Notulen van de vergadering van de GMR van Unicoz Onderwijsgroep met het bestuur dd. 19 januari 2016

Transcriptie

1 Notulen van de vergadering van de GMR van Unicoz Onderwijsgroep met het bestuur dd. 19 januari 2016 Aanwezig: GMR Afwezig: Charony Anthony (voorzitter) Dana Bange Dennis Broer Danielle van Dam Belinda van Dijk Maria van den Ende Ellie ten Hoopen Dominique Patuel Mildred Roskamp Aletta van der Steege Pauline Strijers Nollie van Uden Dennis Visser Mieke van der Zwaard Pieter Dekker Tineke Vriesinga Bestuursecretaris Marijn van den Berg Notulist Els van de Rostijne 1. Opening De voorzitter opent de vergadering en heet allen welkom, met name Maria van den Ende als nieuw lid van de GMR. 2. Notitie vooroverleg Vervangingspool Dit is geagendeerd in het DO van februari en komt terug op de agenda van de GMR. ICT De secretaris meldt dat de stukken aan de leden van de GMR worden doorgestuurd, de wijzigingen zijn geel gemaakt. De stukken zijn parallel gezonden naar de MR van het ONC. Voorlichtingsavond MR-en De uitnodiging gaat op 20 januari mee in de directiepost, de MR-en hebben nogmaals een uitnodiging ontvangen. Begroting PO 2016 De GMR heeft de begroting ontvangen, op 26 januari as. wordt deze door de fincom besproken.

2 Evaluatie HB Het ONC heeft het predicaat begaafdheidsprofielschool behaald. Aspirant-scholen voor dit predicaat zijn De Florisschool, De Floriant en De Clausschool. Vrije mobiliteit De secretaris geeft aan dat een leerkracht zich binnen de organisatie kan aanmelden voor de vrije mobiliteit. In de huidige procesgang was het mogelijk dat een leerkracht bij aanmelding zijn plaats kwijt was op de school waar hij vandaan kwam, maar niet geplaatst werd op de school van keuze. Dit heeft leerkrachten belemmerd om zich aan te melden, daarom is in het DO afgesproken dat de plaats op de oude school gehandhaafd blijft tot het moment dat de leerkracht is geplaatst op de school van zijn of haar keuze. Dit wordt op korte termijn naar de medewerkers gecommuniceerd. In overleg met de GMR zal worden bekeken hoe het bestuur volgend schooljaar meer tegemoet kan komen aan de wensen van medewerkers en scholen ten aanzien van het mogelijk maken van professionele ontwikkeling door mobiliteit. Het bestuur geeft aan dat tussentijdse mobiliteit werd afgeraden, omdat dit tot een lastige organisatorische situatie op de vertrekschool kan leiden en vervolgens een domino-effect kan hebben, maar vanaf nu wel wordt gefaciliteerd. Directeuren moeten de overstap in goed overleg met de betreffende medewerker en elkaar afstemmen. De notitie wordt binnenkort ter informatie naar de GMR gezonden. 3. Informatie vanuit het bestuur ICT Het bestuur vraagt of de GMR de notitie werving medewerker ICT heeft ontvangen. Dat klopt, dit onderwerp wordt besproken in het tweede gedeelte van de vergadering. Insourcing personele & financiële administratie Het bestuur geeft aan dat voorliggend stuk ter informatie is, er kunnen nog wijzigingen worden doorgevoerd na gesprekken met een adviseur. In juni 2015 heeft het CvB het voorgenomen besluit genomen om de (FA) financiële administratie en de PSA (personeels- en salarisadministratie) in eigen beheer te nemen. Wegens het aangevraagde faillissement van OSG is het vervolg van de besluitvorming opgeschort om de zaken voor de korte termijn goed te kunnen regelen. Na een haalbaarheidsonderzoek is gekozen voor het in eigen beheer uitvoeren van deze taken: insourcing per Dit is in het DO aan de orde geweest. De gevolgen voor directeuren zijn duidelijk in beeld gebracht. Er moet aandacht zijn voor de administratief medewerkers, het formatie overzicht moet worden verduidelijkt en besproken is dat aandacht moet zijn voor welke taken op schoolniveau blijven of gecentraliseerd moeten worden. Startnotitie insourcing Pag. 6: Huidige contracten. De opzeggingstermijn bij Helder Onderwijs is nu drie maanden. Pag. 6: Systemen. De systemen beginnen weer bij 0, waarom worden de zaken niet overgezet? Het bestuur geeft aan dat het huidige systeem Afas in beheer is van OSG. Unicoz kan dit niet overnemen en moet een eigen systeem aanschaffen en is verplicht dit Europees aan te besteden. Het is van belang dat gebruikers een rol krijgen in de aanbesteding, de GMR heeft hier geen taak in omdat het de uitvoering van een voorgenomen besluit is. Pag. 6: Bezetting. Het bestuur geeft aan dat de te verwachten uitbreiding 4,1 zal zijn in plaats van 5,3. Gordon Robinson is momenteel 0,6 fte controller voor de hele stichting en 0,4 fte beleidsmedewerker VO. Landelijke en interne ontwikkelingen op het terrein van planning, control en toezicht leiden ertoe dat er een bredere controllersfunctie nodig is.

3 Vanuit de GMR wordt aangegeven dat het salaris hoog is. Er zijn veel handen tekort in de basis, is deze uitbreiding echt nodig. Het bestuur stelt dat de bovenschools organisatie wordt aangepast aan de eisen en wensen van bestuur en scholen. Er is geen algemene directie meer. Er is sprake van een andere invulling en verdeling van taken. De organisatie wordt complexer en de verantwoordelijkheden en risico s worden groter. We hebben een organisatie van 23 scholen in het PO en een brede scholengemeenschap in het VO, met ruim 800 medewerkers en ruim 50 miljoen omzet. De opmerkingen van de GMR worden neergelegd bij het CvB. Pag. 9: Nadelen. In de notitie staat dat de activiteiten twaalf maanden per jaar aandacht vragen, ook tijdens de schoolvakanties. Onder welke cao vallen de medewerkers die worden aangesteld en is het ook mogelijk dit te wijzigen? Het bestuur geeft aan dat conform de afspraken de cao VO wordt gehanteerd, medewerkers krijgen binnen de mogelijkheden van de cao vakantievoorwaarden, zodat zij tijdens de schoolvakanties kunnen werken. Het bestuur zal in beeld brengen wat het verschil in kosten is bij toepassing van de cao VO en de cao PO.. Pag. 25: Structuur binnen het project. De GMR vraagt zich af of er wel een extern projectleider aangesteld moet worden? Het bestuur heeft de wens dat de projectleiding binnen het bureau wordt opgepakt, er is wel expertise van buitenaf nodig. Pag 27: Planning. Het bestuur wil voor de zomer de gunning doen, parallel aan de gunning start de werving voor de functie van hoofd F&A. Het profiel is nog niet precies bekend. Er moet een tijdelijke oplossing in huis worden gehaald omdat wegens het vertrek van Vincent den Boer geen zaken mogen blijven liggen. Voorlegger Insourcing Het bestuur stelt dat de gevolgen voor de formatie nog bijgesteld moeten worden. De insteek is om de organisatie kwalitatief goed te laten verlopen, niet zozeer de efficiency of kostenbesparing. Mocht dit leiden tot kostenbesparing, dan betreft dit geld van de scholen. De secretaris geeft aan dat onderaan pag. 2 wordt gesproken over het beschrijven en waarderen van de functies in samenhang met overige functies bovenschoolse organisatie. Dit betreft toch instemming vanuit de PGMR? Het bestuur kan dit beamen. Voor personele gevolgen is instemming van de medezeggenschap vereist. Informatie over wijziging in taken en aansturing bovenschoolse organisatie Vragen vanuit de GMR Wie vervulde voorheen de functie beleidsmedewerker Onderwijs? Het bestuur geeft aan dat dit Bianca van Koningsbruggen was. De functie is twee jaar geleden vacant gekomen en nog niet uitgezet. Er worden gesprekken met het VO gevoerd omdat zij ook gebruik willen maken van deze functie; daar zijn kosten aan verbonden. Angela Brandsen (VVE/Brede School) werd twee jaar lang extern ingehuurd middels projectsubsidie. Kan deze subsidie niet worden ingezet ten behoeve van de scholen? Het bestuur stelt dat voor deze werkzaamheden iemand is ingehuurd zodat er geen verplichtingen kunnen ontstaan. Deze functie is van belang omdat naast de coördinatie van het VVE beleid er overleg met de gemeente moet worden gevoerd. Om niet opnieuw te beginnen wil het bestuur deze samenwerking voortzetten. Na een evaluatie met de directeuren is

4 afgesproken dat Angela voor twee dagen per week wordt ingezet en haar werkplek op het bestuursbureau heeft. Zijn er consequenties voor het functiebouwwerk door de invoering van 4 coördinatoren? Het bestuur stelt dat er zeker consequenties zijn, de GMR zal instemming worden gevraagd over het functiebouwwerk. De informatie is in hoofdlijnen bekend, uitgegaan is van een meewerkende voorman/vrouw als taak binnen de functie van beleidsmederwerker, De functies moeten nog beschreven worden. waarbij het geen automatisme/niet vaststaat dat iemand een schaal omhoog gaat. Waarom is gekozen voor vier afdelingen en niet voor een stukje bedrijfsvoering waarin ook huisvesting is opgenomen? Het zijn geen 4 aparte afdelingen maar beleidsclusters. Het bestuur stelt dat alles met elkaar is verbonden, maar dat ook huisvesting heel specifiek is en eveneens een belangrijke lijn met het bestuur heeft. Strategische beleidsbrief Het bestuur geeft aan dat de projectgroep alle input heeft besproken. De beleidsbrief wordt aangepast en komt binnenkort naar de GMR ter advisering. Verzoek om dit zo spoedig mogelijk te doen, daar het bestuur deze beleidsbrief wil gebruiken tijdens de Unicoz onderwijsdag zodat deze op schoolniveau tot leven kan komen. Er zijn niet veel inhoudelijke wijzigingen, wel enkele tekstuele. 4. Rondvraag voor de BB Klopt het dat de ICT medewerker door het PO wordt bekostigd? Het bestuur geeft aan dat dit klopt, deze medewerker is bedoeld voor de projectactiviteiten in het PO. Het bestuur verlaat de vergadering. 1. Vaststelling van de agenda De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. 2. Terugkoppeling eerste gedeelte van de vergadering De voorzitter geeft aan dat, in tegenstelling tot de verwachting, de GMR op dit moment niet over insourcing hoeft te adviseren. Het verzoek om advies over insourcing en de formatie-uitbreiding komt waarschijnlijk in één keer, mogelijk komt dit tegelijk met het bestuursformatieplan. In de begroting kan de GMR zien of de kosten voor het bureau gelijk zullen blijven. 3. Ingekomen stukken en mededelingen Themabijeenkomst Op 16 februari as. is de themabijeenkomst voor de MR-en. Tijdens deze bijeenkomst wordt de rol van de MR-en naar de directeuren besproken. Wat is deze rol, wanneer mag of moet je die nemen en hoe doe je dat. Marjolein Hoekstra van het CNVO is uitgenodigd. Alle MR-en ontvangen een definitieve uitnodiging en in de bijlage het taakbeleid. De locatie is afhankelijk van het aantal deelnemers. Verzoek aan de GMR-leden om aan te geven of zij aanwezig kunnen zijn. De directeuren zullen de MR-en aanmoedigen deze bijeenkomst bij te wonen. Het bestuur is blij met dit onderwerp wegens de gewenste overgang naar het overlegmodel. De GMR heeft aangegeven dat de basis van het huidige model nog steeds niet op orde is.

5 Begroting De fincom zal op 26 januari as. bij elkaar komen. Verzoek aan de leden van de GMR om de begroting door te nemen en eventuele vragen vóór 25 januari naar de secretaris te mailen, graag ook melden indien er geen opmerkingen zijn. AED De plaatsing van de AED s is nog niet bekend. Het is ook niet bekend of ze binnen of buiten het gebouw geplaatst worden. Vanuit de GMR wordt aangegeven dat, indien de AED buiten hangt, deze ook voor de wijk ingezet wordt en geen eigendom van de scholen is. Indien de AED zich in de school bevindt wordt deze louter voor leerlingen, personeel en bezoekers ingezet. Het DB van de GMR zal dit nogmaals bespreken in het vooroverleg en tijdens het overleg met de voorzitters van de MR-en. Notitie werving medewerker ICT De leden van de GMR stemmen unaniem in met het werven van een medewerker ICT. Het DB zal dit doorgeven aan het bestuur. 4. Rondvraag en sluiting Maria van den Ende vraagt wanneer de notulen van de vorige vergadering worden vastgesteld? De secretaris geeft aan dat dit kort na de vergadering via de gebeurt. Ten behoeve van de MR-en worden de notulen binnen 14 dagen op de site geplaatst. Wanneer gaat iets de GMR aan? In principe wanneer het over de helft plus één school betreft. Inwonen van een andere school is een zaak voor de gemeente. De MR kan altijd een brief waarin ze hun zorgen uitpreken over deze inwoning sturen naar het bestuur met een cc. naar de GMR.. Om uur wordt de vergadering gesloten. De volgende vergadering is op 14 maart 2016 ACTIEPUNTEN Datum Omschrijving Actie Taakbeleid. Is OPR aan het taakbeleid toegevoegd. Secr Vrije mobiliteit. Notitie vrije mobiliteit naar GMR. Bestuur Themabijeenkomst MR-en -definitieve uitnodiging verzenden met taakbeleid als bijlage -aangeven wel/niet aanwezig Secr Allen Begroting. Vragen mailen naar secr. Allen Werving medewerker ICT. Instemming melden aan bestuur. DB AGENDAPUNTEN Vervangingspool LB functieprofiel Vrije mobiliteit Plaatsing AED (vooroverleg en voorzitters MR-en) Presentatie risicoanalyse door G. Robinson ( op agenda)