Handleiding budgettering

Transcriptie

1 Handleiding budgettering A. Algemene opmerkingen Bij het budgetteren komen zeer veel berekeningen voor, wat dus een grote kans op rekenfouten met zich meebrengt. Bovendien bestaat de kans dat die rekenfouten door de ganse oefening worden meegenomen. Nochtans is dit te vermijden! a. Ten eerste is het belangrijk om proper te werken, zodat je geen fouten maakt door je eigen geschreven getallen verkeerd te lezen! Het klinkt misschien vanzelfsprekend, maar het gebeurt veel te vaak. Zelfs het aflezen van getallen van het scherm van de rekendoos komt voor. Deze fouten zijn uiteraard vermijdbaar mits de nodige concentratie en nauwkeurigheid. b. Wat nog belangrijker is, is het gebruik maken van de verschillende controlemogelijkheden die bij je berekeningen kunnen worden toegepast. Het neemt enkele seconden meer tijd in beslag, maar bespaart nadien een hele hoop miserie. Het is immers niet evident (en zeer frustrerend) om na het opstellen van de eindbalans een gemerkte fout te gaan opsporen. c. Het onderkennen en toepassen van deze controlemogelijkheden bewijst immers dat je het nodige inzicht hebt verworven. De boodschap is dus eerst alles zeer goed begrijpen en zeker geen middeltjes van buiten leren. Met wat geluk kan je die de volgende dag nog toepassen (?), maar alleszins zal het Chinees lijken wanneer je deze leerstof moet herinoefenen voor de festiviteiten in juni.

2 B. Extra uitleg bij berekeningen 1. Voorraadbudget De voorraad wordt steeds gewaardeerd aan aankoopkostprijs (AKP)!!! Veronderstel dat de voorraad op het einde van kwartaal 2 minstens 25% van de verwachte omzet in kwartaal 3 moet bedragen. De verwachte omzet in kwartaal 3 bedraagt bijvoorbeeld EUR en de AKP bedraagt 50% van de VP (verkoopprijs). Dan wordt de voorraad op het einde van kwartaal 2: 25% van 50% van EUR 2. Aankoopbudget a. Kan bestaan uit een deel aankopen voor de omzet en een deel aankopen voor de voorraad. Indien alleen aangekocht wordt om aan de omzet te voldoen van dat kwartaal (uiteraard aan AKP!!) en niets voor de voorraad wordt aangekocht, dan blijft de voorraad constant ten opzichte van het vorige kwartaal. Alles wat aangekocht wordt zal dan immers ook verkocht worden, dus wijzigt de voorraad niet! b. Het is totale jaarlijkse bedrag van zowel de aankopen voor de omzet als de aankopen voor de omzet dat overeenkomt met Aankopen Hg in de resultatenrekening. c. Nooit inclusief BTW in het aankoopbudget!! Aankopen van handelsgoederen is een KOST, de BTW die we inderdaad moeten betalen als handelaar is geen KOST (wel een uitgave), maar een VORDERING op de fiscus. Het is de consument (eindgebruiker) die de BTW draagt en niet de handelaar. Voor de handelaar is BTW een nuloperatie. Hij krijgt terug wat hij aan BTW heeft betaald aan zijn leveranciers en stort de BTW door die hij heeft ontvangen van zijn klanten. 3. Liquiditeitenbudget a. Hierin staat wat effectief uitgegeven en ontvangen wordt in het respectievelijke kwartaal!! Een uitgave komt niet noodzakelijk overeen met een kost, zo ook komt een ontvangst niet noodzakelijk overeen met een opbrengst! Zo is het aankopen van een vrachtwagen in het eerste kwartaal effectief een uitgave (geen kost!!), want die vrachtwagen moet echt betaald worden op dat moment, dus er gaat geld buiten (uitgave). Maar zoals we weten komt het aankopen van een vrachtwagen niet voor in de resultatenrekening, want het is geen kost. Anders zou het

3 boekjaar waarin de investering gebeurt, benadeeld worden ten opzichte van de komende boekjaren waarin de vrachtwagen ook gebruikt wordt. Door middel van afschrijvingen worden de kosten gespreid over de volledige levensduur van de vrachtwagen. Het afschrijven op het einde van het jaar is dus het boeken van een kost (dus resultatenrekening), maar op dat moment gaat er geen geld buiten (dus geen uitgave), dus afschrijvingen komen niet voor in het liquiditeitenbudget!! b. Liquiditeitenbudget kan je bekijken als een evolutie van de liquide middelen (rekening Bank ). Het beginsaldo in kwartaal 1 van het te budgetteren jaar is dus het saldo dat op het einde van het afgelopen jaar op rekening Bank terug te vinden is. c. Bij aankopen (bijvoorbeeld handelsgoederen, diensten en diverse goederen, investeringsgoederen) wordt er steeds BTW betaald aan de leveranciers. Hoewel die BTW door de handelaar kan teruggevorderd worden van de fiscus is het op het moment van de aankoop wel degelijk een uitgave. Het bedrag dat we aan de leveranciers dienen te betalen en dat voorkomt in het liquiditeitenbudget is dus inclusief BTW. Indien we een leverancierskrediet toegestaan krijgen (uitstel van betaling) van bijvoorbeeld 2 maanden. Betekent dat van alles wat we in het betreffende kwartaal hebben aangekocht, we slechts 1/3 in dat kwartaal zullen betalen en 2/3 in het volgende kwartaal. d. Voor het verkopen van handelsgoederen aan klanten geldt dezelfde redenering. We ontvangen effectief BTW van onze klanten (al is de BTW niet voor ons, maar voor de fiscus, dus hebben we een schuld aan de fiscus), dus zullen de bedragen van Klanten inclusief BTW zijn. Klantenkrediet is het uitstel van betaling dat we aan onze klanten geven, dus zullen we niet alles meteen ontvangen. (zie leverancierskrediet) e. Vermits de ontvangen BTW van onze klanten, een schuld aan de fiscus is (Verschuldigde BTW bij verkopen) en de betaalde BTW aan onze leveranciers een vordering is op de fiscus (Terugvorderbare BTW bij aankopen), zullen we ieder kwartaal moeten nagaan of onze schuld aan de fiscus met betrekking tot de BTW groter of kleiner is dan onze vordering. Indien we een netto-schuld hebben, spreken we van Te betalen BTW, indien we een netto-vordering hebben spreken we van Terug te vorderen BTW. De netto-schuld die we hebben met betrekking tot een bepaald kwartaal zullen we in het eerstvolgende kwartaal moeten betalen (=uitgave), indien we een netto-vordering

4 hebben op de fiscus krijgen we dit pas op het einde van het jaar terug (ontvangst). Wel mogen we de betaling van een netto-schuld verminderen met een vordering in een eerder kwartaal. Je kan dus enkel een uitgave hebben aan BTW in het eerste kwartaal indien er op de eindbalans van het vorig jaar een schuld met betrekking tot de BTW vermeld stond. f. Indien we een lening aangaan is het ontvangen van het geleende bedrag een ontvangst, dus in het liquiditeitenbudget. Het terugbetalen in schijven van het geleende bedrag is een uitgave, dus ook in het liquiditeitenbudget. Let op dat beide (zowel het ontvangen als het terugbetalen van het nominale bedrag van de lening geen kosten of opbrengsten zijn!!). Alleen de intrestvergoeding die bovenop het terugbetalen van het nominale bedrag moet worden betaald is een kost (namelijk een financiële kost). Vermits het betalen van intrestgelden eveneens een uitgave is, komt dit ook voor in het liquiditeitenbudget. 4. Gebudgetteerde resultatenrekening a. Door middel van de gebudgetteerde resultatenrekening gaan we op zoek naar het gebudgetteerde resultaat van de onderneming (winst of verlies) door van de opbrengsten de kosten af te trekken. Zoals eerder reeds gezegd hoeft niet iedere kost of opbrengst gepaard te gaan met een effectieve uitgave of ontvangst. b. Opbrengsten en kosten zijn steeds EXCLUSIEF BTW, want BTW is GEEN KOST, noch een OPBRENGST. BTW is ofwel een vordering op ten hoogste 1 jaar ofwel een schuld op ten hoogste 1 jaar. c. Er moet rekening gehouden worden met de voorraadwijzigingen, want het dalen van de voorraad (BV > EV) brengt kosten met zich mee, en het toenemen van de voorraad (EV > BV) is een minderkost. In het laatste geval (toename van de voorraad) zal rekening Voorraadwijzigingen Hg een minteken vertonen, het is namelijk een minderkost. Een van de basisprincipes in boekhouden is het werken pro rata temporis, de kosten en opbrengsten moeten worden toegewezen worden aan het correcte boekjaar. Dit principe verklaart waarom en daling van de voorraad een kost is en een toename van de voorraad kan beschouwd worden als een minderkost.

5 Indien de voorraad daalt, betekent dit dat er tijdens het jaar meer werd verkocht dan aangekocht. De rekening Handelsgoederen wordt dus gecrediteerd (actiefrekening die daalt). De daling of wijziging van de voorraad wordt genoteerd op de rekening Voorraadwijzigingen Hg. Deze rekening wordt gedebiteerd (kost die stijgt, klasse 6). Het dalen van de voorraad is immers een kost voor de onderneming. Het dalen van de voorraad betekent dat een deel van de beginvoorraad werd verkocht. Dat deel staat reeds genoteerd bij Verkopen Hg als een opbrengst en tegen verkoopprijs. De aankoopkostprijs van dat deel moeten we dus nog noteren en dat doen we met de kostenrekening Voorraadwijzigingen Hg. Indien de voorraad toeneemt, betekent dit dat er tijdens het jaar minder werd verkocht dan aangekocht. De rekening Handelsgoederen wordt dus gedebiteerd (actiefrekening die stijgt), en de rekening Voorraadwijzigingen Hg wordt gecrediteerd. In dit geval is de rekening Voorraadwijzigingen Hg een kostenrekening met een min-teken (omdat deze rekening omgekeerd werkt als een gewone kostenrekening: bij ontstaan wordt deze rekening gecrediteerd!). Het toenemen van de voorraad kunnen we dus bekijken als een minderkost voor de onderneming. Een deel van de handelsgoederen die we dit boekjaar hebben aangekocht hebben we nog niet verkocht en zullen we dus pas in een volgende periode verkopen. Vandaar dat we eigenlijk teveel kosten hebben geboekt, wat gecorrigeerd wordt met deze minderkost. Opgelet: rekening Voorraadwijzigingen Hg (-) is GEEN opbrengstenrekening, wel kostenrekening met min-teken! d. Alleen de financiële kosten (de intresten) met betrekking tot een lening komen voor in de gebudgetteerde resultatenrekening. Het ontvangen van de lening is geen opbrengst en het terugbetalen van het nominale bedrag is geen kost, alleen het betalen van een intrestvergoeding is een kost! e. Afschrijvingen zijn dan wel geen uitgaven, maar wel kosten die op het einde van het boekjaar worden geboekt om de waardevermindering van de investeringsgoederen aan te duiden. Vergeet geen rekening te houden met een eventuele restwaarde indien die er zou zijn. De algemene berekeningsformule om de jaarlijkse afschrijvingen te berekenen

6 is A RW n met A: de aanschaffingswaarde (niet de boekwaarde!!), RW: de restwaarde en n: de levensduur van het goed. 5. Eindbalans De bedragen die op de eindbalans voorkomen worden gevonden door middel van voorgaande berekeningen. a. Let op dat je de boekwaarde van de materiële vaste activa niet vergeet te verminderen met het afgeschreven bedrag. b. De eindvoorraad Handelsgoederen wordt gevonden in het voorraadbudget (kwartaal 4). c. De vorderingen op onze klanten, hangen af van het toegestane klantenkrediet. Dit uiteraard inclusief BTW, want ze moeten ons de BTW betalen. Analoog voor de kortlopende schulden aan onze leveranciers. d. Indien er een lening op meer dan 1 jaar voorkomt, moet er deel overgeboekt worden naar een korte termijnschuld (Binnen het jaar vervallende ). e. De belasting op de winst is uiteraard ook een schuld (op ten hoogste 1 jaar) die aan de fiscus zal moeten worden betaald ( Te betalen belastingen ). f. Vergeet eventuele schulden aan of vorderingen op de fiscus niet met betrekking tot de BTW (zie BTW-budget).