Pro VVE Beheer B.V

Transcriptie

1 Aan de leden van de Rijswijk, 28 juni 2016 Vereniging VvE nr: D9658 VvE: Bouvigne 18 t/m 33 - Kastelenstraat 33 t/m 63 Te: AMSTERDAM Geachte leden, Bijgaand zenden wij u de concept notulen van de afgelopen algemene ledenvergadering. Indien u onvolkomenheden in de concept notulen aantreft of opmerkingen heeft hierover, dan verzoeken wij u vriendelijk ons hiervan zo spoedig mogelijk (bij voorkeur schriftelijk) op de hoogte te stellen. Mocht u in de loop van het (boek)jaar vragen hebben inzake het al dan niet uitgevoerd zijn van bepaalde zaken dan vernemen wij dat graag van u. Eventueel kunnen dan (alsnog) maatregelen worden genomen dan wel kunnen wij u (en/of de vergadering) nader informeren over de stand van zaken. Wacht met het opnemen van contact met ons dan ook zeker niet te lang. Hierdoor zal het verloop van de volgende vergadering zeker positief worden beïnvloed, hetgeen in ieders belang is. Zijn zaken onduidelijk of bestaan er bij u nog vragen? Neem dan gerust contact met ons op. Met vriendelijke groet, namens Pro E : -heer B.V. B.V A. Alaiz B.V. a rm` Bezoekadres: Ampèrelaan 4 Rijswijk Postadres: Postbus T F vve@provvebeheer.nl Op aanvragen. aanbiedingen en tot stand gekomen ovetllakemsten ten behoeve van Verenigingen van Eigenaren zijn de door ens bij de K.v.K. Amsterdam gedeponeerde voorwaarden van toepassing. Afschrift wordt u op aanvraag verstrekt. K.v.K Amsterdam nummer BTW nummer. e

2 Pro vv = Be-leer Vergadering gehouden op 12 april 2016 te Amsterdam NOTULEN 1. OPENING De bestuurder, de heer A. Alaiz, opent de vergadering en heet eenieder welkom. Namens Woningstichting Rochdale is mevrouw W. Bekman aanwezig. Mevrouw W. Bekman is de vaste contactpersoon namens Rochdale in de ledenvergaderingen voor wat betreft zaken welke betrekking hebben op huurders in het gebouw en/of Woningstichting Rochdale. 2. VASTSTELLEN AANTAL AANWEZIGE STEMMEN Van de uit te brengen stemmen zijn er aanwezig, voldoende om rechtsgeldige besluiten te kunnen nemen. 3. VASTSTELLEN NOTULEN VERGADERING DD 22 JUNI 2015 Deze worden met algemene stemmen vastgesteld. NB De besproken en zonodig gewijzigde actielijst wordt met de notulen van heden meegezonden. 4. JAARSTUKKEN 2015, (MONDELING) VERSLAG KASCOMMISSIE De bestuurder geeft het woord aan mevrouw Bekman, namens Woningstichting Rochdale lid van de kascommissie. Mevrouw Bekman geeft aan nog niet in de gelegenheid te zijn geweest de jaarstukken te controleren. Mevrouw Bekman zegt toe de jaarstukken deze week te controleren. NB De goedkeurende verklaring zal zo mogelijk met de notulen van heden worden meegezonden. 5. HET (HER)BENOEMEN VAN DE VOORZITTER VAN DE VERGADERING HET (HER) BENOEMEN VAN HET BESTUUR EN DE TECHNISCHE COMMISSIE VAN DE VVE (EVENTUELE GEGADIGDEN KUNNEN ZICH TER VERGADERING BESCHIKBAAR STELLEN De bestuurder stelt voor ten aanzien van het voorzitten, vanavond de honneurs waar te nemen. De vergadering stemt hier mee in. De bestuurder vraagt ter vergadering of er leden zijn die zich beschikbaar wensen te stellen voor een functie binnen de VvE. Geen van de aanwezigen stelt zich beschikbaar. Dit punt zal worden aangehouden tot een volgende leden vergadering. B.V BESPREKEN EN VASTSTELLEN VAN DE JAARSTUKKEN ALSMEDE HET DECHARGEREN VAN DE BESTUURDER/ADMINISTRATIEF BEHEERDER OVER HET BOEKJAAR 2015 De bestuurder stelt voor om de kascommissie het mandaat te geven om na controle van de jaarstukken zo mogelijk de bestuurder en administratief beheerder te dechargeren voor het gevoerde beleid en de jaarstukken vast te stellen. De vergadering stemt met algemene stemmen mee in. 7. BESTEMMEN EXPLOITATIESALDO 2015 Met algemene stemmen wordt besloten het nadelig exploitatiesaldo A kosten a 1.363,28 ten laste van de reserve groot onderhoud te brengen. B.V. ry, A,Too 14 r, Op eenvragen, aanblmmgen en tot stand gekomen overaankomsten ten behoeve van Verenigingen van Eigenaren zijn de door ons bij de K.v.K. Amsterdam gedeponeerde Postadres: Postbus F vve provvebeheer.nl voorwaarden van toepassing. Aischnttwordtuop =mop verstrekt. K.v.K. Amsterdam nummert TW-nununen W

3 Pro \AFT Be -leer 8. BESPREKEN BEVINDINGEN STAAT STANDLEIDINGEN EN MOGELIJKHEDEN VOOR HET (PREVENTIEF) RENOVEREN VAN DE STANDLEIDINGEN MIDDELS COATEN/RELINEN EN DE FINANCIERING HIERVAN (BIJGAAND DE OFFERTES VAN TUBES, HOUSELINER, OFFERTE SOP) De bestuurder geeft aan dat naar aanleiding van een standleiding, welke recent in verband met lekkage deels is vervangen, gekeken is naar de mogelijkheden voor het al dan niet preventief vervangen/renoveren van de standleidingen (gemeenschappelijke rioolafvoeren). Ten einde een beeld te verkrijgen van de staat van de standleidingen, heeft er een camera-inspectie plaatsgevonden. Voor het renoveren van de standleidingen zijn een drietal offertes opgevraagd om een beeld te krijgen van de kosten en mogelijkheden. De bestuurder verwijst naar de met de agenda meegezonden offertes. De bestuurder geeft aan dat een camera-inspectie een goed beeld geeft van de binnenzijde van een leiding echter zijn met een camera-inspectie alleen grote breuken en scheuren te constateren. Verder is het door middel van een camera-inspectie niet mogelijk om de dikte van de standleiding te bepalen. De bestuurder geeft aan dat afhankelijk van leeftijd en omstandigheden, de gietijzeren standleidingen corroderen waardoor deze dunner worden met mogelijk breuk tot gevolg. Het is voor de leidingen welke niet zichtbaar zijn, moeilijk te bepalen wanneer het punt van renovatie is aangebroken. Mevrouw Bekman geeft aan dat bij Rochdale meldingen zijn gedaan van in slechte staat verkerende standleidingen. Dit betreft de garage boxen waarbij de standleidingen zichtbaar zijn. Hier is te zien dat op de punten waar de standleiding aftakt, deze slecht zijn. De bestuurder geeft aan dat er twee methoden zijn voor renovatie van deze leidingen. De eerste is deze te vervangen voor pvc leidingen waarbij zaken als brandveiligheid maar ook geluidswering in acht dienen te worden genomen. Daar de leidingen grotendeels zijn weggewerkt achter de muren van de badkamers, keukens en toiletten, waardoor het nodige hak en breekwerk dient te worden uitgevoerd, is gekeken naar een ander methode. Deze methode gaat uit van renovatie van de rioleringen van binnenuit (relinen) dit middels sprayen van een hars (epoxy) aan de binnenzijde of het aanbrengen van een kous zoals ook verwoord in de offertes. De bestuurder geeft aan dat alvorens de rioleringen middels spray-kous methode gerenoveerd kunnen worden, deze schoon worden gefreesd. Hierbij is het mogelijk dat delen van de standleiding die op dat moment in een slechte staat verkeren door het schoonfrezen alsnog breken. In dat geval zal de betreffende standleiding dienen te worden vervangen. Derhalve wordt geadviseerd om de renovatie op niet al te lange termijn te laten uitvoeren. Ter vergadering ontstaat een uitvoerige gedachtewisseling over het voorstel. De voorkeur gaat uit naar het relinen van de rioleringen. De vergadering komt hierna tot de voorlopige slotsom dat de offertes verder geconcretiseerd dienen te worden ten einde een wel overwogen besluit te kunnen nemen. Voorgesteld wordt om de bouwkundige, de heer Derks, te verzoeken om op basis van de feitelijke situatie en wensen een werkomschrijving (bestek) te laten opstellen. De bedrijven welke hebben ingeschreven zullen worden verzocht hun offerte hierop te baseren. In een volgende vergadering of zoveel eerder indien dit noodzakelijk is, zal op basis van de gewijzigde offertes en advies bouwkundige hieromtrent een besluit nemen. Dit punt wordt verder aangehouden tot de eerst volgende ledenvergadering. B.V BESPREKEN BEVINDINGEN STAAT DAKGOTEN EN MOGELIJKHEDEN TOT RENOVATIE EN DE FINANCIERING HIERVAN (BIJGAAND DE OFFERTES VOOR VERVANGING: EIJK, ALL-IN EN SARGENTINI, ADVIES BOUWKUNDIGE WORDT NAGEZONDEN DAN WEL TER VERGADERING TOEGELICHT) De bestuurder verwijst naar de met de agenda meegezonden offertes voor het vervangen van de dakgoten. De bestuurder geeft aan dat naar aanleiding van de lekkage klachten, ter plaatse van de schoorstenen, bij de diverse VvE's is geïnspecteerd met een hoogwerker. Gelijktijdig is ook B.V. ".. l iwaa ~ áá ód 3p eenvragen, aanbiedingen en tot etend gekomen overeenkomsten ten behoeve van Verenigingen van Eigenaren zijn de door ons biij de K.r.K. Amsterdam gedeponeerde Postadres: Postbus F vve@provvebeheer.nl voonvaarden van toepassing.alschdttwerdt u op aanvrovgverstrekt. KV.K Amsterdam nummer BTW.nummer:NL

4 Pro VV 3eheer gekeken naar de staat van de dakgoten. De bouwkundige heeft aangegeven dat de dakgoten relatief schoon zijn en geen lekkages vertonen. Vervanging is op termijn noodzakelijk echter vanwege de hoge kosten voor het plaatsen van steigers, wordt voorgesteld de werkzaamheden te combineren met de schilderswerkzaamheden. De vergadering stemt hier unaniem mee in. Ter vergadering wordt ook voorgesteld om de optie vervanging voor kunststof te bekijken. De bestuurder zegt dit toe. Voorgesteld wordt om eind november de dakgoten te laten reinigen en daar waar nodig kleine reparaties direct uit te voeren. De vergadering stemt hier unaniem mee in. De bestuurder zal opdracht geven voor de werkzaamheden. 10. BESPREKEN VOORSTEL TOT VERVANGING VAN DE BRIEVENBUSSEN (BIJGAAND DE OFFERTES VAN VANKAN E KORTLEVERS De bestuurder geeft aan, zoals ook in voorgaande vergaderingen aan de orde is geweest, dat de brievenbuskleppen veelvuldig defect raken. De brievenbuskleppen zijn helaas niet mee leverbaar daar de leverancier failliet is. Er is gekeken naar de mogelijkheden voor vervanging. De firma Kortlevers heeft aangegeven de 7 brievenbuskleppen te kunnen vervangen voor gebruikte kleppen met een verkeerd huisnummer erop. Een andere optie is alle brievenbuskleppen te vervangen voor nieuwe kleppen. De firma Vankan heeft hiervoor een offerte uitgebracht. Het geoffreerde bedrag is exclusief montage. Mochten alle vier de VvE's besluiten om belpanelen en postkasten te vervangen, dan biedt de firma Vankan nog 10% korting. Ter vergadering ontstaat een uitvoerige gedachtewisseling. De vergadering besluit hierna unaniem om alleen de defecte kleppen te vervangen en zo mogelijk een voorraad kleppen aan te houden voor toekomstige kleppen die defect raken. De bestuurder zal hiervoor opdracht geven. 11. BESPREKEN BEVINDINGEN STAAT SCHOORSTENEN EN HERSTEL GEVOLGSCHADES (TOELICHTING TER VERGADERING DOOR DE BOUWKUNDIGE) De bestuurder geeft aan dat er een inventarisatie is gehouden onder de leden van deze VvE en de drie buur VvE's in verband met de aanhoudende lekkage klachten welke vermoedelijk afkomstig waren van de schoorstenen. Na ontvangst hiervan is de bouwkundige verzocht om op locatie de oorzaak te achterhalen. Gebleken is dat in deze VvE de gemelde lekkages niet afkomstig bleken van de schoorstenen. B.V BESPREKEN VOORSTEL VERVANGING VERLICHTING VOOR LED IN HET KADER VAN KOSTENBESPARING EN DE FINANCIERING HIERVAN De bestuurder geeft aan dat dit punt in een vorige vergadering aan de orde is geweest en wederom te hebben geagendeerd. De bestuurder geeft aan dat in het korte tijdsbestek nog geen concreet plan is opgesteld. De bestuurder verwacht dat, gezien de hoogte van de elektra op jaarbasis, vervanging van de verlichting voor LED mogelijk niet rendabel zal zijn. De bestuurder zegt toe voor de volgende vergadering dit verder uit te werken. Dit punt wordt verder aangehouden tot de eerst volgende ledenvergadering. 13. HET LATEN TAXEREN VAN DE HERBOUWWAARDE (VERZEKERDE SOM) CONFORM ARTIKEL 7:960BW, EX- ARTIKEL 275 WETBOEK VAN KOOPHANDEL EN DE FINANCIERING HIERVAN De bestuurder geeft aan dat het huidig taxatierapport inmiddels zijn geldigheid heeft verloren. Het is echter zo dat het enige orgaan dat de herbouwwaarde bepaalt de vergadering is. Indien de vergadering een exacte herbouwwaarde wil laten bepalen, dient zij conform artikel 7:960 BW een taxatie te laten uitvoeren. De bestuurder adviseert dit ook te laten uitvoeren. De vergadering stemt hiermee in. De financiering geschiedt vanuit de reserve. B.V. ier Op aanvragen, aanbiedingen en tot Stand gekomen overeenkomsten ten behoeve ven Postadres: Postbus Vererdgingen van Eigenaren zijn de door ons bij de K.v.K. Amsterdam gedeponeerde F vve@provvebeheer.nl voonvaarden van toepassing. Atsohdg wordt uopaanvraagverstrekt, K.v.K. Amsterdam nummer BTN.nummen N

5 Pro vv 7eer 14. BESPREKEN EN VASTSTELLEN BEGROTING EN VERDELING BIJDRAGE LEDEN 2016 HIERBIJ ZAL ONDERMEER HET ADVIES NORMBEDRAGEN VOOR ONDERHOUDS RESERVERINGEN AAN DE ORDE KOMEN De voorgestelde begroting 2016 wordt post voor post besproken. Het honorarium zal naar beneden worden bijgesteld daar de 10% korting, die door het bestuur was bedongen, nog niet is doorgevoerd. De voorgestelde begroting wordt hierna met inachtneming wijziging honorarium met algemene stemmen als zodanig vastgesteld. 15. HET BESPREKEN EN MAKEN VAN AFSPRAKEN OMTRENT HET GEBRUIK VAN ZOLDERKAMER(S) De bestuurder geeft aangaande dit punt het woord aan mevrouw Bekman op wiens verzoek dit punt is geagendeerd. Mevrouw Bekman geeft aan dat in een voorgaande vergadering toestemming is verleend aan de heer Bommer voor het gebruik van de zolderkamer als logeerkamer. Mevrouw Bekman geeft aan dat het goed is om de regels omtrent het gebruik van de zolderkamer(s) nogmaals onder de aandacht te brengen. Mevrouw Bekman licht deze ter vergadering toe en zullen ook worden meegezonden met de notulen. De heer Bommer geeft aan dat zijn zolderkamer nog niet gereed is en deze ook nog niet gebruikt. Ter vergadering geven meerdere eigenaren aan mogelijk interesse te hebben in gebruik van de zolderkamer als logeer/studeer/slaapkamer. De bestuurder geeft aan dat de vergadering hiervoor vooraf toestemming dient te geven. Eventuele voorstellen kunnen desgewenst worden geagendeerd voor de volgende ledenvergadering. 16. HET (HER)BENOEMEN LEDEN KASCOMMISSIE Geen van de aanwezigen stelt zich beschikbaar voor de kascommissie. Mevrouw Bekman, aanwezig namens Woningstichting Rochdale, stelt zich nog eenmaal beschikbaar voor de kascommissie en wordt met algemene stemmen als zodanig herbenoemd. Mocht in de volgende vergadering geen van de leden zich hiervoor beschikbaar stellen, dan zal worden voorgesteld om dit uit te besteden aan een externe partij. Na een korte gedachtewisseling stelt de heer Bommer zich beschikbaar als reserve lid. 17. HET (OPNIEUW) VASTSTELLEN VAN DE INCASSOPROCEDURE (ZIE BIJLAGE) De voorgestelde procedure wordt met algemene stemmen vastgesteld. Wat te doen bij vragen: Portaal 2100 is een beveiligde website waarop u, vanaf iedere locatie, 24 uur per dag en 7 dagen per week toegang heeft tot een groeiende hoeveelheid gegevens en documenten van uw VvE. Heeft u vragen over de door u te betalen bijdrage aan de VvE, de informatie is in een handomdraai beschikbaar. Heeft u toch nog een vraag: het adres van het Financieel Callcenter is: fincall@provvebeheer.nl. B.V RONDVRAAG De heer D.I. Kramarov geeft aan zonwering te willen aanbrengen en vraagt of hier mogelijk nog eisen zijn vanuit de VvE. Ter vergadering ontstaat hierover een gedachtewisseling. Er bevinden zich aan het complex reeds diverse zonweringen in verschillende kleuren. Deze zijn geplaatst voor de oprichting van de VvE en dienen te worden gedoogd. De bestuurder stelt voor in het kader van de uniformiteit een standaard type en kleur vast te stellen. Voorgesteld wordt om de keuze van de heer Kramarov af te wachten en deze ook als standaard te laten gelden voor toekomstige aanvragen. De vergadering stemt hier unaniem mee in. Een eventuele toestemming van het bestuur aan een eigenaar voor het aanbrengen van zonwering daarmee is onderhevig aan de navolgende voorwaarden: B.V. Op aenvregen, aanbledtngen en tot stand gekomen overeenkomiten ten behoeve van Verenigingen van Eigenaren zijn de door ons bij de K.V.K. Amsterdam gedeponeerde Postadres: Postbus F vve@provvebeheer.nl voonvearden van toepassing. Alschaft wordt t op aanvraag verstrekt. Kok. Amsterdam nummert W Tnumer: m N

6 Pro VV 3eheer Kleur en type als op te geven door het bestuur. De werkzaamheden dienen door een erkende aannemer te geschieden. Alvorens met de werkzaamheden te starten dient, indien vereist, de gemeente c.q. stadsdeel een onherroepelijke bouwvergunning voor de werkzaamheden te verlenen. Het toekomstige onderhoud c.q. vervanging en (tijdelijke) verwijdering bij onderhoud zal niet voor rekening van de Vereniging van Eigenaren zijn maar voor rekening van de eigenaar(s) of diens rechtsopvolgers. Schade in de ruimste zin des woord ontstaan ten gevolge van de werkzaamheden komen ook geheel voor rekening van de eigenaar(s) of diens rechtsopvolgers. 19. SLUITING Niets meer aan de orde zijnde sluit de bestuurder de vergadering en wenst de leden wel thuis. Notulen vastgesteld ter vergadering van Akkoord (waarnemend) voorzitter van de vergadering: Akkoord bestuurder / administratief beheerder: B.V B.V. kociteratals OP aanvragen, aanbledln9en en tot stand gekomen overeenkomsten ten behoeve van Verenigingen van Eigenaren zijn de door ons bij de K.v.K. Amsterdam gedeponeerde Postadres: Postbus F vve@provvebeheer.nl voorwaardcn van toepassing, A/schrittwordtuop aanvraag verstrekt. K.v.K. Amsterdam nummer BTW-nummer: NL B0t

7 Pro vv - Be -leer VvE: t3ouvigne 18 Te: Amsterdam t/m 33 Kastelenstraat 33 t/rn 63 AA/MR, VvE nr: D 9658 Besluitenlijst actiepunt datum j omschrijving Goedkeurende verklaring met de notulen van heden meesturen Controleren jaarstukken en zo mogelijk dechargeren bestuurder Nadelig exploitatiesaldo A ten laste brengen van de reserve groot onderhoud Bestek laten opstellen op basis van feitelijke situatie en offerte hierop laten aanpassen. Punt agenderen voor de eerst volgende ledenvergadering Werkzaamheden combineren met schilderwerkzaamheden Opdracht reinigen dakgoten en herstel waar nodig termijn Met de notulen z.s.m. 1 dag z.s.m. z.s.m. t.z.t. November Opdracht vervangen defecte brievenbuskleppen z.s.m. In kaart brengen mogelijkheden vervanging verlichting voor LED inclusief terug verdien periode en agenderen e.v voor de eerst volgende ledenvergadering vergadering Opdracht geven voor hertaxatie z.s.m Toezenden voorstel incl. type en kleur z.s.m. Nemen besluit over voorstel en documenteren type en kleur voor toekomstige aanvragen t.z.t. wie Kas commissie Bouw kundige/ / Bestuur Dhr. Kramarov B.V B.V. Bezoekadres: Ampèrelaan 4 Rijswijk T Postadres: Postbus F vve@provvebeheer.nl vt Op aanvragen, aanbiedingen en tot stand gekomen overeenkomsten ten behoeve ven Verenigingen van Eigenaren zijnde door ons bij de K.v.K. Amsterdam gedeponeerde voorwaarden van toepassing. Afschrift wordt u op aanvraag verstrekt. K.O.K. Amsterdam nummer W nummer. N