Agentschap BPR Rapprtage zelfevaluatie reisdcumenten 2013 Versie 0.3 2.0 Datum Status 15 Definitief januari 2014 Status Cncept
Definitief Rapprtage zelfevaluatie reisdcumenten 2013 18 april 2014 Inhud Inhud... 2 Inleiding... 4 1 Managementsamenvatting... 5 2 Cyclus zelfevaluatie 2013... 8 2.1 Algemeen... 8 2.2 Verlp van de zelfevaluatie gemeenten... 8 2.3 Verlp indiening gemeentelijke rapprtages... 9 2.4 Zelfevaluatie penbare lichamen... 10 2.5 Onderzek naar de betruwbaarheid van de zelfevaluatie. 11 3 Analyse resultaten zelfevaluatie reisdcumenten... 12 3.1 Algemeen... 12 3.2 Resultaten ttaal... 12 3.2.1 Gemiddelde scres gemeenten en penbare lichamen. 12 3.2.2 Per prvincie... 13 3.2.3 Per gemeente... 14 3.2.4 Per gemeente naar inwnersaantal... 15 3.2.5 Aangewezen gemeenten... 15 3.2.6 Openbare lichamen... 16 3.3 Resultaten per nderwerp... 17 3.3.1 Inrichting en bijhuding van prcessen en prcedures. 17 3.3.2 Per aandachtsgebied... 18 3.3.3 Infrmatiebeveiliging... 19 3.4 Verdieping van het resultaat van het aandachtsgebied Persneel... 20 3.4.1 Cmpetenties... 21 3.4.2 Functiescheiding... 22 3.4.3 Beveiligingsfunctinaris... 23 3.5 Identiteit vaststellen... 24 4 Ervaringen zelfevaluatie en vervlgacties... 26 4.1 Algemeen... 26 4.2 Ervaringen van de 35 steekprefgemeenten... 26 4.3 Ervaringen uit de gemeentelijke rapprtages... 27 5 Samenvatting en cnclusies... 29 5.1 Samenvatting van de bevindingen... 29 5.2 Cnclusies... 32 Bijlage 1... 34 Pagina 2 van 47
Definitief Rapprtage zelfevaluatie reisdcumenten 2013 18 april 2014 Bijlage 2... 47 Pagina 3 van 47
Definitief Rapprtage zelfevaluatie reisdcumenten 2013 18 april 2014 Inleiding Op grnd van artikel 94 van de Pasprtuitveringsregeling Nederland 2001 (PUN) zijn de Nederlandse gemeenten en de penbare lichamen Bnaire, Sint Eustatius en Saba verplicht m jaarlijks een cntrle uit te veren p de tepassing van de beveiligingsmaatregelen in de artikelen 90 tt en met 93 van de PUN en de verige aspecten van het aanvraagen uitgifteprces van de reisdcumenten. Op 1 maart 2013 heeft de minister van Binnenlandse Zaken en Kninkrijksrelaties (BZK) een nieuw hulpmiddel aangewezen vr de cntrle, namelijk het evaluatieinstrument reisdcumenten. Vóór 1 ktber van elk jaar dient iedere gemeente en ieder penbaar lichaam per uitgiftelcatie een vragenlijst in te vullen; deze is via de Kwaliteitsmnitr ter beschikking gesteld. Vervlgens infrmeren de gemeenten en de penbare lichamen vr 1 nvember van elk jaar de minister van BZK ver de bevindingen van de cntrle. In dit rapprt wrdt de term zelfevaluatie gehanteerd. Deze term impliceert dat de gemeenten en de penbare lichamen de evaluatie zelf uitveren. In 2013 is de zelfevaluatie vr de eerste keer uitgeverd. 2013 wrdt daarm als prefjaar gezien en de resultaten als nulmeting. In de kmende jaren zal duidelijk wrden f gemeenten en penbare lichamen ten pzichte van elkaar en ten pzichte van eerdere jaren een beter dan wel slechter resultaat behalen. Jaarlijks wrdt de vragenlijst geactualiseerd waarbij nder andere rekening wrdt gehuden met actuele thema s, beleidsmatige ntwikkelingen en bij te stellen nrmen. Deze rapprtage beschrijft in hfdstuk 2 het verlp van de zelfevaluatie. In nvember 2013 is dr het ministerie van BZK een steekpref gehuden bij 35 gemeenten m de validiteit van de resultaten zelfevaluatie te nderzeken. De resultaten daarvan treft u aan in paragraaf 2.5. In hfdstuk 3 wrden de resultaten van de zelfevaluatie 2013 weergegeven. Naast het verkrijgen van meer inzicht in de huidige situatie begt het ministerie van BZK met behulp van het evaluatie-instrument (inrichting cyclus, applicatie, nrmering, managementrapprtage en pzet vragenlijst) gemeenten een prikkel te geven m tt kwaliteitsverbetering te kmen. Om die reden zijn in verleg met de gemeenten zwel wettelijke nrmen als aanbevelingen in de vragenlijst verwerkt. In hfdstuk 4 wrdt ingegaan p de ervaring van gemeenten met de zelfevaluatie, waarnder de beleving van het instrument als stimulans tt verbetering. In hfdstuk 5 ten sltte zijn de cnclusies naar aanleiding van de eerste zelfevaluatie reisdcumenten pgenmen. Pagina 4 van 47
Definitief Rapprtage zelfevaluatie reisdcumenten 2013 18 april 2014 1 Managementsamenvatting In 2013 is vr het eerst p grnd van de Pasprtuitveringsregeling Nederland 2001 (PUN) dr iedere Nederlandse gemeente en penbaar lichaam een nderzek uitgeverd naar de kwaliteit en beveiliging van het aanvraag- en uitgifteprces van de reisdcumenten (nader te nemen: zelfevaluatie). De gemeenten hebben de bevindingen van dit nderzek tegestuurd aan de minister van Binnenlandse Zaken en Kninkrijksrelaties (BZK). In pdracht van het ministerie van BZK heeft extern nderzeksbureau Panteia vervlgens een steekpref gehuden nder 35 gemeenten, m de betruwbaarheid van de resultaten van de zelfevaluatie te nderzeken. De resultaten van de zelfevaluatie 2013 zijn, samen met de bevindingen van de steekpref, pgenmen in dit rapprt. Onderstaand vlgt een samenvatting van de belangrijkste bevindingen. Deze bevindingen gaan ver het verlp van de zelfevaluatie, de resultaten van de zelfevaluatie en het functineren van de zelfevaluatie/kwaliteitsmnitr als kwaliteitstimulerend instrument. 1. Verlp van de zelfevaluatie Alle gemeenten hebben de zelfevaluatie (vragenlijst ingevuld) uitgeverd binnen de vrgeschreven termijn, 1 ktber 2013. De laatste gemeente heeft echter p 15 ktber 2013 de vragenlijst definitief gemaakt. Alle gemeenten hebben een gemeentelijke rapprtage bij het ministerie van BZK ingediend naar aanleiding van de zelfevaluatie. De indiening van de rapprtages vr 1 nvember 2013 verliep wel minder ged dan de invulling van de vragenlijsten vr 1 ktber 2013. Redenen hiervr waren verlf van de betrkken medewerker, rapprtages die in eerste instantie niet cmpleet waren en nduidelijkheid ver wat de gemeentelijke rapprtage inhield. Vral grte gemeenten hadden meite m binnen de termijn de burgemeester te laten tekenen vr de rapprtage, zeker als de resultaten eerst in het cllege werden besprken. Daarnaast mesten gemeenten met meerdere uitgiftelcaties een extra handeling verrichten, namelijk een samenvattingsdcument tevegen, met daarin een verzicht van de resultaten van de verschillende uitgiftelcaties. Ok dit zrgde sms vr vertraging. Omdat de penbare lichamen ng geen tegang hebben tt de Kwaliteitsmnitr, heeft de zelfevaluatie schriftelijk plaatsgevnden. Dit heeft tt vertraging geleid. De definitieve vragenlijsten zijn in december 2013 tegestuurd aan het ministerie van BZK en meegenmen in het rapprt. De gezaghebbers is gevraagd vr 16 februari 2014 het ndertekende rapprt aan vrnemd ministerie van BZK te te sturen. Sint Eustatius en Saba hebben de ndertekende rapprtage tegestuurd. De gezaghebber van Bnaire heeft de rapprtage niet ndertekend. De rapprtage is wel met pmerkingen tegestuurd aan het ministerie van BZK. Pagina 5 van 47
Definitief Rapprtage zelfevaluatie reisdcumenten 2013 18 april 2014 Uit een steekpref die is gehuden nder 35 gemeenten, blijkt dat de resultaten van de zelfevaluatie 2013 valide zijn. Dit is gecncludeerd aan de hand van een vraf vastgesteld nderzeksprtcl. 34 van de 35 nderzchte gemeenten hebben de vragenlijst juist ingevuld. Er wrdt gesprken van juist invullen, als 90-100% van de getetste antwrden vereenkmt met de praktijksituatie bij de gemeenten. 2. Resultaten van de zelfevaluatie 2013 Vraf is in samenspraak met een aantal gemeenten de vlgende nrmering afgesprken: Nrm Scre is >95% van de maximaal te behalen scre Scre is 90-95% van de maximaal te behalen scre Scre is <90% van de maximaal te behalen scre Resultaat Ged Vldende Onvldende Daarnaast is afgesprken dat zwel wettelijke nrmen als aanbevelingen in de vragenlijst zijn verwerkt. Uit de resultaten van de zelfevaluatie blijkt dat 265 (65%) van de 408 gemeenten een scre behalen die gelijk f hger is dan de nrm van 90% p het vlden aan alle vragen (wettelijke vereisten en aanbevelingen). Er zijn 143 gemeenten (35%) die een nvldende behalen, waarvan 41 gemeenten een scre behalen die ver nder de nrm van 90% ligt (< 80%). 283 gemeenten (69%) van de 408 gemeenten scren een vldende tt ged (>90%) p het vlden aan de wettelijke nrmen. 125 gemeenten (30%) behalen een scre die nder de nrm van 90% ligt, waarvan 22 gemeenten een scre behalen die ver nder de nrm van 90% ligt (< 80%). De penbare lichamen halen een scre die ver nder de nrm ligt. Eén van de acht aangewezen gemeenten behaalt k een nvldende scre. Gemeenten scren aanzienlijk minder p het aandachtsgebied Persneel dan p de andere aandachtsgebieden. Binnen het aandachtsgebied Persneel blijkt dat vral de items Functiescheiding en Cmpetenties aanzienlijk minder scren dan de andere items. Uitgiftelcaties vlgen de eisen, die gesteld zijn aan functiescheiding, nvldende p. Slechts bij 180 uitgiftelcaties wrdt in 100% van de gevallen aan de verplichte functiescheiding tussen aanvraag, beheer en verstrekken vldaan. Binnen de regelgeving is de mgelijkheid gecreëerd m, nder vrwaarden, af te wijken van deze eis. Slechts 66% van de uitgiftelcaties vlgt de eisen p die gesteld zijn indien er niet aan functiescheiding is vldaan. Uitgiftelcaties scren p de aanbevelingen die betrekking hebben p het gebied van cmpetenties van medewerkers k nvldende (taakgerichte functiebeschrijving, bewustzijn beveiligingsmaatregelen, sturen p het juiste beveiligingsgedrag). Pagina 6 van 47
Definitief Rapprtage zelfevaluatie reisdcumenten 2013 18 april 2014 Uitgiftelcaties scren p de aanbevelingen die betrekking hebben p het gebied van de beveiligingsfunctinaris nvldende. Op de wijze waarp de functie van beveiligingsfunctinaris is ingericht bij uitgiftelcaties wrdt aan de wettelijk vereisten vldaan. Maar p de aanbevelingen die vral betrekking hebben p de wijze waarp de beveiligingsfunctinaris de functie uitvert scren de uitgiftelcaties een nvldende (tussentijdse cntrle van de vrgenmen beveiligingsmaatregelen, het pstellen van de jaarlijkse beveiligingsrapprtage en vervanging tijdens afwezigheid). Uitgiftelcaties vlgen de wettelijke vereisten met betrekking tt identiteitsvaststelling ver het algemeen vldende p. Er zijn lagere percentages gescrd aangaande de identiteitsvaststelling bij het uitreiken van de reisdcumenten. Bij 35 uitgiftelcaties wrden in het aanvraagprces identificerende vragen niet aan de kinderen zelf gesteld en bij het uitreikprces zijn dat zelfs 100 uitgiftelcaties. 3. Kwaliteitsmnitr als kwaliteitstimulerend instrument De Kwaliteitsmnitr en de vragenlijst wrden als meer stimulerend beschuwd dan de ude instrumenten zals BeveiligingsNet en het driejaarlijkse extern nderzek Reisdcumenten. De zelfevaluatie leidt bij veel gemeenten tt het maken van actieplannen m de prcessen te verbeteren. Alle steekprefgemeenten hebben aangegeven een actieplan p te stellen. In ngeveer 25% van de ingediende managementrapprtages wrdt p eigen initiatief aangegeven dat er een actieplan wrdt gemaakt m verbeteringen in het aanvraag- en uitreikprces van reisdcumenten aan te brengen. Er zijn k gemeenten die een actieplan met de rapprtage hebben meegeznden. Tegen de nrmering van de vragenlijst (ged, vldende, nvldende) wrdt dr de gemeenten verschillend (zwel psitief als negatief) aangekeken. De ene gemeente beschuwt de nrmering wel als kwaliteitstimulerend en de andere gemeente niet. De inhud van de aanbevelingen/adviezen die in de managementrapprtage zijn aangereikt, wrdt beschuwd als te algemeen. De managementrapprtage werkt vr smmige gemeenten ng nvldende kwaliteitstimulerend. Pagina 7 van 47
Definitief Rapprtage zelfevaluatie reisdcumenten 2013 18 april 2014 2 Cyclus zelfevaluatie 2013 2.1 Algemeen Aan de zelfevaluatie reisdcumenten hebben in 2013 naast alle 408 gemeenten eveneens de drie penbare lichamen Bnaire, Sint Eustatius en Saba meegedaan. Elke gemeente heeft ten minste één uitgiftelcatie vr reisdcumenten, maar er zijn k gemeenten met meerdere lcaties. In Nederland zijn in ttaal 494 uitgiftelcaties. Elk penbaar lichaam beschikt ver één uitgiftelcatie. Vr elke uitgiftelcatie is via de Kwaliteitsmnitr 1 een vragenlijst ingevuld. Op grnd van de antwrden p de vragenlijst is autmatisch een managementrapprtage gegenereerd met daarin de resultaten van de zelfevaluatie. Hieruit vleit een gemeentelijke rapprtage vrt welke bestaat uit de managementrapprtages van de uitgiftelcaties, een aanbiedingsbrief van de burgemeester en eventueel een telichting. Gemeenten hebben dr middel van het tezenden van de gemeentelijke rapprtage de minister van BZK p de hgte gebracht van de bevindingen van de zelfevaluatie. De cyclus vr de penbare lichamen is deze eerste keer later van start gegaan en is p 16 februari 2014 afgernd met de aanbiedingsbrief van de gezaghebbers (zie paragraaf 2.4). 2.2 Verlp van de zelfevaluatie gemeenten De gemeenten hebben p 11 maart 2013 via de Kwaliteitsmnitr de beschikking gekregen ver de vragenlijst reisdcumenten. Vanaf dat mment knden zij de vragenlijst (als test) invullen, m te zien welk resultaat werd gescrd. Een enkele gemeente heeft de vragenlijst in die peride al definitief ingevuld, maar het merendeel heeft dit in de peride van augustus tt en met september 2013 gedaan (zie grafiek 1). Uit de grafiek blijkt dat p 16 september 2013 het aantal ng definitief te maken vragenlijsten gedaald is naar bijna nul. Op die datum zijn alle definitief gemaakte vragenlijsten pnieuw pengezet; dit was ndzakelijk vr het beschikbaar stellen van de functinaliteit die de managementrapprtage genereert. Op 1 ktber 2013 waren 470 van de in ttaal 494 vragenlijsten definitief ingevuld. In de Kwaliteitsmnitr was te zien dat de 24 uitgiftelcaties die de vragenlijst ng niet definitief hadden gemaakt, wel eerder de vragenlijst definitief hadden gemaakt, maar vanwege bvengenemde reden waren pengezet f zelf pnieuw hadden pengezet. In de grafiek is verder te zien dat een aantal gemeenten pas in de laatste maand de vragenlijst vr het eerst heeft gepend. Op 23 september 2013 heeft het ministerie van BZK deze gemeenten gebeld m te wijzen p de naderende deadline. Op 15 ktber 2013 waren alle vragenlijsten definitief ingevuld. 1 De Kwaliteitsmnitr is een webapplicatie, die via een beveiligde mgeving, aan de gemeenten ter beschikking wrdt gesteld. De Kwaliteitsmnitr mvat de vertaling van de antwrden p de vragenlijsten in cijfermatige resultaten van gemeenten en de presentatie van die resultaten in vergelijking met nrmcijfers en met de resultaten van andere gemeenten. Pagina 8 van 47
26-aug 2-sep 9-sep 16-sep 23-sep 30-sep 7-kt 14-kt Definitief Rapprtage zelfevaluatie reisdcumenten 2013 18 april 2014 In cntacten met de gemeenten werden de vlgende redenen pgegeven waarm de vragenlijst te laat werd ingevuld: De vragenlijst was al definitief gemaakt vr 16 september 2013, maar een aantal gemeenten hadden dr afwezigheid van betrkken medewerkers de berichtgeving van het ministerie van BZK gemist ver het pnieuw definitief te maken van de vragenlijst; In een aantal gevallen werd de vragenlijst na het definitief maken weer pengezet, m antwrden te wijzigen. Grafiek 1 Verlp definitief maken vragenlijsten 500 450 400 350 300 250 200 150 100 50 0 Vragenlijst definitief ingevuld (uitgiftelcaties) Vragenlijst ng nit gepend (uitgiftelcaties) 2.3 Verlp indiening gemeentelijke rapprtages De eerste gemeentelijke rapprtage kwam bij het ministerie van BZK binnen p 18 september 2013, de laatste p 6 december 2013. 339 gemeenten hebben de rapprtage tijdig pgestuurd (zie grafiek 2). Op 5 nvember 2013 heeft het ministerie van BZK de verige gemeenten gebeld. In ttaal hebben 55 gemeenten in eerste instantie een nvlledige rapprtage gestuurd. De gemeenten zijn dr het ministerie van BZK benaderd. In de meeste gevallen ntbrak een aanbiedingsbrief van de burgemeester f was de managementrapprtage niet cmpleet. Uiteindelijk hebben alle gemeenten een cmplete gemeentelijke rapprtage pgestuurd. Pagina 9 van 47
Definitief Rapprtage zelfevaluatie reisdcumenten 2013 18 april 2014 In cntacten met gemeenten werden de vlgende redenen pgegeven waarm gemeentelijke rapprtages te laat zijn pgestuurd: Verlf van de betrkken medewerker; De rapprtage was in eerste instantie niet cmpleet; Onduidelijkheid ver wat de gemeentelijke rapprtage inhield; Vral grte gemeenten hadden meite m binnen de termijn de burgemeester te laten tekenen vr de rapprtage, zeker als de resultaten eerst in het cllege werden besprken; Gemeenten met meerdere uitgiftelcaties mesten een extra handeling verrichten, namelijk een samenvattingsdcument tevegen, met daarin een verzicht van de resultaten van de verschillende uitgiftelcaties. Grafiek 2 Verlp ntvangst cmplete gemeentelijke rapprtages 400 350 300 250 200 150 100 50 0 2.4 Zelfevaluatie penbare lichamen De penbare lichamen Bnaire, Sint Eustatius en Saba meten eveneens vlden aan de bepalingen van de PUN en hebben m die reden k de zelfevaluatie uitgeverd. Omdat de Kwaliteitsmnitr dr technische prblemen ng niet beschikbaar is vr de penbare lichamen, is gekzen m de vragenlijst schriftelijk ter beschikking te stellen. De antwrden p de vragenlijsten zijn teruggestuurd aan het ministerie van BZK. Dr het schriftelijke prces duurde de zelfevaluatie vr de penbare lichamen langer dan vr de gemeenten. Het ministerie van BZK heeft aan de hand van de resultaten de managementrapprtages van de penbare lichamen handmatig pgesteld en p 16 januari 2014 aan de eilanden ter beschikking gesteld. De penbare lichamen is verzcht m de dr de gezaghebber ndertekende rapprtage vr 16 februari 2014 in te dienen Sint Eustatius en Saba hebben de ndertekende rapprtage tegestuurd. De gezaghebber van Bnaire heeft de rapprtage niet ndertekend. De rapprtage is wel met pmerkingen p de gegeven antwrden tegestuurd aan het ministerie van BZK. De resultaten van de evaluatie van de penbare lichamen zijn Pagina 10 van 47
Definitief Rapprtage zelfevaluatie reisdcumenten 2013 18 april 2014 meegenmen in de analyse van de resultaten (zie hfdstuk 3). Ok de resultaten van Bnaire zijn meegenmen. De pmerkingen p de gegeven antwrden wrden, k met het g p de zelfevaluatie in 2014, met Bnaire besprken. Onderzek naar de betruwbaarheid van de zelfevaluatie Om de validiteit van de zelfevaluatie te tetsen, heeft een extern nderzeksbureau in pdracht van het ministerie van BZK een steekpref gehuden nder 35 gemeenten. De penbare lichamen zijn niet bij de steekpref betrkken. Hfddel van de steekpref is m te bepalen f de ingevulde zelfevaluaties een betruwbaar beeld van de werkelijkheid geven. De steekpref is aselect uitgeverd. Er is een evenredige verdeling ver grte, middelgrte en kleine gemeenten aangehuden (tt 20.000 inwners, 20.000-100.000 inwners en meer dan 100.000 inwners). Daarnaast was er ten minste één gemeente met meerdere uitgiftelcaties en tenminste één zgenaamde aangewezen gemeente 2. Bij de gemeenten met meerdere uitgiftelcaties is p aselecte wijze bepaald bij welke uitgiftelcatie binnen die gemeente een nderzek zal wrden uitgeverd. Dit betekent dat in ttaliteit 35 uitgiftelcaties zijn nderzcht. Meer dan de helft van de gegeven antwrden p de in ttaal 113 gestelde evaluatievragen van de vragenlijst is getetst. De tetsing hield in dat werd gecntrleerd f de uitgiftelcatie de vragen p de juiste wijze hadden beantwrd; kmt het ingevulde antwrd vereen met de praktijksituatie bij de uitgiftelcatie? Vrafgaand aan de uitvering van de steekpref is een nderzeksprtcl vastgesteld, waarin de vlgende nrm vr interpretatie van de resultaten is neergelegd: de uitgiftelcatie heeft de vragenlijst p een juiste wijze ingevuld indien 90-100% van de getetste antwrden vereen kmt met de praktijksituatie bij de gemeenten. Indien tenminste 28 van de 35 nderzchte uitgiftelcaties in staat is geweest de vragenlijst p een juiste wijze in te vullen, wrden de uitkmsten van zelfevaluatie 2013 als betruwbaar bestempeld. Uitkmsten van de steekpref Bij de 35 nderzchte uitgiftelcaties is gemiddeld 96% van alle getetste antwrden in vereenstemming met de praktijk ingevuld. Eén uitgiftelcatie scrde duidelijk lager met 79%. Vier uitgiftelcaties kwamen uit p een scre van 92%. Als de uitgiftelcaties wrden ingedeeld naar klassen, dan blijkt dat van de 35 uitgiftelcaties er 34 zijn die in de hgste klasse vielen (meer dan 90% van de antwrden is vereenkmstig de uitveringspraktijk ingevuld). Eén uitgiftelcatie viel in de tweede categrie (90%-75% van de antwrden is vereenkmstig). Omdat meer dan het vastgestelde minimum van 28 uitgiftelcaties in de hgste categrie van 90-100% valt, is gecncludeerd dat de resultaten van de zelfevaluatie reisdcumenten 2013 betruwbaar zijn. Het rapprt van de steekpref is als bijlage tegevegd aan deze rapprtage (bijlage 2). 2 Een aangewezen gemeente is een gemeente waarvan de burgemeester bevegd is m pasprten en identiteitskaarten te verstrekken aan Nederlanders die niet in Nederland wnachtig zijn. Er zijn mmenteel 8 aangewezen gemeenten. Pagina 11 van 47
Definitief Rapprtage zelfevaluatie reisdcumenten 2013 18 april 2014 3 Analyse resultaten zelfevaluatie reisdcumenten 3.1 Algemeen Aan de hand van de managementrapprtages, die elke gemeente heeft ingediend, is een beeld ntstaan van de stand van zaken van de beveiliging en de inrichting van het aanvraag- en uitgifteprces reisdcumenten in 2013. De analyse van de resultaten is in dit hfdstuk pgenmen als resultaat van de gemeenten. Om een nadere analyse p nderdelen uit te kunnen veren zijn eveneens de digitale resultaten van de Kwaliteitsmnitr gebruikt m het beeld verder te verfijnen. De analyse van deze resultaten is in dit hfdstuk pgenmen als resultaat van uitgiftelcaties. Vr het jaar 2013 zijn aan de Nederlandse gemeenten 113 vragen gesteld waarp een keuze kn wrden gemaakt uit 432 antwrden. Vraf is bepaald heveel punten een vraag in ttaal, en per antwrd, specifiek plevert. Uitgiftelcaties kunnen maximaal 1098 punten behalen. De vragenlijst vr de penbare lichamen Bnaire, Sint Eustatius en Saba is grtendeels hetzelfde als de vragenlijst vr de Nederlandse gemeenten. Een aantal vragen zijn vervangen dr een aantal vragen ver het aanvraagprces van nddcumenten. De penbare lichamen BES kunnen k maximaal 1098 punten behalen. Bij de ntwikkeling van het instrument is in samenspraak met gemeenten bepaald dat: Een scre van 95% van de maximaal te behalen punten ged is; Een scre tussen de 90 en 95% van de maximaal te behalen punten vldende is; Een scre lager dan 90% van de maximaal te behalen scre een nvldende is. Bij het pstellen van de vragenlijsten zijn zwel wettelijke nrmen als aanbevelingen in de vragen verwerkt. In de scres die in de navlgende hfdstukken wrden genemd, is geen nderscheid gemaakt tussen wettelijke nrmen en aanbevelingen, tenzij anders aangegeven. 3.2 Resultaten ttaal In deze paragraaf zijn de ttaalresultaten van de gemeenten en de penbare lichamen weergegeven. Vervlgens wrden de resultaten van de Nederlandse gemeenten nader bekeken per prvincie, per gemeente en aangewezen gemeenten. 3.2.1 Gemiddelde scres gemeenten en penbare lichamen De gemiddelde scres van de gemeenten en penbare lichamen wrden zelfstandig gepresenteerd, dit vanwege uiteenlpende scres. Op basis van de gegeven antwrden vr zwel wettelijke vereisten als zgenaamde aanbevelingen blijkt dat het gemiddelde resultaat van de gemeenten nvldende is. Het gemiddelde resultaat van de penbare lichamen is k nvldende. Als we het resultaat p basis van de Pagina 12 van 47
Definitief Rapprtage zelfevaluatie reisdcumenten 2013 18 april 2014 wettelijke vereisten meten, behalen de Nederlandse gemeenten net een vldende scre en de penbare lichamen een nvldende scre. Bij de resultaten van de penbare lichamen (gemiddeld 59% tegenver 89% bij de gemeenten) dient te wrden pgemerkt dat de verplichtingen die langjarig van tepassing waren vr de gemeenten vr het eerst van tepassing zijn gewrden vr de penbare lichamen p 10 ktber 2010, bij de staatkundige hervrming. Z gld tt 10 ktber 2010 vr de eilanden geen verplicht gebruik van BeveiligingsNet. Evenmin deden zij mee in het driejaarlijkse externe nderzek. Ok in 2010 hebben zij niet meegedaan met dit nderzek, gelet p de krte vrbereidingstijd. Wel hadden zij sinds 2006 extra inspanningen verricht p de wettelijke eisen, daarbij geadviseerd dr het ministerie van BZK en het kabinet van de guverneur van de Nederlandse Antillen. Tabel 1a Gemiddelde scre landelijk (gemeenten) Resultaat Scre Gemiddeld landelijk ttaal Onvldende 89% Gemiddeld landelijk ttaal p wettelijke eisen Vldende 91% Gemiddeld landelijk ttaal p aanbevelingen Onvldende 81% Tabel 1b Gemiddelde scre penbare lichamen Resultaat Scre Gemiddeld ttaal Onvldende 59% Gemiddeld ttaal p wettelijke eisen Onvldende 65% Gemiddeld ttaal p aanbevelingen Onvldende 46% 3.2.2 Per prvincie Het aantal gemeenten per prvincie verschilt aanzienlijk: van 6 gemeenten in de prvincie Flevland tt 67 gemeenten in de prvincies Zuid-Hlland en Nrd-Brabant. De hgste en laagste resultaten per prvincie laten een verschil zien van 7 prcent. Zeeland scrt het hgst met 92% tegenver Limburg die 85% scrt. De helft van de prvincies scrt een nvldende, de andere helft scrt een vldende, geen prvincie scrt ged. Het aantal gemeenten per prvincie lijkt geen invled te hebben p het gemiddelde resultaat per prvincie. Pagina 13 van 47
Zeeland Overijssel Utrecht Zuid-Hlland Grningen Gelderland Nrd-Hlland Nrd-Brabant Drenthe Friesland Flevland Limburg Definitief Rapprtage zelfevaluatie reisdcumenten 2013 18 april 2014 Grafiek 3 Scre per prvincie inclusief aantal gemeenten per prvincie 94% 92% 90% 88% 86% 84% 82% 80% 80 70 60 50 40 30 20 10 0 Gemiddelde van Resultaat Aantal van Gemeente 3.2.3 Per gemeente Uit de resultaten van de zelfevaluatie blijkt dat 265 (65%) van de 408 gemeenten een scre behalen die gelijk f hger is dan de nrm van 90% p het vlden aan alle vragen (wettelijke vereisten en aanbevelingen). Desndanks zijn er 143 gemeenten (35%) die een nvldende behalen. 284 gemeenten van de 408 gemeenten (70%) scren een vldende tt ged (>90%) p het vlden aan de wettelijke nrmen. Echter, 124 gemeenten (30%) behalen een scre die nder de nrm van 90% ligt. In bijlage 1 is het resultaat per gemeente per nderwerp weergegeven. Tabel 2 Aantal gemeenten ged-vldende-nvldende Alle vragen Wettelijke vereisten Aantal gemeenten scren ged: 81 98 Aantal gemeenten scren vldende: 184 186 Aantal gemeente scren nvldende 143 124 Binnen de grep van de gemeenten die een nvldende hebben gescrd, kan er k nderscheid wrden gemaakt tussen gemeenten die net nder de 90% hebben gescrd f gemeenten die aanzienlijk nder de 90% hebben gescrd. Vr een nadere analyse is een nderverdeling binnen de nvldende -grep tussen twee grepen: gemeenten die een scre hebben behaald tussen 80 en 90% en gemeenten die een scre hebben behaald nder de 80%. De laagste scre is 62%. In nderstaand tabel is k nderscheid gemaakt tussen de scre p de gehele vragenlijst en het vlden aan de wettelijke vereisten. Hieruit blijkt dat er 22 gemeenten zijn die minder dan 80% aan de wettelijke vereisten vlden. Pagina 14 van 47
Definitief Rapprtage zelfevaluatie reisdcumenten 2013 18 april 2014 Tabel 3 Aantal gemeenten nvldende Alle vragen Wettelijke vereisten Aantal gemeenten: scre > 80% - 90% 102 102 Aantal gemeenten: scre > 60% - 80% 41 22 3.2.4 Per gemeente naar inwnersaantal De gemeentegrtte lijkt hegenaamd geen invled te hebben p het behaalde resultaat. Gemeenten met minder dan 60.000 inwners scren net nvldende, terwijl gemeenten met meer dan 60.000 inwners net vldende scren. Tabel 4 Resultaat naar gemeentegrtte (Brn: CBS) Alle vragen Wettelijke vereisten Inwners Gemeenten Resultaat Scre Resultaat Scre < 20.000 144 Onvldende 89% Vldende 90% 20.000 60.000 205 Onvldende 89% Vldende 91% 60.000 100.000 33 Vldende 90% Vldende 91% 100.000 250.000 22 Vldende 90% Vldende 90% > 250.000 4 Vldende 92% Vldende 92% Het merendeel van de gemeenten scrt een vldende. Van de gemeenten met minder dan 20.000 inwners en de 100.000+-gemeenten (excl. de gemeenten met meer dan 250.000 inwners) zijn er percentueel meer gemeenten die een nvldende scren p de wettelijke vereisten dan gemeenten met een andere gemeentegrtte. Tabel 5 Ged vldende nvldende naar gemeentegrtte Percentage gemeenten alle vragen Percentage gemeenten wettelijke vereisten Ged Vldende Onvldende Ged Vldende Onvldende < 20.000 19% 43% 38% 19% 46% 35% 20.000 60.000 19% 47% 35% 27% 45% 28% 60.000 100.000 27% 45% 28% 33% 43% 24% 100.000 250.000 23% 41% 36% 18% 45% 37% > 250.000 0% 75% 25% 0% 75% 25% 3.2.5 Aangewezen gemeenten In Nederland zijn 8 gemeenten aangewezen vr de behandeling van aanvragen van reisdcumenten van Nederlandse burgers die wnachtig zijn in het buitenland (niet-ingezetenen). Deze gemeenten zijn, net als de gemeenten die aanvragen van ingezetenen behandelen, verplicht de PUN te te passen. In de PUN zijn een aantal specifieke regelingen vr deze gemeenten pgenmen. Deze specifieke regelingen zijn niet verwerkt in de vragenlijst van de zelfevaluatie. Met name het vaststellen van de identiteit en de natinaliteit is vr deze gemeenten meer cmplex van aard, mdat de gegevens van deze grep van Nederlanders niet pgenmen zijn in een actuele basisregistratie, zals de basisregistratie persnen. De aangewezen gemeenten hebben allemaal, naast een uitgiftelcatie vr niet-ingezetenen k één f meerdere uitgiftelcaties vr ingezetenen. De resultaten in deze paragraaf hebben alleen betrekking p Pagina 15 van 47
Definitief Rapprtage zelfevaluatie reisdcumenten 2013 18 april 2014 de uitgiftelcatie vr niet-ingezetenen. De ttaalresultaten van de gemeenten zijn in bijlage 1 pgenmen. De laagste scre behaald is dr de gemeente Echt-Susteren. Tabel 6 Resultaten aangewezen gemeenten Alle vragen Scre Wettelijke Scre vereisten Oldambt Ged 98% Ged 97% Enschede Ged 95% Ged 96% Bergen p Zm Vldende 93% Vldende 94% s-gravenhage Ged 95% Vldende 94% Haarlemmermeer Vldende 91% Vldende 90% Maastricht Vldende 90% Vldende 91% Mntferland Vldende 90% Ged 96% Echt-Susteren Onvldende 64% Onvldende 76% 3.2.6 Openbare lichamen Op basis van de gegeven antwrden vr zwel wettelijke vereisten als zgenaamde aanbevelingen blijkt dat het gemiddelde resultaat van de penbare lichamen nvldende is. De penbare lichamen scren tevens een nvldende p basis van alleen de wettelijke eisen. Tabel 7 Resultaten penbare lichamen Alle vragen Scre Wettelijke Scre vereisten Bnaire Onvldende 68% Onvldende 70% Saba Onvldende 49% Onvldende 60% Sint Eustatius Onvldende 61% Onvldende 65% In nderstaande tabel zijn de resultaten van de penbare lichamen weergegeven in vergelijking met gemeenten met een vergelijkbaar inwnersaantal, waarnder de Waddeneilanden. Hieruit blijkt dat de resultaten van de penbare lichamen aanzienlijk nder de resultaten liggen van deze gemeenten. Wanneer de resultaten van de penbare lichamen wrden vergeleken met alleen de Waddeneilanden, dan blijkt dat slechts een van alle eilanden vldende scrt. Of dit teval is f dat de meer geïsleerde psitie van de eilanden een rl speelt is niet nader geanalyseerd. Pagina 16 van 47
Definitief Rapprtage zelfevaluatie reisdcumenten 2013 18 april 2014 Tabel 8 Resultaten gemeenten met vergelijkbaar inwnersaantal (Brn: CBS inwners per 1/1/2013) Gemeente/Openbaar lichaam Inwners Resultaat Scre Terschelling 4.740 Ged 95% Haarlemmerliede en Spaarnwude 5.430 Ged 95% Millingen aan de Rijn 5.857 Ged 95% Renswude 4.532 Vldende 93% Schermer 5.324 Vldende 93% Rzendaal 1.515 Vldende 91% Vlieland 1.146 Onvldende 89% Zeevang 6.297 Onvldende 83% Ameland 3.466 Onvldende 79% Schiermnnikg 946 Onvldende 78% Texel 13.691 Onvldende 81% Sint Eustatius 3.897 Onvldende 61% Saba 1.991 Onvldende 47% Gemeente/Openbaar lichaam Inwners Resultaat Scre Hardinxveld Giessendam 17.538 Ged 98% Olst-Wijhe 17.482 Ged 98% Gennep 17.101 Ged 97% Valkenburg aan de Geul 17.071 Vldende 93% Oirscht 17.806 Vldende 92% Sint-Oedenrde 17.427 Vldende 91% Ommen 17.446 Vldende 90% Weesp 17.577 Onvldende 83% Midden Delfland 17.598 Onvldende 75% Bnaire 17.408 Onvldende 68% 3.3 Resultaten per nderwerp Bij het inrichten van de vragenlijst zijn een aantal inrichtingskeuzes gemaakt (inrichting en bijhuding van prcessen/prcedures, aandachtsgebieden, infrmatiebeveiliging (BIV-klassen)). Aan de hand van deze inrichtingskeuzes is het mgelijk per nderwerp het een en ander nader te nderzeken. De resultaten van deze analyse betreffen de resultaten per uitgiftelcatie. De resultaten van de penbare lichamen zijn hierin niet meegenmen, mdat de penbare lichamen de zelfevaluatie m technische redenen handmatig hebben uitgeverd. 3.3.1 Inrichting en bijhuding van prcessen en prcedures In de vragenlijst Reisdcumenten is nderscheid gemaakt tussen vragen die betrekking hebben p de inrichting van de prcessen en prcedures. Zals vragen ver het beveiligingsplan en beveiligingsprcedures. En daarnaast vragen ver het bijhuden (uitveren, cntrleren) van deze prcessen (bijv. beveiligingsrapprtages). Pagina 17 van 47
Definitief Rapprtage zelfevaluatie reisdcumenten 2013 18 april 2014 Op de vragen die betrekking hebben p de inrichting scren gemeenten een vldende (90%). Op de vragen die betrekking hebben p de uitvering c.q. bijhuding scren gemeenten een nvldende (88%). Op basis van de gegeven antwrden blijkt dat de uitvering/bijhuding van de prcessen gemiddeld minder ged lpt dan de inrichting van de prcessen. 3.3.2 Per aandachtsgebied De vragen zijn gegrepeerd naar de aandachtsgebieden beleid, prcessen, gegevens, persneel, fysieke beveiliging, calamiteiten, architectuur en naleving. Deze aandachtsgebieden zijn gekzen p basis van een indeling zals deze gehanteerd wrdt in de Cde vr Infrmatiebeveiliging (ISO 27002). De resultaten per aandachtsgebied laten een duidelijk verschil zien: het aandachtsgebied prcessen scrt het hgst met 95%, terwijl het aandachtsgebied persneel beduidend lager scrt (82%). Het aandachtgebied prcessen is, in vergelijking met nderzeken uit het verleden uitgebreid. Het blijkt dat gemeenten dit aandachtsgebied relatief ged hebben gerganiseerd. In een vlgende paragraaf wrdt p het aandachtsgebied nader ingezmd. Tabel 9 resultaat per aandachtsgebied Alle vragen Scre Wettelijke Scre Vereisten Beleid Onvldende 89% Vldende 92% Prcessen Ged 95% Vldende 91% Gegevens Onvldende 88% Vldende 94% Persneel Onvldende 81% Onvldende 82% Fysieke Beveiliging Onvldende 89% Ged 96% Calamiteiten Vldende 92% n.v.t. n.v.t. Architectuur Onvldende 88% Ged 95% Naleving Onvldende 89% n.v.t. n.v.t. Wanneer ingezmd wrdt p een selectie van een aantal gemeenten, zals de aangewezen gemeenten, dan laten de resultaten per aandachtsgebied zien dat de aangewezen gemeenten met een gede scre dit ver het algemeen ver alle aandachtsgebieden den. Pagina 18 van 47
Beleid Prcessen Gegevens Persneel Fysieke beveiliging Calamiteiten Architectuur Naleving Beleid Prcessen Gegevens Persneel Fysieke beveiliging Calamiteiten Architectuur Naleving Definitief Rapprtage zelfevaluatie reisdcumenten 2013 18 april 2014 Tabel 10 resultaten aangewezen gemeenten per aandachtsgebied (96-100% gren, 90-95% lichtgren, 80-89% ranje, 60-79% rd) Oldambt 98% 100% 100% 98% 94% 100% 100% 100% Enschede 92% 94% 96% 95% 94% 98% 100% 100% Bergen p Zm 91% 94% 92% 95% 94% 100% 100% 60% Den Haag 96% 100% 87% 91% 94% 100% 100% 100% Haarlemmermeer 100% 97% 68% 79% 95% 100% 100% 100% Maastricht 80% 96% 79% 90% 96% 98% 100% 80% Mntferland 77% 99% 92% 94% 79% 92% 100% 80% Echt-Susteren 54% 85% 47% 52% 70% 20% 100% 20% In tabel 10 zijn de resultaten van de penbare lichamen niet meegenmen. Onderstaande tabel laat de resultaten zien van de penbare lichamen per aandachtsgebied. Hieruit blijkt dat de penbare lichamen p bijna alle nderdelen nvldende scren. Tabel 11 resultaten penbare lichamen per aandachtsgebied (96-100% gren, 90-95% lichtgren, 80-89% ranje, 60-79% rd) Bnaire 61% 70% 88% 54% 66% 77% 80% 100% Saba 11% 64% 64% 34% 54% 20% 50% 40% Sint Eustatius 36% 77% 73% 57% 52% 53% 0% 100% 3.3.3 Infrmatiebeveiliging Infrmatiebeveiliging is het geheel van preventieve, detectieve, repressieve en crrectieve maatregelen alsmede prcedures en prcessen die de beschikbaarheid, integriteit (=betruwbaarheid),vertruwelijkheid (=exclusiviteit)en cntrleerbaarheid (k wel de BIV-klasse genemd) van alle vrmen van infrmatie binnen een rganisatie garanderen. Beschikbaarheid bevat de garanties vr het afgesprken niveau van dienstverlening gericht p de beschikbaarheid van de dienst Pagina 19 van 47
Definitief Rapprtage zelfevaluatie reisdcumenten 2013 18 april 2014 p de afgesprken mmenten. Kenmerken van beschikbaarheid zijn tijdigheid, cntinuïteit en rbuustheid; Integriteit(=betruwbaarheid) geeft de mate aan waarin de infrmatie actueel en crrect is. Kenmerken zijn juistheid, vlledigheid en geautriseerdheid van de transacties; Vertruwelijkheid (=exclusiviteit) is het kwaliteitsbegrip waarnder privacybescherming, maar k de exclusiviteit van infrmatie gevangen kan wrden. Het waarbrgt dat alleen geautriseerden tegang krijgen en dat infrmatie niet kan uitlekken; Cntrleerbaarheid: het belang m achteraf tegang en transacties te kunnen verifiëren. De vragen die binnen het nderzek zijn pgesteld hebben het del inzicht te krijgen in heverre de gemeente maatregelen heeft pgesteld p het gebied van deze nderwerpen. Tabel 12 scres infrmatiebeveiliging Resultaat Scre Beschikbaarheid Ged 99% Integriteit (=betruwbaarheid) Onvldende 89% Vertruwelijkheid (=exclusiviteit) Onvldende 89% Cntrleerbaarheid Onvldende 86% 3.4 Verdieping van het resultaat van het aandachtsgebied Persneel Zals uit vrgaande paragraaf blijkt, is het resultaat binnen het aandachtsgebied Persneel ruim nvldende. In deze paragraaf gaan we dieper p deze resultaten in. Binnen het aandachtsgebied Persneel is een nderscheid gemaakt naar sub-nderwerpen. De resultaten van de sub-nderwerpen laten zien dat er p het nderdeel functiescheiding een minimale scre is behaald. Daarnaast blijkt dat het nderdeel Cmpetenties een lage scre heeft gehaald. Beide nderdelen wrden verder uitgediept. Uit een analyse van de ttaalresultaten is afgeleid dat, daar waar gemeenten vr het aandachtgebied Persneel nvldende scren, de ttaalscre van deze gemeente vr deze zelfevaluatie nit ged is. Daarnaast is gecnstateerd dat bij een gede scre vr het aandachtgebied Persneel het ttaalresultaat altijd grter is dan vldende (afgeleid uit de resultaten in de bijlagen per gemeente). Pagina 20 van 47
Eis/aanbeveli ng Percentage Definitief Rapprtage zelfevaluatie reisdcumenten 2013 18 april 2014 Tabel 13 Sub-nderwerpen binnen het aandachtsgebied Persneel Resultaat landelijk detail van persneel Resultaat Scre Bewustzijn Ged 97% Aanwijzing medewerkers Ged 96% Beveiligingsfunctinaris Ged 96% Registratie reisdcumentenmdule Vldende 94% Autrisatiebevegde Onvldende 87% Tetsen autrisaties Onvldende 86% Tegang mbiel aanvraagstatin Onvldende 85% Geheimhuding Onvldende 83% Tetsen uitvering Onvldende 81% Cmpetenties Onvldende 73% Functiescheiding Onvldende 56% 3.4.1 Cmpetenties De werkzaamheden in het prces reisdcumenten zijn delicaat en verlangen een grte mate van vakkennis, nauwkeurigheid en betruwbaarheid. Dit betekent dat vr die functie minimale kennis en vaardigheden meten zijn vrgeschreven. In ieder werkprces waarin vrschriften, prcedures en instructies meten wrden gevlgd, kun je niet zmaar aannemen dat medewerkers daarvan p de hgte zijn. Het is van belang m te zrgen dat medewerkers p de hgte zijn en blijven van bestaande prcedures en wijzigingen daarp. Om te sturen p het juiste beveiligingsgedrag dient het nderwerp nderdeel uit te maken van het functineringsgesprek. Dr het juiste f eventueel njuiste gedrag te benemen in het functineringsgesprek kan enerzijds de mtivatie en de bewustwrding tenemen en anderzijds crrigerend wrden pgetreden bij nalatigheid. In nderstaand verzicht staan de vragen die ver het vrnemde zijn gesteld. Er wrdt met een gemiddelde scre van 73% nvldende gescrd. Het gaat hier veelal m aanbevelingen. Vanuit de antwrden blijkt dat er vral punten blijven liggen p het gebied van aanstelling van medewerkers en het per taak vaststellen van de minimale kennis en vaardigheden. De landelijke resultaten p vraagniveau ver dit nderwerp zijn: Specificatie vragen 1 - betreffende cmpetenties Cmpetenties Welke maatregelen wrden genmen ten aanzien van medewerkers in 72% risicvlle werkzaamheden Bij aanstelling wrdt een verklaring mtrent het gedrag (VOG) A verlangd vr vaste medewerkers (stage/detachering/inhuur) 82% Bij aanstelling wrdt een verklaring mtrent het gedrag verlangd vr A medewerkers die geen vast dienstverband hebben met de gemeente 67% Bij aanstelling wrdt het curriculum vitae p juistheid gecntrleerd A 72% Diplma's f certificaten wrden p echtheid en juistheid gecntrleerd A 62% Pagina 21 van 47
Eis f aanbeveling Percentage Definitief Rapprtage zelfevaluatie reisdcumenten 2013 18 april 2014 Bij aanstelling wrden referenties nagetrkken A 77% Geen van genemde maatregelen 6% He zijn, vr de uitvering van de werkzaamheden, de minimale 65% kennis en vaardigheden vastgesteld? Deze zijn vr elke taak specifiek vastgesteld A 49% Deze zijn vastgesteld in de functiebeschrijving A 82% Deze zijn niet vastgesteld 6% He nemen medewerkers kennis van vrschriften en prcedures? 75% Deze wrden mndeling besprken E 97% Deze wrden schriftelijk meegedeeld E 89% Medewerkers tekenen vr kennisname A 57% Geen van bvenstaande 0% Wrdt in gesprekken ver het functineren gesprken ver het 80% nakmen van beveiligingsvrschriften? Ja A 79% Nee 21% 3.4.2 Functiescheiding Functiescheiding is een rganisatrisch instrument m ervr te zrgen dat het prces integer plaatsvindt. Dit kan wrden bewerkstelligd dr altijd en p zijn minst drie persnen te betrekken bij het vlledige prces van aanvragen tt en met uitreiken. Hiermee wrdt vrkmen dat, k bij externe dwang f chantage, een medewerker in de gelegenheid is m tt frauduleus gedrag te kmen. Over functiescheiding zijn een viertal vragen gesteld. Opmerkelijk is dat slechts bij 180 uitgiftelcaties in 100% van de gevallen aan de verplichte functiescheiding tussen aanvraag-beheer en verstrekken wrdt vldaan. Binnen de regelgeving is de mgelijkheid gecreëerd m, nder vrwaarden, af te wijken van deze eis. Slechts 66% van de uitgiftelcaties vlgt de eisen p die gesteld zijn indien niet aan functiescheiding is vldaan. Specificatie vragen 2 - betreffende functiescheiding Functiescheiding In beveiligingsbeheer Is er sprake van een scheiding in verantwrdelijkheden? 98% Tussen de pdrachtgever en de uitverder A 97% Tussen de uitverder en de beveiligingsfunctinaris E 99% Tussen de pdrachtgever en de beveiligingsfunctinaris E 98% Er is geen scheiding in verantwrdelijkheden 1% In de prcessen Tussen welke (peratinele) reisdcumentenprcessen is er sprake van functiescheiding? 70% Tussen verstrekken en beheer E 6% Tussen verstrekken en uitreiken E 25% Pagina 22 van 47
Percentage Eis/aanbeveling aantal lcaties Definitief Rapprtage zelfevaluatie reisdcumenten 2013 18 april 2014 Tussen beheer en uitreiken E 3% Tussen verstrekken, beheer en uitreiken E 47% Geen van bvengenemde 18% Vindt functiescheiding altijd plaats? 37% Ja (alleen bij dit antwrd wrden punten gegenereerd) A 36% Nee, maar de reden is te geringe persnele capaciteit E 57% Nee 6% Wat det u als er geen functiescheiding plaatsvindt wegens te geringe capaciteit? 66% De reden daarvan wrdt schriftelijk vastgelegd E 68% De peride waarin dit plaatsvnd wrdt vastgelegd E 67% De namen van de betrkken ambtenaren wrden vastgelegd E 70% Er wrdt een cntrle uitgeverd dr een nafhankelijk ambtenaar E 63% Geen van bvengenemde acties 22% 3.4.3 Beveiligingsfunctinaris De aanbevelingen die betrekking hebben p de beveiligingsfunctie scren p een aantal nderdelen nvldende. Inbreuken dienen in de meeste gevallen gemeld te wrden aan de beveiligingsfunctinaris waardr deze in staat wrdt gesteld m de ndige acties uit te veren. Het valt p dat de inrichting vaak ged is geregeld, zals het frmeel aanwijzen van de beveiligingsfunctinaris en het pnemen van de verantwrdelijkheden in de beveiligingsprcedure. Echter, de uitvering blijft achter. Z vindt er niet altijd een tussentijdse cntrle plaats p de uitvering van de te nemen maatregelen uit het beveiligingsplan en wrdt er niet jaarlijks dr de beveiligingsfunctinaris gerapprteerd. Specificatie vragen 3 - betreffende beveiligingsfunctinaris Over de beveiligingsfunctinaris De verantwrdelijkheden van de beveiligingsfunctinaris zijn in de beveiligingsprcedure pgenmen 99% E 490 Er vindt dr de beveiligingsfunctinaris f een nafhankelijk derde een tussentijds cntrle plaats p de uitvering van de te nemen maatregelen (uit de jaarlijkse beveiligingsrapprtage)? 69% A 344 De beveiligingsfunctinaris heeft het afgelpen jaar gerapprteerd 79% A 392 De beveiligingsfunctinaris is frmeel aangewezen 97% E 479 De beveiligingsfunctinaris is niet betrkken bij de uitvering van het reisdcumentenprces 96% E 475 De beveiligingsfunctinaris legt rechtstreeks verantwrding af aan de burgemeester 96% E 473 De taken en verantwrdelijkheden van de beveiligingsfunctinaris zijn in een functiemschrijving vastgelegd 97% E 480 Pagina 23 van 47
Eis/aanbeveling Percentage Definitief Rapprtage zelfevaluatie reisdcumenten 2013 18 april 2014 Inbreuken meten wrden gemeld aan de beveiligingsfunctinaris 97% A 479 Vervanging bij langdurige afwezigheid van de beveiligingsfunctinaris is in de prcedure incident meldingen pgenmen 62% A 307 3.5 Identiteit vaststellen In verband met de plitieke en maatschappelijke aandacht vr identiteitsfraude, is er vr gekzen m een nadere analyse p het gebied van het vaststellen van de identiteit uit te veren. Bij de aanvraag van een reisdcument met de identiteit van de aanvrager uiteraard wrden vastgesteld. Evenals bij de aanvraag van een dcument is het ndzakelijk m de identiteit van degene die het dcument kmt afhalen zrgvuldig vast te stellen. Opvallend zijn de lagere percentages die behaald wrden bij het uitreiken van de reisdcumenten. Bij 35 uitgiftelcaties wrden in het aanvraagprces identificerende vragen niet aan de kinderen zelf gesteld en bij het uitreikprces zijn dat zelfs 100 uitgiftelcaties. Specificatie vragen 4 - betreffende identiteit vaststellen Identiteit vaststellen In het aanvraagprces Op welke wijze wrdt de identiteit van de aanvrager vastgesteld? 91% Het eerder uitgereikte reisdcument wrdt ter identificatie gebruikt E 100% De persnsgegevens en het dcumentnummer p het reisdcument E wrden gecntrleerd in de GBA 100% De echtheidskenmerken van het vergelegde dcument wrden p A echtheid gecntrleerd 81% Er vindt, indien mgelijk, een ft-ft vergelijking plaats met de E ft in het vergelegde dcument en een vergelijking van de ft 100% met het gezicht van de aanvrager Er wrden altijd identificerende vragen gesteld, k als de een geldig A identiteitsdcument wrdt vergelegd 34% Bij het ntbreken van een geldig identiteitsdcument wrden er E identificerende vragen gesteld 100% Naast het stellen van identificerende vragen wrden andere E dcumenten gevraagd, die vrzien zijn van ft en handtekening 91% gevraagd Bij kinderen wrden identificerende vragen aan het kind zelf gesteld E 93% Wrdt er nderzek ingesteld, indien twijfel bestaat ver de 100% identiteit? Ja E 100% Nee 0% Uit welke nderdelen bestaat het nderzek bij twijfel ver de identiteit? De actuele handtekening, ft en gegevens wrden vergeleken met eerdere aanvragen reisdcumenten De gegevens wrden vergeleken met andere beschikbare brnnen, zals bv. de rijbewijsadministratie, ntvangen verhuisaangiften, aangiften burgerlijke stand 97% A 100% A 95% Pagina 24 van 47
Definitief Rapprtage zelfevaluatie reisdcumenten 2013 18 april 2014 Er wrden aanvullende vragen gesteld A 98% Indien ndzakelijk wrdt de plitie betrkken bij het uitveren van A het nderzek 95% Geen van de genemde acties 0% Bij het uitreiken Op welke wijze wrdt de identiteit van de aanvrager vastgesteld? 90% Het eerder uitgereikte reisdcument wrdt ter identificatie gebruikt E 99% De persnsgegevens en het huidige dcumentnummer wrden E 99% gecntrleerd in de GBA Er vindt een ft-persn vergelijking plaats E 100% Bij het ntbreken van een geldig identiteitsdcument wrden er E 83% identificerende vragen gesteld Bij kinderen wrden identificerende vragen aan het kind zelf gesteld E 80% Naast het stellen van identificerende vragen wrden andere E 77% dcumenten gevraagd, die vrzien zijn van ft en handtekening gevraagd Geen van genemde nderwerpen 0% He wrdt gehandeld bij twijfel aan de identiteit van de aanvrager? 92% Er wrdt een nderzek ingesteld (bijv. verlegging gebrteakte f E 98% aanvraagfrmulier eerder uitgereikt dcument) Er vindt verificatie plaats van de vingerafdrukken E 80% Er wrdt niet tt uitreiking vergegaan E 98% Geen van genemde nderwerpen 1% Welke acties wrden aanvullend ndernmen m de echtheid van het dcument vast te stellen? De echtheidskenmerken van de vergelegde dcumenten wrden gecntrleerd De handtekening in het huidige dcument wrdt, indien mgelijk, vergeleken met de handtekening in het nieuwe dcument 91% A 87% A 94% Pagina 25 van 47
Definitief Rapprtage zelfevaluatie reisdcumenten 2013 18 april 2014 4 Ervaringen zelfevaluatie en vervlgacties 4.1 Algemeen De zelfevaluatie reisdcumenten is tweeledig van pzet. Het instrument is bedeld als cntrlemiddel en heeft daarnaast nadrukkelijk de functie m kwaliteitsverbetering te bevrderen. De ingevulde vragenlijst en de bijbehrende managementrapprtage geven p detailniveau weer wat de verbeterpunten zijn in het reisdcumentenprces van een gemeentelijke uitgiftelcatie. Hiermee is begd m vr gemeenten inzichtelijk te maken wat de aandachtspunten zijn en waar ruimte is vr verbetering. Om een beeld te krijgen f de zelfevaluatie en het gebruikte evaluatie instrument daadwerkelijk incentives zijn vr het verbeteren van de kwaliteit, zijn de 35 gemeenten die aan de steekpref hebben meegewerkt, naar hun ervaringen met de zelfevaluatie gevraagd. Tevens is gekeken naar de telichtingen van gemeenten in de gemeentelijke rapprtage en in heverre daar verbeteracties zijn benemd. 4.2 Ervaringen van de 35 steekprefgemeenten De 35 steekprefgemeenten is gevraagd naar hun ervaringen met de zelfevaluatie. Een uitwerking van de ervaringen is pgenmen in het rapprt ver de steekpref en is als bijlage bijgevegd (bijlage 2). De belangrijkste bevindingen mtrent het stimuleren van de kwaliteitsverbetering zijn de vlgende: Uit de gehuden gesprekken kmt naar vren dat de Kwaliteitsmnitr als een duidelijke verbetering en ndzakelijke vernieuwing ten pzichte van BeveiligingsNet wrdt gezien. De behandelde thema's zijn actueel. De inhudelijke verbreding van de Kwaliteitsmnitr ten pzichte van zijn vrganger wrdt dr de meeste gemeenten prettig gevnden en gewaardeerd. Dit geldt k vr de vragen die niet direct betrekking hebben p de verplichtingen vanuit de PUN, maar welke aanbevelingen betreffen. Deze leiden tt een grtere bewustwrding en geven net zals de nieuwe thema s in de vragenlijst prikkels m veranderingen in de rganisatie en het prces aan te brengen. Een aantal gemeenten is hierdr bijvrbeeld geïnspireerd geraakt m meer afdelingen en cllega s bij het (cmmunicatie-)prces te betrekken. Smmige gemeenten geven aan dat hierin wel het gevaar schuilt dat het te gedetailleerd gaat wrden en het dan vr de kleinere gemeenten niet meer te den is. Ok verwachten zij p deze punten een pvlging vanuit het BZK (in de regelgeving). Over de inhud van de aanbevelingen f adviezen die in de managementrapprtages aangereikt wrden, zijn niet alle gemeenten tevreden. De rde draad in de telichting hierp is, dat deze feedback te algemeen verwrd is f niet ged vereenkmt met de praktijk. Er wrdt dan een advies gegeven dat vr de betreffende gemeenten niet aan de rde is. De gemeenten vinden het algemene karakter aan de ene kant begrijpelijk, mdat de rapprtages autmatisch gegenereerd wrden en maatwerk vr Pagina 26 van 47