Routing Paraaf Besluitvormingstraject Besluit. 26 maart mei mei 2013

Transcriptie

1 Onderwerp Geharmoniseerd Inkoop- en Aanbestedingsbeleid HHNK 2013 Registratienummer Voorstel: Infocentrum Aan het CHI voor te stellen: Ja Het nieuwe, geharmoniseerde Inkoop- en Aanbestedingsbeleid HHNK 2013 vast te stellen. Routing Paraaf Besluitvormingstraject Besluit Stellers J. Arends en G.A.M. Bootsman vergadering D&H Agendapunt Afdeling Vergunningen, Handhaving, Inkoop, Juridische Zaken & Grondzaken Hoofd afdeling J. Besteman Commissie Water & Wegen Commissie Bestuur, Middelen & Waterketen 8 mei 2013 Secretaris-directeur M.J. Kuipers Ter kennisname Portefeuillehouder K. Schaafsma vergadering CHI 15 mei 2013 Afdoening Retour steller na CHI Voorstel leidt tot begrotingswijziging Nee Codering: Voorstel leidt tot investeringsbesluit Nee Codering: Subsidie Nee Codering: * In dat geval dient de steller een kopie van het voorstel en dit begeleidingsformulier te zenden aan de afdeling Financiën: financiën-formatcijfers@hhnk.nl. Opmerkingen

2 Voorstel CHI (college van hoofdingelanden) Registratienummer behandeling D&H Commissie Bestuur, Middelen & Waterketen vergadering CHI 15 mei 2013 Portefeuillehouder K. Schaafsma Agendapunt 9. Onderwerp Geharmoniseerd Inkoop- en Aanbestedingsbeleid HHNK 2013 Voorstel Het nieuwe, geharmoniseerde Inkoop- en Aanbestedingsbeleid HHNK 2013 vast te stellen. Kern van de zaak Met ingang van 1 april 2013 zal de nieuwe Aanbestedingswet 2012 (AW2012) met bijbehorende Uitvoeringsregelingen in werking treden. Het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid van HHNK dient op deze veranderende wet- en regelgeving te worden aangepast. Daarnaast wordt binnen de Unie van Waterschappen al enige jaren gewerkt aan het programma professionaliseren inkoop en aanbesteden. Eén van de thema s hierbij is het harmoniseren van Inkoop- en Aanbestedingsbeleid en de inkoopvoorwaarden van de waterschappen. Bovenstaande twee punten hebben geleid tot een model uniform Inkoop- en Aanbestedingsbeleid voor de waterschappen gebaseerd op een model Inkoop- en aanbestedingsbeleid van de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG). Door zowel vanuit de VNG als vanuit de Unie van Waterschappen (UvW) een gelijk model als uitgangspunt te hanteren, zal de uniformiteit naar de markt toe bevorderd worden en zullen samenwerkingsmogelijkheden worden verruimd. Eerdere besluiten 2009, Besluit CHI aanpassen inkoop aanbestedingsbeleid ( ). Risico s Indien de nieuwe wetgeving niet wordt gevolgd, is er mogelijk sprake van onrechtmatig handelen. Dat heeft zijn weerslag op het verkrijgen van de goedkeurende verklaring van de accountant bij de jaarrekening. Om dit te vermijden zal, naast het uitvoeren en handhaven van het nieuwe uniforme Inkoop- en Aanbestedingsbeleid, ook het proces Inkoop in de werkwijzer in een later stadium worden herzien. Milieuconsequenties In het Inkoop- en aanbestedingsbeleid is duurzaamheid als onderdeel meegenomen. Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier Postbus 250, 1700 AG Heerhugowaard T F info@hhnk.nl

3 2 Communicatieaspecten Het plaatsen van een nieuwsbericht op intranet; Het plaatsen van het beleid op sharepoint, intranet en internet. Implementatie De volgende stappen worden genomen om de bekendheid van het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid te vergroten: De adviseurs van het cluster Inkoop gaan met een 'roadshow' langs alle afdelingen om mensen bij te praten over het nieuwe Inkoop- en aanbestedingsbeleid; Het organiseren van presentaties en inkooptrainingen om onderwerpen uit het Inkoop- en aanbestedingsbeleid nader uit te leggen. Alle betrokken medewerkers van HHNK zullen hiervoor worden uitgenodigd; Per 1 april zal een vaste inkoopadviseur voor de verschillende afdelingen binnen HHNK worden benoemd, die op zal treden als primaire contactpersoon voor inkoop- en aanbestedingsvraagstukken. Hiermee wordt de kwaliteit van de inkoopdienstverlening op een hoger niveau gebracht. Overige consequenties Door vaststelling van het nieuwe Inkoop- en Aanbestedingsbeleid komen de volgende notities te vervallen: Beleidsnotitie Inkoop/Aanbesteding uit 2004 ( ); Evaluatierapport Beleidsnotitie Inkoop/aanbesteding ( ) Wijzigingen van beleidsregels 2005, 2006 en 2009 ( , en ); Overige aspecten harmonisatie aanbestedingsbeleid (akkoord directie augustus 2009). Bijlagen 1. Samenvatting belangrijkste wijzigingen Aanbestedingswet 2012; 2. Inkoop- en aanbestedingsbeleid HHNK 2013 ( ); 3. CHI-besluit ( ); 4. Nieuwe aanbestedingswet 2012, Impact en gevolgen van de Nieuwe Aanbestedingswet op de inkoop- en aanbestedingspraktijk van HHNK ( ); Ter inzage in het vergaderdossier 5. Aanbestedingswet 2012 ( ) + memorie van toelichting ( ); 6. Aanbestedingsbesluit ( ); 7. Gids Proportionaliteit ( ); 8. Aanbestedingsreglement werken 2012 (ARW 2012) ( ); 9. Verklaring uniforme eigen verklaring aanbestedingen HHNK ( ); 10. Uniforme Klachtenregeling HHNK ( ). College van dijkgraaf en hoogheemraden, de secretaris, de dijkgraaf, M.J. Kuipers drs. L.H.M. Kohsiek

4 3 BIJLAGE 1 Samenvatting belangrijkste wijzigingen Aanbestedingswet 2012 De aanbestedingswet regelt een aantal zaken die nieuw zijn ten opzichte van de huidige regelgeving. Hierbij een overzicht van de belangrijkste wijzigingen: 1. Motiveren keuze aanbestedingsprocedure en leveranciers HHNK kiest op objectieve gronden: welk type aanbestedingsprocedure hij gebruikt; welke ondernemers hij toelaat tot de procedure. HHNK moet op verzoek van ondernemer zijn keuze schriftelijk motiveren. 2. Maatschappelijke waarde creëren HHNK zorgt voor het leveren van zo veel mogelijk maatschappelijke waarde 1 bij het aangaan van een overeenkomst. 3. Samenvoegen en splitsen Opdrachten mogen niet onnodig worden samengevoegd. Als opdrachten worden samengevoegd moet een aanbestedende dienst dit in de aanbestedingsstukken motiveren. Een opdracht moet worden opgedeeld in meerdere percelen. Als dit niet passend is, moet een aanbestedende dienst dit in de aanbestedingsstukken motiveren. 4. Beperking administratieve lasten HHNK moet administratieve lasten zoveel mogelijk beperken. 5. Proportionaliteit Naast de bekende beginselen 'transparantie', 'objectiviteit' en 'non-discriminatie' is proportionaliteit' duidelijker uitgewerkt, waarbij afwijkingen gemotiveerd moeten worden. Eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen moeten in redelijke verhouding staan tot de opdracht. De proportionaliteitsgids bevat voorschriften hoe HHNK hier mee om moet gaan. HHNK past deze voorschriften toe of motiveert een afwijking in de aanbestedingsstukken. 6. Aankondigingen (Voor)aankondigingen worden door HHNK gepubliceerd op TenderNed, het online marktplein voor aanbestedingen van de Nederlandse overheid. 7. Eigen Verklaring HHNK moet het vastgestelde model eigen verklaring gebruiken en moet daarbij aangeven welke gegevens en inlichtingen moeten worden verstrekt. Met een eigen verklaring kan een ondernemer aangeven: of uitsluitingsgronden op hem van toepassing zijn; of hij voldoet aan de gestelde geschiktheidseisen; of hij voldoet aan technische specificaties en uitvoeringsvoorwaarden die milieu en dierenwelzijn betreffen of die gebaseerd zijn op sociale overwegingen; of en op welke wijze hij voldoet aan de selectiecriteria. 1 Beste prijs-/kwaliteitsverhouding waarbij zoveel mogelijk rekening wordt gehouden met duurzaamheid en innovatie.

5 4 8. Gedragsverklaring Een ondernemer kan met een door de minister van Justitie afgegeven gedragsverklaring aanbesteden (niet ouder dan twee jaar), aantonen dat uitsluitingsgronden niet op hem van toepassing zijn. Het gaat om onherroepelijke veroordelingen in de voorafgaande vier jaar. 9. Aanbestedingsstukken kosteloos HHNK verstrekt alle aanbestedingsstukken kosteloos. 10. Aanbestedingsreglement werken 2012 (ARW2012) toepassen Voor werken onder de drempel is HHNK verplicht om het ARW 2012 toe te passen of HHNK motiveert in de aanbestedingsstukken waarom niet. 11. Geschiktheideisen Geschiktheideisen mogen geen betrekking hebben op de omzet, tenzij dit met zwaarwegende argumenten wordt gemotiveerd in de aanbestedingsstukken. Als toch omzeteisen worden gesteld, dan niet meer dan 300% van de geraamde waarde van de opdracht. 12. Gunnen op Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI) verplicht Bij Europese aanbestedingen is HHNK verplicht te gunnen op het criterium EMVI. Laagste prijs toepassen mag alleen als een aanbestedende dienst in de aanbestedingsstukken motiveert waarom. 13. Verlengde Alcatel-termijn 2 HHNK neemt bij Europese aanbestedingen een opschortende termijn van ten minste twintig kalenderdagen in acht voor sluiten van overeenkomst. 14. Proces-verbaal Bij Europese aanbestedingen moet HHNK een proces-verbaal opstellen over de gunning. Dit proces-verbaal omvat onder meer namen van uitgekozen gegadigden 3 met motivering, namen en motivering van afgewezen gegadigden, namen en motivering van afgewezen inschrijvingen, motivering voor keuze winnaar, omstandigheden bij toepassing bijzondere procedure, reden van eventueel niet-gunnen (procedure die is stopgezet). 2 De Alcatel-termijn (bezwaartermijn) refereert aan een belangrijke arrest uit 1998 van het Hof van Justitie EG in de zaak Alcatel, waarin is uitgemaakt dat afgewezen inschrijver(s) binnen een redelijke termijn na ontvangst van de brief met daarin het voorgenomen gunningsbesluit in beroep moet(en) gaan tegen de voorgenomen gunning. 3 Er is alleen sprake van gegadigden bij procedures waar de selectiefase en de gunningsfase niet gelijk verlopen (de nietopenbare aanbestedingsprocedure).