Een geïntegreerde vrijetijdswerking een meerwaarde voor de sportdienst? WETTEREN

Transcriptie

1 Een geïntegreerde vrijetijdswerking een meerwaarde voor de sportdienst? 1

2 Wat is geïntegreerd werken? Op elkaar afstemmen en optimaliseren van processen, informatiestromen en ICT. 2

3 Redenen voor integratie Beheersmatig Efficiëntere werking Groter wordende gemeentelijke werking Managementgerichte organisatie Inzetbaarheid medewerkers verhogen Meer middelen ter beschikking 3

4 6qIijI 4

5 Vrijetijdssector = sector in kantelmoment VT-dienst moet voorloper worden Veranderingstraject voeren Nieuwe vormen van democratie cocreatie Domeinen en silo s van dienstverlening met doelgroepenwerking en verschillende consulenten met elkaar verbinden 5

6 Fenomeen vrijetijdsdienst Wetteren: nog steeds georganiseerd als diensten met diensthoofden VTC = vrijetijdscoördinator Beweging in de richting van een meer transversale aanpak Inkanteling sectorale middelen in gemeentefonds BBC versterkt het vrijetijdsverhaal Organogram = piramidale structuur met 4 diensthoofden die rapporteren aan VTC samenbrengen van het operationele en het inhoudelijke binnen de diensten (voor de sportdienst zaalwachters, sportpromotoren en onthaalmedewerkers) Werken met sectorale cel VT = beleidscel (inhoud, innovatie, projectontwikkeling) naast omkadering (communicatie, educatie, infrastructuur per dienst) 6

7 7

8 MACRONIVEAU Geïntegreerde vrijetijdswerking sport, cultuur (CC + bib), jeugd, toerisme 8

9 MESONIVEAU Deelintegraties Bibliotheek en CC Nova (19,5 VTE) Jeugd en sport (24,5 VTE) Toerisme = link met stadsontwikkeling 9

10 MICRONIVEAU Werking per dienst 10

11 Hoe? Macro-Meso-Microniveau 1. Een positieve visie en missie ontwikkelen 2. Samenwerkingsprotocol maken (mandaat van het bestuur) 3. Installeren stuurgroep en werkgroepen 4. HR-aspecten bij integratie 5. Integratiedomeinen aflijnen 11

12 6. Processen clusteren en optimaliseren 7. Een organogram maken (leiderschap en specialisatie) 8. Huisvesting en facilities 9. Besluitvorming over de resultaten 10. Verschillen in interne organisatiestructuur en cultuur 12

13 Invloed Op het intern overleg en de interne communicatie Personeelsbeleid Activiteiten Infrastructuurbeheer Vrijetijdsbeleid Dienstverlening 13

14 Intern overleg en interne communicatie Organogram = matrixstructuur overleg binnen de lijndiensten, overleg tussen diensten én binnen diensten VTC = lid MAT en bespreekt dossiers vrije tijd (maandelijks) Voorbereiding MAT op departementsoverleg (vindt plaats 1 dag voor MAT over beheers- en beleidsmatige thema s) Terugkoppeling naar diensthoofden vrije tijd op departementsoverleg (budget, MJP, stavaza lopende dossiers ) 3 schepenen vrije tijd evolutie naar 1 schepen vrije tijd? 14

15 Personeelsbeleid Grootte van de dienst is belangrijke factor doel is verhogen van de inzetbaarheid van het personeel Integratie = gedragen door personeel! Opmaak missie en visie gedragen door personeel Competentiemodel met 5 algemene waarden (open, samen, vertrouwen, wendbaar, daadkrachtig) Bepalen gezamenlijke doelstellingen (strategisch, operationeel en acties) 15

16 Generieke functiebeschrijvingen per cluster (onthaal, zaal, promotie) met mogelijkheid specialisatie Permanentieregelingen Verlofregelingen Interpretatie en toepassingen geplogenheden (koffiepauze, reglementen ) Aansturing en evaluaties 16

17 Activiteiten Kansen voor grote projecten Beleef- en doefestival Ola Peloezza! Buitenspeeldag Wetteren Zomert! Kinderopvang en Vrije Tijd UITpas fablab 17

18 Opzet Taken worden gecentraliseerd bij een team (uit alle geledingen van de vrijetijdsdienst streven naar gedifferentieerde samenstelling): Team Wetteren Zomert! Team kinderopvang en vrije tijd Team buitenspeeldag Vrijetijdsbalie: inschrijvingen, reserveren zalen balie sporthal Beleidscel vrije tijd 18

19 Vrijetijdsbeleid Geïntegreerd beleidsplan Inbreken in doelstellingen van andere diensten geïntegreerd gemeentelijk beleidsplan Wegvallen geoormerkte subsidies bevordert geïntegreerde werking 19

20 Dienstverlening Openingsuren Bereikbaarheid (jongeren in de sporthal) Digitale dienstverlening combineren met analoge dienstverlening 20

21 Integratie sportdienst jeugddienst Identificeren van raakvlakken in de werking Basisinformatie en basistaken zijn gekend door iedere medewerker Focus op klantgerichte service: klant komt in zo weinig mogelijk stappen tot de oplossing van zijn probleem of vraag Opvangen van verlofperiodes van eenpersoonsdiensten Beter afstemmen van interne en externe werking van de diensten Stroomlijnen communicatie Opmaak gezamenlijke beleidsplannen jeugd-sportruimteplan 21

22 Moeilijkheden Denken vanuit de burger inspelen op trends in de maatschappij niet opleggen wat de burger in zijn vrije tijd moet doen Veranderen van binnenuit gedragen door alle medewerkers Digitale transformatie = uitdaging van het moment 22

23 Succesfactoren Dienstverlening voor de burger 1+1 = 3 samen kan je meer dan alleen Kruisbestuiving Samenwerking (systemen, activiteiten, producten, processen) Adviesraden vrijetijdsraad voor overkoepelende thema s uitwisseling van info tussen de raden Behouden wat goed is en bannen wat niet goed is Experimenteren om te kunnen innoveren! 23

24 ykq7q_u0g&gl=be 24