ALLROUND ADMINISTRATIEF MEDEWERKER AFDELING HUISVESTING

Transcriptie

1 ALLROUND ADMINISTRATIEF MEDEWERKER AFDELING HUISVESTING Plaats van de functie in de rganisatie Financiën Raad Van Bestuur Directeur Ondersteuning -HR -ICT -Klachten -Onthaal -Pets Preventie Wnprjecten Sciale Dienst PM OT Beheer PM TD Verantwrdelij ke techniekers Technieker 1 Technieker 2 Technieker 3 Huisvesting KH HZ Debiteurenbeheer 1/5

2 Omgevingsschets: Del van de functie: - Zrgt mede vr de ptimale werking van de afdeling huisvesting, ten einde een ptimale werking van de rganisatie te verzekeren. - Staat bij de dagelijkse werking van de afdeling huisvesting in vr het beheer van de kandidaat-huurders en de tewijzingen van wningen. - Staat in vr de uitvering van wncntrles in het kader van dmiciliefraude en bezetting van wngelegenheden en verzrgt hierin de administratieve taken. - Staat in vr de behandeling van diverse vragen van kandidaat-huurders aangaande hun dssier zals aanvragen afwijkingen, - Behandelt de aanvragen van huurders inzake bijwningen. - Behandelt binnenkmende cmmunicatie - Verzrgt de ntvangst van bezekers. Belangrijkste interne interacties: Directeur, Diensthfd afdeling Huisvesting, medewerkers afdeling huisvesting, nthaalmedewerker. Belangrijkste externe interacties: Huurders, kandidaat-huurders, V.M.S.W., RWO, Lkale verheden en O.C.M.W. Belangrijkste algemene verantwrdelijkheidsgebieden: - persnen die zich willen inschrijven, laagdrempelig en klantvriendelijk nthalen en hen begrijpelijk infrmeren ver de mgelijkheden en de vrwaarden van het huren van een sciale wning en het gevlgde tewijzingssysteem - persnen die zich willen inschrijven, begeleiden en ndersteunen bij het in rde brengen van hun inschrijvingsdssier en hun infrmeren ver het wningpatrimnium ten einde hen te ndersteunen bij het maken van een wningkeuze - Kandidaat-huurders en huurders begrijpelijk infrmeren ver de rechten en plichten van de huurder en de verhuurder en hun vertruwd maken met de bestaande klachtenprcedure - Een tegankelijk en laagdrempelig aanspreekpunt bieden vr kandidaat-huurders en huurders bij wie ze p een eenvudige wijze terecht kunnen met hun vragen, prblemen f klachten - Zrgt vr het beheer en de administratieve afhandeling en pvlging van de dssiers (kandidaat-huurders en huurders). - Staat in vr de behandeling en pvlging van diverse vragen van kandidaat-huurders aangaande hun dssier zals aanvragen afwijkingen, - Vervult administratieve taken die tijdens een prjectrealisatie (actualisatie, huurprijsberekening, ) dienen te wrden uitgeverd. - Onderhud relaties met de betrkken actren. - Verzrgt de mndelinge en geschreven cmmunicatie en het nthaal van bezekers aan de rganisatie. - Zrgt vr het pstellen van de vlgrdelijst met kandidaat huurders, vr het bepalen wie in aanmerking kmt vr de wningen en vert het vrbereidend werk ervr uit. - Zrgt vr het up-t-date huden van de wachtlijst vr cmmerciële panden m te kunnen bepalen wie hiervr in aanmerking kmt en vert het bijhrende administratieve werk uit. 2/5

3 - Staat in vr de zitdagen p externe lcaties alsk inschrijvingen van kandidaat-huurders p lcatie - Behandelt de aanvragen van huurders inzake bijwningen en zrgt vr de administratieve afhandeling. - Organiseert mede de planning van huiscntrles, vert deze uit en verzrgt de administratieve afhandeling. Cmpetenties: a) Kerncmpetenties Betrkkenheid maatschappelijke kwetsbaarheid: Is betrkken p de leefwereld van maatschappelijk kwetsbare mensen, met respect vr de ttale persn. Behandelt iedereen gelijkwaardig en met respect, nafgezien van ras, geslacht, levensbeschuwing f vertuiging. Beseft dat elk lid van de samenleving talenten heeft en dat iedereen een waardevlle sciale bijdrage heeft te leveren. Cnstructief samenwerken: Levert een cnstructieve bijdrage aan een gemeenschappelijk resultaat p het niveau van het team f de rganisatie, k wanneer dit niet nmiddellijk in het persnlijk belang is. Stelt zich cnstructief p in samenwerking. Levert intern en extern een actieve bijdrage aan een gezamenlijk resultaat. Leervermgen: Plant actief de eigen grei en beheert deze in functie van mgelijkheden, interesses en ambitie. Frmuleert leerpunten p basis van een kritische reflectie p het eigen functineren. Geeft p basis van reflectie de eigen lpbaan permanent en actief vrm. Flexibilieit: Neemt een flexibele huding ten aanzien van veranderende mstandigheden en diverse situaties, en speelt hier p in. Past het eigen handelen / de eigen huding aan indien er zich veranderingen vrden, teneinde het gestelde del te bereiken. Omgaan met verscheidenheid: de diversiteit in situaties (h)erkennen en er tegenver een flexibele en pen huding aannemen, en zich indien ndig aanpassen. Lyaliteit: Velt zich psitief verbnden met de rganisatie en de interne medewerkers, zwel intern als naar buiten te. Kent de delen, beleidskeuzes en plannen die vr de rganisatie zijn gefrmuleerd. Spreekt ver wij als hij/zij het ver de rganisatie heeft. Kwaliteitsgerichtheid: Stelt hge eisen aan de kwaliteit van eigen werk, en streeft verbeteringen na. Wendt zijn berepsspecifieke kennis aan m in een prfessinele mgeving de kwaliteit te bewaken. Werkt zrgvuldig: nauwkeuring en gecncentreerd. Vltid drgaans werkzaamheden binnen de afgesprken tijdslimiet, k als daar extra inspanningen vr meten geleverd wrden. Helpt anderen wanneer dit ndzakelijk is. Zrgt vr een efficiënte manier van werken binnen het eigen verantwrdelijkheidsdmein en heeft een algemeen verzicht van de werkzaamheden m de vrgestelde resultaten te behalen. Neemt crrectheid als richtsner bij zijn/haar taakuitvering en is eerlijk en gaat respectvl m met anderen. Zrgt vr een aangename werksfeer. 3/5

4 Verantwrdelijkheidszin en maatschappelijk verantwrd handelen: Tegewezen verantwrdelijkheden ernstig pnemen. Behandelt alle klachten van huurders serieus en vl tewijding en besteedt veel aandacht aan het plssen ervan. Handelt duurzaam, ethisch en eclgisch. Hudt de eclgische vetafdruk in de werksituatie z klein mgelijk. Handelt ethisch in zijn werksituatie. Handelt duurzaam in zijn werksituatie. Maatschappelijk bewustzijn: Vlgt relevante ntwikkelingen vr zijn/haar werkterrein en benut deze kennis Vlgt maatschappelijke evluties en heeft een cnstructief-kritische kijk erp. Maakt actief gebruik van zijn kennis ver maatschappelijk evluties. Vrkmen: Over een gede gelfwaardigheid en vertuigingskracht beschikken. Zelfzeker zijn dch wel bedachtzaam zijn en zich niet impulsief gedragen. Actieve huding aannemen. Beschikken ver vldende zelfvertruwen. Vriendelijk en uiterlijk verzrgd zijn. Vldende sciaalvaardig ingesteld zijn en cntacten kunnen leggen p een vltte en aangename manier. Eerlijk en betruwbaar zijn. Geeft steeds crrecte infrmatie dr en kmt gemaakte afspraken na. Gaat p een betruwbare manier met gelden en middelen m. b) Functie specifieke cmpetenties Klantvriendelijkheid Begret de bezekers steeds p een vriendelijke manier, k bij het buitengaan. Helpt de mensen verder. Infrmeert de klant ver het gevlg dat zal gegeven wrden aan de vraag. Heeft aandacht vr verzrgde kledij en lichaamsverzrging. Zelfstandigheid en initiatief: Vraagt bijkmende infrmatie en infrmeert zichzelf. Springt spntaan in waar ndig. Vrkmt prblemen dr spntaan maatregelen te nemen. Discretie Neemt geen standpunt in tegenver buitenstaanders. Geeft geen cmmentaar bij identificatiegegevens. Sepelheid Is bereid taken te den die niet tt het nrmale pakket behren. Is bereid de grenzen van de eigen vaardigheden te verleggen. Durft verantwrdelijkheid nemen vr nvrziene taken. Cmmunicatie: Cmmuniceert mndeling en schriftelijk p een crrecte wijze met cllega s, delgrep en derden. Brengt meningen, ideeën en infrmatie duidelijk in crrecte taal en p een crrecte wijze naar vren en stemt daarbij de stijl en het niveau af p het delpubliek. Luistert en haalt belangrijke bdschappen uit mndelingen cmmunicatie. Stelt de juiste delgerichte vragen. Stelt mensen p hun gemak. Treedt tactvl p in meilijke situaties. Brengt vanuit strategische, inhudelijke verwegingen de rganisatie en haar activiteiten naar buiten. 4/5

5 Creativiteit en innvatie: Kmt met riginele ideeën vr vraagstukken die met de werksituatie verband huden en handelt ernaar. Gaat actief p zek naar nieuwe invalsheken. Brengt nieuwe invalsheken binnen in de eigen praktijk. Brengt nieuwe invalsheken binnen in de rganisatie. 5/5