Notulen bestuursvergadering van de oude Scheepswerf van 6 oktober 2010

Transcriptie

1 Notulen bestuursvergadering van de oude Scheepswerf van 6 oktober 2010 Aanwezig : R. Hoen (voorz.) : A. Verschuren (vice voorz. + voorz. techn. comm.) : R. van Deventer (bestuurslid) : J. van Deventer (lid, secretaris, notulist) : C. de Luca (bestuurslid) Afwezig met kennisgeving : K. Rosdorff (VvE-Beheer) : V. Zuiderwijk (technische man) 1. Opening/welkom/mededelingen/vaststellen agenda: Rein vraagt aan Claudio of hij een DVD kan vertonen via de TV over brandveiligheid in woningen die hij verkregen heeft. Daarna opent de voorzitter om uur de vergadering en heet allen welkom. 1.1 Er zijn geen op - of aanmerkingen ontvangen van Kevin en Vincent naar aanleiding van de vergadering van 28 juli Afspraak eerst concept notulen en na goedkeuring officieel maken. 2. Goedkeuring notulen vorige vergadering (28 juli 2010): 2.1 Geen opmerkingen: 2.2 De notulen van 28 juli 2010 worden na controle van de vergadering gearresteerd. Het getekende officiële exemplaar in de map. 3. Stand van zaken aangevraagde- gegunde offertes/verstrekte opdrachten: 3.1 Er zijn geen nieuwe aanvragen c.q. opdrachten. 4. Stand van zaken/onderhanden werk: 4.1 Meerjaren onderhoudsplan: Is besproken tijdens ons bezoek aan de VvE te Rijswijk. Vincent was niet aanwezig De Groep en Vincent gaan in juni een nieuw onderhoudsplan maken met extra s b.v. de galerij hekwerken. Tijdens het versturen van de uitnodiging voor het bijwonen van de ALV aan de bewoners wordt het nieuwe onderhoudsplein voor 5 jaren meegezonden. 4.2 Lekkage keldergang appartement nr. 21: 1

2 Na verscheidene onderzoeken door allerlei firma s en rapporten van bovengenoemde reparatie is de lekkage weer teruggekeerd en dus nog niet verholpen 4 januari 2010 doorgegeven aan VvE beheer maar het blijft stil. Vrijdag12 maart is de lekkage onderzocht er is niets gevonden, nu geen vorst dus is Het droog. Rein en Ad hebben dit aan VvE beheer gemeld en ook nu is het stil hierop Nog geen antwoord gekregen. Rein heeft een bedrijf Quick Help gebeld en deze zouden het bekijken c.q repareren niets meer gehoord. Het loopt. De bewoner van appartement nummer 21 heeft zelf contact op genomen met Quick Help en heeft gemeld wat de stand van zaken op dit moment is. Het is nu droog, geen vriezend weer dus in de gaten houden. Wordt vervolgt. 4.3 Nieuwsbrief: Het loopt goed misschien dat de bewoners ook ideeën hebben. De vraag van de voorzitter is om allen onderwerpen aan te leveren om ons scherp te houden. 5. Perikelen rond Atlanta Er zijn enige problemen geweest i.v.m. een sleutel van appartement nummer 42 die voor een ieder (ook voor ongenode gasten) te pakken was. Deze sleutel lag op het kozijn van de toegangsdeur van de woning en was te zien vanaf de 5 e verdieping. De voorzitter heeft deze heeft de sleutel in bewaring gekregen en direct contact gezocht met de eigenaar dat dit niet een juiste gang van zaken is. De ouderwetse manier dat de sleutel onder de deurmat werd neergelegd is voorbij ook in Capelle aan den IJssel. Wanneer er moet worden geklust of er een bezichtiging is dan moet de sleutel maar aan die personen gegeven worden. De sleutel is in goed overleg afgegeven en er zal een andere oplossing gezocht worden. 6. Voorvertoning brand DVD: De film bevat veel informatie dat is niet verkeerd om te vertonen tijdens de ALV. Ad zegt moeten wij de kar trekken voor eventuele beveiligingen in de woningen. Rein zegt dat doen wij niet we zullen eerst de reacties van de bewoners afwachten. 7. Voorbereiden ALV 20 oktober 2010: 2

3 7.1 Rein wilt een nieuwe website aanmaken voor ons wooncomplex voor makelaars e.d. Voorstel: De agenda van de ALV van 15 september besproken. 7.3 Vragen en opmerkingen van de heer J. Flipsen over de jaarstukken: Geachte heer Rosdorff, John Flipsen heeft inmiddels de jaarstukken doorgenomen. Ik ben er nog niet aan toegekomen wegens vakantie en drukke werkzaamheden. Wim de Jong ligt nog in het ziekenhuis. Gelet op de deadline van 19 september lijkt het me verstandig om de eerste bevindingen alvast aan u door te geven (zie onder). Ik ga uiteraard nog naar de stukken kijken. Mijn reactie volgt z.s.m. De ervaring leert dat de vragen en opmerkingen van de kascontrolecommissie in het verleden nooit tot ingrijpende wijzigingen van de jaarstukken hebben geleid. Gelet hierop en op de aard van de eerste bevindingen lijkt het me geen probleem om de stukken alvast naar de leden te verspreiden. De vragen en opmerkingen tot dusver: 1. Melding storing. Rookgas afvoer gecontroleerd, deze is open, oorzaak afslaan Centrale Verwarming, vermoedelijk kapotte thermokoppel. Bewoner gaat dit in eigen beheer oplossen. Kosten 79,73. Onze vraag in deze: waarom zijn deze kosten niet verhaald op de bewoner? 2. Zaalhuur de Gaarde 27/10 leden vergadering Kosten 163,70. Op 23/11 is er een rekening van zaalhuur, kosten 136,70. Onze vraag in deze: er is maar een ledenvergadering geweest vanwaar die tweede rekening. 3. Fout in aanmelding lekkage kelder nr i.v.m. afwezigheid nr - niet kunnen verhelpen, kosten 79,73. Beter communiceren lijkt ons hier goed op zijn plaats. 4. Twee maal storing aan lift door verkeerd gebruik. Onze vraag in deze is: waarom worden de kosten niet op veroorzaker verhaald. B.v. Schade aan lift, kortsluiting door tegelzetter. Kosten 261,80. Aannemer is hiervoor verzekerd, kosten worden niet op aannemer verhaald!!! 5. Boekjaar loopt door tot eind van de maand juni toch worden er nog kosten geplaatst in Post memoriaal. Onze vraag in deze is: Waarom wordt dit gedaan?, dit is bij zorgvuldig boekhouden toch niet nodig. 6. Rekening VVE Beheer vooraf betalen voor een jaar, waarom niet in twee termijnen per half jaar. B.v. zoals Fa. Otis. 7. Verhogen zelfwerkzaamheid. B.v. chroom bel drukker 20,-- arbeid 113,--. Onze vraag in deze is: kunnen wij niet zelf? 8. Hoogwerker besteld voor reparatie, defecte motor afzuiger, hoogwerker nodig, doch komt niet hoog genoeg. Kosten equipement hoogwerker 730,12. Onze vraag in deze is: wie draagt zorg voor bestelling hoogwerker en kosten? Onzorgvuldig handelen kost geld. 3

4 9. Betreft factuur van Dommele BV nr. 694 d.d Deze factuur heeft betrekking op het bestellen van een postkast ten bedrage van 6.676,08 incl. BTW. De factuur is geboekt op Reserve A-kosten. Moet deze niet ten laste worden gebracht van het opknappen van de entree? Gaarne uw reactie op bovenstaande vragen en opmerkingen. Met vriendelijke groet, De kascontrolecommissie VVE De Oude Scheepswerf Geachte heer Rosdorff, Wegens drukke werkzaamheden heeft het even geduurd alvorens ik gelegenheid had om de jaarstukken door te nemen. Aanvullend op de vragen en opmerkingen van John Flipsen heb ik nog één vraag en een aanbeveling: Aanbeveling: Ik geef u in overweging om de leden van de VVE jaarlijks inzicht te geven in de ontwikkeling van de voorzieningen Reserve A-kosten, Reserve B-kosten en Reserve C-kosten. Wat ik graag zou zien, is dat van elke voorziening jaarlijks de ontwikkeling van de laatste twee jaren in beeld wordt gebracht (de reden waarom Wim de Jong de laatste jaren eigenhandig twee balansen naast elkaar zette) en hoe de prognose voor de komende twee jaren er uitziet, uitgaande van het meerjarenonderhoudsplan. Dat kan zonder veel extra moeite in een simpel overzicht bijeen worden gebracht, lijkt mij. John en ik hebben inmiddels de verklaring van de kascontrolecommissie van onze handtekening voorzien. Ik zal het document vandaag op de post doen, dan kan het nog mee met de uitnodiging voor de jaarvergadering. We verwachten voor de jaarvergadering antwoord op onze negen vragen en een reactie op de aanbeveling. Afhankelijk daarvan bestaat de mogelijkheid dat we er in de jaarvergadering op terugkomen. Groet van Hans Hoogerheide Deze vragen worden allen door Kevin beantwoord. 8. Bijpraten/W.v.n.t.t.k: 8.1 Nog wat gepraat over de Bliksembeveiliging hoe het zo is ontstaan dat er bij bepaalde hoge bouwwerken wel een beveiliging is aangebracht en dat het niet altijd meer nodig is. We zullen meer vernemen van Vincent. Dhr. Dolman gaat ook verder informeren bij brandweer e.d. Wordt vervolgd. 4

5 8.2 Na de vertoning van de film Brandveiligheid in woningen zegt Rein dat we de film draaien op de ALV. Daarna komen er vanzelf reacties van de aanwezigen. 9. Nagesprek: 9.1 Vergaderplaats: De inwendige maag van het bestuur kwam ook vanavond weer niets te kort. Er was een lekker kopje koffie met een heerlijke koek. Helaas was de vrouw des huizes afwezig en had Claudio het erg druk. Daarna natuurlijk een schaal met kaas, worst, zoutjes en natuurlijk de koele drank niet te vergeten. 10. Sluiting: Onder dankzegging voor ieders bijdrage sluit de voorzitter de vergadering en wordt de volgende vergaderdata (voorlopig) vastgesteld: - Woensdag 17 november Aanvang uur - Plaats Atlanta uur Welterusten. De voorzitter R. Hoen De actiepuntenlijst: 5

6 A Openstaande reparaties en onderhoud door VvE-beheer en Zuiderwijk B Actiepunten bestuur e.a. Wie - verspreiden ledenlijst aan bestuur per mutatie Rein - kopij nieuwsbrief doorlopend Allen - stand van zaken onderhoudscontracten Zuiderwijk/Kevin - maandag boiler aanzetten Remco - dinsdag vuilcontainers buiten zetten Remco - woensdag papierbak buitenzetten Remco - donderdag vuilcontainers buiten en boiler aanzetten Rein - Zondag vuilcontainers buiten zetten Jaap C Volgorde volgende vergaderplaats: - Remco - Ad - Rein - Jaap - Claudio 6