Agenda (REO/ )

Transcriptie

1 M. van Tyghem inlichtingen bijlage(n) REO/ briefnummer G.1.33 zaaknummer 21 maart 2013 verzenddatum Verslag van de vergadering van de werkgroep Reorganisaties van 7 maart 2013 (van tot uur in de Baljuwzaal van het Centrum voor Arbeidsverhoudingen CAOP - Lange Voorhout 13 te Den Haag). Aanwezig: van de zijde van Defensie: E.H. Dekker (voorzitter), E. Aarts (HDP), mevrouw J.C. Bouwman, (CDC), J. Brouwer (ROND), J.P. Tack (CLAS). van de zijde van de centrales: L.H. Schipper, J.A.F. Stassen, J.J.H. van Hulsen (AC), L.C. van der Hulst, H.J.M. Sturm (CCOOP), E. Mulder, R.N.L. Segers (ACOP), P.J.G. van Sprang (CMHF). van het secretariaat: M. van Tyghem. Agenda (REO/ ) 1. Opening en mededelingen Behandeling brief SCO DEF betreffende voortgang antwoord Defensie m.b.t. de randvoorwaarden overleg (REO/ ). - Nota HDP Kaders en uitleg uitvoering reorganisaties (REO/ ). 3. Prioritering en data afspraken BCO s PI (REO/ ). 4. Rondvraag en sluiting.

2 Agendapunt 1: Opening en mededelingen De voorzitter merkt op dat het SOD-overleg van 6 maart 2013 succesvol is verlopen. Dat betekent dat het formele overleg is hervat en dat deze vergadering kan worden geopend. In het SOD-overleg is afgesproken om in deze vergadering stil te staan bij de plaatsingsvolgorde bij code 2 min. Besloten wordt om dat als eerste punt te behandelen. Agendapunt 1 a: Plaatsingsvolgorde code 2 min De voorzitter verwijst naar het voorstel dat Defensie hierover aan het SOD heeft gestuurd (SOD/ bijlage 2). Dat voorstel is bedoeld om binnen de organisatie eenduidigheid te krijgen over de peildatum die gehanteerd wordt om de plaatsingsvolgorde bij code 2 min te bepalen. Defensie stelt voor om als peildatum de datum te nemen waarop het DRP is vastgesteld. Er zijn trajecten waar reeds een personeelsvullingsplan is gemaakt op basis van een andere peildatum. Defensie stelt voor om in die gevallen de peildatum te handhaven omdat hierover al verwachtingen zijn gewekt. Wat vinden de centrales van dit voorstel? De heer Van der Hulst zegt dat voor de centrales duidelijk is dat het omklapmoment, de datum einde geldigheid eenheid of de datum begin geldigheid eenheid, het uitgangspunt moet zijn. Dat is bepalend voor de ontslagvolgorde van medewerkers (art.116, lid 3 van het BARD). Het kan zijn dat door een verschuiving van de omklapdatum medewerkers net in een andere categorie terechtkomen. De centrales willen bij aanvang van de behandeling van de personeelsvullingsplannen weten welke individuele medewerkers daardoor worden geraakt. Als er op dat vlak verwachtingen zijn gewekt of afspraken gemaakt, dan moet dit duidelijk zijn en dan zullen partijen daar samen een oplossing voor zoeken in de BCO. Naar aanleiding van een vraag van de voorzitter verduidelijkt de heer Van der Hulst dat het uitgangspunt de nieuwe omklapdatum moet zijn. Dat is ook de datum die gekoppeld is aan het begin van de herplaatsingstermijn. De voorzitter merkt op dat er trajecten zijn, bijvoorbeeld bij de DMO, waarbij is uitgegaan van de omklapdatum mei, juni. Daar zal men het personeelsvullingsplan dus moeten aanpassen aan de nieuwe omklapdatum. Dat geldt ook voor alle andere trajecten. Het personeelsvullingsplan moet worden nagekeken en aangepast aan de nieuw geplande omklapdatum. Als er bij personeelsleden verwachtingen zijn gewekt, dan zal daar op BCO-niveau maatwerk voor worden verricht. Spreker begrijpt dat dit de werkwijze is die de centrales voorstaan en die in de toekomst bij alle trajecten gevolgd dient te worden. Defensie zal deze werkwijze binnen de organisatie bekend maken. De heer Mulder wijst er nogmaals op dat dit betekent dat de centrales vóór aanvang van iedere BCO een overzicht moeten hebben van de medewerkers in een code 2 min-situatie die rechtspositioneel zijn getroffen doordat, door de vertraging van de reorganisatie, hun positie in de plaatsingsvolgorde is veranderd. De heer Segers merkt op dat het opschorten van het overleg niet de enige oorzaak is waardoor medewerkers rechtspositioneel nadeel kunnen ondervinden. Er zijn ook defensieonderdelen die al de ontslagvolgorde hebben gecommuniceerd van plannen die nog niet behandeld zijn. 2/13

3 De voorzitter zegt dat het niet de bedoeling is dat defensieonderdelen voor de muziek uitlopen. Het is de verantwoordelijkheid van Defensie om dat in de organisatie duidelijk te maken. De heer Stassen vreest dat er inmiddels een nota in de organisatie circuleert die niet in lijn is met de gemaakte afspraken. De voorzitter wijst erop dat de interne communicatie de verantwoordelijkheid is van Defensie. De aanvullende maatregelen vertraging reorganisaties waar in het SOD-overleg van 6 maart 2013 overeenstemming over is bereikt, zullen in een nota worden vastgelegd. De afspraak die partijen vandaag hebben gemaakt over de plaatsingsvolgorde code 2 min zal daaraan worden toegevoegd. Dat betekent dat wat nu in bijlage 2 van de brief SOD/ staat over de plaatsingsvolgorde code 2 min, niet meer van kracht is. De heer Schipper merkt op dat de SCO in hun brief van 13 december 2012 (REO/ ) een opsomming hebben gegeven van zaken die, voorafgaand aan iedere BCO, aan de centrales gemeld dienen te worden. Daar hoort nu dus ook bij welke functionarissen mogelijk door de opschorting van het overleg getroffen worden. De voorzitter zegt dat Defensie zichtbaar zal maken welke personeelsleden geraakt worden door deze beleidswijziging. Dat is onderdeel van de afspraak. Agendapunt 2: Behandeling brief SCO DEF betreffende voortgang antwoord Defensie m.b.t. de randvoorwaarden overleg (REO/ ) en nota HDP Kaders en uitleg uitvoering reorganisaties (REO/ ) De heer Van der Hulst merkt op dat bij dit agendapunt ook de behandeling behoort van de brief van de SCO DEF van 13 december 2012 (REO/ ). Dat wordt door de voorzitter bevestigd. In de brief van de SCO DEF van 19 februari 2013 wordt ook aan de brief REO/ van 13 december 2012 gerefereerd. In deze brief signaleren de centrales een gebrek aan eenduidigheid in de uitvoering van reorganisatietrajecten. Defensie heeft dit signaal serieus genomen. De nota Kaders en uitleg uitvoering reorganisaties (REO/ ) is geschreven met het oogmerk om meer eenduidigheid in de uitvoering te bereiken. Getracht is om de elementen uit de brief van de centrales zo veel mogelijk in de nota terug te laten komen. Dat is volgens spreker ook grotendeels gelukt. Hij noemt een aantal uitgangspunten. Het is een praktische uitvoeringsnota. De URD is leidend. Belangrijk is dat er een eenduidige coördinatie komt van de BCO-trajecten en dat de resultaten van alle producten en brieven eenduidig doorkomen bij het personeel, P&O, de centrales en de medezeggenschap. De heer Schipper geeft aan dat de brief REO/ van 13 december 2012 waar de centrales in hun brief van 19 februari 2013 aan refereren voor de centrales nog steeds het uitgangspunt is. De centrales hebben in hun brief van 19 februari 2013 gereclameerd omdat ze vaststelden dat er binnen de defensieonderdelen een nota circuleerde die niet helemaal overeenkwam met de voorstellen uit hun brief van 13 december De nota Kaders en uitleg uitvoering reorganisaties van de HDP bevat ook niet alle voorstellen die de centrales in hun brief van 13 december 2012 hebben genoemd. Zo geven de centrales bijvoorbeeld een opsomming van zaken die in een BCO moeten worden gepresenteerd. Deze opsomming is in de nota van de HDP niet terug te vinden. De centrales gaan ervan uit dat de voorstellen die zij hebben ingebracht en waar van defensiezijde geen reactie op is gekomen, worden uitgevoerd. Dat is het meest pragmatisch. De discussie kan zich dan toespitsen op 3/13

4 de onderwerpen die genoemd staan in nota van de HDP. Daar hebben de centrales een aantal opmerkingen over, sommige alleen van redactionele aard. Verder stelt spreker voor dat partijen in deze vergadering proberen overeenstemming te krijgen over een combinatie van de voorstellen van de centrales en van de HDP. Daarbij hoeven de voorstellen van de centrales niet beperkt te blijven tot wat in de brief staat van 13 december Dit geheel zou Defensie dan in de organisatie moeten verspreiden, zodat er wat meer consistentie komt in de uitvoering van reorganisatietrajecten. De voorzitter stelt voor om de nota Kaders en uitleg reorganisaties paginagewijs te doorlopen en te bezien of alle onderwerpen uit de brief van de SCO van 13 december 2012 daarin terug te komen. Nota Kaders en uitleg uitvoering reorganisaties (REO/ ) Blz.1 BCO-traject Stap 1 informeren medewerkers De heer Schipper geeft aan dat de centrales de (concept) personeelsvullingsplannen (pvp) zowel digitaal als op papier willen ontvangen op het huisadres van de desbetreffende leden van de BCO. Voor de leesbaarheid willen de centrales de personeelsvullingsplannen graag in A3-formaat. De voorzitter zegt dat Defensie de plannen zowel digitaal als op papier in A3-formaat zal aanleveren op de huisadressen. Blz. 2 De heer Schipper merkt op dat er onduidelijkheid is over het begrip belangstellingsregistratie. In de URD staat expliciet dat de belangstellingsregistratie moet gaan over de instrumenten uit het SBK. De centrales zien dat ruimer. Volgens hen kunnen maatwerkafspraken die partijen in een werkgroep REO of een IO REO hebben gemaakt ook een onderwerp zijn om te inventariseren. De HDP is het daar blijkbaar mee eens, want deze maatwerkafspraken staan ook genoemd in deze alinea. Wat de centrales merken is dat sommige defensieonderdelen denken dat ze geen belangstellingsregistratie meer hoeven te houden omdat dit is afgeschaft. Dat is een misverstand. In de praktijk worden ook nog steeds belangstellingsregistraties gehouden. Spreker noemt als voorbeeld het FABK. Hij pleit ervoor om hier duidelijkheid over te scheppen. De centrales zijn in ieder geval van mening dat de mogelijkheid om een belangstellingsregistratie te houden moet blijven bestaan en dat dit niet beperkt hoeft te blijven tot de instrumenten van het SBK. De belangstellingsregistratie kan ook breder zijn, ook als het HDE daar behoefte aan heeft. De voorzitter zegt dat de informatie die in deze alinea is opgesomd de minimale basisinformatie is. Dat betekent dat de maatwerkafspraken die partijen hebben gemaakt onverkort gelden en uitgevoerd dienen te worden. Daar hangen vaak belangstellingsregistraties mee samen. Het is niet verboden om dat te doen. Bepaalde trajecten vragen juist om extra inspanningen richting het personeel. Naast de aspecten die hier worden opgesomd, kunnen ook loopbaangesprekken, functioneringsgesprekken of andere vormen van interactie met medewerkers plaatsvinden om te achterhalen wat hun wensen en toekomstmogelijkheden zijn. Dit soort mogelijkheden blijft onverkort bestaan. Defensie zal dit ook uitdragen bij die BCO-trajecten waar dit uiterst minimalistisch gebeurt. Om misverstanden te voorkomen stelt de heer Mulder voor om in de tekst op te nemen dat er een belangstellingsinventarisatie dient plaats te vinden. De voorzitter geeft aan dat Defensie daar moeite mee heeft. De indruk mag niet ontstaan dat via dit soort belangstellingsinventarisaties de functies al worden verdeeld. Dat zou niet fair zijn tegenover de medewerkers die via de vacaturebank solliciteren. 4/13

5 De heer Mulder wijst erop dat de HDP in deze alinea zelf duidelijk omschrijft wat er in de belangstellingsinventarisatie moet worden geïnventariseerd. Het verdelen van functies is daarbij niet aan de orde. De kwestie is dat de OPCO s nu kunnen kiezen of ze een belangstellingsinventarisatie houden of niet. Dat is niet goed. Wat de centrales willen, is dat de OPCO s belangstellingsinventarisaties gaan houden. De voorzitter merkt op dat de punten die in deze opsomming staan de basisvereisten zijn waar de OPCO s aan moeten voldoen. Op de een of andere manier is daar echter het etiket aan komen te hangen van een belangstellingsinventarisatie zoals die in het verleden plaatsvond. Dat wil zeggen dat de projectleider actief per persoon aan de hand van formulieren moet gaan inventariseren wat iemand wil, welke sollicitaties hij heeft lopen et cetera. Daar is de weg voor van de vacaturebank. De heer Schipper merkt op dat het misverstand zit in de tweede alinea. Een belangstellingsinventarisatie - zoals in het verleden gebruikelijk was bij hekken rondom reorganisaties wordt thans conform de URD niet meer gehouden. Die zin is op zich wel juist, maar wordt door veel mensen verkeerd begrepen. Die denken dat er geen belangstellingsregistratie meer nodig is. Dat is niet zo. De belangstellingsregistratie blijft bestaan, maar heeft alleen een ander doel gekregen. Het wordt niet meer, zoals in het oude systeem, gebruikt om vacatures te vullen. Dat loopt nu via de vacaturebank. In het nieuwe systeem wordt de belangstellingsregistratie gebruikt om bij de medewerkers te informeren of ze gebruik willen maken van instrumenten uit het SBK of van maatwerkafspraken die partijen hebben gemaakt.. Defensie zou dat in de eerste alinea beter moeten uitleggen. Spreker stelt voor om de tweede alinea te schrappen. Dat schept alleen maar verwarring. De voorzitter zegt bereid te zijn om de tweede alinea weg te laten omdat dit de suggestie wekt dat het houden van belangstellingsregistraties verboden zou zijn. Dat is natuurlijk niet de bedoeling. Spreker is ook bereid om in de eerste alinea beter uit te leggen wat de bedoeling is van het peilen van de belangstelling van de medewerker, alhoewel daar via verschillende andere wegen al over is gecommuniceerd. De heer Segers legt uit dat het voor de centrales vooral van belang is dat de vrijblijvendheid er af gaat. Er zijn nu OPCO s die helemaal niets doen, alleen maar afwachten tot iemand een stuurt. Daarom willen de centrales dat de werkgever verplicht wordt de medewerkers te informeren, een enquête te houden of een belangstellingsregistratie af te nemen. Met de digitale technieken is dat heel simpel. Dat kan een standaardformuliertje zijn met SBK-maatregelen die personen kunnen opsturen als ze daar gebruik van willen maken. De voorzitter zegt dat de tweede alinea zal worden geschrapt. Verder zal in de eerste alinea worden aangegeven dat medewerkers, in het kader van de belangstellingsregistratie, worden geïnformeerd over de daaronder genoemde aspecten en zal er een zin worden toegevoegd waarin wordt gesteld dat het een absolute noodzaak is dat daar serieus werk van wordt gemaakt, om ervoor te zorgen dat mensen tijdig hun toekomstmogelijkheden van werk naar werk kunnen realiseren. De heer Schipper merkt op dat partijen, bij het tot stand brengen van de nieuwe URD, hebben bepaald dat het moment waarop de medewerkers worden geïnformeerd over hun transitiecodes ook het moment moet zijn waarop de medewerkers wordt gevraagd of ze, in het geval van transitiecode 1 of 2 meer, gebruik willen maken van de remplaҫantenregeling uit het SBK. Defensie heeft er toen voor het gekozen om dat vormvrij te doen. Misschien zou het handig zijn om toch een format te bedenken waarin zowel de transitiecode bekend wordt gesteld als een belangstellingsregistratie wordt gehouden. Bij die belangstellingsregistratie kan dan nog worden bezien of naast de vraag 5/13

6 naar het gebruik van SBK-instrumenten ook nog naar andere zaken wordt gevraagd, bijvoorbeeld naar maatwerkafspraken die partijen hebben gemaakt. Het zou jammer zijn als deze informatie tussen wal en schip viel. Dit zijn cruciale afspraken die van belang zijn bij het stand brengen van een personeelsvullingsplan. De voorzitter zegt deze lijn wel te kunnen volgen. Hij heeft alleen vragen over de uitvoerbaarheid. Defensie heeft precies aangegeven wat, in het kader van de belangstellingsregistratie nieuwe stijl, de minimale inspanningen moeten zijn van de organisatie. Deze inspanningen worden in deze eerste alinea opgesomd. Partijen zijn het daarover eens. De communicatie op dat punt is nu al tamelijk eenvormig, maar partijen zouden nog eens kunnen kijken naar een format om dat eenduidiger in de organisatie weg te zetten. Bij de synchronisatie van de staven is die stap al gezet. Een punt van zorg blijft de uitvoering. De centrales geven aan dat dit bij sommige trajecten te minimalistisch wordt ingevuld. Spreker wil graag weten welke trajecten dit zijn. Dan kan daar meteen actie op worden ondernomen. De heer Mulder vraagt waarom men in de nota Kaders en uitleg uitvoering reorganisaties niet vastlegt dat er een inventarisatie moet worden gehouden. Wat is daarop tegen? De opzet was toch duidelijkheid en eenduidigheid? De voorzitter legt uit dat dit zou betekenen dat men, bijvoorbeeld bij de Bestuursstaf, bij een paar honderd personen langs zou moeten gaan om per persoon te registreren of iemand wil blijven of naar functie A, B of C wil. Dat gebeurt al via de vacaturebank. De heer Schipper zegt dat deze vraag bij de belangstellingsregistratie nieuwe stijl niet aan de orde is. Het tonen van belangstelling voor functies gebeurt inderdaad via de vacaturebank. Wat bij de belangstellingsregistratie nieuwe stijl wél aan de orde is, staat opgesomd in deze alinea. Dat heeft Defensie zelf opgeschreven. Daar is dus geen misverstand over. Partijen hebben bij het tot stand komen van de URD een cruciale afspraak gemaakt en dat is dat iedere medewerker een brief krijgt waarin hij wordt geïnformeerd over zijn transitiecode. Er is toen ook afgesproken om bij diezelfde brief ook een belangstellingsregistratie te doen, in elk geval naar de instrumenten uit het SBK. Daarna is afgesproken om bij die belangstellingsregistratie ook eventuele maatwerkafspraken mee te nemen. Dat zijn de instrumenten waar de belangstellingsregistratie nieuwe stijl over gaat. Dat staat ook goed opgeschreven in de nota Kaders en uitleg uitvoering reorganisaties. Het probleem is alleen dat dit niet door alle onderdelen zo wordt uitgevoerd. Daarom zou het goed zijn om in de nota ook vast te leggen dat er een belangstellingsregistratie gehouden dient te worden. Wat is het bezwaar daartegen? De belangstellingsregistratie kan gewoon gekoppeld worden aan de brief waarin de transitiecode bekend wordt gesteld. Dat kan één A4-tje zijn met een standaardzin om aan te geven of men gebruik wil maken van instrumenten uit het SBK en, indien van toepassing, een vraag over maatwerkafspraken die partijen hebben gemaakt. Dan is daar duidelijkheid over en dan hoeven de centrales niet meer in iedere BCO te informeren of er een belangstellingsregistratie is gehouden. De heer Stassen noemt als voorbeeld van een traject waar het niet goed is gegaan een BCO bij het CZSK. Daar antwoordde men op de vraag wat er aan belangstellingsregistratie was gedaan, dat men de lijnmanagers opdracht had gegeven het personeel te informeren. Dat is niet wat de centrales onder belangstellingsregistratie verstaan. Diverse lijnmanagers hadden overigens niets gedaan. Dat leidt tot problemen achteraf. 6/13

7 De heer Schipper pleit er nogmaals voor om op het punt van de belangstellingsregistratie enige structuur aan te brengen, zodat dit overal min of meer op dezelfde manier gebeurt. Het hoeft niet in beton gegoten, maar enige structuur is wel aangewezen. De voorzitter stelt vast dat partijen zeer dicht bij elkaar zitten. De tekst van de eerste alinea zal worden aangepast, ook wat betreft het aspect vormvrij. De tweede alinea [Een belangstellingsinventarisatie..( ) niet meer gehouden] wordt geschrapt. Er zal worden gekeken naar een formatering om meer eenduidigheid te bereiken in de wijze waarop medewerkers worden geïnformeerd over hun uitgangspositie en alles wat daarbij hoort. De heer Mulder merkt op dat dit de punten zijn waar partijen het al over eens waren. De cruciale vraag blijft of Defensie in de nota ook op zal nemen dat er een belangstellingsinventarisatie moet worden gehouden. De voorzitter zegt dat duidelijk zal worden gemaakt dat, in het kader van de nieuwe belangstellingsregistratie, een aantal zaken moet gebeuren. Dat is dus niet vrijblijvend, maar verplicht. Verder zal worden gekeken naar een formatering, zodat dat wat er gebeurt inhoudelijk ook van het vereiste kwaliteitsniveau is. Op de vraag van de heer Mulder of uit de aangepaste nota ondubbelzinnig zal blijken dat er een belangstellingsinventarisatie moet worden gehouden, antwoordt de voorzitter bevestigend. De nota zal worden aangepast, conform de afspraken in deze vergadering. De heer Schipper merkt op dat de SCO in hun brief van 13 december 2012 ook aandacht hebben gevraagd voor de bevoegdheid van de voorzitters van de BCO PI. Ze gaan ervan uit dat, als zij in een werkgroep REO maatwerkafspraken hebben gemaakt met Defensie, de voorzitters van de BCO PI het mandaat hebben om dat verder met de centrales te regelen. De voorzitter zegt dat daar geen misverstand over mag bestaan. De voorzitters van de BCO PI hebben voldoende mandaat en zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van de maatwerkafspraken. Defensie zal dat strakker opschrijven. De heer Van Hulsen wijst op de tekst bij het tweede aandachtstreepje van de eerste alinea. Daar staat dat de medewerkers worden geïnformeerd over: de mogelijkheid om hun belangstelling bij het bevoegd gezag kenbaar te maken voor instrumenten uit het SBK 2012 (knelpuntcategorie, remplaҫantenregeling, behoudgarantie). Spreker vindt dat met name dat laatste instrument, de behoudgarantie, niet in deze opsomming thuishoort. Het zou wel heel bijzonder zijn als een medewerker de organisatie er zelf op zouden moeten wijzen dat de behoudgarantie op hem van toepassing is. Het past ook niet bij de opzet om vrijwillige uitstroom te stimuleren. Om dat te bereiken zijn er trouwens nog andere instrumenten, naast die uit het SBK Er zijn bij Defensie ook nog steeds medewerkers die recht hebben op FPU. Waarom wijst men deze medewerkers er niet op dat ze van deze regeling gebruik kunnen maken? Verder geldt voor het burgerpersoneel dat ze, in het kader van het pensioenreglement, kunnen kiezen voor deeltijdpensioen. Ook daar zouden medewerkers nadrukkelijker op gewezen kunnen worden. De voorzitter zegt dat naar de tekst zal worden gekeken. Wat de behoudgarantie betreft, is het inderdaad de verantwoordelijkheid van de organisatie om daar uitvoering aan te geven. Het is niet zo dat, wie daar zijn belangstelling niet voor kenbaar maakt, niet aan de beurt komt. Verder zal worden bezien of er instrumenten kunnen worden toegevoegd, naast de instrumenten uit het SBK. De opsomming die in de tekst staat, is niet limitatief bedoeld. 7/13

8 Blz. 3 Op verzoek van de heer Schipper wordt besloten om in de opsomming bij Stap 4 procestoetsing bij het tweede aandachtstreepje een korte tekst toe te voegen over verdringingseffecten. Blz. 5 De voorzitter merkt op dat de bijgevoegde synchronisatieplanning zal moeten worden aangepast. Dat zal afhangen van de afspraken die partijen daarover maken bij agendapunt 3. De intentie is om de centrales zo spoedig mogelijk een aangepast schema toe te sturen. BIJLAGE 2- Personeelsparagraaf Blz. 3- Maximumduur van functievervulling Ten aanzien van de derde alinea [Conform artikel 8a van het BARD ] geeft de heer Schipper aan dat, zolang Defensie geen loopbaanbeleid heeft voor deze categorie burgerpersoneel, de centrales hier alleen kennis van nemen. Dit is een algemene opmerking. De centrales hebben niet de intentie de tekst van de URD te wijzigen. Blz. 4 Code 3 Naar aanleiding van de zin De toewijzing van de functie gebeurt aan de meest geschikte kandidaat verwijst de heer Van der Hulst naar de SG-Aanwijzing A/980 van 18 juli 2012 Eenduidige toepassing van de vacaturebank. Bij het tot stand komen van deze SG-Aanwijzing hebben partijen afgesproken dat voor de loop van de reorganisaties, tot 1 januari 2016, voor het toewijzen van functies het kleur pak leidend is; de toewijzing gebeurt aan de geschikte militaire kandidaat passend bij het OPCO-label. Wat de centrales vaststellen, is dat er bij het CLAS ook militairen worden afgewezen op grond van het kleur patje. Dat kan niet. Dat hebben partijen nooit afgesproken. De voorzitter merkt op dat dit een uitvoeringskwestie is Hij laat uitzoeken of er inderdaad wordt geselecteerd op grond van het kleur patje. Als dit de praktijk is, dan wordt dat rechtgetrokken. BIJLAGE 3 Geen opmerkingen. BIJLAGE 4 De synchronisatieplanning zal worden aangepast. BIJLAGE 5 Vraag- en antwoordenlijst reorganisaties Blz. 2 Wat is een functievergelijkingstabel bij een reorganisatieplan? De heer Schipper vraagt om aan de laatste zin [ De codering wordt vastgelegd door de projectleider in het VRP en vastgesteld door de opdrachtgever ] toe te voegen dat de medezeggenschap daar ook een rol bij heeft. De voorzitter zegt toe dit in de tekst te zullen verwerken. Blz. 3 Kan mijn functie terugkomen in de nieuwe organisatie met een code 1, maar dan wel met een hogere of lagere rang/schaal? De heer Schipper stelt dat het antwoord op deze vraag onjuist is. Het komt in de praktijk wel degelijk voor dat van functies met een transitiecode 1 en 2 de rang of schaalindeling in de nieuwe organisatie afwijkt van de rang of schaalindeling in de oude organisatie. In dat geval moet Defensie ook gewoon de regels volgen, aldus spreker. Dat betekent dat, als een medewerker met een functie 8/13

9 met code 1 of 2 zijn functie volgt en die functie heeft een hogere rang of schaal, die medewerker voor die hogere rang of schaal in aanmerking moet komen. Spreker verwijst naar wat in bijlage 3 staat over de LET OP-passage. Hij verzoekt om het antwoord in deze context weer te wijzigen. De voorzitter zegt dat het antwoord op deze vraag zal worden bezien. Een probleem is dat het meestal gaat om functies waarvan al langer bekend is dat de rang of schaal niet overeenkomt met het niveau van de werkzaamheden, maar waarvan men verzuimd heeft dit aan te passen. Dit komt dan aan het licht bij een reorganisatie. Dat is niet goed. In voorkomende gevallen dient men de rang of schaal aan te passen voorafgaand aan een reorganisatietraject. De heer Mulder herhaalt dat de nota bedoeld is om duidelijkheid te scheppen. Daarom verzoekt hij de voorzitter om het antwoord eenvoudig te houden. Het kan dus wél dat een functie in de nieuwe organisatie terugkomt met een code 1, maar met een hogere of lagere schaal. Blz. 6 -Personeelsvullingsplan De heer Schipper merkt op dat er wel eens onduidelijkheid kan zijn over het aantal dienstjaren dat iemand heeft. Hij adviseert om, in zo n geval, informatie op te vragen bij het Bureau Registratie en Informatie Ontslagen Personeel (BRIOP) te Kerkrade. Daar beschikt men over een heel uitgebreid archief. De voorzitter vindt het een goede suggestie om gebruik te maken van de kennis van het BRIOP. Hoe dit in de uitvoering loopt, moet nog worden bezien. Dat zal in elk geval in de beantwoording van de vragen worden meegenomen. BIJLAGE 6 Modelbrieven Geen opmerkingen. BIJLAGE 7 Vulling begeleidingscommissies Personele Implementatie reorganisaties De lijst wordt als volgt gewijzigd: - VBM/NOV wordt VBM. - BCO CZSK: als tweede plaatsvervangend lid moet L.C. van der Hulst staan i.p.v. E.E.K Wolters. De voorzitter stelt vast dat de nota Kaders en uitleg uitvoering reorganisaties volledig is besproken. De nota zal worden aangepast conform de afspraken die in deze vergadering zijn gemaakt. De heer Schipper merkt op dat de centrales in hun brief van 13 december 2012 ook een aantal voorstellen hebben gedaan aangaande de uitvoering. De centrales zien graag meer eenheid in de vorm waarin documenten worden aangeboden. Een voorbeeld is het personeelsvullingsplan. Die moet één op één gebaseerd zijn op de functievergelijkingstabel (FVT) uit het DRP, ook qua format. Het verzoek is ook om aan de voorkant regelnummers toe te voegen en aan de achterkant een kolom voor opmerkingen. De centrales zien de personeelsvullingsplannen graag in deze vorm aangeleverd. Het verzoek is om dit in de organisatie te communiceren. De voorzitter begrijpt dat een personeelsvullingsplan, qua formatering, gebaseerd moet zijn op het format van de functievergelijkingstabel uit het DRP. Dat zal in de nota duidelijk worden gemaakt. De heer Stassen benadrukt dat de functievergelijkingstabellen in de DRP en dan wel op een eenduidige manier moeten zijn opgesteld, conform de leidraad in de URD. Dat is nu niet het geval. Spreker noemt als voorbeeld de FVT in het DRP JIVC. Deze FVT is volstrekt onoverzichtelijk. 9/13

10 De heer Tack zegt dat de zorg van de centrales hem duidelijk is. Hij gaat ervan uit dat hij straks, als hoofd van het Uitvoeringsbedrijf Organisatie & Formatie i.o, zal kunnen helpen meer eenduidigheid te brengen in de uitvoering van reorganisatietrajecten. De heer Schipper merkt op dat er in de brief van de centrales van 13 december 2012 nog meer onderwerpen staan, waar nu niet over is gesproken Dat is ook niet nodig, maar de centrales gaan er wel vanuit dat ze, wat ze op het punt van die onderwerpen hebben voorgesteld, in de uitvoering ook terug zullen vinden. Het gaat dan bijvoorbeeld over het aanbieden van de (c)vrp n en de invulling van hoofdstuk 7 Algemene Personele Aspecten. Uiteindelijk moet er dus een combinatie komen van de voorstellen uit de brief van de centrales van 13 december 2012 en de aangepaste nota Kaders en uitleg uitvoering reorganisaties. De voorzitter zegt dat de nota Kaders en uitleg uitvoering reorganisaties zal worden aangepast conform de afspraken in deze vergadering. De nota zal vervolgens in de organisatie worden verspreid als basis voor de komende reorganisatietrajecten. Verder zal Defensie ervoor zorgen dat de overige voorstellen die de centrales hebben gedaan omtrent het aanbieden van (c)vrp n en dergelijke bij de komende trajecten hun beslag zullen krijgen. De heer Schipper benadrukt dat daar ook de opsomming bij hoort die de SCO in hun brief hebben gegeven van zaken waar ze vóór aanvang van een BCO over geïnformeerd willen worden, met de toevoegingen die partijen in deze vergadering hebben afgesproken omtrent de code 2 min-situaties en de datum geldigheid eenheid. De voorzitter zegt dat al deze praktische zaken zullen worden meegegeven voor de uitvoering. Defensie zal een nieuwe nota Kaders en uitleg uitvoering reorganisaties opstellen en in de organisatie verspreiden. Ze zal daarin ook aangeven wat de belangrijkste wijzigingen zijn ten opzichte van de versie van 21 december In de nieuwe nota Kaders en uitleg uitvoering reorganisaties zullen ook de afspraken staan die partijen in deze vergadering hebben gemaakt over de plaatsingsvolgorde code 2 min. De voorzitter heropent de vergadering. PAUZE De heer Mulder merkt op dat was afgesproken dat de centrales gedurende de opschorting van het overleg niet zouden reageren op aangeboden stukken. De afgelopen maanden zijn er echter heel veel VRP n ter kennisname aangeboden die inmiddels als DRP zijn vastgesteld. Spreker verzoekt de voorzitter om de centrales een overzicht toe te sturen van alle VRP n die sinds 21 december 2012 ter kennisname zijn aangeboden en inmiddels als DRP zijn vastgesteld, met daarbij een reactietermijn van twee weken, zodat de centrales eventueel nog op de plannen kunnen reageren. De voorzitter zegt dit toe. Agendapunt 3: Prioritering en data afspraken BCO s PI (REO/ ) De voorzitter deelt mee dat het de bedoeling is om te komen tot een planning voor de BCOtrajecten. In de SOD-vergadering van 6 maart 2013 is aangegeven dat de periode tot en met Pasen zoveel mogelijk zal worden benut voor de BCO s PI. Na Pasen zal dan het formele overleg worden hervat, op basis van het vergaderschema. 10/13

11 Spreker stelt voor om, op basis van het document Voorstel prioritering agenda hervatting overleg met centrales (REO/ ) concrete vergaderdata af te spreken voor de BCO s PI. De heer Schipper vindt dat bij de prioritering gekeken moet worden naar het stadium waarin de plannen zich bevinden. Voor sommige plannen is er al een BCO-1 geweest of was men net aan de BCO begonnen op het moment dat het overleg werd opgeschort. Deze plannen zouden voorrang moeten krijgen. Vervolgens kunnen de plannen aan de orde komen die nu als DRP zijn vastgesteld. Dit zou in grote lijnen de volgorde moeten zijn voor de BCO s. Spreker wijst erop dat sommige voorlopige personeelsvullingsplannen die al zijn gemaakt, naar aanleiding van de opschorting van het overleg, zullen moeten worden geactualiseerd. Verder dient men er in de planning ook rekening mee te houden dat personeelsvullingsplannen tien werkdagen van tevoren aan de centrales moeten zijn aangeboden. Partijen besluiten om voorrang te geven aan reorganisatieplannen waar het BCO-proces al voor in gang is gezet en die een grote impact hebben. De BCO s zullen bij voorkeur worden gehouden op dinsdag, woensdag en donderdag en, alleen als het nodig is, op vrijdag. Voor de BCO Staven zal het programma worden overgenomen die was afgesproken voor 8 en 9 januari Op basis van deze uitgangspunten wordt een planning voor de BCO s afgesproken. Partijen spreken af om vanaf april weer het reguliere vergaderschema te volgen. Het enige IO REO dat vóór die tijd zal plaatsvinden is het IO REO CDC van 21 maart Voor dit IO REO wordt een uitzondering gemaakt, in verband met de behandeling van het cvrp Stroomlijnen Bedrijfsvoering DBBO. De centrales geven aan dat ze in de werkgroep REO en de IO REO s maximaal vijf plannen per vergadering willen behandelen. De voorzitter zal nog bezien of de vergadering van de werkgroep AFR van 19 maart 2013 zou moeten doorgaan en of er, in verband met het groot aantal nog te behandelen plannen, een extra vergadering van de werkgroep REO zou moeten worden belegd op 21 maart De voorzitter zegt toe om een overzicht te maken van alle afgesproken data en dit overzicht ter goedkeuring aan de centrales te doen toekomen [Noot secretaris: het overzicht dat is aangeboden en goedgekeurd door de centrales is gevoegd bij dit verslag.] Agendapunt 4: Rondvraag en sluiting Procedures URD De heer Segers merkt op dat men zich bij een aantal reorganisatietrajecten niet houdt aan de procedures zoals afgesproken in de URD. Bij het JIVC worden al vacatures gepubliceerd voordat er een BCO-2 heeft plaatsgevonden. Het gaat daarbij niet om sleutelfuncties, maar om reguliere functies. Bij de MIVD is men voornemens hetzelfde te doen, met toestemming van de medezeggenschap. Bij het JIVC OPS hebben medewerkers hun functie reeds moeten neerleggen ten behoeve van hun opvolger. Bij het ECLD en de DVVO zijn medewerkers, voorafgaand aan de procestoets, per op de hoogte gebracht van het toewijzingsbesluit. 11/13

12 De voorzitter begrijpt dat men in al deze gevallen voor de muziek uitloopt. Dat is soms wel begrijpelijk, maar niet gewenst. Hij zal een signaal doen uitgaan in de lijn dat men zich aan de procedures uit de URD dient te houden. Herplaatsingskandidaten De heer Schipper deelt mee dat er discussie is over de status van harde herplaatsingskandidaat. Formeel is iemand pas herplaatsingskandidaat op de zogenaamde omklapdatum, de datum begin geldigheid eenheid. Spreker pleit er echter voor om iemand als harde herplaatsingskandidaat te beschouwen op het moment dat hij de definitieve brief met het besluit tot niet plaatsing heeft ontvangen. Vanaf dat moment wordt iemand immers ook geacht zijn best te doen om een nieuwe functie te bemachtigen. Spreker verzoekt de voorzitter om hier duidelijkheid over te scheppen. De voorzitter zegt dit op te zullen nemen in de vraag-en antwoordenlijst (bijlage 5) van de nota Kaders en uitleg uitvoering reorganisaties. CZSK Desgevraagd door de heer Stassen bevestigt de voorzitter dat voor de medewerkers van het CZSK die getroffen worden door de verschuiving van de omklapdatum, maatwerkafspraken zullen worden gemaakt in de BCO. Voor deze medewerkers geldt de afspraak die is gemaakt bij agendapunt 1a over de plaatsingsvolgorde code 2 min. Deze afspraak zal ook terug te vinden zijn in de nota Kaders en uitleg uitvoering reorganisaties. Sluiting De voorzitter sluit de vergadering. 12/13

13 Actiepuntenlijst bij het verslag van het overleg d.d. 7 maart 2013 Nr. Onderwerp Korte omschrijving actie Vindplaats Actienemer 1. Synchronisatie Staven - aangepaste synchronisatieplanning sturen - stand van zaken agenderen blz. 8 agpt. 2 HDP 2. Toewijzing functie bij CLAS nagaan of bij CLAS geselecteerd wordt op kleur patje blz. 3 agpt. 2 HDP 3. Nota Kaders en uitleg uitvoering reorganisaties - nota aanpassen conform afspraken in vergadering - afspraak over plaatsingsvolgorde code 2 min toevoegen - in bijlage 5 vraag en antwoord over status harde herplaatsingskandidaat opnemen - praktische punten uit brief SCO over aanbieden documenten e.d. meegeven in uitvoering blz. 10 agpt. 2 blz. 12 agpt. 4 blz. 10 agpt. 2 HDP 4. Overzicht plannen overzicht van VRP n sinds die als DRP zijn vastgesteld met reactietermijn van 2 weken 5. Procedures URD signaal in lijn doen uitgaan dat men zich aan procedures URD dient te houden blz. 10 agpt. 2 blz. 12 agpt. 3 HDP HDP 13/13