Pieter Dekker Belinda van Dijk Mildred Roskamp Mieke van der Zwaard

Transcriptie

1 Notulen van de vergadering van de GMR van Unicoz Onderwijsgroep met het Bestuur dd. 8 juni 2016 Aanwezig: GMR Afwezig: Charony Anthony (voorzitter) Dana Bange Dennis Broer Danielle van Dam Maria van den Ende Ellie ten Hoopen Aletta van der Steege Pauline Strijers Nollie van Uden Dennis Visser Tineke Vriesinga Pieter Dekker Belinda van Dijk Mildred Roskamp Mieke van der Zwaard Bestuur Marijn van den Berg Pieter Gilden Notulist Els van de Rostijne 1. Opening De voorzitter opent de vergadering en heet allen welkom. Maria van den Ende geeft aan dat zij wil stoppen als PGMR lid. 2. Notitie vooroverleg Vacatures GMR De secretaris geeft aan dat de oudergeleding compleet is. Alex Visser en Lilian Refwutu vervullen de plaatsen van Danielle van Dam en Pauline Strijder, Joost Klarenbeek heeft Dominique Patuel vervangen. Er is tot 16 juni a.s. een vacature uitgezet binnen de teams op de scholen, het bestuur zal via de directeuren nog een oproep doen. Plan van activiteiten Het plan van activiteiten is goedgekeurd door het bestuur. Statuten en reglementen In de WMS staat geen maximaal termijn genoemd. Zittende leden mogen aanblijven indien er een vacature is. Daarover kunnen per situatie tussen bestuur en GMR afspraken worden gemaakt. En er moet actief geworven blijven worden. De secretaris zal een dergelijke situatie opnemen in het regulier rooster van aftreden. Identiteitsbegeleider Tijdens het vooroverleg is gesproken over de identiteitsbegeleider, dit komt terug bij punt 3. op de agenda. 3. Informatie CvB o Notitie Klachtenregeling Unicoz Vraag GMR: Ten behoeve van de uitvoering van artikel 7, Indienen van een klacht, zijn draaiboeken uitgewerkt voor de bovenschoolse afhandeling. Wie houdt dit draaiboek bij? Het bestuur geeft aan dat een van de bovenschoolse secretaresses het draaiboek bij zal houden. Pagina 1 van 6

2 In de voorlegger wordt aangegeven dat dit besluit consequenties heeft voor de rol van de contactpersonen op schoolniveau? Het bestuur geeft aan dat de formele rol van de contactpersonen door de nu voorliggende regeling beperkter wordt, hiertoe organiseert Unicoz een informatiebijeenkomst in aanwezigheid van een jurist van Verus voor de contactpersonen. De intervisie verandert niet en de tien uur in het taakbeleid blijft staan. Wanneer deze regeling kan worden vastgesteld, dan benoemt het bestuur als gevolg van deze regeling twee externe vertrouwenspersonen. Er zijn al twee personen benaderd, een man en een vrouw met juridische kennis en kennis van mediation en de onderwijswereld. Klachten kunnen worden besproken met de vertrouwenspersoon, en ingediend bij het bestuur of bij de klachtencommissie. Wie de klacht behandelt, is afhankelijk van de klacht en de vereiste kennis. Wanneer iemand een klacht heeft die binnen Unicoz kan worden opgelost, wat is dan de route? Het bestuur geeft aan dat de contactpersoon klachtenregeling de klager naar de juiste persoon (naar leerkracht of directeur, bestuur of vertrouwenspersoon) verwijst. De directeur wordt altijd geinformeerd bij een bovenschools ingediende klacht, dan kan deze zo spoedig mogelijk worden opgelost. Lukt dit niet, wordt de klacht op bestuursniveau afgehandeld. De vertrouwenspersoon heeft een andere rol dan de contactpersoon, heeft een meer onafhankelijke / eigenstandige rol en is benoemd door het bestuur. Kan een klager zich rechtstreeks tot de landelijke klachtencommissie wenden en drukt dit nog op het budget van de scholen? Zeker, elke klacht is ontvankelijk. De klachtencommissie zal het bestuur informeren met een verzoek om de klacht op te lossen. Op het moment dat de klacht zich doorzet zijn er kosten aan verbonden, aan de financiering verandert niets. Kosten worden zoals eerder afgesproken op schoolniveau geboekt, als een school hierdoor in de financiële problemen komt zal dit vanuit de algemene begrotingsafspraken worden bekeken. De afgelopen jaren zijn er twee of drie meldingen geweest die meestal opgelost werden voordat een klacht doorgezet kon worden. Wordt de Klachtenregeling breed gecommuniceerd naar de scholen? Na instemming van de GMR komt de klachtenregeling op de website en in de schoolgidsen. Is er al een benoemingsadviescommissie? Het bestuur geeft aan dat er geen benoemingsadviescie in deze is maar dat de vertrouwenspersonen worden aangezocht en worden benoemd door het bestuur. Hoe wordt de onafhankelijkheid van de vertrouwenspersoon gewaarborgd? Dit gebeurt aan de voorkant door de verbindingen tussen Unicoz en de vertrouwenspersoon te controleren, dit moet echt een onafhankelijk externe zijn, iemand met een onderwijskundige achtergrond buiten de regio Zoetermeer. De procedure van de werkzaamheden van de vertrouwenspersoon staan in de regeling en het draaiboek. Gebeurt benoemen en ontslaan van de klachtencommissie op landelijk niveau (artikel 5)? Genoemde afspraken in de regeling gelden indien de organisatie zelf een commissie instelt. Het bestuur kiest voor aansluiting bij de landelijke commissie omdat deze goed op de hoogte is, ook van de jurisprudentie. Er wordt een soort abonnement afgesloten op basis van leerlingenaantallen. Benoemen en ontslaan van de landelijke commissie gebeurt inderdaad op landelijk niveau. o Notitie voorgenomen besluit ten aanzien van organisatie en insourcing Het bestuur merkt op dat de GMR gevraagd heeft om de aard van de werkzaamheden van de nieuwe functies. Niet alle functies zijn al beschreven en gewaardeerd, zodra dit is afgerond ontvangt de GMR zowel de functiebeschrijvingen als de waarderingen ter informatie. Blz. 5, punt 5, Vervolgafspraken, 2 e alinea: De GMR vraagt zich af of er veel reacties zijn geweest. Het bestuur geeft aan dat er maar één vraag is gesteld, maar momenteel worden nog één op één gesprekken gevoerd. De Europese aanbesteding van beide percelen is afgerond. Er is een voorlopige gunning voor het FA systeem aan Qualiant met het programma Twinfield. De aanbesteding voor het PSA systeem is aan de firma Raet gegund. Het Bestuur gaat uit van een kwaliteits- en ef- Pagina 2 van 6

3 ficiency slag en is enthousiast over de mogelijkheden. Normaliter is een voorlopige gunning definitief, de termijn loopt op 22 juni af. Nog vóór de zomervakantie worden de voorbereidingen gedaan zodat het traject na de vakantie kan starten. De werving voor een aantal sleutelposities (met name hoofd FA en hoofd PSA) moet snel gebeuren om iemand voor FA en PSA te vinden die het systeem inhoudelijk kan inrichten. Blz. 6, Clusters Onderwijs en Kwaliteit: De GMR merkt op dat de formatie van de kwaliteitsmedewerkers is opgehoogd. Directeuren kunnen de kwaliteit toch zelf bewaken? Is er niet meer behoefte aan ondersteuning op het gebied van PZ en FZ? Het bestuur geeft aan dat hiervoor 1,5 fte beschikbaar was, conform het fusieboek. In overleg met de GMR is er 0,7 fte toegevoegd ten behoeve van een beleidsmedewerker onderwijs en daarna door de invoering van het passend onderwijs is hier nog 0,4 fte aan toegevoegd.. In de nieuwe situatie is het aantal fte s verminderd. De 2 Fte wordt ingevuld door beleidsmedewerkers onderwijs en kwaliteit, waarbij één van de beleidsmedewerkers zich specifiek bezig houdt met passend onderwijs. Jan de Niet heeft aangegeven per 1 oktober as. met zijn werkzaamheden te stoppen, dan ontstaat er een vacature. Via insourcing wordt een aantal activiteiten gecentraliseerd om de integraal schoolleider, de directeur, te ondersteunen. Er is nog steeds sprake van een sobere en doelmatige omvang van het bureau. Mocht blijken dat dit niet voldoende is, dan komt het bestuur terug in de GMR om dit te bespreken. In het voortraject is met de directeuren goed gesproken over knelpunten en ondersteuningsbehoeften. Blz. 7, 3b. functiebouwwerk: De functienamen coördinator en hoofd wordt geruild. Waar hoofd staat, komt coördinator te staan en andersom. Behalve bij het cluster onderwijs en kwaliteit en secretariaat. Hier blijft sprake van de functienaam coördinator. Blz. 9, 4. Regeling personele gevolgen, laatste streepje: De GMR vindt dit stukje tekst niet duidelijk. Is de Unicoz Academie niet van belang en kunnen de functies van de coaches zomaar vervallen? Het bestuur geeft aan dat dit niet juist is, dit wordt aangepast in de notitie. Met beide coaches is gesproken, zij doen vooral coaching activiteiten die straks binnen het kader van de Unicoz academie vormgegeven kunnen worden. Het bestuur wil de coaches juist inzetten om de kennis en kunde op schoolniveau te verstevigen, hiertoe gaan de gelden van de formatie terug naar de scholen. Voorbereiding en coördinatie van de Unicoz Academie zorgt voor verschuiving in het takenpakket, de Academie is aan het cluster onderwijs en kwaliteit gekoppeld, maarde Unicoz Academie moet vooral een soort netwerk organisatie zijn om tussen de scholen onderling contacten te leggen en kennis uit te wisselen. Het VO wordt hierbij ook betrokken. Het is vormgeven aan een expertiseplein om van elkaars kennis en mogelijkheden gebruik te maken, een en ander staat nog in de steigers. In een volgende vergadering komt het bestuur graag hierop terug. Een en ander kan pas worden gevalideerd na instemming van de GMR. Buiten de aanvullende informatie betreffende de functiebeschrijvingen zijn er geen stukken te verwachten. Medewerkers die andere functies aangeboden hebben gekregen, behouden in principe hun salaris. Nieuwe medewerkers werft men in de juiste schaal. Indien een bestaande medewerker een aangeboden functie niet passend vindt, wordt in goed overleg bekeken wat dan wel past, binnen de regels van personeelsbeleid en cao. De GMR geeft aan dat een onderdeel van insourcing het besluit is om twee systemen aan te schaffen. Om die systemen in te voeren is de nodige expertise nodig, op welke manier worden de systemen ingevoerd? Het bestuur geeft aan dat dit maatwerk is en met beide partijen wordt overlegd. Voor de vakantie wordt een project ingezet om de organisatie voor te bereiden. De directeuren en de GMR worden meegenomen in de communicatie, de projectorganisatie bestaat uit direct betrokkenen. Het DB van de GMR heeft bij Arjan Hoogeveen geïnformeerd of het klopt dat alle tijdelijke invallers (ook waar géén risico s aan verbonden zijn) per 30 juni ontslag gekregen hebben. Dit zorgt voor onnodige problemen op de scholen in de laatste weken van het schooljaar. Pagina 3 van 6

4 Het bestuur geeft aan dat dit klopt. Het bestuur heeft een vraag over het meerjaren volumebeleid gesteld aan hoofd F&P Arie Stougie. Er wordt hard gewerkt aan een berekening betreffende dit beleid, zodat we weten of de tijdelijke invallers eventueel allemaal in dienst kunnen blijven. Het streven is dit zo spoedig mogelijk af te ronden zodat de directeuren en betreffende medewerkers hierover geïnformeerd kunnen worden. Vanuit de GMR wordt aangegeven dat er collega s zijn die vooruitlopend op deze actie vrije dagen plannen of een andere baan zoeken, haast is inderdaad geboden. Wat is de procedure indien een persoon geen brief heeft gehad, terwijl hij/zij die wel had moeten krijgen. Het bestuur geeft aan dat in de cao staat dat deze persoon dan benoemd zou moeten worden. o Beleidsmedewerker identiteit Het bestuur merkt op dat regelmatig wordt overlegd in het DO over het ondersteunend personeel, zo ook over de beleidsmedewerker identiteit. De samenleving ontwikkelt zich, het is van belang om de begeleiding en ontwikkeling van identiteit een andere invulling te geven. Besloten is om de functie beleidsmedewerker Identiteit niet opnieuw op te nemen in de streefformatie, wel worden de middelen vastgehouden die daarvoor beschikbaar waren, om op projectmatige basis de identiteit te kunnen stimuleren op de scholen. De directeuren hebben positief geadviseerd op een voorstel in dezen. De functie identiteitsbegeleider zal uit het functiebouwwerk verdwijnen. De identiteit is primair een verantwoordelijkheid van het CvB en zit in de portefeuille van Pieter Gilden. Binnenkort voert hij een gesprek met een organisatie uit Amsterdam die de identiteit op een eigentijdse manier invult. De identiteit moet zichtbaar zijn en worden benoemd als belangrijk onderdeel in het pedagogisch klimaat. Directeuren hebben een belangrijke rol als drager van de identiteit van de school. Momenteel wordt dit besproken in en klein werkgroepje van directeuren, na de vakantie wordt dit verder opgepakt en met de rest van de organisatie gedeeld. Veel jongere mensen die de scholen bezoeken kiezen voor Unicoz, maar men is niet altijd opgevoed in de christelijke tradities. De GMR stelt dat directeuren de verantwoording voor de identiteit veelal bij een leerkracht hebben ondergebracht. Het Bestuur beaamt dit, het bewustzijn van het belang van de rol van de directeur, het expliciteren van de identiteit en het gesprek hierover aangaan binnen de school, zowel met het team als met de leerlingen en hun ouders moet groeien en dat is in deze tijd geen gemakkelijke opdracht. De GMR vraagt zich af of een directeur een externe persoon kan vragen om begeleiding? Soms is het lastig om ouders te begeleiden die heel traditioneel zijn opgevoed, het is van belang dat de directeur en ouders blijven communiceren. Daarnaast moet het team ook de ouders kunnen respecteren in hun traditionele overtuiging. Het bestuur stelt dat er respect en begrip van beide kanten zou moeten zijn, een directeur kan zeker om hulp vragen zodat men in gesprek kan blijven. o Mededelingen Bestuur Met Gregory Thodé gaat het naar omstandigheden goed, hij is aan het revalideren. Na de zomervakantie wordt gestart met re-integratie, er wordt een vervanger aangesteld. Marijn van den Berg vertelt de GMR dat zij per 1 september as. een andere baan heeft. Haar laatste werkdag is begin juli, zij neemt per heden afscheid van de GMR en wenst hen alle goeds. Het is nog niet bekend wie de functie van Bestuurssecretaris zal gaan vervullen. Het Bestuur heeft gesprekken gehad met een extern wervingsbureau en streeft naar invulling van de vacature per 1 oktober as. Het profiel van de functie is in ontwikkeling, hierin krijgt de medezeggenschap ook een rol. Het Bestuur verlaat de vergadering. 4. Vaststelling van de agenda De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. Pagina 4 van 6

5 5. Terugkoppeling eerste gedeelte van de vergadering Notitie Klachtenregeling Unicoz Vanuit de GMR wordt opgemerkt dat in de Notitie Klachtenregeling wordt gesproken over een contactpersoon en een aandacht functionaris. Het is belangrijk dat de leerkracht niet als contactpersoon wordt vermeld. Er is wel behoefte op de scholen aan contact tussen de contactpersonen onderling. De leden van de GMR zijn het ermee eens de intervisie te behouden en hopen dat de tien uur nu wordt benut. De leden van de GMR stemmen unaniem in met het voorgenomen besluit klachtenregeling. Notitie voorgenomen besluit t.a.v. organisatie en insourcing De voorzitter vraagt zich af of de GMR wil wachten met adviseren totdat de functiebeschrijvingen er zijn. De GMR geeft aan dat er heldere vragen zijn gesteld en dat er voldoende toelichting is gegeven. De GMR blijft graag nauw betrokken bij dit proces. Het is zaak dat er zo snel mogelijk medewerkers worden aangesteld die het systeem kunnen gaan inrichten. In een eerder stadium heeft de GMR ingestemd met de insourcing. De GMR vindt het opmerkelijk dat de functie van identiteitsbegeleider direct uit het functiebouwwerk wordt geschrapt, terwijl diverse functies formatief niet ingevuld worden maar al jaren in het functiebouwwerk blijven staan. Men vraagt zich af of de nieuwe werkwijze over een paar jaar wordt geëvalueerd. Bij veel scholen is de identiteit gekoppeld aan de kerkgang, terwijl dit veel meer inhoudt. Men vindt een nieuwe aanpak van een actueel thema positief. Het is van belang om te bewaken dat de gelden geoormerkt worden voor dit doel. De leden van de GMR adviseren positief over het voorgenomen besluit t.a.v. organisatie en insourcing. In een brief zal het DB van de GMR aan het bestuur verzoeken om een maandelijkse voortgang die kan worden besproken tijdens het vooroverleg zodat de GMR kan blijven meedenken en adviseren. Ook wil het DB het bestuur wijzen op het belang van oormerken van de gelden voor de identiteit. 6. Financiën o Verslag fincom over de begroting De fincom heeft meerdere malen vragen gesteld en antwoord gekregen. De financiële commissie wil de leden van de GMR adviseren in te stemmen met de begroting. o Instemming begroting De leden van de GMR stemmen unaniem in met de begroting. 7. Notitie vooroverleg. Bij de punten 3. en 5. is gesproken over de beleidsmedewerker Identiteit. 8. Rondvraag en sluiting Het is nog niet zeker of er op 5 juli vergaderd wordt, het DB zal dit bekijken en via de mail communiceren met de leden. Datum jaarlijks etentje: voorstel vrijdag 23 september De notulen komen iets later dan gewoonlijk, verzoek om dan snel te reageren. Om uur wordt de vergadering gesloten. ACTIEPUNTEN Datum verg. Onderwerp Actie VVE/Brede School. Afspraken communiceren met DB GMR Bestuur Meerjarenformatieplan. -hernieuwde functiebeschrijvingen naar GMR -overleg A. Hoogeveen over inzetten LIO-er op ERD budget en over mogelijk vervallen functies in bouwwerk omdat zij niet Bestuur Pagina 5 van 6

6 bestaan Vacatures GMR. -Oproep vacature PGMR via directeuren Insourcing. Brief naar bestuur schrijven: -verzoek om maandelijks voortgangsgesprek in vooroverleg -verzoek om oormerken gelden tbv identiteit GMR-vergadering op 5 juli as. Aan leden melden of de vergadering doorgang vindt. Bestuur DB GMR Secr Pagina 6 van 6