Rapport Functioneel beheerder survey

Transcriptie

1 Rapport Functioneel beheerder survey Apeldoorn / Beuningen Oktober 2016 Yvette Backer Frank van Outvorst Lex Scholten René Sieders

2 Inhoudsopgave INLEIDING...3 FUNCTIONEEL BEHEERDER... 3 WERKWIJZE... 3 RESPONS... 3 SAMENVATTING... 3 POPULATIE...4 LEEFTIJDSOPBOUW... 4 VERDELING MAN/VROUW... 5 OPLEIDINGSNIVEAU... 6 POSITIONERING...7 GEBRUIKERSORGANISATIE... 8 VAKBEKWAAMHEID MODELLEN...10 TIJDSBESTEDING FUNCTIONEEL BEHEERDERS...12 UITDAGINGEN BELANGEN...13 TIJD...13 POSITIE IN DE ORGANISATIE...13 CONCLUSIE... 14

3 Inleiding In 2014 zijn wij gestart met een onderzoek naar de functioneel beheerder in Nederland. We wilden graag een beeld krijgen van wie hij is en wat hem bezighoudt. In dit rapport leest u onze bevindingen. Functioneel beheerder Zoals uit de survey blijkt zijn er vele benamingen voor deze rol. Wij bedoelen met deze benaming degenen die zich voor een groot deel van hun werktijd bezighouden met de uitvoerende processen van BiSL. Meer informatie over BiSL kunt u vinden op het internet. Werkwijze We hebben ons gericht op medewerkers die minimaal 50% van hun tijd aan functioneel beheeractiviteiten besteden. We hebben een algemene oproep gedaan via de site van de ASL BiSL Foundation en social media en daarnaast ons eigen netwerk aangesproken. Respons In totaal is de survey 1152 bekeken. 59 mensen hebben de survey volledig ingevuld. Daarnaast waren er 43 onvolledig ingevulde surveys. Mogelijk is de lengte van de survey (59 vragen) debet aan het hoge aantal afhakers. Dit hebben we echter niet onderzocht. We weten wel dat 92% van de respondenten meer dan 10 minuten bezig was, 21% meer dan een halfuur. Samenvatting We hebben de vragen verdeeld over vier onderwerpen: Populatie hoe ziet de populatie van functioneel beheerders eruit t.o.v. de rest van de beroepsbevolking. Positionering wat is de positie van functioneel beheer in de organisatie. Vakbekwaamheid welke methoden en modellen ondersteunen de functioneel beheerder in zijn werk. Uitdagingen tegen welke problemen lopen functioneel beheerders aan. In de volgende hoofdstukken vindt u de resultaten per onderwerp.

4 Populatie Om inzicht te krijgen in de populatie van functioneel beheerders hebben we vragen gesteld over leeftijd, geslacht en opleiding. Deze antwoorden hebben we vergeleken met de beroepsbevolking in Nederland. Leeftijdsopbouw We zien dat qua leeftijd de opbouw niet veel anders is dan bij de rest van de beroepsbevolking. Een groot deel van de functioneel beheerders is tussen de 40 en 50 jaar, de gemiddelde leeftijd van de werkende Nederlander is 43 jaar (bron CBS). Opvallend is wel dat het aandeel jongeren (< 30 jaar) veel lager is. Op de vraag naar hun beroepsachtergrond geeft nog geen 12% aan altijd functioneel beheer te hebben gedaan. Hieruit zou je kunnen concluderen dat functioneel beheer geen startfunctie is. Ook bij het aandeel ouderen (> 60 jaar) zien we een verschil, wat verklaard kan worden uit het feit dat functioneel beheer een jonge discipline is.

5 Verdeling man/vrouw De verdeling man/vrouw geeft wel een afwijkend beeld: 27% van de respondenten is vrouw, ten opzichte van 46% bij de gehele beroepsbevolking. Opmerkelijk is dat deze verdeling nagenoeg gelijk is aan de verdeling man/vrouw bij IT-ers: ook hier is iets meer dan een kwart vrouw (bron VHTO).

6 Opleidingsniveau De functioneel beheerders zijn over algemeen opgeleid op het niveau van HBO en hoger. Meer dan twee derde van de respondenten heeft minimaal een HBO opleiding, tegen een derde van de gehele beroepsbevolking en ruim de helft van de IT-ers (bron CBS 2014, Nederland ICT 2014). Daarnaast hebben we gevraagd naar de richting van de opleiding. We hebben de opleidingen in vijf klassen verdeeld: Bedrijfskundige informatica o.a. HBO functioneel beheer. IT. Economie o.a. MBA, commerciële economie en bedrijfseconomie. Technisch o.a. natuurkunde, milieutechniek en chemische technologie. Anders o.a. verpleegkunde, sociale geografie en orthopedagogiek. Het merendeel van degenen met een opleiding in de richting van bedrijfskundige informatica, IT en economie vindt dat hun opleiding voldoende tot volledig aansluit bij hun werk. Bij de technische opleiding geven de respondenten aan dat de aansluiting een stuk minder is. Bij de overige opleidingen vindt meer dan de helft dat de opleiding in het geheel niet aansluit.

7 Positionering Om inzicht te krijgen in de positie van functioneel beheerders in de organisatie hebben we vragen gesteld over naam van de functie, plaats van de afdeling en relatie tot de gebruikersorganisatie. Het overgrote deel van de respondenten heeft als functie functioneel beheerder of (functioneel) applicatiebeheerder. Daarnaast komen er diverse andere benamingen voor zoals ICT-coördinator, business analist en adviseur. Achttien procent van de afdelingen waar de functioneel beheerders werken richten zich alleen op functioneel beheer. Voor de overige afdelingen geldt dat er ook business gerelateerde activiteiten (44%) of IT gerelateerde activiteiten (37%) uitgevoerd worden. We hebben gevraagd naar het aantal informatiesystemen waarvoor de respondent het functioneel beheer uitvoert. Bij zeventig procent is dat er meer dan één.

8 Gebruikersorganisatie De grootte van de gebruikerspopulatie waar de respondenten mee te maken hebben loopt uiteen van minder dan 50 tot meer dan In enkele gevallen bestaat de gebruikersgroep ook uit personen van buiten de organisatie, bijvoorbeeld klanten. De gebruikersorganisatie kan verdeeld worden in gebruikersgroepen, bijvoorbeeld afdelingen, divisies die dezelfde informatievoorziening gebruiken maar mogelijk verschillende wensen en belangen hebben. Kijken we naar de tijd die wordt besteed aan gebruikersondersteuning dan zien we dat die toeneemt met het aantal gebruikersgroepen. De respondenten met één gebruikersgroep zijn daarbij echter een duidelijke uitzondering, zij besteden bijna twee keer zoveel tijd aan gebruikersondersteuning als de rest. De reden hiervoor hebben we niet nader onderzocht.

9 We hebben ook gevraagd naar de waardering die de organisatie heeft voor het werk dat door de respondenten wordt uitgevoerd. Dit is door de respondenten uitgedrukt in een rapportcijfer, zoals de respondenten denken dat hun eigen gebruikersorganisatie hen waardeert. Het gemiddelde rapportcijfer ligt op 6,8. Er zijn twee factoren die het rapportcijfer duidelijk beïnvloeden: werken met SLA s (waarover later meer) en de omvang van en positionering ten opzichte van de gebruikersorganisatie. Wat hierbij opvalt, is dat hoe kleiner het aantal gebruikers, het aantal gebruikersgroepen of het aantal informatiesystemen in beheer is, des te hoger het rapportcijfer is dat de respondenten verwachten. Indien de leidinggevende van de respondent niet in de IT- of IV-kolom is gepositioneerd maar in de business, dan verwachten de respondenten duidelijk een hoger rapportcijfer voor hun werk (bij een leidinggevende in de business verwacht 40% van de respondenten een rapportcijfer hoger dan 7 tegen 20% bij een leidinggevende in een andere positie).

10 Vakbekwaamheid Om inzicht te krijgen in de vakbekwaamheid hebben we vragen gesteld over de wijze van werken, de vastlegging hiervan en het gebruik van methoden en modellen. De werkwijze van het functioneel beheer is bij twee derde van de respondenten wel vastgelegd, echter niet volledig en actueel. Zeventien procent van de respondenten geeft aan dat er een volledig en actueel beheerhandboek is. Bij de overige zestien procent geldt dat de werkwijze niet is vastgelegd. Informatie(beleids)plannen en jaarplannen zijn bekend bij zeventig procent van de respondenten. Ruim de helft van hen is ook betrokken bij het opstellen van de plannen. Vaak worden afspraken met IT-leveranciers over de dienstverlening SMART vastgelegd in service level agreements (SLA s). Slechts 4 respondenten geven aan niet te weten óf er SLA s zijn afgesproken met de (interne of externe) IT-leveranciers. Bij een meerderheid (78%) zijn wel SLA s afgesproken, waarvan een derde alleen met externe partijen. Een meerderheid van de respondenten geeft aan de SLA te kennen (als die er is). Het hebben afgesloten van SLA s en bekendheid met deze SLA s bij de respondenten heeft een positieve invloed op het verwachte rapportcijfer. Bijna 80% verwacht dan een rapportcijfer van 7 of hoger (tegen 50% als de SLA niet bekend is). Modellen We hebben vragen gesteld om inzicht te krijgen in het gebruik van modellen door functioneel beheerders. Als eerste hebben we gevraagd naar de bekendheid van BiSL. BiSL is als model algemeen bekend bij de functioneel beheerders - slechts één functioneel beheerder geeft aan het model niet te kennen. Van de overigen heeft bijna 50% een certificaat, 18% heeft een training gevolgd en 30% heeft erover gelezen. BiSL wordt ruim toegepast bij de respondenten: ruim 80% hanteert minimaal de principes of heeft de processen ingericht volgens BiSL. Een kwart van de respondenten geeft aan zaken in BiSL te missen. Genoemd zijn o.a. governance, praktische invulling, verdieping, verantwoordelijkheden, content management en informatiebeveiliging.

11 We hebben ook gevraagd naar het gebruik van andere modellen. De modellen die het meest genoemd worden zijn ITIL en PRINCE2. Tools voor functioneel beheer worden ingezet bij ruim 60% van de respondenten, waarbij Topdesk het meest genoemd is.

12 Tijdsbesteding Functioneel Beheerders Om inzicht te krijgen in de tijdsbesteding van de functioneel beheerders hebben we gevraagd naar de hoeveelheid tijd die zij besteden aan de verschillende processen op uitvoerend en sturend niveau. In onderstaande figuur is d.m.v. de grootte van elk proces het resultaat aangegeven. Verhoudingsgewijs wordt er veel tijd besteed aan Gebruikersondersteuning. Waar dit grote verschil vandaan komt hebben we niet nader onderzocht. Aan de sturende processen wordt minder tijd besteed, wat niet verwonderlijk is gezien de doelgroep van deze survey.

13 Uitdagingen Om inzicht te krijgen in de uitdagingen waarvoor functioneel beheerders staan hebben we gevraagd of ze belemmeringen ervaren bij de uitvoering van hun werk. Hierop reageerde 80% positief, zij ervaren een of meer belemmeringen. Er zijn er diverse genoemd. Drie belemmeringen springen eruit. Belangen De respondenten gaven aan dat het lastig is om te gaan met de verschillende stakeholders die vaak verschillende wensen en eisen hebben, soms zelfs tegenstrijdig. Tijd Een belemmering die veel genoemd werd is het gebrek aan voldoende tijd. Dit is een klacht die veel gehoord wordt, ook in andere beroepsgroepen. Een extra complicerende factor is dat we eigenlijk nog niet weten hoe we kunnen bepalen hoeveel tijd er nodig is voor goed functioneel beheer in een gegeven situatie. Bovendien wordt niet altijd dezelfde definitie gehanteerd van wat functioneel beheer is. Positie in de organisatie Functioneel beheer wordt vaak gezien als ondergeschikt aan de business of een verlengstuk of onderdeel van IT. Beide maken het lastig om het functioneel-beheerwerk goed uit te voeren. Bijvoorbeeld bij onvoldoende mandaat is het lastig de functionaliteit goed te bewaken.

14 Conclusie Gezien de geringe respons is het lastig verstrekkende conclusies te trekken, maar toch heeft deze survey een aardig beeld van de uitdagingen en dromen van functioneel beheerders in Nederland gegeven. Functioneel beheer is nog een jonge discipline. Degenen die het beoefenen bevinden zich vaak in een positie dat ze het wiel moeten uitvinden, iets wat over het algemeen wel lukt, maar ook extra tijd kost. Het framework BiSL biedt ondersteuning, maar er is behoefte aan meer verdieping en praktische invulling. Naar aanleiding van de antwoorden dienen zich een paar nieuwe vragen aan die we in een vervolgonderzoek willen adresseren.

15 The Lifecycle company The Lifecycle Company is een onafhankelijk adviesbureau op het gebied van regie op informatievoorziening (IV). Wij zijn gecommit aan het professionaliseren van functioneel beheer in organisaties. Dit doen wij door het verzorgen van opleidingen, coaching, workshops en consultancy. Meer informatie: BiSLSmart BiSLSmart adviseert en ondersteunt MKB bij het beheer en gebruik van IT. Wij helpen u de juiste keuzes te maken, de juiste afspraken met uw leveranciers te maken en de ondersteuning van uw gebruikers zo in te richten dat er, tegen aanvaardare kosten, optimaal gebruik gemaakt wordt van uw IT. Meer informatie: Application Services Library ASL en BiSL zijn geregistreerde merken van de ASL BiSL Foundation. PRINCE2 en ITIL zijn geregistreerde merken van AXELOS Limited. TOGAF is een standaard van The Open Group. COBIT is een geregistreerd merk van Information System Audit and Control Association (ISACA ). TMap is een door Sogeti Nederland BV geregistreerd merk.