Managing Computer Technology Library

Transcriptie

1 Managing Computer Technology Library

2 1. INLEIDING Welkom bij dit basisboek over MCTL (Managing Computer Technology Library). In dit boek worden de doelstellingen, activiteiten, te behalen resultaten en termen binnen MCTL besproken. Op de website kunt u behalve deze basis van MCTL ook uitwerkingen van MCTL in de dagelijkse praktijk vinden. Samen met dit boek heeft u een stevige basis om de inzet van computertechnologie in de eigen of een andere organisatie te optimaliseren. WAT IS MCTL? MCTL staat voor Managing Computer Technology Library en is een framework waarin de verbinding tussen business processen en computertechnologie wordt gelegd. Het bevat een set uitgewerkte beschrijvingen over dit gehele gebied op zowel operationeel, tactisch als strategisch niveau. Hoewel het vakgebied van computertechnologie relatief nieuw is, is er in de afgelopen decennia veel over geschreven en zijn er zoveel bedrijven en personen actief op dit gebied dat er een schat aan ervaring is opgedaan. Toch is een voorname en veel voorkomende klacht dat de aansluiting van business en IT niet goed is en dat ze elkaar simpelweg niet begrijpen. Dat leidt er nogal eens toe dat de inzet van computertechnologie niet is wat zij zou moeten of kunnen zijn. MCTL probeert juist op het grensvlak van gebruikersorganisatie (waarbinnen computertechnologie wordt toegepast) en infra, applicatie en functioneel support (van waaruit computertechnologie wordt geleverd) toegevoegde waarde te leveren. Kort samengevat beweegt MCTL zich dus op het terrein van wat vaak Business IT alignment wordt genoemd, hoewel IT een term is die bij voorkeur wordt vermeden binnen MCTL, wat hierna nog zal worden toegelicht. Schematisch ziet MCTL er als volgt uit: V1.0 Pagina 2

3 HET DOEL VAN MCTL Het doel van MCTL is in één zin te vatten in: MCTL ondersteunt een optimale inzet van computertechnologie in organisaties Waarbij: 1. MCTL: de afkorting van het framework die staat voor Managing Computer Technology Library: een set beschrijvingen, 2. ondersteunt: MCTL is een hulpmiddel en geen doel op zichzelf, 3. een optimale inzet: er wordt gestreefd naar een optimum, dus geen maximum, waarbij het optimum afhangt van de organisatie, de stand van de techniek (computertechnologie), de omstandigheden, de omgeving van de organisatie, de fase waarin de organisatie zich bevindt etc., 4. van computertechnologie: alle componenten waarmee op elektronische wijze gegevens kunnen worden opgeslagen en bewerkt, zoals computer-hardware, randapparatuur, software, en databases, 5. in organisaties. Met een organisatie wordt bedoeld: een geheel waarin op zakelijke wijze gedefinieerde doelstellingen worden bereikt. V1.0 Pagina 3

4 MCTL zorgt er aldus voor dat precies de juiste computertechnologie in de organisatie ter beschikking komt (waarbij zowel de lange, middellange en korte termijn in het oog wordt gehouden), en dat deze computertechnologie vervolgens operationeel ook precies goed in de organisatie wordt gebruikt. SCOPE / AFBAKENING MCTL MCTL is bedoeld voor een scherp afgebakend gebied: precies tussen bedrijfsprocessen en te realiseren / gerealiseerde computertechnologie in. Het houdt zich dus niet bezig met de bedrijfsprocessen op zichzelf. Ook houdt MCTL zich niet bezig met de realisatie van computertechnologie die gebruikt wordt in die bedrijfsprocessen. MCTL verzorgt de verbinding tussen beide, de vertaling van functionele behoeften op het gebied van gegevens en functionaliteiten in de bedrijfsprocessen naar de computertechnologie die dat kan invullen. En na realisatie ook de functionele ondersteuning daarvan. Samen met infra en applicatie support en leveranciers van computertechnologie zorgt zij voor een optimale inzet van computertechnologie in de organisatie. Dat doet MCTL overigens op alle niveaus; zowel op strategisch, tactisch als operationeel niveau. Het loopt dus van architectuur en government tot aan het ondersteunen van gebruikers met een simpele functionele vraag. OPBOUW MCTL MCTL bestaat uit een groot aantal taken, welke zijn gegroepeerd in taakgebieden. Deze taakgebieden zijn op hun beurt weer gegroepeerd in taakclusters. Aldus is sprake van een drielaags model dat grafisch als volgt is weer te geven: Op deze manier is een logische ordening aangebracht die in de praktijk voor voldoende houvast kan zorgen. Naast de inhoudelijke kant moet natuurlijk ook helder zijn op welke wijze taken moeten worden uitgevoerd. Een bepaalde procesmatige aanpak is daarom binnen MCTL opgenomen. Taken moeten ook worden uitgevoerd; daarom zijn binnen MCTL een aantal rollen beschreven. Een rol wordt vervuld door een persoon met een bepaalde functie binnen een bepaalde afdeling. Waarbij V1.0 Pagina 4

5 soms meerdere rollen door een en dezelfde persoon met een en dezelfde functie worden vervuld. Andersom worden soms meerdere personen, met eventueel verschillende functies, ingezet voor de invulling van één rol. Er is tussen rollen en functies dus sprake van een n : m relatie. Samengevat zijn aan de ene kant taken geclusterd (het WAT), en ook de werkwijze beschreven (het HOE) en aan de andere kant is binnen MCTL de organisatorische kant beschreven (het WIE, WAAR en WANNEER). VOOR WIE IS MCTL BESTEMD? MCTL is met name bestemd voor iedereen die zich bezighoudt met toepassing van computertechnologie; de functionele zijde van computertechnologie. Met andere woorden: niet voor degenen die zich vooral bezighouden met de installatie of configuratie, dus de technische kant. En ook niet voor degenen die eenvoudigweg computertechnologie gebruiken in hun dagelijks werk; de eindgebruikers. MCTL zit daar precies tussenin, op het scheidsvlak van de technische kant van computertechnologie en het gebruik ervan. De rollen die daarbij horen zijn de key-users, de functioneel specialisten (ook wel functioneel specialisten of functioneel applicatiebeheerders genoemd) en de functioneel architecten / strategen (ook wel informatiemanagers genoemd). De term informatiemanagers wordt binnen MCTL als ongelukkige term beschouwd, vanwege het element informatie erin (zie hoofdstuk 2 en 4 voor nadere uitleg). Ook business analisten, requirement engineers, functioneel ontwerpers, functioneel / business architecten en functioneel testers spelen een belangrijke rol voor wat betreft de invulling van de activiteiten van MCTL. Hoewel in hoofdstuk 4 wel richtlijnen worden gegeven voor de verdeling van taken over de verschillende rollen is een organisatie daar verder vrij in. MCTL kan samengevat overal worden gebruikt waar computertechnologie wordt toegepast ter ondersteuning van bedrijfsprocessen. En dat is vandaag de dag bijna overal MCTL EN HET PUBLIC DOMAIN De term Public Domain wordt, conform Websters dictionairy, als volgt omschreven: the realm embracing property rights that belong to the community at large, are unprotected by copyright or patent, and are subject to appropriation by anyone MCTL is conform deze definitie geheel Public Domain, en er rusten dus met name en expliciet geen copyright of auteursrechten op. U mag het dus gebruiken, verwerken, bewerken.wat u maar wilt. Echter, indien iets eenmaal Public Domain is, blijft het ook Public Domain. Wat u dus niet mag doen is over (delen van) MCTL copyright of auteursrechten claimen, u maakt zich dan schuldig aan copyfraud. Tegen gevallen van copyfraud wordt ook daadwerkelijk opgetreden. Wat wij van u vragen is om bij elk gebruik een verwijzing naar de bron: op te nemen. De reden hiervan is dat op deze wijze iedereen op die plaats de oorspronkelijke versie(s) kan vinden. Hoewel jammer genoeg de term Public Domain in de praktijk nogal eens wordt misbruikt, en vooral commerciële belangen dan een frustrerende rol gaan spelen, is hier voor een 100% zuivere lijn gekozen. Dat betekent zeker niet dat er geen commerciële mogelijkheden zijn voor anderen buiten V1.0 Pagina 5

6 MCTL. Bijvoorbeeld voor opleiders is het mogelijk opleidingsmateriaal op basis van MCTL te ontwikkelen en opleidingen commercieel in de markt te zetten. En voor consultancyfirma s is het mogelijk om MCTL op een of andere manier in te zetten bij hun klanten. Maar MCTL is en blijft geheel vrij: voor iedereen aan te passen naar eigen behoefte en op welke wijze dan ook te gebruiken. ONTWIKKELING EN DOORONTWIKKELING MCTL Aangezien MCTL zich geheel in het Public Domain bevindt, in tegenstelling tot frameworks als ITIL, ASL en BiSL, kent MCTL geen eigenaar. Er is dus binnen MCTL op geen enkele manier sprake van auteursrechten of copyright. Wel is er een beheerder, die ervoor zorgt dat de ontwikkeling en verdere uitbouw van het model geordend verloopt. De beheerder is een stichting, genaamd Stichting XYEM, die expliciet en uitsluitend tot taak heeft dit beheer te verrichten in een onafhankelijke setting. Het is de Stichting XYEM expliciet verboden partijen te bevoordelen boven anderen, commerciële contracten aan te gaan (tenzij dat in het belang is van de vrije verspreiding van MCTL) of exclusieve afspraken met wie dan ook over wat dan ook te maken. Statutair is het doel van Stichting XYEM als volgt vastgelegd: 1. Het leveren van bijdragen aan de optimale, professionele inzet van computertechnologie, onder meer door middel van het (doen) onderhouden en (doen) verspreiden van public domain libraries, en voorts het verrichten van al hetgeen met het vorenstaande verband houdt of daartoe bevorderlijk kan zijn. 2. De stichting trracht haar doel te bereiken door: a) het op alle mogelijke wijzen promoten van de inhoud van de libraries, o.a. door publicaties b) het stimuleren van het gebruik van de libraries c) het stimuleren en organiseren van de verdere ontwikkeling van de libraries d) het stimuleren van de uitwisseling van kennis en ervaring rond de libraries 3. Vanwege het feit dat de bedoelde libraries zich in het Public Domain bevinden zijn hierop geen copyrights en/of auteursrechten van toepassing. De stichting functioneert aldus nadrukkelijk niet als eigenaar van de libraries, maar als beheerder. De stichting zal zich dan ook onthouden van het bevoordelen van partijen boven andere, het maken van exclusieve afspraken met wie dan ook over wat dan ook, en zich in het algemeen zo terughoudend als mogelijk opstellen in commerciële kwesties. Aldus tracht Stichting XYEM waar nodig een bijdrage te leveren aan de ontwikkeling en doorontwikkeling van MCTL. GEBRUIKTE TERMINOLOGIE De termen die binnen MCTL worden gebruikt sluiten zoveel mogelijk aan op de gangbare praktijk. Soms worden termen echter wat preciezer dan algemeen gebruikelijk toegepast. Hieronder wordt met name ingezoomd op de term informatie, die vaak te pas en te onpas wordt gebruikt. Een complete lijst met termen vindt u in Bijlage 2. V1.0 Pagina 6

7 Feiten, gegevens, informatie, kennis Binnen MCTL worden de volgende definities gehanteerd: 1. Feiten. Feiten zijn werkelijke gebeurtenissen, omstandigheden of eigenschappen. Bijv. de zon schijnt in Amsterdam, het huis is 10 m hoog. 2. Gegevens: Registraties van feiten. Gegevens kunnen worden (in bit-formaat; de befaamde 0 -en en 1 -en) vastgelegd in databases op computers (en natuurlijk ook op papier of andere gegevensdragers). Met behulp van software kunnen gegevens worden gemanipuleerd: ge- en verplaatst, bewerkt, verwijderd, samengevoegd of gesplitst etc. Omdat in computers altijd alles in bits wordt vastgelegd, kan kort gezegd een computer op dit gebied dus worden gezien als een grote bit-schuif en manipulatiemachine. 3. Informatie: gegevens die betekenis hebben voor de ontvanger van de gegevens. Of iets informatie is hangt dus af van de ontvanger, en niet van de zender. Bijv. of een trein op tijd vertrekt van een bepaald station zal voor heel veel mensen geen informatie zijn, maar voor sommigen wel. Of een factuur met specificatie: De specificatie zal voor sommigen relevant zijn (dus informatief), en voor anderen niet. 4. Kennis. Kennis ontstaat uit informatie samen met vaardigheden en ervaring. Bijv. kennis over het verhelpen van storingen aan een auto. 5. Begrip. Begrip geeft antwoord op het waarom. 6. Wijsheid. Wijsheid tot slot geeft houvast om precies de juiste dingen te doen. Op deze manier ingedeeld is het dus heel vreemd om te spreken over informatiesystemen en informatievoorziening. Computersystemen kunnen slechts voorzien in gedigitaliseerde feiten of gegevens, en afhankelijk van de situatie kan dat voor de ontvanger een extra betekenis krijgen (informatief zijn of zelfs leiden tot kennis, begrip en wijsheid) of niet. Informatie Technologie (IT) - Informatie Communicatie Technologie (ICT) In het verlengde van de term informatie, die hierboven is besproken, ligt natuurlijk het vakgebied IT, of ICT zo u wilt. Omdat de term informatie, zoals hierboven al betoogd is, nogal problematisch is, geldt dat evengoed voor de term IT of ICT. Dus een IT-leverancier, letterlijk een leverancier die technologie verzorgt waarmee informatie kan worden gegenereerd en geleverd, bestaat conform de werkelijke definitie van de term informatie niet. Er worden in feite altijd gegevensverwerkende systemen geleverd. Omdat IT een zeer wijdverbreide term is, wordt deze in het boek met mate gebruikt. Bij voorkeur wordt echter de term computertechnologie (of afgekort: CT) gebruikt, omdat dit een neutralere term is die de lading van het vakgebied beter dekt. Computertechnologie Computertechnologie is een term die bij voorkeur wordt gebruikt binnen MCTL in plaats van informatietechnologie. Computertechnologie omvat alle componenten waarmee op elektronische wijze gegevens kunnen worden verwerkt. Concreet is hierbij te denken aan hardware, de databases die hierop zijn geïnstalleerd, software en randapparatuur. Key-user, Functioneel specialist (beheerder), functioneel strateeg /architect (informatiemanager) en business analist V1.0 Pagina 7

8 MCTL bevat beschrijvingen van een groot aantal taken. Deze taken zorgen er met elkaar voor dat computertechnologie optimaal in een organisatie wordt gebruikt. Taken zijn verzameld in taakgebieden, en die op hun beurt weer in taakclusters. Maar taken moeten uiteraard ook worden uitgevoerd, en daartoe zijn enkele rollen gedefinieerd. Deze rollen zijn zoveel mogelijk gesynchroniseerd met wat de laatste jaren gebruikelijk is geworden: Key-user: De key-user is een rol die veelal wordt vervuld door senior medewerkers in een bepaald bedrijfsproces / op een bepaalde afdeling. Deze senior medewerkers besteden doorgaans, naast hun gewone dagelijkse werk op de afdeling, een aantal uren per week aan het functioneel ondersteunen van eindgebruikers, het meedenken aan verbeteringen en ze fungeren als spil in de contacten van de eindgebruikersafdeling met de interne infra, applicatie en functioneel support en leveranciers die de componenten op computertechnologiegebied leveren en beheren. Functioneel specialist (Functioneel beheerder, functioneel applicatiebeheerder): De Functioneel specialist is, naast applicatiebeheerders, technisch beheerders etc., werkzaam in de ondersteunende sector van een organisatie. Functioneel specialisten leveren eveneens functionele ondersteuning en vormen in die rol vaak het vangnet achter de key-users. Daarnaast zijn ze betrokken bij het meedenken over verbeteringen, het uitwerken van verbeteringen alsmede bij de realisatie ervan. Functioneel strateeg / architect (Informatiemanager): De term Informatiemanager is feitelijk een nogal ongelukkige; de problemen met de term informatie zijn hiervoor al toegelicht en indien we kijken naar de uit te voeren taken dan is maar een gering deel onder ervan de kop management te scharen. Een term die binnen MCTL in plaats van Informatiemanager wordt gebruikt is: Functioneel strateeg of Functioneel architect. De uit te voeren taken in deze rol liggen vooral op strategisch en tactisch niveau: het opstellen van een strategie over toekomstige inzet van computertechnologie alsmede het opstellen en mede (doen) realiseren van jaarplannen die daaruit voortvloeien. Business analist: Degene die in het rijtje hierboven vaak niet wordt genoemd, maar binnen MCTL een belangrijke rol speelt, is die van Business analist. Elke toepassing van computertechnologie heeft te maken met een business-proces, en dat businessproces is hier dan ook gewoonlijk het vertrekpunt. Natuurlijk zijn wel uitzonderingen te bedenken, bijvoorbeeld technologieontwikkelingen kunnen ook leiden tot verandering / verbetering. Maar doorgaans is het businessproces dus leidend, en daarmee de Business analist als eerste aan zet. Andere rollen die hier niet verder worden uitgewerkt, maar die in de praktijk ook activiteiten kunnen ontplooien die in MCTL worden benoemd zijn: requirement engineers, functioneel ontwerpers, functioneel testers en business architecten. MODULAIRE OPBOUW VAN HET BOEK / LEESWIJZER U kunt dit boek van begin tot eind lezen. Maar dat hoeft niet. We kunnen wel aanbevelen om de inleiding, achtergrond en de uitgangspunten te lezen, maar daarna kunt u ook eenvoudigweg kiezen en alleen doornemen wat u interesseert. Indien er verbanden zijn tussen het ene en andere onderdeel staat dat altijd per onderdeel aangegeven. MCTL bestaat uit zoveel mogelijk op zichzelf staande modules, waar u vervolgens zelf een eigen geheel van kunt bouwen. V1.0 Pagina 8