INK Europese(her)aanbesteding Vakliteratuur en Abonnementen, perceel 2 Nota van Inlichtingen 2_

Transcriptie

1 INK Europese(her)aanbesteding Vakliteratuur en Abonnementen, perceel 2 Nota van Inlichtingen 2_ Nr. Document / Bijlage Pagina Paragraaf / Eis Vragen / Opmerkingen Antwoord 4 INK Kan nu weer iedereen inschrijven? Ook de winnaar van perceel 1? Dit betreft een nieuwe aanbesteding waarvan de voorwaarden van de vorige aanbesteding niet verlegd kunnen worden naar deze aanbesteding. Deze aanbesteding moet derhalve worden opengesteld voor de hele markt. Het antwoord is derhalve: "JA". 5 INK Eis 24 U verwijst in deze eis naar eis 21. Moet dit niet 23 zijn? Uw opmerking is terecht, dit moet inderdaad eis 23 zijn. 6 INK Wens 2 Wat verstaat u onder 2e en 3e lijns ondersteuning? Is inderdaad een werkelijke attendering van juni 2014 het voorbeeld wat meegestuurd moet worden? Niet 7 INK Wens 7 bijvoorbeeld van november? Deze bijlage mbt de Verklaring sociale voorwaarden is 8 INK Bijlage J niet separaat meegezonden Algemene vraag nvt nvt P2_1.0_ Mag de huidige leverancier voor Perceel 1 ook inschrijven op deze aanbesteding? zie het antwoord op vraag 4. Wij zijn kort geleden overgenomen en hebben expertise meegenomen vanuit onze oude situatie. Op basis hiervan zullen referenties worden aangevraagd, is dit akkoord? Ondersteuning die niet direct door de 1e lijnshelpdeskmedewerker kan worden verleend en daarom door andere echelons moet worden verricht. 2e lijns is meer specialistisch en soms is er een 3e lijns, erg specialistisch (bijv. techniek, uitgever etc). (Zie ook Bijlage 1 van het Beschrijvend Document, het laatste begrip) U heeft gelijk er dient een werkelijk attendering van november 2014 meegestuurd te worden. In de bijlage van deze nota van inlichtingen 2 is Bijlage J_Verklaring Sociale Voorwaarden_ , terug te vinden. Ja dit is akkoord P2_1.0_ en P2_1.0_ P2_1.0_ Op pagina 17 wordt vermeld dat het rapportcijfer wordt toegekend gerelateerd aan de weergegeven schaal van blz. 18. Hierbij wordt aangegeven dat de gegeven antwoorden worden beoordeeld. Echter dienen wij voor de test inloginstructies af te geven en geen antwoorden te leveren. Kunt u de beoordeling hierop aanpassen? Spreadsheets die opgemaakt zijn in Excel kunnen niet geparafeerd in elektronische vorm worden ingediend. Is dit akkoord? Kunt u aangeven of er tussen de dubbelzijdig afgedrukte kopie ook tabbladen dienen te worden toegevoegd? Het klopt dat u voor de test inloggegevens en inloginstructies dient af te geven. Echter er vindt conform het schema op pagina 18 een beoordeling plaats. De leveranciersomgevingen worden beoordeeld ten opzichte van elkaar, hierbij wordt gelet op de punten conform het beschrijvend document op pagina 17. Dit is akkoord, mits de papieren versie is voorzien van een paraaf. Gelieve tussen de dubbelzijdig afgedrukte kopie ook tabbladen toe te voegen P2_1.0_ P2_1.0_ , eis 58 De inschrijving dient te worden ondertekend door een bevoegd persoon blijkend uit de inschrijving in het Handelsregister. Dient Opdrachtnemer het bewijs van inschrijving in het Handelsregister nu mee te sturen? Of zoals gesteld in Pas bij de verificatiefase? Kunt u nader specificeren wat er wordt verstaan onder "verkeerde "? Zoals gesteld in paragraaf dient de potientiëel winnende kandidaat het bewijs van inschrijving in het KvK-register pas bij de verificatiefase in te dienen. Onder verkeerd wordt verstaan: - een verkeerde titel is een titel die niet is besteld; - een verkeerde druk is een druk die niet is besteld; - een verkeerde levering is een levering die niet is besteld.

2 16 P2_1.0_ , punt 2 17 Perceel 2: Wensen nvt nvt Bijlage I Spreadsheet 18 kengetallen nvt nvt De zin "Bij het inzien van een titel die in abonnement is (zowel voor een print, e-only, combi als voor een titel die deel uitmaakt van een pakket):" lijkt niet helemaal goed te lopen. Kunt u aangeven wat hier wordt bedoeld? Mogen de wensen worden overgenomen en beantwoord worden in een apart Word document? Kunt u nader specificeren wat u bedoelt met "Maximum range"? We willen inzicht in de status en de relevante gegevens van bestaande abonnementen. Ja Hier bedoelen we de waarde waarbij aan een bepaald kengetal de maximale score wordt bereikt. 19 Beschrijvend document U schrijft dat het niet toegestaan is met de ingediende prijzen de gehanteerde formule te frustreren, en dat negatieve prijzen of prijzen van 0,00 niet toegestaan zijn. Wij begrijpen dat negatieve prijzen of prijzen van 0,00 de gehanteerde formule verstoren en daarom niet toegestaan zijn, maar dit zijn tevens de enige voorbeelden van het frustreren van de gehanteerde formule die we in dit concrete geval kunnen bedenken. Omdat het zowel voor inschrijvers als voor de aanbestedende dienst van belang is dat dit criterium 'de gehanteerde formule frustreren' niet leidt tot complicaties in de procedure, de volgende vraag. Vraag: Kunt u, in lijn met de vorige aanbesteding van dit perceel eerder dit jaar, bevestigen dat het offreren van negatieve prijzen en prijzen van 0,00 een limitatieve opsomming is van 'de gehanteerde formule frustreren' of, als u dat niet kunt bevestigen, wilt u dan concreet en expliciet maken welke norm(en) u hierbij hanteert en hoe u beoordeelt of inschrijver aan die norm(en) voldoet? Ja dit kunnen we bevestigen. 20 Beschrijvend document De aard van de kosten die u opvraagt in het prijsgunningscriterium brengt met zich mee dat het bij de verschillende subonderdelen gaat om relatief kleine bedragen die opgegeven dienen te worden, uw voorbeelden in paragraaf illustreren dat. De regels die u in paragraaf geeft voor het opgeven van de verschillende prijzen, en uw regel uit paragraaf dat kosten die twee keer hoger zijn dan de scherpste aanbieding voor dat subonderdeel geen punten krijgt, zijn buitengewoon krachtige middelen om te stimuleren dat inschrijvers zeer terughoudend kosten offreren. Dat levert lage kosten voor de rijksoverheid op, wat natuurlijk een doelstelling is van aanbestedingen. Toch, voor de zekerheid een verifiërende vraag. Vraag: Kunt u, in lijn met uw eerdere aanbesteding van dit perceel eerder dit jaar, bevestigen dat u zich van de beschreven werking van uw prijsmodel bewust bent? Ja

3 21 Beschrijvend document In de vorige aanbesteding van dit perceel, eerder dit jaar, definieerde u de verschillende kosten in uw nota van inlichtingen als volgt: - Verzendkosten: kosten per zending bij verzending naar adressen in Nederland, - Handelingskosten bij abonnementen: per abonnement bij (1) het bestellen van een abonnement, (2) het actief of stilzwijgend verlengen van een abonnement voor een nieuwe abonnementsperiode, (3) het overnemen van het Nee u kunt deze definities niet ongewijzigd hanteren. De definities in Bijlage 1 beheer van een bestaand abonnement door de van het Beschrijvend Document zijn leidend. Uw vertaling van de definitie geselecteerde aanbieder, (4) het voortzetten van een Verzendkosten in relatie tot het prijsmodel mag u als zodanig opvatten. Uw abonnement dat reeds in beheer is bij de geselecteerde vertaling van de definitie Handelingskosten bij abonnementen is niet correct. aanbieder op basis van een nieuwe meerjarige Handelingskosten bij abonnementen zijn per definitie eenmalig. Ter raamovereenkomst, berekening van deze eenmalige kosten kunt u rekening houden met de door u - Handelingskosten bij eenmalige levering van publicaties: vermelde punten (1), (2), (3) en (4). Het moge duidelijk zijn dat eenmalige eenmalig per orderregel, ongeacht het aantal exemplaren kosten niet jaarlijks terugkerende kosten zijn. Uw vertaling van de definitie dat op met die orderregel besteld wordt, Handelingskosten bij eenmalige levering van publicaties doet geen opgeld. U - Consolidatiekosten: per abonnement per jaar in rekening verwart hier de handelingskosten met deze kosten zoals die vemeldt staan in te brengen. de financiële systemen zoals DigiInkoop. Handelingskosten bij eenmalige Vraag: Kunnen wij deze definities ongewijzigd hanteren of, levering zijn gebaseerd op de eenmalige bestelling. Uw vertaling van de zo nee, wilt u specificeren in hoeverre niet? definitie Consolidatiekosten is juist. 22 Beschrijvend document Naar aanleiding van de tabbladindeling die u in paragraaf geeft hebben wij een vraag voor wat betreft wens 1, met betrekking tot de leveranciersomgeving. De inloginstructie van de leveranciersomgeving, waarvan u inschrijvers verzoekt die op te nemen achter tabblad 8, is de kern van het antwoord op wens 1. Wellicht is het handig als inschrijvers daarbij nog een beknopt lijstje aanleveren van de 15 punten uit wens 1, waaruit uw beoordelaars kunnen per punt kunnen opmaken waar zij de gezochte functionaliteit vinden. Wij zijn er nu niet zeker van hoe de beantwoording van wens 1 in de spreadsheet achter tabblad 1 opgenomen moet worden (een verwijzing naar tabblad 8 en/of achter het spreadsheet achter tabblad 11?) en waaruit die beantwoording wat u betreft moet bestaan (wilt u een korte beschrijving per punt om de beoordelaars op weg te helpen, of wilt u juist bij beoordeling geen acht slaan op andere informatie dan de informatie die nodig is om in te loggen en de score volledig laten afhangen van wat uw beoordelaars ontdekken en ervaren?). Vraag: Kunt u aangeven waarnaar voor wens 1 in de spreadsheet verwezen moet worden (tabblad 8 of tabblad11), en waaruit het antwoord op wens 1 nog dient te bestaan behalve de inloginstructie van de leveranciersomgeving? U kunt in het spreadsheet verwijzen naar tabblad 8. en naast de inloggevens/inlogsinstructie dient Inschrijver een beknopt lijstje aan te leveren van de 15 punten uit wens 1, waaruit de beoordelaars per punt kunnen opmaken waar zij de gezochte functionaliteiten kunnen vinden.

4 23 Beschrijvend document 33 en en In eis 6 verlangt u een accountantsverklaring waaruit blijkt dat inschrijver, samengevat, bij bepaalde uitgevers aan zijn betalingsverplichtingen heeft voldaan. Wij hebben hierover contact gehad met onze accountant, en naar aanleiding daarvan een verifiërende vraag. Voor een echte controleverklaring, zoals die afgegeven wordt met betrekking tot de jaarrekening, zou een uitgebreid, kostbaar en tijdrovend onderzoek naar álle crediteuren nodig zijn. Vanwege de aard en het doel van uw eis gaan we er dan ook van uit dat u een rapport van feitelijke bevindingen verlangt dat de conclusie dat inschrijver aan genoemde betalingsverplichtingen heeft voldaan kan dragen. In zo'n rapport geeft de accountant aan wat hij hoe gecontroleerd heeft: overzicht van de betrokken uitgevers draaien uit de crediteurenadministratie, facturen verifiëren met onderliggende bankafschriften, enzovoort. Vraag: Gaan wij daar terecht van uit of, zo nee, wilt u de aard van de verklaring specificeren? Ja daar gaat u terecht van uit. 24 Beschrijvend document 33 en en U noemt een tijdvak van 1 oktober 2013 tot en met 30 september Bij het nader invullen van uw begrip 'betalingsverplichtingen' vatten wij deze zo op dat het gaat om betalingsverplichtingen die het gevolg zijn van facturen van de betrokken uitgevers met een factuurdatum binnen de door u genoemde periode. Vraag: Vatten wij dit terecht zo op of, zo nee, wilt u nader afbakenen welke facturering in het kader van de door u verlangde accountantsverklaring binnen de genoemde periode valt? Nee het gaat om het voldoen aan de betalingsverplichtingen in deze periode. 25 Beschrijvend document 33 en en In het kader van uw eis 6 hebben wij ons, samen met onze accountant, afgevraagd wat de juiste invulling is van het begrip 'voldaan aan alle betalingsverplichtingen' voor het verstrekken van een accountantsverklaring. Wij begrijpen dit zó, dat inschrijver alleen facturen niet betaald heeft voor zover dat past binnen de afspraken met die uitgever, zoals de afgesproken betalingstermijn en de overeengekomen afhandeling van creditverzoeken. Vraag: Begrijpen wij dat goed of, zo nee, wilt u afbakenen wat u bedoelt met 'voldaan aan alle betalingsverplichtingen'? Ja dat begrijpt u goed.

5 26 Beschrijvend document 33 en en In eis 6 verwijst u naar eis 3, waarin u een vijftal uitgevers noemt. Sommige zijn onderdeel van een groot uitgeversconcern (SDU onderdeel van Editions Lefevbre Sarrut, Kluwer van Wolters Kluwer, Elsevier van Reed Elsevier), andere zijn (verkorte) naamsaanduidingen van concerns waartoe verschillende uitgeversbedrijven behoren (Springer, Boom). Voor het opstellen van een accountantsverklaring is afbakening nodig, aanbestedingsrechtelijk gezien wilt u naar wij aannemen bovendien dat de inschrijvers dezelfde afbakening hanteren. Een voorstel: - SDU: SDU Uitgevers, Den Haag (Nederlandse uitgever) - Kluwer: Kluwer, Alphen aan den Rijn en Deventer (Nederlandse uitgever) - Boom: Boom Juridische Uitgevers, Den Haag (Nederlandse uitgever) - Springer: Bohn Stafleu van Loghum, Houten (Nederlandse uitgever) - Elsevier: onderdelen in UK en USA van Elsevier, Amsterdam (internationale wetenschappelijke uitgever) Vraag: Neemt u ons voorstel over of, zo nee, kunt u de door u genoemde uitgevers nader afbakenen? Ja wij nemen u voorstel over. 27 Beschrijvend document 38 Eis 17 Als wij eis 17 goed begrijpen is het een logische eis, maar we willen even verifiëren of we eis 17 goed begrijpen. Voor abonnementen die inschrijver voor deelnemers consolideert rekent inschrijver de geoffreerde consolidatiekosten, waaruit inschrijver ook zijn verzendkosten moet betalen: hij kan geen verzendkosten in rekening brengen. Voor abonnementen die inschrijver niet consolideert (en dus rechtstreeks door uitgevers naar het door deelnemer opgegeven afleveradres worden gezonden) rekent inschrijver consolidatiekosten noch verzendkosten. In beide c.q. alle gevallen berekent de inschrijver de kosten die de uitgever als onderdeel van het abonnement in rekening brengt, dus ook de verzendkosten als de uitgever die apart in rekening brengt, door aan deelnemers. Dit zijn echter geen kosten die inschrijver maakt, maar kosten die de uitgever maakt en op basis van de abonnementsvoorwaarden berekent. Vraag: Kunt u, voor de zekerheid en in lijn met de vorige aanbesteding van dit perceel eerder dit jaar, bevestigen dat we u goed begrijpen? Ja, in het door u gestelde voorbeeld gaan we ervan uit dat in de prijs voor het abonnement die u opneemt in uw digitale catalogus, de verzendkosten die de uitgever aan u doorberekent, verdisconteert zijn.

6 28 Beschrijvend document 48 Eis 56 In uw eis 51 aangaande spoedbestellingen figureert CB (voorheen Centraal Boekhuis). Daarbij lijkt sprake van een misverstand. Aanbieders die maximaal gebruik (kunnen) maken van de diensten van CB kunnen inderdaad heel veel boeken sneller leveren dan andere aanbieders. CB voorziet in die snelheid door een enorme beschikbaarheid, een ongekend hoge graad van automatisering en een uitgekiende logistiek. Wat CB daardoor niet biedt is flexibiliteit: levering is zeer snel maar niet verder te versnellen. Boeken die in het 24-uursmagazijn van CB beschikbaar zijn kunnen ruwweg 12 tot 24 uur (op werkdagen) na bestellen geleverd worden, de andere boeken op basis van voorradigheid bij CB in ongeveer 3 werkdagen. Als een boek binnen 4 uur geleverd kan worden, dan is dat dus niet op basis van beschikbaarheid bij CB. Dat neemt niet weg dat er geen enkele service zo veel doet voor de leversnelheid van boeken als de mogelijkheid tot levering in opdracht van de aanbieder rechtstreeks vanuit het 24-uursmagazijn en overige magazijnen van CB naar het door opdrachtgever opgegeven afleveradres, zonder fysieke tussenkomst van de aanbieder. Vraag: Kunt u, in lijn met uw eerdere aanbesteding van dit perceel eerder dit jaar, bevestigen dat wij uw eis 51 voor wat betreft CB zo moeten lezen dat u eist dat inschrijver boeken die door deelnemers op de website van inschrijver besteld worden rechtstreeks uit het 24-uursmagazijn en de andere magazijnen van CB naar het door de besteller van deelnemer opgegeven afleveradres gestuurd worden? Voor wat betreft eis 56, dient u dit zo te lezen. 29 Beschrijvend document 48 Wens 3 In uw wens 3, 'levering', betreft het eerste element lidmaatschappen. Om het gevraagde te faciliteren zijn inderdaad services van aanbieders c.q. inschrijvers belangrijk. Wel is het zo dat de organisaties waarvan de deelnemer of de besteller lid is of wil worden soms regels hanteren die de keuzemogelijkheden beperken (waarover aanbieder de besteller uiteraard kan informeren). Vraag: Bent u zich daarvan bewust? Ja hiervan zijn we bewust. 30 Beschrijvend document 49 t/m 51 Paragraaf 4.10 In uw paragraaf 'online producten' vraagt u in verschillende eisen en in wens 5 naar services die inschrijvers weliswaar wel of niet kunnen bieden, maar waar uitgevers op basis van het bij hen berustende auteursrecht regels kunnen stellen die de geboden mogelijkheden beperken. Dit komt dan tot uiting in licentievoorwaarden, in het beschikbaarstellen (of medewerking verlenen aan beschikbaarstelling) van informatie in bepaalde vorm en samenstelling, en in het tariferen van de verschillende mogelijkheden. Dit betreft onder meer de levering van hoofdstukken, de toegang tot archieven en de gebruiksmogelijkheden van e-books. Vraag: Bent u zich daarvan bewust? Ja hiervan zijn we bewust. Overigens gaan we in die situaties ervan uit dat Opdrachtnemer, Opdrachtgever maximaal ontzorgd.

7 31 Bijlage 1 55 De definitie van 'Opdracht' in uw begrippen- en afkortingenlijst verwijst per abuis naar een andere aanbesteding (INK ). Vraag: Bent u zich daarvan bewust? Abusievelijk is er een fout in Bijlage 1 geslopen. De definitie van "Opdracht" is geen begrip dat behoort tot Beschrijvend document INK Bijlage A Er zijn verschillen tussen de formuleringen van de wensen in het beschrijvend document en in bijlage A. Eén voorbeeld: wens 3 voor wat betreft lidmaatschappen. Vraag: Mogen wij er, net als in uw vorige aanbestedingsprocedure voor dit perceel, van uitgaan dat de tekst in Bijlage A leidend is? U mag uitgaan dat de tekst in Bijlage A leidend is. 33 Bijlage A 34 Bijlage A RECTIFICATIE 35 Bijlage 2 In uw bijlage A is bij het criterium leveranciersomgeving geen wegingsfactor opgenomen zodat het percentage 'eindkwaliteit totaal' ook onjuist is (59%, terwijl paragraaf % vermeldt voor het gunningscriterium kwaliteit). In de bijlage van deze nota van inlichtingen 2 is de aangepaste Bijlage A Vraag: Verstrekt u een gecorrigeerde bijlage A? tarieven&wensen V&A_ , terug te vinden. In de vorige aanbesteding van dit perceel, eerder dit jaar, bevestigde u (in onze ogen onvermijdelijk) dat de open vragen buiten bijlage A in een apart document beantwoord mogen worden, mits in bijlage A een duidelijk verwijzing opgenomen is. Vraag: Kunt u bevestigen dat dat ook nu akkoord is? Ja dit is akkoord In de bijlage van deze nota van inlichtingen 2 is een update van de deelnemerslijst (Bijlage 2 Deelnemerslijst_ ) terug te vinden.