ONDERZOEK INHUUR TIJDELIJK EXTERN PERSONEEL BIJ DE GEMEENTE KRIMPEN AAN DEN IJSSEL

Transcriptie

1 ONDERZOEK INHUUR TIJDELIJK EXTERN PERSONEEL BIJ DE GEMEENTE KRIMPEN AAN DEN IJSSEL REKENKAMERCOMMISSIE VAN DE GEMEENTE KRIMPEN AAN DEN IJSSEL Augustus 2009

2 Clfn Dit nderzek is uitgeverd in pdracht van: Rekenkamercmmissie Krimpen aan den IJssel Dit nderzek is uitgeverd dr: Frank Hrdijk Pim Lameris Gerc van Gelder

3 Inhud Bestuurlijke reactie cllege blad 1 Nawrd rekenkamercmmissie 4 I. Inleiding 1.1 Aanleiding vr het nderzek Prbleemstelling en nrmenkader Onderzeksaanpak Leeswijzer 10 II. Aanbestedingsbeleid gemeente Krimpen aan den IJssel 2.1 Beleidsregels inhuur externen Tepassing van de regels in de praktijk Cnclusies 17 III. Kwantitatieve analyse 3.1 Begripsbepaling, indeling in categrieën Infrmatieverzameling ten beheve van de kwantitatieve analyse Resultaten van de kwantitatieve analyse Cnclusies 28 IV. Kwalitatieve analyse 4.1 Selectie dssiers Resultaten van de kwalitatieve analyse Cnclusies 34 V. Bijlagen 5.1 Uitkmsten andere rekenkamernderzeken Diensten als bedeld in artikel 1, nderdeel j Geselecteerde dssiers Vragenlijst kwalitatieve analyse 44

4 Bestuurlijke reactie cllege Geachte vrzitter, beste heer Van der Mlen, In uw brief van 4 juni 2009 biedt u ns de gelegenheid bestuurlijk te reageren p uw cnceptrapprtage ver inhuur van externen. Wij maken hier graag gebruik van. Onze reactie is als vlgt ingedeeld. 1. De inleiding 2. Het rapprt 3. Het wederhr 4. Het heden 5. De tekmst 6. Cnclusie 1. De inleiding Uw rapprt schetst een helder beeld van de werkwijze zals die zich in de nderzchte jaren heeft gemanifesteerd. Er wrdt veel vr het vetlicht gebracht dat instructieve infrmatie bevat vr het tekmstige beleid ver dit nderwerp. Wij hebben ten tijde van het aanbieden van uw cncept-rapprtage veel extra aandacht meten schenken aan enkele bijzndere en bestuurlijk zeer imprtante vraagstukken. Dat heeft mede een reactie binnen de dr u aangegeven termijn (twee weken) geruime tijd in de weg gestaan. Wij vragen hiervr uw begrip. 2. Het rapprt Zals gezegd beschrijft het rapprt de peride Wij herkennen ns vr een grt deel in hetgeen u bij uw nderzek bent tegengekmen en de cnclusies die u daaraan verbindt. U hebt bij uw nderzek een prbleemstelling gedefinieerd en u hebt een bepaald nrmenkader gehanteerd. Aan het gemeentelijk beleid in de nderzchte jaren lagen geen identieke f vergelijkbare uitgangspunten ten grndslag. U schetst dan k in het rapprt dat p veel punten aan de nrmstelling niet is vldaan. Op zichzelf een uitkmst die ns niet verbaast. Vervlgens geven diverse passages in uw rapprt aan welke rganisatrische mstandigheden in die jaren pgeld deden. Vrts hebt u kennis genmen van de aandrang die er die jaren dr interne en externe rzaken werd geveld m de rganisatie te gaan vernieuwen. Dat had zwel te maken met de externe dienstverlening (de burger centraal), als de interne dienstverlening (verbetering van de bedrijfsvering c.a.). In 2007 en 2008 hebben wij samen met de rganisatie zes kernwaarden ntwikkeld (de zgenaamde van schijf van zes), die nze nieuwe way f life zuden gaan bepalen, k vr de interne rganisatie. Het rapprt geeft aan dat het inhuurbeleid niet dan wel nauwelijks beschreven is en veelal p een pragmatische manier zijn weg vnd. De cnclusie is niettemin dat nze gemeente in vergelijk met rekenkamernderzeken bij andere gemeenten zeer acceptabele vergelijkingsscijfers laat zien. Tensltte valt uit het rapprt het waarm van inhuur vldende te traceren (krappe arbeidsmarkt in smmige segmenten, een wachttijd mdat de rganisatie vernieuwde en er rnd diverse functies nduidelijkheid bestnd, uitstrm van persneel e.d.). Wij hebben daar weinig aan te te vegen. 1

5 3. Het wederhr Na de herkenning van veel punten die wij u in het vrgaande nderdeel hebben den blijken, willen wij ns in het wederhr niet gedetailleerd richten p de verklaring f weerlegging van al de dr u aangehaalde en bekritiseerde aspecten. Smmige bevindingen en cnclusies kunnen wrden gerelativeerd. Andere bevindingen waren ngal tijdspecifiek in die jaren. De rde draad is wel dat er te weinig zíchtbare structuur bestnd vr dit belangrijke nderwerp. Ok de berdeling en bewaking van cntracten en termijnen gebeurden niet vlgens een unifrme en traceerbare werkwijze. De algehele administratieve vastlegging was inderdaad bescheiden. Nacalculatie en effectberdeling hadden weinig tt geen pririteit. Daarmee is niet gezegd dat het geverde beleid p een tevalstreffer berustte. De vrij zware prcedure aan de vrkant van de inhuur (nadrukkelijk fiat van de gemeentesecretaris, besluitvrming dr het cllege van burgemeester en wethuders) stnd brg vr een serieuze afweging van het desbetreffende inhuurverzek. Ok in de dr u uitgeverde vergelijking met andere - grtere - gemeenten steken wij niet schril af, integendeel. Daarnaast mag gesteld wrden dat mede dr inhuur van externen de gemeente ver het geheel genmen haar taken en dienstverlening k in de nderzchte jaren naar behren heeft kunnen verrichten. Het nderzek de staat van de gemeente geeft daar blijk van. Ok het ng uit te brengen rapprt ver de zeer recent uitgeverde bestuurskrachtmeting ademt dezelfde geest. Diverse van de dr u aangegeven cnclusies inspireren ns evenwel die impliciet mee te nemen bij de vernieuwingen die gaande zijn. 4. Het heden vergangsbeleid De nieuwe rganisatie is frmeel per 1 mei 2009 van start gegaan. In de tweede helft van 2008 en vral in 2009 kmen tal van vernieuwingen vr een betere dienstverlening en bedrijfsvering tt stand. Dat prces is vlp gaande en dat zal de kmende jaren k wel z blijven. Ok p het gebied van inhuur vindt dat plaats. Dat staat niet p zichzelf. Het wrdt ingebed in integraal management. In uw rapprt maakt u gewag van deze vrgenmen vernieuwing. De frmalisering hiervan via Managementteam, Ondernemingsraad en ns cllege gebeurt dit jaar. Inmiddels wrdt p deze nieuwe werkwijze al geanticipeerd. In uw rapprt maakt u melding van inhuurcntrl. Bij het pwaarderen van de bedrijfsvering schenken wij k nieuwe en ten principale aandacht aan cncerncntrl. Daarbij zullen cntrlaspecten p persneels- en facilitair terrein wrden betrkken. De inkpfunctie krijgt ng nadere aandacht en k de aanbestedingen zullen meer wrden gestructureerd en ingekaderd. Inmiddels lpen al diverse inkpen via het inkpbureau van de gemeente Rtterdam. Wij zijn ns van het belang van dit alles terdege bewust. De ndzakelijke veranderingen gaan niet allemaal van de een p de andere dag. Mede geïnspireerd dr uw bevindingen en aandachtspunten betrachten wij met deze bedrijfsveringsaspecten de ndige haast. 5. De tekmst nieuw beleid De nieuwe beleidslijn waarvan u het cncept kent, kmt dit jaar tt praktische uitwerking nadat nder meer de Ondernemingsraad akkrd is gegaan. Daarin is vrzien dat er met raamcntracten zal wrden gewerkt. Het nieuwe uitgangspunt: geen inhuur, tenzij is al 2

6 praktijk aan het wrden. Daarbij wrdt eerst de interne mgelijkheid ged bezien. Pas wanneer interne plssingen niet mgelijk zijn, vindt afgewgen inhuur plaats met een duidelijke tijdsafbakening en tegesneden kstenbewaking en administratieve vastlegging. Een pragmatische benadering blijft hierbij wel ns streven. 6. Cnclusie In ns beleid bij de inhuur van externen hanteren wij een pragmatische benadering met als del dat wij de beste kandidaten p de juiste plaats binnen halen tegen de laagste ksten. Wij zijn van mening dat wij daar in de meeste situaties in zijn geslaagd. De vergelijkingsgegevens met andere gemeenten bevestigen dat beeld p hfdlijnen. In uw rapprtage zien wij verder diverse handreikingen en aanbevelingen die ns inspireren bij ns tekmstig beleid, waarvan u in uw rapprtage al gewag maakt. Graag willen wij deze handreikingen cmbineren met de effecten van de vernieuwde aanpak m de inhuur van externen verder te beperken. De synergie die daarvan uitgaat zal leiden tt meer en betere kstenbeheersing. Ok met de administratieve vastlegging en de peridieke (management)rapprtages zullen we ng een stap vrwaarts zetten. Met de vrgestane vernieuwing laten we duidelijk een tijdperk achter ns. Uw rapprtage kmt p een gelegen mment. Diverse van de dr u gedane aanbevelingen kunnen al p krte termijn in praktijk wrden gebracht. Wij hpen u met deze reactie van dienst te zijn geweest. Cntact Vr eventuele vragen f pmerkingen kunt u cntact pnemen met de heer mr. A. Bele, gemeentesecretaris f zijn vervanger, de heer J.P. de Pater. Hgachtend, Burgemeester en wethuders van Krimpen aan den IJssel, De secretaris, De burgemeester, Bestuurlijke wederhrreactie,

7 Nawrd rekenkamercmmissie De rekenkamercmmissie heeft kennis genmen van de reactie van het cllege p het cncept rapprt ver inhuur van externen. Het cllege nderschrijft in grte lijnen de cnclusies en aanbevelingen en geeft inzicht in de inmiddels ingezette verbeteringen. We nemen met name het werken met raamcntracten via het inkpbureau van de gemeente Rtterdam en de vernieuwingen in dienstverlening en bedrijfsvering. De rekenkamercmmissie nderschrijft de cnstatering van het cllege dat het in de afgelpen jaren geverde pragmatische beleid tt een acceptabele inhuurpraktijk heeft geleid, k in vergelijking met andere gemeenten. In haar reactie maakt het cllege geen pmerkingen ver twee zaken die uitdrukkelijk in het rapprt zijn vermeld en die de rekenkamercmmissie ng eens met nadruk nder de aandacht van de gemeenteraad wil brengen. 1. Onze eerste kanttekening betreft de kwetsbaarheid van een beleid wat in de praktijk weliswaar geverd wrdt maar slechts in beperkte mate is gestandaardiseerd en schriftelijk is vastgelegd. In uw reactie lijkt het er namelijk p alsf u deze kwetsbaarheid relativeert. De kwetsbaarheid is naar ns inzicht met name gelegen in het feit dat de uitvering van de prcedures mgelijk zijn bij de gratie van het geheugen van de nu betrkken medewerkers, maar dit biedt geen garantie dat andere (tekmstige nieuwe) medewerkers een zelfde beleid zullen hanteren. Dit acht de rekenkamercmmissie een nwenselijke situatie. 2. In de tweede plaats wijst de rekenkamercmmissie p de ndrzichtigheid van de gehanteerde financiële methdiek waarbij de ksten vraf relatief laag geraamd wrden en gedurende het jaar p vrstel van het cllege wrden bijgesteld. Dit beperkt het inzicht en de mgelijkheid tt sturing van de raad. Het is dan k een gede stap dat dit beleid met ingang van 2009 is gewijzigd naar een realistische raming van de financiële lasten in de beginfase. Nawrd rekenkamercmmissie,

8 I Inleiding 1.1 Aanleiding vr het nderzek Er is de laatste jaren veel aandacht vr de inhuur van externe krachten. Ok in Krimpen aan den IJssel wrden vr tijdelijke prjecten f meilijk vervulbare psities (tijdelijk) externe krachten aangetrkken. Dit leidt geregeld tt vragen in de raadscmmissies en in de gemeenteraad. Dit gebeurt met name p mmenten dat cyclische prducten zals de jaarrekening en de begrting wrden besprken. Niet alleen is met de inhuur van externen veel geld gemeid, wat k meespeelt is dat bij veel externe inhuur de vaste basis nder de gemeentelijke taken (te) smal zu kunnen wrden. De rekenkamercmmissie is geïnteresseerd in de manier waarp in de cyclische prducten de (ksten van) externe inhuur tt uiting kmen. Daarnaast wil de cmmissie meer inzicht verkrijgen ver de wenselijkheid van inhuur (versus het vast f tijdelijk aanstellen van persneel) binnen de ambtelijke rganisatie. 1.2 Prbleemstelling en nrmenkader Prbleemstelling Het nderzek heeft de vlgende vraagstelling. De rekenkamercmmissie wil vaststellen f en in heverre de gemeente Krimpen aan den IJssel inzichtelijk kan maken welke afwegingen in de rganisatie wrden gemaakt bij de inhuur van externe medewerkers. Bvendien wil de cmmissie weten f er sprake is van een effectieve en delmatige inzet. Dit leidt tt de vlgende vraagstelling: Welk beleid ligt ten grndslag aan de praktijk van inhuur van externe krachten? Wrdt hier k de psitie van externen in de rganisatie en hun verhuding tt de taken van reguliere werknemers en de getalsmatige verhuding tussen inhuur en reguliere werknemers bij betrkken in relatie tt de cntinuïteit van gemeentelijk beleid en de invering daarvan? In heverre kmen beleid en praktijk vereen? Op welke wijze wrdt in begrting en jaarrekening inzicht gegeven in de ksten van inhuur van externen? he verhudt de situatie in de gemeente Krimpen aan den IJssel zich tt andere gemeenten? 5

9 Om het mgelijk te maken een visie te frmuleren p de wenselijkheid van inhuur is nagegaan in welke gevallen er gekzen wrdt vr inhuur dan wel het aannemen van persneel, en welk beleid hier aan ten grndslag ligt. Verder is gekeken naar de discrepantie tussen de van te vren geschatte inhuurtermijn en de uiteindelijke peride waarin van externe inhuur gebruik wrdt gemaakt. Tensltte is er gekeken naar de psities die externen in de rganisatie vervullen, beleid ten aanzien van taken van externen en in welke mstandigheden de aanwezigheid van externen bezwaren plevert vr de cntinuïteit van gemeentelijk beleid en uitvering daarvan. Daarbij wrdt de vlgende definitie van het begrip inhuur tijdelijk extern persneel gebruikt: derden die tijdelijk en nder aansturing van gemeentelijk persneel taken vr de gemeente vervullen. In termen van de regelgeving met betrekking tt aanbesteding (Besluit aanbestedingsregels verheidspdrachten) kan deze definitie van tepassing zijn p de vlgende categrieën dienstverlening: categrie Benaming 8 Onderzeks- en ntwikkelingswerk 9 Accuntants en bekhuders 10 Markt- en pinienderzek 11 Advies inzake bedrijfsvering en beheer en aanverwante diensten 12 Diensten van architecten, ingenieurs; diensten in verband met stedenbuw en landschapsarchitectuur; diensten vr keuring en cntrle 21 Rechtskundige diensten 22 Arbeidsbemiddeling (inhuur interim- en uitzendpersneel) In de praktijk heeft het nderzek zich tegespitst p de inhuur interim- en uitzendpersneel (inhuur persneel derden). In de andere categrieën is ver het algemeen sprake aan pdrachtverlening aan derden vr het den van werkzaamheden die dr de pdrachtnemer zelfstandig (niet nder regie) wrden uitgeverd. Nrmenkader Met betrekking tt de begrippen deltreffendheid en delmatigheid, die in de vraagstelling wrden gehanteerd, zijn de vlgende nrmen gehanteerd. Deltreffendheid: de mate waarin de begde effecten bereikt wrden Deze nrm is als vlgt geperatinaliseerd. Om te bereiken wat begd werd is het ndzakelijk dat: er adequate beleidsregels zijn met betrekking tt de inhuur van externen; 6

10 de beleidsregels drlpend, in alle relevante gevallen en bvendien schriftelijk aantnbaar wrden gevlgd. In die regels: is het begrip externen eenduidig gedefinieerd; is eventueel een grensbedrag (per jaar, per pdrachtnemer, anderszins) aangegeven, waarbven deze beleidsregels van tepassing zijn; is vastgelegd dat, he en p welk ambtelijk niveau in de rganisatie van de gemeente Krimpen aan den IJssel de van inhuur te verwachten inhudelijke en/f prcesmatige resultaten vrafgaand aan die inhuur wrdt beschreven. Die beschrijving beheft de vrm van een pdrachtfrmulering; is bepaald dat die beschrijving eventueel gekppeld aan grensbedragen vrafgaand aan de inhuur ambtelijk f juist bestuurlijk wrdt gedgekeurd; zijn vrschriften met betrekking tt de dssiervrming rnd de inhuur pgenmen (in ieder geval pdrachtfrmulering, tussentijdse mnitring, verleg met de pdrachtnemer, afrnding pdracht en eventueel aanvaarding resultaten, externe en interne evaluatie); is verwrd dat de resultaten van de inhuur een vl jaar na de inhuur (ngmaals) p inhudelijke en/f prcesmatige elementen met wrden berdeeld ( als we er nu p terugkijken, dan ). Delmatigheid: gebeurt de inhuur van externen tegen z laag mgelijke ksten Deze nrm is als vlgt geperatinaliseerd. Om te bereiken dat dit gebeurt tegen z laag mgelijke ksten is het ndzakelijk dat: Er sprake is van eenduidige regels met betrekking tt de aanbesteding van inhuurpdrachten; De regels drlpend, in alle relevante gevallen en bvendien schriftelijk aantnbaar wrden gevlgd. In die regels, die mgelijk in één dcument zijn pgenmen met de hiervr bedelde regels: wrdt verwezen naar terzake relevante regelgeving van hgere verheden, in het bijznder Eurpese aanbestedingsvrschriften; is p basis van grensbedragen aangegeven heveel en p welke wijze ptentiële pdrachtnemers vr een specifieke inhuurpdracht meten wrden benaderd; 7

11 is vastgelegd dat en he intern een richtinggevend f maximaal budget wrdt vastgesteld, dat als hard kader dient bij de berdeling van te ntvangen aanbiedingen van pdrachtnemers. Bven bepaalde grensbedragen dient dit budget te zijn gebaseerd p een uitgewerkte vrcalculatie; is aangegeven in welke gevallen en/f nder welke vrwaarden wel f niet akkrd wrdt gegaan met vaste aanneemsmmen f juist verrekening in regie; idem, waar het gaat m dr een pdrachtnemer te hanteren algemene leveringsvrwaarden; is bepaald he in vrkmende gevallen de selectie van ptentiële pdrachtnemers met geschieden (redelijke spreiding, wel f geen vrselectie p basis van eigen eerdere ervaringen, enzvrts); is vastgelegd p welke wijze en aan de hand van welke criteria aanbiedingen c.q. ffertes wrden getetst en berdeeld. Vanzelfsprekend speelt het criterium prijs daarbij een rl, een rl die verigens met name bij niet- cmmdity dienstverlening (specialistisch advieswerk, juridische zaken, et cetera) minder dminant kan zijn; is aangegeven p welke wijze de (vrgenmen) keuze vr een pdrachtnemer ambtelijk en/f bestuurlijk wrdt geaccrdeerd; is vastgelegd he gedurende de uitvering van een inhuurpdracht een drlpende vrm van budgetbewaking plaatsvindt (alsmede p basis waarvan dat gebeurt: wekelijkse urenverantwrding, tussentijdse rapprtages, specificaties bij facturen, enzvrts); is bepaald dat direct na afrnding van een inhuurpdracht een vrm van nacalculatie wrdt pgesteld, die (in vrkmend geval) wrdt vergeleken met de vrcalculatie. 8

12 1.3 Onderzeksaanpak Stap 1 Hrdijk & Hrdijk BV heeft p basis van het vrnderzek van de rekenkamercmmissie de vraagstelling en de nderzeksaanpak verder uitgewerkt. De uitwerking is afgestemd met de vrzitter en de secretaris van de rekenkamercmmissie. Stap 2 Vastgesteld is welke kwantitatieve infrmatie dr de ambtelijke rganisatie kan wrden geleverd en in heverre die aansluit p de definitie. Als uitgangspunt is gehanteerd dat de kwantitatieve infrmatie niet dr de nderzekers uit basisbestanden heft te wrden geselecteerd. De rekenkamercmmissie heeft vastgesteld dat kwantitatieve infrmatie wrdt verzameld ver de jaren 2006 t/m Stap 3 Er zijn gesprekken geverd ver het kwantitatieve en kwalitatieve materiaal met: Gemeentesecretaris en hfd P&O ver het beleid Hfd Financiën ver de kwantitatieve gegevens en de relatie met de begrtingsstukken Stap 4 Er zijn tien dssiers geselecteerd, waar p basis van een vragenlijst nader inzicht is verkregen in deltreffendheid en delmatigheid van de casus. Hrdijk & Hrdijk heeft een vrstel gedaan vr de selectie, de rekenkamercmmissie heeft de selectie vastgesteld. Stap 5 Een cncept rapprtage is aan de rekenkamercmmissie vrgelegd, na bespreking is het rapprt vastgesteld. De rekenkamercmmissie heeft wat betreft de vrmgeving aangegeven vrkeur te hebben vr een rapprtage, die gebruikt kan wrden m te integreren in een rapprt van de cmmissie zelf. Het nderzek is uitgeverd in de peride nvember 2008 tt en met april Bij de uitvering van het nderzek is Hrdijk & Hrdijk BV ndersteund dr de secretaris van de rekenkamercmmissie. Er is eenmaal tussentijds teruggekppeld naar de rekenkamercmmissie. Daarnaast is er regelmatig vrtgangsverleg geweest met de secretaris van de rekenkamercmmissie. 9

13 1.4 Leeswijzer In hfdstuk 1 van dit rapprt zijn met name de vraagstelling en de aanpak van het nderzek aan de rde gekmen. In hfdstuk 2 wrdt ingegaan p het aanbestedingsbeleid van de gemeente Krimpen aan den IJssel. In hfdstuk 3 wrdt verslag gedaan van de kwantitatieve analyse en in hfdstuk 4 wrdt ingegaan p de kwalitatieve analyse. 10

14 II Aanbestedingsbeleid gemeente Krimpen aan den IJssel 2.1 Beleidsregels inhuur externen In deze paragraaf wrdt de deelvraag beantwrd: Welk beleid ligt ten grndslag aan de praktijk van inhuur van externe krachten? De gemeente Krimpen aan den IJssel heeft geen beleidsnta ver inkp en aanbesteding. Inhuur van externe adviseurs wrdt dr de sectren zelf geregeld. Dr de budgethuder van het budget extern advies wrdt wel getetst. Vr inhuur persneel derden zijn in het verleden wel richtlijnen p papier gezet, maar dit dcument is niet meer actueel. Er is een cncept gemaakt vr een nieuwe richtlijn. De hfdlijnen van dit cncept wrdt hiernder weergegeven. Uitgangspunten nieuwe richtlijn In de begrting is de pst Inhuur tijdelijk persneel pgenmen, inhudende de inhuur van: persneel van derden ter vervanging van bestaande vacatureruimte uitzendkrachten stagiaires vakantiekrachten Onder de begrtingspst Inhuur tijdelijk persneel vallen niet: vervangers dcenten muziekschl (eigen budget van muziekschl); inhuur van persnen en capaciteit via adviesbureaus vr advieswerk, prjecten f pleiding en training. P&O is budgethuder van de begrtingspst Inhuur tijdelijk persneel. Bij de aanpak, die in de cncept richtlijn wrdt beschreven, is het uitgangspunt: geen inhuur tijdelijk persneel, tenzij... Hiermee kmt tt uitdrukking dat inhuur niet vanzelfsprekend is, maar uitzndering. Vrdat tijdelijk persneel wrdt ingehuurd zal het nadrukkelijker dan vrheen ndzakelijk zijn na te gaan f inhuur van tijdelijk persneel echt ndig is. Een leidinggevende met eerst aantnen waarm bijvrbeeld herschikking f uitstel van werkzaamheden niet mgelijk is en wat de gevlgen daarvan zijn. Ok zal de leidinggevende tijdig een verzek meten indienen. Nu kmt het (vaak) vr dat in een (te) laat stadium een verzek wrdt ingediend. Daardr ntstaat tijdsdruk dat een evenwichtige nderzek naar alternatieven belemmert. Om inhuur persneel derden terug te dringen zijn er verschillende mgelijkheden: 11

15 1. interne uitwisseling Het is mgelijk dat er capaciteit beschikbaar is binnen de gemeente, bijvrbeeld bij andere afdelingen. Bij het ntstaan van de wens tt inhuur dient in het managementteam deze capaciteitsvraag aan de rde te wrden gesteld. 2. wachttijd bij vervanging / herschikking f uitstel taken Vrdat wrdt vergegaan tt inhuur van tijdelijk persneel zal in de regel een wachttijd aangehuden meten wrden van minimaal 2 maanden. Gedurende deze peride kan wrden bezien in heverre herschikking f uitstel van taken mgelijk is. Onder herschikking f uitstel van taken valt.a.: aangepaste pririteitenstelling, andere rganisatie van de werkprcessen, verdeling van taken ver meerdere functinarissen, het niet f slechts beperkt uitveren van bepaalde taken gedurende een vastgestelde peride etc. 3. aanpassing werktijden Een mgelijke plssing kan zijn m tijdelijk gedurende een vraf afgesprken peride de werktijd van één f meer medewerkers uit te breiden en in een latere peride de werktijd navenant in te krten. Per sald zijn hier geen extra ksten aan verbnden. Een andere plssing is dat één f meer medewerkers tijdelijk langer gaan werken. Dat kan in de vrm van werktijduitbreiding f in de vrm van veruren. 4. samenwerking met andere gemeenten Deze mgelijkheid is p een uitzndering na, niet benut. Het is de meite waard m te bezien f er binnen de regi samenwerkingsmgelijkheden zijn. 5. inzet van stagiaires en trainees, zals duaal studenten Het penstellen van stageplekken heeft een tweeledig del. Enerzijds studenten de gelegenheid geven kennis te nemen van de praktijk, anderzijds de rganisatie kennis te laten maken met nieuwe ntwikkelingen. Tevens is het een kweekvijver vr eventuele nieuwe medewerkers, zals in het verleden meermalen is gebleken. De fiscus stimuleert de inzet van studenten dr een afdrachtvermindering lnheffing. Ok biedt het A&O fnds subsidies aan p dit gebied. Een andere mgelijkheid is de inzet van duaal studenten. Dat zijn HBO-studenten die de laatste 1 f 2 jaar van hun studie 4 dagen per week werken en 1 dag studie vlgen. Afspraken ver de duur van 1 f 2 jaar zijn vaak mgelijk. Een apart cntract en vergeding zullen wrden ntwikkeld. 6. re-integratie Alhewel dit instrument slechts beperkt ingezet kan wrden is het ged het hier te nemen. Medewerkers die uitvallen dr ziekte meten z snel mgelijk terugkeren naar hun eigen werkplek. De inzet van re-integratie kandidaten buiten de eigen werkplek is een mgelijkheid m de kansen p (spedige) terugkeer in het arbeidsprces te vergrten. 12

16 Werkwijze Bij de werving en selectie van persneel krijgen de leidinggevende adviezen en ndersteuning van P&O. Bij de inhuur van persneel wrdt p dezelfde wijze gewerkt. P&O heeft daarbij ng een andere rl, namelijk die van budgethuder. Dit betekent dat leidinggevende en P&O, ieder vanuit hun eigen verantwrdelijkheid, gezamenlijk het bureau en de kandidaat selecteren. De leidinggevende is hierin leidend. Op basis van de richtlijn dienen de vlgende uitgangspunten te wrden gehanteerd: inhuur vindt niet f beperkt (in mvang en in tijd) plaats terughudend gebruik van het budget inhuur blijft binnen de beschikbare vacatureruimte van de in de vullen functie de start van de inhuur geschiedt alleen na testemming budgethuder. de inhuur van tijdelijk persneel is beperkt tt maximaal 3 maanden. Vr een eventueel vervlg is een nieuw verzek en testemming ndig de persneelsadviseur wrdt betrkken bij de inhuur van tijdelijk persneel De werkwijze is als vlgt: 1. De eerste twee maanden nadat de rsprnkelijke functinaris zijn werkzaamheden niet kan verrichten, vindt geen inhuur plaats. 2. Criteria vr inhuur zijn: a. ksten blijven binnen de vacatureruimte b. maximaal inhuur van drie maanden, daarna nieuw verzek c. bij inzet tijdens eerste twee maanden f bij verschrijding budget vacatureruimte kan inhuur alleen nadat de budgethuder (teamleider P&O) de gemeentesecretaris heeft geraadpleegd 3. Leidinggevende dient verzek in vr inhuur tijdelijk persneel na verleg met de persneelsadviseur. 4. Indien wrdt vldaan aan criteria vlgt testemming budgethuder (teamleider P&O), eventueel na raadpleging gemeentesecretaris. 5. Keuze dr leidinggevende (verantwrdelijk vr werk) van uitzendrganisatie f detacheringsbureau en P&O (persneelsadviseur, tevens budgetverantwrdelijke). 6. Werving tijdelijke kracht wrdt geverd dr leidinggevende en medewerker P&O / persneelsadviseur. 7. Cntracten lpen via P&O. Ondertekening geschiedt dr de gemeentesecretaris. 8. P&O legt afspraken vast in het verzicht Inhuur tijdelijk persneel. 9. Leidinggevende bewaakt dat de inhuur binnen het afgesprken budget (uren en peride) blijft; bij dreigende verschrijding vlgt een nieuw verzek. P&O heeft hier een cntrlerende en signalerende rl. 10. MT ntvangt peridiek (één keer per kwartaal) een verzicht met de stand van zaken van inhuur tijdelijk persneel. 11. De budgethuder is bevegd m testemming te verlenen vr stages, die krter duren dan zes maanden en vr de inhuur van vakantiekrachten. 13

17 2.2 Inhuur externen in de praktijk In deze paragraaf wrdt de deelvraag In heverre kmen beleid en praktijk vereen? beantwrd. Het beeld van de uitveringspraktijk is gevrmd p basis van de gesprekken met de gemeentesecretaris en het hfd P&O van de gemeente Krimpen aan den IJssel en de infrmatie in de specifieke inkpdssiers. Inhuur algemeen Er zijn drie cmpnenten te nderscheiden bij inhuur van externen: 1. De gemeente Krimpen aan den IJssel heeft een aantal vaste relaties met externe adviseurs. Het gaat dan m stedenbuwkundig (circa à per jaar), verkeerstechnisch (circa ) en milieutechnisch advies. Veel van deze ksten zullen ten laste van prjecten wrden gebekt en dus wrden geactiveerd. Deze vaste adviesrelaties wrden niet regelmatig pnieuw aanbesteed. De stedenbuwkundig adviseur werkt al 35 jaar vr de gemeente. Er wrdt p jaarbasis met hem een prgramma afgesprken, waarbij er afspraken wrden gemaakt ver het aantal uren en het tarief. 2. Extern advies p ad hc basis. Bijvrbeeld vr de rerganisatie van het ambtelijk apparaat is een rganisatieadviseur ingehuurd. In z n geval wrden er wel meerdere ffertes gevraagd. 3. Inhuur persneel derden m vacatures tijdelijk p te vullen, zieken te vervangen en piekwerkzaamheden p te vullen. Werkwijze inhuur persneel derden Op basis van de infrmatie, verkregen uit de interviews, kan het vlgende beeld wrden geschetst van de prcedure bij inhuur persneel derden (er is nu geen dcument vr handen waarin het vigerend beleid is beschreven): Er wrdt een budget vastgelegd in de gemeentebegrting. Dit budget is met pzet laag gehuden. Als er sprake is van extra inhuur van persneel van derden ten pzichte van het vastgestelde budget wrdt er cmpensatie geleverd vanuit de vacatureruimte binnen het P-budget. Op die wijze werd in 2008 het rsprnkelijke budget van 0,25 miljen in de lp van het jaar pgehgd naar 1,5 miljen. De wethuder heeft verigens steeds aan de gemeenteraad gemeld dat dit de systematiek was; Het sectrhfd dient een verzek in bij het hfd P&O. Als ze tt een gezamenlijk standpunt (in de vrm van een vrstel p papier) kmen wrdt dat aan de gemeentesecretaris vrgelegd; Als de gemeentesecretaris, die in de regel rechtstreeks met het sectrhfd ver het verzek in verleg treedt, een psitief besluit neemt wrdt het vrstel verder uitgewerkt (het aantal uren wrdt vastgesteld en er wrdt bepaald welke bureaus wrden benaderd); Tensltte met het cllege van B&W een besluit nemen; Ieder kwartaal levert P&O een verzicht aan van inhuur persneel derden. Dit wrdt met de gemeentesecretaris en in het MT besprken. 14

18 De gemeente heeft een P-budget van circa 11,5 miljen en er werd in 2008 vr circa 1 miljen persneel van derden ingehuurd. De inhuur kn uit de vacatureruimte wrden bekstigd. De sectr Samenleving heeft de afgelpen twee jaar veel ingehuurd. Orzaken waren extra werkzaamheden (uitwerking subsidiebeleid, invering Wm, nieuw beleid ten aanzien van leerplicht), terughudendheid bij het vervullen van vacatures in verband met de rerganisatie in cmbinatie met vertrek van zittende persneel. Ok bij andere delen van de ambtelijke rganisatie, die betrkken zijn bij de rerganisatie, is sprake geweest van terughudendheid bij het vervullen van vacatures. De manier waarp met het budget wrdt mgegaan is in de begrting 2009 gewijzigd. De verwachting is nu dat er met een structureel bedrag van 0,55 miljen vldende is geraamd vr inhuur persneel derden. Dit bedrag wrdt gezien als de structurele cmpnent van de 1 miljen, die in 2008 is gerealiseerd. Ok is er als gevlg van de rerganisatie nu een beter beeld van de in het ttaal bendigde capaciteit. In de begrting 2009 is een verhging van de persneelsfrmatie met circa 3 fte verwerkt. De gemeentesecretaris hanteert de vlgende criteria m de aanvragen vr inhuur persneel derden te berdelen: De dagelijkse gang van zaken met kunnen drgaan (vrbeelden zijn het lket, dat pen met zijn vr het publiek f het tezicht in het zwembad, dat dr een badmeester met wrden uitgeefend); Zijn er mgelijkheden m de werkzaamheden binnen de afdeling p te vangen. Z ja, dan zal dat eerst vr een peride meten gebeuren; Zijn de werkzaamheden uit te stellen; daarvr zullen bij beleidsafdelingen meer mgelijkheden (bijvrbeeld het schrijven van een beleidsnta) zijn dan bij uitverende afdelingen; Kan er tussen de sectren iets geregeld wrden. Dr het hanteren van deze criteria wrdt er naar de inschatting van de gemeentesecretaris bij gemiddeld één van de drie aanvragen een andere beslissing genmen dan werd vrgesteld. Mantelvereenkmsten Vr de inhuur van persneel derden zijn medi jaren 90 van de vrige eeuw bureaus geselecteerd waarmee zaken wrdt gedaan. Ten begin deze eeuw de arbeidsmarkt krap werd knden de preferred suppliers niet leveren en werd er veel buiten de bestaande cntracten m ingehuurd. Een nieuwe ntwikkeling is dat de gemeente Rtterdam een mantelvereenkmst flexibele arbeid heeft afgeslten met drie partijen (gebundelde uitzendbureaus). Er gaat een advies naar het cllege van B&W m als gemeente Krimpen aan den IJssel mee te den met dit cntract. Met de bureaus die nder de mantelvereenkmst vallen wrdt k nu al in veel gevallen zaken gedaan, maar nder de mantelvereenkmst zal dit naar verwachting wel tegen lagere tarieven kunnen gebeuren. 15

19 Het cntract geldt vr alle functies en functieniveaus, met uitzndering van zeer specialistische f zeer hgwaardige functies (functies in schaal 15 en hger met een uurtarief van meer dan 150 Eur). Het ttale pakket van de inhuur van flexibele arbeid is nderverdeeld in twee hfdcategrieën: Categrie I : Flexibele arbeid schaal 1-8 Inhuur van kandidaten die werken vlgens gemeentelijke CAR en die een kppeling hebben met interne schalen. Categrie II: Flexibele arbeid schaal 9 15 Inhuur van kandidaten die werken p basis van een af te spreken uurtarief. De aanvraag vr kandidaten en aanvullende dienstverlening gebeurt via een nadere cncurrentiestelling. Dit betekent dat bij alle drie de leveranciers dezelfde aanvraag wrdt gedaan. Dr de nderlinge cncurrentie wrden kandidaten vr een gede prijs/kwaliteitverhuding vrgedragen. Per fferte aanvraag wrdt p cmmerciële en kwalitatieve aspecten de pdracht aan één van de partijen gegund. Dit gebeurt middels een Nadere Overeenkmst (NOK). Dr de methde van nadere cncurrentiestelling wrdt de prijs van te leveren dienstverlening bepaald dr nderlinge cncurrentie tussen de gecntracteerde bureaus. Zij presenteren hun kandidaten tegen een gede prijs/kwaliteit verhuding waardr de prijs een afspiegeling is van de actuele beschikbaarheid p de arbeidsmarkt en de cncurrentiekracht van de diverse bureaus. Vr het zeken en aanleveren van een kandidaat (CV), alsmede het uitbrengen van een fferte krijgen de bureaus per aanvraag een termijn van: maximaal 3 werkdagen Categrie I maximaal 5 werkdagen Categrie II De drie bureaus wrden peridiek berdeeld aan de hand van een berdelingssysteem p basis van Kritieke Prestatie Indicatren (KPI s). Het gaat daarbij m: KPI s ter stimulering van nderlinge cncurrentie en KPI s m de dienstverlening te tetsen aan cntractvereisten De mantelvereenkmsten hebben een lptijd van 2 jaar met de mgelijkheid van verlenging met tweemaal één jaar. 16

20 2.3 Cnclusies en aanbevelingen Cnclusies De gemeente Krimpen aan den IJssel heeft geen inkpbeleid gefrmuleerd. Het inkpbeleid van de gemeente is dus niet te tetsen aan het in hfdstuk 1 gefrmuleerde nrmenkader; Recent is het beleid met betrekking tt inhuur persneel derden pnieuw p papier gezet; In het beleid wrdt niet betrkken de psitie van externen in de rganisatie en hun verhuding tt de taken van en reguliere werknemers. k de getalsmatige verhuding tussen inhuur en reguliere werknemers in relatie tt de cntinuïteit van gemeentelijk beleid en de invering daarvan wrdt niet in het beleid betrkken; Als het beleid met betrekking tt inhuur persneel derden wrdt getetst aan het in hfdstuk 1 gefrmuleerde nrmenkader met betrekking tt deltreffendheid valt p dat: het begrip persneel derden niet eenduidig is gedefinieerd; geen grensbedrag (per jaar, per pdrachtnemer, anderszins) is aangegeven, waarbven deze beleidsregels van tepassing zijn; niet is vastgelegd dat de van inhuur te verwachten inhudelijke en/f prcesmatige resultaten vrafgaand aan die inhuur wrdt beschreven; wel is bepaald dat een vrstel vrafgaand aan de inhuur bestuurlijk wrdt gedgekeurd; geen vrschriften zijn pgenmen met betrekking tt de dssiervrming rnd de inhuur; niet is verwrd dat de resultaten van de inhuur een vl jaar na de inhuur p inhudelijke en/f prcesmatige elementen met wrden berdeeld. Als het beleid wrdt getetst aan het in hfdstuk 1 gefrmuleerde nrmenkader met betrekking tt delmatigheid valt p dat: niet wrdt verwezen naar relevante regelgeving van hgere verheden, in het bijznder Eurpese aanbestedingsvrschriften; niet p basis van grensbedragen is aangegeven heveel en p welke wijze ptentiële pdrachtnemers vr een specifieke inhuurpdracht meten wrden benaderd; niet is vastgelegd dat en he intern een richtinggevend f maximaal budget wrdt vastgesteld, dat als hard kader dient bij de berdeling van te ntvangen aanbiedingen van pdrachtnemers; niet is aangegeven in welke gevallen en/f nder welke vrwaarden wel f niet akkrd wrdt gegaan met vaste aanneemsmmen f juist verrekening in regie; 17

21 niet is aangegeven in welke gevallen en/f nder welke vrwaarden wel f niet akkrd wrdt gegaan met dr een pdrachtnemer te hanteren algemene leveringsvrwaarden; niet is bepaald he in vrkmende gevallen de selectie van ptentiële pdrachtnemers met geschieden (redelijke spreiding, wel f geen vrselectie p basis van eigen eerdere ervaringen, enzvrts); niet is vastgelegd p welke wijze en aan de hand van welke criteria aanbiedingen c.q. ffertes wrden getetst en berdeeld; wel is aangegeven p welke wijze de (vrgenmen) keuze vr een pdrachtnemer ambtelijk en/f bestuurlijk wrdt geaccrdeerd; wel is vastgelegd he gedurende de uitvering van een inhuurpdracht een drlpende vrm van budgetbewaking plaatsvindt (verzicht P&O); niet is bepaald dat direct na afrnding van een inhuurpdracht een vrm van nacalculatie wrdt pgesteld, die (in vrkmend geval) wrdt vergeleken met de vrcalculatie. De werkwijze met de mantelvereenkmsten is ng niet in het gefrmuleerde beleid pgenmen; De werkwijze in de praktijk leidt erte dat ged gestuurd kan wrden p de mvang van de inhuur persneel derden en dat de ksten hiervan beheersbaar zijn; De manier waarp met het budget wrdt mgegaan is ngewenst. Immers de gemeenteraad\keurt het lagere bedrag in de begrting ged en kan alleen achteraf cnstateren dat er meer is uitgegeven znder dat gedkeuring vr deze begrtingswijziging is gegeven. In de begrting 2009 is een andere systematiek gehanteerd. De verwachting is nu dat er met een structureel bedrag van 0,55 miljen vldende is geraamd vr inhuur persneel derden. Dit bedrag wrdt gezien als de structurele cmpnent van de 1 miljen, die in 2008 is gerealiseerd. Wat betreft de inhuur van externen, anders dan inhuur persneel derden, wrdt een tweeslachtig beleid geverd: enerzijds zijn er pdrachtgever - pdrachtnemer relaties, die al sinds jaar en dag bestaan en niet aan cncurrentiestelling nderhevig zijn. Anderzijds wrden vr ad-hc adviespdrachten (zals rerganisatieadviezen) wel meerdere ffertes gevraagd. Aanbevelingen Hierbven is gecncludeerd dat er ng een aantal manc s zijn aan te wijzen in de pzet en de werking van het inkpbeleid van de gemeente Krimpen aan den IJssel. De verbeterpunten liggen p diverse terreinen. In de literatuur met betrekking tt de inrichting van de inkpfunctie (de handreiking van VNG, PIA, IPO en UvW Verdien aan besteden ) wrden vier uitgangspunten benemd, die aandacht beheven bij de uitwerking en verbetering van het inkpbeleid: 1. het streven naar inkpsynergie; 2. het hanteren van een standaard werkwijze vr het inkpprces; 18

22 3. het cntinu zeken naar verbetermgelijkheden; 4. het beleggen van de eindverantwrdelijkheid vr de inkpfunctie. Om inkpsynergie te bereiken zal het inkpbeleid van de gemeente Krimpen aan den IJssel meer centraal meten wrden aangestuurd, Een inkpplan, mantelcntracten en een inkpcördinatr hren daarbij. Wat betreft de standaard werkwijze dient een inkphandbek te wrden gemaakt. Handhaving van de daarin pgenmen regels (inkpcntrl) hrt daarbij. Vr het zeken naar verbetermgelijkheden met de beschikbare menscapaciteit van vldende mvang zijn en het instrumentarium m te kunnen analyseren vr handen zijn. Het peridiek en bij vrkeur geautmatiseerd verzamelen van kwalitatieve en kwantitatieve infrmatie is ndzakelijk vr het besturen en verbeteren van de inkpfunctie. Denk bijvrbeeld bij kwantitatieve infrmatie aan het analyseren van het aantal leveranciers, het aantal facturen f het ttale inkpvlume. Denk bijvrbeeld bij kwalitatieve infrmatie aan het pstellen van leveranciersberdelingen, lnglists, shrtlists, vrkeurslijsten. Het beleggen van de eindverantwrdelijkheid vr de inkpfunctie en een meer centrale aansturing van het inkpprces vereist dat er een centrale staf is die de eindverantwrdelijkheid heeft vr de inkpfunctie en de budgethuders k aanspreekt p een gede (deltreffend, delmatig, rechtmatig) uitvering van het inkpbeleid. Het gaat hierbij dus m de vraag he m te gaan met integraal management. Integraal managers (f budgethuders) hebben een eigen taakstelling en wrden erp afgerekend f ze dat uitveren binnen het beschikbaar gestelde budget. In therie kan het beperkend zijn vr het realiseren van dienstverschrijdende inkpsynergie. Integraal managers kunnen immers zelf bepalen f ze deelnemen aan gezamenlijk inkpen, en kunnen er dus k vr kiezen m dit niet te den. Vanuit het algemeen belang kan men de vrijheid waarmee de individuele budgethuders pereren beperken. Frmalisering van de cncept richtlijn (na aanpassing p een aantal in het rapprt genemde punten) in cmbinatie met de intrductie van de raamcntracten, die gebruikt meten wrden vr alle gevallen van inhuur persneel derden, betekent dat p het punt van de inkpsynergie en p het punt van de standaard werkwijze een belangrijke slag wrdt gemaakt. Op de verige punten zijn ng verdere verbeteringen te bereiken. Om de situatie te kunnen vergelijken met andere gemeenten is bij deze rapprtage een bijlage gevegd met de uitkmsten p hfdlijnen van andere rekenkamerrapprten ver dit nderwerp (bijlage 1). 19

23 III Kwantitatieve analyse 3.1 Begripsbepaling, indeling in categrieën Begrippenkader in het Besluit aanbestedingsregels vr verheidspdrachten In het Eurpees aanbestedingsrecht is een nderscheid gemaakt tussen: Werken Leveringen Diensten Overheidspdrachten vr werken in de zin van het besluit betreffen enerzijds het ntwerpen en uitveren en anderzijds het laten uitveren van de in het besluit aanbestedingsregels vr verheidspdrachten (bijlage 1) vermelde werkzaamheden f werken. Een verheidspdracht die betrekking heeft p de aankp, leasing, huur f huurkp van prducten alsmede de daarbij kmende werkzaamheden vr het aanbrengen en installeren van de levering is een verheidspdracht vr leveringen in de zin van het besluit. Alle verheidspdrachten die geen betrekking hebben p werken f leveringen zijn verheidspdrachten vr diensten in de zin van het besluit. Diensten zijn nderverdeeld in diensten van bijlage 2, nderdeel A, f bijlage 2, nderdeel B, van het besluit, waarvr gedeeltelijk verschillende regels gelden. Wanneer een verheidspdracht zwel diensten als leveringen f werken betreft, is de waarde van de verschillende nderdelen drslaggevend. Dat hudt in dat wanneer de waarde van de diensten hger is dan de waarde van de levering f het werk, er sprake is van een verheidspdracht vr diensten. Is daarentegen de waarde van de levering (f van het werk) hger dan de waarde van de diensten dan is sprake van een verheidspdracht vr leveringen (f vr werken). In bijlage 2 bij deze rapprtage is de lijst pgenmen met de categrieën diensten, die wrden nderscheiden in bijlage 2 bij het Besluit aanbestedingsregels vr verheidspdrachten. De inhuur van externe medewerkers met in het kader van het nderzek nader wrden gedefinieerd, maar is in ieder geval een selectie binnen het begrip diensten, zals gehanteerd in het Besluit aanbestedingsregels vr verheidspdrachten. Definitie inhuur van externen Zals in hfdstuk I is aangegeven is de in het nderzek gehanteerde definitie: derden die tijdelijk en nder aansturing van gemeentelijk persneel taken vr de gemeente vervullen. Deze definitie is van tepassing p de vlgende categrieën: 20

24 categrie Benaming 8 Onderzeks- en ntwikkelingswerk 9 Accuntants en bekhuders 10 Markt- en pinienderzek 11 Advies inzake bedrijfsvering en beheer en aanverwante diensten 12 Diensten van architecten, ingenieurs; diensten in verband met stedenbuw en landschapsarchitectuur; diensten vr keuring en cntrle 21 Rechtskundige diensten 22 Arbeidsbemiddeling 3.2 Infrmatieverzameling ten beheve van de kwantitatieve analyse Ten beheve van de kwantitatieve analyse zijn de vlgende stappen gezet: Bij de start van het nderzek is een gesprek geverd met het hfd van de Sectr Financiën en Infrmatiebeheer en het hfd van de financiële administratie. Er is direct medewerking tegezegd en er zijn afspraken gemaakt ver het pleveren van gegevens uit de financiële administratie; De financiële administratie heeft een Excel bestand pgeleverd met daarin de verzichten van de betaalde facturen in de jaren 2006, 2007 en 2008 met betrekking tt: Persneel van derden; W.S.W. persneel; Juridische adviezen; Deskundige adviezen; Overige niet in te delen lasten. Per regel is aangegeven: Bekjaar en bekdatum; Crediteurennaam en nummer; Omschrijving en bedrag; Kstenplaatsnummer en mschrijving. Specifiek met betrekking tt inhuur persneel derden is infrmatie aangeleverd dr P&O vr wat betreft de jaren 2007 en Met betrekking tt de verzichten van P&O het vlgende: Het verzicht is bedeld als verplichtingenverzicht. De geraamde ksten zijn inclusief een pslag van 5% (BTW cmpensatie 2,65%, reisksten 1%, mgelijke tariefverhgingen 1,35%); P&O hudt in een aparte spreadsheet de betalingen bij (exclusief BTW) p basis van de ntvangen en gedgekeurde rekeningen. Daarna gaat de factuur naar financiën vr beking in de financiële administratie; 21

25 Alle psten p de lijst kmen ten laste van het budget inhuur persneel derden, met uitzndering de psten van de muziekschl, de stagiairs (de laatste pst zal in 2009 niet meer p het verzicht vrkmen) en de prepkrachten (wrden betaald via de salarisadministratie); In 2008 werd per ingehuurde persn een regel in het verzicht gebruikt, in 2009 zal er een regel wrden gebruikt per cllegebesluit. Er kunnen nu dus vr één persn meerdere regels wrden gebruikt, daarmee wrden verlengingen van inhuursituaties beter zichtbaar; Het is lastig m per afdeling een verzicht te maken van de inhuur, mdat er in 2008 ngal wat veranderd is in de rganisatie; Per ingehuurde persn is er een dssier beschikbaar met de relevante stukken. 3.3 Resultaten van de kwantitatieve analyse Inhuur algemeen De ttale inhuur van externen kan als vlgt in beeld wrden gebracht: Ontwikkeling ksten externen (p grtbekmschrijving) Duizenden (in Eur's) Deskundige adviezen Juridische adviezen Persneel van derden W.S.W.-persneel Overige niet in te delen lasten 22

26 Daarbij zijn met name de vlgende leveranciers betrkken: Tp 10 leveranciers 2008 (p grtbekmschrijving) Duizenden (in Eur's) Overige niet in te delen lasten Juridische adviezen Deskundige adviezen 100 W.S.W.-persneel 50 Persneel van derden 0 Schltes PenO Advies Prmen Maandag BMC Grep Leeuwendaal Advies B.V. Dutch grup B.V. PR Stuffers Ir Stedenbuwkundig Randstad Uitzendbureau E & S Grep 3 Akr Cnsult De verdeling ver de kstenplaatsen (met uitzndering van de kstenplaats Persneel van derden) zegt iets ver het del van de inhuur: Tp 10 ksten externen per kstenplaats (p basis van ttaal 2006 t/m 2008) Duizenden (in Eur's) Persneel van derden en stagiaires Organisatientwikkelingen Investeringen ICT nwe structuur Ksten WOZ Systeembeheer Financiele administratie Muzieknderwijs beleidsadvisering Beheer kinderberderij Verhaal, fraude en terugvrdering alg Gem verleg sluitende aanpak (GOSA) 23

27 Inhuur persneel derden Het kwantitatieve beeld van de inhuur persneel derden is als vlgt: Ksten persneel van derden en stagiaires per leverancier ttaal ksten aantal leveranciers gemiddelde ksten per leverancier Er zijn ver de peride 2006 t/m unieke leveranciers, hiervan zijn er 9 in alle drie jaren ingeschakeld. Omvang ver de jaren 2006 t/m 2008 varieert van tt bijna Ksten persneel van derden en stagiaires per inhuurgeval ttaal ksten aantal gevallen inhuur gemiddelde ksten per inhuur Er zijn ver de peride 2006 t/m unieke inhuurgevallen, hiervan zijn 7 persnen in alle drie de jaren dr de gemeente ingehuurd. Omvang ver de jaren 2006 t/m 2008 varieert per geval van een paar hnderd eur tt meer dan De verdeling ver de afdelingen in de jaren 2007 en 2008 is als vlgt: ksten persneel van derden per afdeling Stafafdeling Ondersteuning Sectr Ruimte en Burgerzaken Sectr Samenleving Sectr Financien en Infrmatiebeheer Dienst Openbare Werken Publiekscentrum Afdeling I&F Ttaal Kanttekening bij de ksten per afdeling: de Sectr Ruimte en Burgerzaken betreft in 2008 alleen de Sectr Ruimte; data zijn afkmstig uit verplichtingenadministratie P&O, deze gegevens wijken iets af van die van de afdeling financiën. De leveranciers waar de gemeente in 2008 wat betreft de inhuur van persneel derden zaken mee deed kent de vlgende tp 10: 24

28 Tp 10 leveranciers 2008 Leverancier Bedrag 1 Maandag BMC Grep Randstad Uitzendbureau B Leeuwendaal Advies B.V Netwerk Tiel Dutch grup B.V S Facee Schaeffer Masters in Finance E & S Grep Ecart Relatie eigen persneel extern persneel De gegevens met betrekking tt inhuur persneel derden zijn vr de jaren 2007 en 2008 gerelateerd aan de gegevens ver het ambtelijk persneel. daarte is eerst berekend heveel uren er in die jaren zijn ingehuurd dr de afdelingen: Uren inhuur persneel van derden per afdeling Stafafdeling Ondersteuning Sectr Ruimte en Burgerzaken Sectr Samenleving Sectr Financien en Infrmatiebeheer Dienst Openbare Werken Publiekscentrum Afdeling I&F Ttaal De afdeling Publiekscentrum en de afdeling I&F zijn nieuwe afdelingen. Deze zijn deels pgebuwd uit de reeds bestaande afdelingen. Een vergelijking met eerdere jaren is dan k niet ged te maken. Met betrekking tt de gegevens is het vlgende p te merken: data 2007 afkmstig van afdeling P&O, data 2008 p basis van sheet afdeling financiën. Gerealiseerde uren inhuur 2008 niet vrhanden in sheet P&O, alleen geraamde inhuur. Gerealiseerde uren inhuur 2007 sheet financiën niet naar afdeling te nderscheiden. Vervlgens is de inhuur persneel derden in fte uitgedrukt en naast de ambtelijke frmatie gezet: 25

29 Frmatie 2007 Afdeling intern extern % Sectr Financien & Infrmatiebeheer 24,9 0,9 3,8% Sectr Ruimte 24,7 1,3 5,2% Sectr Samenleving (excl. Muziekschl) 69,5 5,9 8,5% Stafafdeling ndersteuning 31,9 1,2 3,9% Dienst penbare werken 33,4 0,8 2,3% Ttaal gemeentelijk afdelingen 184,4 10,1 5,5% verige frmatie gemeente (griffier, gemeentesecr., bventallig, etc.) 9,0 frmatie Muziekschl 11,1 Ttale frmatie 204,5 Herkmst data: Intern: eigen frmatie afkmstig van aangevraagde frmatie 2007 in vrstel besluit aan B en W 2007/2008 Extern: uren afkmstig van sheet P&O, uur per fte gehanteerd Extern: kppeling naar afdelingen p basis van gegevens P&O Extern: betreft uitsluitend centraal ingehuurd persneel. De inhuur van persneel gebaseerd p aparte begrtingspsten blijven hierbuiten wegens het niet beschikbaar zijn cijfers ver uren. Vrbeelden hiervan zijn: systeembeheer, graven delven, vcale lessen en investeringen e.d.. Frmatie 2008 Afdeling intern extern % Sectr Financien & Infrmatiebeheer 19,1 0,4 2,2% Sectr Ruimte 18,4 1,2 6,3% Sectr Samenleving (excl. Muziekschl) 70,5 1,5 2,2% Stafafdeling ndersteuning 14,8 1,7 11,8% Dienst penbare werken 25,1 0,8 3,2% Publiekscentrum 14,4 1,2 8,0% Infrmatievrziening en Facalitaire zaken 27,1 0,7 2,7% Ttaal gemeentelijk afdelingen 189,3 7,6 4,0% verige frmatie gemeente (griffier, gemeentesecr., bventallig, etc.) 7,6 frmatie Muziekschl 11,1 Ttale frmatie 208,1 Herkmst data: Intern: eigen frmatie afkmstig van aangevraagde frmatie 2008 in vrstel besluit aan B en W 2008/2009 Extern: uren afkmstig van sheet financiën, 1872 uur per fte gehanteerd Extern: kppeling naar afdelingen p basis van gegevens P&O Extern: betreft uitsluitend centraal ingehuurd persneel. De inhuur van persneel gebaseerd p aparte begrtingspsten blijven hierbuiten wegens het niet beschikbaar zijn cijfers ver uren. Vrbeelden hiervan zijn: systeembeheer, graven delven, vcale lessen en investeringen e.d.. 26