Handreiking toezeggingen. van college aan raad

Transcriptie

1 Handreiking tezeggingen van cllege aan raad

2 Pstbus AE Utrecht [t] [f] [i] Cntactpersn M. (Mathijs) van den Heuvel [t] [e] Augustus

3 INLEIDING Onderzek naar nakming van tezeggingen in zeven gemeenten In de eerste helft van 2008 verde De Lkale Rekenkamer in pdracht van zeven rekenkamer(cmmissie)s nderzek uit naar de mate waarin clleges van B&W hun tezeggingen aan de raad en raadscmmissies nakmen. Dit betekent dat in de vlgende gemeenten nderzek naar nakming van tezeggingen is uitgeverd: Capelle aan den IJssel Detinchem Opsterland Rermnd Steenwijkerland Westland Zetermeer Het nderzek ging uit van het belang van een gede nakming van tezeggingen in het verkeer tussen cllege van B&W en gemeenteraad; zdra een wethuder een tezegging det, met de raad f raadscmmissie erp kunnen vertruwen dat deze wethuder zijn tezegging p tijd en vlledig nakmt. Maar in heverre kán een gemeenteraad daar blind p vertruwen? Deze vraag vrmde de aanleiding vr het nderzek. Tezeggingen: wat zijn dat dan? Vlgens Van Dale betekent tezeggen min f meer fficieel belven. In zeven gemeenten zijn wij nagegaan f dit srt belften - die prtefeuillehuders tijdens een raadsvergadering f raadscmmissievergadering den - k tijdig en vlledig wrden nagekmen. Een vrbeeld van een tezegging is: De wethuder zegt de raad te de Nta Lkaal Gezndheidsbeleid nader uit te werken en deze in december 2007 ter behandeling aan de raad aan te bieden. In het nderzek is bewust geen strenge definitie gehanteerd vr het begrip tezegging. Er is juist gekeken f de deelnemende gemeenten zélf een scherpe definitie van een tezegging hanteerden. H A N D R E I K I N G T O E Z E G G I N G E N V A N C O L L E G E A A N R A A D

4 EEN HANDREIKING, WAAROM EN VOOR WIE? Een handreiking m gede vrbeelden uit te wisselen Kijkend naar de beheersing van tezegging in de zeven nderzchte gemeenten zagen wij vereenkmsten, maar vral k verschillen. Waar de ene gemeente de registratie van tezeggingen rganiseerde, was de ambtelijke bewaking van uitstaande tezeggingen in een andere gemeente juist vrbeeldig gerganiseerd. Deze verschillen laten zien dat gemeenten p nderdelen van elkaar kunnen leren en vrmen daarmee de grnd vr deze handreiking. Een handreiking vr gemeenteraad, cllege van B&W, raadsgriffie én ambtelijke rganisatie De vrliggende handreiking is bedeld vr iedereen die betrkken is bij de nakming van tezeggingen in het duale stelsel. Vlgens ns zijn dat primair de gemeenteraad, het cllege van B&W, de raadsgriffie en de ambtelijke rganisatie. In het vervlg beschrijven wij he deze partijen bij de beheersing van tezeggingen betrkken (kunnen) zijn. 4

5 AAN DE SLAG MET TOEZEGGINGEN: HET IDEALE PROCES Vier partijen betrkken in het prces van beheersing van tezeggingen In het prces van het beheersen van tezeggingen nderscheiden wij vier betrkken partijen die ieder een eigen rl vervullen. Deze partijen zijn: 1) raad 2) raadsgriffie (ambtelijke ndersteuning van de raad) 3) cllege van B&W 4) ambtelijke rganisatie (ambtelijke ndersteuning van het cllege van B&W) Vier stappen in het prces van beheersing van tezeggingen In het prces van het beheersen van tezeggingen nderscheiden wij bvendien vier fasen, te weten: 1) frmulering van tezeggingen 2) registratie van tezeggingen 3) bewaking van tezeggingen 4) infrmatievrziening aan de raad ver tezeggingen In het nderstaande schema schetsen wij aan de hand van de vier betrkken partijen en de vier verschillende fasen het ideale prces vr een gede nakming van tezeggingen. Frmulering Registratie Bewaking Infrmatievrziening Raad Raadsgriffie Cllege van B&W Ambtelijke rganisatie Raad is alert p de scherpte van frmulering van de tezegging. Checkt f de tezegging juist is geregistreerd. Bewaakt het nakmen van tezeggingen dr actief navraag te den naar de stand van zaken van uitstaande tezeggingen. Druk van de raad kan de urgentie van de tezeggingenlijst vergrten. - Lid van cllege frmuleert een tezegging. Registreert de tezegging tijdens de vergadering. Stemt de geregistreerde tezegging af met cllege en ambtelijke rganisatie. Bewaakt tbv de raad de stand van zaken uitstaande tezeggingen p hfdlijnen. - Infrmeert de raad peridiek en vlgens een vast stramien ver (de stand van zaken van) uitstaande tezeggingen. Lid van cllege checkt f de tezegging juist is geregistreerd. Leden van cllege van B&W bewaken de vrtgang van tezeggingen die zij hebben gedaan. Spreekt de ambtelijke rganisatie daar indien ndig p aan. Draagt zrg vr het juist en tijdig infrmeren van de griffie ver de stand van zaken van tezeggingen. - Checkt f de tezegging realistisch is gefrmuleerd. Zrgt vr en bewaakt de tijdige en vlledige nakming van de tezegging. Geeft griffie peridiek inzicht in stand van zaken uitstaande tezeggingen. Geeft afwijkingen in de nakming van tezeggingen tijdig dr aan cllege van B&W H A N D R E I K I N G T O E Z E G G I N G E N V A N C O L L E G E A A N R A A D

6 GOEDE VOORBEELDEN BEHEERSING VAN TOEZEGGINGEN Handvatten vr gemeenten vr kwalitatief sterke en actuele tezeggingen Uit de nderzeken naar de beheersing van tezeggingen in zeven gemeenten is gebleken dat er geneg vrbeelden zijn van een gede nakming van tezeggingen. Per fase van het beheersingsprces zullen we een aantal gede vrbeelden uit de gemeenten beschuwen. Handvatten vr frmulering van tezeggingen De raad heeft er belang bij dat een lid van het cllege van B&W tezeggingen specifiek en tijdgebnden frmuleert. Het specifiek frmuleren van een tezegging zrgt er vr: dat de raad duidelijke handvatten heeft m de nakming van tezegging scherp te cntrleren: is dit wat ns is tegezegd en wrdt de tezeggingen p tijd nagekmen? dat (k na verlp van tijd) vr alle betrkkenen (raad, cllege, raadsgriffie en ambtelijke rganisatie) ng duidelijk is wat er precies bedeld werd met de tezegging. Ged vrbeeld van een specifiek gefrmuleerde tezegging: Onderwijsvisie 2020 Zetermeer: wethuder zegt te, p de vraag van mevruw X, dat er in de tekmst zeker een beheftepeiling uitgeverd zal wrden betreffende HBO pleidingen. In deze tezegging wrdt specifiek gerefereerd aan de vraag van mevruw X in verband met de nderwijsvisie 2020 Zetermeer. Ok een jaar na dat zal ng duidelijk zijn waar dit ver ging. Mcht het niet meer vr p het netvlies staan, is het zeer eenvudig te achterhalen wat de vraag van mevruw X was, waar antwrd p gegeven mest wrden. Ged vrbeeld van een tijdgebnden gefrmuleerde tezegging: Capelle aan den IJssel: Wethuder zegt te de pilts zelfnderhud penbaar gren in de cmmissie van nvember 2007 te evalueren. Bij deze tezegging wrdt een duidelijk tijdstip van nakming aangegeven (nvember 2007). De wethuder weet hierdr exact wanneer hij de tezegging met nakmen. De cmmissie weet wanneer zij de evaluatie kan behandelen en weet daardr k wanneer ze de betreffende wethuder kan rappelleren mdat ze ng geen evaluatie heeft ntvangen. 6

7 Handvatten vr registratie van tezeggingen Het registreren van tezeggingen vindt plaats tijdens het ntuleren van een raads- f cmmissievergadering. Het ntuleren is echter een interpretatie van de gemaakte tezeggingen. De kans dat een tezegging anders weergegeven wrdt dan deze bedeld was, is aanwezig. Duidelijke regels en prcedures vr het registreren van tezeggingen verkleint de kans p een njuiste f nvlledige interpretatie. Gede vrbeelden van werkwijzen vr registratie van tezeggingen tijdens de vergadering: Steenwijkerland: De regel is m een tezegging te registreren wanneer de letterlijke frmulering tezegging f ik zeg te wrdt gebruikt. Het vrdeel van deze regel is dat er geen twijfel kan ntstaan ver de registratie van tezeggingen. De griffie kan een tezegging makkelijker herkennen en registreren. De kans p een njuiste interpretatie wrdt aanzienlijk verkleind. Zetermeer: De (raad- f cmmissie) vrzitter dient de tezegging te herhalen en na te gaan f deze vldende helder en in lijn met de behefte van de raad is gefrmuleerd. De tezegging wrdt hiermee impliciet afgestemd met de raad. Vr de griffie geeft de herhaling van de vrzitter duidelijkheid m de tezegging juist te kunnen registreren. Bvenstaande vrbeelden laten zien he een rganisatie kan waarbrgen dat duidelijk is wanneer er sprake is van een tezegging. In Steenwijkerland gebeurt dat dr iets alleen als tezegging te registreren als daadwerkelijk de frmulering tezegging f ik zeg te gebruikt is. In Zetermeer weet de griffie dat er sprake is van een tezegging als deze dr de vrzitter als zdanig herhaald wrdt. Gede vrbeelden van vastlegging van tezeggingen na aflp van de vergadering: Capelle aan den IJssel: na aflp van de vergadering legt de griffie de genteerde tezeggingen terug bij vrzitter van de cmmissie, betrkken prtefeuillehuders en verantwrdelijk directielid ter verificatie. In verleg tussen deze partijen wrdt de inhud van de tezegging gecntrleerd en mgelijkerwijs aangepast. Rermnd: er is (incidentele) afstemming tussen ambtenaren en griffie m te verzekeren dat er geen licht zit in de wijze van interpretatie van ambtenaren en griffie. Deze handeling vergrt de inhudelijke kwaliteit van de tezegging. Na de vergadering checken vrzitter, griffie en prtefeuillehuder de gemaakte tezeggingen. Westland: tezeggingen gedaan in de raadsvergadering neemt de griffie p in een raadsbrief. Afstemming ver de tezeggingen vindt plaats drdat de raadsbrief sinds krt in cnceptvrm eerst naar het cllege gaat. Over die cnceptbrief vindt afstemming plaats tussen de bestuursadviseur, cllege en griffie. Geïnterviewden geven aan dat tezeggingen daarbij regelmatig verduidelijkt wrden dr het cllege. Bvenstaande vrbeelden laten zien he er in verschillende gemeenten afstemming plaatsvindt ver de frmulering van de tezegging vóórdat deze definitief wrdt vastgelegd. Een gede afstemming is belangrijk mdat p die manier vrkmen wrdt dat een raadslid uiteindelijk andere infrmatie krijgt dan waar hij/zij rsprnkelijk m gevraagd had, maar k vrkmen wrdt dat er een tezegging wrdt gedaan die niet realistisch is. H A N D R E I K I N G T O E Z E G G I N G E N V A N C O L L E G E A A N R A A D

8 Ok in Zetermeer vindt afstemming plaats ver de (frmulering van de) tezegging. In het vrige vrbeeld werd aangehaald dat in Zetermeer een tezegging geregistreerd wrdt als deze dr de vrzitter van de vergadering als zdanig herhaald is. Hierdr is vr de griffie duidelijk wanneer iets een tezegging betreft, maar vindt k meteen in de vergadering al afstemming plaats ver de frmulering van de tezegging. Een vrdeel van afstemming tijdens de vergadering is dat zwel prtefeuillehuder als raadslid meteen al p de tezegging kan reageren en aanpassen als blijkt dat de tezegging niet ged is geïnterpreteerd. Ged vrbeeld van cdering van tezeggingen Westland: tezeggingen wrden geregistreerd met een cde. De eerste tezegging die in een kalenderjaar in de cmmissie BESTuurlijke zaken wrdt gedaan, wrdt geregistreerd als TZ001BEST. Dr via een vaste systematiek cdes aan tezeggingen te te wijzen, kan dr verschillende betrkkenen p een eenduidige manier naar een tezegging verwezen wrden. Dit verkleint de kans p miscmmunicatie. Handvatten vr bewaking van tezeggingen 8

9 Als een tezegging eenmaal is gedaan en is vastgelegd, is in het belang van de raad dat een tijdige en vlledige nakming van de tezegging wrdt bewaakt. Er is afstemming ndig binnen de ambtelijke rganisatie en tussen griffie, cllege van B&W en ambtelijke rganisatie m het prces ged te laten verlpen. Een gestructureerde vrm van afstemming en verleg biedt een grtere kans p een gede afhandeling van tezeggingen. Gede vrbeelden van afstemming ver uitstaande tezeggingen: Capelle aan den IJssel: het hfd bureau gemeentesecretaris zet de tezeggingen uit in de ambtelijke rganisatie. In het prces van afhandeling van tezeggingen is er een tussenverleg met het hfd bureau gemeentesecretaris en de afdelingshfden. In dit verleg vindt afstemming plaats ver de vrtgang van nakming tezeggingen. Dit verleg waarbrgt de kwaliteit van het beheersingsprces van tezeggingen. Zetermeer: de afsprakenlijst (lijst met tezeggingen, red.) wrdt uitgezet in de ambtelijke rganisatie. Het uitzetten en bewaken van de nakming van tezeggingen p ambtelijk niveau ligt bij de staf gemeentesecretaris. Deze heeft de aanjagende taak van de griffie vergenmen. De bewaking van nakming tezeggingen gebeurt dr een verleg van prtefeuillehuders met afdelingshfden. Rermnd: bewaking van het beheersingprces gebeurt via het prtefeuillehuderverleg en het agendaverleg (cmmissievrzitter, prtefeuillehuder en cmmissiegriffier) vrafgaand aan de cmmissievergadering. Vr iedere cmmissievergadering staat k de actuele lijst met afspraken en tezeggingen p de agenda. Dr deze iedere vergadering te behandelen kan de raadscmmissie de afdening van tezeggingen in de gaten huden. Westland: wekelijks vindt er stafverleg plaats tussen prtefeuillehuders en afdelingen. De uitstaande tezeggingen, in raads- en cmmissievergaderingen, staan in dat verleg standaard p de agenda. De vrbeelden laten zien dat het nakmen van tezeggingen vral bewaakt wrden dr verleg tussen prtefeuillehuders en afdelingen f tussen de staf gemeentesecretaris en afdelingen. Zwel in Capelle als in Zetermeer vervult de staf gemeentesecretaris / hfd bureau gemeentesecretaris een belangrijke rl als het gaat m het bewaken van de nakming van tezeggingen. Zij cördineren het nakmen van de tezeggingen met de afdelingen en hebben daarin k een belangrijke aanjagende taak vergenmen van de griffie. In Rermnd en in Westland wrdt het nakmen van tezeggingen bewaakt dr uitstaande tezeggingen te agenderen in het prtefeuillehudersverleg, waarin prtefeuillehuder en afdelingen met elkaar verleggen. In Rermnd is ng een extra cntrle ingebuwd dr de uitstaande tezeggingen vervlgens k te agenderen in het agendaverleg van cmmissievrzitter, prtefeuillehuder en cmmissiegriffier). Bvenstaande vrbeelden laten zien dat vr het ged verlpen van het prces het er niet zzeer m gaat waar de cördinerende rl nu precies ligt - bij de prtefeuillehuders en de griffie, f bij de staf gemeentesecretaris maar dat vral belangrijk is dat de uitstaande tezeggingen een vast agendapunt vrmen in enig verleg met de afdelingen. Op die manier vindt er gestructureerde bewaking plaats p het nakmen van tezeggingen. H A N D R E I K I N G T O E Z E G G I N G E N V A N C O L L E G E A A N R A A D

10 Ged vrbeeld van eenduidige basis vr bewaking van tezeggingen Opsterland: Ok de ambtelijke rganisatie hanteert de afsprakenlijst als vertrekpunt vr het uitzetten en bewaken van uitstaande tezeggingen. Het bvenstaande vrbeeld van Opsterland benadrukt dat het werken met één registratie als basis vr bewaking de kans vergrt dat raad en raadsgriffie en cllege en ambtelijke rganisatie niet miscmmuniceren. Drdat in Opsterland de ambtelijke rganisatie met de tezeggingen werkt die p de dr de griffie bijgehuden afsprakenlijst staan, wrdt de kans kleiner dat ambtenaren met een andere interpretatie van een tezegging aan de slag gaan. Handvatten vr infrmatievrziening aan de raad Het beheersingsprces van de nakming van tezeggingen heeft als ultiem del m de raad van infrmatie te vrzien. Deze infrmatievrziening met van hge kwaliteit zijn m de relatie tussen het cllege en de raad te versterken. De raad met een peridiek, actueel en bijgewerkt verzicht hebben van penstaande tezeggingen. Daarm is het niet alleen van belang dat de tezeggingen vlledig en ged wrden nagekmen, maar k dat de raad p de hgte gehuden wrdt van de vrtgang. Om dit te waarbrgen kunnen bepaalde regels en prcedures helpen. Gede vrbeelden van prcedures vr infrmatievrziening aan de raad: Capelle aan den IJssel: De meeste tezeggingen wrden practief afgehandeld via de cllegebrief. Uit verschillende interviews kmt naar vren dat de cllegebrief ged werkt vr m aan de actieve infrmatieplicht te vlden en vr de afhandeling van tezeggingen. Rermnd: De algemene werkwijze is dat als een tezegging niet p tijd kan wrden nagekmen, de cmmissie daar practief ver wrdt geïnfrmeerd met een tussenbericht. Afhankelijk van de zwaarte van de tezegging heeft dat tussenbericht de vrm van een mededeling van de wethuder in de cmmissie f een raads- f cmmissiebrief. Detinchem: Als een tezegging niet binnen de geplande termijn kan wrden nagekmen is het regelmatig z dat het cllege de raad(scmmissie) k zelf al infrmeert via een infrmerende brief f een cmmissie- f raadsmededeling. Vaak vermeldt het cllege daarbij k wanneer de tezegging wel kan wrden nagekmen. De vrbeelden laten zien dat vr een gede infrmatievrziening verschillende aspecten van belang zijn. Allereerst is dat de inhudelijke nakming van de gedane tezeggingen. In Capelle aan den IJssel wrdt deze infrmatie verstrekt met een cllegebrief. Dr hier met een relatief vaste vrm (de cllegebrief) invulling aan te geven, is k vr raadsleden helder (want vrspelbaar) p welke wijze zij geïnfrmeerd blijven ver uitstaande tezeggingen. Daarnaast is het van belang dat de raad p de hgte gehuden wrdt van de stand van zaken rndm de tezegging. Onder meer in Rermnd als in Detinchem wrden raadsleden practief geïnfrmeerd als een tezegging niet binnen de geplande termijn kan wrden nagekmen. In Rermnd gebeurt dat met een tussenbericht, de vrm is afhankelijk van de zwaarte van de tezegging, in Detichem gebeurt dit met een infrmerende brief. Dr raadsleden hier practief ver te infrmeren, weten raadsleden beter waar ze aan te zijn. Dit laatste zeker als er k ng een termijn genemd wrdt waarbinnen de tezegging wel kan wrden nagekmen. 1 0