Officiële uitgave van het Koninkrijk der Nederlanden sinds 1814.

Transcriptie

1 STAATSCOURANT Nr. Officiële uitgave van het Kninkrijk der Nederlanden sinds juni 2009 Besluit van 16 april 2009, nr , hudende vaststelling van een selectielijst van de Tweede Kamer der Staten-Generaal p het deelbeleidsterrein van persneelszaken, t.w. persneelsdssiers Wij Beatrix, bij de gratie Gds, Kningin der Nederlanden, Prinses van Oranje-Nassau, enz. enz. enz. Op de vrdracht van Onze minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, dr. R.H.A. Plasterk van (d.d. 5 maart, kenmerk NA/09/558) gedaan in vereenstemming met de Tweede Kamer der Staten- Generaal; Gelet p artikel 5, tweede lid, aanhef en nder a, van de Archiefwet 1995; Gezien het advies van de Raad vr Cultuur van 29 januari 2009 (kenmerk bca /5); Hebben gedgevnden en verstaan: Artikel 1 De bij dit besluit gevegde Selectielijst vr de Tweede Kamer der Staten-Generaal p het deelbeleidsterrein van persneelszaken, t.w. het persneelsdssier en de daarbij behrende telichting wrden vastgesteld. Artikel 2 Dit besluit treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscurant waarin het wrdt geplaatst. Onze minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap is belast met de uitvering van dit besluit dat met de daarbij behrende selectielijst en telichting in de Staatscurant zal wrden geplaatst. s-gravenhage, 16 april 2009 Beatrix De minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, R.H.A. Plasterk. 1 Staatscurant 2009 nr juni 2009

2 SELECTIELIJST VOOR DE HANDELINGEN VAN DE TWEEDE KAMER DER STATEN-GENERAAL OP HET DEELBELEIDSTERREIN VAN PERSONEELSZAKEN, T.W. HET PERSONEELSDOSSIER OVER DE PERIODE VANAF 1945 I. Telichting behrende bij de Selectielijst vr de handelingen van de Tweede Kamer der Staten-Generaal p het deelbeleidsterrein van persneelszaken, t.w. het persneelsdssier ver de peride vanaf 1945 Lijst van afkrtingen BSD: Basisselectiedcument IF: Interim functie IKAP: Individuele keuzemgelijkheden in het arbeidsvrwaardenpakket KNHG: Kninklijk Nederlands Histrisch Gentschap NA: Natinaal Archief PCDIN: Permanente Cmmissie dcumentaire infrmatieverzrging PIVOT: Prject Invering Verkrting Overbrengingstermijn RAI: Rijksarchiefinspectie RvC: Raad vr Cultuur Stcrt.: Staatscurant WAO: Wet p de Arbeidsngeschiktheidsverzekering Wbp: Wet bescherming persnsgegevens WIA: Wet werk en inkmen naar arbeidsvermgen (vervangt per 1/1/2006 de WAO) Telichting p begrippen Actr: Overheidsrgaan f particuliere rganisatie f persn die een rl speelt f werkzaam is p een beleidsterrein. Een actr heeft frmele bevegdheid tt het verrichten van rechtshandelingen. Deze bevegdheden zijn gebaseerd p attributie en delegatie. Bij PIVOT is een verheidsactr gelijk aan een verheidsrgaan. Handeling: Een handeling is een cmplex van activiteiten, gericht p het tt stand brengen van een prduct, dat de actr verricht ter vervulling van een taak f p grnd van een bevegdheid. Waardering: Vaststellen van de bewaartermijn van een dcument. Frmeel: activiteit binnen de selectie waarbij dr bestudering van de cntext van archiefbescheiden wrdt bepaald welke categrieën archiefbescheiden vr tijdelijke dan wel blijvende bewaring in aanmerking kmen, al dan niet nder tekenning van bewaartermijnen. Verantwrding Hierna vlgt de selectielijst vr de handelingen van de Tweede Kamer der Staten-Generaal p het deelbeleidsterrein van persneelszaken, t.w. het persneelsdssier. Dit basisselectiedcument (krtweg BSD) is een bewerking van het binnen de rijksdienst vigerende BSD P-dssier is mens-en-werk Terzijde: Dat laatste BSD is tt stand gekmen in het kader van de prichting van een Rijksbreed Shared Service Center vrtvleiend uit het kabinetsbesluit van 4 juli Deze shared service rganisatie vr de rijksdienst heeft de naam P-Direkt en zal zich richten p de uitvering van registratie- en administratieve taken vr persneel en salaris. Eén van de taken is het beheer van het persneelsdssier (krtweg P-dssier). Uitgangspunt vr de dienstverlening van P-Direkt is dat de P-dssiers p een eenduidige, efficiënte en unifrme wijze wrden beheerd. De ingewikkelde structuur, de psplitsing van het beleidsterrein in zes deelbeleidsterreinen, de vele, elkaar verlappende handelingen en het wisselende abstractieniveau van de handelingen van de bestaande P-BSD s staan dit uitgangspunt in de weg. Daarm is beslten m één, eenvudiger en eenduidiger rijksbreed BSD te ntwikkelen. Vanuit de hiervr beschreven ntwikkeling is vr het pstellen van een unifrm rijksbreed BSD de vlgende pdracht gefrmuleerd: Op 1 januari 2006 dient er een dr de minister van OCW en zrgdragers vastgestelde rijksbrede BSD te liggen, waarin het bewaar- en vernietigingsbeleid vr persneelsdssier van de ministeries is vastgelegd, zdat een unifrm archiveringsbeleid dr P-Direkt kan wrden uitgeverd De Tweede Kamer, zrgdrager vr de P-dssiers van het Kamerpersneel is zelf verantwrdelijk vr de inhud van het P-dssier en dus k vr het pstellen van een BSD. Uit praktische verwegingen is ervr gekzen m aan te sluiten bij de systematiek van P-Direkt, maar de Tweede Kamerrganisatie is zelf belast met de uitvering terzake. 2 Staatscurant 2009 nr juni 2009

3 Onderhavig BSD geldt dus alleen vr de Kamer als zrgdrager. De beleidsdeskundigen en archiefdeskundigen p het gebied van het P-dssier van de Tweede Kamer zijn betrkken bij de pstelling, d.w.z. de aanpassingen ten beheve van de Kamer ten pzichte van het P-Direct-BSD (zie bijlage 1). Het BSD geldt vr alle Kamerambtenaren van de Tweede Kamer en heeft betrekking p de peride vanaf Onderhavig BSD vr de selectie van de P-dssiers Tweede Kamer wijkt inhudelijk niet af van de selectielijst P-Direkt/P-dssiers zals deze is vastgesteld vr de ministers van Vlksgezndheid, Welzijn en Sprt, Vlkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Mileubeheer, Verkeer en Waterstaat, Sciale Zaken en Werkgelegenheid, Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, Landbuw, Natuur en Vedselkwaliteit, Justitie, Financiën, Ecnmische Zaken, Buitenlandse Zaken, Binnenlandse Zaken en Kninkrijksrelaties en Algemene Zaken, Staatscurant 245, d.d. 10 december 2007 en vr de zrgdragers Natinale Ombudsman, Kanselarij der Nederlandse Orde, Kabinet der Kningin en de Algemene Rekenkamer, Staatscurant 225, d.d. 20 nvember 2007 en vr de Raad van State, Staatscurant 245, d.d. 10 december Gezien vrafgaande is het dr de betrkkenen niet ndzakelijk geacht ngmaals een nafhankelijke deskundige te meten raadplegen. De pmerkingen van de deskundigen, prf.dr. Kersten en prf. dr. Rb H. W. Vinke, bij bvengenemde vaststelling zijn in nderhavig BSD in acht genmen. Afbakening Onderhavig BSD vervangt na vaststelling die selectielijsten waarvan de neerslag terecht kmt in het P-dssier. Het betreft: BSD 72 Deelbeleidsterrein Arbeidsverhudingen bij de verheid (Stcrt , nr. 200). BSD 73 Deelbeleidsterrein Arbeidsvrwaarden Rijkspersneel (Stcrt , nr. 200). BSD 74 Deelbeleidsterrein Buitensectrale arbeidsvrwaarden (Stcrt , nr. 240). BSD 75 Deelbeleidsterrein Frmatiebeleid, arbeidsmarktbeleid en persneelsntwikkeling en mbiliteit Stcrt , nr. 201). BSD 76 Deelbeleidsterrein Arbeidsmstandigheden bij de verheid (Stcrt , nr. 201). BSD 77 Deelbeleidsterrein Persneelsinfrmatievrziening en -administratie Stcrt , nr. 201). Aangezien deze selectielijsten destijds niet vr de zrgdrager Tweede Kamer zijn vastgesteld beheven geen handelingen te wrden ingetrkken. Onderhavig BSD is de eerste selectielijst die vr de Tweede Kamer gaat gelden p het deelbeleidsterrein van persneelszaken, t.w. het persneelsdssier. Gehanteerde uitgangspunten Vr de uitwerking van dit BSD ligt de fcus p het ntwikkelen van een BSD vr het zgenaamde P-dssier. Dat wil zeggen dat: die P-werkprcessen die geen raakvlak hebben met het P-dssier (denk hierbij aan beleid) buiten de reikwijdte van het prject vielen. er geen RIO ntwikkeld is. Bij het pstellen van het BSD is er naar gestreefd m handelingen zveel mgelijk tijdls te frmuleren. Het pstellen van het BSD vindt plaats p basis van de dr P-Direkt ndersteunde klantprcessen en aanpalende werkprcessen waarvan de neerslag in het P-dssier neerkmt. Wet- en regelgeving is hierbij kaderstellend en niet leidend. Dit BSD vervangt alle handelingen in de bestaande BSD s met hetzelfde werkingsgebied. De prcessen m.b.t. de dienstverlening van P-Dssiers Tweede kamer wrden vertaald naar generieke handelingen in het BSD. Hierdr is de kppeling met het P-dssier beter te maken en wrdt actualisering van het BSD eenvudiger. Vr het pstellen van het BSD zelf (dus niet de inhud) zijn vrnamelijk de Archiefwet, het Archiefbesluit, de Wbp en het Vrijstellingsbesluit Wbp van belang, de verige wetgeving vr dit traject is buiten beschuwing gelaten. Vr het BSD is het principe gehanteerd van selectie aan de brn. Dit hudt in dat de dssiervrming is gekppeld aan de handelingen die in een selectielijst zijn genemd en dat vraf duidelijk is wat de bewaartermijn van een infrmatie gegeven is. Deze werkwijze zrgt ervr dat in een dssiermap alleen dcumenten met dezelfde bewaartermijn zijn pgenmen. Dat heeft als vrdeel dat binnen de dssiermappen geen selectie heft plaats te vinden. Vernietigen van dcumenten kan dan nmiddellijk na het verstrijken van hun bewaartermijn, waardr selectie achteraf niet meer ndig is. In het P-dssier bevindt zich de neerslag van de bedrijfsveringsprcessen p het gebied van P-werkprcessen. De neerslag van beleidsntwikkeling wrdt niet pgeslagen in het P-dssier. De 3 Staatscurant 2009 nr juni 2009

4 cultuur-histrische waarde van de dcumenten in het P-dssier is dan k beperkt. Selectiedelstelling De delstelling bij de selectie van verheidsarchieven is dat de belangrijkste brnnen van de Nederlandse samenleving en cultuur veilig wrden gesteld vr blijvende bewaring. Met het te bewaren materiaal met het mgelijk zijn m een recnstructie te maken van het handelen van de Tweede Kamer ten pzichte van haar mgeving, maar k van de belangrijkste histrischmaatschappelijke gebeurtenissen en ntwikkelingen, vr zver deze zijn te recnstrueren uit verheidsarchieven. Selectiecriteria Om de selectiedelstelling te bereiken wrden de handelingen in het BSD gewaardeerd aan de nderstaande algemene selectiecriteria. Deze criteria zijn in 1997 dr het Cnvent van Rijksarchivarissen vastgesteld en geaccrdeerd dr PC DIN en KNHG. Selectiecriteria vr handelingen die gewaardeerd wrden met B(ewaren) 1. Handelingen die betrekking hebben p vrbereiding en bepaling van beleid p hfdlijnen Hiernder wrdt verstaan agendavrming, het analyseren van infrmatie, het frmuleren van adviezen met het g p tekmstig beleid, het ntwerpen van beleid f het plannen van dat beleid, alsmede het nemen van beslissingen ver de inhud van beleid en terugkppeling van beleid. Dit mvat het kiezen en specificeren van de deleinden en de instrumenten. 2. Handelingen die betrekking hebben p evaluatie van beleid p hfdlijnen Hiernder wrdt verstaan het beschrijven en berdelen van de inhud, het prces f de effecten van beleid. Hieruit wrden niet per se cnsequenties getrkken zals bij terugkppeling van beleid. 3. Handelingen die betrekking hebben verantwrding van beleid p hfdlijnen aan andere actren Hiernder valt tevens het uitbrengen van verslag ver beleid p hfdlijnen aan andere actren f ter publicatie. 4. Handelingen die betrekking hebben p (her)inrichting van rganisaties belast met beleid p hfdlijnen Hiernder wrdt verstaan het instellen, wijzigen f pheffen van rganen, rganisaties f nderdelen daarvan. 5. Handelingen die bepalend zijn vr de wijze waarp beleidsuitvering p hfdlijnen plaatsvindt Onder beleidsuitvering wrdt verstaan het tepassen van instrumenten m de gekzen deleinden te bereiken. 6. Handelingen die betrekking hebben p beleidsuitvering p hfdlijnen en direct zijn gerelateerd aan f direct vrtvleien uit vr het Kninkrijk der Nederlanden bijzndere tijdsmstandigheden en incidenten Bijvrbeeld in het geval de ministeriele verantwrdelijkheid is pgeheven en/f wanneer er sprake is van rlgstestand, staat van beleg f tepassing van ndwetgeving. Ingevlge artikel 5, nder e, van het Archiefbesluit 1995 kan neerslag van bepaalde, als te vernietigen gewaardeerde handelingen betreffende persnen en/f gebeurtenissen van bijznder cultureel f maatschappelijk belang, van vernietiging wrden uitgeznderd. Vr de bewaring van bepaalde dssiers is een aparte handeling gefrmuleerd. Deze handeling, nummer 27, betreft dssiers van ambtenaren die vr het werkterrein van het betrkken departement f enig andere gebied van bijzndere betekenis zijn geweest, f waarvan de stukken vr het inzicht in de ntwikkeling van een functie en de rganisatie van bijznder belang wrdt geacht en daarm blijvend bewaard wrden. Aan de hand van de bij de handeling beschreven criteria kan wrden berdeeld welke dssiers vr bewaring meten wrden aangewezen. Verslag vaststellingsprcedure In december 2008 is het ntwerp-bsd dr de Tweede Kamer aan de minister van OC&W aangebden, waarna deze het ter advisering heeft ingediend bij de Raad vr Cultuur (RvC). Van het geverde drieheksverleg ver de waarderingen van de handelingen is een verslag gemaakt, dat tegelijk met het BSD naar de RvC is verstuurd. Vanaf 5 januari 2009 lag de selectielijst gedurende 6 weken ter publieke inzage p de website van het Natinaal Archief; p de website van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap; bij de infrmatiebalie in de studiezaal van het Natinaal Archief. Van (histrische) rganisaties f individuele burgers is geen cmmentaar ntvangen. 4 Staatscurant 2009 nr juni 2009

5 Op 29 januari 2009 bracht de RvC advies uit (bca /5), hetwelk geen aanleiding heeft gegeven tt wijzigingen in de ntwerp-selectielijst: Leeswijzer (X): Dit is het vlgnummer van de handeling. Handeling: Dit is een cmplex van activiteiten die een actr verricht ter vervulling van een taak f p grnd van een bevegdheid. In de praktijk kmt een handeling meestal vereen met een prcedure f een werkprces. Peride: Hier staat het tijdvak vermeld gedurende welke jaren de handeling is verricht. Wanneer er geen eindjaar staat vermeld wrdt de handeling ng steeds uitgeverd. Telichting: Dit geeft eventuele bijznderheden ver bvengenemde weer. Waardering: Waardering van de handeling in B (bewaren) f V (vernietigen). Indien vernietigen, dan vermelding van de vernietigingstermijn. Indien bewaren, dan vermelding van het gehanteerde selectiecriterium. Eventueel een nadere telichting p de waardering. Opmerkingen vraf Deze handelingen zijn van tepassing p àlle ambtenaren en medewerkers van de tweede Kamer. De rde draad in het verhaal is het nderscheid tussen handelingen die rechtspsitinele dan wel geen rechtspsitinele gevlgen hebben. II. Selectielijst P-dssiers Tweede Kamer der Staten-generaal Gerelateerde Prcessen (1.) Handeling: Het in dienst nemen van tijdelijke medewerkers. Telichting: Het gaat hier m werknemers die niet in ambtelijke dienst wrden benemd, zals uitzendkrachten, inhuurkrachten, stagiaires etc. Waardering: V 7 jaar na einde cntract (2.) Handeling: Het afwijzen van sllicitanten. Telichting: Inclusief sllicitanten die een pen sllicitatie hebben gedaan. Waardering: V 1 maand na afwijzing V 1 jaar indien de persnsgegevens met testemming van de betrkkene na beëindiging van de sllicitatieprcedure wrden bewaard Prces Instrm (3.) Handeling: Het aanstellen van nieuwe medewerkers. Telichting: Het gaat hier m stukken die nder andere betrekking hebben p: De (pen-)sllicitatie zelf; Geschiktheidsnderzeken (antecedenten-, dienst-, en gezndsheidsnderzek etc.); Arbeidsvrwaardengesprek (ntities, diplma s etc.); Aanstelling (brief, beschikking, eed/belfte, geheimhudingsverklaring etc.); Re-integratie gehandicapten. Let p: psychlgische rapprten en assessment vallen niet nder deze handeling. Zie hiervr handeling 19. Waardering: V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ntslag Prces Drstrm Beheersing persneel en rganisatie (4.) Handeling: Het registreren f wijzigen van persns- en aanstellingsgegevens. Telichting: Het gaat hier m stukken die nder andere betrekking hebben p rangverlp, bevrde- 5 Staatscurant 2009 nr juni 2009

6 ring, veiligheidsnderzeken, ABD, nevenfuncties, speciale functies (b.v. vertruwenspersn) f bevegdheden (b.v. pspringsbevegdheden). Waardering: V 7 na administratieve afhandeling van het ntslag (5.) Handeling: Het registreren van standplaatsgegevens. Telichting: Waardering: V 75 jaar na gebrtedatum (6.) Handeling: Het verplaatsen, verplaatsen f herplaatsen van ambtenaren. Telichting: Het gaat hier m stukken die nder andere betrekking hebben p detachering, IF, utplacement en internatinale functies. Waardering: V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ntslag (7.) Handeling: Het verlenen, afwijzen, wijzigen f intrekken van verlf. Telichting: Hiernder vallen alle vrmen van verlf, zals verlf, buitengewn verlf, zwangerschapsverlf, verhuizingsverlf etc. Waardering: V 7 jaar na tekenning verlf (8.) Handeling: Het vaststellen f wijzigen van individuele werktijdregelingen. Telichting: Waardering: V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ntslag (9.) Handeling: Het registreren van individuele arbeids- en rusttijden. Telichting: Het gaat hier m mdaliteiten, prikklkgegevens etc. Waardering: V 1 jaar na einde werkingsduur (10.) Handeling: Het begeleiden van krtdurend verzuim. Telichting: Onder krt verzuim wrdt verstaan: maximaal 6 weken afwezigheid dr ziekte. Waardering: V 3 jaar na betermelding (11.) Handeling: Het begeleiden van langdurend verzuim. Telichting: Het gaat hier m stukken die nder andere betrekking hebben p de Wet Prtwachter, WAO etc., maar k p het tekennen van vrzieningen en aanpassing van werkzaamheden in verband met ziekte f een handicap. Waardering: V 15 jaar na betermelding (12.) Handeling: Het registreren van individuele medewerkers die blt hebben gestaan aan schadelijke stffen. Telichting: Het gaat hier m stukken, dan wel registers f bestanden die nder andere betrekking hebben p bltstelling aan asbest en vinylchlridemnmeer. Waardering: V 75 jaar na gebrtedatum (13.) Handeling: Het afsluiten, wijzigen f intrekken van een bruikleenvereenkmst. Telichting: Het gaat hier m stukken die nder andere betrekking hebben p bruikleenvereenkmsten vr ICT-hulpmiddelen, telewerken, aut en mbiele telefn. Waardering: V 7 jaar na einde bruikleenvereenkmst. (14.) 6 Staatscurant 2009 nr juni 2009

7 Handeling: Het pleggen aan en naleven dr ambtenaren van verplichtingen. Telichting: Het gaat hier nder andere m het verplicht dragen van een unifrm f het verplicht verhuizen naar de standplaats, f het verplicht melden van bijvrbeeld giften en vergedingen. Waardering: V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ntslag (15.) Handeling: Het behandelen van delicate zaken. Telichting: Het gaat hier m stukken die nder andere betrekking hebben p (niet financiële) disciplinaire maatregelen, nderzek, intimidatie, integriteit, schrsing etc. Stukken die betrekking hebben p financiële disciplinaire maatregelen, beslaglegging etc. vallen nder handeling 23. Waardering: V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ntslag Ontwikkelen persneel (16.) Handeling: Het veren van functineringsgesprekken. Telichting: Waardering: V 3 jaar na het huden van het functineringsverslag. (17.) Handeling: Het veren van berdelingsgesprekken. Telichting: Waardering: V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ntslag (18.) Handeling: Het uitveren van een psychlgisch nderzek f assessment. Telichting: Waardering: V 3 jaar na nderzek f assessment (19.) Handeling: Het begeleiden van de individuele carrièrentwikkeling. Telichting: Het gaat hier m stukken die nder andere betrekking hebben p cursussen, bij- f herschling, caching en lpbaanadviezen. Waardering: V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ntslag Belnen en vergeden (20.) Handeling: Het verlenen, afwijzen, wijzigen f intrekken van primaire arbeidsvrwaarden. Telichting: Het gaat hier m stukken die nder andere betrekking hebben p het salarisverlp. Waardering: V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ntslag (21.) Handeling: Het uitbetalen, inhuden f invrderen van primaire arbeidsvrwaarden. Telichting: Het gaat hier m stukken die nder andere betrekking hebben p salarisuitbetaling f -inhuding f invrdering vanwege een financiële sanctie (b.v. beslaglegging). Waardering: V 7 jaar na uitbetaling f invrdering (22.) Handeling: Het verlenen, afwijzen, wijzigen f intrekken van secundaire arbeidsvrwaarden met rechtspsitinele gevlgen. Telichting: Het gaat hier m stukken (bijvrbeeld IKAP, bewust belnen) die nder andere betrekking hebben p (drgaans structurele) tegemetkmingen in de ziekteksten en kinderpvang. Waardering: V 7 na administratieve afhandeling van het ntslag (23.) 7 Staatscurant 2009 nr juni 2009

8 Handeling: Het verlenen, afwijzen, wijzigen f intrekken van secundaire arbeidsvrwaarden znder rechtspsitinele gevlgen. Peride: Telichting: Het gaat hier m stukken die nder andere betrekking hebben p (drgaans eenmalige) gratificaties, declaraties, teslagen, DBZV gerelateerde zaken, reisksten en verhuisksten. Waardering: V 7 jaar na uitbetaling Juridisch (24.) Handeling: Het beslissen p dr ambtenaren ingediende berepsschriften p een beschikking, en het veren van verweer in berepschriftprcedures vr administratiefrechtelijke rganen. Telichting: Het gaat hier m stukken die betrekking hebben p alle zaken p het terrein van het persneelszaken. Waardering: V7 jaar na administratieve (N.B. dit is dus inclusief juridische afhandeling, i.c. na nherrepelijk wrden van de rechterlijke uitspraak) afhandeling van het ntslag. I Prces Uitstrm (25.) Handeling: Het beëindigen van de dienstbetrekking. Telichting: Het gaat hier m stukken die nder andere betrekking hebben p zwel vrijwillig en gedwngen ntslag en m (pre)pensienvrzieningen. Waardering: V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ntslag Bijzndere dssiers (26.) Handeling: Het vr blijvende bewaring bestemmen van persneelsdssiers Waardering B 5 Telichting: Deze handeling betreft dssiers van ambtenaren die vr het werkterrein van de Tweede Kamer f enig andere gebied van bijzndere betekenis zijn geweest, f waarvan de stukken vr het inzicht in de ntwikkeling van een functie en de rganisatie van bijznder belang wrdt geacht en daarm blijvend bewaard wrden. Aan de hand van de nderstaande criteria kan wrden berdeeld welke dssiers vr bewaring meten wrden aangewezen. Om inzicht te verwerven in de aard van de dssiers bij een rganisatie verdient het aanbeveling m nderzek te verrichten naar de wijze waarp in de lp der jaren de persneelsadministratie is geverd (bijvrbeeld centraal f decentraal) en he de dssiers in de lp der jaren zijn pgebuwd (tussentijds geschnd, veel kpieën van stukken elders) en wat vr stukken werden tegevegd. Dit kan verwerkt wrden in een archiefbewerkingsplan. In principe geldt de keuze vr bewaring van een dssier vr elke ambtenaar die valt binnen de criteria, ngeacht diens psitie en bezldiging, In de praktijk zullen vaker dssiers van ambtenaren in schaal 14 en hger, f van ambtenaren in gelijkwaardige functies en/f gelijkwaardige schalen vr de peride vanaf 1945 vr bewaring geselecteerd wrden. Tt 1981 hadden ambtenaren rangen. Tegenwrdig salarisschalen. Dit waren de ambtelijke rangen. Tussen haakjes staan de huidige salarisschalen nder weglating van de zgeheten Kamerschaal. Adjunct-klerk (1) Klerk (2) Klerk A (3) Hfdklerk (4) Adjunct-cmmies (5) Adjunct-cmmies A (6) Cmmies (7) Cmmies A (8) Hfdcmmies (9) Hfdcmmies A (10) Hfdcmmies B (10A) 8 Staatscurant 2009 nr juni 2009

9 Referendaris (11) Referendaris A (11A) Referendaris B (12) Administrateur (13) Administrateur A (14) Hfdadministrateur (15) Hfdadministrateur A (16) Directeur (17) Hfddirecteur (18) Ok dssiers van hierna genemde ambtenaren kunnen geselecteerd wrden vr bewaring: ambtenaren die betrkken zijn geweest bij een incident waarbij de psitie van de Kamer in geding is geweest, ambtenaren klkkenluiders, ambtenaren die in de publiciteit zijn geweest, (vrmalige) ambtenaren, die in het kader van een andere functie van zich hebben den spreken en maatschappelijke aandacht hebben getrkken (bijv. plitici), ambtenaren waarbij gewetensbezwaren een rl hebben gespeeld bij hun functineren en/f ntslag en dssiers van functinarissen in de directe mgeving van het hgere echeln: Kamerbdes, plv. en adj. griffiers en secretaressen en chauffeurs. Als van een (deel van een) rganisatie het taakuitveringsarchief verlren is gegaan f ernstige schade heeft pgelpen, kunnen de persneelsdssiers dienen als vervangende kennisbrn. Ok verdient het aanbeveling bij de selectie dssiers die qua inhud en pbuw afwijken van het gemiddelde persneelsdssiers aandacht te geven. Een gemiddeld persneelsdssiers bevat alleen de stukken die vallen nder de handelingen van dit BSD. Een afwijkende dikte van een dssier, het aanwezig zijn van persnlijke brieven, f brieven van derden, kan een aanwijzing zijn m het dssier p de nderstaande criteria te berdelen. Criteria betreffende de aard van de gegevens 1. infrmatie ver invledrijke persnen. 2. infrmatie ver pvallende persnen. 3. infrmatie ver bijzndere gebeurtenissen. 4. infrmatie ver werkprcessen en uitveringsaspecten. 5. infrmatie ver aspecten van de rganisatie die m de een f andere reden in het P-dssier terecht is gekmen. Criteria betreffende de relatieve infrmatiewaarde 6. mate van uniciteit van infrmatie. 7. mate van diversiteit en uitgebreidheid van infrmatie. Ad 1 en 2: Hierbij gaat het m dssiers van ambtenaren die p zichzelf en niet per se specifiek als ambtenaar invledrijk en pvallend zijn, maar waarbij de gegevens in het dssier een aanvulling (kunnen) vrmen p het algemeen bekende beeld f bigrafie van de persn. Het betreft bijvrbeeld hge ambtenaren die een verstap hebben gemaakt naar het bedrijfsleven, een internatinale rganisatie, een nn-guvermentele rganisatie (NGO) f andere sectren binnen de verheid (rijk, gemeenten, prvincies, ZBO s). Ad 3: Hierbij met wrden gedacht aan gegevens ver de belangrijke (drslaggevende) betrkkenheid van een ambtenaar bij een bijzndere gebeurtenis. Ad 4: Hierbij met wrden gedacht aan gegevens ver ntwerp, bijstelling f beëindiging van werkprcessen die een belangrijk deel van het takenpakket van de Kamer uitmaken en aan uitveringsaspecten, zals bijzndere pdrachten en instructies, f aspecten die binnen de plitiek en/f maatschappij tt phef hebben geleid. Ad 5: Hierbij kan wrden gedacht aan persnlijk archief, bureauarchief, instructies, etc. Ad 6: Hierbij gaat het erm f de stukken gezien de aard van persneeldssiers unieke infrmatie bevatten. Bijvrbeeld: stukken betreffende de bezldiging zijn niet uniek, stukken betreffende een afwijkende bezldiging kunnen dat wel zijn. Of een instructie, die nergens anders te vinden is en uniek is vr die ene ambtenaar, f die peride. Ad 7: Hierbij gaat het erm f de infrmatie in het persneeldssiers van meer brnnen afkmstig is. Zijn er k bijlagen, rapprten, verslagen, crrespndentie van andere brnnen dan een persneelsafdeling f de direct leidinggevende. 9 Staatscurant 2009 nr juni 2009

10 Deelnemers Werkgrep BSD P-Dssiers Tweede kamer Bij het pstellen van dit BSD, c.q. de bewerking t.b.v. de Tweede Kamer, zijn de vlgende persnen betrkken geweest: Reinder van der Heide, Archivaris van de Tweede Kamer der Staten-Generaal Trudy de Bck (Persneel en Organisatie Tweede Kamer) Radjen Gangapersadsing (Persneel en Organisatie Tweede Kamer) Jan Wetzels (Persneel en Organisatie Tweede Kamer) Angela Dellebeke (Natinaal Archief) 10 Staatscurant 2009 nr juni 2009