Door deze procedure zal het verloop van de volgende vergadering zeker positief worden beïnvloed, hetgeen in ieders belang is. ---_

Transcriptie

1 Aan de leden van de Vereniging, 12 juli 2012 VvE nr: AMSTERDAM Geachte leden, Met referte aan de gehouden vergadering, hebben wij het genoegen u bijgaand de desbetreffende concept -notulen aan te bieden. Bij onvolkomenheden in de concept -notulen en/of opmerkingen uwerzijds gelieve u dit zo spoedig mogelijk aan de bestuurder/ administrateur (is ons kantoor) schriftelijk te laten weten. Mocht u in de loop van het (boek)jaar vragen hebben inzake het al dan niet uitgevoerd zijn van bepaalde zaken dan vernemen wij dat graag van u, zodat (eventueel) alsnog maatregelen kunnen worden genomen dan wel u (en/of de vergadering) geïnformeerd kan worden over de situatie. Dringend verzoeken wij u niet te wachten tot de volgende vergadering maar reeds "nu" actie te ondernemen. Door deze procedure zal het verloop van de volgende vergadering zeker positief worden beïnvloed, hetgeen in ieders belang is. Met vriendelijke groeten, _ Bezoekadres: Bijlmerdreef 1169 Postadres: Postbus T F Op aanvragen, aanbiedingen en tot stand gekomen overeenkomsten ten behoeve van Verenigingen van Eigenaren zijn de door ons bijde K.v.K. gedeponeerde 1100 AP K.v.K. nummer: BTW-nummer: NL BOl

2 .:. MR/QS, VvE nr: Vergadering gehouden op 16 mei 2012 te NOTULEN 1. OPENING Op verzoek van de voorzitter, Dhr. J.S. Heus en met ieders instemming opent de bestuurder de vergadering en zal deze verder leiden. Hij heet eenieder van harte welkom. 2. VASTSTELLEN AANTAL AANWEZIGE STEMMEN Van de 1661 uit te brengen stemmen zijn er 1182 aanwezig, voldoende om rechtsgeldige besluiten te kunnen nemen. 3. VASTSTELLEN NOTULEN VERGADERING DO 05 JULI Deze worden met algemene stemmen vastgesteld. Naar aanleiding van de notulen wordt het navolgende opgemerkt: Mevrouw Hogenbirk is per abuis als de Heer Hogenbirk in de notulen genoemd. 4. TERUGBLIK AFGELOPEN JAAR De bestuurscommissie geeft aan blij te zijn met de recente uitbreiding van de bestuurscommissie. Hoe meer commissieleden er zijn, hoe meer draagvlak en feedback er is. De bestuurscommissie geeft aan dat er ook verbeterpunten zijn. Er zijn afgelopen jaar ook zaken minder goed gegaan. De communicatie naar de eigenaren toe voor aanvang van de extra schoonmaakwerkzaamheden van de garage had eerder gekund. De bestuurscommissie deelt mee dat er in de toekomst meer controle gehouden zal moeten worden op uitgevoerde werkzaamheden zoals bijvoorbeeld de schoonmaakwerkzaamheden en schilderwerk. De bestuurscommissie streeft ernaar om de lopende contracten opnieuw te beoordelen op prijs/kwaliteit. 5. JAARSTUKKEN, (MONDELING) VERSLAG KASCOMMISSIE Dhr. Uijl van de kascommissie merkt op dat er geen onregelmatigheden in de boekhouding zijn aangetroffen. Wel is het Dhr. Uijl opgevallen dat er meer dan ,-- op de rekening stond op en vind dit merkwaardig daar er eerder is medegedeeld dat er automatisch een nieuwe rekening zou worden geopend omdat het garantiestelsel van de Nederlandse Bank tot ,-- garandeerd. De voorzitter van de vergadering ligt toe dat er ondertussen voorbereidingen zijn getroffen om een nieuwe Rabobank rekening te openen voor een digitale verwerking van alle betalingen. Aan deze nieuwe rekening zit een spaarrekening gekoppeld. Na de opmerkingen stelt Dhr. Uijl voor de bestuurder te dechargeren voor het gevoerde beleid Een van de leden merkt op dat de renteopbrengsten erg laag zijn. De voorzitter deelt mee dat de VvE een zakelijke rekening heeft. Op zakelijke rekeningen zijn de rentepercentages lager ten opzichte van particuliere rekeningen. De bestuurscommissie en zeggen toe uit te zoeken of er in de toekomst betere voorwaarden, wellicht bij andere banken, te behalen zijn. 6. BESPREKEN EN VASTSTELLEN VAN DE JAARSTUKKEN ALSMEDE HET DECHARGEREN VAN DE BESTUURDER/ADMINISTRATIEF BEHEERDER OVER HET BOEKJAAR 2010 De beheerder geeft een toelichting op de exploitatiebegroting en deelt mee dat bij de B kosten het onderhoud van de lift hoger is geweest dan begroot. In is van het waterbedrijf een creditfactuur gekomen waardoor deze negatief in de exploitatie uitvalt. Bezoekadres: Bijlmerdreef 1169 T Postadres: Postbus F AP vve@provvebeheer,nl Op aanvragen, aanbledlngen en tot stand gekomen overeenkomsten ren behoeve van Verenigingen van Eigenaren zijn de door ons bij de K.vK gedeponeerde K.v.K. nummer: BTW-nummer: NL B01

3 .:. MR/QS, VvE nr: D 9299 Het aandeel van de elektra tussen de B en C kosten zijn nog niet verwerkt. Het elektra in de B kosten zijn hierdoor hoger dan begroot. De bestuurder zal deze verrekening alsnog toepassen en de aangepaste jaarstukken bij de notulen versturen. Een van de leden vraagt of het bedrag bij de D kosten voor de tuin niet erg hoog zijn. De bestuurscommissie ligt toe dat een van de leden bij het tuinbedrijf werkt en de dat deze prijzen schappelijk zijn. De stukken zoals deze aan de leden zijn aangeboden, worden met algemene stemmen als zodanig vastgesteld. De bestuurder/administratief beheerder wordt gedechargeerd voor het gevoerde beleid. 7. BESTEMMEN EXPLOITATIESALDO Met algemene stemmen wordt besloten het exploitatiesaldo als volgt te bestemmen: Het voordelig exploitatiesaldo A-kosten, wordt ten gunste van de reserve A-kosten gebracht; Het voordelig exploitatiesaldo B-kosten, wordt ten gunste van de reserve B-kosten gebracht; Het voordelig exploitatiesaldo C-kosten, wordt ten gunste van de reserve C-kosten gebracht; Het voordelig exploitatiesaldo D-kosten, wordt ten gunste van de reserve D-kosten gebracht; 8. HET BESPREKEN VAN (GROOT)ONDERHOUD EN DE FINANCIERING HIERVAN. De bestuurscommissie legt uit dat er wellicht in de toekomst, met de huidige reservering voor groot onderhoud, te weinig liquide middelen zijn om het groot onderhoud volledig uit te voeren. Dit is de eerstkomende jaren niet van toepassing, maar de bestuurscommissie voelt zich verantwoordelijk voor het behoud van het gebouw in de verre toekomst. De bestuurscommissie heeft een liquiditeitsprognose gemaakt voor de komende 40 jaar. Als de verwachte onderhoudskosten worden doorgerekend dan zou er gemiddeld 40,- per maand per appartement te weinig gespaard worden. Onder de leden wordt kort geïnventariseerd wat hun mening is. Hieruit komt naar voren dat het idee om verder vooruit te kijken prima is, maar een verhoging van 40,- is niet voor iedereen haalbaar. 9. BESPREKEN EN VASTSTELLEN BEGROTING EN VERDELING BIJDRAGE LEDEN 2012 Het voorstel van de bestuurscommissie is om de reservering groot onderhoud de komende jaren in fases te verhogen. Na een stemming wordt het volgende voorstel aangenomen: De begroting voor 2012 zal totaal op ,-- komen. Ieder jaar zal deze verhoogd worden met 10% van ,- plus de inflatie. Dit alles met een plafond van totaal ,-- exclusief de inflatie. De bestuurscommissie krijgt het mandaat om de door de bestuurder aangepaste begroting vast te stellen HET (HER)BENOEMEN LEDEN KASCOMMISSIE De huidige kascommissieleden, Mevrouw J. Hogenbirk en De Heer A.M. Uijl, worden met algemene stemmen als zodanig benoemd. 11. HET (OPNIEUW) VASTSTELLEN VAN DE INCASSOPROCEDURE (ZIE BIJLAGE) De voorgestelde procedure wordt met algemene stemmen vastgesteld. Wat te doen bij vragen: Mochten er bij u vragen of onduidelijkheden bestaan of wilt u een actueel rekeningoverzicht ontvangen? Wij adviseren u om per contact op te nemen met het Financieel Callcenter. Bezoekadres: Bijlmerdreef 1169 T Postadres: Postbus F AP Op aanvragen, aanbiedingen en tol stand gekomen overeenkomsten ten behoeve van Verenigingen van Eigenaren zlln de door ons bij de KvK gedeponeerde voorwaarden van toepassing. Alschril' wordt u op aanvraag verstrekt. K.v.K. nummer: BTW-nummer: NL810S17966B01

4 .:. MR/QS, VvE nr: D 9299 Het adres:fincall@provvebeheer.nl Ook kunt u telefonisch contact opnemen met een van de medewerkers van het Financieel Callcenter via telefoonnummer (op werkdagen bereikbaar tussen en uur). 12. HET (OPNIEUW) VASTSTELLEN VAN HET HUISHOUDELIJK REGLEMENT - OP VERZOEK IS EEN AFSCHRIFT BIJ PRO VVE BEHEER OPVRAAGBAAR Het huishoudelijk reglement wordt met algemene stemmen vastgesteld. 13. VRIJWILLIGERS EN ACTIES De bestuurscommissie ligt toe dat er behoefte is aan het uitbreiding van het aantal vrijwilligers. Ondanks dat vorig jaar geen gezamenlijk schoonmaakdag is georganiseerd, tracht de bestuurscommissie om dit in 2012 wel te doen. Na een inventarisatie door de bestuurscommissie melden zich er een aantal nieuwe vrijwilligers. De bestuurscommissie is nog wel op zoek naar een vrijwilliger voor extra controle direct na schoonmaak- en schilderwerkzaamheden. Voor de volledigheid hieronder een opsomming van de huidige en nieuwe commissieleden. Vrijwilligers Wijkactiedag: Dick Glastra van Loon en Adrian van de Ven Navraag doen bij andere VVE's hoe hun grotere (onderhouden-)contracten Dick Glastra van Loon en Arjan Uijl Technische Commissie: Dick Glastra van Loon en Arjan Uijl Schoonmaak- en tuincommissie: Iwan Daniels en Roy Schinkel eruit zien: Feestcommissie: Maureen ten Brummelhuis en Chantalle Valentijn Webbeheer: Adrian van de Ven Bestuurscommissie: Jeroen Heus Robert van Hooft Lonneke van Noije Guus Posthumus Dorien Zwarthoed-Stoker 14. RONDVRAAG Vanuit de vergadering komen de volgende opmerkingen/vragen: Bezoekadres: Bijlmerdreef 1169 Postadres: Postbus T F Op aanvragen, aanbiedingen en tot stand gekomen overeenkomsten ten behoeve van Verenigingen van Eigenaren zijn de door ons bij de K.v.K. gedeponeerde 1100 AP K.v.K. nummer: a'rw-nummer: NLS

5 .:. MR/QS, VvE nr: D Een tijd geleden is de sticker met het noodtelefoonnummer en de huisnummering verdwenen uit de lift. - Leden vragen zich af of in het schoonmaakcontract de glazen wand in de entree zit. Deze is al een aantal jaar niet schoongemaakt. - Verschillende leden hebben al een aantal jaren last van verstopte rioleringsleidingen. De bestuurscommissie zat tzt wellicht opdracht geven voor het doorspuiten van de horizontale leidingen. - Gevraagd wordt of het wellicht interessant is om zonnepanelen te plaatsen op het dak. De bestuurscommissie geeft aan dat dit in het verleden al uitgebreid onderzocht is, maar toen geen aanleiding heeft gezien om deze ook daadwerkelijk te plaatsen. De investering was op dat moment te hoog. Wellicht is het in de toekomst wel rendabel te krijgen. - Opgemerkt wordt dat de tegels bij de garage opnieuw aan het verzakken zijn. Aangezien dit een gemeente aangelegenheid is zal deze worden geïnformeerd De vraag wordt gesteld van wie de zwarte kat is die zich in de boxen/garage bevindt, maar dit is niet bekend onder de aanwezigen. Wel wordt er opgemerkt dat er de laatste tijd ongedierte wordt gesignaleerd en leden wordt verzocht de gemeente te bellen om dit probleem kenbaar te maken. Tijdens de vergadering is er gevraagd of er tijdens sloopwerkzaamheden van omliggende panden gesproeid zou worden in verband met stofvorming en of de asbest reeds verwijderd zou zijn. Volgens Dhr. Geljon, medewerker woonservice Eigen Haard, is de asbest reeds gesaneerd en zal er tijdens sloopwerkzaamheden op droge dagen gesproeid worden. 15. SLUITING Niets meer aan de orde zijnde sluit de voorzitter de vergadering en wenst de leden wel thuis. Notulen vastgesteld ter vergadering van Akkoord (waarnemend) voorzitter van de vergadering: Akkoord bestuurder I administratief beheerder: Bezoekadres: Bijlmerdreef 1169 Postadres: Postbus AP Amste rdam T F Op aanvragen, aanbiedingen en tot stand gekomen overeenkomsten ten behoeve van Verenigingen van Eigenaren zljn de door ons bijde K.vK gedeponeerde K.I/.K. nummer: BTW-nummer: NL

6 MR/QS, VvE nr: D 9299 Besluitenlijst I Nieuw I actiepunt datum omschriiving Openen Rabobank rekenina 3 mnd L~.?. Aanpassen begroting in samenspraak met bestuurscommissie J..?.Q.?'.1.? Verhogen reservering groot onderhoud met 10% van ,- plus de inflatie met een plafond van ~??.:.Q.QQ!::.~~9..19.~.i~f..i.r.:1.f.I.~!i.~... termiin 1 mnd doorlopend Wie PROVVE Beheer PRO VVE Beheer PRO VVE Beheer Bezoekadres: Bijlmerdreef 1169 Postadres: Postbus AP T F Op aanvragen, aanbiedingen en tot stand gekomen overeenkomsten ten behoeve van Verenigingen van Eigenaren zijn de door ons bijde K.vK gedeponeerde K.v.K. nummer: BTW-nummer: NL810S17966B01

7 .~~ AMSTERDAM 12 juli 2012 VvE n r: D9299 Exploitatie overzicht Pagina 1 Periode boekjaar: 01/01/. 31/12/ Begroting(en): 01/01/ 31/12/, ,00 (jaarbedrag) Exploitatieoverzicht Begroting Exploitatiekosten Begroting 2012 A Gehele VvE 4010 Opstalverzekering 4013 WA verzekering 4017 Rechtsbijstand verz 4045 HON. BESTUURDER 4049 Rente/bankkosten 4070 Res groot onderhoud 4121 Onderhoud dak 4804 BESTUURSAANSPR.VERZ Kosten KvK 4999 Diversen Voordelig exploitatiesaldo 5.000, ,00 500, , , ,00 425,00 650,00 50, ,00 Totaal kostengroep , ,00 B Appartementen 5.044,85 983, , , , ,00 426,53 645,00 26,64 543,60 440, , ,00 500, , , ,00 425,00 650,00 50, , , Klein onderhoud 4023 Onderhoud lift 4024 Onderhoud hydrofoor 4026 Schoonmaken 4043 ELEKTRICITEIT 4044 Water 4796 RES ALG RUIMTE Voordelig exploitatiesaldo 2.700, ,00 400, , ,00 150, , , , , ,98 440, , , , ,00 400, , ,00 250,00 0,00 Totaal kostengroep , , ,00

8 4~~ AMSTERDAM 12 juli 2012 VvE nr: D9299 Exploitatie overzicht Pagina 2 Periode boekjaar: 01/01/. 31/12/ Begroting(en): 01/01/ 31/12/ (jaarbedrag) Exploitatieoverzicht Begroting Exploitatiekosten Begroting 2012 C Parkeerplaatsen 4031 Onderhoud parkeerpl 4082 RESERVE PARKEERGARAGE 4095 ELEKTRICITEIT DIVERSEN Ond. garagedeur 4361 Schoonmaken ONDERHOUD VUILWATERPOMP 4686 ONDERHOUD VENTILATIE PARKEERPLAATSEN Voordelig exploitatiesaldo Totaal kostengroep D Tuin 4022 Onderhoud tuin 4618 Reserve tuin Voordelig exploitatiesaldo , , , , ,88 10, ,15 400,00 584, ,00 652, , , , , ,00 0, , , Totaal kostengroep , ,00 Totalen ,00