INFOSESSIE De Nieuwe Projectwerking. Voorjaar 2017

Transcriptie

1 INFOSESSIE De Nieuwe Projectwerking Voorjaar 2017

2

3

4

5 Iedere dienst voor zich Meerjarenplan Access Risico s? BI Evaluatie? In het wilde weg PMBOK Vastleggingen SAP Wie tijd heeft Excel Tijdelijke processen Uitpluizen Horen waaien Prince2 Wie goesting heeft MS project

6

7

8

9 DE NIEUWE PROJECTWERKING Resultaat van het project Optimaliseren Projectwerking Nieuwe begrippen Nieuwe goedkeuringsflow Projectdatabank Projectondersteuning

10 DEFINITIE: WAT IS EEN PROJECT? 1. Realisatie fietstunnel t.h.v. Dampoort 2. LEO: Loket- en onthaalbeleid 3. Organisatie Departementsdag 4. Nieuw samenwerkingsmodel Dienst Wegen, Bruggen en Waterlopen en Groendienst 5. Organisatie van een tentoonstelling 6. Inrichten overlegplatform kinderen eerst 7. Jaarlijks kandelaren van bomen 8. Stabilisatie en restauratie van de wachttoren Peperbus

11 DEFINITIE: WAT IS EEN PROJECT? INITIATIE ONDERZOEK ONTWERP UITVOERING NAZORG

12 DEFINITIE: WAT IS EEN PROJECT? 1. Realisatie fietstunnel t.h.v. Dampoort 2. LEO: Loket- en onthaalbeleid 3. Organisatie Departementsdag 4. Nieuw samenwerkingsmodel Dienst Wegen, Bruggen en Waterlopen en Groendienst 5. Organisatie van een tentoonstelling 6. Inrichten overlegplatform kinderen eerst 7. Jaarlijks kandelaren van bomen 8. Stabilisatie en restauratie van de wachttoren Peperbus

13 DEFINITIE: WAT IS EEN PROJECT? Principes van de projectwerking Doelstelling Specifiek voor onze organisatie Sponsor als hoofd van de stuurgroep Strategisch item: (Project)Operationele Doelstelling (POD of OD) Activiteit (AC) Primaire entiteit: dienst wiens doelstelling gerealiseerd wordt

14 Iedere dienst voor zich Meerjarenplan Access Risico s? BI Evaluatie? In het wilde weg PMBOK Vastleggingen SAP Wie tijd heeft Excel Tijdelijke processen Uitpluizen Horen waaien Prince2 Wie goesting heeft MS project

15 Iedere dienst voor zich Horen waaien Uitpluizen

16 Bibliotheek Vorming Methodieken en tools Uniforme projecttaal

17 WIE WERKT MEE AAN JOUW PROJECT? Projectmedewerkers (Mede)opdrachtgever Partners Sponsor Stuurgroep

18 Bibliotheek Vorming Methodieken en tools Uniforme projecttaal Website

19 WEBSITE:

20 PMBOK In het wilde weg Prince2 Tijdelijke processen

21 VAN IDEE TOT REALISATIE Het proces van een project Enkele begrippen Van idee tot afwerking Van indienen tot goedkeuren

22 VAN IDEE TOT REALISATIE Het proces van een project Enkele begrippen Van idee tot afwerking Van indienen tot goedkeuren

23 WAT IS HET ACTIETERREIN VAN JOUW PROJECT? Ruimte: impact op de leefomgeving Thema: impact op de burger (externe focus) Organisatie: impact op de eigen organisatie (interne focus)

24 WAT IS HET TYPE VAN JOUW PROJECT? Wegingscriteria Maatschappelijk - Duur van de impact - Lokale/bovenlokale impact - Aantal mensen die impact ondervinden - Beroert het project het maatschappelijk debat? Financieel - Investering/exploitatie/subsidie - Budget beschikbaar Organisatorisch - projectorganisatie: intern/extern - Impact op de organisatie

25 WAT IS HET TYPE VAN JOUW PROJECT?

26 WAT IS HET TYPE EN ACTIETERREIN VAN DEZE PROJECTEN? 1. Realisatie fietstunnel t.h.v. Dampoort 2. LEO: Loket- en onthaalbeleid 3. Organisatie Departementsdag 4. Nieuw samenwerkingsmodel Dienst Wegen, Bruggen en Waterlopen en Groendienst 5. Organisatie van een tentoonstelling 6. Inrichten overlegplatform kinderen eerst 7. Jaarlijks kandelaren van bomen 8. Stabilisatie en restauratie van de wachttoren Peperbus

27 VAN IDEE TOT REALISATIE Het proces van een project Enkele begrippen Van idee tot afwerking Van indienen tot goedkeuren

28 Van projectidee naar projectvoorstel INITIATIE Projectvoorstel lanceren Wat houdt een projectvoorstel in? Doelstelling Sponsor Strategisch item Primaire entiteit Actieterrein en type Bevoegde schepen Opdrachtgever Wanneer eindigt de initiatiefase? Zo snel mogelijk! zo snel mogelijk

29 Van projectvoorstel tot plan van aanpak ONDERZOEK Scenario kiezen Wat bouw je verder uit? Projectstructuur Stuurgroep, partners en projectmedewerkers Koppeling met andere projecten Scenario s uitwerken Voorstel tot aanpak Voorstel tot nodige middelen en timing per fase Komen tot een gedragen voorkeur Wanneer eindigt de onderzoeksfase? Projectleider dient uitgewerkt plan van aanpak in (timing, budget, inhoudelijk scenario, ) plan van aanpak

30 Met plan van aanpak tot ontwerp ONTWERP Scenario uitwerken Wat bouw je verder uit? Gekozen scenario concreet uitwerken volgens plan van aanpak Met het implementatieplan kan de uitvoering starten Wanneer eindigt de ontwerpfase? Projectleider dient uitgewerkt implementatieplan in implementatieplan

31 Van implementatieplan tot oplevering UITVOERING Project realiseren Wat voer je uit? Ontwerp uitvoeren volgens het implementatieplan Wanneer eindigt de uitvoeringsfase? Oplevering van een (voorlopig) resultaat (voorlopige) oplevering

32 Losse eindjes aan elkaar knopen NAZORG Afwerken en borgen Wat doe je in deze fase? Definitief resultaat: overdracht naar reguliere werking Kennis borgen Informatie over het project Opgedane kennis, best practices en projectverloop Evalueren Wanneer eindigt de nazorgfase? Resultaat van het project zit volledig in de reguliere werking Projectdoelstelling is helemaal gerealiseerd 100% reguliere werking

33 OVERZICHT: HET PROCES VAN EEN PROJECT INITIATIE ONDERZOEK ONTWERP UITVOERING NAZORG Projectvoorstel lanceren Scenario kiezen Scenario uitwerken Project realiseren Afwerken en borgen Initiator Projectleider Projectleider Projectleider Projectleider zo snel mogelijk plan van aanpak implementatieplan (voorlopige) oplevering 100% reguliere werking

34

35 VAN IDEE TOT REALISATIE Het proces van een project Enkele begrippen Van idee tot afwerking Van indienen tot goedkeuren

36 VAN INDIENEN TOT GOEDKEUREN Officiële validatie na elke fase Goedkeuringsflow is afhankelijk van Type van je project Actieterrein van je project RUIMTE THEMA ORGANISATIE Fase van je project INITIATIE ONDERZOEK ONTWERP UITVOERING NAZORG

37 GOEDKEURINGSFLOW TYPE 1 INITIATIE en ONDERZOEK ONTWERP en UITVOERING en NAZORG College of Bijzonder Comité SOC of TC of GMT Projectsponsor GMT Projectpunt Dienstchef Initiator of projectleider

38 GOEDKEURINGSFLOW TYPE 2 INITIATIE en ONDERZOEK ONTWERP en UITVOERING en NAZORG Departementshoofd of ManTeam OCMW Projectsponsor Projectpunt Dienstchef Initiator of projectleider

39 GOEDKEURINGSFLOW TYPE 3 INITIATIE en ONDERZOEK ONTWERP en UITVOERING en NAZORG Dienstchef Projectsponsor Projectpunt Dienstchef Initiator of projectleider

40 GOEDKEURING NA ELKE PROJECTFASE College of Bijzonder Comité SOC of TC of GMT Ambtelijk-politieke voorbereiding INITIATIE en ONDERZOEK ONTWERP en UITVOERING en NAZORG Politieke afstemming GMT Departementshoofd of ManTeam OCMW Dienstchef Projectsponsor of of Projectpunt Politieke afstemming Input Schepen Dienstchef Initiator of projectleider

41 GOEDKEURING NA ELKE PROJECTFASE College of Bijzonder Comité SOC of TC of GMT INITIATIE en ONDERZOEK ONTWERP en UITVOERING en NAZORG GMT Departementshoofd of ManTeam OCMW Dienstchef Projectsponsor of of Projectpunt Dienstchef Wie is dit? Initiator of projectleider

42 INITIATIE ONDERZOEK en ONTWERP en UITVOERING en NAZORG Dienstchef van de primaire entiteit Dienstchef van de projectleider (Dienst wiens doelstelling door het project gerealiseerd wordt) NAZICHT KWALITEIT Dienstchef Wie is dit?

43 GOEDKEURING NA ELKE PROJECTFASE College of Bijzonder Comité SOC of TC of GMT INITIATIE en ONDERZOEK Wie is dit? ONTWERP en UITVOERING en NAZORG GMT Departementshoofd of ManTeam OCMW Dienstchef Projectsponsor of of Projectpunt Dienstchef Initiator of projectleider

44 VOORSTEL TOT BESLUIT SOC of TC of GMT Wie is dit? GMT SOC TC GMT Stadsontwikkelingscomité Thematisch comité Gemeenschappelijk Managementteam

45 GOEDKEURING NA ELKE PROJECTFASE College of Bijzonder Comité SOC of TC of GMT INITIATIE en ONDERZOEK Wie is dit? ONTWERP en UITVOERING en NAZORG GMT Departementshoofd of ManTeam OCMW Dienstchef Projectsponsor of of Projectpunt Dienstchef Initiator of projectleider

46 College of Bijzonder Comité Wie is dit? GOEDKEURINGSORGAAN Departementshoofd of ManTeam OCMW Dienstchef Projectsponsor INITIATIE en ONDERZOEK Type 1: College van Burgemeester en Schepenen (Stad Gent) of Bijzonder Comité (OCMW Gent) Type 2: Departementshoofd van de primaire entiteit (Stad Gent) of Managementteam (OCMW Gent) Type 3: Dienstchef van de primaire entiteit ONTWERP en UITVOERING en NAZORG Projectsponsor als hoofd van de stuurgroep (vaak het departementshoofd van de primaire entiteit)

47 GOEDKEURING NA ELKE PROJECTFASE College of Bijzonder Comité SOC of TC of GMT INITIATIE en ONDERZOEK ONTWERP en UITVOERING en NAZORG GMT Departementshoofd of ManTeam OCMW Dienstchef Projectsponsor of of Projectpunt Dienstchef Initiator of projectleider

48

49 KWALITEIT DATA MIDDELEN Risico s??? Risico s? Evaluatie?

50 KWALITEIT DATA MIDDELEN Uniform kader Sjablonen Vertaalslag van afwegingskaders Risicomanagement aanleren

51 KWALITEIT DATA MIDDELEN Access BI PIF Excel MS project

52 KWALITEIT DATA MIDDELEN Een nieuwe toepassing voor de projectwerking centrale projectendatabank Let s get

53 KWALITEIT DATA MIDDELEN Wat is het niet? Prins op het witte paard Planningstool Projectmanagementtool Wat is het wel? Databank Open systeem Alle projecten Intuïtieve toepassing Koppeling met andere systemen

54 KWALITEIT DATA MIDDELEN WAT IS DE MEERWAARDE VOOR PROJECTLEIDERS? Minder systemen Overzichtelijke weergave Automatische goedkeuringsflow Eenvoudig te genereren projectfiches Data centraal beschikbaar Administratief minder belastend Dashboard met taken en berichten Dagdagelijkse opvolging is geen projectleider Work in progress Rapportering uit één systeem Budgetbewaking

55 KWALITEIT DATA MIDDELEN WAT IS DE MEERWAARDE VOOR HET MANAGEMENT? Volledig overzicht van de portfolio Kwaliteitsverhoging van de data Betere opvolging van projecten Zicht op engagementen die de legislatuur overschrijden Uniforme rapportering Work in progress Geïntegreerde rapportering uit één systeem Financiële opvolging Efficiënter meerjarenplan

56 KWALITEIT DATA MIDDELEN

57 KWALITEIT DATA MIDDELEN EEN NIEUW PROJECT INITIËREN 1. start de initiatie 2. vul de projectnaam in 3. start!

58 KWALITEIT DATA MIDDELEN EEN NIEUW PROJECT INITIËREN 3. verstuur de initiatie ter goedkeuring 2. je kan op elk moment opslaan Projectbureau Ruimte 1. vul alle tabbladen in

59 KWALITEIT DATA MIDDELEN NA DE INITIATIE de deuren van mijn project de actieknoppen Projectbureau Ruimte Lopend de tabbladen toelichting bij het veld

60 KWALITEIT DATA MIDDELEN TIMING Vanaf 1 juli 2017 alle nieuwe initiaties via Sirius Tegen 30 juni 2018 een volledige databank met alle lopende projecten implementatie dienst per dienst Vanaf vandaag! toegang tot Sirius voor wie de opleiding volgde

61 KWALITEIT DATA MIDDELEN

62 KWALITEIT DATA MIDDELEN Meerjarenplan Wie goesting heeft Vastleggingen Wie tijd heeft SAP

63 KWALITEIT DATA MIDDELEN Human Resources Beschikbare projectleiders / medewerkers Financiële middelen Vertaalslag financiën naar projectwerking: portfolio, project, overheidsopdrachten

64 KWALITEIT DATA MIDDELEN INITIËREN VAN PROJECTEN

65

66 PROJECTPUNT Nieuw project opstarten? Vragen over projectwerking? Feedback geven?

67

68 HOE HELPT HET PROJECTPUNT JOUW PROJECT VOORUIT? Centraal contactpunt projectwerking Verbindende partner tussen reguliere en projectwerking Biedt expertise en instrumenten om projecten te ondersteunen Onderdeel van de goedkeuringsflow voor projecten: kwaliteitscontrole en adviezen

69 WAT KOMT ER NOG? Nieuwe initiaties via Sirius volgens nieuwe flow Implementatie van bestaande projecten in Sirius Financiële module in Sirius Kwaliteit en middelen

70

71 Bedankt voor uw aandacht!