Functieprofiel Bibliothecaris

Transcriptie

1 Functieprfiel Biblithecaris Juni 2014 Markt Meerhut T F E inf@meerhut.be

2 1. Cntextinfrmatie 1.1 Situering Meerhut Meerhut is een landelijke gemeente in de Antwerpse Kempen met ngeveer inwners. In het gemeentebestuur werken ngeveer 115 mensen. In het OCMW werken ngeveer 130 mensen. Binnen de gemeentegrenzen nderscheidt men 4 wnkernen: Meerhut-centrum, Gestel, Zittaart en Berg. 1.2 Missie Mensen leven samen. Mensen ntspannen, sprten, genieten, rusten en verplaatsen zich. Mensen leven naast, tussen en sms met elkaar. Dit is niet altijd gemakkelijk. Het gemeentebestuur wil samen met zijn partners zrg dragen vr dit samen-leven. Het wil het samen-leven stimuleren en rdenen, zdat iedereen harmnieus naast en met elkaar kan leven. Dit vrmgeven aan samen-leven det het gemeentebestuur p verschillende manieren. Het vert vaak de regie ver het samen-leven, sms dr bemiddelend en verzenend p te treden, sms dr regels p te leggen. Sms verleent de gemeente k zelf diensten, cllectief uit eigen beweging f individueel p vraag van een burger. Sms vraagt het andere partners diensten te verzekeren. Sms behartigt het de belangen van nze inwners bij andere rganisaties f verheden. Het gemeentebestuur gaat bij de behartiging van deze belangen en rechten duurzaam te werk. Niet alleen de huidige inwners zijn nze klanten, maar k vregere en vlgende generaties. Het samen-leven van nze inwners mag niet ten kste gaan van anderen. Tt slt wenst het gemeentebestuur demcratie hg in het vaandel te dragen. Het vernderstelt heldere afspraken tussen de verschillende gemeentelijke rganen, transparantie en penheid en een actieve cmmunicatie naar de burger. 1.3 Visie Veiligheid als rde draad: Mensen vinden veilige en leefbare wn - en werkmgevingen erg belangrijk. Op de weg heerst veiligheid als grtste pririteit, beginnend bij de aanleg en het nderhud tt en met cntrlerend tezicht. Inplantingen van wnwijken zijn nderhevig aan wensen van een sciaal veilige mgeving. Begrijpelijk dat veiligheid niet alleen materie is vr de hulpdiensten. Zaak is dus de juiste partners te engageren en een gede verhuding te vinden tussen preventie, ndersteunend beleid, repressie en nazrg. Aangepast uderenbeleid: De centrale aanwezigheid van De Berk en Ter Kempen biedt enrme treven. De inplanting van meerdere bejaardenwningen in de ganse gemeente vldet aan een terechte behefte. Tch mag hier niet stilgestaan wrden, want de vraag naar pvang neemt almaar te. Het prmten van de thuisverzrging blijft echter k de vlgende legislatuur de hfddelstelling. Maatschappelijke integratie: Alle aanwezige geledingen van de bevlking meten in Meerhut als vlwaardig beschuwd wrden. Van jng tt ud, van zelfstandig tt hulpbehevend. Investeringen meten getetst wrden aan de grtst mgelijke tegankelijkheid en een vernieuwd nthaalbeleid met brg staan vr de beste dienstverlening. Inspanningen p gebied van sciale wningbuw mgen niet verminderen. Alles zal pgebuwd wrden rnd een sterk lkaal sciaal beleid. p. 2 van 10

3 Vrijwilligheid als cement vr de Meerhutse samenleving: Vrijwillig, maar niet vrijblijvend; verbnden, maar niet gebnden; nbetaald, maar niet te kp: deze principes meten de grndslag vrmen vr de grepen van mensen die zich bereid verklaren psitief te denken met als einddelstelling zichzelf, maar vral de ander, een ged gevel te bezrgen. Zij verdienen de vlledige ndersteuning vanuit het gemeentebestuur want zij vertegenwrdigen een belangrijk sciaal kapitaal. Duurzame gemeente: Welvaart en welzijn vr eenieder vandaag, maar k en zeker vr de vlgende generaties. Hierbij meten ecnmie en eclgie een duidelijke plaats krijgen znder de sciale invalshek te verwaarlzen. Billijk fiscaal beleid: Het fiscaal beleid zal g hebben vr een billijke verdeling tussen burgers en bedrijven. Vereenvudiging en transparantie zijn ndzakelijk m aan eenieder duidelijkheid te verschaffen Bestuurlijke aanpak: Er zal waardering uitgaan naar een versterking bij de zelfrganisatie van bewnersgrepen enerzijds en vrijwilligerswerk anderzijds. Deze aanpak met de grndslag vrmen van een sterk plitiek leiderschap waarbij een vrtdurend regie zal zrgen vr vrmen van verleg, afstemmen, cördineren en sturen. 2.1 Functietitel Biblithecaris 2.2 Functiefamilie Staffunctie - teamleiding 2.3 Lnniveau B1-B3 2.4 Diplmavereisten Huder zijn van een diplma dat tegang geeft tt niveau B en bij vrkeur beschikken ver een diplma pstgraduaat in de infrmatie- en biblitheekwetenschap f een diplma graduaat in het biblitheekwezen en dcumentaire infrmatiekunde. 2.5 Plaats in de rganisatie De biblithecaris werkt nder leiding van de manager persnsgebnden zaken en geeft leiding aan de medewerkers van de biblitheek. 2.6 Missie en visie van de gemeentelijke penbare biblitheek 1. Missie 2. Functie-infrmatie De biblitheek van Meerhut wil binnen het kader van een kleine landelijke gemeente, een ntmetings-, ntspannings- en infrmatieruimte zijn waar via cultuurspreiding en p. 3 van 10

4 cultuurparticipatie de burgers, beter geïnfrmeerd dr het gebruik van nieuwe technieken, p een tlerante wijze en met kennis van zaken kunnen deelnemen aan het sciaal en cultureel weefsel van de gemeente en daarbuiten. 2. Visie De Gemeentelijke Openbare Biblitheek: geeft dr middel van een efficiënte rganisatie, een afgewgen aanbd en een prfessinele dienstverlening daadwerkelijk vrm aan het recht p vrije tegang tt infrmatie en ntspanning vr iedereen. werkt actief aan het verkleinen van de infrmatieklf en helpt samen met andere actren vrkmen dat maatschappelijk kwetsbare grepen verstken blijven van (digitale) infrmatie, ntspanning en cultuurbeleving. werkt in een geest van bjectiviteit en vrij van plitieke, levensbeschuwelijke f cmmerciële beïnvleding en belangen. De Gemeentelijke Openbare Biblitheek van Meerhut wil haar missie in praktijk mzetten dr: de creatie van een aanbd vr cultureel, infrmatief, educatief en recreatief gebruik waarbij gedrukte en digitale media elkaar aanvullen. het verstrekken van deskundig advies bij het zeken naar infrmatie. het ndersteunen van culturele en educatieve activiteiten gerganiseerd dr derden. het met de aangewezen partners rganiseren van kleinschalige en laagdrempelige activiteiten die de cultuurbeleving en de sciale zelfredzaamheid bevrderen. het actief participeren aan en delgericht benutten van het netwerk van penbare biblitheken. p. 4 van 10

5 3. Jbmschrijving 3.1 Hfddel van de functie De biblithecaris is hfd van de biblitheek. Hij/zij is verantwrdelijk vr het beleid en beheer van de biblitheek. Hij/zij geeft leiding en cördineert deze in al zijn aspecten zdat de missie en de vrpgestelde delstellingen behaald wrden en de gebruikers een ptimale dienstverlening krijgen. 3.2 Resultaatsgebieden De essentiële acties die de biblithecaris neemt m zijn/haar delstellingen te halen situeren zich p de vlgende dmeinen: 1. De biblithecaris werkt het biblitheekbeleid uit. Hij/zij ntwikkelt een duidelijke visie ver he de biblitheek kan ingezet wrden en een bijdrage kan leveren aan de delstellingen van de gemeente Meerhut en/f de ruimere cntext. Vrbeelden van activiteiten zijn: Participeert actief aan het pstellen van de meerjarenplanning van de rganisatie. Op basis van indicatren, wetenschappelijk nderzek, maatschappelijke evluties en binnen het kader van de lkale plitieke pririteiten frmuleert hij/zij vrstellen tt actieplannen en acties zdat duidelijk wrdt waar men met de biblitheek naar te wil. Evalueert en trekt cnclusies met betrekking tt de prestaties van de biblitheek en kppelt terug naar het beleid. Vert een cllectie- en infrmatiebeleid dat beantwrdt aan de nden van de (ptentiële) gebruikers. Zet de krijtlijnen een cmmunicatie- en prmtiebeleid uit vr de verschillende delgrepen van de biblitheek. Als secretaris van het beheersrgaan van de biblitheek bereidt de biblithecaris de vergaderingen vr en begeleidt de verkiezing van een nieuw beheersrgaan bij het begin van de legislatuur, dit in samenwerking met de cultuurbeleidscördinatr. 2. Biblitheekinfrastructuur uitbuwen. De biblithecaris neemt binnen het beleidskader initiatief m de dienstverlening naar de gebruiker te facilitair mgelijk te maken. Vrbeelden van activiteiten zijn: Zrgt vr aangepaste, tegankelijke en aangename lkalen vr de biblitheekgebruiker. Vlgt het beheer van de gebuwen en de infrastructuur p i.s.m. de bevegde teams. Vlgt nieuwe ntwikkelingen in biblitheektechnlgie p. Tracht prcessen in functie van de dienstverlening te ptimaliseren. Geeft cncrete prjecten m.b.t. de infrastructuur vrm bvb. AVM-afdeling, leescafé, aansluiting p biblitheekprtalen, implementatie ht spts, 3. De interne rganisatie en dagelijkse werking cördineren. De biblithecaris staat in vr het plannen en rganiseren van de dienstverlening en de dagelijkse werking binnen de biblitheek. Vrbeelden van activiteiten zijn: Werkt prcedures uit vr de dienstverlening in de biblitheek. Gaat actief p zek naar mgelijkheden m werkprcessen te ptimaliseren. Werkt een dienstregeling uit in functie van de vereisten van de biblitheek. Verdeelt pdrachten en taken aan de medewerkers. Bewaakt de vrtgang van prjecten, activiteiten (bvb. jeugdbekenweek, ), p. 5 van 10

6 Werkt samen met de verschillende teams van het gemeentebestuur (persneel, bekhuding, vrije tijd, ICT, OCMW, ). Rapprteert aan de manager persnsgebnden zaken in verband met de werking van de dienst, de uitvering van de beleidsdelstellingen, de vrgang van prjecten, 4. Leiding geven. De biblithecaris stuurt de biblitheekmedewerkers aan en vrziet begeleiding bij het uitveren van hun werkzaamheden. Hij stimuleert de medewerkers m zich verder te ntwikkelen en samen te werken als een team. Vrbeelden van activiteiten zijn: Stuurt medewerkers inhudelijk aan, helpt en biedt steun bij het uitveren van taken en bij het behalen van resultaten. Evalueert de medewerkers p de dienst. Peilt naar pleidingsbeheften en det zelf vrstellen ver pleidingen. Organiseert een ptimale interne cmmunicatie. Prbeert spanningen en prblemen tussen medewerkers p te lssen. 5. Budget beheren. De biblithecaris staat in vr het aansturen en uitveren van de budgettaire aspecten van de biblitheek. De implementatie ervan gebeurt binnen de grenzen van het uitgestippelde beleid van de gemeente. Vrbeelden van activiteiten zijn: Stelt een budget p in functie van een meerjarenplan. Vlgt de subsidies van de hgere verheid p. Beheert en bewaakt het tegekende budget: pmaken van bestelbns, tezicht p de biblitheekuitgaven, fferteaanvragen, gedkeuring facturen, Oefent cntrle p de beteadministratie uit. Werkt de aankp inhudelijk uit en vlgt de gepaste prcedure, nderhandelt en vlgt cntracten p. 6. Netwerken. De biblithecaris legt en nderhudt actief cntacten die bruikbaar zijn vr het verkrijgen van infrmatie en vr het realiseren van de delstellingen van de biblitheek. Vrbeelden van activiteiten zijn: Cmmuniceert met de gebruikers. Onderhudt cntacten met leveranciers. Werkt nauw samen met het team vrije tijd. Grijpt kansen aan m cllega biblithecarissen te ntmeten. Investeert in de intergemeentelijke samenwerking K.erf-biblitheken. 7. Dcumentbeheer. De biblithecaris ndersteunt het dcumentbeheer van de gemeente Meerhut. Zijn/haar taak bestaat erin m de tegang tt de dcumenten vr de teams te vergemakkelijken. Vrbeelden van activiteiten zijn: Werkt richtlijnen en prcedures uit vr archiefbeheerstaken. Cördineert de pvlging van het dcumentbeheer bij archiefvrmers: sensibiliseren, cntrleren, cachen. Signaleert prblemen met het archiefbeheersysteem. p. 6 van 10

7 4. Cmpetentieprfiel 4.1 Waardegebnden cmpetenties Waardegebnden cmpetenties zijn die cmpetenties die rechtsreeks afgeleid zijn van de waarden die gelden vr de hele rganisatie. Klantgericht: Al nze aandacht gaat naar nze klanten, zwel interne als externe klanten. Dus k nze cllega s. Je met inspelen p en tegemet kmen aan hun vragen, wensen, beheften en hun belangen. Ze verdienen een hulpvaardig, respectvl en een luisterend r. Je garandeert hen een kwaliteitsvlle, aangepaste en geïntegreerde dienstverlening. Niveau III: nderneemt, binnen de mgelijkheden van de eigen functie, acties m de dienstverlening aan klanten te ptimaliseren: Gaat kritisch na p welke punten de eigen dienstverlening aan de klant kan wrden verbeterd. Onderzekt gericht (via systematisch nderzek) de wensen, beheften en verwachtingen van klanten (tevredenheidsenquêtes, mndelinge enquêtes, ). Frmuleert cncrete vrstellen m de eigen dienstverlening te verbeteren. Onderneemt cncrete acties naar aanleiding van specifieke feedback van klanten. Zet nieuwe mgelijkheden p het vlak van dienstverlening meteen m in de praktijk. Onderneemt acties m de dienstverlening aan specifieke delgrepen te ptimaliseren, rekening hudend met hun beperkingen en beheften. Integriteit f respect, eerlijkheid, betruwbaarheid, verantwrdelijkheidsperspectief: Je handelt vanuit de cdes van integriteit, zrgvuldigheid, bjectiviteit, gelijke behandeling, crrectheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sciale en ethische nrmen. Je kmt afspraken na en neemt je verantwrdelijkheid p. Niveau IV: handelt integer in een veelheid aan situaties, k in die waar geen eenduidige regelgeving vr bestaat: Blijft crrect en integer handelen rnd basisregels, sciale en ethische nrmen, in situaties van grte externe druk. Blijft crrect en integer handelen in situaties waar geen eenduidige regelgeving vr bestaat. Hudt in zijn rl als lbbyist, prmtr, nderhandelaar, facilitatr, het algemeen belang duidelijk vr gen en gedraagt zich daar k naar. Weet p een flexibele, maar zrgvuldige, bjectieve en crrecte wijze m te gaan met bestaande regels en prcedures als de situatie dat vereist. Durft p een verantwrde en nderbuwde wijze een uitzndering te maken p de strikte regel, als dat het belang van de rganisatie dient. Oplssingsgericht: Denken in termen van plssingen in plaats van in termen van prblemen. Vertrekkend van verwachtingen van (interne en externe) klanten alternatieven afwegen met respect vr regelgeving en dentlgie. Ndels prblematiseren vermijden en crrect hulp zeken in het realiseren van plssingen. Niveau III: zekt samen met andere diensten f entiteiten gericht naar plssingen: Ziet prblemen aankmen en speelt hier tijdig p in. Begeleidt en ndersteunt anderen bij het plssen van prblemen. Kppelt terug ver plssingen vr prblemen en evalueert het resultaat. Treedt, indien ndig, p als bemiddelaar. Gaat actief p zek naar cllega's uit andere entiteiten vr infrmatie, expertise m z adequaat en efficiënt mgelijk een plssing te vinden. Samenwerken f werken in team, cllegialiteit: Je levert, met het g p het algemeen belang, een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat p het niveau van een team, entiteit f de rganisatie, k als dat niet meteen van persnlijk belang is. Niveau III: stimuleert de samenwerking binnen de eigen entiteit, werkgrepen f prjectgrepen: p. 7 van 10

8 Kmt met ideeën m het gezamenlijke resultaat te verbeteren. Medigt anderen aan m samen te werken, hun ideeën te uiten en nderling van gedachten te wisselen. Medigt anderen aan m nderling te verleggen ver zaken die het eigen werk verstijgen. Betrekt anderen bij het nemen van beslissingen die p hen een impact hebben. Bevrdert de gede verstandhuding, de teamgeest en het respect vr de verscheidenheid van mensen. Geeft pbuwende kritiek en feedback. Medigt anderen aan m gezamenlijk plssingen te vinden. Kstenbewust: Kstenbewust handelen hudt in dat je in je denken en in je den gericht bent p een ptimaal gebruik van tijd, geld en andere middelen. Je bent je bewust van het budget f de (prject)begrting en hudt in de gaten dat er geen kstenverschrijding ntstaat. Je hebt g vr financiële cnsequenties en prbeert daar waar mgelijk ksten te beperken. Niveau III: zekt cntinu naar nieuwe, slimme werkwijzen m ksten te beperken: Realiseert verbetering van rendement p uitgaven dr ksten af te wegen tegen baten; stuurt p delmatigheid en deltreffendheid. Maakt eigen ksten inzichtelijk en stimuleert anderen m middelen delmatig en zuinig te gebruiken. Herkent indirecte en langere termijnksten vr de rganisatie. 4.2 gedragscmpetenties Gedragscmpetenties mvatten je gedrag, huding, drijfveren, nrmen en waarden. Het zijn je relatief stabiele persnlijkheidskenmerken en bepalen grtendeels f en he je juw kennis en vaardigheden inzet. Resultaatgericht: Je nderneemt cncrete en gerichte acties m delstellingen te behalen f te verstijgen. Niveau III: Je werkt resultaatgericht en draagt dat uit naar de eigen mgeving: Frmuleert uitdagende delstellingen die impact hebben p de werking van anderen f van de dienst. Ontwikkelt een delgericht en cncreet actieplan met delen, mensen, middelen, timing, enzvrt. Maakt cncrete afspraken met alle betrkkenen m de gestelde delstellingen te bereiken. Cmmuniceert p regelmatige basis ver de stand van zaken aan de andere betrkkenen. Spreekt anderen aan p het bereiken van de delstellingen als dat ndig blijkt. Richting (leiding) geven: Je stuurt medewerkers aan, ntwikkelt en mtiveert hen zdat ze hun delstellingen en die van de dienst p een crrecte manier kunnen realiseren, zwel individueel als in teamverband. Niveau III: geeft richting, zwel via prcessen en structuren als via het bepalen en uitdragen van een visie. Is een stuwende kracht in het team f de dienst (inspireert, neemt initiatief, is dynamisch). Cmmuniceert p regelmatige mmenten ver de pdracht van de entiteit f de rganisatie en ver het belang daarvan (de visie van de dienst f rganisatie). Geeft richting f sturing aan een team f dienst dr een duidelijk en inspirerend beleid uit te dragen (geeft aan waar de rganisatie naarte wil). Bepaalt haalbare maar uitdagende delstellingen vr eigen team f dienst. Stuurt het functineren van individu en team bij, met het g p het bereiken van de delstellingen. Intrduceert nieuwe structuren, prcessen en prcedures m het beleid te realiseren. p. 8 van 10

9 Inspireert de medewerkers dr zijn vrbeeldgedrag. Heeft bij zijn leidinggeven g vr culturele aspecten en nderneemt, indien ndig, acties m die te brgen, rekening hudend met de waarden en delstellingen van de rganisatie. Vrtdurend verbeteren: Je verbetert vrtdurend het eigen functineren en de werking van de dienst, dr de bereidheid m te leren en mee te greien met veranderingen. Niveau III: Leert ver andere vakgebieden, methdes en technieken en werkt actief mee aan het verbeteren van de werking van de dienst Heeft belangstelling vr 'aanverwante' nderwerpen m zijn kennis te verruimen. Benut infrmatie die afkmstig is uit andere vakgebieden m de eigen aanpak en werking te ptimaliseren. Onderkent de impact van nieuwe prcessen, technieken en methdes in andere vakgebieden p de eigen werking. Stuurt de eigen werking practief bij naargelang wijzigignen p het niveau van de dienst. Zekt actief naar mgelijke verbeteringen die de eigen functie en het eigen takenpakket verstijgen. Cachen: Je ndersteunt medewerkers bij het behalen van gede resultaten en het greien in een functie dr hen te helpen bij het ntwikkelen van hun vermgen m zelfstandig prblemen p te lssen. Niveau III: cacht met het g p het ntwikkelen van de gewenste gedragsvaardigheden; fungeert als cach f mentr. Creëert een mgeving die de medewerkers inspireert m zich te ntwikkelen. Verwijdert (rganisatrische) bstakels die de medewerkers verhinderen zich te ntwikkelen. Stimuleert medewerkers m aandacht te hebben vr hun lpbaanntwikkeling en biedt daarbij de ndige ndersteuning. Bewaakt de in het kader van lpbaanntwikkeling gemaakte afspraken en stuurt bij indien ndig. Fungeert als rlmdel vr het nemen van verantwrdelijkheid vr leren binnen de rganisatie. Faciliteert kennisverdracht binnen een team f grep. Stimuleert een pen feedbackcultuur waar medewerkers in een "veilige" mgeving kunnen leren. Visie (cnceptueel vermgen): Je verstijgt de dagelijkse praktijk en werkt eigen ideeën uit vr de tekmst, je bekijkt feiten vanp een afstand en plaatst ze in een ruimere cntext en langetermijnperspectief. Niveau II: betrekt bredere (maatschappelijke, technische, ) factren bij zijn aanpak. Kent de relevante trends en ntwikkelingen binnen en buiten de eigen rganisatie en het eigen berep f dmein. Wijst p nieuwe prblemen en situaties die vr anderen ng niet z duidelijk zijn. Denkt kritisch en zelfstandig. Plaatst adviezen, beslissingen en initiatieven in de bredere rganisatiecntext f beleidscntext. Heeft veling met wat er in de tekmst gevraagd kan wrden. Analytisch vermgen: Je duidt een prbleem in zijn verbanden. Je gaat p efficiënte wijze p zek naar aanvullende, relevante infrmatie. Niveau II: legt verbanden en ziet rzaken. Benadert een prbleem vanuit verschillende gezichtspunten. Benemt de rzaken van prblemen die zich vrden. Legt verbanden tussen verschillende srten infrmatie. p. 9 van 10

10 Detecteert nderliggende prblemen. Integreert nieuw gevnden infrmatie met bestaande infrmatie. 4.3 Vaktechnische cmpetenties Vaktechnische cmpetenties zijn die cmpetenties waarbij kennis en inzicht de ndzakelijke basis zijn vr succesvlle praktijk. Grndige kennis biblitheekwetgeving. Kennis van de mgelijkheden inzake autmatisering van de biblithecaire dienstverlening. Basiskennis gemeentedecreet. Basiskennis van de juridische kaders m.b.t. dcumentbeheer. Vltte kennis infrmatica-tepassingen. Flr Bven gemeentesecretaris p. 10 van 10