Naar een vraaggestuurde dienstverlening voor de inwoners van Beveren

Transcriptie

1 Naar een vraaggestuurde dienstverlening voor de inwoners van Beveren VVSG-ronde van Vlaanderen 12/2 Leuven Jan Noppe - gemeentesecretaris Filip Thyssen - OCMW secretaris

2 Overzicht presentatie inleiding: korte historiek projectmatige aanpak + methodiek vervroegde projecten randvoorwaarden, aandachtspunten en leerpunten vragenronde stellingen

3 Inleiding Beveren: situatieschets inwoners (1/1/2014) 3 e grootste gemeente VL: ha 8 deelgemeenten: uitgebreide decentrale dienstverlening Waaslandhaven groot landbouwareaal nabijheid Nederland, Antwerpen en Sint-Niklaas # medewerkers (2014): Gemeente: 420,58 VTE / 522 hoofdelijk OCMW: 416,94 VTE / 648 hoofdelijk Gemeentelijk onderwijs: 418,25 hoofdelijk (waarvan 6,5 VTE loonlijst gemeente) OCMW: 5 WZC, 1 kinderopvang, 1 serviceflatcomplex, 1 home en dagcentrum in eigen beheer bestuur: CD&V, N-VA

4 Inleiding Focus in presentatie op concreet project samenwerking/integratie gemeente en OCMW, maar in project ook politie partner naast EVI-project ook in BBC gedeeltelijk gezamenlijk traject afgelegd komt niet aan bod in presentatie Historiek project 2006: hoe dienstverlening reorganiseren naar een vraaggestuurde organisatie? fysieke noodzaak aanpassing huisvesting politie plaatsgebrek 2007: samenwerking/integratie 1 e keer in politiek akkoord : installatiejaar nieuw bestuur

5 Inleiding Historiek project (vervolg) 2009: voorbereidend traject hoe samenwerking aanpakken? grote organisatiebrede gezamenlijke SWOT-analyse meerwaarde integratie/ verregaande samenwerking gemeente OCMW 30/6/2009 beslissing GR en OCMW-raad: samenwerking diensten en bouw nieuw Administratief Centrum Opm. = (piste uitbreiding bestaande infrastructuur bleek niet haalbaar) voorbereiden bestek externe begeleiding (zonder externe begeleiding lukt ons dat nooit!) audit OCMW ( ) Deloitte : conclusie: 16,5 VTE extra personeel nodig meerkost: euro Door samenwerking met gemeente kostprijs herleidt naar meerkost euro samenwerking ook kostenbesparende insteek door schaalvergroting 2010 : procedure via Jobpunt Vlaanderen => aanstellen Möbius: initieel euro Lopende het project 2012 : nieuwe coalitie bestuur verkozen: nieuwe vraagtekens bij scenario nieuwbouw

6 Projectmatige aanpak Verregaande samenwerking/integratie gemeente en OCMW in EVI-project Een huis voor iedereen met 4 pijlers Realisatie gebouwen Dienstverlening Integratie gemeente - OCMW ICT- projecten

7 Projectmatige aanpak Timing-planning Methodiek opzetten van een productencatalogus en procesclusters naar een dienstenmarkt van procesclusters naar een werkorganogram naar een programma van eisen voor nieuw gebouw vervroegde projecten

8 Timing EVI-project

9 Methodiek

10 Productencatalogus +/- 530 producten

11 Van een productencatalogus en procesclusters naar een dienstenmarkt + veel werkbezoeken: Leuven, Genk, Zoersel, Kortrijk, Gent,

12 Van een productencatalogus en procesclusters naar een dienstenmarkt

13 Van procesclusters naar een werkorganogram

14 Naar programma van eisen voor nieuw gebouw

15

16 Vervroegde projecten

17 Vervroegde projecten - aanpak Niet wachten op nieuw gebouw om Integraties diensten door te voeren Nieuw dienstverleningsconcept toe te passen ICT-architectuur aan te passen Verhuisbewegingen binnen en tussen bestaande gebouwen Kleine verbouwingen aan OCMW-gebouw en gemeente huis, alsook het aanpalende gebouw

18 Vervroegde integratietrajecten Welke diensten: dienst ICT, Sociaal Huis, Personeelsdienst: (2 e kwartaal 2013 ), dienst Financiën (februari 2015) een samenwerkingsovereenkomst gemeente OCMW getekend de geïntegreerde diensten hebben een gemeenschappelijk organogram en een gemeenschappelijke leidinggevende de medewerkers vallen onder de toepassing van de RPR en het AR van de oorspronkelijke werkgever = juridische werkgever afsprakennota rond rol en positie gemeenschappelijke leidinggevende invoering dienstverleningsconcept in Sociaal Huis Gezamenlijke MAT-vergaderingen en diensthoofdenoverleg gemeente en OCMW

19 ICT projecten integratie ICT architectuur integratie informatiearchitectuur opstarten mid-office

20 To do integratietrajecten Bevolking en burgerlijke stand: voorjaar 2015 Juridische dienst en A&A: najaar 2015 Archief: gesprekken lopende IDPW: onderhandelingen met vakbonden lopen Communicatie: taakafbakening nog lopende Technische diensten secretariaten dienstverleningsconcept toepassen Gemeentehuis - invoering loketten op gelijkvloers - invoering snelbalie - invoering klantbegeleidingssysteem pilootprojecten frontoffice-backoffice werken onderzoek oprichting Waas zorgbedrijf : woonzorgcentra, kinderdagverblijf, dagcentrum IT-projecten - verdere afstemming softwarepakketten - mid-office

21 Infrastructuur bouwvergunningsaanvraag nieuw AC ingediend raming AC: +/- 35 miljoen euro kostenbesparend personeelsreductie (aantal niet vervangingen bij pensionering) gezamenlijke aankopen oppervlaktebesparing daling vaste kosten: energie, schoonmaak, onderhoud financiering: opbrengsten uit andere verkopen verleden, verkoop bestaande sites, lening verbouwingswerken bestaand OCMW-gebouw en gemeentehuis

22 Randvoorwaarden en aandachtspunten

23 Randvoorwaarden samenwerking Vertrekken vanuit een visie en inhoudelijke doelstellingen: overtuiging dat inkanteling OCMW leidt tot meer geïntegreerd sociaal beleid, meer draagkracht, nieuwe initiatieven en mogelijkheden tot specialisatie. kostenefficiëntie Rollen en verantwoordelijkheden: niet vertrekken vanuit machtsposities elkaar erkennen als partner in een houding van wederzijds respect, wel met agenda naar concrete aangepaste organisatiestructuur leren samenwerken, compromissen maken voor de leidinggevenden: incasseringsvermogen : je moet gezamenlijk keuzes maken, niet alles draait uit zoals je het als organisatie en als leidinggevende zelf in gedachte hebt geduld actief sturen op processen. Samen ZITTEN Samen WERKEN

24 Randvoorwaarden samenwerking Draagvlak en medezeggenschap stuurgroep en gemengde werkgroepen inspraakmomenten personeel + oproepen tot feedback raadscommissies waarborgen en zekerheden inbouwen: geen afdankingen wegnemen weerstanden en wantrouwen op politiek en ambtelijk niveau Communicatie heldere communicatiestructuur opzetten waarlangs de informatie door de organisatie kan stromen (diensthoofdenoverleg, nieuwsbrieven, afdelingsoverleg, ) duidelijke afspraken vanuit hiërarchische lijn project levend houden: ook als er bijna geen nieuws is

25 Randvoorwaarden samenwerking Tijd en middelen project 2006 groot aantal medewerkers werkt aan integratiedossier bovenop het eigen takenpakket extra capaciteit ingekocht via externe projectbegeleiding om project vooruit te laten gaan, maar ook om expertise in huis te halen duid personeelslid als procesbewaker/trekker neem beslissingen communiceer deadlines gemeenschappelijke tools en procedures, rechtspositieregeling, arbeidsreglement, realisme bij timing en werkbelasting ideaal scenario: 1 gebouw

26 Aandachtspunten projectplanning houdt onvoldoende rekening met natuurlijk verloop van personeel oponthoud door vertrek van medewerkers op sleutelposities ziekte medewerkers (te) veel hooi op de vork naast project EVI, ook nog de BBC, een politiefusie, een brandweerfusie, GRUP Waaslandhaven, een nieuwe samenstelling politieke coalitie, bouw van enkele WZC risico op onderschatting impact versnelde integraties op arbeidstevredenheid, maar ook op praktische aspecten als aansturing, aankopen, sterke cultuurverschillen voorzie veel tijd in wegnemen van weerstanden zowel ambtelijk als politiek de kleine dagdagelijkse gebruiken: de koekjes niettegenstaande er nu conceptnota is, blijft het een moeilijke opdracht en een strakke timing blijvende sturing

27 Onze leerpunten de basis, de werkvloer nadrukkelijker betrekken betere coaching leidinggevenden versnelde integraties samenzitten samenwerken. Vaak pas start voor verdere aanpassing interne organisatieprocessen samenzitten = noodzakelijke voorwaarde om samen te werken focus houden op maatschappelijke opdracht - risico van teveel met de eigen organisatie bezig te zijn Communicatie! Communicatie! Communicatie! transparantie en openheid op ambtelijk en politiek vlak

28 Vragenronde

29 3 stellingen

30 Stelling 1 Integratie duurt in een eerste fase meer tijd en geld dan dat het rendeert.

31 Stelling 2 Door schaalvoordelen vergroot de draagkracht en expertise van diensten bij de aanpak van (onvoorziene) problemen.

32 Stelling 3 De inkanteling van het OCMW leidt tot meer geïntegreerd (sociaal) beleid. Het biedt een kans op nieuwe initiatieven.