Door tijdsdruk bij de toelatingsprocedure, is het voorstelbaar dat ouders zich onder druk gezet voelden ADVIES

Transcriptie

1 Door tijdsdruk bij de toelatingsprocedure, is het voorstelbaar dat ouders zich onder druk gezet voelden inzake de klacht van: ADVIES de heer A en mevrouw B te C, ouders van D en E, klagers gemachtigde: mevrouw M, zus van klaagster tegen mevrouw F, intern begeleider van de G te C, verweerster 1. VERLOOP VAN DE PROCEDURE Bij klaagschrift van 26 februari 2017, aangevuld op 1, 2 en 15 maart 2017, hebben klagers op grond van de geldende klachtenregeling een klacht tegen verweerster ingediend met de volgende inhoud: De heer A en mevrouw B klagen over de wijze waarop mevrouw F heeft gehandeld bij de plaatsingsprocedure van hun zoontje D. Een en ander zoals is toegelicht in het klaagschrift. Vanuit het secretariaat van de Commissie is telefonisch met klagers overlegd over de gewenste wijze van klachtafhandeling: mediation of formele klachtbehandeling. Naar aanleiding van de uitkomst van dit gesprek is de klacht ter beoordeling voorgelegd aan de Commissie. Op 6 maart 2017 heeft de Commissie verweerster de mogelijkheid geboden uiterlijk 28 maart 2017 een verweerschrift in te dienen. Op 14 maart 2017 heeft de Commissie informatie ontvangen van het schoolbestuur over de interne afhandeling van de klacht van klagers. Op 17 maart 2017 heeft verweerster verzocht om uitstel voor het indienen van een verweerschrift, wegens ziekte. Het verzoek is ingewilligd, waarna verweerster op 4 april 2017 een verweerschrift heeft ingediend. Alle stukken zijn in afschrift aan partijen gestuurd. De mondelinge behandeling van de klacht vond plaats op 12 april 2017 te Utrecht. Onder handhaving van hun standpunten hebben partijen een nadere toelichting gegeven. Klagers waren aanwezig en werden bijgestaan door de gemachtigde / advies d.d. 23 mei 2017 pagina 1 van 7

2 Verweerster was aanwezig en werd vergezeld door mevrouw H, bestuursadviseur, mevrouw J, hoofd interne begeleiding en adjunct-directeur, beiden als informant, en de heer K, partner van verweerster als vertrouwd persoon. Hetgeen in de stukken en op de zitting naar voren is gebracht is, voor zover relevant, zakelijk in dit advies weergegeven. 2. DE FEITEN De tweelingzonen van klagers (geboren 12 januari 2013), hebben tot zij vier jaar werden de voorschoolse en vroegschoolse educatie (hierna VVE) bezocht. Klagers hebben de kinderen medio 2014 aangemeld op de G. In 2015 zijn bijna alle basisscholen binnen de gemeente C overgegaan op een door schoolbesturen en gemeente vastgesteld toelatingsbeleid. Dit houdt in dat op gezette tijden de toelating/plaatsing voor de hele stad geautomatiseerd wordt uitgevoerd. Op 13 juli 2016 hebben klagers een schriftelijke bevestiging ontvangen vanuit het stedelijk toelatingsbeleid dat hun kinderen in aanmerking kwamen voor plaatsing op de school. In de gemeente is ook het beleid dat de VVE een warme overdracht richting de scholen doet bij kinderen waarvan de VVE vermoedt dat die een extra ondersteuningsbehoefte hebben. In dat kader heeft op 14 december 2016 een eerste gesprek plaatsgevonden over D. Bij dit gesprek waren naast klaagster ook aanwezig de zus van klaagster (gemachtigde), verweerster, de teamleider/vve-coördinator van school en de VVE-coördinator van de opvang. Op 10 januari 2017 heeft er een gesprek plaatsgevonden tussen klagers, verweerster en de teamleider/coördinator VVE van de school. De kinderen zijn op 16 januari 2017 gestart op de school. Klaagster heeft een schooldocument ondertekend (onderwerp: "Traject na plaatsing") waarin de school de stappen had geformuleerd om te onderzoeken welke extra ondersteuningsbehoefte D mogelijk heeft. Op 24 januari 2017 hebben klagers een klacht ingediend bij de directie over de handelwijze van verweerster bij de inschrijving van D. Na een gesprek met klagers heeft de directeur op 26 januari 2017 besloten D in een andere groep te plaatsen. 3. VISIE PARTIJEN Visie klagers De school heeft na herbevestiging van de aanmelding in juli 2016 weinig van zich laten horen. Uiteindelijk heeft klaagster zelf contact opgenomen met de school. Zij hoorde toen dat zij contact op moest nemen met verweerster. Die gaf aan dat zij eerst een overdracht van de VVE wilde voordat over de toelating van D kon worden besloten. E werd wel toegelaten. Nadat klaagster later weer had geïnformeerd bleek de overdracht niet voldoende te zijn en wilde verweerster meer verslagen over D zien. Dat vonden klagers echter een schending van hun privacy. Ze kunnen niet worden verplicht allerlei verslagen in te dienen als zij dat om hen moverende redenen niet willen. Zij wilden niet dat D meteen een stempel kreeg omdat hij zich / advies d.d. 23 mei 2017 pagina 2 van 7

3 minder snel ontwikkelde dan zijn tweelingbroertje. Verweerster was echter zeer bazig en nam geen genoegen met nee. Klagers wisten dat D een leerachterstand had. Hij boekte echter veel vooruitgang. De VVE had wegens persoonlijke omstandigheden van de dossierverantwoordelijke niet alle verslagen gereed. Na veel discussie heeft verweerster gezegd dat de kinderen mochten starten, maar dan zou er elke week een evaluatie plaatsvinden met de mogelijkheid dat D na zes weken naar L, een medisch orthopedagogisch centrum, werd gestuurd. Klagers moesten hiervoor een contract ondertekenen. Het leek wel of verweerster alles in haar eentje besloot. Volgens klagers interpreteert de school artikel 40 lid 3 van de Wet op het primair onderwijs verkeerd. Genoemd artikel geeft de intern begeleider en de school niet de bevoegdheid om op deze manier met ouders om te gaan en hen te verplichten allerlei informatie te verstrekken. Verweerster was in persoon het enige aanspreekpunt voor klagers. De gesprekken met haar waren niet prettig. Zij hanteerde een verkeerde, bazige toon. Zij stond niet open voor de argumenten van klagers en zij sprak klaagster toe als een kind. Klagers voelden zich door de gevolgde procedure erg onder druk gezet. De kinderen hebben geen uitnodiging ontvangen om een paar middagen te komen wennen vlak voordat ze vier werden. Andere kinderen uit de buurt hadden die uitnodiging wel gekregen. Ook mochten de kinderen maar halve dagen naar school. Verweerster was steeds negatief over D en vroeg zich af of hij het wel zou redden. Verweerster had D in een klas met veel zorgkinderen geplaatst. Dat had niet gemoeten. Hij is in die klas twee keer het slachtoffer geworden van een fysiek incident. Dat hij in een verkeerde groep was geplaatst, is later ook toegegeven door de directie, die D vervolgens in een andere klas heeft geplaatst. Visie verweerster Verweerster stelt dat zij en de school conform het stedelijk vastgestelde toelatingsbeleid hebben gehandeld. Dit toelatingsbeleid dateert van na de tijd dat klagers hun kinderen op anderhalf jarige leeftijd hadden aangemeld. In het kader van het nieuwe beleid kan een kind pas worden aangemeld nadat hij drie is geworden en wordt er op stedelijk niveau voor gezorgd dat alle kinderen gelijke kans hebben om op hun school van eerste voorkeur te worden geplaatst. Omdat klagers de kinderen al eerder hadden aangemeld, en daardoor geen gebruik hebben gemaakt van de nieuwe aanmeldingsmogelijkheid, is hen ten onrechte ook geen uitnodiging gestuurd voor een inschrijfgesprek en wenperiode. Uit de informatie van de VVE en de aanmelding door klaagster kwamen genoeg signalen naar voren dat D mogelijk extra ondersteuning nodig had. Daarom heeft verweerster klagers verzocht meer informatie over de ontwikkeling en begeleiding van D aan te leveren. Ouders zijn niet verplicht deze informatie te geven, maar het is in het belang van het kind om dat wel te doen. Dat heeft verweerster in het eerste gesprek ook zo benoemd. Op 20 december 2016 heeft verweerster van een familielid van klagers een enveloppe gekregen met meer informatie, waaronder een tussenverslag van een psycholoog met wie klaagster nog een eindgesprek zou hebben. Op 9 januari 2017 heeft klaagster verweerster / advies d.d. 23 mei 2017 pagina 3 van 7

4 toestemming gegeven om contact op te nemen met de psycholoog. De uitkomst van dat gesprek is in de bijeenkomst van 10 januari 2017 besproken. Landelijke In het kader van passend onderwijs moet de school onderzoeken of zij de leerling de benodigde ondersteuning kan bieden. Er is daarom nog geen definitieve beslissing genomen om D toe te laten. Met klagers zijn afspraken gemaakt over het traject om tot een definitieve beslissing te komen. De school heeft ter zitting verklaard dat de school in het verleden met (andere) ouders wel eens afspraken had gemaakt die later door ouders werden ontkend. Om dat te voorkomen wordt nu bij dit soort trajecten een soort contract opgesteld, waarin de gemaakte afspraken zijn vastgelegd. Dat is het enige doel van het document. Het is spijtig dat dit door klagers als dwingend is ervaren. Het ging er niet over of D was toegelaten, maar over de vraag in welke constructie, met welke ondersteuning. Volgens de school en het schoolbestuur zijn de wettelijke regels inzake het toelaten van leerlingen gevolgd. De school moet binnen 10 weken na aanmelding (de school hanteert daarvoor de datum waarop ouders te horen krijgen dat hun kind op grond van het toelatingsbeleid toelaatbaar is) besluiten of de leerling wordt toegelaten. Indien die termijn niet wordt gehaald, wordt de leerling tijdelijk geplaatst en ingeschreven, tot er een definitief besluit is genomen. De genoemde 10 weken kunnen niet eerder ingaan dan dat de leerling de leeftijd heeft om te worden toegelaten. Verweerster wijst erop dat zij niet zelfstandig beslist over de toelating van leerlingen. Daarbij worden altijd anderen betrokken. In dit geval waren de teamleider 1-2 (tevens VVEcoördinator van de school) en het hoofd interne begeleiding (tevens adjunct-directeur) bij de gesprekken en besluitvorming betrokken. De onderhavige klacht is voor de school wel aanleiding geweest om het beleid expliciet vast te leggen en te borgen, zodat daarover geen misverstanden kunnen ontstaan. De school kent 6 tot 7 kleutergroepen. Bijna al die klassen kennen wel een of meer leerlingen met een extra ondersteuningsbehoefte. Dat blijkt soms pas nadat de leerlingen op school zitten. D is bewust geplaatst bij een ervaren leerkracht die vier dagen per week voor deze klas stond. De directie heeft op 26 januari 2017 in het gesprek met klagers niet gezegd dat D in de verkeerde klas was geplaatst. Wel heeft ze gezegd dat inmiddels duidelijk was dat hij niet tot zijn recht kwam. Daarom is hij in een andere klas geplaatst. Verweerster betreurt het dat haar toon in de gesprekken als bazig is overgekomen. In haar beleving waren de gesprekken goed verlopen. Klagers hebben toen ook geen reacties gegeven op haar gesprekstechniek of professionele houding. Dat neemt niet weg dat als verweerster bij ouders een andere negatieve indruk heeft achtergelaten, zij dat serieus zal onderzoeken. Verweerster heeft daartoe feedback gevraagd aan haar collega's / advies d.d. 23 mei 2017 pagina 4 van 7

5 4. OVERWEGINGEN VAN DE COMMISSIE De Commissie constateert dat de klacht over de handelwijze van verweerster bij de plaatsing, mede is veroorzaakt door de wijziging van het toelatingsbeleid op de school en in de stad C. Klagers hebben hun kinderen al vroeg aangemeld, toen er nog geen stedelijk toelatingsbeleid was. In de nieuwe situatie is het niet meer mogelijk om een leerling zo vroeg aan te melden. De beleidsverandering heeft onder andere tot gevolg gehad dat klagers niet volgens de op school gebruikelijke wijze zijn verwelkomd met een uitnodiging voor een inschrijving en wendagen. De school zal hen ook niet van tevoren hebben geïnformeerd over de nieuwe procedure die er in het kader van aanmelding en toelating wordt gevolgd. Uiteindelijk is de daadwerkelijke toelatingsprocedure door de school pas gestart met het overdrachtsgesprek op 14 december 2016, een maand voordat beide kinderen vier jaar werden en feitelijk naar school zouden gaan. De beoordeling van de ondersteuningsbehoefte diende dus in deze korte periode, waarin ook nog een kerstvakantie viel, te worden afgerond. Het is niet onbegrijpelijk dat klagers zich door deze korte termijn waarbinnen alles geregeld moest worden en door de verzoeken om nadere informatie te verstrekken, onder druk gezet voelden en dat de handelwijze van de school daardoor als dwingend overkwam. Dat geldt ook voor het opgestelde contract, dat als dwingend geïnterpreteerd kan worden. Ter zitting is toegelicht dat het slechts was bedoeld om gemaakte afspraken vast te leggen. Het gevoel van klagers onder druk te zijn gezet, ligt naar het oordeel van de Commissie niet in hoofdzaak aan het handelen van verweerster als intern begeleider, maar is veroorzaakt door de nieuwe toelatingsprocedure en door daarmee samenhangende problemen in de communicatie. Met betrekking tot het toegepaste stedelijke toelatingsbeleid overweegt de Commissie dat voor haar niet vaststaat dat dit in lijn is met de wettelijke bepalingen. In het verweerschrift, dat mede is opgesteld door het schoolbestuur, lijkt ervan uit te worden gegaan dat de termijn voor het nemen van een beslissing over de toelating, pas gaat lopen op het moment dat de leerling de leeftijd bereikt waarop hij kan worden toegelaten (vier jaar). Naar het oordeel van de Commissie is dat onjuist. De termijn waarbinnen het schoolbestuur een beslissing dient te nemen over de toelating, gaat lopen vanaf het moment van aanmelding. De school hanteert als aanmelddatum de datum waarop ouders op grond van het toelatingsbeleid hebben vernomen dat hun kind op de school toelaatbaar is. Nog los van de vraag of de in het toetsingsbeleid voorgeschreven procedure strookt met de wettelijke bepalingen over aanmelding en toelating, constateert de Commissie dat al in juli 2016 vaststond dat D en E in beginsel aangemeld waren op de school. De termijn waarbinnen de school een definitieve beslissing moet nemen over de toelating, is op dat moment gaan lopen. In die zin is de verwondering en ontevredenheid bij klagers over de laat door de school opgestarte en onder tijdsdruk staande procedure goed te begrijpen. De klacht is dan ook in zoverre gegrond dat klagers terecht aangeven onder druk te zijn gezet bij de definitieve plaatsing van hun zoon D als gevolg van de gehanteerde toelatingsprocedure / advies d.d. 23 mei 2017 pagina 5 van 7

6 De verantwoordelijkheid daarvoor berust bij de gezamenlijke schoolbesturen en de school als organisatie en niet primair bij verweerster die conform deze procedure heeft gehandeld. Ten aanzien van de bejegening van klagers door verweerster, ziet de Commissie zich geconfronteerd met twee visies over hoe de gesprekken zijn gegaan. Het staat vast dat verweerster klagers om extra informatie heeft gevraagd. Dat is op zich niet onjuist of ongebruikelijk als een school signalen van de VVE krijgt dat er mogelijk extra ondersteuning is gewenst. Dat klagers zich door deze verzoeken onder druk gezet hebben gevoeld, is hiervoor al besproken in het kader van de gevolgde procedure. Klagers hebben daarnaast de sfeer waarin de gesprekken plaatsvonden als onaangenaam ervaren. Verweerster herkent zich niet in de beschrijving door klagers. Beide visies zijn niet door verklaringen van derden ondersteund. De Commissie heeft geen aanleiding een van de twee verhalen als meer waarschijnlijk te waarderen. Zij kan niet vaststellen hoe de gesprekken zijn verlopen. Evenmin is aannemelijk geworden dat verweerster D in een verkeerde klas heeft gezet of had moeten weten dat zijn oorspronkelijke klas niet geschikt was. Zeker na de invoering van passend onderwijs heeft elke klas kinderen die extra ondersteuning behoeven. Daarnaast zal soms ook pas na verloop van tijd duidelijk worden dat een leerling extra ondersteuning nodig heeft. Het enkele feit dat er incidenten zijn geweest in een (kleuter)klas maakt niet dat de conclusie moet worden getrokken dat D niet in die klas geplaatst had moeten worden. Dat de directeur na enkele weken heeft geconcludeerd dat D in deze klas niet tot zijn recht komt, leidt evenmin tot die conclusie. Hooguit kan daarover worden gezegd dat het achteraf gezien mogelijk een ongelukkige keuze was, maar niet dat het een verkeerde beslissing was. De Commissie komt daarmee tot het oordeel dat de klacht over het handelen van verweerster op deze punten ongegrond is. 5. OORDEEL VAN DE COMMISSIE De Commissie komt op grond van bovenstaande overwegingen tot het oordeel dat de klacht gegrond is voor zover deze betrekking heeft op de gevolgde toelatingsprocedure. De klacht is ongegrond voor zover deze betrekking heeft op de bejegening en groepsplaatsing. 6. AANBEVELINGEN VAN DE COMMISSIE De Commissie beveelt het bevoegd gezag van G aan om te toetsen of het door de school gehanteerde stedelijke toelatingsbeleid qua termijnen en gebruikte terminologie (aanmelding, inschrijving, plaatsing, toelating) strookt met de wettelijke bepalingen over het toelaten van leerlingen / advies d.d. 23 mei 2017 pagina 6 van 7

7 Aldus gedaan te Utrecht op 23 mei 2017 door mr. dr. H.G. Warmelink, voorzitter, mr. drs. G.W. van der Brugge MA en drs. C. van Vliet, leden, in aanwezigheid van drs. J. van Velzen, secretaris. mr. dr. H.G. Warmelink voorzitter drs. J. van Velzen secretaris / advies d.d. 23 mei 2017 pagina 7 van 7