Hoofdstuk I.2 Organisatie Inleiding 1 Organisatie van het archiefbeheer Schematisch overzicht van de verantwoordelijkheden 2

Transcriptie

1 INHOUDSTAFEL WEGWIJZER Ten geleide van de redactie 5 De redactieleden en auteurs 7 Gebruikte afkortingen 11 DEEL I: BASISREGELS Hoofdstuk I.1 Begrippen en regelgeving 1. Begrippen Definitie van archief Verklaring van de definitie De archiefvormer Nadere begrippen Levensloop van archief: van klassement tot archiefruimte, van mappenstructuur tot archiefserver Waarom archiveren? Belangrijkste gevolgen Regelgeving Het Archiefdecreet van 9 juli Toepassingsgebied Zorgdragers en archiefbeheerders Wat zijn archiefdocumenten? Verhouding tot de federale Archiefwet Regelingen Een nieuw selectiemechanisme Toegang tot archiefdocumenten 29 Hoofdstuk I.2 Organisatie Organisatie van het archiefbeheer Schematisch overzicht van de verantwoordelijkheden 2 Afl. 5, november 2010 Wegwijzer / 1

2 1. Bestuurlijke verantwoordelijkheid 4 2. De pijler van het document- en archiefbeheer De archiefregeling 5 3. Basisinstrumenten Klasseersystemen De selectielijsten Het informatiebeheersplan Registratie of inventaris 11 Actiepunten 12 Visieteksten Documentbeheer: wat zijn documenten anno ? Een reflectie over hoe de overheid omgaat met nieuwe trends 17 Hoofdstuk I.3 Instrumenten voor een goed documentbeheer 1. Klasseer- en classificatiesystemen Inleiding De bestaansreden van klasseer- en classificatiesystemen Verschillende soorten klasseer- en classificatiesystemen Het classificatiesysteem gebaseerd op de functies van de organisatie Inleiding Een methode om een classificatiesysteem naar functies te ontwerpen Functionele classificaties voor lokale overheden De integratie van het functionele classificatie- en klasseersysteem met de andere beheersinstrumenten Ter afsluiting Andere klasseer- en classificatiesystemen Werken met onderwerpsrubrieken NDC UDC Vergelijking functionele en onderwerpsclassificaties Voordelen van functionele classificatie Opmerkingen bij de NDC Conclusie Selectielijsten Archieven vernietigen, hoezo? Principes en voordelen van het selecteren Betekenis van de selectielijst Bepalen van de archiefwaarde van de informatie Bepalen van de termijnen 9 2/Wegwijzer Afl. 5, november 2010

3 2.3 Hoe moet je de selectielijsten lezen? Structuur van de selectielijst Overzicht van bestaande selectielijsten Gemeenten OCMW Provincies Kerkfabrieken Bestuursraden van protestantse gemeentes Polders en wateringen Lokale Politie Sociale huisvestingsmaatschappijen Onderwijs Het informatiebeheersplan 17 Hoofdstuk I.4 Duurzaamheid 1. Papier Inleiding Historiek Samenstelling Bedreigingen Hete hangijzers Besluit 12 DEEL II: AAN DE SLAG Hoofdstuk II.1 Een klassement opbouwen 1. Ordenen: van document tot klassement Ordenen van individuele documenten Bundelen van stukken in series Bundelen van stukken in dossiers: dossiervorming Soorten dossiers Rangschikken van dossiers De inhoud van één dossier beter organiseren Het definitieve klassement van je dossiers(reeksen) en registers Aangewezen: klassement en mappenstructuur volgens functies/taken Op welk niveau van de organisatie bouw je nu een klassement of mappenstructuur op? Aanbevelingen voor de mappenstructuur van digitale klassementen 17 Afl. 7, juni 2011 Wegwijzer / 3

4 3. Registreren De toegankelijkheid van het klassement van je dienst verzekeren Het registreren van briefwisseling en het registeren van elk dossier dat wordt geopend Postregistratie. Decretaal verplichte registratie van de hele briefwisseling Reeksinventarissen De inhoud van series en dossiers via indexen en inhoudsopgave beter beschikbaar maken Inhoudsopgave Index s klasseren en archiveren Inleiding Klasseren van s Waarom s klasseren? Waar klasseren? Wat klasseren? Hoe klasseren? Wie klasseert? Archiveren van s Selectie Archiveringsformaat Registreren van metadata Besluit 30 9 Bijlage 1: Verantwoordelijkheden en rollen Bijlage 2: Gebruiksvriendelijk klasseren van s en bijlagen Bijlage 3: XML-schema voor s Het informatiebeheersplan realiseren Ruim op orde! Opruimdagen houden je klassementen op orde Inleiding Papieren opruimdag Digitale opruimdag Praktische tips Praktijkvoorbeelden 31 Hoofdstuk II.2 Materieel opbergen en beheren 1. Vuistregels voor het kiezen van opbergmateriaal in de kantoorruimte 2 2. Overzicht van soorten verpakkingsmaterialen en soorten archiefkasten of archiefrekken 2 3. Richtlijnen voor een goed beheer van een archiefruimte Minimumvereisten voor een archiefruimte De archiefruimte De archiefrekken Plaatsing van de archieven 5 4/Wegwijzer Afl. 7, juni 2011

5 4. Organiseren en beheren van de magazijnruimte 7 5. Veiligheidszorg in archieven Wat is veiligheidszorg? Organisatorische maatregelen Personele beveiliging of bewaking Mechanische beveiliging Elektronische beveiliging Psychologische beveiliging Incident, calamiteit, ramp Het preventie- of calamiteitenplan Diefstal en recuperatie Risicobeheer en verzekeringen Ondersteuning 20 Hoofdstuk II.3 Digitaal bewaren 1. Begrippen en uitgangspunten van digitale duurzaamheid Inleiding Een risicovol reconstructieproces Onbekende digitale toekomst Zo weinig mogelijk reconstructieschakels Zo veel mogelijk risicospreiding Digitale objecten Onleesbare en corrupte bestanden Gegevensverlies voorkomen Vuistregels voor duurzame opslag Digitale documenten Leesbaarheid op lange termijn verzekeren Vuistregels voor duurzame leesbaarheid Digitale archiefdocumenten Belang van metadata Vuistregels voor duurzame archiefdocumenten Besluit Stappenplan voor het opzetten en beheren van een digitaal archief Overzicht De 10 stappen Gebruik een betrouwbaar en beveiligd opslagsysteem en pas een adequaat beheer toe Bewaar de metadata op een digitaal duurzame wijze Voorzie een duurzame band tussen het document en zijn metadata Registreer metadata voor elk digitaal object 24 Afl. 7, juni 2011 Wegwijzer / 4 1

6 2.3.5 Definieer en documenteer de essentiële eigenschappen van het originele document Bewaar de leesbaarheid van de digitale documenten Archiveer alle componenten nodig voor een getrouwe reconstructie van de documenten Documenteer het beheer van de digitale documenten Beschrijf de digitale documenten Documenteer het digitale archief 32 Hoofdstuk II.4 Digitaliseren 1. Vuistregels bij het digitaliseren van analoge archiefdocumenten De 12 vuistregels bij de planning en de voorbereiding De 4 vuistregels bij het kiezen van een digitaal formaat De 8 vuistregels bij het digitaliseren De 2 vuistregels bij de verwerking en de controle Kwaliteitsvereisten Kwaliteitsvereisten bij het digitaliseren van tekst Kwaliteitsvereisten bij het digitaliseren van afbeeldingen Kwaliteitsvereisten bij digitaliseren van audio Kwaliteitsvereisten bij digitaliseren van video Modellastenboek digitalisering 11 Deel A: Modellastenboek 13 Deel B: Modelovereenkomst 41 Hoofdstuk II.5 Vernietigen 1. Vernietigen Wanneer vernietigen? Schonen: een bijzondere manier van vernietigen Materieel schonen Inhoudelijk schonen Aanbevolen werkwijze voor het praktisch uitvoeren van vernietigingen Vernietiging van digitale bestanden Het gebruik van papierversnipperaars 8 Hoofdstuk II.6 Overdragen 1. Dienstverlening van een depotbeheerder aan een administratie Overdracht De voorbereiding De schriftelijke neerslag van de overdracht Administratieve verwerking van de overdracht / Wegwijzer Afl. 7, juni 2011

7 1.2 Beschikbaar stellen van archieven Basisregistratie Raadplegen en uitlenen Toepassing bij Ondernemingen Jan De Nul nv De aandachtspunten voor de depotbeheerder 9 Hoofdstuk II.7 Publiekswerking en dienstverlening DEEL III: DE ARCHIEFDIENST Ter inleiding De werking van een archiefdienst Hoofdstuk III.1 Organisatievormen* Hoofdstuk III.2 Taken en werking 1. Inleiding en takenoverzicht* 1 2. Organiseren van het archiveringsbeleid* 1 3. Opnemen van archieven / verwerken van aangeboden archieven Procedures voor het opnemen van archieven* Het opruimen van oude archieven in wanorde Overzicht maken van archiefruimte(n) Externe informatie verzamelen Reeksen herstellen Reeksen en series beschrijven Selectielijsten raadplegen en toepassen Vernietigingen uitvoeren Beschrijving, herverpakking en overbrenging Bewaren van archieven* Leeszaalorganisatie* Publiekswerking* 12 Hoofdstuk III.3 Metadata en beschrijvingen* Hoofdstuk III.4 Erfgoedwerking 1. Het Erfgoeddecreet Het Cultureel-erfgoeddecreet van 23 mei Interessante invalshoeken voor een lokale archiefwerking? De cultureel-erfgoedconvenant 4 Afl. 7, juni 2011 Wegwijzer / 4 3

8 1.2.2 Expertisespreiding Het kwaliteitslabel voor culturele archiefinstellingen Projectsubsidies De depotproblematiek Zin in meer? 8 DEEL IV: SECTOREN Hoofdstuk IV.1 Verantwoord archiefbeheer voor kerkfabrieken Enkele inleidende begrippen Archiefdocument, archiefvormer, archiefbestand 2 3. Statuut van het kerkfabriekarchief 5 4. Verantwoordelijkheid voor het archief en toezicht Verantwoordelijkheid voor het archief Toezicht op het kerkfabriekarchief 6 5. Beheer van de lopende administratie (dynamisch archief) Decretaal verplicht aan te maken en te bewaren documenten Stukken met betrekking tot de samenstelling van de kerk(fabriek)- of bestuursraad/comité Notulen of verslagen van de kerk(fabriek)- of bestuursraad/comité Meerjarenplan Budget Boekhoudkundige documenten Jaarrekening Eindrekening Andere te bewaren documenten Eigendomstitels van de roerende en onroerende bezittingen van de kerkfabriek Documenten met betrekking tot het onderhoud en het beheer van de gebouwen bestemd voor de eredienst Personeelsdossiers Inkomende en uitgaande briefwisseling en postregistratiesysteem Selectie en vernietiging van archiefdocumenten Beheer van het historisch archief (statisch archief) Inhoud van het historisch archief Eigen beheer of bewaargeving? Bewaargeving van het historisch archief Nuttige adressen / Wegwijzer Afl. 7, juni 2011

9 Hoofdstuk IV.2 Dynamische archieven van scholen Nut van schoolarchief Administratieve waarde van schoolarchief Cultureel-historisch belang van schoolarchief 3 3. Problematiek Verantwoordelijkheid voor het schoolarchief Verhouding tussen scholen en inrichtende macht Bestaande richtlijnen Planlast Aanpak Dynamisch schoolarchief Orde en structuur in de schooladministratie Specifieke uitdaging van digitaal schoolarchief Statisch schoolarchief Selectie voor bewaring en vernietiging Schooleigen voorbeelden Voorbeelden van permanent te bewaren archief Te selecteren archief waaruit delen vernietigd kunnen worden Specifieke documenten voor bepaalde onderwijsdivisies Hulpmiddelen Selectielijst Handboek Hulp bij externe partners Procedure voor het verwerken van archieven Hulp bij archiefinstellingen Besluit 25 BIJLAGEN Inhoud cd-rom Kernbegrippen en definities De onderdelen aangeduid met * zullen worden toegevoegd in een aanvulling op deze publicatie. Afl. 7, juni 2011 Wegwijzer / 4 5