Documenten en toegankelijkheid

Transcriptie

1 Documenten en toegankelijkheid Wat je als overheidsorganisatie moet weten Cascadiscongres, 5 april 2017 Iacobien Riezebosch en Saskia Schrijver

2 Veel van je content bestaat uit pdf's Deze pdf's zijn zelden tot nooit goed bruikbaar voor iedereen of goed toegankelijk

3 Meestal geen grip op pdf

4 Bruikbare content De bezoeker wil een taak uitvoeren De bezoeker gebruikt meer en meer alleen mobiele apparaten De bezoeker heeft niet altijd toegang tot een printer De bezoeker heeft vaak geen goede internetvaardigheden of geen goede computervaardigheden Niet iedereen kan een formulier op papier tekenen of invullen Er is geen gemiddelde bezoeker

5 Pdf is ook webcontent

6 Bruikbare en toegankelijke content Content in pdf's maak je daarom ook toegankelijk en bruikbaar. Nu overheidsbeleid, straks toegankelijkheid documenten wettelijk verplicht voor publieke sector.

7 Tekstuele inhoud van een pdf 0:00 / 1:11 Demo. De getoonde video is te zien op de pagina pdf's op iacobien.nl Toegankelijke

8 Tekstuele inhoud van een pdf 0:00 / 2:46 Demo. De getoonde video is te zien op de pagina pdf's op iacobien.nl Toegankelijke

9 Als een pdf geen echte tekst bevat Kopiëren en plakken content niet mogelijk Doorzoeken van document niet mogelijk Verminderde vindbaarheid document Niet mogelijk om selectie of hele document voor te laten lezen Niet aanpasbaar door en goed bruikbaar voor slechtzienden Meer dan tekst nodig...

10 Een pdf

11 Een toegankelijke pdf

12 Hoe maak je een toegankelijke pdf?

13 Voorbeelden Problemen, misvattingen en blinde vlekken

14 Informatie in pdf is niet altijd voor iedereen beschikbaar Voorbeeld losloopgebieden in een gemeente WATERBERG Losloopgebieden E 3 5 A ARNHEM- CENTRUM BERG EN HEIDEWEG 26 ARNHEM NOORD etc.

15 Geen interne standaard

16 Mobiel

17 Drukwerk

18 Handtekening Plaats geen getekende documenten online. Zie ook het artikel ' Moet je een getekend document online plaatsen? ' op documenten-en-toegankelijkheid.nl

19 Vertrouwelijke informatie

20 Een gescand document is niet toegankelijk Verlies van informatie, zoals metadata en codelaag. OCR'en zorgt niet voor toegankelijkheid.

21 Een pdf is bewerkbaar

22 Toptaken en processen?

23 Pdf is niet makkelijk... Doorgaans is een pdf niet makkelijk voor de bezoeker, en niet makkelijk of goed voor de organisatie.

24 Gebruikersonderzoek Gov.uk Veel bezoekers met hulpapparatuur vonden pdf lastig te gebruiken......en vroegen naar informatie in HTML. Gebruikersonderzoek Gov.uk, november 2016

25 Doel is toegankelijke, bruikbare, actuele en betrouwbare content, niet toegankelijke pdf Bruikbaar en toegankelijk voor de gebruiker Haalbaar voor organisatie Organisatie voldoet aan (straks ook wettelijke) verplichting voor toegankelijke content Grip op kwaliteit digitale informatie en diensten

26 Publieke sector Digitale informatie en diensten toegankelijk, ook voor mensen met een functiebeperking.

27 Welke eisen en verplichtingen zijn er?

28 Wetgeving en beleid Landelijke beleid digitale toegankelijkheid en digitale overheid Grondwet artikel 1 VN-verdrag gerati ceerd inzake rechten mensen met een handicap of chronische ziekte Wet Gelijke behandeling wonen, werk, onderwijs, openbaar vervoer, goederen en diensten Algemene norm toegankelijkheid Europese richtlijnen > nationale wetgeving 2018 websites, intranetten, documenten, apps

29 Standaarden WCAG 2.0 EN Open standaarden, zoals HTML, pdf/a, pdf 1.7 Processtandaard digitale toegankelijkheid in ontwikkeling... format toegankelijkheidsverklaring

30 Waar kan ik beginnen?

31 Aanpak "Wat is een goede aanpak voor mijn organisatie?" vergelijk "Wat is een goede hypotheek voor mij?"

32 Doel Doel is goede dienstverlening voor iedereen. Niet een site vol toegankelijke pdf's.

33 Probleem De nieer het probleem en onderzoek randvoorwaarden en denk niet gelijk in technische oplossingen. Het repareren van ontoegankelijke pdf's is doorgaans geen goede eerste stap.

34 Inventory en audit van documenten en randvoorwaarden Weet waar je staat.

35 Diverse beginpunten en mogelijkheden aanpak Zoals: Strategie en beleid Inkoop Software Awareness en kennis

36 Deelaanpak Meest gedownloade documenten Toptaken Formulieren en processen Eén soort publicatie

37 Best practice: de werkwijzers van Divosa Begin met één soort publicatie

38 Oude situatie: werkwijzers in pdf

39 Het probleem met de pdf's Inhoud lastig te onderhouden Publicatieproces met veel stappen Een pdf opmaken is arbeidsintensief

40 Nieuwe situatie: werkwijzers in HTML

41 Voorbeeld: Defensie Magazine Ook beschreven als best practice op documenten-entoegankelijkheid.nl: ' Defensie: van papieren tijdschriften naar Online Magazines (in HTML!) '

42 Voorbeeld: jaarverslag Information Sharing Environment (ISE) Zie ook het artikel op documenten-en-toegankelijkheid.nl: ' Geen pdf, maar HTML! '

43 De business case Schets het probleem Voordelen van HTML uitleggen Een rekensommetje maken

44 Pdf versus HTML Pdf Drukwerk dat online wordt gezet Duurder in opmaak; elke pdf is even duur Lastig up-to-date te houden (ook dode links) Alleen inzicht in statistieken hele pdf Alleen de hele pdf kan gedeeld worden Statisch Aparte work ow via externe opmaak Extra drempel voor bezoeker HTML Responsive, bruikbaar op verschillende devices 1 keer investeren; goedkoper vanaf 5 publicaties Makkelijk aanpasbaar door webredacteur Inzicht in gebruik delen van de publicatie Stukjes van de publicatie delen, wat het delen aantrekkelijk maakt Mogelijkheden voor video In dezelfde work ow van het CMS Gebruiksvriendelijk, zichtbaar vaker gebruikt

45 De aanpak 1. Inventarisatie contentelementen >> 2. Ontwerp: loslaten van ontwerp voor drukwerk >> 3. Bouw: 1 paginatype in het CMS >>

46 1. Inventarisatie bestaande werkwijzers: welke contentelementen komen voor?

47 2. Ontwerp: loslaten van ontwerp voor drukwerk

48 3. Bouw 1 paginatype in het CMS

49 Werkwijzer in HTML

50 Printvriendelijke versie

51 En een downloadlink

52 Wat heeft Divosa geleerd? Goedkoper Korter publicatieproces Gedetailleerde statistieken Paginatype ook geschikt voor andere publicaties Beter deelbaar Nog steeds nodig: opmaak van stroomschema s Belangrijk: auteurs goed instrueren Wens: gebruikersonderzoek

53 Conclusie Bij Divosa smaakt publicaties in HTML naar meer! Tip: gewoon doen! Het is maar 1 extra paginatype in het CMS

54 Benieuwd? Kijk op Deze best practice is beschreven op documenten-entoegankelijkheid.nl: ' Van pdf naar HTML: de nieuwe Divosawerkwijzers '

55 Tot slot Zorg voor en deel feiten en cijfers (de basis) Verbeter randvoorwaarden en processen Bouw kennis op en schakel waar nodig expertise in Gebruik van best practices ter inspiratie, maar weet: vaak niet op alle kwaliteitscriteria perfect verschillen in organisatie (vergelijk met hypotheek) Doel is goede en toegankelijke dienstverlening, niet toegankelijke pdf Succes!

56 Volgende presentatie 'Pdf-audit en een toegankelijke site' Firm Ground voerde een audit uit van documenten, processen en randvoorwaarden en gaf workshops voor kennisoverdracht. Met de resultaten kan de gemeente Gouda de dienstverlening verder verbeteren. Presentatie door Ruud Ravenhorst (gemeente Gouda) en Bram Duvigneau (Firm Ground)

57 Vragen? Aanpak, organisatie en best practices documenten-en-toegankelijkheid.nl Wil je de nieuwsbrief ontvangen? Lever je visitekaartje in of vul de lijst in! Iacobien Riezebosch (Firm Ground) en Saskia Schrijver (Inhoud Telt)

58 Meer informatie? Aanpak, organisatie en best practices documenten-en-toegankelijkheid.nl Deze pdf hoort bij een presentatie van documenten-en-toegankelijkheid.nl. Copyright illustraties en afbeeldingen: 2017 documenten-en-toegankelijkheid.nl