Huishoudelijk reglement van de Cultuurraad

Transcriptie

1 Huishudelijk reglement van de Cultuurraad Artikel 1 : De gemeentelijke cultuurraad beschikt ver een dr de gemeenteraad gedgekeurde statuten betreffende de gemeentelijke adviesraden vr cultuurbeleid. Hfdstuk 1 : Del. Artikel 2 : De cultuurraad adviseert het gemeentebestuur inzake de vrbereiding en de uitvering van het gemeentelijk cultuurbeleid. Het gemeentebestuur vraagt de cultuurraad m advies ver alle culturele aangelegenheden, mschreven nder de punten 1 t.e.m 10 in artikel 4 van de Bijzndere Wet van 08/08/80 tt hervrming der instellingen, met uitzndering van de materies jeugdbeleid (7) lichamelijke pveding, sprt en penluchtleven (9). Deze culturele aangelegenheden zijn: 1) bescherming en de luister van de taal (.a. bij het geven van straatnamen); 2) aanmediging van de vrming van navrsers (.a. studiebeurzen en prijzen vr kunstenaars); 3) schne kunsten (plastische kunsten, tneel, muziek, dans, audivisuele expressie); 4) cultureel patrimnium (met inbegrip van mnumenten en landschappen); 5) biblitheken, disctheken en srtgelijke diensten; 6) (plaatselijke) radi-mrep en (reginale) televisie; 7) permanente vrming en culturele animatie; 8) vrijetijdsbesteding en terisme; De cncrete delstellingen en taken zijn nder meer de vlgende: het medebeheer van de gemeentelijke culturele accmmdaties (zals bepaald in artikel 8 en 9 van de cultuurpactwet van 16/07/73), inznderheid van het gemeenschapscentrum Alken. het mgelijk maken en het zelf nemen van initiatieven afgestemd p de beheften in de culturele sectr; het bevrderen van de deelname van de ruimere bevlking - en inznderheid van grepen in achterstandssituaties - aan het cultureel werk; het stimuleren van inspraak van de brede bevlking bij de pbuw van het gemeentelijk cultuurbeleid; het bevrderen en het rganiseren van verleg, cördinatie en samenwerking tussen de culturele rganisaties; het verzamelen van infrmatie en dcumentatie ver het cultureel leven en de culturele beheften in het werkingsgebied het recht m p eigen initiatief ver alle beleidsdssiers, waarvan zij vindt dat er culturele belangen in het geding zijn, advies uit te brengen aan het gemeentebestuur.

2 Hfdstuk 2 : Samenstelling en bestuur. Artikel 3 : De leden van de cultuurraad nderschrijven de delstellingen van de cultuurraad en verbinden zich er te m actief mee te werken aan de realisering ervan. Zij wnen de vergadering van de cultuurraad bij. Indien dit niet mgelijk is, is het lid gebnden zich uitdrukkelijk te verntschuldigen De afgevaardigden van de private en/f publieke culturele rganisaties kunnen zich laten vertegenwrdigen dr een bestuurslid. Deskundigen die dr de raad gecöpteerd wrden kunnen zich niet laten vertegenwrdigen. De leden infrmeren zich in de mate van het mgelijke ver het cultuurbeleid dr lectuur, dr bijschling en vrming, dr cntacten met rganisaties en andere betrkkenen bij het cultuurbeleid Zij hebben een psitieve ingesteldheid m actief mee te willen werken aan de cultuurraad Zij infrmeren de achterban grndig ver de algemene vergaderingen, de werkzaamheden van de cultuurraad. Geregeld verleg plegen met deze achterban in functie van het pspren van beheften, ideeën en verwachtingen inzake cultuurbeleid Artikel 4 : Elke vergadering wrdt vrgezeten dr de vrzitter. Bij afwezigheid van de vrzitter, dr de ndervrzitter en als deze k afwezig is, dr het aanwezige bestuurslid met de hgste leeftijd. Elke vergadering begint met de gedkeuring van de ntulen van de vrige vergadering. Als een punt niet wrdt afgehandeld, wrdt het autmatisch verznden naar de dagrde van de vlgende vergadering en dan met pririteit behandeld. Bij het begin van een vergadering kan een punt bijkmend p de dagrde geplaatst wrden met gewne meerderheid van de aanwezige stemgerechtigde leden. Op vraag van een stemgerechtigd lid kan een minderheidsnta aan de adviezen tegevegd wrden. Een minderheidsnta maakt een nafscheidelijk deel uit van de adviezen. Hfdstuk 3 : Erkenning in de cultuurraad. Artikel 5 : Erkenningsniveaus Er wrdt gewerkt met twee niveaus. Men kan enkel in Niveau II. terecht kmen indien men vldet aan de vrwaarden van niveau I. Er wrdt dus in éérste plaats een aanvraag tt erkenning in niveau I ingediend. NIVEAU I. Erkenningsvrwaarden (bewijzen meten vrgelegd kunnen wrden): Algemeen: Open vereniging (d.w.z dat iedereen met kunnen tetreden) Mag niet reeds erkend zijn als sprt- f jeugdvereniging Nederlands is de vertaal Leden: Minstens 15 aangeslten leden (ledenlijst = bewijs) Minstens 1 algemene ledenvergadering per werkingsjaar (verslag = bewijs) Bestuur: Min. Vrzitter secretaris penningmeester Vrzitter en f secretaris met p Alkens grndgebied wnen Min. 2/3 de van de leden met wnachtig in Alken zijn

3 Minstens 1 bestuurslid uder dan 18 j Min. 4 bestuursvergaderingen per werkingsjaar (verslag = bewijs) Werking en activiteiten: werking behrt tt vlgende dmeinen: kunst vrming en ntwikkeling muziek sciaal cultureel werk hbby minstens 5 activiteiten per werkjaar waarvan minstens de helft p Alkens grndgebied minstens 2 activiteiten per werkingsjaar die penstaan vr de lkale bevlking (dus niet enkel vr de leden) actieve werking ver een peride van 6 aaneensluitende maanden (juli/augustus niet inbegrepen) tijdens dewelke minstens 1 ledenvergadering, minstens 2 bestuursvergaderingen en minstens 3 activiteiten, waarvan minstens de helft p Alkens grndgebied heeft plaats gevnden en minstens 1/3 de heeft pengestaan vr de lkale bevlking. BA verzekering vr bestuurders en leden Bij erkenning in dit niveau I. heeft de erkende vereniging recht p: Vrdelen en krtingen bij het huren van gemeentelijke infrastructuur (categrie B) Gebruik van gemeentelijke infkanalen vr vermelding van de vereniging en de activiteiten Algemene vergadering Verplicht aanwezig zijn p minstens één algemene vergadering van de cultuurraad per werkjaar van de cultuurraad (september- augustus). Dagelijks bestuur Verenigingen uit niveau I. kunnen niet zetelen in het dagelijks bestuur. In te vullen dcumenten Basisfiche (= algemene gegevens, activiteiten ) znder dcumenten vr subsidies NIVEAU II. Erkenningsvrwaarden (bewijzen meten vrgelegd wrden) Nadat men één vlledig kalenderjaar in niveau I. erkend is, kan men een aanvraag indienen m in niveau II. erkend te wrden (als startdatum wrdt gekeken naar datum van de algemene vergadering waarin de erkenning werd gedgekeurd). Behren tt dmein kunst vrming en ntwikkeling muziek sciaal-cultureel werk- hbby Minstens 5 activiteiten per werkingsjaar Minstens de helft p Alkens grndgebied Min. 2 activiteiten per werkingsjaar die penstaan vr de lkale bevlking (niet de eigen leden) Minstens 1 keer aanwezig zijn p de algemene vergadering van de cultuurraad per werkingsjaar van de cultuurraad. Indien niet aan deze verplichting vldaan wrdt, gaat men vanaf het eerstvlgende werkjaar terug naar Niveau I. Bij erkenning in dit niveau II. heeft de erkende vereniging recht p: Dezelfde rechten als in niveau I. Subsidies: pgelet, subsidiedssier kan ingediend wrden nadat men één vlledig kalenderjaar in niveau II. erkend is (startpunt is algemene vergadering waarp de erkenning in niveau II. werd gedgekeurd).

4 Algemene vergadering Verplicht aanwezig zijn p minstens één algemene vergadering van de cultuurraad per werkjaar van de cultuurraad (september- augustus). Dagelijks bestuur Verenigingen uit niveau II. kunnen zich kandidaat stellen vr een plaats in het dagelijks bestuur (pgelet! Het gaat hier m een persn die verkzen wrdt, niet een vereniging. Indien de verkzen persn van de bepaalde vereniging niet aanwezig kan zijn, kan er geen plaatsvervanger afgevaardigd wrden in het dagelijks bestuur). In te vullen dcumenten: Basisfiche en dcumenten vr subsidies Artikel 6 : Wie kan erkend wrden en he een aanvraag indienen? A. WIE? 1. Vereniging: Zij kunnen hun aanvraag tt erkenning indienen bij het dagelijks bestuur van de cultuurraad Alken. Jaarlijks via het ingediende subsidiedssier en inlichtingenfrmulier met de erkenning bevestigd wrden. 2. Deskundigen: a. Algemene vergadering Deskundigen inzake cultuur, wnachtig in de gemeente Alken, kunnen mwille van hun culturele deskundigheid f hun persnlijke interesse, f het ndervertegenwrdigd zijn van een bepaalde bevlkings f leeftijdscategrie, gecöpteerd wrden in de cultuurraad. Zij wrden met gewne meerderheid van de aanwezige stemgerechtigde leden, gecöpteerd als lid. De erkenning is geldig tt het einde van de legislatuur. Na de nieuwe legislatuur met de cöptatie pnieuw bevestigd wrden dr de algemene vergadering. Opgelet: De deskundige mag geen plitiek mandaat vervullen! b. Dagelijks bestuur Het dagelijks bestuur kan deskundigen inzake cultuur, wnachtig in de gemeente Alken, mwille van hun culturele deskundigheid f hun persnlijke interesse, f het ndervertegenwrdigd zijn van een bepaalde bevlkings f leeftijdscategrie, rechtstreeks cöpteren in het dagelijks bestuur. Zij wrden met gewne meerderheid van de aanwezige stemgerechtigde leden, gecöpteerd als lid.???? 3. Vrmingen / instellingen: Idem als verenigingen (grep 1). B. HOE? De aanvraag tt erkenning wrdt ingediend via een standaardfrmulier, bij het dagelijks bestuur van de cultuurraad Alken. Artikel 7 : Wie rdeelt ver erkenning? Het dagelijks bestuur van de cultuurraad bespreekt erkenning en legt haar beslissing vr aan de algemene vergadering van de cultuurraad.

5 Artikel 8 : Aantal afgevaardigden in de algemene vergadering. Indien het m een vereniging/ instelling gaat: afgevaardigde vanuit het bestuur van de vereniging/instelling. Persn met bestuurslid zijn, bij aanwezigheid van meerdere persnen vanuit de vereniging is slechts één persn stemgerechtigd. Indien het m deskundige gaat: Afgevaardigde in de cultuurraad is de deskundige zelf. Geen vervanging f vlmachthuder mgelijk. Artikel 9. De erkenning in de cultuurraad wrdt niet gedgekeurd. De algemene vergaderingen van de cultuurraad mgen bijgewnd wrden als niet erkend lid. Nieuwe aanvraag tt erkenning kan pnieuw ingediend wrden mits aanpassingen p de punten die niet in rde waren in het eerste aanvraagdssier. Hfdstuk 4 : Algemene vergadering. Artikel 10 : Tt de bevegdheid van de algemene vergadering behren: de wijzigingen van het huishudelijk reglement; aanstelling en ntslag van het dagelijks bestuur; bepalen van de erkenningsvrwaarden vr het lidmaatschap; Adviezen frmuleren en geven; Artikel 11 : De algemene vergadering kan steeds geldig vergaderen en besluiten nemen indien de helft van de stemgerechtigde leden aanwezig is. Met nthudingen wrdt geen rekening gehuden vr het bepalen van het qurum inzake de gewne meerderheid. De stemming is geheim telkens als het m persnen f verenigingen gaat f als 1/5 van de aanwezige stemgerechtigde leden hierm verzeken. Bij publieke stemming is de stem van de vrzitter van de vergadering beslissend in geval van staking van stemmen. Artikel 12 : De algemene vergadering is samengesteld uit: Stemgerechtigde leden : Elke vereniging vaardigt een bestuurslid van de private en/f publieke culturele rganisatie (vereniging, instelling f dienst) die een actieve culturele werking kan aantnen binnen het grndgebied van de gemeente van de vereniging, af. Deze persn meten vlden aan: De afgevaardigde met lid zijn van de rganisatie f vereniging die hij/zij vertegenwrdigt en actief betrkken zijn bij de werking van de rganisatie; De afgevaardigde mag niet meer dan 1 rganisatie f vereniging vertegenwrdigen; De afgevaardigde met lid zijn van het bestuur van de vereniging De afgevaardigde mag geen plitiek mandaat vervullen;. Meten zich bereid verklaren actief te engageren vr de pdrachten van de cultuurraad;

6 Opgelet: vereniging mag met meerdere persnen aanwezig zijn vanuit het bestuur, maar slechts één bestuurslid is stemgerechtigd. Deskundigen: De algemene vergadering kan deskundigen inzake cultuur, die wnachtig zijn in de gemeente Alken, met gewne meerderheid van de aanwezige stemgerechtigde leden, cöpteren als stemgerechtigd lid. Deskundigen mwille van culturele deskundigheid f persnlijke interesse van betrkken persn, f het ndervertegenwrdigd zijn van een bepaalde bevlkings f leeftijdscategrie. De kandidaten vr cöptatie dienen een schriftelijke aanvraag in bij het dagelijks bestuur van de cultuurraad dr het invullen van het aanvraagfrmulier vr cöptatie. Deskundigen dienen eveneens aan de 3 laatst vermelde vrwaarden te vlden. De afgevaardigde mag niet meer dan 1 rganisatie f vereniging vertegenwrdigen; De afgevaardigde mag geen plitiek mandaat vervullen;. Met zich bereid verklaren actief te engageren vr de pdrachten van de cultuurraad; Niet stemgerechtigde leden: De dr het cllege van burgemeester en schepenen aangewezen ambtenaar die het secretariaat van de cultuurraad waarneemt. De schepen van cultuur De cultuurbeleidcördinatr Afgevaardigden uit de andere adviesraden kunnen als waarnemer uitgendigd wrden. Geïnteresseerden Artikel 13 : Een lid (= vereniging, gecöpteerde) is ntslagnemend wanneer zij haar ntslag schriftelijk ter kennis brengt aan het dagelijks bestuur. Een rganisatie f vereniging zal geen lid meer zijn van de algemene vergadering wanneer zij niet meer vldet aan de vrwaarden gesteld in artikel 5 van dit reglement. Een afgevaardigde is ntslagnemend uit de algemene vergadering, indien deze niet meer tt de rganisatie behrt f bij verlijden f bij rechtsnbekwaamheid De uitsluiting van een lid kan slechts dr de algemene vergadering met gewne meerderheid en in geheime stemming uitgesprken wrden. Jaarlijks dient de vereniging een inffiche in (verzicht bestuursleden). Bij niet aanwezig zijn van één van de bestuursleden, zal er cntact genmen wrden met de vereniging.???? Artikel 14 : Al de afgevaardigden van de verenigingen wrden schriftelijk pgerepen tt de algemene vergadering. De preping vermeldt de agenda. Elk vrstel, gedaan dr minstens 1/3 van de leden, met p de dagrde pgenmen wrden. Artikel 15: De algemene vergadering kmt minstens 3 maal per jaar samen. De uitndiging wrdt tenminste 10 dagen vr de bijeenkmst verstuurd naar de leden. De preping vermeldt de agenda en van elke vergadering wrdt een verslag pgemaakt en verznden binnen een maand na de bijeenkmst aan de leden van de algemene vergadering.

7 Een buitengewne algemene vergadering kan wrden bijeengerepen hetzij dr het dagelijks bestuur, hetzij p schriftelijk verzek dr minstens 1/3 van de stemgerechtigde leden. Buitengewne algemene vergadering kan niet wrden bijeengerepen in de maanden juli en augustus. De cultuurraad ntwikkelt een pen, prbleemgerichte werking. Meerdere vertegenwrdigers van de culturele rganisaties en andere geïnteresseerden wrden k regelmatig in de werking van de cultuurraad betrkken via verlegvergaderingen en andere vrmen van infrmatie, inspraak en participatie. Hfdstuk 5 : Dagelijks Bestuur. Artikel 16: De algemene vergadering verkiest uit zijn stemgerechtigde leden die zich kandidaat stellen, bij geheime stemming en met gewne meerderheid, met een max. van 15 effectieve leden, die het dagelijks bestuur vrmen. De algemene vergadering kiest uit zijn stemgerechtigde leden die zich kandidaat stellen, bij geheime stemmingen met gewne meerderheid 1 vrzitter, 1 ndervrzitter en 1 secretaris, p vrdracht van het dagelijks bestuur. De vrzitter van het dagelijks bestuur neemt k het vrzitterschap van de algemene vergadering waar. Artikel 17 : Stemgerechtigde leden van het dagelijks bestuur meten wnachtig zijn in de gemeente. Artikel 18 : Aftredende leden zijn herkiesbaar. Artikel 19. : Het dagelijks bestuur kmt regelmatig samen. Tt elke vergadering wrdt men uitgendigd tenminste 10 dagen tevren. De preping vermeldt de agenda en van elke vergadering wrdt een verslag pgemaakt en verznden binnen een maand na de bijeenkmst aan de leden van het dagelijks bestuur. Indien tenminste 1/3 van de leden hierm verzeken is men verplicht het dagelijks bestuur samen te repen binnen de 14 dagen. Buitengewne dagelijks bestuursvergaderingen kunnen niet pgerepen wrden tijdens de maanden juli en augustus. Bij hgdringendheid van agendapunten, kan via advies gevraagd wrden. Het advies dient gedragen te wrden dr de grep. De tijdspanne tussen het pvragen van advies en het bezrgen van antwrd, dient redelijk te zijn. Artikel 20 : Het dagelijks bestuur kan steeds geldig vergaderen en besluiten nemen bij gewne meerderheid van de aanwezige stemgerechtigde leden. Artikel 21 : Het dagelijks bestuur is samengesteld uit: A. Stemgerechtigde leden: 15 effectieve leden verkzen dr de AV. 1 f meerdere leden kunnen dr het dagelijks bestuur met gewne meerderheid van de aanwezige stemgerechtigde leden, gecöpteerd wrden. B. Niet-stemgerechtigde leden: de ambtenaar aangeduid dr het cllege van burgemeester en schepenen die het secretariaat waarneemt.

8 De schepen van cultuur, de cultuurbeleidcördinatr en afgevaardigden uit andere adviesraden kunnen als waarnemers uitgendigd wrden. Persnen die dr dagelijks bestuur kunnen uitgendigd wrden,.w.v hun deskundigheid. Artikel 22 : De duur van de mandaten bedraagt, behudens herverkiezing, zes jaar. Wanneer een mandaat van een lid van het dagelijks bestuur tussentijds vacant wrdt, zal de eerste pvlger in rang het mandaat van zijn vrganger vltien. Indien er geen kandidaten meer zijn, zal aan de algemene vergadering nieuwe kandidaturen pgevraagd wrden en nieuwe verkiezingen gerganiseerd wrden. Bij het vacant zijn van de functie van vrzitter en/f ndervrzitter benemt het dagelijks bestuur een plaatsvervanger tt de eerstvlgende algemene vergadering. Ten laatste 6 maanden vlgend p de installatie van de nieuwe gemeenteraad met een nieuwe cultuurraad samengesteld zijn. Artikel 23 : Aan het mandaat van de leden wrdt een einde gesteld: a) dr persnlijk ntslag uit het dagelijks bestuur. b) dr zich terug te trekken uit de vereniging zelf. c) dr niet meer te vlden aan de vrwaarden vermeld in art.12 d) indien de afgevaardigde vereniging phudt te bestaan. Artikel 24 : Taken van het dagelijks bestuur: Het dagelijks bestuur vaardigt 3 vertegenwrdigers af vr het gemeentelijk verkepelend verleg. De rganisatie van de nieuwe samenstelling wrdt vrbereid dr het dagelijks bestuur. Aan alle leden wrdt een invulfrmulier bezrgd met de prep m zich vr de vastgestelde datum (terug) kandidaat te stellen vr de cultuurraad. Bij de nieuwe samenstelling dient rekening gehuden te wrden met de vrwaarden en de prcedures, zals vrzien in artikels 5 en 12 Tekennen van prjecttelagen. Behandelen van aanvragen tt lidmaatschap: Onderzeken van aanvragen tt lidmaatschap vanwege de culturele rganisaties evenals de kandidaten vr cöptatie en binnen de 2 maanden beslissen f de afvaardigende rganisatie, f de kandidaat-gecöpteerde vlden aan de nder artikel 6 gestelde vrwaarden. Bespreken van subsidiedssiers: Het dagelijks bestuur waakt ver de representativiteit van de algemene vergadering en nderzekt het werkingsverslag, dat elk jaar dr de culturele rganisaties met ingediend wrden m het bewijs te leveren van.a. de regelmatig uitgeefende culturele activiteiten in het vrbije jaar. Opvlging tijdelijke werkgrepen: De tijdelijke werkgrepen die kunnen pgericht wrden hebben geen autnme bevegdheid. Zij brengen verslag uit aan het dagelijks bestuur. Bepalen van de huding van de cultuurraad ten verstaan van dringende en actuele prblemen, p vrwaarde dat de algemene vergadering niet tijdig kan samengerepen wrden en nder vrbehud van gedkeuring dr de eerstvlgende algemene vergadering. Bevegdheid ver alle aangelegenheden die niet aan de algemene vergadering zijn tevertruwd.

9 Vrbereiden van de samenkmsten van de algemene vergadering, samenstellen van de agenda, bepalen van de datum van de buitengewne algemene vergaderingen en het uitveren van de beslissingen van de algemene vergadering. Op de eerstvlgende algemene vergadering zal aan het dagelijks bestuur kwijting verleend wrden vr hun gestelde handelingen. Kennis nemen van de binnengekmen briefwisseling en ervr zrgen dat daaraan het ndige gevlg wrdt gegeven. Tekennen cultuurprijs. Artikel 25: Wanneer een lid van het dagelijks bestuur 3 peenvlgende vergaderingen afwezig is, znder zich te verntschuldigen, wrdt hij als ntslagnemend aanzien. Het mandaat van het ntslagnemend lid in het dagelijks bestuur wrdt ingevuld cnfrm artikel 22. Artikel 26 : De cultuurraad mag eigen inkmsten verwerven. Artikel 27 : De gelden wrden beheerd dr de penningmeester, die jaarlijks een verslag uitbrengt aan het dagelijks bestuur en kwijting vraagt. Artikel 28 : Alle vregere reglementen m.b.t. de cultuurraad vervallen en wrden vervangen dr nderhavig huishudelijk reglement. Artikel 29: Bij ntbinding van de cultuurraad wrden de gelden vergemaakt aan een andere vereniging met een srtgelijk maatschappelijk del, die dr de gemeenteraad, p advies van de algemene vergadering wrdt aangewezen. Artikel 30 : Alle vrvallen waarvr in dit huishudelijk reglement geen regels vastgelegd zijn, zullen dr het dagelijks bestuur behandeld wrden met gewne meerderheid van de aanwezige stemgerechtigde leden. HOOFDSTUK 6 : Gedkeuring reglementen Artikel 32 : De cultuurraad legt zijn huishudelijk reglement en de latere wijzigingen ervan, ter gedkeuring vr aan de gemeenteraad. Dit huishudelijk reglement wrdt ter gedkeuring vrgelegd aan de zitting van de gemeenteraad van juni 2018.