Taakgebied Bepalen huidige bedrijfsprocessen

Transcriptie

1 Weten wat je doet, maar ook hoe je het doet, is de basis voor elke toekomst. Hoofdstuk 22 Taakgebied Bepalen huidige bedrijfsprocessen V1.1 / 01 september 2015

2 MCTL v1.1 Hoofdstuk Plaats in het MCTL-framework... 3 Achtergrond... 3 Doel van dit taakgebied... 4 Hoe weet je dat het doel is bereikt?... 4 Input, activiteiten, output... 4 Relaties met andere onderdelen van MCTL... 5 Opmerkingen Bedrijfsprocesbeschrijvingen op papier en niet in hoofden van mensen Het aantal bedrijfsprocesbeschrijvingen Notatievorm in BPMN Versiebeheer... 7 Nuttige websites en boeken... 8 V Pagina 22-2

3 MCTL v1.1 HOOFDSTUK 22 TAAKGEBIED BEPALEN HUIDIGE BEDRIJFSPROCESSEN In dit taakgebied worden de huidige bedrijfsprocessen beschreven, waarbij zoveel mogelijk gebruik gemaakt wordt van bestaande beschrijvingen. In principe zou natuurlijk een organisatie actuele en gedetailleerde beschrijvingen van alle bedrijfsprocessen moeten hebben. De praktijk is anders en dat is te verklaren doordat in de dagelijkse werksituatie dergelijke beschrijvingen vaak niet nodig zijn. Kennis van bedrijfsprocessen en onderdelen daarvan is wijdverbreid en iedere werknemer weet doorgaans heel goed (in zijn hoofd) wat voor taken op welke wijze hij / zij zelf moet uitvoeren en wat de direct daaraan grenzende activiteiten zijn. Veel verder hoeft een individuele werknemer niet te kijken en het is goed mogelijk om op basis van deze kennis de dagelijkse bedrijfsprocessen uit te voeren. PLAATS IN HET MCTL-FRAMEWORK Het taakgebied Bepalen huidige bedrijfsprocessen maakt onderdeel uit van het taakcluster Strategisch support: ACHTERGROND Beschrijvingen van bedrijfsprocessen zijn geen doel op zichzelf. Ze zijn slechts nodig om te kunnen beoordelen of in de huidige situatie, ten opzichte van de huidige inzet van computertechnologie, verbeteringen mogelijk zijn (zie taakgebied Bepalen huidige Gap ). Daarnaast dienen ze als basis om V Pagina 22-3

4 MCTL v1.1 toekomstige bedrijfsprocessen te definiëren en de verschillen tussen de huidige en toekomstige bedrijfsprocessen te bepalen (Zie taakgebied Bepalen veranderbehoefte). DOEL VAN DIT TAAKGEBIED Het doel van het taakgebied Bepalen huidige bedrijfsprocessen is het maken van een accurate en voldoende gedetailleerde beschrijving van alle huidige bedrijfsprocessen inclusief het huidige gebruik van computertechnologie daarbinnen. Deze beschrijvingen zullen verder worden gebruikt in de taakgebieden Bepalen huidige Gap en Bepalen veranderbehoefte. HOE WEET JE DAT HET DOEL IS BEREIKT? De volgende indicatoren zijn te benoemen om te weten of bovenstaande doel wordt bereikt: Indien achteraf blijkt dat er op < 5% van de beschrijvingen nadere detaillering, aanpassingen vanwege veroudering of fouten etc. heeft moeten plaatsvinden. (Genoemd percentage is uiteraard indicatief) INPUT, ACTIVITEITEN, OUTPUT De activiteiten in dit taakgebied zijn als volgt schematisch weer te geven: Toelichting op de activiteiten: 1. Evaluatie voorgaande cyclus Er wordt hier teruggekeken op de voorgaande cyclus (indien dit taakgebied eerder is doorlopen). Er V Pagina 22-4

5 MCTL v1.1 moet worden beoordeeld welke punten in de vorige cyclus goed zijn verlopen en op welke punten verbetering mogelijk is. Deze verbeteringen kunnen in de volgende activiteiten worden toegepast. 2. Verzamelen beschikbare beschrijvingen In het geval dit taakgebied voor het eerst wordt uitgevoerd, kan het verzamelen van reeds beschikbare (deel)beschrijvingen een enorme taak zijn. Doorgaans bestaan er wel de nodige beschrijvingen, maar de meeste organisaties zijn op dit gebied weinig geordend. Hier worden alle beschikbare documenten, in welke vorm en welke status dan ook, verzameld. Op het moment dat dit taakgebied al eens is uitgevoerd zou het zo moeten zijn dat het verzamelen niet al te veel werk meer vergt. De beschrijvingen zijn dan al op één plaats terug te vinden. Toch verdient het aanbeveling te inventariseren of tussen de vorige cyclus en het huidige tijdstip op andere plaatsen in de organisatie aan soortgelijke documenten is gewerkt. 3. Check op volledigheid / juistheid / gedetailleerdheid / consistentie / vorm In deze activiteit worden de beschrijvingen (nogmaals) gecontroleerd op volledigheid, juistheid en gedetailleerdheid. Ook indien deze activiteit al eerder of zelfs al meermalen is uitgevoerd, worden de beschrijvingen hier wederom aan een check onderworpen. De reden is dat er altijd sprake kan zijn van voortschrijdend inzicht, zodat wat eerder wellicht wel acceptabel was, dat nu niet meer hoeft te zijn. Bovendien levert een check enige tijd na een vorige altijd verbeteringen op van punten die er in de vorige check tussendoor zijn geslipt. Zeker als een document met de beschrijving van een bedrijfsproces van matige kwaliteit is, is het vrijwel onmogelijk dit in één cyclus 100% in orde te krijgen (als dat ooit al mogelijk is). Ook de consistentie tussen de verschillende documenten moet worden gecontroleerd en het verdient aanbeveling dat de documenten zoveel mogelijk dezelfde structuur en vorm hebben. 4. Aanvullen / verbeteren Hier wordt bezien of de beschrijvingen zinvol kunnen worden verbeterd of aangevuld. Het is aan te bevelen deze activiteit niet met precies hetzelfde team uit te voeren als voorgaande keer. Indien andere personen dan in een vorige cyclus deze taak uitvoeren zijn zij vaak in staat zinvolle aanvullingen of verbeteringen voor te stellen. Ook de beschrijvingen afkomstig uit het taakgebied Bepalen toekomstige bedrijfsprocessen zijn hier nuttig. Immers, wat ooit toekomst zou worden is op een zeker moment operationeel gerealiseerd en moet dan in de beschrijving van de huidige bedrijfsprocessen worden opgenomen. 5. Vastleggen Alle beschrijvingen worden op een logische plaats vastgelegd. Uiteraard voor gebruik in een van reeds genoemde andere taakgebieden, maar ook om in een volgende cyclus minder zoekwerk te hebben. Er ontstaat zo meer continuïteit in de uitvoering van dit taakgebied. RELATIES MET ANDERE ONDERDELEN VAN MCTL Dit taakgebied kent de volgende belangrijke relaties: V Pagina 22-5

6 MCTL v1.1 Zoals in het bovenstaande schema is te zien zijn er vanuit het taakgebied Bepalen huidige bedrijfsprocessen relaties met Bepalen veranderbehoefte en Bepalen huidige Gap. Voor beide geldt dat de output van Bepalen huidige bedrijfsprocessen, de actuele en gedetailleerde beschrijving van de huidige bedrijfsprocessen, daar input vormt. OPMERKINGEN Enkele opmerkingen bij dit taakgebied: 1. BEDRIJFSPROCESBESCHRIJVINGEN OP PAPIER EN NIET IN HOOFDEN VAN MENSEN Van bedrijfsprocessen is in het algemeen heel erg veel bekend. Helaas zit deze gedetailleerde, actuele kennis vaak alleen in de hoofden van individuele medewerkers. Indien beschrijvingen ontbreken, kan het een enorme inspanning vergen een beschrijving van het bedrijfsproces te krijgen waar iedereen het over eens is. Het is niet ongewoon dat op detailniveau de uitvoering van het werk per persoon verschilt. In dit taakgebied moet de huidige situatie worden beschreven (en niet de gewenste of toekomstige situatie) en wel per bedrijfsproces slechts één samenhangende beschrijving. Ook dat kan in de praktijk voor de nodige hoofdbrekens zorgen. 2. HET AANTAL BEDRIJFSPROCESBESCHRIJVINGEN V Pagina 22-6

7 MCTL v1.1 Sommige organisaties slaan door in het uitsplitsen van bedrijfsprocessen. Er ontstaan er dan honderden. Bijvoorbeeld Archivering wordt dan verder uitgesplitst in Archivering klantgegevens, Archivering facturen, Archivering bestellingen, Archivering contracten etc. etc. Dat is niet alleen heel erg veel werk, het is ook niet praktisch en nauwelijks onderhoudbaar. De toegevoegde waarde van een dergelijke splitsing is erg laag. Het is daarom verstandiger een bedrijfsproces te definiëren rondom Archivering en de details rondom de verschillende soorten archivering binnen dit proces te beschrijven. 3. NOTATIEVORM IN BPMN Bedrijfsprocessen kunnen op allerlei manieren worden vastgelegd; in tekst, grafisch, een combinatie van tekst en grafische afbeeldingen etc.. En dan ook nog in een tekstdocument of in een meer of minder geavanceerde tool. Binnen MCTL wordt gepromoot dat vastlegging zoveel mogelijk grafisch geschiedt, waarbij tekst de nodige verduidelijking kan geven. BPMN (Business Process Model and Notation) is een steeds meer gebruikte notatie die het mogelijk maakt bedrijfsprocessen netjes te beschrijven. Het schema vindt u hieronder en op internet zijn uitgebreide beschrijvingen van BPMN te vinden. 4. VERSIEBEHEER Van beschrijvingen van bedrijfsprocessen kunnen in de loop van de tijd heel wat versies ontstaan. Om deze te kunnen blijven onderscheiden is het aan te bevelen op deze beschrijvingen versiebeheer toe te passen. V Pagina 22-7

8 MCTL v1.1 NUTTIGE WEBSITES EN BOEKEN De volgende websites zijn voor taakgebied Bepalen huidige bedrijfsprocessen (vanuit functioneel oogpunt gezien) interessant: MCTL.nl Website met alle informatie over MCTL; de achtergrond, een beschrijving van het model, video s, artikelen, etc. etc. Alle documenten, waaronder ook dit document, zijn vanaf deze website te downloaden. BPMN.org Website met alle informatie over Business Model and Notation. Op de site zijn alle elementen, voorbeelden en uitleg te vinden. V Pagina 22-8