(---_._--- VVE Beheer B.V Aan de leden van de Vereniging. Rijswijk, 5 november Geachte leden, concept-notulen aan te bieden.

Transcriptie

1 VvE De Oude Scheepswerf Atlanta 1/65 te CAPELLE AAN DEN IJSSEL Aan de leden van de Vereniging Rijswijk, 5 november Geachte leden, Met referte aan de gehouden vergadering, concept-notulen aan te bieden. hebben wij het genoegen u bijgaand de desbetreffende Bij onvolkomenheden in de concept-notulen en/o] opmerkingen uwerzijds gelieve u dit zo spoedig mogelijk aan de bestuurder/administrateur (is ons kantoor) schriftelijk te laten weten. Mocht u in de loop van het (boek)jaar vragen hebben inzake het al dan niet uitgevoerd zijn van bepaalde zaken dan vernemen wij dat graag van u, zodat (eventueel) alsnog maatregelen kunnen worden genomen dan wel u (en/of de vergadering) geïnformeerd kan worden over de situatie. Dringend verzoeken wij u niet te wachten tot de volgende vergadering maar reeds "nu" aktie te ondernemen. Door deze procedure zal het verloop van de volgende vergadering zeker positief worden beïnvloed, hetgeen in ieders belang is. Met vriendelijke groeten, (---_._--- '--.. '-'d drni '1 -"'--' 0:mens evereruq e A mtrustratte cantoren vo'b,we Be eer BV '""" / KA P. Rosdorff

2 D ']1009 KR/ MR Af) vve beheer NOTULEN VAN DE ALGEMENE LEDENVERGADERING VAN DE VERENIGING VAN EIGENAREN "DE OUDE SCHEEPSWERF",ATLANTA 1/65 TE CAPELLEAAN DEN IJSSEL,GEHOUDEN OP 27 OKTOBER 200g TE CAPELLEAAN DEN IJSSEL 1. OPENING De voorzitter, de heer R. Hoen, opent de vergadering en heet eenieder welkom. De heer Hoen verwijst naar zijn toelichting die hij vorig jaar heeft gegeven (zie notulen 22oktober 2008). 2. VASTSTELLENAANTAL AANWEZIGE STEMMEN Van de 65 uit te brengen stemmen zijn er 2g aanwezig; daar dit de tweede vergadering is conform het vigerend Reglement van Splitsing van Eigendom, kunnen over geagendeerde onderwerpen rechtsgeldige besluiten worden genomen. 3. VASTSTELLENNOTULEN VERGADERINGDD. 22 OKTOBER2008 Deze notulen worden met algemene stemmen vastgesteld. N.B. De besproken en zonodig gewijzigde actielijst wordt met de notulen van heden meegezonden. 4. JAARSTUKKEN2008/200g, (MONDELING) VERSLAGKASCOMMISSIE De goedkeurende verklaring van de kascommissie zal met de notulen worden meegestuurd. 5. BESPREKEN EN VASTSTELLEN VAN DE JAARSTUKKEN, ALSMEDE HET DECHARGEREN VAN DE BESTUURDER/ADMINISTRATEUR OVER HET BOEKJAAR2008/200g De stukken, zoals deze aan de leden zijn aangeboden, worden met algemene stemmen als zodanig vastgesteld. De bestuurder/administrateur wordt gedechargeerd voor het gevoerde beleid. Op verzoek van de heer E.R.M. Baur krijgt het bestuur met algemene stemmen het mandaat om eventueel tegoeden op de spaarrekening van de vereniging boven ,-- op een andere bank te plaatsen, ter spreiding van het risico. 6. BESTEMMENEXPLOITATIESALDI2008/200g Met algemene stemmen wordt besloten de exploitatiesaldi als volgt te bestemmen: Het nadelig exploitatiesaldo A -kosten ten laste van de reserve A -kosten: Het voordelig exploitatiesaldo B-kosten ten gunste van de reserve B-kosten; Het voordelig exploitatiesaldo C-kosten ten gunste van de reserve C-kosten. 7. BESPREKENEN VASTSTELLEN BEGROTING EN VERDELING BIJDRAGE LEDEN 200g/ HIERBIJ ZAL ONDER MEER HET ADVIES NORMBEDRAGEN VOOR ONDERHOUDSRESERVERINGEN AAN DE ORDE KOMEN Na een uitgebreide toelichting worden de voorgestelde begroting en de bijdrage leden met algemene stemmen conform vastgesteld. Ook wordt hierbij gesproken over de hoogte van de reserveringen. 8. HET(HER)BENOEMEN LEDEN KASCOMMISSIE Met algemene stemmen worden herbenoemd tot leden van de kascommissie: de heren W. de Jong, J.M. Flipsen en H. Hoogerheide.. s. HET(OPNIEUW) VASTSTELLENVAN DE INCASSOPROCEDURE(ZIE BIJLAGE) De voorgestelde procedure wordt met algemene stemmen vastgesteld. Wat te doen bij vragen: Mochten er bij u vragen of onduidelijkheden bestaan of wilt u een actueel rekeningoverzicht ontvangen? Wij adviseren u om per contact op te nemen met het Financieel Callcenter. Op aanvragen, aanbiedingen en tot stand gekomen overeenkomsten ten behoeve van Verenigingen van Eigenaren zijn de door ons onder nummer 4763 bij de K.v.K.Haaglanden gedeponeerde voorwaarden van toepassing. Afschrift wordt u op aanvraag verstrekt. K.v.K.Haaglanden nummer: BTW-nummer: NL BOI Cl' CONSEN NVM-VGM

3 D KR! MR 2 A() vve beheer Het adres:fincall@vve-beheer.nl Ook kunt u telefonisch contact opnemen met een van de medewerkers van het Financieel Callcenter via telefoonnummer (op werl<dagen bereikbaar tussen en uur). 10. HET (OPNIEUW) VASTSTELLENVAN HET HUISHOUDELIJK REGLEMENT (HHR) - OP VERZOEK IS EEN AFSCHRIFTBIJWE BEHEEROPVRAAGBAAR Met algemene stemmen wordt het huishoudelijk reglement vastgesteld. De voorzitter verwijst naar het huishoudelijk reglement op de site van de vereniging van eigenaren, waarbij potentiële kopers en ook makelaars alle relevante gegevens van de vereniging kunnen vinden. N.B. zie: BESLUITVORMING UIT TE VOEREN ONDERHOUDSWERKZAAMHEDEN AAN DE HAND VAN HET MEERJARENONDERHOUDSPLAN ALSMEDE DE HIERUIT VOORTVLOEIENDE FINANCIËLE CONSEQUENTIES - ONDERMEER WORDT DE AANPASSINGEN/VERBETERINGVAN DE ENTREEAAN DE ORDE GEBRACHT De bestuurder/administrateur wijst erop dat het meerjarenonderhoudsplan ten behoeve van de vereniging van eigenaren, opgesteld door de heer V. Zuiderwijk, het laatst bijgesteld is in oktober Hij stelt voor medio dezelfde periode volgend jaar het rapport opnieuw te laten herzien, zodat de tijdshorizon van het onderhoud weer met drie jaar verlengd wordt en de vereniging weet of men nog steeds voldoende reserveert om in de toekomst vanuit de normale bijdrage de werkzaamheden te kunnen uitvoeren. Uit de vergadering wordt verzocht om de begrotingsjaren gelijk te stellen aan de boekjaren, zodat vergelijking van de werkelijke en de begrote bedragen mogelijk is. De vergadering stemt hiermee in. De kosten zullen ten laste van de reserve A-kosten worden gebracht. Vervolgens wordt het voorstel dat het bestuur heeft toegestuurd op 12 oktober 2009, aan de orde gesteld. Ter vergadering zijn tegels aanwezig en wordt er uitleg gegeven over de voorgestelde verbetering.. Te uur wordt de vergadering geschorst voor een korte pauze. Te uur heropent de voorzitter de vergadering. Ten aanzien van de brievenbussen merkt de voorzitter op dat deze er iets anders uit komen te zien, met mogelijk een roestvrijstalen afwerking. Er komen in ieder geval draaikleppen op, die niet naar boven draaien maar naar de zijkant, zodat men er gemakkelijker bij kan. Na ampele discussie besluit de vergadering om het bellentableau te laten zoals het is. De heer F. Dolman stelt voor om door zijn reclamebureau een tableau van de geschiedenis van de oude scheepswerf in het tegelwerk te laten verwerken, op een dusdanige manier dat het afgestemd wordt op de kleurstelling zoals beoogd. Eveneens geeft hij aan, dat waar er een visualisering zou moeten komen ten aanzien van kleurverandering en dat soort zaken, hij zich beschikbaar stelt om hierin mee te denken en dat hij alle middelen tot zijn beschikking heeft om tot een reëel beeld te komen. De vergadering besluit uiteindelijk met 3 onthoudingen, 1 stem tegen en de overige stemmen voor, om het plan van de bestuurscommissie in uitvoering te nemen, waarbij de bijdrage van de etagebewoners verhoogd zal worden met 25,-- per maand gedurende 12maanden, met ingang van 1januari Het bestuur wordt gemandateerd te handelen naar bevind van zaken, onder andere in overleg met de heer Dolman. Verder wordt aangegeven dat er in de laatste vergadering gemeld zou zijn dat de schoonmaak van de galerijplafonds en balkonplafonds noodzakelijk was. De kosten die hiermee gemoeid zouden zijn, bedragen voor het schoonmaken circa ,-- en voor het sausen meer dan ,--. Na ampele discussie besluit de vergadering met algemene stemmen om dit niet in uitvoering te geven en het voorlopig ook niet in het meerjarenonderhoudsplan op te laten nemen. Tot slot wordt met betrekking tot de entree gevraagd of de lelijke papiercontainer weggehaald kan worden. De meerderheid van de vergadering is het hierover eens, waarbij wel nadrukkelijk aangegeven wordt en verzocht wordt om geen oud papier in de normale containers te deponeren. Op aanvragen, aanbiedingen en tot stand gekomen overeenkomsten ten behoeve van Verenigingen van Eigenaren zijn de door ons onder nummer 4763 bij de K.v.K.Haaglanden gedeponeerde voorwaarden van toepassing. Afschrift wordt u op aanvraag verstrekt. K.v.K.Haaglanden nummer: BTW-nummer: NL BOl I. I CONSEN NVM-VGM

4 D ']1009 KR! MR 3 A() vve beheer NB. De papiercontainer is inmiddels op de 1 e etage geplaatst. 12. RONDVRAAG De heer Dolman vraagt aandacht voor onthechting van het schilderwerk bij één van zijn kozijnen (waarin een kunststof intrekkozijn zit), waarbij de bestuurder de "chip" verf in ontvangst neemt en 2 kleurafdrukken, die in het bezit gesteld zullen worden van de bouwkundige. Enkele zaken dienen nog door Hania hersteld te worden en dit kan daarbij meegenomen worden. Vervolgens vraagt de heer Dolman aandacht voor de kostenstijgingen binnen de vereniging van eigenaren met als jvoorbeeld dat hij geconstateerd heeft, dat galerijen regelmatig schoongemaakt worden en hij niet weet met welke frequentie dat gebeurt en welke kosten daarmee gemoeid zijn. Hij vraagt aandacht van het bestuur om te kijken of hierbij mogelijke besparingen doorgevoerd kunnen worden door bijvoorbeeld de frequentie te verlagen.. Hieromtrent ontstaat een discussie, waaruit in grote lijnen geconcludeerd wordt dat de vergadering het wel eens is met het bekijken van mogelijkheden ten aanzien van kostenbesparing op de diverse dienstverlenende bedrijven die voor de vereniging werken. Tot slot wordt aangegeven dat er bij de appartementen 56 en 32 nog hijsogen hersteld moeten worden. De bestuurder zal voor opdrachtverstrekking zorg dragen via De Groep, die binnenkort de kopgevel bij onder andere nr 56 zal gaan voegen. 13. SLUITING Niets meer aan de orde zijnde sluit de voorzitter de vergadering en wenst de leden wel thuis. Notulen vastgesteld ter vergadering van. Akkoord (waarnemend) voorzitter van de vergadering: Akkoord bestuurder: Op aanvragen, aanbiedingen en tot stand gekomen overeenkomsten ten behoeve van Verenigingen van Eigenaren zijn de door ons onder nummer 4763 bij de K.v.K.Haaglanden gedeponeerde voorwaarden van toepassing. Afschrift wordt u op aanvraag verstrekt. K.v.K.Haaglanden nummer: BTW-nummer: NL BOl NVMoVGM

5 D ']1009 KR/ MR 4 A() vve beheer Besluitenlijst Historisch... _ actlenunt datum ornschrllvlnq termijn wie Nieuw actiepunt datum omschrijving termijn wie 5 vergadering risicospreiding bekijken z.s.m. bestuur kijk eens op: 10 vergadering regelmatig Leden medio 11 vergadering MJOP bij laten stellen najaar 2010 WE Beheer Bestuur winter LO.m. WE 11 vergadering Opdrachten verstrekken voor aanpassing entree 200g/2010 Beheer 11 vergadering geen oud papier in normale containers deponeren altijd Leden 12 vergadering onthechting verf doorgeven aan Zuiderwijk en Hania z.s.m. WE Beheer 12 vergadering kosten van contracten bekijken doorlopend Bestuur aansluitend op gevel 12.ytg.?.9...i.r.!.9....!J?C?.9C:r.!...iJ...C:.f.:l.2. I...f.:lbtgII m... voegen WE Beheer Op aanvragen. aanbiedingen en tot stand gekomen overeenkomsten ten behoeve van Verenigingen van Eigenaren zijn de door ons onder nummer 4763 bij de K.v.K.Haaglanden gedeponeerde voorwaarden van toepassing. f! Afschrift wordt u op aanvraag verstrekt. K.v.K.Haaglanden nummer: B1W-nummer: NL BOI I. I (ONSEN NYM'YGM

6 VvE De Oude Scheepswerf Atlanta 1165 Capelle aan den l.lssel Code 1952 Boekjaar De ondergetekenden, leden van de controlecommissie van de vereniging, delen u mee, dat zij de administratie van de vereniging over het genoemde boekjaar en de daarop aansluitende rekening en verantwoording van de bestuurder/administrateur hebben gecontroleerd. Nadat hierin vier correcties in boekingen ten laste van de reserverekeningen zijn aangebracht gaan zij met de gepresenteerde cijfers akkoord en geven zij de vergadering in overweging de bestuurder/administrateur te dechargeren voor het door hem in de verslagperiode gevoerde financiële beheer. Capelle aan den Ijssel, 13 oktober 2009 namen handtekeningen John Flipsen Hans Hoogerheide

7 VvE De Oude Scheepswerf Atlanta 1/65 te CAPELLE AAN DEN IJSSEL KOPIE VOOR ADMINISTRATIE Aan de leden van de Vereniging Rijswijk, 12oktober Geachte leden, Hierdoor berichten wij u dat de Meerpaal, vanwege gebrek aan personeel, voorlopig geen avondvergaderingen kan houden. (---- ".." Wij hebben voor 27 oktober a.s. een zaal gereserveerd in het kerkelijk centrum "De Gaarde", Vallei 2 te Capelle aan den Ijssel. Los hiervan treft u bijgaand aan een voorstel aangaande de wijziging van de entree. Naar de inhoud verwijzen wij kortheidshalve. Met vriendelijke groeten, KAP. Rosdorff J

8 VVE "De Oude Scheepswerf" P/a Atlanta PH Capelle aan den IJssel Voorstel ALV "De Oude Scheepswerf" Hal renovatie. Totale aanpassing stuitte om nogal wat bezwaren. Er moest eerst maar een financieel plaatje gemaakt worden. Het bestuur heeft er diverse vergaderingen aan gewijd en geprobeerd om voor een "koopje" iemand te vinden die een voorstel/tekening kon maken. Dit is niet gelukt, aan alles hangt een prijs. Het bestuur is toen aan alleen maar opknappen gaan denken. Wat moet er dan gebeuren? -Wanden tegelen -Nieuwe brievenbussen -Triangel boven brieven bussen om de containerdeur tegen te houden. We hebben daar offertes voor aangevraagd en het volgende kosten plaatje komt daaruit: Afhankelijk van de tegel keuze je hebt ze van 16,95 tot onbegrensd, als we uitgaan van een prijs van 20,00 m2, er moet 32m2 gedaan worden; Offerte van brievenbussen, zoal ze nu zijn 6.000,--; Offerte van brievenbussen met belplateau bij voordeur 6.200,-- (aanleg wordt duurder); Kosten van tegelen e.d.. Even ruw de totaal rekening: ,--. (incl. BTW) Dit bedrag kan van de huidige reserve "ge/eend" worden met de opdracht om dit zo snel als mogelijk is weer aan te vullen incl. de verloren rente. Dan komen we tot de volgende rekensom. Het totaal bedrag /12 (maanden)/52(aantal boven eigenaren) = 25,00 pm extra te betalen. Dan kunnen we direct starten met opknappen van de hal. We kunnen het ook over 2 jaar uitsmeren dan wordt het 13,00 pm extra.