PRIVACY POLICY FENIX CONSULTING NV

Transcriptie

1 PRIVACY POLICY FENIX CONSULTING NV 1. Inleiding Deze privacy plicy heeft betrekking p de verwerking van persnsgegevens dr Fenix Cnsulting NV, met maatschappelijke zetel te Cremansstraat 34, 2600 Berchem en ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen nder het nummer Fenix Cnsulting NV verzamelt persnlijke gegevens van pdrachtgevers, deelnemers, leveranciers en bezekers van nze website. Fenix Cnsulting NV verklaart dat zij als Verantwrdelijke vr de Verwerking de Belgische privacywetgeving naleeft, evenals de bepalingen van de Algemene Verrdening Gegevensbescherming vanaf haar inwerkingtreding. De Algemene Verrdening Gegevensbescherming (AVG), k wel GDPR (General Data Prtectin Regulatin) genemd, is de Eurpese wetgeving die rechtstreekse werking binnen de Eurpese Ecnmische Ruimte heeft. Per 25 mei 2018 vervangt deze regelgeving de Wet van 8 december 1992 vr de bescherming van de persnlijke levenssfeer ten pzichte van de verwerking van persnsgegevens Wij vinden uw privacy belangrijk. In alle verwerkingen binnen nze rganisatie gaan wij zeer zrgvuldig m met persnsgegevens en klantinfrmatie. Dit hudt.a. in dat Fenix Cnsulting NV : u p begrijpelijke en transparante wijze infrmeert ver he en vr welke deleinden de persnsgegevens wrden verwerkt; persnsgegevens alleen vr gerechtvaardigde, welbepaalde deleinden verwerkt en de gegevensverwerking baseert p één van de in de AVG genemde grndslagen; passende rganisatrische en technische beveiligingsmaatregelen treft m persnsgegevens te beschermen tegen ngerlfde f nrechtmatige verwerking en tegen npzettelijk verlies, vernietiging f beschadiging. u infrmeert ver uw rechten met betrekking tt de persnsgegevens die dr Fenix Cnsulting NV wrden verwerkt. niet meer f langer verwerkt dan ndzakelijk.

2 2. Wat zijn persnsgegevens? De Algemene Verrdening Gegevensbescherming definieert een persnsgegeven als vlgt: alle infrmatie ver een geïdentificeerde f identificeerbare natuurlijke persn; als identificeerbaar wrdt beschuwd een natuurlijke persn die direct f indirect kan wrden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificatr zals een naam, een identificatienummer, lcatiegegevens, een nline identificatr f van een f meer elementen die kenmerkend zijn vr de fysieke, fysilgische, genetische, psychische, ecnmische, culturele f sciale identiteit van die natuurlijke persn. Indien deze privacy plicy naar persnsgegevens verwijst, wrdt verwezen naar deze definitie uit de Verrdening. Er wrden geen bijzndere categrieën van persnsgegevens verwerkt. Onder verwerking van bijzndere categrieën van persnsgegevens wrdt verstaan: Verwerking van persnsgegevens waaruit ras f etnische afkmst, plitieke pvattingen, religieuze f levensbeschuwelijke vertuigingen, f het lidmaatschap van een vakbnd blijken, en verwerking van genetische gegevens, bimetrische gegevens met het g p de unieke identificatie van een persn, f gegevens ver gezndheid, f gegevens met betrekking tt iemands seksueel gedrag f seksuele gerichtheid. 3. Welke persnsgegevens wrden dr ns verwerkt? Onder verwerking van persnsgegevens wrdt nder andere verstaan het verzamelen, pslaan, vastleggen, wijzigen, bijeenbrengen, pvragen, raadplegen f vernietigen van persnsgegevens Wanneer u rechtstreeks met ns in cntact bent als klant f als leverancier: De cntactgegevens die u aan ns bezrgt zals uw vrnaam, naam, adres, mailadres, telefnnummer Uw functietitel Uw bedrijf Eventuele andere gegevens die u aan ns verstrekt in het kader van de deleinden hiernder beschreven in punt Wanneer u rechtstreeks met ns in cntact bent als kandidaat: De identiteitsgegevens die u aan ns bezrgt zals uw vrnaam, naam, adres, mailadres, telefnnummer Uw cv Eventuele andere gegevens die u aan ns verstrekt in het kader van de deleinden hiernder beschreven in punt 4

3 3.3.Via nze website: Znder registratie: uw IP-adres Bij het invullen van het cntactfrmulier p nze website: vrnaam, achternaam, adres, telefnnummer, bedrijfsnaam. Via ckies (Ggle Analytics): bijhuden van statistieken. Bijhuden van he de gebruiker de website bezekt, met het g p verbetering van diensten en nline prtalen. Privacy plicy van Ggle 4. Vr welke deleinden verwerken wij uw persnsgegevens? Fenix Cnsulting NV verzamelt persnsgegevens vr verschillende deleinden. 4.2.Algemene deleinden als (ptentiële) klant f leverancier Het leveren van (pre-)cntractuele diensten Fenix Cnsulting NV verwerkt uw persnlijke gegevens m nze diensten aan u te kunnen leveren. We gebruiken de gegevens bijvrbeeld m p uw verzek een fferte te den en vervlgens uitvering te geven aan de vereenkmst, de relatie met u te nderhuden in relatie tt de pdracht, en m een factuur te verzenden. We gebruiken de gegevens k m infrmatieverzeken te beantwrden. De rechtsgrnd vr het leveren van (pre-)cntractuele diensten is het nderhuden van een cntractuele relatie en het vrmen f uitveren van een vereenkmst f cntract. 4.3.Algemene deleinden als kandidaat Het leveren van diensten Fenix Cnsulting NV verwerkt uw persnlijke gegevens vr één f meerdere van vlgende deleinden: Het afnemen van: - Assessment Centers - Develpment Centers - Cachings - Trainingen - Screenings - Online Testen en Serius Games De rechtsgrnd vr de verwerking van uw persnsgegevens vr deze deleinden is uw uitdrukkelijke en expliciete testemming, waarbij u deze ten allen tijde k weer kunt intrekken.

4 Betrkkenheid van en delen met derden Fenix Cnsulting NV kan als Verwerkingsverantwrdelijke andere partijen inschakelen m een aspect van f een deel van de dienstenverlening vr u uit te veren; het kan hierbij gaan m bijvrbeeld een externe cnsultant, trainer f assessmentpsychlg, f m een extern(e) test(systeem) als nderdeel van het assessment, f m ict-systeem f -platfrm waarmee we nze diensten verrichten, bijvrbeeld een crm-systeem f e-learning platfrm. Vr zver deze derden tegang ndig hebben tt persnlijke gegevens m deze diensten uit te veren, heeft Fenix Cnsulting NV de juiste cntractuele, technische en rganisatrische beveiligingsmaatregelen gecntracteerd m ervr te zrgen dat deze derden uw gegevens uitsluitend gebruiken f verwerken vr de begde deleinden en cnfrm de instructies die we met deze derden zijn vereenkmen. Verder wrden uw persnsgegevens k gedeeld met de pdrachtgever van het assessment f nderzek dat u bij ns drlpt Om juridische redenen delen met derden We kunnen uw persnlijke gegevens met derden delen als we van mening zijn dat tegang tt en gebruik van de persnlijke gegevens redelijkerwijs ndzakelijk is m (i) te vlden aan tepasselijke wetten, vrschriften en/f gerechtelijke bevelen; (ii) m fraude, (tekmstige) beveiligingsissues f technische prblemen te vrkmen f p te spren f p te lssen; en/f iii) de belangen, eigenschappen f veiligheid van Fenix Cnsulting NV, nze gebruikers f het publiek te beschermen vr zver in vereenstemming met de wet 4.4.Verwerking via nze website Verwerking van uw gegevens p de website Wij verzamelen en gebruiken uw persnlijke gegevens p nze website m u (gepersnaliseerde) webcntent te leveren en m z gericht mgelijk met u te cmmuniceren. Uw gegevens wrden k gebruikt vr nderzek en analyse m nze diensten en websites te verbeteren, zals hierbven uiteengezet. We kunnen gegevens die p nze websites zijn ingeverd k gebruiken m per infrmatie ver andere diensten van Fenix Cnsulting NV aan u te verzenden. De rechtsgrnd vr de verwerking van uw persnsgegevens in dit kader is uw uitdrukkelijke en expliciete testemming, waarbij u deze ten allen tijde k weer kunt intrekken.

5

6 Sllicitatiedeleinden vr vacatures bij Fenix Cnsulting NV We bieden u de mgelijkheid p de website m ns uw mtivatiebrief en CV te te sturen in het kader van (pen) sllicitaties. De rechtsgrnd vr de werking van uw persnsgegevens in dit kader is het gerechtvaardigde belang, ze is ndzakelijk m de sllicitatieprcedure ged te laten verlpen Marketing en verkpactiviteiten Fenix Cnsulting NV infrmeert klanten graag ver aanbiedingen, innvaties en verige relevante (vakinhudelijke) cntent met betrekking tt nze dienstverlening, cnfrm de regelgeving die hiervr van tepassing is, f mdat u hierte expliciet testemming hebt gegeven. We kunnen dit den per telefn, , nieuwsbrieven f direct persnlijk cntact. De rechtsgrnd vr de verwerking van uw persnsgegevens in dit kader is uw uitdrukkelijke en expliciete testemming, waarbij u deze ten allen tijde k weer kunt intrekken. Fenix Cnsulting NV verkpt uw gegevens nder geen enkele mstandigheid aan derden. 5. Bewaartermijnen Fenix Cnsulting NV slaat uw persnlijke gegevens niet langer p dan ndzakelijk is vr de deleinden waarvr de gegevens zijn verzameld. De bewaartermijn is afhankelijk van de aard van de infrmatie en de deleinden van de verwerking. Hiernder vermelden we de bewaartermijnen van persnsgegevens vr verschillende deleinden en diensten. - Uw assessmentrapprt: 2 jaar. - Uw develpment rapprt: 2 jaar - Uw cachingsrapprt: 2 jaar. - Uw gegevens ivm trainingen: 2 jaar - Uw gegevens ivm screenings: 2 jaar - Uw resultaten van e-testen f serius games: 2 jaar Opname in nze talentpl: z lang als ndig Uw persnsgegevens wrden verder k bewaard in vereenstemming met mgelijke wettelijke verplichte termijnen (bv. bekhudkundig) en eventuele verjaringstermijnen die gelden.

7 6. Rechten Vlgende rechten ten pzichte van de persnsgegevens zijn uitefenbaar p schriftelijk verzek. 6.2.Recht p tegang en inzage U hebt het recht m p elk mment gratis kennis te nemen van uw persnsgegevens, alsk van het gebruik dat wij van uw persnsgegevens maken cnfrm de bepalingen die gelden in de sectr. 6.3.Recht p verbetering, verwijdering en beperking U bent vrij m uw persnsgegevens al dan niet mee te delen aan ns. Daarnaast hebt u steeds het recht m ns te verzeken uw persnsgegevens te verbeteren, aan te vullen f te verwijderen. U mag eveneens vragen m de verwerking van uw persnsgegevens te beperken. 6.4.Recht van verzet U beschikt eveneens ver een recht van verzet tegen de verwerking van uw persnsgegevens m ernstige en legitieme redenen. 6.5.Recht van gegevensverdracht U beschikt ver het recht m uw persnsgegevens die dr ns verwerkt wrden in gestructureerde, gangbare en machineleesbare vrm te verkrijgen en/f aan andere verantwrdelijken ver te dragen. 6.6.Recht van intrekking van de testemming Vr zver de verwerking gebaseerd is p uw vrafgaande testemming, beschikt u ver het recht m die testemming in te trekken. 6.7.Autmatische beslissingen en prfiling De verwerking van uw persnsgegevens mvat geen prfiling en u zult dr ns evenmin aan geautmatiseerde beslissingen wrden nderwrpen.

8 6.8.Uitefening van uw rechten U kunt uw rechten uitefenen dr cntact p te nemen met nze administratie. Uw verzek dient te bestaan uit een gedateerde, ndertekende aanvraag en een kpie van de vrkant van uw identiteitskaart. U kunt uw verzek tt uitefening van uw rechten richten aan: Fenix Cnsulting NV T.a.v. Ruth Dekeersgieter Cremansstraat 34, 2600 Berchem privacy@fenix.be 7. Ckie Plicy 7.1.Wat zijn ckies? Een ckie is klein tekst- en cijferbestand dat wij pslaan in je brwser f p de harde schijf van je cmputer. Op die manier kunnen wij juw vrkeuren bij het gebruik van nze Website nthuden. Van zdra je nze Website bezekt zal je testemming gevraagd wrden vr het plaatsen van de verschillende categrieën ckies die wij gebruiken. Tenzij je je brwserinstellingen hebt aangepast zdat die ckies zal weigeren, zal ns systeem ckies plaatsen van zdra je nze Website bezekt. 7.2.Waarm gebruiken wij ckies? Onze Website gebruikt ckies en gelijkaardige technlgieën m juw gebruiksvrkeuren te nderscheiden van die van andere gebruikers van nze Website. Dit helpt ns m je een betere gebruikerservaring te bieden wanneer je nze Website bezekt en laat ns k te nze Website te ptimaliseren. Ckies en srtgelijke technlgieën laten echter niet te m systematisch gegevens te verzamelen die de gebruikers van nze Website zuden kunnen identificeren. Zij helpen ns enkel de werking

9 van nze Website te verbeteren, te begrijpen wat de interesses van nze gebruikers en te meten he deltreffend de inhud van nze Website is. Ten gevlge van recente wetswijzigingen wrden alle websites die gericht zijn p bepaalde delen van de Eurpese Unie verplicht m juw testemming te vragen vr het gebruik f pslaan van ckies en gelijkaardige technlgieën p juw cmputers f mbiele apparaten. Deze ckie plicy geeft je duidelijke en vlledige infrmatie ver de ckies die wij gebruiken en hun del. Gelieve nze privacy plicy te lezen m kennis te nemen van de privacy regels die van tepassing zijn p de Website. Vr verdere infrmatie ver deze Ckie Plicy kan u ns cntacteren via privacy@fenix.be 7.3.Welke ckies wrden er gebruikt p _ga - niet-functinele ckie Del van de ckie Ggle Analytics: bijhuden van statistieken. Bijhuden van he de Gebruiker de website bezekt, met het g p verbetering diensten en nline prtalen. Privacy plicy van Ggle. Verlpt na 2 jaar 7.4.He kan ik mijn ckies beheren? Zrg ervr dat ckies zijn ingeschakeld in je brwser. Om ckies in te schakelen met je de vlgende handelingen uitveren: Bij brwser Micrsft Internet Explrer In Internet Explrer, klik p Internetpties in het menu Extra. Op het tabblad Privacy, verplaats de instellingen- schuifknp naar laag f accepteer alle ckies (instelling bven medium schakelt ckies uit). Klik p OK. Bij brwser Mzilla Firefx Klik p Firefx in de linkerbvenhek van je brwser en klik vervlgens p Opties.

10 Op het tabblad Privacy, zrg ervr dat de Websites laten weten dat ik niet gevlgd wil wrden niet is aangevinkt. Klik p OK. Bij brwser Ggle Chrme Klik p Extra bvenaan in uw brwservenster en kies Opties. Klik p de Under the Hd tab, zek het gedeelte Privacy en selecteer de knp Cntent settings. Selecteer nu Allw lcal data t be set. Bij brwser Safari Klik p het pictgram Cg bvenaan in uw brwservenster en selecteer de Vrkeur ptie. Klik p Beveiliging, vink dan de ptie die zegt: Blkkeer ckies van derden en reclame ckies aan. Click Save. 8. Vragen, verzeken, klachten en tezicht Bij vragen ver de ckiestatement f de privacy plicy, kunt u cntact pnemen met ns via vlgende cördinaten: Fenix Cnsulting NV T.a.v. Ruth Dekeersgieter Cremansstraat 34, 2600 Berchem privacy@fenix.be U hebt het recht een klacht in te dienen bij de Belgische Privacycmmissie: Cmmissie vr de Bescherming van de Persnlijke Levenssfeer, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, Tel +32 (0) , Fax +32 (0) , cmmissin@privacycmmissin.be.

11 Dit laat een vrziening vr een burgerlijke rechtbank nverlet. Indien u schade zu lijden als gevlg van de verwerking van uw persnsgegevens, kunt u een vrdering tt schadevergeding instellen.

12 9. Versiebeheer van dit privacyreglement Fenix Cnsulting NV behudt zich het recht vr m deze privacy plicy te wijzigen. Gewijzigde versies wrden gedateerd gepubliceerd p nze website. Deze privacy plicy is vr het laatst bijgewerkt p 14 februari 2019.