden of anderszins verbreiden van cultuuruitingen in de vorm van voor ieder bestemde en toegankelijke voorzieningen van openbaar bibliotheekwerk als bedoeld in en ter uitvoering van - de Wet op het specifiek cultuurbeleid of daarvoor in de plaats tredende regelingen; - (gelegenheid te bieden tot) het beschikbaar stellen van informatie in de ruimste zin van het woord; - het verrichten van alle verdere handelingen, die met het vorenstaande in de ruimste zin verband houden of daartoe bevorderlijk kunnen zijn. Bedrijfsvoering In het verslagjaar is de bedrijfsvoering ongewijzigd voortgezet. Belastingen De stichting kent belaste activiteiten in het kader van de omzetbelasting maar is niet belastingplichtig voor de vennootschapsbelasting. Overig In de jaarrekening over 2013 zijn opgenomen: - de balans, weergevende de vermogenspositie van de stichting per 31 december 2013 en, ter vergelijking, de balans per 31 december 2012 alsmede een toelichting hierop; - de staat van baten en lasten 2013 met de vergelijkende jaarcijfers 2012 en de begroting 2013 alsmede een toelichting hierop; - het kasstroomoverzicht waarin zowel de kasstroom van 2013 als 2012 is opgenomen. Statistische gegevens omtrent het bibliotheekwerk in het algemeen en de aangesloten bibliotheken in het bijzonder, worden gepubliceerd in het jaarverslag Naar dit verslag wordt verwezen voor het verkrijgen van een nader inzicht in de ontwikkelingen van het bibliotheekwerk.

5 2. BESTUURSVERSLAG

6 5 2.1 Bestuursverslag Algemeen Voor het volledige jaarverslag van de stichting Heuvellandbibliotheken wordt verwezen naar het gelijknamige document over Hier wordt volstaan met een korte samenvatting van dat document. Statutaire naam en vestigingsplaats Stichting Heuvellandbibliotheken. De stichting is statutair gevestigd te Valkenburg aan de Geul. Daarnaast zijn er nevenvestigingen te Berg en Terblijt, Eijsden, Gronsveld, Margraten en Vaals. Doelstelling De doelstelling van de Stichting Heuvellandbibliotheken wordt in artikel 2 van de statuten als volgt omschreven: - het in stand houden, ontwikkelen, sociaal en geografisch spreiden of anderszins verbreiden van cultuuruitingen in de vorm van voor ieder bestemde en toegankelijke voorzieningen van openbaar bibliotheekwerk als bedoeld in en ter uitvoering van - de Wet op het specifiek cultuurbeleid of daarvoor in de plaats tredende regelingen; - (gelegenheid te bieden tot) het beschikbaar stellen van informatie in de ruimste zin van het woord; - het verrichten van alle verdere handelingen, die met het vorenstaande in de ruimste zin verband houden of daartoe bevorderlijk kunnen zijn. Bestuurssamenstelling Ultimo 2013 was het bestuur als volgt samengesteld: De heer L.H. Kerckhoffs voorzitter Mevrouw A.H.G. Wijnen-Custers vice-voorzitter Mevrouw O.H. Braken secretaris De heer G.J.J. Walraven penningmeester Mevrouw W.M.J. van der Veldt lid Het Bestuur heeft in 2013 negen maal regulier vergaderd. Daarnaast werd door het dagelijks bestuur of in commissies veelvuldig vergaderd en overleg gevoerd, onder andere ten behoeve van de invulling van de vacature van directeur, de nieuwbouwtrajecten in Margraten en Gronsveld en over de bezuinigingsmaatregelen die door gemeenten en provincie werden aangekondigd. Directie De directietaken werden uitgevoerd door waarnemend directeur mevouw M. Schouten. Activiteitenverslag In 2013 was er sprake van beleidsontwikkeling ten aanzien van nieuwe bibliotheekfuncties en verdergaande samenwerking met andere bibliotheken en instellingen in de regio. Er was aandacht voor de landelijke ontwikkelingen op het gebied van e-books en digitale diensten. In het kader van BoekStart werden in alle vestigingen activiteiten georganiseerd voor ouders met jonge kinderen. Er is aangesloten bij landelijke activiteiten zoals: Boekenweek, Nederland Leest, Kinderboekenweek en de Nationale voorleeswedstrijd. In het kader van de ontmoetingsfunctie zijn diverse exposities en lezingen georganiseerd. Hierbij werd samengewerkt met o.a. Gehandicaptenplatform en Cultuur café D n Dwingel. Op de verschillende servicepunten zijn leesbevorderingsactiviteiten georganiseerd in het kader van de Nationale Voorleesdagen. Het personeel is geschoold in het zogenaamde retailconcept zodat materialen aantrekkelijker gepresenteerd worden. In 2013 stond de certificering van de Heuvellandbibliotheken op de agenda. De audit vond plaats in oktober waarna het positieve bericht kwam dat de Heuvellandbibliotheken voor de komende 4 jaar gecertificeerd zijn.

7 6 Verwachtingen 2014 en verder Gezien de verwachtingen voor 2014 en verder zal de Stichting Heuvellandbibliotheken geconfronteerd worden met verdergaande bezuinigingen vanuit de gemeenten en vanaf 2015 ook met provinciale bezuinigingen. Besparingen op kosten zullen daardoor van belang zijn waarbij een goede dienstverlening voor de bibliotheekbezoekers centraal blijft staan. Samenwerken met organisaties in onze regio zal steeds belangrijker worden om de bibliotheekfunctie op een goed niveau te kunnen blijven uitvoeren. Samengevatte begroting voor het boekjaar 2014 Opbrengsten Specifieke dienstverlening Diverse baten Subsidies Baten Bestuur en organisatie Huisvestingskosten Personeelskosten Administratie Transport Automatisering Collectie en media Specifieke kosten Overige kosten 750 Lasten Resultaat Omvang en functie van het besteedbare vermogen De omvang van het vermogen is zodanig dat de continuïteit voor 2014 en 2015 gegarandeerd is. Valkenburg aan de Geul, 28 mei 2014

8 3. JAARREKENING

9 8 3.1 Balans per 31 december 2013 (Na resultaatbestemming) 31 december december 2012 ACTIVA Vaste activa Materiële vaste activa Verbouwing Inventaris Vooruitbetaald op materiële vaste activa Vlottende activa Vorderingen Belastingen en premies sociale verzekeringen Subsidievorderingen Overige vorderingen en overlopende activa Liquide middelen Totaal activazijde

10 9 3.1 Balans per 31 december 2013 (Na resultaatbestemming) 31 december december 2012 PASSIVA Eigen vermogen Vrij besteedbaar vermogen Overige reserves Bestemmingsreserves Vastgelegd vermogen Bestemmingsfondsen Langlopende schulden Lening o/g Kortlopende schulden Aflossingsverplichtingen Handelscrediteuren Belastingen en premies sociale verzekeringen Subsidieverplichtingen Overige schulden en overlopende passiva Totaal passiefzijde

11 Staat van baten en lasten over 2013 Omschrijving 2013 Begroting Baten Opbrengsten Specifieke dienstverlening Diverse baten Subsidies Totale baten Lasten Bestuur en organisatie Huisvesting Personeel Administratie Transport Automatisering Collectie en media Specifieke kosten Overige kosten Totale lasten Resultaat uit gewone exploitatie Bijzondere baten minus lasten Bijzonder resultaat Resultaat Bestemming resultaat Overige reserves Bestemmingsreserves Bestemmingsfonds

12 Kasstroomoverzicht Kasstroom uit operationele activiteiten Resultaat Aanpassingen voor: Afschrijvingen Dotatie bestemmingsfondsen Veranderingen in het werkkapitaal: Mutatie vorderingen Mutatie kortlopende schulden Kasstroom uit operationele activiteiten Kasstroom uit investeringsactiviteiten Investeringen in materiële vaste activa Desinvesteringen in materiële vaste activa 0 0 Kasstroom uit investeringsactiviteiten Kasstroom uit financieringsactiviteiten Opgenomen langlopende schulden 0 0 Aflossing Kasstroom uit financieringsactiviteiten Mutatie geldmiddelen Toelichting op de geldmiddelen Stand per 1 januari Mutatie geldmiddelen Stand per 31 december Toelichting op het kasstroomoverzicht Het kasstroomoverzicht is opgesteld volgens de indirecte methode. De post geldmiddelen bestaat uit de kassaldi en banksaldi.

13 Toelichting op de jaarrekening ALGEMEEN De jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met in Nederland algemeen aanvaarde grondslagen voor financiële verslaggeving, mede op basis van de Richtlijn voor de jaarverslaggeving 640 'Organisaties zonder winststreven'. Activiteiten Stichting Heuvellandbibliotheken, statutair gevestigd te Valkenburg aan de Geul, richt haar activiteiten op: - het uitoefenen van kernfuncties van modern en professioneel bibliotheekwerk ten behoeve van de burgers in de gemeenten Eijsden-Margraten, Vaals en Valkenburg aan de Geul. Personeelsleden Gedurende het jaar 2013 waren gemiddeld 9,6 werknemers in dienst omgerekend naar fulltime equivalenten. In het jaar 2012 waren dit 9,9 werknemers. Vergelijking met voorgaand jaar De gehanteerde grondslagen van waardering en resultaatbepaling zijn ongewijzigd ten opzichte van voorgaand jaar. GRONDSLAGEN VOOR DE BALANSWAARDERING Algemeen De waardering van activa en passiva vindt plaats op basis van historische kosten. Tenzij bij de desbetreffende grondslag voor de specifieke balanspost anders wordt vermeld, worden de activa en passiva opgenomen tegen nominale waarde. Een en ander geschiedt onder aftrek van een eventuele voorziening voor oninbaarheid. Materiële vaste activa De materiële vaste activa worden gewaardeerd op verkrijgingsprijs of vervaardigingskosten, verminderd met de cumulatieve afschrijvingen en indien van toepassing met bijzondere waardeverminderingen. De afschrijvingen worden gebaseerd op de geschatte economische levensduur en worden berekend op basis van een vast percentage van de verkrijgingsprijs of vervaardigingskosten, rekening houdend met een eventuele residuwaarde. Er wordt afgeschreven vanaf het moment van ingebruikneming. Op terreinen wordt niet afgeschreven. Afschrijvingspercentages: Verbouwing 10,00 % Inventaris algemeen 10,00 % Inventaris automatisering 25,00 en 100,00 % Het mediabezit wordt, zoals gebruikelijk in deze branche, niet geactiveerd maar rechtstreeks ten laste gebracht van de lopende exploitatie. Liquide middelen De liquide middelen worden gewaardeerd tegen nominale waarde en staan, voor zover niet anders vermeld, ter vrije beschikking van de stichting. Het betreft de direct opeisbare vorderingen op kredietinstellingen en kasmiddelen.

14 Toelichting op de jaarrekening Eigen vermogen Vrij besteedbaar vermogen Het vrij besteedbaar vermogen is dat gedeelte van het eigen vermogen waarover de daartoe bevoegde organen zonder belemmering door wettelijke of statutaire bepalingen kunnen beschikken voor het doel waarvoor de stichting is opgericht. Overige reserves Aan deze reserves worden toegevoegd de over enig jaar behaalde voordelige exploitatiesaldi. In mindering worden gebracht de mogelijk nadelige exploitatiesaldi en dotaties aan bestemmingsreserves. Bestemmingsreserves De reserves zijn tot stand gekomen door dotaties ten laste van de overige reserves. De reserves kunnen aangewend worden voor bibliotheekvernieuwing, automatisering en reorganisatie / personeelskosten e.d. Vastgelegd vermogen Het vastgelegd vermogen is dat gedeelte van het eigen vermogen dat is afgezonderd omdat daaraan een beperktere bestedingsmogelijkheid is gegeven dan gezien de doelstelling van de stichting zou zijn toegestaan. Als deze beperking door derden is aangebracht, wordt dit deel van het vermogen aangeduid als bestemmingsfonds. Bestemmingsfonds Het bestemmingsfonds is tot stand gekomen door reservering van gelden die door de gemeente Eijsden-Margraten zijn toegekend specifiek voor besteding aan inrichting van het servicepunt Margraten. Kortlopende schulden De kortlopende schulden betreffen de schulden met een looptijd van korter dan één jaar. Deze worden, voor zover niet anders vermeld, gewaardeerd tegen nominale waarde. De aan het eind van het jaar in bestelling zijnde en nog niet ontvangen media worden als verplichting opgenomen en komen als zodanig ten laste van de exploitatie van dit boekjaar. De verplichting bedraagt de nog in bestelling zijnde media tegen de inkoopprijs. GRONDSLAGEN VOOR DE RESULTAATBEPALING Algemeen De bepaling van het resultaat vindt plaats op basis van historische kosten. Baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop ze betrekking hebben. Winsten worden slechts opgenomen voor zover zij op balansdatum zijn gerealiseerd. Verplichtingen en mogelijke verliezen die hun oorsprong vinden voor het einde van het verslagjaar, worden in acht genomen indien zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden. Baten Onder baten wordt verstaan de bedragen voor de in het verslagjaar geleverde goederen of diensten na aftrek van kortingen en dergelijke en van over de omzet geheven belastingen, alsmede de baten uit hoofde van giften, subsidies, sponsorbijdragen en overige ontvangsten. Opbrengsten voortvloeiend uit de verkoop van goederen worden verantwoord op het moment dat alle belangrijke rechten op economische voordelen alsmede alle belangrijke risico's zijn overgegaan op de koper. De kostprijs van deze goederen wordt aan dezelfde periode toegerekend. Opbrengsten van diensten worden opgenomen naar rato van de mate waarin de diensten zijn verricht. De kostprijs van deze diensten wordt aan dezelfde periode toegerekend.

15 Toelichting op de jaarrekening Lasten De lasten worden toegerekend aan het verslagjaar waarop zij betrekking hebben. Op de aanschaf van boeken wordt niet afgeschreven, deze worden in het betreffende jaar voor 100% ten laste van het resultaat gebracht. Bijzondere baten en lasten Dit zijn baten of lasten die voortvloeien uit gebeurtenissen of transacties die behoren tot de gewone bedrijfsuitoefening, maar op grond van de aard, omvang of het incidentele karakter afzonderlijk dienen te worden toegelicht, teneinde een goed inzicht te geven in het resultaat uit gewone bedrijfsuitoefening van de rechtspersoon en met name de ontwikkeling daarin. GRONDSLAGEN VOOR DE BEPALING VAN HET KASSTROOMOVERZICHT Het kasstroomoverzicht wordt opgesteld volgens de indirecte methode. De geldmiddelen in het kasstroomoverzicht bestaan uit banksaldi en kassaldi. Kasstromen in vreemde valuta worden omgerekend tegen een geschatte gemiddelde koers.

16 Toelichting op de balans ACTIVA VASTE ACTIVA Materiële vaste activa Het verloop van de materiële vaste activa wordt als volgt weergegeven: Vooruitbe- Verbouwing Inventaris taald Totaal Stand beginbalans Aanschafwaarde Cumulatieve afschrijvingen Boekwaarde per 1 januari Mutaties in boekjaar Investeringen Afschrijvingen Desinvesteringen Saldo van de mutaties Stand eindbalans Aanschafwaarde Cumulatieve afschrijvingen Boekwaarde per 31 december Voor een gedetailleerd overzicht van de materiële vaste activa verwijzen wij u naar de bijlagen. VLOTTENDE ACTIVA Vorderingen Belastingen en premies sociale verzekeringen Omzetbelasting Omzetbelasting Omzetbelasting laatste periode Subsidievorderingen Subsidievordering Subsidievordering Gemeente Vaals Provincie Limburg

17 Toelichting op de balans Overige vorderingen en overlopende activa Rente Ziekengeld Vooruitbetaalde kosten Liquide middelen Banken Kassen Saldo betaalautomaat Gelden onderweg

18 Toelichting op de balans PASSIVA EIGEN VERMOGEN Vrij besteedbaar vermogen Totaal Overige reserves Stand per 1 januari Bestemming resultaat lopend jaar Onttrekking bestemmingsfonds Mutatie bestemmingsreserves: Afroming tot 20% van jaarlijkse exploitatie t.l.v de bestemmingsreserves Stand per 31 december Maximaal 20% van de exploitatie afgerond Totaal Bestemmingsreserves Stand per 1 januari Mutatie bestemmingsreserves Stand per 31 december Totaal Verdeling bestemmingsreserves Bestemmingsreserve bibliotheekvernieuwing Bestemmingsreserve automatisering Bestemmingsreserve reorganisatie / personeelskosten e.d Voor het opvangen van incidentele tegenvallers en het in de tijd spreiden van structurele tegenvallers in toekomstige jaren acht het bestuur een reserve van 20% van de exploitatie een redelijke norm. Derhalve is de "overige reserve" voor zover als mogelijk op dit niveau gebracht, door het overbrengen van bedragen uit de bestemmingsreserves. Voor nieuwe activiteiten en aanpassingen van de inrichting van de bibliotheken in het kader van de landelijke "bibliotheekvernieuwing" wordt vooralsnog een bedrag van per vestiging gereserveerd. Om op termijn, vooral door natuurlijk verloop, een inkrimping van personeel mogelijk te maken is in 2012 geïnvesteerd (voor een bedrag van bijna ) in de geautomatiseerde inname en uitgifte van boeken en overige media. De met deze investering gemoeid zijnde jaarlijkse kosten zijn niet opgenomen in de exploitatiebegroting voor 2013 e.v. jaren, maar dienen vooralsnog gedekt te worden ten laste van de bestemmingsreserves. Voor de komende jaren zal hiermee voor de gemeenten Eijsden-Margraten en Valkenburg een bedrag zijn gemoeid van globaal per gemeente. De vervangingskosten en mogelijk noodzakelijke uitbreidingen van automatiseringsapparatuur zijn niet voorzien in de jaarlijkse exploitatiebegrotingen. Per vestiging wordt hiervoor gereserveerd en voor de back-office Het na het vorenstaande in de bestemmingsreserves resterende bedrag af wordt gereserveerd om de komende jaren, bij teruglopende gemeentelijke en provinciale inkomsten de personeelskosten te dekken, die in een later stadium door natuurlijk verloop zullen afnemen. Ook is op dit moment niet uit te sluiten dat wellicht aan gedwongen ontslagen niet kan worden ontkomen, waarmee in dat geval éénmalige kosten zullen zijn gemoeid. Omtrent de concrete omvang van vorenbedoelde kosten bestaat momenteel nog geen inzicht.

19 Toelichting op de balans Bestemmingsfonds Bestemmingsfonds Margraten Stand per 1 januari Dotatie ten behoeve van herinrichting vestiging Margraten Onttrekking in verband met herinrichting vestiging Margraten Stand per 31 december Het bestemmingsfonds heeft betrekking op de herinrichting van vestiging Margraten (beoogde vestiging MFA per 2014). Er is door de gemeente Eijsden-Margraten voor dat bestedingsdoel subsidie toegekend. LANGLOPENDE SCHULDEN Lening o/g Lening o/g gemeente Valkenburg aan de Geul Stand per 1 januari Af te lossen in volgend boekjaar Stand per 31 december Condities: Renteloos Alossing per jaar: Bruikleen onroerende zaak bibliotheek Valkenburg aan de Geul KORTLOPENDE SCHULDEN Aflossingsverplichting Aflossingsverplichting lening o/g gemeente Valkenburg aan de Geul Handelscrediteuren Crediteuren Belastingen en premies sociale verzekeringen Loonheffing Premies pensioen Subsidieverplichtingen Vooruitontvangen en af te rekenen subsidies projecten

20 Toelichting op de balans Overige schulden en overlopende passiva Media in bestelling Te betalen vakantiegeld Netto-salarissen 0 34 Accountantskosten en financiële administratie Ziekengeld Studiekosten en deskundigheidsbevordering Automatiseringskosten Huur Margraten Reiskosten Extra uren Vrijwilligers Rente en kosten bank Vooruitontvangen leengelden Diverse Niet in de balans opgenomen activa en verplichtingen Meerjarige financiële verplichtingen Huren Omschrijving Looptijd Bedrag op jaarbasis Berg en Terblijt 5 jaren met verlengingsoptie Gronsveld 5 jaren met verlengingsoptie Margraten 5 jaren met verlengingsoptie Vaals 5 jaren met verlengingsoptie Bruikleenovereenkomst Het pand en aanhorigheden, ondergrond en terrein gelegen aan het Berkelplein 99 / Burgemeester Henssingel te Valkenburg aan de Geul is met ingang van 1 februari 2010 voor de duur van 10 jaar gratis in bruikleen van de Gemeente Valkenburg aan de Geul. Investeringsverplichting In verband met herinrichting van de vestiging Margraten is in 2013 een investeringsverplichting aangegaan van Hierop is in aanbetaald.

21 Toelichting op de staat van baten en lasten Nr. Omschrijving BATEN * 2013 * Begroting 2013 * Opbrengsten 8000 Contributies Leengeld Leengeld Telaatgeld Telaatgeld Reserveringen Reserveringen Schadevergoedingen Schadevergoedingen Internet Verkoop (afgeschreven) materialen Totaal opbrengsten Specifieke dienstverlening 8210 Specifieke dienstverlening Cursussen Dienstverlening aan scholen Opbrengst kopieerapparaat Verhuur gebouwen Lezen en literatuur Totaal specifieke dienstverlening Diverse baten 8500 Rente Diverse baten Vergoeding porti/borgsom Totaal diverse baten Subsidies 8800 Exploitatiesubsidie gemeente Provinciale subsidie B.O Rijksregeling 0, Totaal subsidies TOTALE BATEN

22 Toelichting op de staat van baten en lasten Nr. Omschrijving 2013 * Begroting 2013 * 2012 * LASTEN 3999 Bestuur en organisatie , Bestuurskosten Publiciteit / voorlichting Contributies Accountantskosten Verzekering organisatie Beleidsadvisering Totaal bestuur en organisatie Huisvesting 4100 Huur gebouwen Afschrijving gebouwen Servicekosten Afschrijving inrichting / inventaris Onderhoud gebouwen Kleine aanschaffingen Huishoudelijke artikelen Schoonmaken door derden Energie Restitutie energieheffing Belastingen Verzekeringen Beveiliging overige huisvestingskosten Totaal huisvesting

23 Toelichting op de staat van baten en lasten Nr. Omschrijving 2013 * Begroting 2013 * 2012 * 0 Personeel in loondienst 4200 Salarissen Vakantietoeslag Eindejaarsuitkering Afdrachtsverminderingen Afdrachtsvermeerderingen Ontvangen ziekengelden Sociale lasten Ziektekosten-verzuimverzekering Wao-premieverzekering Meeruren Pensioenfonds Pensioenfonds: correctie voorgaand jaar Reiskosten woon-werkverkeer Reiskosten dienstreizen Studiekosten en deskundigheidsbevordering Arbodienst Doorberekening loonkosten naar project Totaal personeel in loondienst Personeel niet in loondienst 4276 Kosten back-office directie Kosten vrijwilligers Totaal personeel niet in loondienst Overige personeelskosten 4290 Overige personeelskosten Totaal overige personeelskosten Totaal personeel

24 Toelichting op de staat van baten en lasten Nr. Omschrijving 2013 * Begroting 2013 * 2012 * 0 Administratie 4300 Kopieerapparaten Reproductie / drukwerk Kantoorbenodigdheden Porti- en vrachtkosten Telefoonkosten Bankkosten Financiële administratie Salarisadministratie Aanschaf kantoorapparatuur Overige administratiekosten Totaal administratie Transport 4460 Transport derden Totaal transport Automatisering 4500 Afschrijving automatisering Onderhoud en reparatie automatisering Licenties automatisering Dotatie automatisering Kosten catalogiseren Communicatiekosten Kosten ledenadministratie Afschrijving kantoorautomatisering/overgang bicat Overige automatiseringskosten Totaal automatisering

25 Toelichting op de staat van baten en lasten Nr. Omschrijving 2013 * Begroting 2013 * 2012 * 0 Collectie en media 4600 Boeken Luisterboeken Compact disc Dvd Internet & raadpleeg software Huur mediadragers Leenrechtvergoedingen Tijdschriften en dagbladen Kosten aanschafinformatie Plak- en bindmaterialen, inclusief uitbesteed werk Overige materialen Vrijval voorziening collectievorming media Dotatie reserve collectievorming media Totaal collectie en media Specifieke kosten 4710 Inlichtingendienst Dotatie reserve bibliotheekvernieuwing Totaal specifieke kosten Overige kosten 4990 Restitutie leenrechtvergoedingen e.d Totaal overige kosten TOTALE LASTEN BIJZONDERE BATEN EN LASTEN 0 Bijzondere baten minus lasten 4990 Restitutie leenrechtvergoedingen Vrijval passivering kosten directievoering Afrekening servicekosten oude jaren Afrekening huur oude jaren Vrijval passivering accountants/administratiekosten Overig Totaal bijzondere baten minus lasten TOTALE BIJZONDERE BATEN EN LASTEN

26 4. OVERIGE GEGEVENS

27 26 4. Overige gegevens 4.1 Controleverklaring Hiervoor wordt verwezen naar de onder 4.6 opgenomen controleverklaring. 4.2 Statutaire regeling betreffende de bestemming van het resultaat Omtrent de bestemming van het resultaat is niets in de statuten vermeld. 4.3 Bestemming van het resultaat over het boekjaar 2012 De jaarrekening 2012 is vastgesteld in de bestuursvergadering gehouden op 25 april Het bestuur heeft de bestemming van het resultaat vastgesteld conform het daartoe gedane voorstel. 4.4 Voorstel tot bestemming van het resultaat over het boekjaar 2013 Het bestuur stelt voor het resultaat 2013 toe te voegen aan de overige reserves. Daarbij houdt het bestuur rekening met een omvang van 20% van de exploitatie. Het meerdere wordt ingezet voor een eventuele dotatie aan de bestemmingsreserves. 4.5 Vaststelling jaarrekening door het bestuur Ingevolge artikel 12 lid 2 van de statuten wordt de jaarrekening ter goedkeuring aangeboden aan het bestuur. De jaarrekening vormt samen met het separaat aangeboden jaarverslag de verantwoording over de activiteiten van de bibliotheek in het afgelopen jaar en de financiële weergave van deze activiteiten.

28 Controleverklaring Controleverklaring van de onafhankelijke accountant

29 5. BIJLAGEN

30 Staat van de materiële vaste activa Aanschafwaarde Afschrijvingen Boekwaarde Oomschrijving Gemeente tm 2012 in 2013 tm 2013 sort tm 2012 * in 2013 * tm Materiële vaste activa Verbouwing Verbouwing Valkenburg Inventaris 1 inventaris 10percent Eijsden-Margraten inventaris 10percent Vaals inventaris 10percent Valkenburg inventaris 10percent Back-office inventaris automatisering 25percent Eijsden-Margraten inventaris automatisering 25percent Vaals inventaris automatisering 25percent Valkenburg inventaris automatisering 25percent Back-office inventaris automatisering 100percent Back-office Vooruitbetaald inventaris Vooruitbetaald inventaris Eijsden-Margraten Totaal materiële vaste activa

31 Analyse van veschillen staat van baten en lasten (realisatie 2013, realisatie 2012 en begroting 2013) Omschrijving Verschil 2013 en 2012 Verschil in % 2012 Begroting 2013 Verschil 2013 en begroting 2013 Verschil in % begroting Baten Opbrengsten ,3% ,3% Specifieke dienstverlening ,6% ,6% Diverse baten ,6% ,1% Subsidies ,5% ,8% Totale baten ,0% ,8% Lasten Bestuur en organisatie ,7% ,9% Huisvesting ,6% ,4% Personeel ,5% ,3% Administratie ,1% ,1% Transport ,8% ,5% Automatisering ,6% ,5% Collectie en media ,9% ,3% Specifieke kosten ,3% ,8% Overige kosten ,0% ,0% Totale lasten ,5% ,5% Resultaat uit gewone exploitatie Bijzondere baten minus lasten ,0% ,0% Bijzonder resultaat ,0% ,0% Resultaat

32 Toelichting op de analyse van verschillen staat van baten en lasten Algemeen Uit de analyse van verschillen tussen de realisatie in 2013, de realisatie in 2012 en de begroting 2013, blijkt dat de totale lasten ,5% lager zijn dan in Ten opzichte van de begroting is sprake van 9,5% lagere lasten. De totale baten zijn 3,0% lager dan in 2012 en 3,8% lager dan begroot. Het resultaat komt met name hoger uit dan in 2012 doordat er sprake was lagere lasten, te weten: - Lagere personeelsleden. Dit komt met name door de back-office. Aldaar is sprake van lagere personeelskosten dan begroot en lagere personeelskosten dan vorig jaar. - Lagere automatiseringskosten. Deze zijn ruim lager dan vorig jaar en ruim hoger dan de begroting. Vorig jaar waren zij incidenteel hoog door implementatie van betaalautomaat en selfservice balie. Tegenover fors lagere kosten inzake onderhoud, reparaties en licenties stonden hogere communicatiekosten. - Lagere kosten collectie en media. Deze zijn ruim lager dan vorig jaar en bijna lager dan begroot. Een en ander hangt samen met doorgevoerde bezuinigingen. Daarnaast zijn de subsidiebaten lager doordat bij de back-office sprake is van een bijna lagere provinciale subsidie dan vorig jaar. Baten De baten zijn ten onzichte van vorig jaar gedaald door een lagere provinciale subsidie en lagere rijksregeling (niet meer ontvangen voor Valkenburg. Daarnaast is er ook sprake van lagere contributies en leengelden. Vooral ten onpzichte van de begroting zijn de laatste fors lager. Lasten Bestuur en organisatie De kosten van organisatie zijn iets hoger dan vorig jaar en zijn hoger dan de begroting. Dit komt met name door lagere kosten van publiciteit en voorlichting. Huisvesting De huisvestingkosten zijn hoger dan vorig jaar en de begroting. Dit komt met name door hogere energiekosten en gestegen huur. Personeel Zoals reeds eerder vermeld zijn de personeelkosten sterk gedaald ten opzichte van vorig jaar en de begroting. Dit hangt samen met hef feit dat er in 2013 geen sprake meer is van een directeur. Ook zijn er besparingen doorgevoerd ten aanzien van de personeelskosten. Administratie De kosten van administratie zijn lager dan vorig jaar en fors lager dan begroot. De lagere kosten drukwerk veroorzaken met name de daling ten opzichte van de begroting. Transport De transportkosten zijn zowel ten opzicht van vorig jaar als de begroting licht gedaald.

33 Toelichting op de analyse van verschillen staat van baten en lasten Automatisering De automatiseringskosten zijn in 2013 fors lager dan in 2012 en hoger dan de begroting voor De investeringen in de zelfservicebalie en betaalautomaten hebben tot hogere afschrijvingen geleid dan vorig jaar en de begroting. De onderhoudskosten waren vorig jaar hoger. De licentiekosten waren vorig jaar fors hoger vanwege de tijdelijke huur van conversiestations ivm RFID conversie. Daarnaast zijn er vorig jaar nog overige automatiseringskosten ontstaan vanwege het aanbrengen van transponder etiketten in de collecties ivm de zelfservicebalie. In 2013 zijn besparingen doorgevoerd op kosten van onderhoud en reparaties. Daarentegen zijn de communicatiekosten sterk gestegen. Collectie en media De kosten van collectie en media zijn for lager dan vorig jaar en de begroting. Dit heeft met name te maken met veel lagere uitgaven inzake de boekencollectie. Een en ander hangt ook samen met doorgevoerde bezuinigingen. Daarnaast is ook de aanschaf van DVD's gedaald. De leenrechtvergoedingen waren ook veel hoger begroot. Specifieke kosten De specifieke kosten zijn hoger dan vorig jaar en de begroting. Dit heeft te maken met gestegen kosten van de inlichtingendienst. Back-office Vanaf 2012 wordt het saldo van baten minus lasten van de back-office doorbelast naar de filialen. Hierdoor is het resultaat van de back-office nihil. De kosten van de back-office zijn met name gedaald door lagere personeelskosten (geen directeur meer in dienst).

34 5.3 Staat van baten en lasten over 2013 Eijsden-Margraten Omschrijving 2013 Begroting Baten Opbrengsten Specifieke dienstverlening Diverse baten Subsidies Totale baten NB: de feitelijke subsidie van de gemeente Eijsden-Margraten bedroeg Hiervan is deel naar back-office gegaan (integratiesubsidie) en deel naar herinrichting Margraten. Lasten Bestuur en organisatie Huisvesting Personeel Administratie Transport Automatisering Collectie en media Specifieke kosten Overige kosten Totale lasten Resultaat uit gewone exploitatie Bijzondere baten minus lasten Bijzonder resultaat Resultaat Bestemming resultaat Overige reserves Bestemmingsreserves Bestemmingsfonds

35 5.3 Toelichting op de staat van baten en lasten Eijsden-Margraten Nr. Omschrijving 2013 * Begroting 2013 * 2012 * 3999 BATEN ,95 0 Opbrengsten 8000 Contributies Leengeld Leengeld Telaatgeld Telaatgeld Reserveringen Reserveringen Schadevergoedingen Internet Verkoop afgeschreven materialen Totaal opbrengsten Specifieke dienstverlening 8210 Specifieke dienstverlening Dienstverlening aan scholen Opbrengst kopieerapparaat Lezen en literatuur Totaal specifieke dienstverlening Diverse baten 8500 Rente Diverse baten Vergoeding porti/borgsom Totaal diverse baten Subsidies 8800 Exploitatiesubsidie gemeente Totaal subsidies TOTALE BATEN

36 5.3 Toelichting op de staat van baten en lasten Eijsden-Margraten Nr. Omschrijving LASTEN Bestuur en organisatie * 2013 * Begroting 2013 * Aandeel kosten back-office Totaal bestuur en organisatie Huisvesting 4100 Huur gebouwen Servicekosten Afschrijving inrichting / inventaris Onderhoud gebouwen Kleine aanschaffingen Huishoudelijke artikelen Schoonmaken door derden Energie Restitutie energieheffing Belastingen Verzekeringen Overige huisvestingskosten Totaal huisvesting Personeel in loondienst 4200 Salarissen Vakantietoeslag Eindejaarsuitkering Afdrachtsverminderingen Ontvangen ziekengelden Sociale lasten Ziektekosten-verzuimverzekering WGA eigen risico Meeruren Pensioenfonds Pensioenfonds: correctie voorgaand jaar Reiskosten woon-werkverkeer Reiskosten dienstreizen Studiekosten en deskundigheidsbevordering Arbodienst Totaal personeel in loondienst

37 5.3 Toelichting op de staat van baten en lasten Eijsden-Margraten Nr. Omschrijving 2013 * Begroting 2013 * 2012 * 0 Personeel niet in loondienst 4277 Kosten vrijwilligers Advieskosten derden Totaal personeel niet in loondienst Overige personeelskosten 4290 Overige personeelskosten Totaal overige personeelskosten Totaal personeel Administratie 4300 Kopieerapparaten Reproductie / drukwerk Kantoorbenodigdheden Porti- en vrachtkosten Telefoonkosten Bankkosten Overige administratiekosten Totaal administratie Transport 4460 Transport derden Totaal transport Automatisering 4500 Afschrijving automatisering Onderhoud en reparatie automatisering Licenties automatisering Dotatie automatisering Kosten catalogiseren Communicatiekosten Kosten ledenadministratie Overige automatiseringskosten Totaal automatisering

38 5.3 Toelichting op de staat van baten en lasten Eijsden-Margraten Nr. Omschrijving 2013 * Begroting 2013 * 2012 * 0 Collectie en media 4600 Boeken Luisterboeken Dvd Digitale bestanden Huur mediadragers Leenrechtvergoedingen Tijdschriften en dagbladen Kosten aanschafinformatie Plak- en bindmaterialen, inclusief uitbesteed werk Overige materialen Vrijval voorziening collectievorming media Dotatie reserve collectievorming media Totaal collectie en media Specifieke kosten 4710 Inlichtingendienst Dotatie reserve bibliotheekvernieuwing Totaal specifieke kosten Overige kosten 4990 Overige kosten Totaal overige kosten TOTALE LASTEN BIJZONDERE BATEN EN LASTEN 0 Bijzondere baten minus lasten 4990 Restitutie leenrechtvergoedingen e.d Afrekening servicekosten oude jaren Afrekening huur oude jaren Overig Totaal bijzondere baten minus lasten TOTALE BIJZONDERE BATEN EN LASTEN

39 5.3 Staat van baten en lasten over 2013 Vaals Omschrijving 2013 Begroting Baten Opbrengsten Specifieke dienstverlening Diverse baten Subsidies Totale baten Lasten Bestuur en organisatie Huisvesting Personeel Administratie Transport Automatisering Collectie en media Specifieke kosten Overige kosten Totale lasten Resultaat uit gewone exploitatie Bijzondere baten minus lasten Bijzonder resultaat Resultaat Bestemming resultaat Overige reserves Bestemmingsreserves Bestemmingsfonds

40 5.3 Toelichting op de staat van baten en lasten Vaals Nr. Omschrijving BATEN * 2013 * Begroting 2013 * Opbrengsten , Contributies Leengeld Leengeld Telaatgeld Reserveringen Schadevergoedingen Schadevergoedingen Verkoop afgeschreven materialen Totaal opbrengsten Specifieke dienstverlening 8210 Specifieke dienstverlening Cursussen Dienstverlening aan scholen Opbrengst kopieerapparaat Lezen en literatuur Totaal specifieke dienstverlening Diverse baten 8500 Rente Diverse baten en lasten Vergoeding porti/borgsom Totaal diverse baten Subsidies 8800 Exploitatiesubsidie gemeente Totaal subsidies TOTALE BATEN

41 5.3 Toelichting op de staat van baten en lasten Vaals Nr. Omschrijving LASTEN Bestuur en organisatie * 2013 * Begroting 2013 * Aandeel kosten back-office Totaal bestuur en organisatie Huisvesting 4100 Huur gebouwen Afschrijving inrichting / inventaris Kleine aanschaffingen Huishoudelijke artikelen Energie Belastingen Verzekeringen Totaal huisvesting Personeel in loondienst 4200 Salarissen Vakantietoeslag Eindejaarsuitkering Afdrachtsvermeerderingen Ontvangen ziekengelden Sociale lasten Ziektekosten-verzuimverzekering WGA eigen risico Meeruren Pensioenfonds Pensioenfonds: correctie voorgaand jaar Reiskosten woon-werkverkeer Reiskosten dienstreizen Studiekosten en deskundigheidsbevordering Arbodienst Totaal personeel in loondienst Personeel niet in loondienst 4277 Kosten vrijwilligers Totaal personeel niet in loondienst

42 5.3 Toelichting op de staat van baten en lasten Vaals Nr. Omschrijving 2013 * Begroting 2013 * 2012 * 0 Overige personeelskosten 4290 Overige personeelskosten Totaal overige personeelskosten Totaal personeel Administratie 4300 Kopieerapparaten Reproductie / drukwerk Kantoorbenodigdheden Porti- en vrachtkosten Telefoonkosten Bankkosten Overige administratiekosten Totaal administratie Transport 4460 Transport derden Totaal transport Automatisering 4500 Afschrijving automatisering Onderhoud en reparatie automatisering Licenties automatisering Kosten catalogiseren Communicatiekosten Kosten ledenadministratie Overige automatiseringskosten Totaal automatisering

43 5.3 Toelichting op de staat van baten en lasten Vaals Nr. Omschrijving 2013 * Begroting 2013 * 2012 * 0 Collectie en media 4600 Boeken Compact disc Dvd Internet & raadpleeg software Huur mediadragers Leenrechtvergoedingen Tijdschriften en dagbladen Kosten aanschafinformatie Plak- en bindmaterialen, inclusief uitbesteed werk Overige materialen Vrijval voorziening collectievorming media Totaal collectie en media Specifieke kosten 4710 Inlichtingendienst Dotatie reserve bibliotheekvernieuwing Totaal specifieke kosten Overige kosten 4990 Overige kosten Totaal overige kosten TOTALE LASTEN BIJZONDERE BATEN EN LASTEN 0 Bijzondere baten minus lasten 4990 Restitutie leenrechtvergoedingen e.d overig Totaal bijzondere baten minus lasten TOTALE BIJZONDERE BATEN EN LASTEN

44 5.3 Staat van baten en lasten over 2013 Valkenburg aan de Geul Omschrijving 2013 Begroting Baten Opbrengsten Specifieke dienstverlening Diverse baten Subsidies Totale baten Lasten Bestuur en organisatie Huisvesting Personeel Administratie Transport Automatisering Collectie en media Specifieke kosten Overige kosten Totale lasten Resultaat uit gewone exploitatie Bijzondere baten minus lasten Bijzonder resultaat Resultaat Bestemming resultaat Overige reserves Bestemmingsreserves Bestemmingsfonds

45 5.3 Toelichting op de staat van baten en lasten Valkenburg aan de Geul Nr. Omschrijving BATEN * 2013 * Begroting 2013 * Opbrengsten 8000 Contributies Leengeld Leengeld Telaatgeld Telaatgeld Reserveringen Schadevergoedingen Schadevergoedingen Internet Verkoop afgeschreven materialen Totaal opbrengsten Specifieke dienstverlening 8210 Specifieke dienstverlening Cursussen Opbrengst kopieerapparaat Verhuur gebouwen Lezen en literatuur Totaal specifieke dienstverlening Diverse baten 8590 Diverse baten Vergoeding porti/borgsom Totaal diverse baten Subsidies 8800 Exploitatiesubsidie gemeente Totaal subsidies TOTALE BATEN