Xeleos Health Care Solutions Uw Operational Excellence Partner

Transcriptie

1 Xeleos Health Care Solutions Uw Operational Excellence Partner

2 Agenda Xeleos Health Care Solutions:Missie, Algemeen, Aanpak Onze oplossingen Referenties

3 Xeleos Health Care Solutions: Onze Missie Xeleos Health Care Solutions helpt zorginstellingen en health care organisaties om duurzame resultaten te bereiken in hun operaties. Deze optimalisatie situeert zich niet enkel binnen de eigen organisatie maar ook in relatie met andere zorginstellingen en supply chain partners (dienstverleners, pharma bedrijven...) Wij leveren niet alleen advies maar nemen nadien ook de verantwoordelijkheid in de implementatie onder de vorm van coaching en projectmanagement Samen met haar klanten implementeert Xeleos Health Care Solutions de beste pragmatische oplossingen met meetbare resultaten

4 Xeleos Health Care Solutions: Algemene Informatie Bedrijf - Xeleos Health Care Solutions in een onderdeel van Xeleos Consulting - 4 consultants met kantoor in Zaventem - Q-For certificatie - Xeleos Health Care Solutions heeft verscheidene templates en toolkits ontwikkeld (ERP selecties, Voorraadbeheer Toolkit, Proces Scan, Supply Scan, Technologie Scan) - Xeleos Health Care Solutions maakt gebruikt van BPM tools (Protos), ABC tool en Slim4 voor voorraadanalyse en optimalisatie, Prince2 Projectmanagement en ITIL voor inrichting beheersprocessen in een ICT omgeving Profiel Consultants - Bewezen Operationele/Supply Chain en Zorg expertise - Hebben allemaal een operationele ervaring achter de rug in diverse sectoren - Business Proces Management Skills, Ervaringen met Technologie (ERP, WMS) - Senior Management Profielen: onmiddellijk toegevoegde waarde - MBA, CPIM by APICS, Master in Procurement en SCM Lidmaatschap - PICS Belgium (APICS Affiliate) - HFDV - Supply Chain Council

5

6 Xeleos Health Care Solutions:Onze Aanpak Operational Excellence Oplossingen Lean Proces Management

7 Xeleos Health Care Solutions:Onze Aanpak Facilitaire/Supply Chain Infrastructuur Organisatie/Change Management Informatie Systemen Lean Proces Management

8 Agenda Xeleos Health Care Solutions:Missie, Algemeen, Aanpak Onze oplossingen Referenties

9 Excellente zorg met behulp van Lean Management: Een zorgverlener is ongeveer 30 % tot 40 % van zijn tijd bezig met activiteiten die direct waarde toevoegen aan de patiënt! Dit wil zeggen dat men 60% tot 70 % kan reduceren van de tijd aan niet toevoegende waarde activiteiten door lean proces management

10 Onze oplossingen:lean Proces Management Bepaal waarde voor de klant Bepaal de processen Elimineer activiteiten Laat de vraag van de klant leiden Verbeter continue de processen Lean Proces Management Support met het in kaart brengen van al de processen door business process management en value stream mapping Support met vertaling van deze processen naar procedures en werkinstructies Ondersteuning met vertaling processen naar een efficiënte organisatie, optimale infrastructuur en ondersteunende technologie Ondersteuning in de afstemming tussen processen die te maken hebben met patiëntenlogistiek, goederenlogistiek en pharmalogistiek Support in eliminatie van overbodige activiteiten in processen en optimalisatie van de processen door DMAIC (Define, Measure, Analyse, Improve, Control) Introductie van 5S

11

12

13

14 Uit studies blijkt dat dienstenroosters de dag van realisatie sterk afwijken van die van de maand ervoor; gemiddeld blijft het rooster nog maar 30% overeind en zijn de kosten met 20% gestegen

15 Onze oplossingen: Organisatie Organisatie en Planning Resources Binnen de zorg bestaat een groeiend besef dat een optimale afstemming en planning van haar belangrijkste resources namelijk de medewerkers- grote voordelen kan opleveren Ondersteuning bij het opzetten van lean processen die een organisatie moeten aansturen plus hoe die organisatie dan zou moeten opgezet worden Ondersteuning bij het selecteren en implementeren van informatie technologie zoals resource planning systemen Ondersteuning bij het opstellen van supply chain functies binnen een supply chain organisatie Opzetten en geven van training en scholing rond operational excellence

16

17 In een recente studie is gebleken dat de kost voor een aankoop transactie in de zorgsector tussen de 50 en 150 ligt. Echter veel zorginstellingen zijn zich hiervan niet bewust wegens gebrek aan transparantie

18 Onze oplossingen: Inkoopbeheer Inkoopbeheer Een betere inrichting van de inkoop van goederen en diensten voor ziekenhuizen en zorginstellingen kan een enorme besparing opleveren.( Inkoop is ongeveer 30% van de kosten van ziekenhuizen en stijgt harder dan de andere kosten) Zie ook Voorraadmanagement Introductie en Implementatie van Spend Management en Category Management (door oa. gebruik te maken van een ABC analyse) Ondersteuning bij het opzetten van samenwerkingsverbanden met andere ziekenhuizen en leveranciers Ondersteuning bij Contract Management van leveranciers Invoeren van supply chain concepten zoals Vendor Managed Inventory Ondersteuning bij Outsourcing van bepaalde activiteiten zoals bijvoorbeeld outsourcing supply chain naar een logistieke dienstverlener (begeleiding selectietraject, contracten, KPI, technologie)

19 Spend Management

20 Uit ervaringen opgedaan tijdens projecten blijkt dat in het centraal magazijn 40 tot 50 % teveel stock ligt of er producten liggen die er niet thuis horen. Op niveau van de verpleegafdelingen vindt men dit cijfer ook terug. Er is ook een probleem in verband met de tracking en tracing van producten onderhevig aan een vervaldatum

21 Onze oplossingen: Voorraadbeheer Voorraadbeheer Analyse van de huidige voorraden waar er gekeken wordt naar bewegingen, doorlooptijden, verliesstromen, servicegraden, karakteristieken vraag en producten... Er wordt gebruikt gemaakt van een ABC analysetool en een Voorraad Optimalisatietool(Slim4) tijdens de analyse Analyse wordt omgezet in een strategie waarbij wordt gekeken naar de juiste infrastructuur, organisatie, processen en technologie ter ondersteuning van deze strategie Meetbare resultaten door het opzetten van voorraaddashboards

22 10/2009 Movements St Strategic Items R F Sl Risk Items Flow Items Slow Items COGS-value St F R Sl 90% 50 mvts ABC Items Simple Filter Lines>0 57% van de actieve stock in het magazijn is overstock Ov Ctl FU OK Overstock Control Follow Up In Orde

23 Voorraadwaarde in Euro Evolutie Stockwaarde W11 W12 W13 W14 W15 W16 W17 W18 W19 W20 W21 W22 W23 W24 W25 W26 W27 W28 W11 W12 W13 W14 W15 W16 W17 W18 W19 W20 W21 W22 W23 W24 W25 W26 W27 W28 Weken

24 Onze ervaringen opgedaan tijdens projecten heeft ons geleerd dat niet altijd de juiste supply chain infrastructuur aanwezig is op niveau van centraal magazijn en verpleegafdelingen met enorme impacten op organisatie, processen en voorraden

25 Onze oplossingen: Facilitaire/Supply Chain Infrastructuur Optimalisatie Facilitaire/Supply Chain Infrastructuur Analyse van bestaande facilitaire/supply chain infrastructuur met aanbevelingen richting optimale infrastructuur Vertaling naar ondersteunde processen, organisatie en ondersteunende technologie Begeleiding bij opmaken lastenboeken infrastructuur Support bij implementatie infrastructuurwerken (ABC analyse) Introductie en implementatie Kanban systemen Support bij innovatieve opslagmethodieken zoals het gebruik van Lean Liften, Medicatiekasten inclusief inrichting van deze opslagmethodieken samen met leverancier

26 Seite 26

27

28

29 Er zijn nog heel wat optimalisaties en synergiën te vinden tussen verschillende afdelingen. Operationele processen tussen zorg, keuken, logistiek, onderhoud... kunnen beter op elkaar afgestemd worden.

30 Onze oplossingen:operational excellence Optimalisatie operationele processen Op basis van de processen, organisatie, infrastructuur kan er gekeken worden naar mogelijke synergiën tussen de verschillende afdelingen Lean proces management zodat al deze processen beter op elkaar kunnen afgestemd worden Kijken naar mogelijke integraties op vlak van ondersteunende technologie zoals bijvoorbeeld integratie van onderhoudsbeheer met het logistieke

31 Ziekenhuizen hebben de laatste jaren investeringen gedaan op vlak van geïntegreerde systemen maar benutten zij deze investeringen volledig? Wat met Voorraadbeheer, Magazijnbeheer met scanning, Aankoopbeheer, Leveranciersbeheer, Master Data Management, Management Rapportage, Resource Planning...

32 Onze oplossingen:informatie Technologie Informatie Technologie Op basis van de processen, organisatie, infrastructuur kan er gekeken worden naar nieuwe ondersteunende technologie of indien nodig naar aanpassingen van de huidige IT omgeving samen met de bestaande partner Opmaken van lastenboeken (RFI, RFP, Functionaliteiten Matrix, Beslissings Matrix, Demo Scenario s) door gebruik te maken van templates Support bij contractonderhandelingen Project en Key User Management en Change Manangement bij IT implementaties Bepalen van KPI s voor opmaak van Management Dashboards

33 jan/10 feb/10 mrt/10 apr/10 mei/10 jun/10 jul/ jan/10 feb/10 mrt/10 apr/10 mei/10 jun/10 jul/ Uitgaande Orders jan/10 feb/10 mrt/10 apr/10 mei/10 jun/10 jul/ Uitgaande Orderlijnen jan/10 feb/10 mrt/10 apr/10 mei/10 jun/10 jul/10 Inkomende Orders Inkomende Orderlijnen 100,0 100,0 95,0 95,0 90,0 97,0 96,0 98,0 99,4 97,8 90,0 98,0 90,0 85,0 80,0 99,8 92,7 97,9 99,1 94,6 99,0 85,0 85,0 jan/10 feb/10 mrt/10 apr/10 mei/10 jun/10 jul/10 Accuraatheid Cycle Counting 75,0 jan/10 feb/10 mrt/10 apr/10 mei/10 jun/10 jul/10 Picking Accuraatheid

34 Agenda Xeleos Health Care Solutions:Missie, Algemeen, Aanpak Onze oplossingen Referenties

35 Referenties Zorgsector/Healthcare

36 Referenties Artikel Business&Logistics AZ Jan Portael op aanvraag

37 Vragen en Antwoorden Xeleos Health Care Solutions Excelsiorlaan Zaventem Tel: +32 (0) Info: 37 Copyright 2009