Functieprofiel Zaalwachter

Transcriptie

1 Functieprfiel Zaalwachter September 2014 p. 1 van 8

2 1. Cntextinfrmatie 1.1 Situering Meerhut Meerhut is een landelijke gemeente in de Antwerpse Kempen met bijna inwners. In het gemeentebestuur werken ngeveer 115 mensen. In het OCMW werken ngeveer 130 mensen. Binnen de gemeentegrenzen nderscheidt men 4 wnkernen: Meerhut-centrum, Gestel, Zittaart en Berg. 1.2 Missie Mensen leven samen. Mensen ntspannen, sprten, genieten, rusten en verplaatsen zich. Mensen leven naast, tussen en sms met elkaar. Dit is niet altijd gemakkelijk. Het gemeentebestuur wil samen met zijn partners zrg dragen vr dit samen-leven. Het wil het samen-leven stimuleren en rdenen, zdat iedereen harmnieus naast en met elkaar kan leven. Dit vrmgeven aan samen-leven det het gemeentebestuur p verschillende manieren. Het vert vaak de regie ver het samen-leven, sms dr bemiddelend en verzenend p te treden, sms dr regels p te leggen. Sms verleent de gemeente k zelf diensten, cllectief uit eigen beweging f individueel p vraag van een burger. Sms vraagt het andere partners diensten te verzekeren. Sms behartigt het de belangen van nze inwners bij andere rganisaties f verheden. Het gemeentebestuur gaat bij de behartiging van deze belangen en rechten duurzaam te werk. Niet alleen de huidige inwners zijn nze klanten, maar k vregere en vlgende generaties. Het samenleven van nze inwners mag niet ten kste gaan van anderen. Tt slt wenst het gemeentebestuur demcratie hg in het vaandel te dragen. Het vernderstelt heldere afspraken tussen de verschillende gemeentelijke rganen, transparantie en penheid en een actieve cmmunicatie naar de burger. 1.3 Visie Veiligheid als rde draad: Mensen vinden veilige en leefbare wn - en werkmgevingen erg belangrijk. Op de weg heerst veiligheid als grtste pririteit, beginnend bij de aanleg en het nderhud tt en met cntrlerend tezicht. Inplantingen van wnwijken zijn nderhevig aan wensen van een sciaal veilige mgeving. Begrijpelijk dat veiligheid niet alleen materie is vr de hulpdiensten. Zaak is dus de juiste partners te engageren en een gede verhuding te vinden tussen preventie, ndersteunend beleid, repressie en nazrg. Aangepast uderenbeleid: De centrale aanwezigheid van De Berk en Ter Kempen biedt enrme treven. De inplanting van meerdere bejaardenwningen in de ganse gemeente vldet aan een terechte behefte. Tch mag hier niet stilgestaan wrden, want de vraag naar pvang neemt almaar te. Het prmten van de thuisverzrging blijft echter k de vlgende legislatuur de hfddelstelling. Maatschappelijke integratie: Alle aanwezige geledingen van de bevlking meten in Meerhut als vlwaardig beschuwd wrden. Van jng tt ud, van zelfstandig tt hulpbehevend. Investeringen meten getetst wrden aan de grtst mgelijke tegankelijkheid en een vernieuwd nthaalbeleid met brg staan vr de beste dienstverlening. Inspanningen p gebied van sciale wningbuw mgen niet verminderen. Alles zal pgebuwd wrden rnd een sterk lkaal sciaal beleid. Vrijwilligheid als cement vr de Meerhutse samenleving: Vrijwillig, maar niet vrijblijvend; verbnden, maar niet gebnden; nbetaald, maar niet te kp: deze principes meten de grndslag vrmen vr de grepen van mensen die zich bereid verklaren psitief te denken met als einddelstelling zichzelf, maar vral de ander, een ged gevel te bezrgen. Zij verdienen de vlledige ndersteuning vanuit het gemeentebestuur want zij vertegenwrdigen een p. 2 van 8

3 belangrijk sciaal kapitaal. Duurzame gemeente: Welvaart en welzijn vr eenieder vandaag, maar k en zeker vr de vlgende generaties. Hierbij meten ecnmie en eclgie een duidelijke plaats krijgen znder de sciale invalshek te verwaarlzen. Billijk fiscaal beleid: Het fiscaal beleid zal g hebben vr een billijke verdeling tussen burgers en bedrijven. Vereenvudiging en transparantie zijn ndzakelijk m aan eenieder duidelijkheid te verschaffen Bestuurlijke aanpak: Er zal waardering uitgaan naar een versterking bij de zelfrganisatie van bewnersgrepen enerzijds en vrijwilligerswerk anderzijds. Deze aanpak met de grndslag vrmen van een sterk plitiek leiderschap waarbij een vrtdurend regie zal zrgen vr vrmen van verleg, afstemmen, cördineren en sturen. 2.1 Functietitel 2. Functie-infrmatie Zaalwachter vr de gemeentelijke sprtinfrastructuur 2.2 Functiefamilie Uitverend persneel 2.3 Lnniveau D1-D3 2.4 Diplmavereisten Geen diplmavereiste 2.5 Plaats in de rganisatie De zaalwachter vr de gemeentelijke sprtinfrastructuur werkt nder directe leiding van de manager persnsgebnden zaken. Hij werkt nauw samen met de sprtfunctinaris. p. 3 van 8

4 3.1 Hfddel van de functie 3. Jbmschrijving De zaalwachter is verantwrdelijk vr het efficiënt beheren en nderhuden van de sprtinfrastructuur Bevrijdingslaan. Hij staat in vr het nthaal van klanten, het uitveren van de bijhrende administratie. De zaalwachter - tezichter werkt nauw samen met verschillende betrkkenen (team vrije tijd, nderhudsfirma's, leveranciers, ). Hij werkt frequent 's avnds en in het weekend. 3.2 Resultaatsgebieden Tezicht De zaalwachter hudt tezicht p het gebruik van de sprtinfrastructuur binnen en buiten de gemeentelijke sprthal Bevrijdingslaan en jeugdcentrum De Kater. Vrbeelden van activiteiten zijn: Uitefenen van cntrle p de naleving van het gebruikersreglement en het intern reglement sprtinfrastructuur (cntrle aangepast scheisel, verbruik drank in de sprtzaal, ) en wijst bezekers terecht bij niet-naleving. Instaan vr rde en tucht in en buiten de gebuwen van het sprtcmplex. Verantwrdelijk zijn vr het tijdig penen en afsluiten van de gebuwen. Instaan vr het beheren van de energievrzieningen (verlichting, verwarming, ). Beheren van de badges die tegang geven tt de sprtinfrastructuur. De sprtinfrastructuur Bevrijdingslaan en jeugdcentrum De Kater dagelijks cntrleren en inspecteren en hierver rapprteren aan het team vrije tijd. Verantwrdelijk zij vr het cntrleren, inventariseren en pbergen van sprttestellen en materiaal van de uitleendienst "sprt en spel". Begeleiding De zaalwachter is verantwrdelijk vr het vrbereiden en begeleiden van sprtactiviteiten in en rnd de sprthal zdat deze vlt verlpen en een ptimale dienstverlening naar de gebruikers van de infrastructuur wrdt gegarandeerd. Vrbeelden van activiteiten zijn: Gebruikers van de sprtinfrastructuur vriendelijk nthalen, hen de ndige infrmatie geven en wegwijs maken in het gebuw. De sprtterreinen speelklaar maken en p vraag van de gebruikers helpen met het plaatsen van sprtmateriaal en het pruimen na aflp van de activiteiten. Het ndige EHBO-materiaal aanbieden bij (sprt)ngevallen en slachtffers bijstaan. Onderhud De zaalwachter vert schnmaak- en nderhudstakenuit in en rnd de gemeentelijke sprtinfrastructuur teneinde teneinde ver een verzrgde en ptimaal functinerende infrastructuur te kunnen beschikken. Vrbeelden van activiteiten zijn: Een planning pmaken vr de dagelijkse nderhudstaken en deze uitveren zdat de vlledige infrastructuur (verschillende sprtzalen, gangen, zittribunes, kleedkamers, tiletten, cafetaria, ) netjes blijft znder daarbij de aanwezige sprters te hinderen. Kleine defecten aan de infrastructuur en materiaal herstellen. Tezien p een duurzaam gebruik van de energievrzieningen. Tijdens de zmermaanden ter ndersteuning van het team gren meewerken aan het nderhuden van de grenaanplantingen rnd de sprthal (inclusief BMW-parcurs, atletiekpiste, ) en Jeugdcentrum De Kater. p. 4 van 8

5 Administratie De zaalwachter verzrgt eenvudige administratieve taken ter ndersteuning van het team vrije tijd. Vrbeelden van activiteiten zijn: Crrect registreren van reservaties (in zaalreservatiesysteem) en crrecte infrmatie verstrekken aan ptentiële gebruikers mtrent de beschikbaarheid van de zalen, zdat de infrastructuur ptimaal wrdt benut en er geen dubbele reservaties ntstaan. Het werkrster aanpassen bij sprtevenementen en/f bijkmende reservaties. De sleutels en badges (badgecntrlesysteem) beheren die tegang verlenen tt de sprtinfrastructuur. Per kwartaal facturen maken van de reservaties. Crrect behandelen van reservaties van de uitleendienst. Instaan vr bestellingen binnen het tegekende budget: pmaken van bestelbns, tezicht p de uitgaven, fferteaanvragen, gedkeuring facturen, Beschadigingen en tekrtkmingen aan de sprtinfrastructuur melden aan de nderhudsdesk en tekijken p het wegwerken van de tekrtkmingen. Beschadigingen en tekrtkmingen aan materiaal melden aan het team vrije tijd. Samenwerken en verleg De zaalwachter nderhudt actief cntacten en werkt nauw samen met anderen (intern en extern). Vrbeelden van activiteiten zijn: Nauw samenwerken met de cllega's van het team vrije tijd, in het bijznder met de sprtfunctinaris. Overleggen met de betrkken schepenen en met interne aanverwante diensten (bijvrbeeld penbare werken, veiligheid en mbiliteit, financiën, ). Rapprteren aan de manager persnsgebnden zaken. Zrgen vr vltte cntacten met belangrijke netwerkpartners (bijvrbeeld nderhudsfirma's, leveranciers, ). p. 5 van 8

6 4. Cmpetentieprfiel 4.1 Waardegebnden cmpetenties Waardegebnden cmpetenties zijn die cmpetenties die rechtsreeks afgeleid zijn van de waarden die gelden vr de hele rganisatie. Klantgericht: Al nze aandacht gaat naar nze klanten, zwel interne als externe klanten. Dus k nze cllega s. Je met inspelen p en tegemet kmen aan hun vragen, wensen, beheften en hun belangen. Ze verdienen een hulpvaardig, respectvl en een luisterend r. Je garandeert hen een kwaliteitsvlle, aangepaste en geïntegreerde dienstverlening. Niveau I: reageert vriendelijk, adequaat en crrect p vr de hand liggende vragen van klanten: Helpt klanten p een vriendelijke en adequate wijze vrt. Blijft beleefd bij klachten. Onderneemt cncrete acties m de prblemen en klachten van klanten p te lssen. Verleent een crrecte service aan alle klanten, ngeacht hun afkmst, geslacht, handicap, enzvrt. Stelt zich hulpvaardig p. Reageert snel en gepast p vragen van klanten. Kiest een aangepaste aanpak gezien de mgelijkheden en beperkingen van de klant. Integriteit f respect, eerlijkheid, betruwbaarheid, verantwrdelijkheidsperspectief: Je handelt vanuit de cdes van integriteit, zrgvuldigheid, bjectiviteit, gelijke behandeling, crrectheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sciale en ethische nrmen. Je kmt afspraken na en neemt je verantwrdelijkheid p. Niveau I: handelt crrect en respectvl ten aanzien van zijn mgeving en van de bestaande regels en afspraken: Respecteert frmele regels en afspraken. Gaat p respectvlle wijze m met anderen (cllega's, klanten, medewerkers, ) Geeft vlledige en juiste infrmatie dr. Respecteert vertruwelijke en persnlijke infrmatie. Det wat hij zegt, kmt belften en afspraken na. Kmt pen uit vr eigen futen, vergissingen en nalatigheden. Oplssingsgericht: Denken in termen van plssingen in plaats van in termen van prblemen. Vertrekkend van verwachtingen van (interne en externe) klanten alternatieven afwegen met respect vr regelgeving en dentlgie. Ndels prblematiseren vermijden en crrect hulp zeken in het realiseren van plssingen. Niveau I: slaagt erin mee te denken vanuit de verwachtingen van de klant: Merkt prblemen/knelpunten tijdig p. Brengt prblemen helder nder wrden en draagt plssingen aan. Zekt p het juiste mment hulp van cllega's. Kadert de vraag, het prbleem, de verwachtingen binnen de grenzen van de eigen dienst. Samenwerken f werken in team, cllegialiteit: Je levert, met het g p het algemeen belang, een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat p het niveau van een team, entiteit f de rganisatie, k als dat niet meteen van persnlijk belang is. Niveau I: werkt mee en infrmeert anderen: Hudt rekening met de mening van anderen. Behandelt anderen met respect, ngeacht hun psitie, achtergrnd f pvattingen. Geeft infrmatie en kennis dr die vr anderen nuttig f belangrijk kan zijn. Aanvaardt grepsbeslissingen. Tnt respect vr de verscheidenheid van mensen. p. 6 van 8

7 Kstenbewust: Kstenbewust handelen hudt in dat je in je denken en in je den gericht bent p een ptimaal gebruik van tijd, geld en andere middelen. Je bent je bewust van het budget f de (prject)begrting en hudt in de gaten dat er geen kstenverschrijding ntstaat. Je hebt g vr financiële cnsequenties en prbeert daar waar mgelijk ksten te beperken. Niveau I: weegt ksten en pbrengsten ged tegen elkaar af: Overziet de ksten en pbrengsten van eigen werkzaamheden. Gaat zuinig m met middelen als tijd en geld en brengt eventuele kstenverschrijdingen in beeld. 4.2 gedragscmpetenties Gedragscmpetenties mvatten je gedrag, huding, drijfveren, nrmen en waarden. Het zijn je relatief stabiele persnlijkheidskenmerken en bepalen grtendeels f en he je juw kennis en vaardigheden inzet. Organisatiebetrkkenheid: Zich verbnden velen tnen met de rganisatie, taak en berep; de belangen ervan verdedigen bij anderen. Niveau I: handelt vereenkmstig de waarden en delstellingen van de rganisatie: Staat achter beslissingen die vr de rganisatie nuttig zijn, zelfs als die minder ppulair f cntrversieel zijn f persnlijk ngunstig uitvallen. Vert richtlijnen uit, k al kmen die niet vereen met de eigen belangen. Tnt belangstelling vr de rganisatie. Reageert crrect en lyaal als buitenstaanders, klanten enzvrt kritiek uiten p de rganisatie. Respecteert de binnen de rganisatie bestaande afspraken en prcedures. Mndelinge uitdrukkingsvaardigheid: Spreken in een taal zdat het publiek tt wie u zich richt u begrijpt. Niveau II: zrgt vr een heldere cmmunicatie in twee richtingen: Richt zich tt zijn gesprekspartner. Gaat regelmatig na f de bdschap vr de andere duidelijk is. Biedt zijn gesprekspartner(s) de mgelijkheid m vragen te stellen. Geeft de gesprekspartner de ruimte m zich te uiten en nderbreekt hem niet. Past de cmmunicatiewijze aan de mgelijkheden f eigenheden van de gesprekspartner aan. Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid: Een schrijfstijl hanteren die past bij de bdschap en de delgrep. Niveau I: hanteert een crrecte en begrijpelijke taal. Hanteert een crrecte spelling. Hanteert een crrecte grammatica. Handhaaft de huisstijl en de afspraken hierver in zijn cmmunicatie. Schrijft in een tegankelijke taal ambtelijke brieven en nta's. Initiatief: Kansen nderkennen en uit eigen beweging acties vrstellen f ndernemen. Niveau I: Det eerst al het mgelijke m een prbleem p te lssen alvrens de hulp van anderen in te repen. Gaat uit zichzelf achter infrmatie aan. Ziet werk liggen en gaat ver tt actie. Kan prblemen die zich vrden zelf afwerken. Onderneemt uit eigen beweging gerichte acties m het cncrete prbleem p te lssen. p. 7 van 8

8 Flexibel gedrag: De eigen gedragsstijl kunnen veranderen een gesteld del te bereiken. In verschillende situaties f ten aanzien van verschillende persnen p een efficiënte wijze zijn gedrag kunnen aanpassen. Niveau I: past zijn aanpak f gedrag aan als de cncrete situatie dat vereist: Verandert zijn agenda en peratinele planning afhankelijk van tijdsdruk, nieuwe pririteiten, dringende vragen f beheften. Verhgt het werktemp als de mstandigheden dat vragen (bijvrbeeld gewijzigde deadline, tegenslagen, plts extra taken). Zekt tijdig een alternatieve plssing f aanpak als blijkt dat de gekzen aanpak niet geschikt was. Is bereid taken uit te veren die niet tt het nrmale pakket behren, als de mstandigheden dat vereisen. Nauwgezetheid: Taken nauwgezet en met zin vr detail vlbrengen. Gepast mgaan met materialen. Niveau I: draagt zrg vr materialen; gaat rdelijk te werk: Vindt snel terug wat gevraagd is. Hudt gegevens rdelijk bij. Onderhudt materialen cnfrm de vrschriften. Hudt de eigen werkplaats netjes en pgeruimd; hudt geen verbdige dingen bij. Levert verzrgd werk af (bijvrbeeld pmaak dcumenten, geen nnauwkeurigheden ten gevlge van slrdigheid). Levert verzichtelijke berekeningen en gegevens af zdat cntrle mgelijk is. Plannen: Structuur aanbrengen in tijd, ruimte en pririteit bij het aanpakken van taken f prblemen. Niveau I: plant eigen werk effectief: Maakt gebruik van hulpmiddelen bij het inplannen van taken (checklist, t-dlijstjes, elektrnische agenda, ). Pakt eerst de belangrijkste f dringendste pdrachten aan. Hudt rekening met de ndige uitveringstijd. Geeft tijdig aan als de planning niet gehaald kan wrden. Hudt in de eigen planning rekening met de begrippen dringend en belangrijk. 4.3 Vaktechnische cmpetenties Vaktechnische cmpetenties zijn die cmpetenties waarbij kennis en inzicht de ndzakelijke basis zijn vr succesvlle praktijk. Algemene cmputervaardigheden bezitten: kunnen werken met een cmputer, klaviervaardigheden hebben, pmaken en aanpassen van teksten, dcumenten, brieven met specifieke sftware vr tekstverwerking zals 'Wrd', efficiënte pzekingen p inter- en intranet maken. Telefn- en nthaaltechnieken tepassen: mensen p weg helpen/verder helpen. Agenda beheren: afspraken, reservaties, juist inplannen en pvlgen. Kennis van nderhudstechnieken. Flr Bven gemeentesecretaris p. 8 van 8