Financieel verslag 2014 Stichting Bibliotheek Nieuwegein. - publieksversie -

Transcriptie

1 Financieel verslag 2014 Stichting Bibliotheek Nieuwegein - publieksversie -

2 Inleiding Algemeen Gegevens Stichting Bibliotheek Nieuwegein Stichting Bibliotheek Nieuwegein (hierna te noemen de Stichting) is opgericht op 22 mei In de statuten is het doel van de Stichting omschreven als: De Stichting heeft tot doel het bevorderen van het vrije verkeer van informatie en het in stand houden van een centrum voor kennis, cultuur, educatie en informatie, en voorts al hetgeen met een en ander rechtstreeks of zijdelings verband houdt of daartoe bevorderlijk kan zijn, alles in de ruimste zin van het woord, een en ander zonder winstoogmerk. De Stichting probeert dit doel onder meer te bereiken door : - Het ontwikkelen, in standhouden en beheren van een openbare bibliotheek als kenniscentrum, gericht op bereikbaarheid voor alle gebruikers en met een professionele personele bezetting; - Dienstverlening aan gebruikers door middel van opbouw en beheer van een collectie, het beschikbaar stellen van media en het geven van voorlichting en informatie; - Het leggen van contacten met maatschappelijke, educatieve en culturele organisaties; - Voorts al hetgeen dat tot verwezenlijking van de doelstelling zal bijdragen. De Stichting is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder Het fiscaal nummer is De Raad van Toezicht bestond in 2014 uit de volgende personen: Mevrouw drs. G.H. van der Nat (voorzitter) Mevrouw dr. M. Vernooy-Gerritsen De heer drs. A.J.G.M. Nuijten Mevrouw drs. R. Hanoman De heer F.M. Dekker Mevrouw G.G. Wiegant MPM draagt als bestuurder van de Stichting verantwoordelijkheid over het verslagjaar 2014.

3 Jaarrekening Balans per 31 december 2014 na verdeling van het resultaat Vaste activa Materiële vaste activa Inventaris en inrichting Vervoermiddelen Automatisering Vlottende activa Kortlopende vorderingen en overlopende activa Debiteuren Te vorderen omzetbelasting Te vorderen pensioenpremies Vooruit gefactureerde huur en servicekosten Overige vorderingen en overlopende activa Liquide middelen Kas Rekening courant bank Spaarrekeningen ACTIVA

4 Balans per 31 december 2014 na verdeling van het resultaat Eigen vermogen Kapitaal Algemene reserve Bestemmingsreserves Vreemd vermogen Langlopende schulden Ontvangen subsidie inrichting Stadshuis Kortlopende schulden en overlopende passiva Crediteuren Vooruitontvangen contributies Te betalen loonheffing en sociale lasten Overlopende passiva en overige schulden PASSIVA

5 Staat van baten en lasten Rekening Begroting Rekening BATEN Subsidies bibliotheek Bijdragen leners bibliotheek Activiteiten en programmering Diverse baten LASTEN Bestuur en organisatie Huisvesting Personeel Administratie Transport Automatisering Collectie en media Activiteiten en programmering Overige kosten Resultaat voor bestemming Onttrekking bestemmingsreserve Innovatie/ICT Toevoeging aan bestemmingsreserve Personeel Toevoeging aan algemene reserve

6 Grondslagen van waardering en bepaling van het resultaat Algemeen De grondslagen van waardering en bepaling van het resultaat zijn gebaseerd op richtlijn 640 voor de jaarverslaglegging (organisaties zonder winstoogmerk) en zijn ongewijzigd ten opzichte van voorgaand boekjaar. De jaarrekening is opgemaakt op de datum zoals deze is vermeld op het voorblad. De jaarrekening is opgesteld op basis van historische kosten. Voor zover niet anders wordt vermeld, zijn de activa en passiva opgenomen tegen nominale waarde. Materiële vaste activa De materiële vaste activa worden gewaardeerd tegen verkrijgings- of vervaardigingprijs onder aftrek van afschrijvingen, met uitzondering van de media. Kosten van arbeid of voor installatiewerkzaamheden ten behoeve van materiële vaste activa worden direct ten laste van het resultaat gebracht en niet geactiveerd. Media en informatie De media van de Stichting, die feitelijk het meest waardevolle activum van de organisatie vormt, wordt niet geactiveerd, zoals gebruikelijk in deze branche. Kosten van verwerving worden verantwoord in de staat van baten en lasten van het betreffende jaar. Vorderingen De vorderingen worden gewaardeerd tegen nominale waarde, voor zover nodig onder aftrek van voorzieningen voor oninbaarheid. De voorziening wordt bepaald op grond van een individuele beoordeling van de openstaande vorderingen. Liquide middelen De liquide middelen worden gewaardeerd tegen nominale waarde. Bestemmingsreserves Bestemmingsreserves worden door het bestuur gevormd voor besteding van gelden aan specifieke doelen. Zij hebben ten doel een fonds te vormen ter dekking van mogelijke kosten aangaande personeel, of ter vervanging of uitbreiding van innovatie en ICT en van daarmee samenhangende inventaris en inrichting. Media in bestelling De aan het eind van het jaar in bestelling zijnde en nog niet ontvangen media worden als verplichting opgenomen en komen als zodanig ten laste van de exploitatie van het boekjaar. Pensioenen De pensioentoezeggingen zijn ondergebracht bij het bedrijfstakpensioenfonds 'Stichting Pensioenfonds Openbare Bibliotheken". Voor zover verschuldigde premies nog niet zijn voldaan, worden zij als verplichting op de balans opgenomen. Resultaatbepaling Het resultaat wordt bepaald als verschil tussen de opbrengsten en kosten van de geleverde prestaties. Baten worden verantwoord in het jaar waarin zij zijn gerealiseerd, met uitzondering van leen- en te laat gelden. Hiervan worden alleen de werkelijk ontvangen bedragen verantwoord. Lasten worden verantwoord voor het jaar waarop zij betrekking hebben. Afschrijvingen vinden plaats volgens de lineaire methode op basis van geschatte levensduur.

7 Toelichting op de balans Vaste activa Materiële vaste activa Centrale Totaal Inventaris Auto Vervoer matisering middelen Boekwaarde per 1 januari Investeringen Desinvesteringen Afschrijvingen Boekwaarde per 31 december Cumulatieve aanschafwaarde Cumulatieve afschrijving Boekwaarde Inventaris wordt afgeschreven met een percentage van 10% of 20%. Automatisering en vervoermiddelen worden tegen 20% of 33% afgeschreven. Kortlopende vorderingen en overlopende activa Overige vorderingen en overlopende activa Overige vorderingen Te vorderen WAO/WIA Vooruit betaalde bedragen Te ontvangen rente Liquide middelen Alle liquide middelen staan volledig ter beschikking van de Stichting.

8 Eigen Vermogen Kapitaal Algemene reserves stand per 1 januari Uit resultaatbestemming Saldo per 31 december Bestemmingsreserves Innovatie en ICT Personeel Totaal Saldo per 1 januari Toevoegingen Onttrekking Saldo per 31 december Totaal Eigen Vermogen In 2013 is gestart met de inrichting van de nieuwe automatiseringsomgeving waarvoor een reserve voor Innovatie en ICT is gevormd. In 2014 wordt een bedrag uit deze reserve onttrokken van , zijnde het afschrijvingsdeel van de aangeschafte middelen in 2013 en 2014, alsmede specifieke uitgaven die betrekking hebben op Innovatie en ICT. De Stichting kende het afgelopen jaar een hoog ziekteverzuim ten gevolge van langdurig zieken. Gezien de Stichting eigen risicodrager is voor ziekteverzuim, en het de verwachting is dat de langdurig zieken niet op korte termijn herstellen, is een bestemmingsreserve personeel gevormd. Hierdoor kan vervanging gefinancierd worden, zodat de kwaliteit van werkzaamheden, de continuïteit van diensten, en de borging van innovatie en kennis in de organisatie kunnen worden gewaarborgd.

9 Langlopende schulden Ontvangen subsidie inrichting Stadshuis Ten behoeve van de inrichting van het Stadshuis is in 2011 een subsidie van de gemeente Nieuwegein ontvangen van Jaarlijks valt een bedrag vrij, gelijk aan de afschrijvingen over het totaal geactiveerde bedrag. De vrijval wordt verantwoord onder de subsidies. In 2014 is net als in 2013 een bedrag van onttrokken. Overlopende passiva en overige schulden Reservering vakantiegeld Reservering vakantiedagen Vooruitontvangen innovatiesubsidie Te betalen accountant Tegoed klantenpassen Frictiekosten Te betalen media Inhuur ICT Inhuur adviseurs Overige De reserveringen voor vakantiegeld en vakantiedagen zijn opgenomen inclusief sociale lasten. De innovatiesubsidie zal conform afspraak met de gemeente Nieuwegein in drie jaar worden ingezet om een deel van de toekomstige bezuinigingen op het gebied van innovatie te dekken. De gereserveerde frictiekosten inzake afvloeiing personeel ultimo 2013 is in 2014 volledig afgewikkeld. De inhuur van ICT betreft de kosten voor service, onderhoud en netwerkbeheer van de bibliotheek. Niet in de balans opgenomen verplichtingen en activa De bibliotheek is huurverplichtingen aangegaan tot en met 31 december 2016, voor een bedrag van voor het jaar Dit betreft een huursom van die volledig gesubsidieerd wordt door de gemeente Nieuwegein en een bedrag van aan servicekosten die voor rekening van de bibliotheek zijn. Voor 2016 zal dit worden verhoogd met de maandelijkse CPI (2006 = 100).

10 Toelichting op de staat van baten en lasten over 2014 BATEN Rekening Begroting Rekening Subsidies Exploitatiesubsidies Innovatiesubsidie Inrichtingssubsidie Stadshuis Subsidie huisvestingslasten Subsidies buurtpleinen Overige doelsubsidies Subsidies bibliotheek De exploitatiesubsidie bevindt op de subsidie zich in 2014 op hetzelfde niveau als in Dit betekent dat er geen indexering heeft plaatsgevonden waardoor een tekort van ontstaan is ten opzichte van de begroting. De innovatiesubsidie wordt ingezet ter dekking van eerdere bezuinigingen. Het resterende deel van de in 2012 en 2013 ontvangen innovatiesubsidie ter grootte van is verantwoord onder de kortlopende schulden. De inrichtingssubsidie Stadshuis is gelijk aan de afschrijvingstermijn van de investeringen die in 2011 en 2012 hebben plaatsgevonden bij de inrichting van het Stadshuis. De subsidie huisvestingslasten betreft de huurprijs van het Stadshuis. Bijdragen leners bibliotheek Contributies Telaatgelden Schadevergoedingen Verkoop afgeschreven boeken Verkoop overige De belangrijkste reden voor de afname van de inkomsten door gebruikers is de (landelijk) dalende trend in het ledenaantal. Dit zorgt voor een afname van zowel de contributiegelden als de telaatgelden. Daarnaast heeft het ingevoerde tarievenstelsel een negatieve invloed op de gebruikersinkomsten. Om de financiële positie van de Stichting te vergroten is per 1 januari 2014 een nieuw tarievenstelsel ingevoerd op basis van een tariefsverlaging, meer service en maatwerk. De resultaten hebben niet geheel aan de verwachtingen voldaan. De invoering van de tariefverlaging heeft een verlies in contributie inkomsten opgeleverd van ruim

11 Rekening Begroting Rekening Activiteiten en programmering Lezingen Dienstverlening aan scholen Overige activiteiten Diverse baten ICT ondersteuning MOvactor LocalConnect Verhuur theater Rente baten Overige baten Door extra activiteiten voor de verhuur van het theater in de bibliotheek en de diensten van LocalConnect zijn extra inkomsten gerealiseerd. De post overige baten wordt voornamelijk gerealiseerd door verkoop van digitale diensten en eenmalige opbrengsten door verkoop van goederen.

12 Toelichting op de staat van baten en lasten over 2014 LASTEN Rekening Begroting Rekening Bestuur en organisatie Promotie en publiciteit Bestuurskosten Accountantskosten Contributies Overige bestuur- en organisatiekosten In 2014 is ter introductie van het nieuwe tarievenstelsel, met een professionele partij een ledenwerfactie gehouden. Verder zijn kosten gemaakt voor een omgevingsscan en een stijlgids marketing, dit alles ter promotie van de Stichting. Huisvesting Huur en servicekosten gebouw Afschrijving inventaris Onderhoud gebouw en inventaris Belastingen Verzekeringen Kleine aanschaffingen Overige huisvestingskosten Ten opzichte van de begroting zijn de kosten lager dan verwacht. Met name de afschrijvingskosten zijn lager. Dit wordt veroorzaakt door het desinvesteren van inventaris in 2013 waardoor de afschrijvingen lager zijn. De desinvesteringen vonden plaats op een later tijdstip dan de begroting waardoor deze bedragen niet meer zijn aangepast in de begroting.

13 Personeel Rekening Begroting Rekening Salariskosten Sociale lasten Pensioenkosten Reiskosten Kantinekosten Extern personeel Studiekosten en deskundigheidsbevordering Advieskosten Frictiekosten Overige personeelskosten De personeelskosten voor eigen personeel zijn aanmerkelijk lager dan begroot. Dit wordt voornamelijk veroorzaakt doordat er minder personeel in dienst is bij de Stichting. Bij de post extern personeel is de inzet van het ICT bedrijf opgenomen dat zorg draagt voor het beheer van de ICT-omgeving, daarnaast zijn er hogere kosten voor uitzendkrachten als gevolg van ziekte en is er een freelance marketingadviseur ingehuurd. Per 31 december 2014 waren er 19 personeelsleden werkzaam bij de Stichting (2013: 18 mensen). Het aantal FTE hierbij is 13,5 (2013: 14,1) De leden van de Raad van Toezicht doen hun werkzaamheden onbezoldigd. De salariëring van de medewerkers en de directie is conform de CAO voor Openbare Bibliotheken.

14 Rekening Begroting Rekening Administratie Reproductie, kopieerkosten en drukwerk Kantoorbenodigdheden Port- en vrachtkosten Telefoonkosten Bankkosten Financiële -, personeel- en salarisadministratie Overige administratiekosten De hogere kosten dan begroot voor financiële -, personeel- en salarisadministratie worden grotendeels veroorzaakt door hogere kosten voor de verzending van betaalkaarten (OLA s), maar worden gecompenseerd door lagere kosten voor telefoon, bank en kantoorbenodigdheden. Transport Afschrijvingslasten transportmiddelen Overige transportkosten Transportkosten Kosten nemen toe door hogere kosten voor de parkeerfaciliteiten in Nieuwegein en door hogere onderhoudskosten voor de bestelbus. Een gedeelte hiervan betreft zogenaamde uitrijkaarten voor de parkeergarage die worden doorbelast aan derden. Automatisering Afschrijving automatisering Onderhoud en rep. bibliotheek automatisering Communicatiekosten Licenties automatisering Overige automatiseringskosten De daling van de automatiseringskosten wordt verklaard door het goedkoper inkopen van goederen en materialen. De hogere afschrijvingen zijn het gevolg van de investeringen in de afgelopen twee jaren. De kosten die hiermee samen hangen komen ten laste van de aanwezige bestemmingsreserve.

15 Rekening Begroting Rekening Collectie en media Aankoop boeken Aankoop overige media dragers Internet & raadplegen software Huur boeken Leen en reprorecht Tijdschriften en dagbladen Kosten titelbeschrijving Kosten aanschaf informatie Overige materialen Door het dalende aantal uitleningen zijn de kosten voor leenrecht verder gedaald. In totaal ruim lager dan begroot. Daarnaast zijn er ook minder nieuwe boeken en overige mediadragers aangeschaft dan begroot. Activiteiten en programmering Specifieke projecten Kosten kennis, kunst, cultuur en literatuur De kosten voor activiteiten en programmering zijn hoger dan begroot doordat er meer activiteiten hebben plaatsgevonden, zoals het Beatles event, het literair café en de boekenborrel. Dit geheel conform de visie van de Stichting. Overige kosten Sinds 2013 is geen subsidie meer beschikbaar gesteld voor kunstuitleen door de gemeente Nieuwegein. Als gevolg daarvan zijn de activiteiten die met de Kunstuitleen samenhangen grotendeels stop gezet. De restactiviteiten van de kunstuitleen zijn daardoor zo gering geworden dat de verantwoording is samengevoegd onder de kop overige kosten. De overige kosten zijn kosten die niet ergens anders gerubriceerd zijn. Hier zijn geen bijzonderheden.