CoP Procesbeheer 8 mei 2009 1 Procesbeheer bij de VLM Maarten Stieperaere
CoP Procesbeheer 8 mei 2009 2 Procesbeheer bij de VLM Bron: Rosemann & de Bruin
CoP Procesbeheer 8 mei 2009 3 Processen bij de VLM Strategie 5 4 Beheer 3 2 1 0 Cultuur Methodologie Mensen IT
CoP Procesbeheer 8 mei 2009 4 Processen bij de VLM Change management Vastleggen van processtrategie Procesontwerp Procestoepassing Procesopvolging Projectvoorbereiding Modelering Kwaliteitscontrole Oplevering proces
CoP Procesbeheer 8 mei 2009 5 Processen bij de VLM Vastleggen van processtrategie Bepalen van missie, visie, doelstellingen en aanpak met directie Kiezen van framework Kiezen van tool Opzetten van databank Voorzien van handleidingen en documentatie Inventariseren en prioritiseren van processen met directie Modelleren van processen Project Werkwijze Release Toepassen, opvolgen en rapporteren
CoP Procesbeheer 8 mei 2009 6 Processen bij de VLM Change management Vastleggen van van processtrategie Procesontwerp Procestoepassing Procesopvolging Projectvoorbereiding Modelering Kwaliteitscontrole Oplevering proces
CoP Procesbeheer 8 mei 2009 7 Vastleggen van processtrategie Bepalen van missie, visie, doelstellingen en aanpak met directie
CoP Procesbeheer 8 mei 2009 8 Vastleggen van processtrategie Kiezen van framework TOGAF Zachmann
CoP Procesbeheer 8 mei 2009 9 Vastleggen van processtrategie Kiezen van tool Grafische databank, bv. ARIS, JBOSS, igrafx Tekenprogramma, bv. MS Visio, OmniGraffle Tekstdocumenten, bv. Pages, MS Word
CoP Procesbeheer 8 mei 2009 10 Vastleggen van processtrategie Selectiecriteria Business als vertrekpunt, niet IT Ontsluitbaar via intranet, exports van modellen met beschrijvende info Moet dimensies van Zachmann kunnen weergeven en beheren Moet diverse modeltypes ondersteunen en filters toestaan (bv. EPC, BPMN) Uitbreidbaar (bv. BPMS, BSC,...) Eenvoudig Kunnen linken naar externe bestanden (bv. sjablonen) Weergaves via templates Bibliotheek van herbruikbare objecten Moet semantiek kunnen controleren Moet gemakkelijk rapporteren toestaan Diverse procesniveaus... ARIS Business Architect, ARIS Business Designer, ARIS Business Publisher
CoP Procesbeheer 8 mei 2009 11 Vastleggen van processtrategie Keuze modeltype per dimensie van Zachmann EPC Function Tree Value Added Chain Organisational Chart Application System Type Diagram Geen BPMN
CoP Procesbeheer 8 mei 2009 12 Vastleggen van processtrategie Keuze modeltype Modellen bevatten objecten (beschreven in nota conventies notatie) Objectbibliotheek (in opbouw) Objecten in organogram zijn bindend en moeten steeds worden hergebruikt Model IT-systemen is in voorbereiding (nadien eveneens bindend) Hergebruik objecten staat toe databank te bevragen en eenduidig te modelleren
CoP Procesbeheer 8 mei 2009 13 Vastleggen van processtrategie Opzetten van databank Databank opdelen in objectenbibliotheek, AS IS en TO BE Procesniveaus vastleggen (staat inzoomen toe) Hoofdprocessen (kern-, management- en ondersteunende processen) Processen Activiteiten Taken Filters bouwen Enkel geselecteerde modeltypes tonen Enkel geselecteerde objecten tonen Modelattributen voorzien Objectattributen voorzien Relaties tussen objecten voorzien
CoP Procesbeheer 8 mei 2009 14 Vastleggen van processtrategie Volgens procesniveaus processen inventariseren Interviews Iteraties Validatie Prioriteiten stellen Strategisch belang van proces Risicograad Verbetermogelijkheden Dringendheid van optimalisatie Processen modelleren a.f.v. prioriteit Nieuwe processen volgens zelfde criteria prioritiseren en toevoegen
CoP Procesbeheer 8 mei 2009 15 Vastleggen van processtrategie Capaciteit planning = capaciteit processen + capaciteit projecten
CoP Procesbeheer 8 mei 2009 16 Processen bij de VLM Change management Vastleggen van processtrategie Procesontwerp Procestoepassing Procesopvolging Projectvoorbereiding Modelering Kwaliteitscontrole Oplevering proces
CoP Procesbeheer 8 mei 2009 17 Modelleren van processen Handleiding Voorbereiding informatisering Interne controle en audit
CoP Procesbeheer 8 mei 2009 18 Modelleren van processen Projectmatig Projectvoorbereiding Opzetten van project Opleiden van teamleden in BPM Modelleerconventies afspreken Configureren van ARIS Trainen van teamleden Opzetten van ARIS databank of groep Configureren van ARIS databank of groep
CoP Procesbeheer 8 mei 2009 19 Modelleren van processen Procesontwerp Procesontwerp Projectvoorbereiding Modelering Kwaliteitscontrole Oplevering proces
CoP Procesbeheer 8 mei 2009 20 Modelleren van processen Modelleren Interviews of beperkte groepssessie (max. 3 tot 4 personen + procesverantwoordelijke) geen post-its 3 tot 5 iteraties van telkens 1 tot 1,5 uur Deelnemers: Eerste sessie geen voorbereiding vereist Volgende sessies: vragen beantwoord hebben + kritisch nazicht ontwerp
CoP Procesbeheer 8 mei 2009 21 Modelleren van processen Modelleren Procesverantwoordelijke Nota nemen Vragen stellen Altijd geleidelijk aan meer detailleren, niet aggregeren! Modelleren in ARIS volgens EPC-conventies Noteren van kengetallen, bv. doorloop- en wachttijden, aantal dossiers, Analyseren Tijdsdoorlooptabel voor processen in tijdsnood (rapport ARIS) RASCI-tabel (matrix ARIS)
CoP Procesbeheer 8 mei 2009 22 Modelleren van processen Kwaliteitscontrole Duidelijke richtlijnen afgesproken Semantische controle Controleren of modelattributen zijn ingevuld Verrichten van kwaliteitsqueries (beperkt) Peer review Herwerken indien nodig Leidt tot eenvormige en kwalitatieve processen
CoP Procesbeheer 8 mei 2009 23 Modelleren van processen Oplevering proces Validatie door stuurgroep Toekennen van proceseigenaar (rolbeschrijving voorzien) Vastleggen KPI
CoP Procesbeheer 8 mei 2009 24 Modelleren van processen Informatiseren volgens Volere-methode
CoP Procesbeheer 8 mei 2009 25 Processen bij de VLM Change management Vastleggen van van processtrategie Procesontwerp Procestoepassing Procesopvolging Projectvoorbereiding Modelering Kwaliteitscontrole Oplevering proces
CoP Procesbeheer 8 mei 2009 26 Processen bij de VLM Change management Vastleggen van van processtrategie Procesontwerp Procestoepassing Procesopvolging Projectvoorbereiding Modelering Kwaliteitscontrole Oplevering proces
CoP Procesbeheer 8 mei 2009 27 Opvolgen van proces PDCA (Deming) Regelmatige bevraging proceseigenaar Voortgang Kengetallen KPI s Verbetervoorstellen Rapporteren van voortgang aan directie, bijsturen planning Uitschrijven van projectvoorstellen voor verdere optimalisatie
CoP Procesbeheer 8 mei 2009 28 Ervaringen Tijd geïnvesteerd in beschrijven van processen win je later terug niet iedereen voelt dit zo aan Geleidelijk aan maturiteit winnen ouder werk soms van mindere kwaliteit Consultants zijn niet noodzakelijk beter nuttig om grote sprong voorwaarts te maken mits goed begeleid Directie nog niet gewoon kengetallen te krijgen om te sturen
CoP Procesbeheer 8 mei 2009 29 Vragen?