Notulen van de vergadering van de GMR van Unicoz Onderwijsgroep met het Bestuur dd. 10 december 2015

Transcriptie

1 Notulen van de vergadering van de GMR van Unicoz Onderwijsgroep met het Bestuur dd. 10 december 2015 Aanwezig: GMR Afwezig: Charony Anthony (voorzitter) Danielle van Dam Pieter Dekker Belinda van Dijk Ellie ten Hoopen Nollie van Uden Tineke Vriesinga Bestuur Marijn van den Berg Pieter Gilden Dana Bange Dennis Broer Maria van den Ende Dominique Patuel Mildred Roskamp Aletta van der Steege Pauline Strijers Dennis Visser Mieke van der Zwaard Notulist Els van de Rostijne ICT Unicoz Peter de Haas (projectleider) Gregory Thodé (coördinator) 1. Opening De voorzitter opent de vergadering en heet allen welkom. 2. Unicoz-onderwijsgroep ICT Peter de Haas geeft aan dat het visie- en strategieplan reeds in het DO is besproken, de feedback was positief. In de stukken voor de GMR zijn de opmerkingen vanuit Bestuur en DO verwerkt. Voor de zomer is het voorstel voor het ICT beleidskader al in de GMR besproken, vanavond kunnen er vragen gesteld worden. - Wat is het verschil stuurgroep en werkgroep? De stuurgroep, bestaande uit Pieter Gilden, Gordon Robinson, Gregory Thodé en Peter de Haas bewaakt de voortgang en zorgt dat de doelstellingen worden gehaald. Aan de werkgroep nemen een aantal directeuren PO en de twee directeuren van VO deel, deze groep is meer inhoudelijk bezig met de onderwerpen die naar voren moeten komen en er wordt in de gaten gehouden dat de nadruk meer op onderwijs ICT dan op techniek ICT ligt. - Is ICT Unicoz een extra post voor alle scholen? Wordt de kostenpost gesplitst in ICT en ICT Unicoz of wordt het een eenheid? Het Bestuur stelt dat de scholen voor de ICT organisatie gelden afdragen, daarnaast zijn er kosten op schoolniveau voor hardware en software. - Nu is er voor de scholen een post ICT (Actacom) en hardware en software, straks gaat het over de hardware en software én ICT in een bovenschoolse afdracht. Blijven de kosten gelijk of worden die hoger? De kosten worden hoger, dit heeft met de kwalitatieve personele invulling en de technische ondergrenzen te maken. ICT Visie en Strategie (versie 1.6 concept) - Blz. 11, 3.1, beschrijving huidige situatie PO. Momenteel worden nog geen resources gekoppeld waardoor een eigen administratie noodzakelijk blijft, Is dat in de nieuwe situatie niet meer noodzakelijk?

2 Dat wordt binnenkort uitgefaseerd, wijzigingen worden op één plek ingevoerd, die worden dan in alle systemen doorgezet. - Blz. 14: Bureau. Voor de duur van één jaar is een ICT coördinator aangesteld. Voor het PO is een ICT medewerker aangesteld. Is dit uitbreiding van de formatie van het bureau? Het was op dat moment noodzakelijk iemand extra aan te trekken, deze persoon zal waarschijnlijk in dienst blijven omdat te verwachten is dat er fte vrij komt door het vertrekken van een bestaande medewerker. - Het VO beschikt over in totaal 6,7 fte ICT medewerkers. In de nieuwe organisatie zal dat 6,8 fte zijn. Dit is aanzienlijk meer dan het PO heeft. Toch betaalt het PO 70% en het VO 30%, hoe zit dit? De streefformatie van het VO rond ICT is niet besproken in dit stuk omdat het niet meer aan de orde is. In de streefformatie zat een deel taakstelling, er zou formatie gaan verdwijnen, dit stuk formatie wordt bij ICT gevoegd. De taken van ICT worden uitgebreid naar het PO, indien het PO er niet was bij gekomen, was de formatie VO teruggegaan. Unicoz heeft de verdeelsleutel afgesproken voor 70/30 procent, indien de balans tussen de twee sectoren anders zou worden door bijvoorbeeld wijzigingen in leerlingen aantallen, kan deze verdeelsleutel worden bijgesteld. Dit gaat dan niet over minieme aantallen maar over het daadwerkelijk teruglopen van inkomsten. Net als bij een administratie moet bij ICT de dienst wel blijven werken, ook al zijn er minder leerlingen. Leidend daarbij zijn de meerjarenbegrotingen waar de taakstellingen in zitten. Een vergelijkbare verdeling geldt voor meerdere zaken waarbij zowel de toekomst als het verleden jaarlijks besproken worden. Uiteindelijk moet dit worden gezien als één groot geheel. - De fte s worden ingevuld uit de cao VO, daarin zijn de salarissen hoger dan bij het PO? Dat klopt, in de waardering zal het niet uitmaken maar de salarissen en met name de uitloopsalarissen zijn hoger. Daarnaast hebben we te maken met bestaande rechten/arbeidsovereenkomsten van medewerkers. - Leveren scholen formatie in of komt dit uit de lump sum? Het project is al gestart, voor een deel leveren scholen formatie in, die uiteindelijk uit de lump sum komt. Straks is de afdracht wel iets hoger. Om die reden is heel kritisch gekeken naar de bovenschoolse kosten. Waar mogelijk zijn bezuinigingen doorgevoerd en is gekeken naar huidige bovenschoolse kosten die ook op schoolniveau ingezet kunnen worden. Dit zal ieder jaar opnieuw kritisch bekeken worden. De begroting 2016 is nog niet klaar, maar dit is er wel in terug te zien. - Blz. 21, 5.1 Organisatie 3 kerngebieden binnen de ICT organisatie. De driehoek is een schematisch plaatje met aandachtsgebieden vanuit de ICT organisatie. De organisatie moet worden aangestuurd maar verleent ook diensten, er zijn twee belangrijke beheertaken: technisch beheer en functioneel beheer (de werking van applicaties). Daarnaast is het bewaken van de kwaliteit een extra aandachtsgebied. - Blz. 22, Organogram. Klopt het dat voor een deel nieuwe functies genoemd staan? De nieuwe organisatie lijkt voor een groot deel op de oude, er zijn enkele verschuivingen vanwege het beheer op afstand en de toegenomen complexiteit, omdat het PO erbij is gekomen. Voor een groot deel zijn de medewerkers hiervoor al in dienst. - Hoe gaat het in de toekomst wanneer er problemen zijn op de scholen? De aanvaardbare reactietijd is besproken, voor het PO is dat nu acht uren. - Blz. 31, 8.2 Basisvoorzieningen. Peter de Haas geeft aan dat een ondergrens is beschreven als basisvoorziening, elke PO school wordt voorzien van deze basisvoorziening - Blz. 33, bijlage A: lopende ICT projecten. Het Bestuur zal in het DO navragen of er voldoende draagvlak is om iets te ondernemen betreffende de website van de PO scholen.

3 ICT Beleidskader (versie 1.2) Peter de Haas stelt dat het Beleidskader eerder is besproken in de GMR. Betreffende de functieprofielen vindt nog een externe waardering plaats. Definitieve uitkomsten zullen worden gedeeld met de GMR. ICT Projectenkalender (versie 1.4) Is de exploitatiebasis van de ICT voorziening een structurele kostenpost? Nu zijn het bovenschoolse projectkosten, vanaf 2016 zijn de structurele kosten ingevoerd in de afdracht. Waar sprake is van kosten als gevolg van de transitie wordt dit uit projectbudget betaald. Een voorbeeld van consultancy is bijvoorbeeld de migratie van locatie Parkdreef naar het datacenter, daar worden mensen voor ingehuurd. Dit betreft ook beveiliging betreffende wetgeving en privacy, specifieke kennis die extern gehaald moet worden. Blz. 20, 9.4 Exploitatie voorbeelden locaties. Wat wordt bedoeld met basistechniek? Op blz. 18 in de laatste kolom staat vermeld wat de basistechniek per onderdeel bevat. Catalogus Producten en Diensten ICT (versie 1.2) Wat wordt bedoeld met het openstellen van de werkplek van 7-17 uur. Unicoz ICT zal van 7-17 bereikbaar zijn, buiten die tijden kan wel een melding worden geplaatst maar komt binnen genoemde werktijden een reactie. Indien dit niet toereikend is, zijn deze tijden bespreekbaar, deze zijn nu gekoppeld aan de huidige bezetting. Blz. 7, 3.1 Wijzigingsprocedure van de Producten Diensten Catalogus. Wat wordt hier bedoeld? Scholen kunnen hun eventuele wensen bij de coördinator ICT neerleggen, uiteraard hangt hier een kostenplaatje aan voor rekening van de scholen. Het is verwarrend dat de doelgroepen verschillend zijn, soms zijn dit leerlingen en studenten, soms medewerkers. Het lijkt niet de bedoeling dat elke medewerker zelf naar ICT gaat bellen? Dat is niet de bedoeling, momenteel is er een aantal mensen binnen de scholen die dit doet, dat zal niet gaan veranderen. Op het PO worden ICT problemen neergelegd bij de I-coach, die werkt in de praktijk meestal niet fulltime, wordt er vervanging geregeld? Straks heeft iedereen een eigen account en kan een melding doen die ook geregistreerd wordt. Klopt het dat laptops niet worden overgenomen? Dat klopt, daar zijn afspraken over gemaakt. De normale afschrijving wordt gehanteerd, na vier of vijf jaar moeten scholen voldoende gelden hebben gereserveerd om de apparatuur te vervangen. Het Bestuur geeft aan dat de GMR na verwerking van gemaakte opmerkingen een nieuw verzoek voor advies en/of instemming zal ontvangen. Peter de Haas en Gregory Thodé verlaten de vergadering. 3. Notitie vooroverleg Inroosteren studiedagen voor vakanties In de Wet op de Onderwijstijden staat een maximum van zeven genoemd voor korte lesweken. De GMR wil graag weten of scholen hier voldoende van op de hoogte zijn. Taakbeleid

4 De voorzitter zou de signalen vanuit de scholen explicieter terug willen zien in dit verslag, er is een aantal scholen waar de zaken niet goed lopen. Zij geeft aan dat het bestuursformatieplan naar alle MR-en is gezonden. Opmerkingen vanuit de GMR: Wanneer in Cupella de 83 uur persoonlijke professionalisering niet volledig wordt ingevuld, krijgt de medewerker extra taakuren in het systeem. Het is ook niet mogelijk om uren in de loop van het schooljaar te plannen voor persoonlijke professionalisering. Ook zijn er directeuren die studiedagen van de school verwerken in de persoonlijke professionalisering van de medewerker. Er zijn directeuren die rekenen met 39,2. Welke afspraken zijn hier over gemaakt? Het is niet duidelijk wat er valt onder de 35% ophogingsfactor. Is dat alleen voor- en nawerk, valt nakijkwerk hier ook onder, of een ouderavond. De werkdruk is met een 40-urige werkweek beslist niet afgenomen. De expliciete verdeling van 1659 uren wordt niet nageleefd. Het Bestuur geeft aan dat dit besproken moet worden en neemt bovengenoemde zaken mee terug naar het DO. Het is van belang te waken op kaders en uitvoeringen, als het kader op schoolniveau niet goed wordt toegepast, ligt dit bij de MR en kan er eventueel vanuit de school een signaal naar het bestuur gaan. Het is belangrijk ons ervan bewust te zijn dat elke MR een belangrijke rol hierin heeft en dat volgend jaar bij invoering van het overlegmodel verschillen tussen scholen groter worden. De cao dient in alle gevallen te worden toegepast, dus ook de specifieke invulling op schoolniveau dient altijd een juiste interpretatie te zijn van de cao. 4. Concept Strategische beleidsbrief Het Bestuur meldt dat begin september de strategische speerpunten zijn besproken met de RvT, de directies van ONC en PO, de teamleden en de medezeggenschap. Vervolgens zijn in een studie tweedaagse deze speerpunten voor de komende jaren vertaald in de concept beleidsbrief. Dit moet worden gelezen als één integraal beleidsstuk. Onderwijs Het Bestuur stelt dat bij het eerste bolletje staat dat kwalitatief goed onderwijs wordt getoetst aan de missie, de kernwaarden, het Unicoz DNA en aan de visie. Het school ondernemingsplan (SOP) wordt ook op deze punten bekeken. Het doel was de brief compacter en met meer focus te maken, dit is een werkdocument voor de scholen die zelf hun doelen moeten stellen. Professionele werkgemeenschap Bij het vierde bolletje staat: Wij bieden een arbeidsvoorwaardenpakket inclusief bewust belonings- en taakbeleid waaruit medewerkers af mogen leiden dat Vanuit de GMR vraagt men zich af of hiertoe een handreiking voor directeuren wordt opgesteld. Dit is heel kwetsbaar wanneer het van de willekeur van een directeur zou afhangen. Het Bestuur geeft aan dat dit soort zaken in de Projectgroep overlap besproken worden, een werkgroep van directeuren die is opgericht om de bureaucratie te verminderen. Er worden wel suggesties aan directeuren gegeven, bijvoorbeeld betreffende het SOP, maar men krijgt geen format en er blijft vooral ruimte voor eigen invulling van de scholen. De GMR merkt op dat de Regeling personeelszorg en jubilea vrij uniek is en zeer gewaardeerd wordt door het personeel. Maatschappelijke omgeving/ondernemen Bij het tweede bolletje staat dat alle scholen betekenisvolle relaties hebben met wijkbewoners en andere relevante partners. De GMR wil hier graag een voorbeeld van.

5 Het Bestuur stelt dat goede relaties met de omgeving van belang zijn. Dit kan de wijkagent zijn of de wijkmanager, maar ook de wijktuinen en andere voorzieningen. De uitstraling naar de buurt is van belang evenals de betekenis in de wijk. 5. Toelichting regionale vervangingspool voor de GMR Het Bestuur merkt op dat de werkgroep cao een voorstel zal maken dat eerst in het DO en daarna in de GMR wordt besproken. De vervangingspool zou per 1 juli 2016 van start moeten gaan. Tegelijkertijd blijft men landelijk aandacht vragen voor dit enorme probleem, de politiek zou moeten begrijpen dat dit werkgelegenheid gaat kosten en dat deze wet in alle sectoren contraproductief zal werken. 6. Rondvraag voor het Bestuur De secretaris merkt op dat in de Regeling gedwongen overplaatsingsbeleid bij formatiekrimp op schoolniveau dat de leeftijd van 59 jaar is gewijzigd naar 61. De GMR heeft dit stuk ter informatie ontvangen. Het Bestuur verlaat de vergadering. 7. Vaststelling van de agenda De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. 8. Terugkoppeling eerste gedeelte van de vergadering ICT Hoewel de stukken erg uitgebreid zijn, vinden de leden van de GMR deze over het algemeen duidelijk. - Het is van belang om meldingen in Topdesk te zetten zodat de prestaties gemeten kunnen worden. - Er moet een moment van evaluatie worden afgesproken, ook kunnen de ICT-ers op de scholen worden bevraagd of de nieuwe manier van werken in de praktijk verlichting geeft. - Het zal interessant zijn om te zien hoe de cijfers in de begroting voor 2016 afwijken van de totale begroting ICT 2014/2015 en of dit in overeenstemming is met de kwaliteit. - Het is belangrijk om normen af te spreken betreffende de 70/30 regeling. Taakbeleid De leden vinden het een goede zaak dat genoemde punten bij punt 3 in het DO worden besproken. 9. Ingekomen stukken en mededelingen 1. Concept strategische beleidsbrief De GMR vindt dit stuk begrijpelijker dan de vorige Beleidsbrief. Hoewel er veel woorden zijn gebruikt, is het goed dat scholen initiatief kunnen tonen in wat zij belangrijk vinden en is dit stuk interessant voor het team en de ouders. De brief wordt wel in een werkgroep besproken, maar blijkbaar niet in het gehele DO. In een volgende vergadering zal dit worden nagevraagd. Het DB heeft nog geen verzoek om instemming ontvangen. 2. Toelichting regionale vervangingspool voor de GMR De GMR vindt dat dit proces veel tijd in beslag neemt, maar zorgvuldigheid is van belang. 3. Regeling gedwongen overplaatsing bij formatiekrimp

6 De regeling is besproken bij punt Rondvraag en sluiting Er waren geen vragen. Om uur wordt de vergadering gesloten. De volgende vergadering vindt plaats op: dinsdag 19 januari 2016 om uur ACTIEPUNTEN Datum Omschrijving Actie OPR. Is OPR op de scholen aan het taakbeleid toegevoegd AED. Navragen of Unicoz breed een AED beleid bestaat en naar GMR en MR-en communiceren Concept strategische beleidsbrief. Wordt dit in het complete DO besproken of slechts in de werkgroep. Secr Bestuur DB AGENDAPUNTEN Vervangingspool LB functieprofiel Presentatie risicoanalyse door G. Robinson ( op agenda)