Toegankelijke digitale documenten. 29 oktober 2014

Transcriptie

1

2 Toegankelijke digitale documenten 29 oktober 2014

3 Liever geen digitale documenten Webpagina s zijn makkelijker toegankelijk te maken Webpagina s meestal beter vindbaar Document vergt extra klik (dus informatie is verborgen ) Webpagina als het kan, digitaal document als het moet.

4 Kenmerken van een digitaal document Bestaat meestal uit meerdere pagina s Is meestal opgemaakt om af te drukken (in huisstijl) Meestal direct via een internetbrowser op te roepen (liever geen Word, Powerpoint, Flash e.d) Formaat is bij voorkeur PDF (en eventueel epub)

5 Wat is toegankelijk? Informatie is relevant voor de lezer Begrijpelijke taal Vindbaar Contrast is ook geschikt voor beeldscherm Alle andere voorwaarden in de webrichtlijnen 2

6 Bezint eer ge begint. Het toegankelijk maken van een website regel je 1x voor alle webpagina s. De auteur hoeft zich alleen op tekst te concentreren. Voor elk digitaal document zijn extra handelingen nodig om het toegankelijk te maken. Extra aandacht vergen: Tabellen (veel nabewerking nodig) Grafieken (lastig om informatie begrijpelijk over te brengen) Formulieren (elk invulveld moet worden benoemd en voorzien van invulinstructie)

7 Soms toch zinvol mogelijke toepassingen Jaarverslagen Producthandleiding Onderzoeksrapport

8 Organisatorische uitdagingen Document moet voldoen aan huisstijl Content wordt op meerdere plekken in organisatie gemaakt door meerdere medewerkers Documenten worden aangeleverd door externe ontwerpbureaus die veelal gewend zijn aan drukwerk en veelal geen ervaring hebben met toegankelijkheid

9 Praktijkcase: SVB brochures op Internet Opdracht: Alle gedrukte brochures worden alleen nog maar via internet getoond. De klant kan deze downloaden en eventueel afdrukken.

10 Praktijkcase: SVB brochures op Internet - start Betrokken afdelingen: Corporate Communicatie die de huisstijl bewaakt Klantcommunicatie die de teksten schrijft Internetredactie die de aangeleverde PDF s plaatst Facilitair bedrijf die het contact regelt tussen interne partijen en externe bureaus Ontwerpbureau die de huisstijl voor de nieuwe brochures ontwerpt Extern bureau die brochures in PDF formaat maakt

11 Praktijkcase: SVB brochures op Internet - problemen Huisstijl was nog niet toegankelijk; contrast is matig tot slecht. Eerste opgeleverde brochures zijn niet toegankelijk. Ook al roept men dat dit wel zo zou zijn. Kennis over toegankelijkheid ontbreekt bij externe partijen. Zowel in het maak- als het toetsingsproces.

12 Praktijkcase: SVB brochures op Internet - aanpak Extern bureau krijgt een opleiding hoe je een document toegankelijk maakt en op welke wijze het resultaat kan worden gecontroleerd. Alle externe partijen leveren aan het Facilitair bedrijf aan. De medewerkers toetsen de geleverde documenten op toegankelijkheid. Tevens is hier ook versiemanagement geregeld. De internetredactie toetst steekproefsgewijs voordat het document wordt geplaatst. Bij onderhoud wordt kritisch gekeken of brochure meerwaarde heeft.

13 Praktijkcase: SVB brochures op Internet - vervolg Voor het wijzigen van de huisstijl is een apart project gestart. Ook andere externe bureaus krijgen instructies hoe je een document toegankelijk maakt en op welke wijze het resultaat kan worden gecontroleerd. Werkwijze andere afdelingen worden aangepast aan het nieuwe proces waarbij de controle is gewaarborgd.

14 Belangrijk bij de aanpak Probleem is vaak omvangrijk Probeer niet alles in 1x goed te doen Breng in kaart wat er moet gebeuren Faseer en denk aan: Bepaal wat je nog als digitaal document wil gebruiken. Ook een jaarverslag kan een in een site worden getoond. Zorg voor draagvlak Projectmatig en borging in organisatie

15 Tot slot: hoe toets je? (I) Vanaf Acrobat PRO X (XI is beter!) is toetsing mogelijk op hoofdlijnen. Het document moet de toetsing zonder fouten doorstaan. Metadata, leesvolgorde, gebruik van koppen en bladwijzers moeten handmatig worden gecontroleerd. Voor afbeeldingen wordt gekeken of deze decoratief zijn (dan beter als artefact benoemen), of de afbeeldingen moeten voorzien zijn van zinnige informatie die bijdraagt aan het begrijpen van de tekst.

16 Tot slot: hoe toets je? (II) In tabellen moet header en detailinformatie worden benoemd (net als op een webpagina) Voor informatie in grafieken wordt bij voorkeur de informatie ook in de tekst gebruikt, zodat de cijfers in context zijn te begrijpen. Bij de inhoudsopgave wordt waar mogelijk gewerkt met links naar de bijbehorende onderdelen.

17 PDF: verschillende formaten (I) Documenten (die gearchiveerd worden) Deze document mogen na aanmaak niet meer worden gewijzigd (bijvoorbeeld) een jaarverslag Hiervoor is het PDF/A formaat ontworpen. Dit formaat kent toegankelijke versies maar óók een ontoegankelijke versies! Gebruik bij voorkeur PDF/A 2A of PDF/A 3A.

18 PDF: verschillende formaten (II) Formulieren Voor toegankelijke formulieren is het nodig dat het document kan worden ingevuld en de velden voorzien van een invulinstructie. PDF versie 1.7 voorziet hierin. Je kunt van deze versie een PDF/ UA-1 formaat maken wat al veel regelt op het gebied van toegankelijkheid. committees/pdfua/wcag20-mapping Let op: Formulieren moeten meestal handmatig worden ondertekend!

19