Nota van inlichtingen

Transcriptie

1 Deze Nota van inlichtingen is opgesteld op basis van tijdig gestelde schriftelijke vragen in het kader van de Europese aanbesteding volgens de openbare procedure voor: "assessments, persoonlijke coaching en loopbaanbegeleiding VIA RvB Vragen: 1. Aankondiging opdracht In de aankondiging opdracht staat bij II.1.6 Hoofdcategorieën: Personeelsdiensten, met uitzondering van plaatsing en 'outplacement' en Diensten voor loopbaanbegeleiding. Echter bij Perceel 3 B.1 Korte beschrijving staat... zicht te krijgen op de mogelijkheden voor een volgende interne of externe loopbaanstap... Betekent het dat outplacement toch aan de orde kan komen? Dat zou eventueel tot de mogelijkheden kunnen behoren. 2. documenten Het document Eigen Verklaring is niet te openen. En bijlage 7 PDF Algemene inkoopvoorwaarden document is niet aanwezig op TenderNed. In welke omstandigheden zal de opdrachtgever afwijken van de betaling binnen 30 kalenderdagen ( zie Artikel 8)? Problemen invullen/verzenden modellen Eigen verklaringen (bron: - De Eigen verklaringen moeten voor het invullen geopend worden met het programma Acrobat Reader. De modellen invullen met een ander programma kan een verkeerde weergave geven van de ingevulde gegevens. - Het gebruik van verschillende internetbrowsers voor het verzenden van de eigen verklaring via mobiele telefoons en tablets kan tot problemen leiden. U kunt de verklaring dan wel als pdf bestand openen en bewerken maar niet (goed) verzenden. Hierdoor komt na verzending van de verklaring de inhoud niet meer (geheel) overeen met het aanvankelijk ingevulde. Wij adviseren u daarom het formulier via een reguliere PC in te vullen en te verzenden. In tegenstelling tot de betaling binnen 30 werkdagen, zal dit geschieden binnen 30 kalenderdagen na ontvangst en goedkeuring van de factuur (Wet markt en overheid). Hierin zal geen afwijking plaatsvinden. 3. A7/A28/L4 Stelt de gemeente Maastricht de gegevens van het functiehuis en de functieprofielen ter beschikking? Deze gegevens kunnen na gunning aan de geselecteerde opdrachtnemers ter beschikking worden gesteld; deze zijn nu, voor het doen van uw inschrijving, niet relevant. 4. A36/A37/L27/L28 Wat is het doel van de concept rapportage? Wat verwacht de opdrachtgever van de invloed die betrokken partijen hierop kunnen uitoefenen (dit i.v.m. mogelijke vertraging in het opleveren van de definitieve versie)? Het doel hiervan is dat de kandidaat of medewerker de concept rapportage kan inzien, eventueel aanpassen en hieraan goedkeuring te geven. 1 van 9

2 5. A36/A37/L27/L28 Hoe om te gaan met het verstrekken van de rapportage indien betrokkene medewerker niet eens is met het doorsturen van de rapportage naar opdrachtgever? Bij assessments krijgt in dat geval de werkgever deze rapportage niet te zien, bij loopbaanbegeleiding is dat afhankelijk van de inhoud van de rapportage. Rapportages worden alleen met instemming van de kandidaat verstrekt. 6. L5 Er wordt voor perceel 2 een NOBCO lid gevraagd. Voldoet de CMI B/Noloc certificering ook? Deze is tenslotte specifiek gericht op loopbanen en de ontwikkeling hiervan. Ja, de CMI B/Noloc certificering volstaat ook. 7. L21 Waar kan ik de regels van gemeente Maastricht vinden m.b.t. de rapportage van werk naar werk? Deze regels kunnen na gunning aan de geselecteerde opdrachtnemers ter beschikking worden gesteld; deze zijn nu, voor inschrijving, niet relevant. Deze regels zijn overigens gebaseerd op de algemene regels van de R.A. (Reglement Ambtenaren) en het sociaal statuut. 8. tarieven Kunnen we in specifieke casussen, middels een onderbouwing, afwijken van de aangegeven tarieven van een product? Bij nadere opdrachten worden aan de hand van minicompetities bij de gecontracteerde partijen per uitgenodigd om een offerte in te dienen. Uw tariefstelling mag bij deze nadere opdrachten niet hoger zijn dan de tarieven zoals vermeld bij uw inschrijving, wèl lager. 9. Perceel 3 Wat wordt bedoeld met de seniorityscan? De seniority scan moet wenselijke en mogelijke aanpassingen in het takenpakket in kaart brengen, zodat motivatie, productiviteit en adequaat functioneren geborgd kunnen blijven bij medewerkers die richting de afronding van hun arbeidscarrière gaan. 10. Bijl.9 perceel 2, L-5 Nobco Binnen de professionele beroepsorganisaties voor coaching bestaan er naast Nobco meerdere andere erkende beroepsorganisaties zoals St!r en Lvsc. Komen die voor jullie ook in aanmerking? Ja, St!r en Lysc komen eveneens in aanmerking. 11. Perceel 2 Is er vanuit de opdrachtgever bij gunning altijd een vaste contactpersoon bij een individuele opdracht? Is dit altijd de leidinggevende of wellicht P&O? De contactpersoon is de P&O adviseur van de betreffende afdeling. 12. Beschr. Doc, 5.2.5, W11 Op pag 33/34 refereert u aan de CMI en/of Noloc richtlijnen. Bedoelt u hier de gedragscodes van deze organisaties? Hiermee worden zowel de richtlijnen als de gedragscodes bedoeld. 2 van 9

3 13. Beschr. Doc, U geeft een formule aan waaruit de score van de prijs wordt berekend die gebaseerd wordt op 4 type trajecten. Echter, in geeft u aan dat u ons ook vraagt om eventueel andere soorten trajecten te benoemen. Hoeven we hier geen prijs voor te noemen? En mocht dit wel het geval zijn, kan dat van behoorlijke invloed zijn op de formule-uitslagen door de wisselende uren die bij die diverse trajecten horen. Worden dan geen appels met peren vergeleken? In paragraaf wordt het aanbod van trajecten beoordeeld. Hiervoor hoeven geen prijzen vermeld te worden. Vooralsnog gaat de gemeente Maastricht uit van de inzet van de 4 type trajecten zoals vermeld in paragraaf Bijlage 9, perceel 3, L2 De locatie voor de uit te voeren loopbaantrajecten moet binnen max. 30 min reistijd liggen met het OV. Valt een locatie in Heerlen daarbinnen? Zeker als de Gemeente Heerlen wellicht gaat aansluiten bij dit convenant? Indien dit binnen maximaal een half uur reistijd (enkele reis) met het OV te realiseren is, ja. Voor het bepalen van de reistijd per openbaar vervoer wordt overigens gerekend vanaf het Centraal Station van Maastricht. 15. Perceel 3 Loopbaanbegeleiding Het budget dat het afgelopen jaar is besteed aan loopbaanbegeleiding is zeer bescheiden in vergelijking met de andere percelen. Wat is de verwachting voor de komende jaren wat opdrachten in deze richting betreft? Dat is op voorhand niet te zeggen. Overigens heeft de gemeente Maastricht een eigen loopbaancentrum, van waaruit eveneens loopbaanbegeleiding wordt verzorgd. 16. Perceel 3 Loopbaanbegeleiding We lezen nergens wat de verschillende type trajecten precies inhouden. Welke definities hanteert u? Wat verstaat u onder een loopbaanscan en een seniorityscan? De seniority scan moet wenselijke en mogelijke aanpassingen in het takenpakket in kaart brengen, zodat motivatie, productiviteit en adequaat functioneren geborgd kunnen blijven bij medewerkers die richting de afronding van hun arbeidscarrière gaan. De gemeente Maastricht gebruikt de loopbaanscan van het A en O Fonds. 17. Perceel 3 Loopbaanbegeleiding Heeft de gemeente een voorkeur voor partijen die op alle drie de percelen inschrijven? Nee. 18. Perceel 3 Loopbaanbegeleiding Heeft de gemeente een voorkeur voor partijen die binnen een perceel op alle type trajecten inschrijven? Dat is een vereiste. Zie 1.3.3: Inschrijven op een deel van de opdracht per perceel is niet toegestaan en deze inschrijving zal als zodanig niet worden meegenomen in de procedure. 19. Momenteel zijn wij enkel gecertificeerd door Blik op Werk. Biedt deze certificering mogelijkheden om mee te doen aan deze aanbesteding? Ja, echter alleen voor het perceel loopbaanbegeleiding (perceel 3). 3 van 9

4 20. Beschrijvend document,pag 4 u heeft het over de Algemene Inkoop Voorwaarden (bijlage 7). Kunt u ons deze doen toekomen? Deze kunt u als bijlage bij deze nota van inlichtingen aantreffen. 21. Beschrijvend wat verstaat u onder kennistesten? document: Pag 27 Het testen van kennis over een bepaald onderwerp of vakgebied. 22. Beschrijvend document, pag 27 Mogen we ook een algemene inleiding schrijven, los van de gevraagde A4 pagina s? Nee. 23. Beschrijvend document, pag 29 Het verschil in de duur van de selectie/ontwikkelassessments (respectievelijk 5 of 8 uur), kunnen we er vanuit gaan dat dit te maken heeft met het opleidingsniveau (5 uur VMBO/MBO, 8 uur HBO/WO)? Nee, dit hangt af van de vraag en de betreffende medewerker. 24. Bijlage 9 A4 u geeft aan selectie- en ontwikkelassessments af te willen nemen van VMBO tot WO niveau, kunt u een indicatie geven van de verhouding tussen de verschillende assessments qua type en qua niveau? Nee. 25. Bijlage 9 A13 onze evaluatieformulieren zijn anoniem, dat vergroot de openheid (eerlijkheid) en verbetert de kwaliteit van de evaluatie. Gezien de door u gevraagde aantallen en korte termijn van de terugkoppeling (binnen 3 werkdagen naar HR) kunnen we deze anonimiteit niet waarborgen. Bent u akkoord als we 1 keer per kwartaal de evaluatieformulieren terugkoppelen? Ja, het is geen bezwaar als dat anoniem is en het is akkoord als evaluatieformulieren 1 keer per kwartaal worden teruggekoppeld met de opdrachtgever. 26. Beschrijvend document Pagina U verwijst meerdere malen naar bijlage 7 (Algemene Inkoopvoorwaarden) en deze bijlage is niet meegestuurd. Inmiddels hebben wij deze bijlage van uw website gehaald. Kunt u voor de goede orde bevestigen dat het PDF bestand Algemene inkoopvoorwaarden van de gemeente Maastricht voor de inkoop van goederen en/of diensten vanaf ex btw van toepassing is? Dat is correct; de betreffende inkoopvoorwaarden zijn als bijlage aan deze nota bijgevoegd. 27. Beschrijvend document Pagina Tevens verwijst u in Beschrijvend document naar Beschrijvend document inclusief alle bijlagen. Kunt u ons informeren over overige bijlagen of omdat de inhoudsopgave ontbreekt in Beschrijvend 4 van 9

5 Dat is correct. document ons bevestigen dat Hiërarchie documenten uitsluitend bestaat uit: 1. (Eventuele) Nota(s) van inlichtingen, zie tevens Beschrijvend document, inclusief alle bijlagen. 3. Algemene Inkoopvoorwaarden van de gemeente Maastricht voor de inkoop van goederen en/of diensten vanaf Euro ex BTW, zie bijlage Inschrijving van de Economisch meest voordelige inschrijver(s). 28. Beschrijvend document Pagina 4, Is een termijn vastgesteld waarin is opgenomen wanneer de aanbestedende dienst voor contractvervaldatum aangeeft de overeenkomst voort te zetten of op te zeggen? Mogen wij ervan uitgaan dat ook tijdens de verlenging van de overeenkomst een tussentijdse opzegging niet mogelijk is? U kunt ervan uitgaan dat uiterlijk 3 maanden voor contractvervaldatum zal worden aangegeven of de betreffende overeenkomst al dan niet zal worden verlengd. Een tussentijdse opzegging van een verlengde overeenkomst is overigens wel mogelijk (zie artikel 14 van de algemene inkoopvoorwaarden). 29. Algemene voorwaarden Pagina 9, Veertiende bullet De auteursrechten en alle andere industriële of intellectuele eigendomsrechten kunnen niet op voorhand allemaal worden overgedragen, onder andere als gevolg van eisen die wet- en regelgeving hieraan stellen betreffende de aard van deze dienstverlening. Kunt u hiermee instemmen? Nee, deze eis blijft ongewijzigd Inkoopvoorwaarden Artikel 9 pagina 13 Gezien de aard van onze dienstverlening doet het ons redelijk voorkomen indien de aansprakelijkheid voor de directe schade is beperkt tot een bedrag van ten hoogste euro per gebeurtenis per kalenderjaar. Kunt u zich hierin vinden? De aansprakelijkheid is in het beschrijvend document aangepast (zie paragraaf 2.3.2); een verdere aanpassing is niet aan de orde Inkoopvoorwaarden Het bedrag dat in dit artikel wordt genoemd is in vergelijking met andere aanbestedingen erg hoog. Heeft u hiervoor een bepaalde reden? Artikel 10 Het bedrag is in het beschrijvend document aangepast (zie paragraaf 2.3.2); een verdere aanpassing is niet aan de orde. 32. Beschrijvend document De prijzen zijn exclusief BTW en inclusief overige belastingen en/of heffingen en/of rechten van derden te zijn. Kunt u aangeven aan welke rechten, heffingen of belastingen u hierbij denkt? Nee, het betreffen alle mogelijke eventuele belastingen, heffingen en/of rechten van derden. Het is aan opdrachtnemer zorg te dragen dat deze geheel vrij zijn. 5 van 9

6 33. Perceel 1 U geeft aan op dit moment voor perceel 1 Assessments verschillende opdrachtnemers te hebben. Wat zijn aanvullende wensen in de dienstverlening die de gemeente Maastricht heeft ten opzichte van in het verleden genoten diensten? Dat is niet relevant. 34. Perceel 1 U maakt onderscheid tussen assessments van 5 uur en 8 uur. Met welk doel maakt u dit onderscheid en vanwaar de keuze voor 5 uur en 8 uur? Zie vraag Perceel 1 U geeft aan te willen kiezen voor 3 aanbieders. Op basis waarvan wordt er bij de uiteindelijke uitvoering van het contract tussen de drie aanbieders gekozen. Wordt er bij de uitvoering gestreefd naar een gelijke verdeling tussen deze drie aanbieders? Nadere opdrachten vinden plaats middels minicompetities (zie ook paragraaf van het beschrijvend document). Er wordt daarbij niet gestreefd naar een gelijke verdeling tussen de aanbieders. 36. Perceel 1 Wat is de reden dat u de assessments alleen door NIP geregistreerde psychologen wilt laten uitvoeren? Assessments kunnen door NIP geregistreerde psychologen of hiermee vergelijkbaar; de betreffende psychologen dienen te allen tijde geregistreerd te zijn. 37. Veranderingsprocessen binnen de Gemeente Wat verwacht u dat de komende periode gaat gebeuren binnen de Gemeente Maastricht, waar het loopbaanvragen betreft? Staan er reorganisaties op de agenda, zijn er interne dan wel externe redenen dat veel van uw medewerkers in beweging zullen moeten gaan komen? Welke veranderingsprocessen zijn er in uw gemeente gaande? Dat is op voorhand niet aan te geven; de gemeente Maastricht is een dynamische omgeving die in beweging is. 38. Beleid t.a.v. loopbaanbegeleiding Wat is uw inzet als het gaat over loopbaanbegeleiding? Is het een onderwerp wat vooral aandacht heeft als mensen zijn vastgelopen en van functie moeten veranderen? Of is het een doorlopend aandachtspunt waarvan de gemeente verwacht dat uw medewerkers voortdurend mee bezig zijn? Als dat laatste het geval is, hoe uit zich dat concreet, welk beleid wordt daar dan op gevoerd en wat biedt u uw medewerkers daarin aan? Als het tot nu toe in uw gemeente een instrument is wat vooral ingezet wordt als iemand is vastgelopen of van functie moet veranderen, heeft uw gemeente behoefte aan meer dan dat en dus aan een bureau dat zich daarin onderscheidt? Wat wenst uw organisatie op het gebied van mobiliteit? 6 van 9

7 Het gaat om vrijwillige loopbaantrajecten en verplichte trajecten bij herplaatsing, poortwachteromstandigheden of einde tijdelijke opdrachten. Dit wordt uitgevoerd door een eigen mobiliteitscentrum in aanvulling met opdrachten aan externe partijen. 39. Hoeveelheid loopbaanbegeleiding in het verleden In het beschrijvend document geeft u aan tussen 1 januari en 31 juli 2014 voor een bedrag van E 4.537, aan loopbaanbegeleiding te hebben ingekocht. In onze ervaring is dat een opvallend laag bedrag. Klopt dat bedrag en zo ja, klopt het dus dat slechts een enkeling in die periode in uw organisatie met loopbaanbegeleiding bezig is geweest? Wat is daar uw verklaring voor? De trajecten worden in hoofdzaak door eigen loopbaanadviseurs gedaan. In geval van capaciteitsproblemen werd externe inzet gevraagd. 40. Hoeveelheid persoonlijke coaching en verband tussen coachingsvragen en cultuur gemeente Tussen 1 januari en 31 juli 2014 is voor een bedrag van E , ingekocht aan persoonlijke coaching. Dat is in onze ervaring een behoorlijk hoog bedrag. Kunt u iets zeggen over het aantal mensen dat in die periode persoonlijke coaching heeft gezocht? En is er iets te zeggen over of er al of niet een verband is tussen deze mensen, hun vragen, en datgene wat er in de (cultuur van de) gemeente speelt? In onze ervaring met gemeentelijke organisaties zou het bijvoorbeeld kunnen zijn dat er in de cultuur een blokkade zit op het elkaar aanspreken en het aangaan, bespreken en oplossen van (mogelijke) conflicten. Is dit een manier van kijken die in uw organisatie gangbaar is (welk verband is er tussen de cultuur in de organisatie en de persoonlijke problemen die mensen hebben)? En is het voor u belangrijk dat de door u te selecteren bureau s daar al of niet oog voor hebben en daar met uw management contact over hebben? Het betreft bij deze aanbesteding uitsluitend individuele trajecten. 41. Cultuurverandering en persoonlijke ontwikkeling Wat gebeurt er in de gemeente of staat er te gebeuren in de gemeente als het gaat over cultuurverandering en persoonlijke ontwikkeling. Is dit een individueel thema, of biedt u ook collectieve trainingsmogelijkheden? Wordt er iets aangeboden op het gebied van het ontwikkelen van persoonlijke leiderschap, inzicht in jezelf, mindfulness of wat dan ook? En zo niet, is dat een wens voor de toekomst? Nee. 42. Reden aanbesteding en draagvlak gegunde bureaus Voor effectieve persoonlijke coaching en loopbaanbegeleiding is het van cruciaal belang dat de deelnemers vertrouwen hebben in de persoon van de begeleider, een klik voelen met die persoon. Het gaat immers om een kwetsbaar gebied. U werkt nu, nemen wij aan, met een aantal begeleiders waar u goede ervaringen mee hebt. Wat is de reden waarom u niet gewoon door gaat met deze begeleiders? Waarom nu deze aanbesteding? En heeft u al nagedacht over wat gaat u doen om de door u te selecteren bureau s bekend te maken en draagvlak te laten krijgen 7 van 9

8 in de organisatie, van medewerkers, tot leidinggevenden, tot personeelsmensen? Deze aanbesteding wordt volledig aanbesteed overeenkomstig het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Maastricht. 43. Combinatie individuele begeleiding en groepstraject In de beschrijving van de percelen en hetgeen u verwacht van de aanbieder krijgen wij de indruk dat u kiest voor enkel individuele loopbaanbegeleiding en coaching. Klopt dat? Naast individuele loopbaanbegeleiding en coaching bieden wij juist ook trajecten aan waarin we individuele begeleiding combineren met een groepstraject. Is het zinvol dit aanbod bij de inschrijving verder toe te lichten of is er juist gekozen voor enkel individuele begeleiding en wat zijn redenen hiervoor? Ja. Nee, groepstrajecten zijn geen onderdeel van deze aanbesteding en het is derhalve geenszins zinvol deze aan te bieden in uw inschrijving. 44. Referenties en ervaring met diverse niveaus Op pagina 25 van het beschrijvend document beschrijft u de voorwaarden die u stelt aan de kerncompetenties. Daarbij geeft u aan dat aanbieders referenties dienen te overleggen waaruit blijkt dat zowel op vmbo, mbo, hbo en wo-niveau ervaring is met persoonlijke coaching en loopbaanbegeleiding. Dient voor aangaan van de raamovereenkomst aanbieder ervaring te hebben met alle niveau's? Of is het juist wenselijk aan te geven met welke niveau groepen aanbieder de meeste ervaring / expertise heeft? Ja, inschrijver dient aantoonbare ervaring te hebben alle niveaus. Met welk niveau inschrijver de meeste ervaring heeft is in dit kader niet relevant. 45. Aantal gesprekken Op pagina 31 bij de beoordeling prijs perceel 2 en pagina 34 bij beoordeling prijs perceel 3 wordt enkel bij loopbaan coaching genoemd uit te gaan van vijf gesprekken van anderhalf uur. Gaat u er van uit dat wij bij de andere onderdelen op basis van ervaring een inschatting maken van aantal gesprekken en voorwaarde scheppende zaken zoals voorgesprek met leidinggevende / HR, introductie en kennismaking binnen de verschillende afdelingen, afrondend gesprek, te gebruiken materialen etc. daarin meenemen? Ja. 46. Reistijd U schrijft dat alle opdrachten in het kader van de raamovereenkomsten binnen een reistijd van maximaal 1 uur met het openbaar vervoer vanaf Maastricht moeten plaatsvinden (pagina 4). Is dit de totale reistijd; dus heen-en terugreis bij elkaar opgeteld? Dat is correct, het betreft de heen- en terugreis bij elkaar opgeteld. Een enkele reis mag dus maximaal 30 minuten duren. 47. Verdeling type trajecten U geeft op pagina 31 aan welke type trajecten u voor ogen heeft voor persoonlijke coaching. Kunt u aangeven - met bijvoorbeeld percentages- 8 van 9

9 persoonlijke hoe de verdeling is tussen deze type trajecten? Kortom, welke coaching vraagstukken spelen het meest en welke het minst binnen de Gemeente? Nee, dat is in dit stadium niet te geven. 48. Testen en scans U noemt op pagina 34 diverse testen en scans: een loopbaanscan, een seniority scan en een capaciteitentest. Zijn dit testen die de Gemeente zelf in huis heeft? Of verwacht u dat de aanbiedende partij deze testen in huis heeft? En waarom heeft u juist voor deze scans gekozen? Is er ruimte om andere testen in te brengen of niet met testen te werken? De gemeente Maastricht heeft de loopbaanscan wel zelf in huis (via A en O Fonds), de seniority scan en de capaciteitentest heeft de gemeente Maastricht niet zelf in huis. Er is geen ruimte om andere testen in te brengen of om niet met testen te werken. 49. W5 Inrichting dienstverlening U vraagt hoe wij de gemeente Maastricht gaat ontzorgen. Op welke aspecten doelt u? Dat is geheel aan inschrijver om daar antwoord op te geven in de inschrijving. 50. Referenties U stelt dat per perceel maximaal 3 en minimaal 1 referentie moet worden aangeleverd. Per perceel bv loopbaanbegeleiding zou dus kunnen worden volstaan met 1 referentie. Of bedoelt u per kerncompetentie minimaal 1 en maximaal 3 referenties? Per perceel dient inschrijver de drie genoemde kerncompetenties aan te tonen; dat kan aan de hand van minimaal één of maximaal drie referentieopdrachten. Vakgroep Inkoop & Aanbesteding Maastricht, 13 januari van 9