Bijlage 12 Visie p Strategisch Leveranciersmanagement Rijkswaterstaat Paragraaf 1 Strategisch Leveranciersmanagement Het IUC Bedrijfsvering Cntractmanagement RWS (hierna te nemen Cntractmanagement) vert een actief beleid ten aanzien van Strategisch Leveranciersmanagement (SLM). Met behulp van SLM classificeert het Cntractmanagement alle gecntracteerde. Hierdr ntstaat inzicht in de waarde die een gecntracteerde Opdrachtnemer vr RWS heeft. Afhankelijk van de waarde wrden verlegvrmen ingericht p peratineel, tactisch en strategisch niveau binnen RWS. Afhankelijk van het srt classificering wrdt gezamenlijk met de Opdrachtnemer aan partnership/langdurige relatie en innvatie gewerkt. De Opdrachtnemer is vr RWS een Opdrachtnemer in de categrie; Perfrmance. Dit uit zich in de vlgende delen: Fcus p de relatie Opdrachtgever/Opdrachtnemer, prcesptimalisatie en verbetering van de sturing. Terugblik naar prestaties uit het verleden, fcus p de middenlange en lange termijn business frecast. Dit vraagt van Opdrachtgever en Opdrachtnemer (middelen): Peridiek en gestructureerd peratineel en tactisch verleg; De peratinele terugkppeling en input vlgt vanuit de vrtgangsrapprtages (VGR) te huden bij Opdrachtgever. Een vaste management- en berdelingscyclus. Een practieve huding van beide partijen: infrmatieverstrekking, kennisverdracht en cmplete waarde-ptimalisatie. De vlgende illustratie geeft in het krt het regime t.a.v. een Perfrmance Opdrachtnemer weer. Strategisch Leveranciersmanagement (SLM) wrdt dr het Cntractmanagement RWS gehanteerd m de vlgende redenen: Prfessineel met mgaan; Structureel met in peratineel, tactisch en strategisch verleg gaan; Werken met vastgestelde prcessen (standaardisatie); Mnitren, berdelen en evalueren van de prestatie. 20130531_Bijlage SLM RWS - Dranken autmaten.dc pagina 1
Binnen SLM wrden aan de hand van een classificering ingedeeld in nderstaande piramide. De classificering is gebaseerd p de vlgende items: effect p primair prces, effect p klantbeleving, invled p huidige en tekmstige ksten, innvatie, mzet, tegang tt kritische capaciteiten en cntinuïteit. He hger een Opdrachtnemer scrt, he hger zijn plek in de piramide. Bij de plek in de piramide hrt een bepaald regime; de wijze waarp met een Opdrachtnemer wrdt mgaan. Dit wrdt in nderstaande plaatjes gevisualiseerd. 1 Jint Venture 2 Develpment Opdrachtne 3 Perfrmance 4 Overige Vlledig Beperkt Ad hc Brn: FPA Kenmerken van de verschillende klassen: 1. Breakthrugh partners 2. Develpment 3. Perfrmance 4. Overige Break-thrugh partners (1) - jint-venture achtig. RWS is k keyaccunt vr deze Opdrachtnemer. Delen van veel infrmatie is een must - Bieden veel tegevegde waarde en/f hebben grte invled p de ksten - Relatie duurt naar verwachting ng jaren - Aantal: < 4-5 (sms zelfs geen) Develpment (2) - (ptentieel) tegevegde waarde p het gebied van innvatie en invled p primaire prces - Kunnen significante invled p ksten hebben - Relatie duurt naar verwachting ng jaren - Aantal: circa 10 Perfrmance (3) - Geen/beperkte invled p primair prces - Dragen bij aan efficiënte bedrijfsvering en hebben grte invled p de ksten - Prestaties kunnen vaak ng aanzienlijk wrden verbeterd dr cncentratie p prestatiemeting, verbeterprjecten en peridieke evaluaties - Aantal: circa 40 Overige (4) - Dit zijn de waar je in eerste instantie geen/ weinig aandacht aan wil besteden - Aantal: heel veel 20130531_Bijlage SLM RWS - Dranken autmaten.dc pagina 2
Afhankelijk van de classificering, het bijbehrende regime, wrdt ver bepaalde elementen in het peratineel, tactisch en strategisch verleg gesprken. In de laatste klm staat vermeld wie bij deze gesprekken aanwezig zijn. Element Overleg Breakthrugh partner Develpment Opdrachtnemer Jint Venture / Vlledig regime Gvernance Prces Strategisch verleg Tactisch verleg RV(), BIO(), adv(), hfd FB, directeur RV, BIO,adv Operatineel verleg Regi Perfrmance Beperkt regime Prces Tactisch verleg Operatineel verleg RV, BIO, adv Regi Overige Ad hc regime Tactisch verleg Ad hc verleg RV (),BIO, Adv () Regi RV = Cntractmanager, BIO = Inkper, Adv = adviseur A&P, Regi = n.t.b. O = ptineel Paragraaf 2 Prestatie-indicatren Opdrachtnemer (KPI s) en Vrtgangsrapprtages Dr het Cntractmanagement wrdt de KPI-matrix (Bijlage 12) gehanteerd vr bundeling van de KPI-scres. Deze scres vlgen uit de peratinele en tactische vrtgangsrapprtages (VGR s) als teruggekppeld dr Opdrachtnemer. Beide VGR s wrden geïnitieerd en dr Opdrachtnemer (4 x per jaar) peratineel bij Facilitair Supprt (Back Office Regi) en tactisch bij het Cntractmanagement van de Opdrachtgever (2x per jaar). 20130531_Bijlage SLM RWS - Dranken autmaten.dc pagina 3
Paragraaf 3 Wijze van beheersing van het cntract, peridiek verleg en evaluatie Opdrachtgever levert input p basis van de peratinele en tactische vrtgangsrapprtages, welke een directe vertaling zijn van de eisen, zals aan de Opdrachtnemer gesteld. Tactisch verleg: Cmmunicatie Landelijk Opdrachtgever/Opdrachtnemer 2x per jaar vindt tactisch verleg plaats tussen de Opdrachtnemer en de Cntractmanager, Adviseur en Inkper. De vlgende agendapunten wrden bij dit verleg gehanteerd: Terugblik algemeen Opdrachtgever/Opdrachtnemer Acties en afspraken vrig verleg KPI s Operatinele en tactische vrtgangsrapprtages Verbeteringen en/f acties die ntstaan n.a.v. scres KPI s Prijzen, tarieven en indexeringen Vruitblik en trends W.V.T.T.K. De peratinele - en tactische vrtgangsrapprtages wrden in een centrale map p de RWS G:\schijf pgeslagen. De Opdrachtnemer draagt zrg vr planning en verslaglegging van het tactisch verleg en afname van de tactische vrtgangsrapprtage. Verslaglegging wrdt met gezamenlijke instemming vastgesteld. Operatinele tetsing: 4x per jaar wrdt de leveranciersprestatie gemeten adhv. vrtgangsrapprtages nder Facilitair Supprt (Cntractbeheerders). Opmerkingen ver de levering en kwaliteit kunnen wrden gemeld bij het KCC. Het KCC geeft de pmerkingen dr aan de Opdrachtnemer via; Cntactgegevens leverancier n.t.b. Vr de jaarevaluatie wrden de geregistreerde meldingen/klachten bij het KCC uitgedraaid. De Opdrachtnemer draagt zrg vr planning van de peratinele vrtgangsrapprtage, de Cntractbeheerder plaatst de dr beide partijen ndertekende Vrtgangsrapprtage p de G:\schijf van Opdrachtgever. Escalatiemdel: RWS - Opdrachtnemer Afhankelijk van het type prbleem en de situatie wrden ernstige prblemen dr RWS Cntractmanager met de verantwrdelijke van de Opdrachtnemer besprken en afgehandeld. Telichting p rllen Op dit mment wrden de nderstaande rllen (RWS intern) nderscheiden. Hiernder vlgt een krte telichting per rl: Cntractmanager (IUC): Verantwrdelijk vr het RWS-brede cntractmanagement RWS p strategisch/tactisch niveau vr ROK en NOK. Adviseur Facilitaire Expertise: Verantwrdelijk vr de inhud van de dienstverlening. Verantwrdelijk vr het afhandelen van tweedelijns inhudelijke vragen t.a.v. Dranken Autmaten vr de interne gebruiker. Inkper (IUC): Verantwrdelijk vr de inkpactiviteiten. Cntractbeheerder Facilitair Supprt (Back Office Regi) Lkale cntractverantwrdelijke 20130531_Bijlage SLM RWS - Dranken autmaten.dc pagina 4
KCC Lkale inhudelijk cntactpersn vr de vrtgangsrapprtage. Verantwrdelijk vr het afhandelen van eerstelijns inhudelijke vragen t.a.v. Dranken Autmaten vr de interne gebruiker. 20130531_Bijlage SLM RWS - Dranken autmaten.dc pagina 5