Samenwerken, integreren of inkantelen? De praktijkervaring van de archiefdienst Beveren. Carine Goossens archivaris WAP 21 maart 2016

Transcriptie

1 Samenwerken, integreren of inkantelen? De praktijkervaring van de archiefdienst Beveren Carine Goossens archivaris WAP 21 maart 2016

2 Inhoud 1. Voorstelling Beveren: gemeente en OCMW 2. Aanleiding: EVI, Een Huis voor Iedereen 3. Integratietraject algemeen 4. Voorstelling gemeentearchief & OCMW-archief 5. Integratietraject - formeel 6. Integratietraject - praktisch 7. Voorlopige conclusies 8. Vragen

3 Beveren, heerlijkheid in het uiterste noordoosten van Oost-Vlaanderen ha (3 de grootste gemeente in Vlaanderen) inwoners op deelgemeenten

4 Economie: Waaslandhaven landbouw grensgemeente Bestuur: CD&V en N-VA Medewerkers: gemeente: 420,58 VTE (522 hoofden) OCMW: 416,94 VTE (648 hoofden) onderwijs: 418,25 VTE OCMW: 5 WZC, 1 kinderopvang, 1 serveflatcomplex, 1 home en 1 dagcentrum

5 EVI, Een huis Voor Iedereen 2006 aanleidingen reorganisatie ifv vraaggestuurde dienstverlening plaatsgebrek in gemeentehuis en OCMW plaatsgebrek in politiegebouw integratie/samenwerking in beleidsplan (na politiek akkoord) 2009 start voorbereidend traject onderzoek naar meerwaarde samenwerking : akkoord samenwerking/integratie diensten en bouw nieuw administratief centrum 2013: twijfels over nieuwbouw van nieuwe coalitie weggewerkt

6

7

8 Integratietraject organisatiebreed projectmatige aanpak met vervroegde projecten ICT in 2012 Sociaal Huis in 2013 personeelsdienst in 2013 financiële diensten in februari 2015 archiefdienst in september 2015 juridische diensten, A&A, communicatie en IDPW zijn lopend

9 Integratietraject organisatiebreed Basis: samenwerkingsovereenkomst gemeente en OCMW geïntegreerde diensten met gemeenschappelijk organigram gemeenschappelijke leidinggevende (afsprakennota) medewerkers onder toepassing RPR en AR van oorspronkelijke werkgever (= juridische werkgever) medewerkers ondertekenen deontologische code gezamenlijke MAT-vergaderingen gemeente & OCMW gezamenlijk diensthoofdenoverleg

10 Voorstelling gemeentearchief Beveren sinds ,5 kilometer archief in centraal depot (overvol) + gedecentraliseerd + kunstcollectie (overvol depot) 6 medewerkers: 1 archivaris op A (VT) 2 MW op C (VT) 3 MW op D (4/5; ½; 2/5)

11 Overdrachten 2014: : 23 Interne ontlening 2014: : (record) Samenwerken, integreren of inkantelen. Onderzoekers - bezoeken 2014: : 242 (record in 2012 met 320) Informatievragen 2014: : 211 (record) Vernietiging 2014: 202 m 2015: 55 m Publiekswerking Erfgoeddag Blog Beveren Bezet

12 Voorstelling OCMW-archief Beveren ongeveer 1 km gecentraliseerd in vier (overvolle) depots 1 medewerker interne zaken verantwoordelijk voor beheer (onderdeel takenpakket) sinds 2011 opmaak plaatslijsten (jobstudenten) registratie interne ontlening sociale dossiers (administratie)

13 Integratietraject archiefdienst directe aanleiding: pensionering verantwoordelijke OCMW-archief op 1 oktober 2014 geen echte tegenhanger in OCMW: voor- en nadelen - geen bijkomend personeel - twee niveaus - administratie heeft weinig affiniteit met archiefprocedures twee locaties cultuurverschillen

14 Integratietraject archiefdienst- formeel inhoudelijke gesprekken tussen gemeentesecretaris, OCMW-secretaris, gemeentearchivaris en beleidsdeskundige OCMW (najaar 2014-voorjaar 2015) twee presentaties op beide MAT resultaten doelstellingen visietekst samenwerkingsovereenkomst (in voorbereiding) budget jaarlijks actieplan

15 Integratietraject archiefdienst- formeel Doelstelling: kwalitatief documentbeheer in beide organisaties interne dienstverlening: ondersteuning administratie OCMW op zelfde niveau brengen als in gemeente beheer van de resterende ruimte in de depots (vernietigen) voorbereiding van de verhuis naar het nieuwe AC uitwerken van digitale mappenstructuur OCMW en voorbereiden digitaal archiveren (beheer van serverruimte)

16 Integratietraject archiefdienst formeel Visie - integratie in drie fasen Fase 1: basisdienstverlening (tot verhuis naar nieuw AC) processen consultatie (dossierontlening), overdracht, informatievragen volledige digitale dienstverlening informatievragen onderzoek mogelijk in leeszaal GAB

17 Integratietraject archiefdienst formeel Visie - integratie in drie fasen Fase 2: aanpakken historische achterstand proces selectie voor vernietiging proces ontsluiting voorbereiding verhuis Fase 3: wegwerken historische achterstand voorzieningen (na verhuis naar nieuw AC - plaatsgebrek)

18 Integratietraject archiefdienst praktisch mei 2015: toewijzing bureauruimte + uitrusting + sleutels, badges juni september 2015: bestandcontrole op basis van bestaande plaatslijsten (uitgelopen tot januari 2016) juni augustus 2015: intensief overleg met Sociaal Huis (afdelingshoofd, diensthoofd en medewerkers administratie) als grootste klant + afspraken 1 september: archiefdienst is iedere voormiddag aanwezig in OCMW met 1 medewerker (4 MW in beurtrol)

19 Integratietraject archiefdienst praktisch 1 september 2015: algemene communicatie (aankondiging) door personeelsdienst augustus 2015: herschrijven procedures in functie van OCMW + plaatsen op gemeenschappelijk prikbord augustus-september 2015: voorbereiden informatiebrochure 21 en 28 september: drie informatiesessies (ism PD), verplicht voor alle MW OCMW

20 Integratietraject archiefdienst praktisch Inhoud informatiesessie wat is en doet een archiefdienst voorstelling archiefmedewerkers wat bewaren en wat vernietigen hoe overdragen hoe een archiefdoos vouwen hoe dossiers raadplegen waarom archief bewaren tips en weetjes

21 Integratietraject archiefdienst praktisch 21 september 2015: gemeenschappelijk teamoverleg archiefdienst en team administratie Sociaal Huis 1 oktober 2015: archiefprocedures overdragen, raadplegen én vernietigen worden in OCMW toegepast

22 Voorlopige conclusies praktische integratie zacht verlopen brochure wordt nauwgezet gevolgd bij aanvragen en overdrachten veel vragen om advies (van digitaal benoemen tot vernietigen) sinds 1 september 8 overdrachten en 92 ontleningen archiefmedewerkers zeer positief werkdruk ligt voelbaar hoger aangenaam en warm onthaal in OCMW samenwerken, integreren of inkantelen?

23 Vragen? Contact: