Het antwoord op je vragen

Transcriptie

1 Het antwoord op je vragen Overkoepelend 1. Transitie een goed idee 2. Het OCMW binnen de structuur van de stad 3. Het OCMW geen klein broertje 4. Naam van de toekomstige organisatie stad/ocmw 5. Gevolgen transitie voor medewerkers 6. Hoe de bedrijfscultuur op elkaar afstemmen Deelprojecten 1. Programma- en deelprojectleiders van de stad of het OCMW 2. Naar één personeelsvereniging 3. Projectgroep en proefprojecten waarbij ACSI betrokken is 4. Meer info over het project rond lokale sociale dienstverlening 5. Leden van de werkgroepen bij Geïntegreerde lokale sociale dienstverlening 6. Plaats sociale centra in het transitieverhaal 7. De toekomst van diensten die geen kerntaken zijn van Bestuurszaken 8. Samenwerkingsverbanden op het vlak van werkervaring Inspraak en communicatie 1. Betrokkenheid diensten bij de werkgroepen 2. Hoe feedback geven 3. Infokanalen

2 Overkoepelend 1. Zijn jullie er echt van overtuigd dat de transitie een goed idee is? Op die vraag antwoorden we voluit ja. We leggen het transitietraject niet zomaar af. Daar zijn minstens vijf redenen voor: Klantgerichtheid Burgers liggen niet wakker van organisatiestructuren, maar krijgen het liefst een aanbod dat zo laagdrempelig en toegankelijk mogelijk is. We zijn er echt van overtuigd dat intensief samenwerken en beide organisaties integreren ons extra kansen en inzichten opleveren waardoor we de Antwerpenaar de best mogelijke service bieden. Maatschappelijke uitdagingen Naast klantgerichtheid willen we van stad en OCMW ook één maken omdat we voor grote maatschappelijke uitdagingen staan: het groeiende bevolkingsaantal en de focus op sociale inclusie macro-economische en internationale ontwikkelingen zoals de vluchtelingencrisis Het heeft geen zin om ons daar elk apart over te buigen en elk apart het beste te willen uitwerken. Als we onze krachten bundelen, kunnen we die uitdagingen veel beter aan. Kansen voor medewerkers Ook voor medewerkers biedt die integratie voordelen zoals: een vlottere samenwerking met collega s over verschillende diensten heen en expertise verbreden, verdiepen en delen synergie tussen verschillende diensten die aan dezelfde thema s werken Keuze van het bestuur De transitie is natuurlijk ook een beleidskeuze, van de Vlaamse regering en van het bestuur van de stad Antwerpen. Stad en het OCMW moeten maximaal samenwerken voor een efficiëntere organisatie die de klant en de medewerkers ten goede komt. Er zijn al belangrijke, grote stappen gezet, zoals een gezamenlijke beleids- en beheerscyclus en één personeelsbeleid. Daaruit leren we bijzonder veel met het oog op de verdere integratie. Maar het geeft ons ook vertrouwen dat de transitie het beste is voor het OCMW en de stad. Voorbeeldfunctie Als grootste stad van Vlaanderen hebben we misschien wel meer uitdagingen, maar ook meer mogelijkheden om oplossingen te bieden. Zo willen we andere steden en gemeenten ook inspireren in wat een hedendaags geïntegreerd sociaal beleid kan zijn binnen een efficiënt lokaal bestuur.

3 2. Hoe zal het OCMW passen binnen de structuur van de stad na de inkanteling? In een aantal vragen die vooraf zijn gesteld, staat het woord inkanteling. Voor alle duidelijkheid: die transitie of integratie is geen inkanteling. Het is geen zuiver knip-en-plak-werk waarbij het OCMW een nieuw stadsbedrijf zal zijn. De transitie is ook geen verhaal van het OCMW alleen. We gaan integreren en werken samen aan een nieuwe organisatie. Dus ook in de werking van de stad zijn veranderingen op til. Maar bij beide partijen kost veranderen tijd. Het is in elk geval de bedoeling om producten en processen maximaal te integreren. We zetten sterk in op het wegwerken van eventuele overlapping in bestaande processen en producten. Het is de bedoeling om: vergelijkbare activiteiten die de stad en het OCMW ondernemen samen te brengen te zoeken naar de beste praktijken onze krachten te bundelen zo efficiënt mogelijk samen te werken 3. Hoe vermijden we dat het OCMW een koekoeksjong van de stad wordt, of het kleine broertje blijft? In de transitieoefening staan gelijkwaardigheid en vertrouwen centraal. We moeten zoeken naar goede praktijken en uiteindelijk kiezen voor de beste manier van werken. Dat kan die van het OCMW zijn, die van de stad, of ook een nieuwe manier. De stuur- en werkgroepen bestaan telkens uit evenveel vertegenwoordigers van de stad als van het OCMW, om alle bekommernissen mee te nemen. Het is ook aan elke vertegenwoordiger om zijn rol op te nemen, om constructief mee te bouwen aan de toekomst. Er zijn geen kleine of grote broertjes. Administratief blijven we in de nabije toekomst officieel twee afzonderlijke organisaties met elk zijn eigen personeelsbestand. Maar in Antwerpen wil het bestuur uitdrukkelijk dat klanten en medewerkers in de praktijk niets meer merken van het onderscheid tussen de stad en het OCMW, dus daar gaan we voluit voor tegen 2019.

4 4. Krijgt de organisatie stad/ocmw een nieuwe naam? OCMW en Stad Antwerpen blijven juridisch als organisatie bestaan, en dus blijven ook de namen juridisch overeind. Hoe we onze werking en locaties in de toekomst op de kaart willen zetten (bijvoorbeeld via een gezamenlijke naam en huisstijl) moeten we nog bepalen. 5. Wat zijn de gevolgen van de transitie voor het personeel? In de toekomst zullen er in de praktijk geen verschillen meer zijn tussen OCMW- en stadsmedewerkers. Administratief kennen we wel nog medewerkers toe aan het OCMW of de stad. Dat komt omdat beide organisaties ook in de nabije toekomst officieel twee afzonderlijke juridische organisaties (rechtspersonen) blijven, met eigen personeelsleden. De transitie zal ertoe leiden dat we de dienstverlening anders aanpakken. De bedoeling van de transitie is om onze dienstverlening zoveel mogelijk op elkaar af te stemmen en waar het kan nog beter te maken, in het belang van onze klanten: de burgers. Het kan dus dat sommige mensen in de toekomst: o o o o hun werk anders zullen doen andere taken krijgen binnen een andere dienst zullen werken met nieuwe collega s zullen samenwerken Stap voor stap en in samenspraak met de betrokkenen nemen we concrete beslissingen over de toekomstige organisatiestructuur of werkwijzen. Ook daarover zullen we regelmatig communiceren. 6. Het OCMW en de stad hebben een zeer verschillende bedrijfscultuur. Hoe zullen die stijlen op elkaar afgestemd geraken? Er zijn zeker cultuurverschillen tussen het OCMW en de stad. Die zijn er vaak al tussen diensten van eenzelfde organisatie. Vandaag loopt de samenwerking bij concrete dossiers in de praktijk meestal al vlot. Het komt er nu op aan om die goede samenwerking in concrete dossiers te vertalen naar een nieuw en positief verhaal voor de hele geïntegreerde organisatie.

5 De transitie betekent dat we overgaan naar een nieuwe cultuur, waarbij het voor externe of interne mensen niet meer duidelijk mag zijn dat iemand van de stad of het OCMW is. Een nieuwe cultuur heeft vaak meerdere jaren nodig om te groeien. Om dat tot iets positiefs te laten uitgroeien, zetten we verder in op onze gedeelde vijf A- waarden. Klantgerichtheid en samenwerking zijn de waarden waar we zeker nog verder op blijven inzetten in dit transitieverhaal. Deelprojecten 1. Bij de programma- en deelprojectleiders zijn er vier mensen van de stad en een van het OCMW. Hoe komt dat? De programma- en deelprojectleiders hebben een neutrale rol onder leiding van de transitiemanager. In die zin maakt het niet uit of zij deel uitmaken van de stad of van het OCMW. Het zijn de stuurgroepen die de beslissingen per project nemen. Werkgroepen bereiden die beslissingen voor. In alle projectstuurgroepen en werkgroepen zitten evenveel vertegenwoordigers van de stad als van het OCMW. 2. Nu zijn er grote verschillen tussen Sodico en Sodipa. Krijgen we één personeelsvereniging? Een van de vier deelprojecten gaat over de personeelsvereniging. Het is inderdaad de bedoeling om tot een gemeenschappelijke personeelsvereniging te komen. We willen de verschillen tussen beide verenigingen maximaal wegwerken. Daarbij brengen we niet alleen het aanbod van de bestaande personeelsverenigingen in kaart. Ook de voorwaarden voor het lidmaatschap, de organisatorische werking en de financiering nemen we onder de loep. Zoals bij de andere deelprojecten is het ook hier de bedoeling om de beste praktijken te weerhouden. Op dit moment werkt de werkgroep aan een aantal voorstellen over: quick wins de integratie overgangsmaatregelen kansen op lange termijn

6 2. In welke projectgroep zit ACSI? Is er ook een proefproject rond ACSI? De thema s van het departement Activering en Sociale Innovatie (ACSI) van het OCMW maken deel uit van het deelproject geïntegreerde lokale sociale dienstverlening. Jan Smets stuurt dat project aan. Momenteel zijn er proefprojecten opgestart rond: vrijwilligers informatiedoorstroming naar burgers in verband met wonen kinderarmoede voedselopslag en -distributie woonvormen (transit- en crisiswoningen) daklozen (ketenaanpak) Medewerkers van Activering en Sociale Innovatie maken deel uit van de werkgroepen vrijwilligers en voedselopslag en distributie. Op het kanaal transitie OCMW en stad vind je een overzicht met alle werkgroepleden. 3. Is er meer info bekend over het project rond de sociale dienstverlening? Binnen het deelproject geïntegreerde lokale sociale dienstverlening zijn enkele proefprojecten opgestart. De huidige stand van zaken: Voor ieder proefproject is een trekker en een werkgroep aangeduid. Met die personen maken we een aantal praktische afspraken over de planning en de aanpak. Daarna kunnen de werkgroepen aan de slag en geven we een stand van zaken aan de betrokken directiecomités van: Maatschappelijke Integratie en Ontplooiing (OCMW) Activering en Sociale Innovatie (OCMW) Samen Leven (stad) 4. Wie zijn de concrete leden van de werkgroepen bij geïntegreerde lokale sociale dienstverlening? De projectstuurgroep van geïntegreerde lokale sociale dienstverlening besliste eind november 2016 om te starten met enkele proefprojecten.

7 Per thema zijn werkgroepen opgericht en leden aangeduid. Je leest meer over de thema s en de werkgroepleden in het kanaal transitie OCMW en stad. 5. Waar bevinden de sociale centra en de leefloonklanten zich binnen de transitie en het plan van aanpak? Hoe we de aanspreekpunten voor klanten en de uitkering van leeflonen in de toekomst organiseren heeft te maken met de organisatiestructuur. Het is nog te vroeg in het transitietraject om daar al uitspraken over te kunnen doen. Die zaken komen later aan bod. De projectstuurgroep van geïntegreerde lokale sociale dienstverlening wil eerst van start gaan met enkele proefprojecten. De redenen? 1. Er zijn rond de thema s van de proefprojecten al medewerkers bezig met het opzetten van samenwerkingsverbanden en met het detecteren van goede praktijken. We verwachten dat we op die vlakken snel tot een geïntegreerde dienstverlening kunnen komen (quick wins). 2. Via de proefprojecten kunnen we zoeken naar de juiste aanpak om die daarna verder toe te passen op andere thema s. 6. Bij Bestuurszaken zullen een aantal diensten niet meer tot het toekomstige Bestuurszaken behoren, zoals het Maagdenhuismuseum of de Communicatiedienst. Wat zal met die diensten gebeuren? De missie en visie van het toekomstige Bestuurszaken vloeien voort uit de decretale taken van de secretarissen van de stad en het OCMW. Bestuurszaken speelt ook een verbindende rol tussen de administratie en de politiek. De toekomstige kerntaken zijn: besluitvorming informatiebeheer archief organisatiebeheer juridische dienstverlening

8 Dat betekent dat een aantal OCMW-diensten niet meer tot de kerntaken van Bestuurszaken behoren. Ten laatste in het eerste kwartaal van 2017 zal de projectstuurgroep beslissen over een visie en/of plan van aanpak voor deze diensten: Interne controle OCMW Communicatie OCMW Logistieke evenementen OCMW Patrimonium OCMW Juridische ondersteuning strategische departementen OCMW Maagdenhuismuseum Klachtendienst OCMW Coördinatie ICT OCMW 7. Welke samenwerkingsverbanden zullen er zijn op het vlak van werkervaring? De samenwerkingsverbanden op het vlak van werkervaring moeten nog vorm krijgen. Dat zal gebeuren binnen het deelproject Geïntegreerde lokale sociale dienstverlening, dat Jan Smets leidt. We kunnen nu nog geen uitspraken doen over de nieuwe structuur omdat we die nog moeten uittekenen. Dat zal gebeuren in samenspraak met de betrokkenen. Het is wel onze bedoeling om een organisatiestructuur uit te werken waarbij de klant centraal staat en die gericht is op sociale inclusie. Inspraak en communicatie 1. Zijn de betrokken diensten uitgenodigd op de werkgroepen binnen de deelprojecten? We vragen altijd feedback aan de betrokken diensten. De manier waarop dat gebeurt kan verschillen. De projectleider van elk deelproject tekent in samenspraak met de betrokken directeurs uit hoe, wanneer en bij wie hij feedback verzamelt.

9 Dat kan bijvoorbeeld via een vaste klankbordgroep per project, via werkgroepen per thema of per product etc. Het OCMW en de stad zijn altijd gelijk vertegenwoordigd in project- en werkgroepen. Bij de info over de deelprojecten op het kanaal transitie OCMW en stad vind je de namen van de leden van de projectstuurgroepen en project/werkgroepen. Iedereen kan ook vragen of ideeën uiten over een deelproject van de transitie. Je vindt de contactgegevens via het kanaal transitie stad en OCMW bij contact. Het je een overkoepelende vraag? Mail dan naar 8. Hoe kunnen we feedback en opmerkingen geven? We nemen je bekommernissen en feedback echt ter harte, als we die krijgen. Iedereen kan vragen of ideeën uiten over een deelproject van de transitie. Je vindt de contactgegevens via het kanaal transitie stad en OCMW bij contact. Het je een overkoepelende vraag? Mail dan naar Daarnaast verloopt dat uiteraard ook via: de trekkers van de projecten de leden van de werkgroepen Je vindt hun namen bij de info over de deelprojecten. We gaan in elk geval voluit voor de beste praktijken. Het maakt daarbij niet uit of die uit het OCMW of uit de stad komen, of als nieuw idee ontstaan. 9. Via welke wegen krijg ik info over de transitie? Voeg zeker het kanaal transitie OCMW en stad toe aan je favorieten. Zo krijg je nieuws over de transitie op je startpagina van A-stad te zien. Dat kanaal is een belangrijk middel om je op de hoogte te houden over: nieuws de aanpak van de transitie en de deelprojecten wie je moet contacteren als je vragen hebt antwoorden op veelgestelde vragen

10 In dat kanaal zal je de komende maanden en jaren steeds meer informatie terugvinden over de transitie. Ook het verhaal dat te maken heeft met jouw werking. Verder grijpen we kansen aan zoals infosessies, teamdagen en vergaderingen om het over de transitie en andere zaken te hebben met betrokken medewerkers. En heel belangrijk, ook om ernaar te luisteren en om in dialoog te gaan. Waar het voorlopig nog te vroeg voor is, is om de gevolgen per dienst of medewerker te schetsen. We realiseren ons dat dat net hetgene is waar medewerkers het meeste nood aan hebben om zich concreet aan te passen aan de toekomstige organisatie. We bouwen tijd in om af te toetsen bij betrokkenen of zaken haalbaar of wenselijk zijn. Zodra we meer weten, delen we die informatie ook mee.