STUDIEDAG. Projectmatig werken in lokale overheden LEUVEN 27 oktober 2011

Transcriptie

1 STUDIEDAG Projectmatig werken in lokale overheden LEUVEN 27 oktober 2011

2 Voorstelling Stad en OCMW Roeselare Inleiding Beleidscyclus Projectmatig werken 2 - Studiedag - Projectmatig werken voor lokale overheden

4 Voorstelling Stad en OCMW Roeselare centrumgemeente, regionale stad (clusteringsmethode Dexia jaarbeeld ABB) ± inwoners, opp ha hart van West-Vlaanderen, inkoopstad onderwijsstad : 49 basis- en sec. scholen (± leerlingen) 4 - Studiedag - Projectmatig werken voor lokale overheden

5 Voorstelling Stad en OCMW Roeselare lage werkloosheid (gemiddelde 2009 : 5,85 % : mei 2010 : 5,44 %) meer dan 4500 ondernemingen, 90 % KMO s sport : 5 - Studiedag - Projectmatig werken voor lokale overheden

6 Voorstelling Stad en OCMW Roeselare Het OCMW Roeselare vrij groot OCMW bijna 1600 werknemers (incl. ziekenhuis) gecumuleerd budget van 120 miljoen euro 13 raadsleden Coalitie (7-2) Oppositie (2-2) goede verstandhoudingen politiek-administratie meerderheid-oppositie organisatie in volle verandering 6 - Studiedag - Projectmatig werken voor lokale overheden

7 Voorstelling Stad en OCMW Roeselare Het OCMW Roeselare sterk uitgebouwde sociale dienst revalidatiecentrum voor kinderen (problemen qua gehoor, spraak, leren, ADHD, ) centrum voor opvoedingsondersteuning drie kinderdagverblijven (voorschoolse opvang) dienst voor onthaalouders vier woonzorgcentra drie dienstencentra serviceflats, dagverzorgingscentrum, eigen ziekenhuis ( puur ; nog niet verzelfstandigd) 7 - Studiedag - Projectmatig werken voor lokale overheden

9 Inleiding Optimalisatiestudie Deloitte, zes strategische aanbevelingen: werken aan een geïntegreerde en gedeelde strategie formaliseren van het besluitvormingsproces opzetten van een vereenvoudigd, maar sterker management aanscherpen van de competentie organisatieontwikkeling ontwikkelen van het financieel bewustzijn evolueren van personeelsadministratie naar HRM 9 - Studiedag - Projectmatig werken voor lokale overheden

10 Inleiding Werken aan een geïntegreerde en gedeelde strategie Doel aanbeveling Ontwikkelen en vertalen strategische planning teneinde LT- en MT-doelstellingen te bereiken. Invoeren en opvolgen van diverse meetinstrumenten om werking organisatie in kaart te brengen en te kunnen monitoren. Randvoorwaarde: indiensttreding stafmedewerker (medio 2009) Hefboom: meerjarenplan Studiedag - Projectmatig werken voor lokale overheden

11 Inleiding Kwaliteitsbeleid: 5 onderdelen (geen model) 1. Beleidscyclus 2. Procesmatig werken 3. Projectmatig werken 4. Organisatie 5. Doorlichting en evaluatie tevredenheidsmetingen (klanten / medewerkers) klachtenmanagement audits benchmarking / -learning inspectie 11 - Studiedag - Projectmatig werken voor lokale overheden

13 Beleidscyclus Doelstelling beleidscyclus Vanuit de visie, missie en organisatiewaarden via een strategie en concreet meetbare doelen die opgevolgd worden aan de hand van indicatoren komen tot uit te voeren acties die worden gekoppeld aan middelen. Het einddoel is de realisatie van een cyclus van beleidsvoorbereiding, beleidsbepaling, beleidsuitvoering en opvolging, en beleidsevaluatie waarbij er indicatoren worden bepaald en gemeten (vermijden van "blind vliegen"). Integratie beleidsmatige en financiële luik 13 - Studiedag - Projectmatig werken voor lokale overheden

14 Beleidscyclus Beleidscyclus is hefboom voor inbedding projectmatig werken beleidsvoorbereiding beleidsbepaling beleidsuitvoering en opvolging beleidsevaluatie 14 - Studiedag - Projectmatig werken voor lokale overheden

15 Basisdienstverlening vs. acties Basisdienstverlening: = gelijkblijvend beleid zit vervat in processen en procedures = dagdagelijkse opvang van asielzoekers, verzorgen van senioren in WZC, net als voorgaande jaren 95%-98% van tijd en middelen Acties nieuw (of vernieuwend) beleid doel: basisdienstverlening blijven verzekeren, optimaliseren (kwaliteitsverhoging en/of kostenbesparing) of eventueel uitbreiden 15 - Studiedag - Projectmatig werken voor lokale overheden

16 Planningslogica Missie Visie en waarden Strategische en operationele doelstellingen ACTIES 16 - Studiedag - Projectmatig werken voor lokale overheden

17 Missie - visie - waarden Bepaling (5-tal maanden): voorstel uitgebreid managementteam workshops personeel (100-tal deelnemers) overleg OCMW-Raad bespreking uitgebreid managementteam goedkeuring OCMW- Raad presentatie aan personeel dmv bedrijfstheater 17 - Studiedag - Projectmatig werken voor lokale overheden

18 Missie - visie - waarden 18 - Studiedag - Projectmatig werken voor lokale overheden

19 Doelstellingen Strategische en operationele doelstellingen directieoverschrijdend geïntegreerde werking bepaald door uitgebreid managementteam adhv input medewerkers Aantal beperkt / beheersbaar SD s: 6 OD s: Studiedag - Projectmatig werken voor lokale overheden

20 Acties Definitie actie Eenmalige onderneming die tot doel heeft een uniek product, dienst of organisatiewijziging (resultaatgericht) op te leveren tegen een vooraf afgesproken tijdstip en gebruik makende van een vooraf afgesproken hoeveelheid middelen. = Project helpen om strategie van organisatie te verwezenlijken kunnen langlopende projecten zijn met onderliggende subprojecten kunnen tijdens jaar toegevoegd worden nav nieuwe noden, behoeften, opportuniteiten, verplichtingen 20 - Studiedag - Projectmatig werken voor lokale overheden

21 Acties Enkel acties worden opgenomen in systeem beleidscyclus Acties opgenomen in systeem: investeringen acties met exploitatiebudgetten acties zonder budgetten waarvan nodig is dat management en bestuur op de hoogte zijn Acties die niet worden opgenomen: quickwins acties met kleine impact op organisatie, enkel medewerkers van 1 dienst betrokken, bestaat uit minimum van taken, 21 - Studiedag - Projectmatig werken voor lokale overheden

22 Projecten Projecten (acties) zitten niet vervat in operationele werking (processen en procedures) Wel raakvlakken met processen opstarten nieuwe dienstverlening optimaliseren nieuwe dienstverlening efficiëntie en effectiviteit kwaliteit klantgerichtheid interne controle gaan meestal over in operationele werking meetbaarheid projecten = indicatoren processen 22 - Studiedag - Projectmatig werken voor lokale overheden

23 Database tool - beleidscyclus Intern ontwikkelde applicatie Toegangspoort om acties (inclusief aan gekoppelde budgetten) in te dienen Opvolging en planning van projecten door management door budgethouders en projectleiders Uitgebreide zoekfunctie Beleidsnota met druk op de knop Mailnotificaties (aanvraag en opvolging 3 basisdimensies projectmatig werken) 23 - Studiedag - Projectmatig werken voor lokale overheden

24 Database tool - beleidscyclus 24 - Studiedag - Projectmatig werken voor lokale overheden

34 Projectmatig werken Doel projectmatig werken methode om gestructureerd en resultaatgericht beleid uit te voeren eenvormige terminologie: efficiëntere communicatie en informatiedoorstroming interne opleidingen opstellen projectplannen ter validatie project overzichtssysteem (database Beleidscyclus) geplande projecten projecten in uitvoering afgewerkte projecten projecten met vertraging 34 - Studiedag - Projectmatig werken voor lokale overheden

35 Projectmatig werken Definiëren projecten jaarlijks: bij budgetopmaak belangrijkste elementen van projecten worden beschreven formele opdracht/goedkeuring budgethouder (opdrachtgever) binnen strategie van OCMW budget tijdens jaar ook mogelijk Budgetbesprekingen = projectportfoliomanagement projectmanagement: de dingen goed doen projectportfoliomanagement: de juiste dingen doen 35 - Studiedag - Projectmatig werken voor lokale overheden

36 Projectmatig werken Budgetopmaak rekening houdend met beschikbare middelen, bepalen van prioriteiten om organisatiedoelstellingen te bereiken bepalen van enveloppes voor investeringen => responsabilisering van budgethouders beperken discussies MAT tot essentie wat willen we komend jaar bereiken? waar zetten we prioritair op in? 36 - Studiedag - Projectmatig werken voor lokale overheden

37 Projectmatig werken Rollen projecten: stuurgroep: MAT, middenkader, opdrachtgever (sponsor): budgethouder projectleider: verantwoordelijke uitvoering projectteam Eindverantwoordelijke = budgethouder Door inbedding in beleidscyclus => rollen impliciet aanwezig 37 - Studiedag - Projectmatig werken voor lokale overheden

38 Opvolging projecten Opvolging projecten Focus op 3 basisdimensies projecten Resultaat (kwaliteit) Frequentie Driemaandelijks in MAT Na zes maanden werking opvolging in Raad Jaarlijks: jaarverslag 38 - Studiedag - Projectmatig werken voor lokale overheden

39 Opvolging projecten Opvolging projecten Resultaat (kwaliteit): doelstelling project: database beleidscyclus indicatoren: rapporten boordtabellen & database indicatoren Tijd: realisatiestatus projecten: database beleidscyclus Middelen: financiële opvolging: financieel dashboard 39 - Studiedag - Projectmatig werken voor lokale overheden

40 Opvolging tijd en resultaat 40 - Studiedag - Projectmatig werken voor lokale overheden

41 Opvolging resultaat Indicatoren projecten stellen nieuwe streefwaarde vast (Doel) projecten om realiteit te laten aansluiten bij streefwaarde Opvolging indicatoren door driemaandelijkse rapporten boordtabellen Database indicatoren: piloot in seniorenzorg Volgende (nodige) stap is verder integreren van indicatoren aan acties/projecten/doelstellingen 41 - Studiedag - Projectmatig werken voor lokale overheden

42 Rapporten boordtabellen 42 - Studiedag - Projectmatig werken voor lokale overheden

43 Rapporten boordtabellen 43 - Studiedag - Projectmatig werken voor lokale overheden

44 Database indicatoren 44 - Studiedag - Projectmatig werken voor lokale overheden

45 Opvolging middelen Financieel dashboard Real-time rapporten boekhouding Projecten: opvolging adhv projectcodes 45 - Studiedag - Projectmatig werken voor lokale overheden

46 Opvolging middelen 46 - Studiedag - Projectmatig werken voor lokale overheden

47 Opvolging middelen 47 - Studiedag - Projectmatig werken voor lokale overheden

48 48 - Studiedag - Projectmatig werken voor lokale overheden

49 VRAGEN? 49 - Studiedag - Projectmatig werken voor lokale overheden

50 Bedankt voor uw aandacht! Deze presentatie kunt u vanaf maandag 31 oktober downloaden van