Voordelen en valkuilen bij de fusie van kleine instellingen: casus CAVA

Transcriptie

1 Voordelen en valkuilen bij de fusie van kleine instellingen: casus CAVA 26 februari 2016 Prof. dr. Frank Scheelings

2 Vraagstelling Hoe van : Naar :

3 Eerste poging tot samenwerking: jaren 90 - aanleiding: - VSAD: financiële nood en nood aan depotruimte - overeenkomst: - VUB stelt depotruimte ter beschikking - Tegenprestatie: VSAD helpt valoriseren -> fase 4 op de schaal van Zorich

4 Problemen: eerste poging tot samenwerking - Initiatief ging niet uit van Archiefdienst - Intermediaire situatie: lange termijnvisie ontbrak - Te weinig afspraken: personeel - VSAD- kantoren elders gehuisvest -> lage grip personeel - VSAD- personeel probeerde haar zelfstandigheid te affirmeren - Andere visie inhoud depot - Verwervingspolicy zorgde voor concurrentie en spanning - Resultaat: iedereen was opgelucht toen de situatie stopte

5 Eerste lessen Goede afspraken maken goede vrienden: goede afspraken beheer: personeel, financieel goede inhoudelijke afspraken: taakverdeling, werkprocessen Initiatief: Moet niet vanuit hoogste bestuursniveau uitgaan Maar vanuit operationeel niveau Bestuursniveau moet betrokken kunnen worden Sterke visie nodig met duidelijk doel

6 Situatie: 2010 VSAD K. Cuypers - 2 VTE - leeszaal en depots Antwerpen en Brussel - erkenning archiefdecreet onvoldoende voor kwaliteitslabel -> neergaande trend Universiteitsarchief VUB - 3,3 VTE - kantoor en depot VUB; depotuitbreiding voorzien - expertise via master Archivistiek - formalisering van beleid -> opgaande trend

7 Eerste maatregelen - overleg: eerst tussen de archivarissen daarna met de besturen analyse van de situatie; oplijsting mogelijkheden en synergieën feedback gezocht met K&E - de reddingspoging -> fusie: fase 5 Zorich

8 Voorziene voordelen: beiden Personeel: 2+3,3+?= >5,3 Onderzoek stimuleren: Wetenschappelijke Raad Inbedding universiteit Visie: twee erfgoedgemeenschappen met aansluitende collectieprofielen Visie: publiekswerking stimuleren thematisch complementaire collecties -> potentieel valorisering verhoogt Expertiseverhoging

9 Voor- en nadelen VSAD Karel Cuypers Voordelen - Voortbestaan verzekerd - Verplichtingen na kunnen komen - kosteloos gebruik maken van lokalen (incl. depot) - expertise om verbeterproject in te dienen Nadelen - afhankelijkheid van grote partner - juridische aanpassingen

10 Voor- en nadelen VUB Cuypers Voordelen - Meer personeel =meer slagkracht: - Uitbreiding onderzoeksmogelijkheden - archiefcollectie (ook in tijd) - output - Uitbreiding publiekswerking mogelijk - Versterking netwerken - Verschillende financiële partners mogelijk - Versterking vrijzinnige profilering Nadelen - extra belasting voor personeel - herziening beleidsplanning nodig - welke juridische relatie met VSAD? - bewaarkosten archieven vrijzinnigheid ten laste van VUB

11 Randvoorwaarden 1. Collecties centraliseren op VUB 2. Personeelsbeheer: - extra lokalen (landschapsbureau) nodig - duidelijke hiërarchische situatie: coördinatie archivaris VUB - realistische taakverdeling tussen personeelsleden - bij pensionering jong academisch talent aanwerven - Gesco-kracht mag niet verloren gaan 3. Toetreding VUB in VSAD Karel Cuypers vzw voor 50 % 4. Wetenschappelijke raad heroprichten 5. Formalisering: - samenwerkingsovereenkomst - nieuwe statuten 6. Timing 1 januari december 2015

12 Visie ontwikkeling 1. Bestuurlijk-juridisch: de één mag niet zonder de ander kunnen alle bestuursorganen moeten betrokken blijven 2. De collecties moeten er beter van worden 3. Praktisch moet iedereen er beter van worden Vlaanderen ) Vrijzinnige gemeenschap ) moeten er beter van worden VUB ) erfgoedgemeenschappen enthousiasmeren gebruikers krijgen meer faciliteiten personeel VUB houdt rechten

13 Visie: traject Inhoudelijk: de fusie moet aanleiding geven tot een kwalitatief archief van landelijk niveau Middel 1: traject via 3-jarig project Fase 1: projectaanvraag sept 2012 Fase 2: idem sept 2013 Fase 3: idem sept 2014 Middel 2: dossier kwaliteitslabel (april 2014) Calamiteitenplan Collectieplan Valorisatie Communicatieplan Organisatie onderzoeksondersteuning Middel 3: aanvraag erkenning + subsidie-aanvraag (april 2015) Timing: zomer december 2015

14 Uitdagingen Juridische teksten moesten de ontwikkelingen volgen Samenwerkingsovereenkomsten: mei 2012 mei 2015 (nav opm. commissie kwaliteitslabel) Statutenwijzigingen: augustus 2012 december 2013 > RvB, AV, Wetenschappelijke Raad naast VUB organen -> planlast omhoog > uiteindelijk resultaat: CAVA = dienst van VUB -> verantwoording naar RvB CVHE controleert de erfgoedwerking van CAVA

15 Nog meer uitdagingen Problemen collecties en verwerving - overdracht metadata in dbase liep fout - collecties moesten snel opgelijst worden -> extra inspanning - lokale taak werd plots landelijke taak - herpositionering collecties Vroeger naar bezit Nu naar aard

16 Nog veel meer uitdagingen Personeel - mentaal: identificatie met universiteit en ongeorganiseerde vrijzinnigheid - wij/zij verdween door politiek van personeelsbehoud En samen werken aan kwaliteitslabel - extra inspanningen en we zijn al druk belast - meer mensen -> nieuwe rolverdeling nodig -> diverse organogrammen Financieel evenwicht

17 Successen: schaalvergroting Profilering: winst! - nieuwe naam + logo, website, facebook, publicitaire artikels, opening -> zichtbaarheid vrijzinnige wereld + VUB nam toe Collectie: winst! - spectaculaire stijging aantal verwervingen - beschrijvingsgraad van vrijzinnige collectie verhoogde - zorgniveau verhoogde Gebruikers: winst! - spectaculaire toename vooral elektronisch - hetgeen stimuleerde om nieuwe diensten uit te proberen - stijgend aantal vragen ivm expertise

18 Nog Meer successen! Valorisering: winst! - Van 3-4 activiteiten per jaar naar 2 per maand Partnerschappen: winst! - vrijzinnige wereld - erfgoedwereld - Onderzoekswereld Personeel: winst! - Kwantitatief (tussen 6,3 en 8) - Kwalitatief werken is leuker - Uitdagingen versterken de teamgeest - Meedenken: vrijwilligerswerking

19 Valkuilen Enorme tijdsinvestering - projectdossiers, dossier kwaliteitslabel en Landelijk Cultureel archief, rapporteringen, dubbele verantwoording, zoeken naar extra geld - Bestaande projecten liepen gewoon verder - netwerking + acties nieuwe erfgoedgemeenschap Die alsmaar groter werd! - verhoogd aantal verwervingen, gebruikers -> dus meer verwerkingen, antwoorden Sommige zaken: lange termijn-aanpak - Vb nesteling in onderzoekswereld

20 Pijnlijke problemen Veranderingen: niet iedereen kon nog mee - herschikkingen in RvB: oudere bestuursleden - oudere personeelsleden konden niet meer mee Veranderingen: kleine VZW werkt informeler dan Universiteit

21 Conclusies 1 Laat samenwerking groeien vanuit operationeel niveau Zorg voor een sterke visie, met een duidelijk doel Goede afspraken maken goede vrienden Zorg dat de grip blijft: Collecties ter plekke Personeel ter plekke Opvolging: besturen, erfgoedgemeenschappen, gebruikers, de sector

22 Conclusies 2 Zwaar transitieproces: voorzie voldoende tijd voorzie als je kan extra personeel Hou de focus op de lange termijn, ook naar het personeel Bereid je voor op de korte en lange termijneffecten van je ingrepen