Paginannummer Nummer. Vraagnummer Document. Hoofdstuk / paragraaf. Eis/wens. 1 OAD Bijlagen pag 20 e.v.

Transcriptie

1 Deze Nota van inlichtingen bij de Nationale openbare aanbesteding Desktop personal computers en Windows 7, TenderNed-kenmerk is tot stand gekomen door het beantwoorden van de door belangstellenden gestelde vragen. De vragen zijn op verschillende wijzen ingediend. Deels zijn deze vragen direct ingediend op TenderNed; deels zijn ze in een word-document in onze Inbox op TenderNed geplaatst. Beide mogelijkheden zijn toegestaan. Alle vragen zijn samengevoegd en in onderstaande tabel beantwoord. Een aantal vragen die op100 % identieke wijze tweemaal zijn gesteld zijn slechts eenmaal in deze Nota opgenomen. Aan deze Nota van inlichtingen is toegevoegd: Bijlage 1 bij NvI (vanwege vraag 9 en 10) en het Word-document OAD Desktop PC s en window7 Bijlage B D E G H J (vanwege vraag 1 en 18). Vraagnummer Document Hoofdstuk / paragraaf Paginannummer Nummer Eis/wens Vraag (door inschrijver) Antwoord (door aanbesteder) 1 OAD Bijlagen pag 20 e.v. Wilt u de inschrijvers de in te vullen bijlagen in Word of een ander bewerkbaar formaat toesturen? 2 Deze aanbesteding zal de drempelwaarde van ,- excl. BTW niet overschrijden tijdens de contractperiode. Wat is voor u de reden geweest om dit niet Onderhands maar Europees aan te besteden? Wij gaan akkoord met uw voorstel. Bijlagen B, D, E, G, H en J worden tegelijk met deze Nota van inlichtingen als Word-document (OAD Desktop PC s en window7 Bijlage B D E G H J) gepubliceerd op TenderNed bij de aanbestedingsdocumenten (onder Nota van inlichtingen). In Bijlage J. is het aantal te scoren punten gecorrigeerd van 40 in 100. Zie ook de antwoorden op vraag 9, 10 en Bijlage 1 bij NvI. Bijlage C, de eigen verklaring blijft in PDF. Dit formulier is digitaal invulbaar. Voor de ondertekening zie het antwoord op vraag 18. Deze aanbesteding blijft inderdaad onder de Europese drempelwaarde. Deze aanbesteding is geen Europese aanbesteding maar een Nationaal openbare aanbesteding. De Regio Gooi- en Vechtstreek hanteert het regionale inkoopbeleid van de Inkoopsamenwerking Gooi- en Vechtstreek ( ). Hierin is onder meer beschreven welke procedures -met inachtneming van de Gids Proportionaliteit- worden gehanteerd. Voor leveringen met een waarde onder de drempel maar hoger dan wordt de Nationale openbare procedure toegepast.

2 3 OAD 3.2.1; ;12 Financiële en economische draagkracht Accountantsverklaring en jaarrekening indien controleplichtig of indien niet controleplichtig een jaarverslag indien niet controleplichtig Verzekering Indien van toepassing een Holdingverklaring Technische bekwaamheid Referentie Certificaat ISO of aantoonbare kwaliteitsborging Certificaat VCA. Wilt u bevestigen dat genoemde documenten alleen door de voorlopig gegunde partij dienen te worden overlegd, zoals gesteld op pagina 12 Bewijsmiddelen van het Offerte aanvraagdocument? 4 OAD U neemt SROI op in uw aanbesteding en verplicht inschrijvers om bij gunning 5% van de gefactureerde opdrachtsom aan te wenden voor SROI. De Rijksoverheid heeft in haar Handleiding Social Return ( /documents/handleidingsocialreturndecember2011.p df, pag. 2) gesteld dat Social Return van toepassing is bij aanbestedingen van werken en diensten boven het bedrag van ,- euro (minimale loonsom, ex BTW). Wanneer moet social return worden toegepast? Social return bij het Rijk dient te worden toegepast bij: Alle passende* aanbestedingen binnen de categorie werken en diensten *) Opdrachten vanaf het drempelbedrag van > ,- (minimale loonsom, excl. BTW Een minimale opdrachtermijn/looptijd van de overeenkomst van 6 maanden *)Werken: bouw-, dan wel wegenbouwkundige werkzaamheden met een economische of technische functie. Diensten: noch werk, noch leveringen, bijvoorbeeld de facilitaire sector. Leveringen zijn vanwege de lage arbeidscomponent uitgesloten voor toepassing van social return bij het Rijk. Onderhavige aanbesteding heeft betrekking op Leveringen en overstijgt met uw maximaal gestelde waarde van ,- excl. BTW niet grens van ,-. Wij verzoeken u derhalve om SROI volledig te laten vervallen in deze aanbesteding. Wij bevestigen uw aanname. Zie paragraaf 2.12 Verificatie: Na de voorlopige gunning kan de Opdrachtgever binnen 5 werkdagen alle gevraagde documenten en bewijsstukken opvragen ter controle. Het betreft hier de inschrijving in het beroeps- of handelsregister, het ISO certificaat, het VCA certificaat (deze komt te vervallen, zie vraag 13), accountantsverklaring, jaarrekening, jaarverslag, verzekering, informatie over een eventuele holding. Deze documenten dienen na opvraag binnen 5 werkdagen overgelegd te worden. Zie ook het antwoord op vraag 13. Wij stemmen niet in met uw verzoek. Iedere landelijke, regionale of lokale overheid is vrij haar eigen beleid te formuleren op Social return, binnen de grenzen van de aanbestedingswet. De handleiding Social Return voor aanbestedende diensten van het rijk is derhalve niet van toepassing op deze onderhavige regionale aanbesteding. De regio Gooi en Vechtstreek heeft haar eigen beleid geformuleerd, en hanteert haar eigen werkwijze en handleiding voor de toepassing van Social return in regionale aanbestedingen. De regio Gooi- en Vechtstreek heeft als beleid, door alle lokale overheden in de regio vastgesteld, om bij alle diensten, werken en leveringen Social Return op te nemen, waarbij het een inspanningsverplichting (paragraaf 2.11, pagina 9) is dat een waarde van 5% van de gefactureerde opdrachtsom wordt besteed aan Social Return. Dit nemen we op in alle diensten, werken en leveringen van of meer en indien de regio dit wenselijk vindt ook bij aanbestedingen lager dan Dit laatste is van toepassing bij deze aanbesteding. In deze aanbesteding geldt het dus als inspanningsverplichting dat een waarde van 5% van de gefactureerde opdrachtsom (gesteld op ex. BTW) dient te worden ingevuld met Social return.

3 5 OAD Paragraaf 2.12, blz. 10: Wij vragen u om de termijn van aanleveren testapparatuur te verlengen van 5 naar 10 werkdagen. Afhankelijk van de nog te kiezen hardwareconfiguratie moeten sommige modellen geassembleerd worden, wat een langere levertijd impliceert. 6 OAD 4 14 (punt 20) Betreft dit puur de aflevering of verwacht u van de gegunde partij nog aanvullende diensten hieromtrent? Indien dit het geval is, welke zijn dit? 7 OAD A-E2 Kunt u aangeven wat uw definitie is van gereviseerde hardware? 8 OAD A-E3 Ook A-merk hardware bestaat uit onderdelen van verschillende merken. Wij verzoeken u om deze eis te laten vallen. 9 OAD I-W1 Kunt u bevestigen dat het gewogen aantal punten 50 bedraagt voor I-W1, zoals in het voorbeeld in de tabel bij 6.2 b)? Wij handhaven de eis en gaan niet akkoord met de door u gevraagde wijziging. Vanaf het moment van inschrijving heeft de inschrijver voldoende tijd om de configuratie van twee testexemplaren zodoende voor te bereiden dat deze na een eventuele voorlopige gunning binnen de gestelde tijd geassembleerd en geleverd kunnen worden. Het betreft een eenmalige levering van minimaal 150 tot ongeveer 200 pc's met alle daaruit voortvloeiende verplichtingen zoals de door u aangeboden garantietermijn en servicedesk. Het exacte aantal zal direct na gunning aan u worden bekend gemaakt. De aanbestedende dienst hanteert de volgende definitie voor gereviseerde hardware: "Gereviseerde hardware is hardware die geheel of op onderdelen niet nieuw is, of als geheel of op onderdelen eerder is gebruikt in andere gebruikte configuraties. Zoals in eis A-E2 is opgenomen is het aanbieden van gereviseerde hardware niet toegestaan. Wij laten eis A-E3 vallen. De aangeboden configuratie mag bestaan uit verschillende A-merk-componenten. Zie ook het antwoord op vraag 14. In de beschrijving en waardering van de wensen zoals vermeld in de paragrafen 5.1, 5.2. en 5.3 van het OAD én in bijlage J Benchmark / snelheden referentie pc zijn abusievelijk tegenstrijdigheden vermeld. Wij betreuren de hierdoor ontstane verwarring. De paragrafen 5.1, 5.2 en 5.3 zijn opnieuw beschreven en daar is ook de weging verduidelijkt. Deze paragrafen vindt U In Bijlage 1 bij NvI die tegelijk met deze Nota van inlichtingen wordt gepubliceerd op TenderNed bij de aanbestedingsdocumenten (onder Nota van inlichtingen). Hiermee komen de originele paragrafen 5.1, 5.2. en 5.3 in het OAD te vervallen. In paragraaf 6.2 (pagina 17) staat een voorbeeld van de beoordeling van een fictieve aanbieding. In het document OAD Desktop PC s en window7 Bijlage B D E G H J is in Bijlage J, het aantal te scoren punten gecorrigeerd van 40 in 100. Nu het antwoord op uw vraag: Met wens I-W1 kunt u 100 punten scoren. Dit subcriterium heeft binnen het gunningscriterium Inhoudelijke wensen een weegfactor van 50%. In het gunningscriterium Inhoudelijke wensen kunt u dan 100 * 50% = 50 punten scoren. Het gunningscriterium Inhoudelijke wensen heeft als geheel een weegfactor van 15%. Zie ook het antwoord op vraag 10. Zie Bijlage 1 bij NvI.

4 10 OAD Bijlage J 42 Kunt u bevestigen dat indien een inschrijver minimaal 1 van de waarden in groen in beantwoordt hij hiermee de volledige 40 punten verdient? 11 OAD Bijlage J 42 Dienen inschrijvers ten bewijze van de opgegeven scores additioneel een screenshot of rapport af te geven van de scores van de aangeboden configuratie? 12 OAD Bijlagen pag 20 e.v. Ter bevordering van het invullen van de bijlagen verzoekt inschrijver u vriendelijk alle relevante document in Microsoft Word-bestandsformaat beschikbaar te stellen. 13 OAD Wat is uw motivatie om van inschrijver(s) een VCAcertificaat te verlangen? Wat verstaat u onder of daarmee gelijkwaardig? In bijlage J staan de minimale waardes (eis) voor de parameters van de configuratie in de kolom met als titel 'Blauw = Minimale eis'. U moet voor alle parameters van de bijlage minimaal voldoen aan de in blauw gedrukte waardes. Om in aanmerking te komen voor een score van 100 punten bij I-W1 'Snelheid' moeten voor alle parameters de scores gelijk zijn aan of beter zijn dan de waardes die zijn vermeld in de kolom met als titel 'Groen = wens'. In het document OAD Desktop PC s en window7 Bijlage B D E G H J is in Bijlage J, het aantal te scoren punten gecorrigeerd van 40 in 100. Zie ook het antwoord op vraag 10. U dient de scores van de gevraagde parameters in te vullen in bijlage J. In het programma van eisen is onder punt 19, pagina 14 aangegeven dat de leverancier van de configuratie met de hoogste score 2 exemplaren voor een testperiode van twee weken levert. In deze periode worden onder andere de door leverancier opgegeven scores gecontroleerd met het benchmark-programma AIDA64 Engineer, versie v U kunt uiteraard ter verduidelijking een screenshot, rapport of ander document als bijlage toevoegen maar dit is geen verplichting. Zie het antwoord op vraag 1. Wij laten deze geschiktheidseis vallen. De inschrijver hoeft niet VCA gecertificeerd te zijn. 14 OAD A-E1 Wat is uw definitie van een A-merk? De aanbestedende dienst hanteert de volgende definitie voor een A-merk: Een merk welke een hoge naamsbekendheid en goede reputatie heeft en toonaangevend in de markt is qua kwaliteit. Deze definitie is conform adviezen van de Commissie van Aanbestedingsexperts. Zie ook het antwoord op vraag OAD bijlage F. conceptovereenomst Artikel Inschrijver acht het disproportioneel dat zij zonder enige aanmaning of ingebrekestelling (met redelijke termijn tot herstel) in verzuim wordt gesteld. Bent u bereid dit artikel te wijzigen overeenkomstig de bepalingen van art. 6:82 BW? Indien u hiertoe onverhoopt niet bereid bent, ontvangen wij graag uw motivatie voor handhaving van dit artikel. Wij vinden de afleverdatum dermate belangrijk, dat wij daarbij gekozen hebben voor een fatale termijn. Bij een fatale termijn is de schuldenaar zonder ingebrekestelling in verzuim (artikel 6:83 onder a BW). Dit is niet disproportioneel.

5 16 OAD bijlage F. conceptovereenomst Artikel 14.1 juncto OAD bijlage F. conceptovereenomst Artikel 15 lid 2 juncto 4 31 Het vrijwaren van opdrachtgever voor aanspraken van derden uit hoofde van inbreuk op diens intellectuele eigendomsrechten is een niet verzekerbaar noch aanvaardbaar bedrijfsrisico voor inschrijver. Dat geldt ook voor het treffen van maatregelen ter voorkoming van extra kosten en eventuele stagnatie. 32 Deze artikelen suggereren een ongelimiteerde aansprakelijkheid van inschrijver en brengen een onverenigbaar bedrijfsrisico met zich mee. Wij doen u het onderstaande voorstel tot wijziging. Gaat u hiermee akkoord? De aansprakelijkheid van Leverancier uit hoofde van de Overeenkomst is, bij toerekenbaar tekortschieten in de nakoming van verplichtingen en/of (grove) schuld, beperkt tot de directe schade die Opdrachtgever redelijkerwijs lijdt of mocht lijden. In geen geval zal de maximale vordering van Opdrachtgever of diens rechtsopvolger(s) een bedrag van ,- overschrijden, waarbij een reeks van samenhangende dan wel cumulatieve gebeurtenissen, wordt gekwalificeerd als één evenement. Het aantal evenementen bedraagt maximaal 2 per jaar. Leveranciers aansprakelijkheid voor indirecte schade, met inbegrip van gederfde inkomsten en bedrijfsstagnatie, is te allen tijde uitgesloten. 18 Is het inschrijver geoorloofd gebruik te maken van een digitale handtekening t.b.v. rechtsgeldige ondertekening? Dit, gelet op het feit dat de aanbieding enkel digitaal op TenderNed wordt ingediend. 19 OAD Het is inschrijver niet geheel duidelijk waarop de te overleggen referentieopdracht moet toezien; welke (kern)competentie is in dit kader relevant: het succesvol leveren van minimaal 150 pc s en/of het bedienen van een klant met een (deskundige) servicedesk (?). Wilt u dit a.u.b aan inschrijver toelichten. Deze contractbepalingen voorzien er in dat de apparatuur en de software legaal en voorzien van alle rechten en licenties wordt geleverd. Bij eventuele claims mogen wij doorverwijzen (ter vrijwaring van ons) naar u als leverancier. Deze gangbare verdeling van de stel- en bewijsplicht is niet disproportioneel. Als het ons verboden zou worden om gebruik te maken van de software en de hardware zullen alternatieven geboden moeten worden om schade te voorkomen. Algemeen behoort dit tot de normale bedrijfsrisico's van een leverancier. Wij gaan niet akkoord met de door uw voorgestelde wijziging. Het uitgangspunt van artikel 15 is gebaseerd op het VNG Model Algemene inkoopvoorwaarden. Het uitgangspunt hierbij is dat voor de aansprakelijkheid wordt aangesloten bij het Burgerlijk Wetboek (hierna ook: BW ): Het uitgangspunt is dat de door benadeelde geleden schade wordt vergoed. Voor een wijziging in dit uitgangspunt zijn bepalingen opgenomen in het aansprakelijkheidsrecht. In artikel 6:101 BW staat bijvoorbeeld dat als er sprake is van eigen schuld, de veroorzaakte schade voor eigen rekening dient te komen. Ook kan de rechter een schadevergoedingsverplichting matigen op grond van artikel 6:109 BW en voor bepaalde schadevergoedingsverplichtingen kan er een wettelijke limiet bestaan op grond van artikel 6:110 BW. Daarnaast geldt ook hier dat de redelijkheid en billijkheid ex artikel 6:248 lid 2 BW zal meewegen bij de verplichting tot het vergoeden van schade. Gelet op het voorgaande, is er dus geen sprake van een onbeperkte schadeplichtigheid. Bij een digitale aanbesteding op TenderNed zou ook een digitale handtekening horen. TenderNed biedt hiervoor nog geen mogelijkheden. Daarom kiezen wij voor de methode 'Handtekening scannen' zoals is beschreven in het document TenderNed implementeren aanbestedende diensten'. U drukt alle documenten af, de bevoegde personen ondertekenen de formulieren, u scant de formulieren en vervolgens uploadt u deze in de kluis van TenderNed. De kerncompetentie waarvoor wij een referentie vragen betreft het adequaat reageren op vragen en op storingen betreffende de geleverde configuraties, zowel hardware als software.

6 20 OAD 5.3; bijlage J Het door aanbestedende dienst gebezigde benchmark-programma AIDA64 is weinig gebruikelijk in de markt van (grootzakelijke) pc s. Gebruikelijk is dat de prestaties worden aangetoond / vergeleken middels benchmark m.b.v. PassMark Software; in het bijzonder de CPU-benchmark. Wij verzoeken de aanbestedende dienst derhalve een meer marktconforme benchmark waarde op te geven. Zoals bijvoorbeeld via: Hiermee kunnen ook op maat gemaakte machines worden aangeboden die exact kunnen voldoen aan de door de aanbestedende dienst opgegeven specificaties. Gaat u met ons verzoek akkoord? 21 Bijlage H Is onze aanname correct dat het format voor beschrijving van de aangeboden configuratie en bijbehorende prijsstelling door u volledig vrij wordt gelaten? 22 OAD Par 4.4. Is aan deze eis een wegingsfactor en/of puntenwaardering verbonden daar u een beschrijving van inschrijver verlangt? Inschrijver ontvangt hierop graag uw toelichting c.q. motivatie. 23 De inschrijving op deze aanbesteding dient via TenderNed te verlopen. Gaat u akkoord met een digitale handtekening (van een rechtsgeldig vertegenwoordiger van onze organisatie) als rechtsgeldige ondertekening van onze offerte? Wij gaan niet akkoord met uw verzoek. Om de snelheid van de configuratie te bepalen maken wij gebruik van het benchmark-programma AIDA64 Engineer, versie v zoals is beschreven in het offerte-aanvraagdocument. Uw aanname is juist. Het format (bijlage H.) staat u vrij maar het dient wel een opsomming te bevatten van alle componenten van de configuratie, met minimaal de benoeming van merk en type van deze componenten. In paragraaf 4.4. worden de commerciële eisen beschreven. Aan deze eisen dient de inschrijver te voldoen. De totale kostprijs is een gunningscriterium dat in paragraaf 5.1. wordt beschreven. Aan de overige eisen zijn geen wensen gekoppeld waarmee de inschrijver extra punten kan verdienen. De gevraagde beschrijving van uw Servicedesk (Eis C-E6) wordt niet gewaardeerd en/of beoordeeld. Wij willen wel graag vooraf weten hoe uw Servicedesk is georganiseerd. Zie het antwoord op vraag 18.