Huishoudelijke Ondersteuning, Gunningfase Openbare aanbesteding TenderNed-kenmerk: Nota van Inlichtingen versie 3 dd

Transcriptie

1 Huishoudelijke Ondersteuning, Gunningfase Openbare aanbesteding TenderNed-kenmerk: Nota van Inlichtingen versie dd Steller Nr Hfdst Par Bijl Vraag Antwoord 1 F1 Onze organisatie JMS Zorggroep heeft zich via Tenderned als geïnteresseerde aangemeld voor de aanbesteding Huishoudelijke hulp -Gemeente Lelystad. In de aankondiging staat vermeld dat aanvullende informatie t/m 0/09/14 kan worden opgevraagd. Mijn vraag is dan ook of er aanvullende informatie beschikbaar is en graag ontvangen wij deze natuurlijk van u. Wij hebben daarnaast ook nog een vraag die ik graag via Tenderned wil stellen maar volgens de leidraad is daar een format voor (bijlage F1). Ik weet niet of ik deze bijlage over het hoofd zie maar ik kan het format niet vinden. Zou u mij dit format willen mailen of anders graag helpen waar ik deze kan vinden. Op 0 juli 014 is er op TenderNed een Vooraankondiging gepubliceerd. Hierin is neergelegd dat uiterlijk 0 september alle stukken over deze aanbesteding beschikbaar worden gesteld. Helaas moeten wij mededelen dat deze termijn iets is opgeschoven. Alle stukken zullen uiterlijk voor zaterdag 06 september beschikbaar worden gesteld. Het format voor vragen stellen (Bijlage F1) is inmiddels via TenderNed gepubliceerd. De stukken zijn inmiddels op TenderNed gepubliceerd. Toelichting Aanbestedende Dienst: er is besloten om de term Huishoudelijke Hulp te wijzigen in Huishoudelijke Ondersteuning. In de aanbestedingsdocumenten is dit aangepast. 1 1 SROI Hoe bereken je de SROI wanneer er geen vast volume bekend is bij de aanbieder? Op dit moment werken wij aan de HKZ certificering. Het kwaliteitshandboek en alle onderdelen liggen klaar. De werkelijke audit vind eind 014 plaats zodat wij in ieder geval per 01/01/15 gecertificeerd zijn. Mocht er een bewijs van Dit is inderdaad lastig. U dient in de aanbesteding in elk geval aan te geven dat u de uitgangspunten van SROI omschrijft. Wij zullen de 5%-regeling laten vervallen. Vooralsnog kunt u volstaan met de door u aangegeven documenten. Mocht u op 01 januari 015 niet over het certificaat beschikken dan wordt Nota van Inlichtingen Huishoudelijke Ondersteuning GF dd Pagina 1 van 9

2 certificering worden opgevraagd hoe wordt hier dan mee omgegaan? Wij zouden dan wel het kwaliteitshandboek en een verklaring van het adviesburo kunnen overleggen. er geen overeenkomst met uw organisatie gesloten. 5 Onze directeur die bevoegd is onze organisatie te vertegenwoordigen gaat deze week op vakantie en wil de volmacht inschrijver ondertekenen en mij machtigen. Echter: in de biedingleidraad wordt verwezen naar bijlage 01 als zijnde de volmacht inschrijver. Ik neem aan dat dit bijlage 07 moet zijn? Hierin wordt gesproken over de aanbesteding Softwarelicenties, TenderNed-kenmerk 999. Aangezien onze directeur alleen vandaag nog aanwezig is voor ondertekening van de volmacht, verzoek ik toestemming om de tekst aan te passen naar 'aanbesteding "Huishoudelijke Ondersteuning", TenderNed-kenmerk Ik dit akkoord? Ja, dit is akkoord. Inmiddels is er een nieuwe bijlage op TenderNed gepubliceerd. 6 Per 1 april 01 is het gebruik van de VOG in het geval van aanbestedingen vervangen door de GVA. Op de site van het Ministerie van Veiligheid en Justitie staat vermeldt dat er een overgangsregeling geldt voor het gebruik van de VOG bij aanbestedingen. Een gegadigde kan door middel van een eerder afgegeven VOG de betrouwbaarheid aantonen, maar dan mag de VOG op het tijdstip van het indienen van het verzoek tot deelneming niet ouder zijn dan één jaar. Wij beschikken over een VOG die op 8 augustus 014 verstrekt is. Kan deze in deze aanbesteding gewoon gelden? Ja, deze kan gewoon gelden in de aanbesteding. Bij controle bleek dat de datum voor het stellen van vragen niet juist was neergelegd in de aanbestedingsstukken. Deze datum is nu gewijzigd. U kunt uw vragen tot via TenderNed indienen waarna er uiterlijk op een laatste Nota van Inlichtingen zal verschijnen. Voor het op juiste wijze indienen van eventuele vragen attenderen wij u graag op de procedure zoals neergelegd in de Biedingleidraad. Nota van Inlichtingen Huishoudelijke Ondersteuning GF dd Pagina van 9

3 Wij hebben niet kunnen ontdekken op welke wijze we het document Format F1 kunnen up-loaden dus hebben we het op deze wijze gedaan. We nemen aan dat dat akkoord is? Het formulier F1 is te downloaden. Het stellen van vragen via de module Vraag en antwoord is niet toegestaan Lezen wij het goed dat er tegenstrijdigheid is in hetgeen de aanbieder moet aanleveren na verzoek en hetgeen benoemd staat in deze tabel (danwel op verschillende plaatsten in het bestek) dat bewijzen bij de inschrijving wel direct moet worden ingeleverd? Kunt u nog een duidelijkheid geven wat direct moet worden ingeleverd?? Wat verstaat u onder beschikbaar om ondersteuning te bieden in spoedeisende gevallen? Dat betekent dat wij onze medewerkers bereikbaarheidstoeslag moeten betalen conform cao en dat kan niet voor dit periodebedrag. We praten over Huishoudelijk ondersteuning die geleverd wordt tijdens kantoor tijden ma-vrij tussen 8 en 18u. Wilt u dit aanpassen? Alleen de Eigen Verklaring dient ingeleverd te worden. De overige eisen kunt u accepteren in TenderNed. De benodigde bewijsstukken kunnen op een later tijdstip door ons worden opgevraagd. Dat is akkoord. De gemeente past dit aan in de overeenkomst Het is niet gebruikelijk om voor Huishoudelijke ondersteuning een organisatie in te richten waarbij er een bereikbaarheid is van 4 uur, 7 dagen per week. Wilt u dit aanpassen? Zie het antwoord op nummer U vraagt een verzekering van ten minste ,- gebruikelijk in de branche is Soms wordt zelfs als eis gesteld. Het verzekerd bedrag bepaald de premie. Vanwege rechtsgelijkheid is het onze vraag dit aan te passen naar U kunt de premie voor uzelf herberekenen naar het door ons gewenste niveau. Nota van Inlichtingen Huishoudelijke Ondersteuning GF dd Pagina van 9

4 U vermeld (register)accountant. Mogen we hierop uitmaken dat een accountant ook voldoende is? Zeker omdat een dergelijke verklaring bij een registeraccountant extra kosten met zich mee brengt? In de stukken is neergelegd dat het ook een administratiekantoor mag zijn. 1 1 Pag.5 LD In de laatste zin staat dat het zorgplan bij de gemeente moet worden aangeleverd. Tijdens de informatiebijeenkomst op 7 aug. jl. is aangegeven dat dit een dynamisch plan is dat regelmatig aangepast wordt aan de dan geldende situatie. In het kader van het beperken van administratieve lasten was het verzoek om het plan niet telkens te hoeven aanleveren. Immers het zorgplan zit in de cliëntenmap en is altijd beschikbaar voor de gemeente ter inzage bij controles. Deze werkwijze blijkt ook uit art van de overeenkomst. Wij verzoeken u aan te geven welke werkwijze gehanteerd gaat worden Pag. 8 LD t/m medio 015 worden gesprekken gevoerd met huidige cliënten. Na ontvangst van het ondersteuningsplan van het SWT dient de aanbieder ook in gesprek te gaan over de verdere invulling van de HO. Dit is een intensief en tijdrovend proces voor de aanbieders. Hoeveel tijd heeft een aanbieder tussen ontvangst ondersteuningsplan en start nieuwe werkwijze? Op basis van het ondersteuningsplan geeft de gemeente een beschikking af. Zodra de cliënt de beschikking heeft neemt deze contact op met de zorgaanbieder en stellen deze samen het zorgplan op. Het Sociaal Wijkteam is houder van het ondersteuningsplan. In de overeenkomst is in artikel 8 een termijn van 10 dagen opgenomen voor het opstellen van een zorgplan terwijl de termijn om binnen 10 dagen te starten is opgenomen in artikel BD Inschrijver dient te beschikken over een algemeen toegankelijke website waarop minimaal algemene informatie te raadplegen is voor een ieder inzake: Dagbesteding. Moet dit niet zijn: Huishoudelijke Ondersteuning? Ja, dat moet zijn Huishoudelijke Ondersteuning. Nota van Inlichtingen Huishoudelijke Ondersteuning GF dd Pagina 4 van 9

5 BL Huishoudelijke ondersteuning vindt altijd plaats bij de cliënt thuis. In die zin vragen wij ons af waarom de eis gesteld wordt een fysieke locatie te hebben. Uiteraard organiseren wij spreekuren of inloopmomenten voor cliënten en medewerkers op een locatie van b.v. het SWT. Is dit voldoende voor deze eis? Men hoeft geen eigen fysieke locatie te hebben maar men moet wel een locatie hebben waar klanten terecht kunnen OVK Aanbieder registreert het totaal aantal door hem ingeschakeld personeel. Daarnaast registreert Aanbieder van het door hem ingeschakeld personeel het opleidingsniveau. a. Wat is het doel van deze registratie? b. Moet die aangeleverd worden? c. Over welke periode? OVK Welke informatie wenst de gemeente te ontvangen t.b.v. Eigen Bijdrage voor het CAK? Op basis van daadwerkelijk geleverde uren of gaat u met een gemiddeld aantal uren per periode werken? OVK Jaaroverzicht van de gegevens zoals genoemd in het achtste lid. O.i. is er geen achtste lid bij dit artikel? Het moeten aanleveren van deze informatie komt te vervallen. Gemeente Lelystad gaat uit van een resultaatsfinanciering, een eigen bijdrage zal worden berekend op basis van de werkelijk geleverde uren. Deze verwijzing is onjuist. Het specifieke jaaroverzicht, zoals genoemd in het laatste bullit, komt te vervallen. Nota van Inlichtingen Huishoudelijke Ondersteuning GF dd Pagina 5 van 9

6 0 Vraag van algemene aard: tijdens de informatiebijeenkomst van 7 augustus jl. hebben wij de gemeente gevraagd na te denken over een financiële tegemoetkoming voor de aanbieders t.b.v. het voeren van gesprekken met alle cliënten om te komen tot een zorgplan. Andere gemeenten noemen dit ook wel een kantelingsvergoeding. Het is voor aanbieders een zeer tijdrovend en intensief traject. In de gepubliceerde documenten vinden wij hierover niets terug. Graag vernemen wij het standpunt van de gemeente op dit voorstel. Gemeente Lelystad neemt dit signaal ter harte. Gemeente Lelystad wil de eerste helft van 015 gebruiken als overgangsperiode. Er zijn dan klanten die onder het nieuwe regime gaan vallen maar ook klanten die nog onder het oude regime (en de daarbij behorende bekostiging) blijven vallen. Hiermee kunnen de transitiekosten (deels) worden opgevangen. Wij zullen (buiten de aanbestedingsprocedure om) nader bepalen hoe de overgang planmatig en gestructureerd plaats kan vinden. 1 1 A Voor bestaande cliënten voor wie voor medio 015 nog geen nieuw ondersteuningsplan is opgesteld door het Sociaal Wijkteam is het bestaande indicatiebesluit geldig en wordt de Huishoudelijke Ondersteuning geleverd op basis van de gemaakte financiële afspraken voor het jaar 014. Mogen we dit zo interpreteren dat ons tarief van 014 onverkort op deze cliënten van toepassing is? Dit mogen jullie inderdaad op deze manier interpreteren. Tot medio 015 zullen voor degengen die nog een nieuwe beschikking hebben, het oude regime blijven gelden. Vanaf medio 015 geldt het nieuwe regime voor alle klanten. 1 LD U geeft aan dat alle cliënten die niet gecontacteerd worden voor medio 015 automatisch worden omgezet naar medio 015. Uiteraard heeft al dan niet omzetten een effect op onze organisatie, en medio 015 is te vaag om hier concreet mee te kunnen rekenen. a. Kunt u hier een concrete datum aan koppelen? b. En zo ja: welke? c. Wanneer nee, waarom niet? Zie het antwoord op vraag 1. Nota van Inlichtingen Huishoudelijke Ondersteuning GF dd Pagina 6 van 9

7 1 LD De overgang van bestaande cliënten vindt gefaseerd plaats: na een keukentafelgesprek krijgt men een nieuwe indicatie. Dit levert een dubbele financieringsstroom op, cliënten die al wel zijn overgezet zitten in de resultaatfinanciering, bestaande cliënten die nog niet zijn overgezet hebben nog een urenindicatie. Wij stellen voor om alle bestaande cliënten pas na periode 5 om te zetten naar het nieuwe model. Zo wordt een overgang gerealiseerd die door de aanbieders beter kan worden uitgevoerd (instructie medewerkers, administratieve processen). Kunt u zich hier in vinden en bent u bereid dit aan te passen in het overgangsscenario? Zie het antwoord op vraag 0. Wij gaan nu niet op voorhand akkoord met uw voorstel maar wij zullen (buiten de aanbestedingsprocedure om) nader bepalen hoe de overgang planmatig en gestructureerd plaats kan vinden. 4 1 LD Voor de eerste 5 periodes kunnen bestaande cliënten ook al omgezet worden in een resultaatfinanciering, maar dan op basis van het huidige gemiddelde aantal uren. Op deze manier vindt een nog meer geleidelijke overgang plaats en hebben de zorgaanbieders de tijd om hun werksystematiek aan te passen. Zonder tegenargumenten stellen wij voor om dit in het overgangsscenario op te nemen. 5 1 LD De wijkteams vormen vanaf 1 januari ook de toegang vormen voor cliënten die ondersteuning thuis ontvangen. Daarnaast wordt er vanaf dat moment gewerkt met 1 hoofdaannemer per wijk. Hierdoor komt er veel werk op die teams af. In plaats van de wijkteams zouden ook de aanbieders zelf de keukentafelgesprekken voor HH1 cliënten kunnen voeren. Daardoor is er ook meteen een link met de uitvoering van de ondersteuning thuis. Er kunnen in relatief korte tijd veel gesprekken worden gevoerd en is er meer duidelijkheid voor cliënten. Wij stellen voor om dit op te nemen in het overgangsscenario. Graag uw reactie. Wij gaan hier niet mee akkoord. Wij gaan uit van de procedure zoals bij vraag 0 vermeld. Door tot de beide regimes naast elkaar te laten bestaan, is er sprake van een geleidelijke overgang. Wij nemen uw suggestie graag mee. Bij het nader uitwerken van het overgangsscenario zullen we deze optie zeker meenemen. Nota van Inlichtingen Huishoudelijke Ondersteuning GF dd Pagina 7 van 9

8 D In de voorgaande artikelen worden een aantal eisen gesteld waarbij in 6.4 terecht wordt opgemerkt dat gedetailleerde afspraken voor de periode niet mogelijk zijn. Ook 015 brengt de nodige onzekerheden mee (zo ook onze vraag 1). Door nu forse boetes te introduceren wanneer de gestelde garanties niet worden gehaald lijkt het of gemeente Lelystad de risico s rondom de onzekerheden alleen maar op zichzelf betrekt. Graag zien wij dat de boetes worden geschrapt, gemeente Lelystad beschikt immers over voldoende mogelijkheden om (vroegtijdig) bij te sturen (artikel 6, 9, 14, 15, 16, 1 en ). Het boetebeding is van toepassing op het artikel garanties. Gemeente Lelystad wil dat deze gegarandeerd worden, omdat Gemeente Lelystad op grond van de wet verplicht is om te zorgen dát de zorg wordt geleverd. Om deze reden zal het boetebeding niet komen te vervallen. 7 Wat zijn de kaders van een schoon en leefbaar huis. En wat is de rol van de zorgaanbieder bij de taken die buiten deze kaders vallen zoals was voorziening en boodschappen? Zijn er algemene voorzieningen waar naar toe doorverwezen moet worden of doet het Soc. Wijkteam dit al in het keukentafelgesprek? 8 6 Pag Komt er een gezamenlijk zorgplan met alle zorgaanbieders? De kaders van een schoon en leefbaar huis zijn niet concreet benoemd. Dit kan voor elk individu anders zijn. Wel is het zo dat alle diensten, waarvoor een voorliggende voorziening aanwezig is, buiten de Huishoudelijke Ondersteuning vallen. Voorbeeld hiervan is boodschappen doen. Wij zullen in overleg met de betrokken partijen bekijken of het wenselijk/mogelijk is te komen tot een min of meer uniform zorgplan. 9 Pag In de biedingsleidraad wordt verwezen naar een kwaliteitssysteem. Aan welk kwaliteitssysteem wordt hier gerefereerd? Geen specifiek kwaliteitssysteem, belangrijk is dat het een erkend kwaliteitssysteem is. Hier wordt ook naar verwezen in de concept overeenkomst. Nota van Inlichtingen Huishoudelijke Ondersteuning GF dd Pagina 8 van 9

9 0 Pag 5. Woonzorg Flevoland zal met al haar cliënten die een beschikking krijgen voor Huishoudelijke Ondersteuning een intakegesprek moeten voeren volgens het stepped care principe om op maat afspraken te maken over de bijdragen die cliënt, omgeving en Woonzorg Flevoland leveren aan een schoon en leefbaar huis. Per cliënt verwachten wij minimaal 0 min nodig te hebben om de cliënt te informeren en afspraken te maken alvorens dit wordt vastgelegd in het ondersteuningsplan. Deze gesprekken zullen gevoerd worden door een aantal medewerkers die minimaal op niveau opereren. Dit brengt extra personeelskosten met zich mee. Komt er voor het voeren van het intakegesprek en het invullen van het ondersteuningsplan een financiële bijdrage vanuit de Gemeente Lelystad? Nee, er komt hiervoor geen financiële bijdrage. Wij gaan ervan uit dat het opstellen van de zorgplannen een verantwoordelijkheid van de leveranciers is. Verder verwijzen wij u naar het antwoord bij vraag 0. Woonzorg Flevoland Klopt het dat wij bij de inschrijving van de aanbesteding Huishoudelijke Ondersteuning naast de Eigen Verklaring geen aparte documenten hoeven in te dienen. Ik doel specifiek op eventuele bijlagen met betrekking tot beroepsbekwaamheid en uitvoeringsvoorwaarden (de wijze waarop wij uitvoering geven aan de SROI verplichting: biedingenleidraad paragraaf 6.6.). De biedingenleidraad brengt mij enigszins in verwarring. Neen, naast de Eien Verklalring behoeft er iets te worden ingeleverd. In TenderNed kunt u aangeven of u aan de gevraagde eisen voldoet. In een later stadium dient u, op eerste verzoe, alsnog de bewijsstukken te overleggen. 4 Nota van Inlichtingen Huishoudelijke Ondersteuning GF dd Pagina 9 van 9