3. Boeken op rekeningen (grootboek) We gaan uit van volgende beginbalans: Actief Beginbalans Passief

Transcriptie

1 3. Boeken op rekeningen (grootboek) We gaan uit van volgende beginbalans: Actief Beginbalans Passief Gebouwen Rollend materieel Handelsgoederen Bank Kapitaal Lening KBC Leveranciers Bij iedere transactie (aankoop, verkoop, betaling, ) zouden we een nieuwe balans moeten opstellen om de toestand van een onderneming te kunnen volgen. Dit is uiteraard onbegonnen werk. We zullen slechts op het einde van een periode (meestal op 31 december) een balans opmaken (= de eindbalans). In tussentijd moeten we de activiteiten van de onderneming zeer nauwkeurig registreren. Dit doen we aan de hand van T- rekeningen of het grootboek. Iedere balanspost zullen we uitsplitsen in rekeningen. De rekeningen die voorkomen op de actiefzijde van de balans noemen we actiefrekeningen. De rekeningen die voorkomen op de passiefzijde van de balans noemen we passiefrekeningen. De linkerzijde van de balans is de actiefzijde en de rechterzijde van de balans is de passiefzijde. De linkerzijde van een rekening is de debetzijde en de rechterzijde van een rekening is de creditzijde. We noteren de gegevens uit onze beginbalans op onze rekeningen en noteren het cijfer (0) om aan te duiden dat het om de begintoestand gaat. Een bedrag plaatsen op de debetzijde van een rekening noemen we een rekening debiteren. Een bedrag plaatsen op de creditzijde van een rekening noemen we een rekening crediteren. Het beginbedrag van de rekeningen die voorkomen op de linkerzijde (=actiefzijde) van de beginbalans, plaatsen we ook op de linkerzijde (=debetzijde) van de rekeningen. Het beginbedrag van de rekeningen die voorkomen op de rechterzijde (=passiefzijde) van de beginbalans, plaatsen we ook op de rechterzijde (=creditzijde) van de rekeningen.

2 Een actiefrekening ontstaat en vermeerdert op de debetzijde, ze vermindert en verdwijnt op de creditzijde. Een passiefrekening ontstaat en vermeerdert op de creditzijde, ze vermindert en verdwijnt op de debetzijde. Stijgen (of ontstaan) Dalen (of verdwijnen) Actiefrekening D C Passiefrekening C D Voor elke verrichting is steeds debet = credit. Actiefrekeningen vertonen steeds een debetsaldo = DS (debetzijde > creditzijde) en komen op de actiefzijde van de balans. Passiefrekeningen hebben een creditsaldo = CS (creditzijde > debetzijde) en komen op de passiefzijde van de balans. Als alle verrichtingen geboekt zijn, stellen we de eindbalans op. De rekeningen komen op de eindbalans met hun saldo, dat wil zeggen het verschil tussen de debetzijde en de creditzijde.

3 Basisvoorbeeld: 1. Een leverancier wordt betaald, bedrag EUR, RU nr. van de bank ontvangen. 2. We kopen voor EUR handelsgoederen aan bij Devos (100 eenheden aan 50 EUR per eenheid), 21% BTW, AF nr., 3 weken uitstel van betaling. 3. We verkopen voor EUR handelsgoederen aan Boelens (100 stuks aan 80 EUR per eenheid), 21% BTW. De aankoopprijs bedroeg 50 EUR/stuk. VF nr. (betaling op termijn). 4. We lossen een 1 ste schijf van onze lening bij KBC af. De looptijd van de lening bedraagt 10 jaar, RU nr We kopen voor EUR handelsgoederen bij Cloetens, AF nr., de aankoopprijs per eenheid bedraagt 50 EUR, 21% BTW. 6. We verkopen voor EUR handelsgoederen aan Dekens (20 eenheden aan 80 EUR per stuk), VF nr., 21% BTW. 7. BTW-regeling 8. Resultaatverwerking. 9. Sluitpost

4 Uitleg bij oplossing: 1. Een leveranciers wordt betaald, bedrag EUR, RU nr. van de bank ontvangen. We betalen een leverancier met de bank, dus zal onze schuld aan de leveranciers dalen met EUR, alsook onze bankrekening. Leveranciers is een passiefrekening die daalt, dus moeten we deze rekening debiteren. Bank is een actiefrekening die daalt, dus moeten we Bank crediteren. 2. We kopen voor EUR handelsgoederen aan bij Devos (100 eenheden aan 50 EUR per eenheid), AF nr., 3 weken uitstel van betaling, 21% BTW. Wanneer we de veranderingen meteen op de balans hadden aangeduid, hadden we de voorraad Handelsgoederen vermeerderd met EUR, Terug te vorderen BTW vermeerderd met EUR en was daartegenover onze schuld aan Leveranciers gestegen met EUR. Op rekeningen (= grootboek) zullen we de voorraad tijdens het jaar niet veranderen! Dit doen we slechts op het einde van de periode wanneer we de inventaris opmaken (= tellen van onze voorraad handelsgoederen in het magazijn). Het aankopen van handelsgoederen is een KOST zoals we weten en hiervoor gebruiken we een kostenrekening, nl. Aankopen Hg. Moeten we een kostenrekening debiteren of crediteren bij haar ontstaan (of bij een vermeerdering)? Het boeken van een kost kan je beschouwen als minder winst. Dit betekent een vermindering van Kapitaal (= een passiefrekening). Een passiefrekening die daalt, wordt gedebiteerd, vandaar dat we een kostenrekening zullen debiteren bij haar ontstaan of een vermeerdering. (Een kostenrekening die daalt, wordt gecrediteerd). Onze schuld aan de leveranciers stijgt, dus crediteren we rekening Leveranciers (passiefrekening die stijgt, dus crediteren). Hoewel we effectief de BTW aan onze leveranciers zullen moeten betalen, draaien we niet op voor de BTW (nuloperatie voor handelaar: leerstof bedrijfskolom). We zullen dit BTW-bedrag kunnen terugvorderen van de fiscus. Dit boeken we op rekening Terug te vorderen BTW, een actiefrekening. Een actiefrekening die stijgt of ontstaat wordt gedebiteerd.

5 3. We verkopen voor EUR handelsgoederen aan Boelens (100 stuks aan 80 EUR per eenheid), 21% BTW. De aankoopprijs bedroeg 50 EUR/stuk. VF nr. Indien we de balans meteen aanpassen aan deze verrichting zouden we de voorraad Handelsgoederen verminderen, Klanten vermeerderen, Overgedragen winst vermeerderen alsook Te betalen BTW vermeerderen. Het verkopen van handelsgoederen is een OPBRENGST voor een onderneming. We zullen dit dan ook boeken op een opbrengstenrekening, nl. Verkopen Hg. Moeten we een opbrengstenrekening debiteren of crediteren bij haar ontstaan (of bij een vermeerdering)? Het boeken van een opbrengst kan je beschouwen als meer winst. Dit betekent een stijging van Kapitaal (= een passiefrekening). Een passiefrekening die stijgt, wordt gecrediteerd, vandaar dat we een opbrengstenrekening zullen crediteren bij haar ontstaan of een vermeerdering. (Een opbrengstenrekening die daalt, wordt gedebiteerd). Onze klanten moeten ons het bedrag inclusief BTW betalen, dus EUR. Rekening Klanten zullen we dus vermeerderen (debiteren want actiefrekening) met EUR. Slechts EUR hiervan is echt voor ons (een opbrengst) EUR (het BTW-bedrag) zullen we wel ontvangen van onze klanten, maar moeten we doorstorten naar de fiscus, vandaar de naam Te betalen BTW. Dit is een schuld op ten hoogste 1 jaar en dus een passiefrekening. Te betalen BTW wordt dan ook gecrediteerd bij haar ontstaan of bij een vermeerdering. 4. We lossen een 1 ste schijf van onze lening bij KBC af. De looptijd van de lening bedraagt 10 jaar, RU nr.... Onze schuld aan KBC vermindert, dus debiteren we Lening KBC (passiefrekening die daalt, wordt gedebiteerd). We betalen dit met de bank, dus verminderen we Bank (actiefrekening die daalt, wordt gecrediteerd). 5. We kopen voor EUR handelsgoederen bij Cloetens, AF nr., de aankoopprijs per eenheid bedraagt 50 EUR, 21% BTW. We kopen voor EUR handelsgoederen, dit is een kost die stijgt en wordt geboekt op de kostenrekening Aankopen Hg (kost die stijgt dus debiteren). We moeten aan onze

6 leverancier eveneens de BTW betalen, dus onze schuld aan de leverancier bedraagt EUR. We zullen Leveranciers crediteren met EUR (passiefrekening die stijgt, dus crediteren). Het BTW-bedrag van 210 EUR is terugvorderbaar bij de fiscus, het is een vordering op ten hoogste 1 jaar, dus een actiefrekening. In deze boeking zullen we Terug te vorderen BTW debiteren (A.R. die stijgt) met 210 EUR. 6. We verkopen voor EUR handelsgoederen aan Dekens (20 eenheden aan 80 EUR per stuk), VF nr., 21% BTW. Zie verrichting BTW-regeling We hebben een bedrag Te betalen BTW (schuld aan de fiscus) en een bedrag Terug te vorderen BTW (vordering op de fiscus). Indien onze vordering groter is dan onze schuld zullen we geld terugkrijgen van de fiscus; indien onze schuld groter is dan onze vordering zullen we geld moeten doorstorten aan de fiscus (zie bedrijfskolom: eerste trimester). In dit geval is onze schuld aan de fiscus groter dan onze vordering op de fiscus. In plaats van beide rekeningen te laten bestaan zouden we graag uitsluitend het saldo (in dit geval Te betalen BTW ) overhouden. We verminderen (crediteren) de rekening Terug te vorderen BTW met haar volledige bedrag (deze rekening verdwijnt of wordt gesaldeerd) en boeken dit bedrag over naar de rekening Te betalen BTW. Deze rekening wordt verminderd, dus gedebiteerd (passiefrekening die daalt). In principe is er niets veranderd, maar op deze manier houden we slechts 1 BTW rekening over, nl. deze met het grootste bedrag. Op onze eindbalans zal Te betalen BTW komen te staan met het saldo dat we zullen moeten doorstorten aan de fiscus. Dit noemen we de BTW-regeling. 8. Resultaatverwerking Het verschil tussen de opbrengsten en de kosten is het resultaat, indien de opbrengsten groter zijn dan de kosten, hebben we winst. In ons voorbeeld hebben we EUR opbrengsten ( ) en EUR kosten ( ). De winst bedraagt dus EUR. Winst is een vermeerdering van kapitaal, maar in plaats van de rekening Kapitaal te vermeerderen (passiefrekening die stijgt, dus crediteren), gaan we dit bedrag noteren op een nieuwe rekening Overgedragen winst. Overgedragen winst behoort tot het eigen

7 vermogen (passiefzijde) en wordt dus gecrediteerd bij het ontstaan (of vermeerderen). Op deze manier blijven we het oorspronkelijk kapitaalbedrag zien. Kosten en opbrengstenrekeningen (ook beheersrekeningen genoemd) komen niet voor op de eindbalans. Om deze kosten en opbrengstenrekeningen te kunnen wegboeken (salderen) in de allerlaatste boeking (sluitpost) creëren we de rekening Over te dragen winst (kost die stijgt of ontstaat wordt gedebiteerd). Dit is een oneigenlijke KOSTEN rekening, die ervoor zorgt dat de kosten en opbrengsten in evenwicht worden gebracht en kunnen worden weggeboekt tegenover elkaar in de sluitpost. 9. Sluitpost In de sluitpost worden alle kosten- en opbrengstenrekeningen tegenover elkaar weggeboekt (gesloten of gesaldeerd). De opbrengstenrekeningen worden dan gedebiteerd (opbrengst die daalt) en de kostenrekeningen worden dan gecrediteerd (kost die daalt). Voor de actief- en passiefrekeningen wordt het DS (debetsaldo) of CS (creditsaldo) berekend en deze rekeningen komen met dit bedrag op de eindbalans. Actiefrekeningen vertonen steeds een debetsaldo; passiefrekeningen vertonen steeds een creditsaldo. AFSPRAAK: In onze oefeningen en op onze feestjes in het 3 de jaar, zullen we alleen een winstsituatie tegenkomen. OPMERKING: De belangrijkste verschilpunten tussen een balans en een rekening. BALANS Statisch: beeld van de toestand van de onderneming op een bepaald ogenblik Betrekking op alle activa- en passivabestanddelen Linkerzijde = actief, rechterzijde = passief Actief = passief REKENING Dynamisch: wordt gebruikt bij de boeking van elk document Betrekking op 1 enkel actief- op passiefbestanddeel Linkerzijde = debet, rechterzijde = credit Debetbedrag = creditbedrag bij elke boeking

8 SAMENGEVAT: De actief- en passiefrekeningen noemen we balansrekeningen (komen op de balans te staan) en de kosten- en opbrengstenrekeningen noemen we beheersrekeningen (bepalen het resultaat van de onderneming). Kosten- en opbrengstenrekeningen komen NOOIT voor op de eindbalans, maar verdwijnen steeds in de sluitpost, vóór het opstellen van de eindbalans (ze zijn vertegenwoordigd via hun saldo (overgedragen winst / overgedragen verlies) op de eindbalans). Boekingsregels: Stijgen (of ontstaan) Dalen (of verdwijnen) Actiefrekening D C Passiefrekening C D Stijgen (of ontstaan) Dalen (of verdwijnen) Kostenrekening D C Opbrengstenrekening C D

9 4. Oefeningen op grootboek (boeken op rekeningen) Oefening 1: A. Boek onderstaande gegevens op rekeningen. 0. Begintoestand: Gebouwen: EUR Meubilair: EUR Handelsgoederen: EUR Bank: EUR Kapitaal:?? Lening Dexia: EUR Leveranciers EUR 1. We kopen voor EUR handelsgoederen aan bij Safina, 21% BTW, AF nr. (de aankoopprijs per eenheid bedraagt 100 EUR per stuk) 2. We betalen een 1/10 van onze lening bij Dexia af, RU nr. 3. We verkopen voor EUR handelsgoederen aan Chandry, 21% BTW, VF nr. (de prijs per eenheid bedraagt 200 EUR) 4. We betalen een leverancier, EUR, RU nr. 5. Chandry betaalt zijn volledige schuld, RU nr. 6. Een nieuwe vennoot komt bij in de onderneming en brengt EUR extra in de zaak, RU nr. 7. BTW-regeling. 8. Resultaatverwerking. 9. Sluitpost. B. Stel de gerubriceerde eindbalans op.

10 Oefening 2: 0. Begintoestand: Gebouwen: EUR Rollend materieel: EUR Handelsgoederen: EUR Klanten: EUR Bank: EUR Kapitaal:?? Lening Fortis: EUR Leveranciers: EUR A. Boek onderstaande gegevens op rekeningen. 1. We verkopen voor EUR handelsgoederen (verkoopprijs 30 EUR per eenheid) aan Djokovic, 21% BTW, VF nr. 2. We betalen onze leveranciers, EUR, RU nr. 3. We gaan een extra lening aan bij Dexia voor een looptijd van 5 jaar, EUR, RU nr. 4. We kopen voor EUR handelsgoederen bij Sukova (aankoopprijs per eenheid: 15 EUR), 21 % BTW, AF nr. 5. We kopen een machine aan die we 5 jaar denken te zullen gebruiken, aankoopprijs: EUR, 21% BTW, AF nr. 6. We lossen 1/10 af van onze lening bij Fortis, RU nr. 7. We kopen voor EUR handelsgoederen bij Kournikova (aankoopprijs per eenheid: 15 EUR), 21 % BTW, AF nr. 8. Djokovic betaalt zijn factuur, RU nr. 9. BTW-regeling. 10. Resultaatverwerking. 11. Sluitpost. B. Stel de gerubriceerde eindbalans op.

11 Oefening 3: 0. Begintoestand: Gebouwen: EUR Meubilair: EUR Handelsgoederen: EUR Klanten: EUR Bank: EUR Kapitaal:?? Lening Fortis: EUR Leveranciers: EUR A. Boek onderstaande gegevens op rekeningen. 1. We verkopen voor EUR handelsgoederen (verkoopprijs 30 EUR per eenheid) aan Safin, 21% BTW, VF nr. 2. We betalen onze leveranciers, EUR, RU nr. 3. We gaan een extra lening aan bij Fortis voor een looptijd van 10 jaar, EUR, RU nr. 4. We kopen voor EUR handelsgoederen bij Sukova (aankoopprijs per eenheid: 15 EUR), 21 % BTW, AF nr. 5. We kopen een bestelwagen aan die we 5 jaar denken te zullen gebruiken, aankoopprijs: EUR, 21% BTW, AF nr. 6. We lossen 1/10 af van onze lening bij Fortis, RU nr. 7. We kopen voor EUR handelsgoederen bij Gonzalez (aankoopprijs per eenheid: 15 EUR), 21 % BTW, AF nr. 8. Safin betaalt zijn factuur, RU nr. 9. BTW-regeling. 10. Resultaatverwerking. 11. Sluitpost. B. Stel de gerubriceerde eindbalans op.