A2 - Attaché managementondersteuning (algemeen beheer) 2016

Transcriptie

1 A2 - Attaché managementondersteuning (algemeen beheer) 2016 Algemene Directie Instellingen en Bevolking Cel Management ondersteuning 1/5 Doelpubliek Statutaire ambtenaren van de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken benoemd in de klasse A1 en met 2 jaar klasseanciënniteit. * Het competentiemodel van de federale overheid bepaalt dat u over volgende generieke competenties dient te beschikken. Omgaan met informatie: - informatie integreren Omgaan met taken : - beslissen Omgaan met medewerkers: - medewerkers ontwikkelen Omgaan met relaties: - In team werken (competentie niet geëvalueerd tijdens de bevorderingsprocedure) - servicegericht handelen - adviseren Omgaan met het eigen functioneren: - betrouwbaarheid tonen (competentie niet geëvalueerd tijdens de bevorderingsprocedure) - zichzelf ontwikkelen - objectieven behalen - stress beheren * Technische competenties: Rapportering voor het management : Kennis van de processen voor het vaststellen van de doelstellingen van de directie (beheersovereenkomst, managementplannen, routines, projecten) ; Boordtabellen : bepalen van de behoeften, bepalen van de meetcriteria, keuze, vaststelling en presentatie van de prestatie-indicatoren (KPI); begrip van de samenstellende elementen van de prestatie-indicatoren op basis van de kennis van de core business van de ADIB ; Zin voor synthese ; Opvolging van de routines en de projecten : Kennis van de rapporteringstools (Word, Excel, andere) ; Boordtabellen van de routines (KPI) ; Tools voor projectbeheer (GANTT Chart, PERT, WBS, OBS, CBS, ) ; Projectfiches (beschrijving van het project, stakeholders, risico-analyse, planning (tijd), ramingen (budget en middelen), prioritiseringsproces, opvolging van de staat van vooruitgang, methodologie voor projectbeheer, enz.).

2 2/5 Procesbeheer : Ontwikkeling en beschrijving van processen (administratief, technisch) ; Documentatie en communicatie van processen ; Verbetering van de processen (LEAN Management KPI) ; Documentatie : Documentenbeheer : bepaling van processen en procedures voor de creatie, het klassement, de toegang en de bewaring van documenten, het beheer van de toegangsrechten (tools voor het beheer van de rechten) ; Kennisbeheer : Identificatie en inventaris van de sleutelfuncties, van de kennisdragers (nota s, procedures, instructies, enz.) ; Risicobeheersing : Risico-analyse : methodologie (COSO/INTOSAI), identificatie van sleutelprocessen, vaststelling van actieplannen) ; Rijksregister : Basisreglementering (informaties, toegang tot de informaties) ; Technische aspecten (algemene structuur) ; Elektronische identiteitskaart : Concept, architectuur ; Drager en fysieke bestanddelen, productieproces ; Kwaliteitscontrole : basisprincipes, methodes voor staalname, metingen, meettools ; Infrastructure PKI ; Middelen voor identificatie en authenticatie (elektronische certificaten) ; Procedures voor de aflevering van elektronische identiteitskaarten. Taakomschrijving Doelstelling van de functie : Op basis van zijn/haar gespecialiseerde kennis of ervaring ondersteuning verlenen aan de directeur of zijn vervanger en dat op administratief, organisatorisch, en beleidsvlak teneinde bij te dragen tot het bereiken van de doelstellingen van de directie. Resultaatgebieden Als dossiercoördinator verdelen, analyseren en opvolgen van de dossiers die bestemd zijn voor de directeur of zijn vervanger teneinde de directeur te ondersteunen in zijn/haar beleid door gerichte informatie en dossiers aan hem/haar over te maken. toezicht houden op het dossierverkeer: centraliseren, verspreiden, coördineren, voorbereiden, onderzoeken, nazien, bespreken van dossiers

3 3/5 plannen van opdrachten en de behandeling van dossiers, uitschrijven van richtlijnen; toezicht houden op de termijnen, de procedures, de vorm coördineren, overleg plegen met de stafdiensten en andere algemene directies, bevorderen van de samenwerking, de uitwisseling van informatie, vergaderingen organiseren, rapporten opstellen, het opvolgen van beslissingen richtlijnen/ instructies van de directeur of zijn vervanger uitvoeren of toezien op de goede uitvoering; de verantwoordelijke-adjunct van de directeur bijstaan in zijn/haar taak als kwaliteitsbeheerder door de kwaliteit van de uitgaande stukken mee op te volgen en de werkprocedures te evalueren en verbetervoorstellen te doen rapporteren aan de directeur/medewerkers/diensten. Als strategisch adviseur meewerken aan de opstelling van de strategische doelstellingen en/of de actieplannen en dossiers behandelen teneinde de doelstellingen van de directeur te helpen bepalen en bereiken. advies verlenen (schriftelijk en mondeling) bij het opstellen van de strategische en operationele plannen en/of bij de uitvoering ervan; dossiers behandelen; advies verlenen (schriftelijk, mondeling, op vergaderingen), beantwoorden van vragen (van binnenshuis, van de voorzitter van het directiecomité, van de beleidsvoorbereidende cel, van buitenstaanders; parlementaire vragen, enz.); opvolgen van relevante reglementeringen en/of andere technische aspecten, desgevallend reglementeringen opstellen, enz.; deelnemen aan projecten, werkgroepen, symposia, congressen, enz.; ondersteunen en assisteren bij de invoering van nieuwe methodes en technieken. Als teamverantwoordelijke/coach zijn/haar ploeg van directe medewerkers begeleiden, sturen, motiveren, opvolgen en evalueren teneinde de uitvoering van de toevertrouwde opdrachten te verzekeren. bepalen van ieders rol verdelen en coördineren van het werk opvolgen van de uitvoering van de taken, evalueren informeren en begeleiden van de medewerkers, hun ontwikkeling ondersteunen ontwikkelen van een teamgeest. Als expert/ contactpersoon

4 4/5 de eigen ervaring en expertise aanwenden en delen, informatie verzamelen en de interne en externe communicatie bevorderen teneinde een goede behandeling en uitwerking van dossiers te garanderen, de medewerkers en diensten te ondersteunen bij het realiseren van hun opdrachten, alsook de uitvoering van de eigen opdrachten te bevorderen, en de directeur of zijn vervanger gerichte adviezen te geven. informatie verzamelen, filteren en doen doorstromen : binnen de dienst en van binnen naar buiten en vice-versa; aanspreekpunt zijn voor de algemene directies en de stafdiensten; instaan voor interne en externe communicatie, en relaties en netwerken uitbouwen met zijn/haar expertise, dossiers onderzoeken en behandelen in samenwerking met anderen; opvolgen van relevante reglementeringen en/of andere technische aspecten en desgevallend reglementeringen opstellen; nagaan van technische dossiers en antwoorden op parlementaire vragen deelnemen aan werkgroepen, symposia en congressen delen van zijn/haar kennis en ervaringen door middel van het organiseren van opleidingsessies, training on-the-job, door informatie te verzamelen uit verschillende bronnen fungeren als verantwoordelijke opleider voor de nieuwkomers. Als administratief medewerker de directeur of zijn vervanger administratief bijstaan teneinde bij te dragen tot de realisatie van de doelstellingen. opstellen van verslagen; antwoorden op vragen (van binnenshuis, buitenshuis en burgers, parlementaire vragen, enz.) deelnemen aan vergaderingen opvolgen van beslissingen coördineren van secretariaatswerk. Meer info Voor meer info over de jobinhoud kan je terecht bij: De heer José VERHEGGEN Adviseur generaal Tel : [email protected] Hoe Solliciteren Indien u interesse hebt voor deze functie, dient u uw ingevulde, gedateerde en getekende kandidatuur per aangetekende zending (poststempel geldt als bewijs) te sturen ter attentie van mevrouw Isabelle MAZZARA, Voorzitster van het Directiecomité, ten laatste binnen een termijn van 10 werkdagen te rekenen vanaf de eerste werkdag na de publicatie van de in competitiestelling in het Belgische Staatsblad. Wij vragen u ook om deze documenten, in formaat Word, door te sturen naar het adres [email protected]. Het standaardformulier is beschikbaar op

5 5/5 de intranetsite van de FOD Binnenlandse Zaken (loopbaan loopbaanmogelijkheden bevorderingen Standaard inschrijvingsformulier bevordering A2). Dit formulier kan ook aangevraagd worden op het adres