De ins en outs van payrolling versie maart 2013

Transcriptie

1 > White paper Payrll Select De ins en uts van payrlling versie maart 2013 De kstenbesparende plssing vr het uitbesteden van werkgeverschap >

2 Inhud 1. Inleiding Wat is payrlling? Mtieven m te gaan payrllen Vr welke arbeidsrelaties is payrlling geschikt? Wat kst payrllen? De vrdelen van payrlling vr bedrijven... 3 > Geen werkgeversrisic s... 3 > Geen ksten bij ziekteverzuim... 3 > Lager ziekteverzuim... 3 > Minder persneelsksten... 3 > Flexibel mgaan met persneel... 4 > Minder administratie... 4 > Betrkken medewerkers De vrdelen van payrlling vr medewerkers Belangrijke criteria vr de keuze van de juiste payrllrganisatie... 4 > Certificering... 4 > WKA Verklaring... 4 > G-Rekening Tien misverstanden ver payrll én de feiten Samenvatting en cnclusie Meer weten?... 7

3 1. Inleiding Payrllen van medewerkers is een greiend fenmeen binnen het Nederlandse bedrijfsleven. In 2012 waren er dagelijks ruim medewerkers p payrllbasis aan het werk. Naar verwachting zal dit aantal uitgreien tt ca medewerkers in 2015, waarmee de sectr p dat mment één van de grtste werkgevers zal zijn. Van de term payrllen hebben de meeste werkgevers dan k wel gehrd, maar wat payrllen precies betekent is minder bekend. In het buitenland is payrllen vaak de dienstverlening waarbij de payrllnderneming de verlning van medewerkers verzrgt. In Nederland is de verlning k een nderdeel van de dienstverlening, maar ten pzichte van payrlling in het buitenland is er één grt verschil: de payrllnderneming neemt k het juridisch werkgeverschap vr zijn rekening. In dit white paper zullen wij u de dienstverlening z eenvudig mgelijk telichten! 2. Wat is payrlling? U wilt als bedrijf de fcus hebben p uw cre business. Dan wilt u natuurlijk z min mgelijk tijd kwijt zijn aan bijkmende werkzaamheden. Maar werkt u met persneel, dan heeft u als werkgever nu eenmaal te maken met strenge en ingewikkelde wet- en regelgeving en het veren van een sluitende persneelsadministratie. En wat dacht u van de werkzaamheden die u (verplicht) met verrichten indien een medewerker ziek wrdt? En dan hebben we het ng niet eens ver de ksten van een zieke medewerker en de bedrijfsrisic's die u dr zieke medewerkers kunt lpen! Bij payrlling geeft een bedrijf het werkgeverschap uit handen en kmt het persneel in dienst van de payrllnderneming. Het payrll bedrijf wrdt juridisch werkgever en neemt alle werkgeversverplichtingen en risic s ver. Het bedrijf blijft hierbij zelf wel verantwrdelijk vr de werving en selectie van nieuwe medewerkers, het berdelen, de planning en de dagelijkse begeleiding p de werkvler. Oftewel: u bent zelf geen werkgever van de medewerker(s) die p de payrll staan. Een extra bijkmend vrdeel van payrlling is dat de payrllnderneming medewerkers flexibeler kan cntracteren dan dat reguliere bedrijven dit kunnen. Naast het feit dat u minder werk heeft aan de persneelsadministratie en minder risic's lp, wrdt dus k uw flexibiliteit vergrt. 3. Mtieven m te gaan payrllen Er zijn verschillende mtieven m te kiezen vr payrlling. Kleine werkgevers en werkgevers in sectren waar veel prepkrachten werken, prfiteren direct van het uitbesteden van het werkgeverschap aan een payrllnderneming. In die sectren is het aantal arbeidsuren te klein ten pzichte van de bijbehrende werkzaamheden. Uitbesteden aan een payrllnderneming levert dus een directe kstenbesparing p. Grtere rganisaties beschikken vaak wel ver een sluitende HR administratie. Daar zullen met name een cmbinatie van mtieven de drslag geven m te kiezen vr payrlling. Te denken valt aan het vergrten van de flexibiliteit en kstenreductie dr vername van uitzendkrachten. White paper De ins en uts van payrlling maart

4 4. Vr welke arbeidsrelaties is payrlling geschikt? Payrlling is vr vele vrmen van arbeidsrelaties een geschikte plssing. Denk aan: Nieuw aan te nemen medewerkers; Parttimers; Oprepkrachten; Studenten/schlieren; Uitzendkrachten die reeds langdurig werkzaam zijn vr u; Vakantiekrachten; Freelancers in lndienst; Stagiaires; Herintreders, re-integratiekandidaten en arbeidsgehandicapten. 5. Wat kst payrllen? In de meeste gevallen betaalt u een tarief vr ieder dr de medewerker gewerkt uur. De pbuw van dit tarief ziet er als vlgt uit: Brut uurln X mrekenfactr = Tarief (excl. BTW) In de mrekenfactr zijn de diverse kstprijselementen (reserveringen, werkgeverspremies, ziekte etc.) en de pslag vr de payrllnderneming verwerkt. 6. De vrdelen van payrlling vr bedrijven Wat de mtivatie m te gaan payrllen k mag zijn, in meer f mindere mate prfiteren rganisaties die payrllen altijd van diverse vrdelen: > Geen werkgeversrisic s Met payrlling kmen uw medewerkers bij de payrllnderneming in dienst. Omdat zij de frmele werkgever zijn, lpt u geen arbeidsrechtelijke risic s ten aanzien van arbeidscntracten, lndrbetaling, preftijden, ziekte, WIA, etc. > Geen ksten bij ziekteverzuim Omdat de payrllnderneming juridisch werkgever is van de medewerkers die bij u in dienst zijn, nemen zij k de ksten van het ziekteverzuim en alle bijbehrende administratieve verplichtingen van u ver. > Lager ziekteverzuim In tegenstelling tt veel reguliere bedrijven is de payrllnderneming gespecialiseerd in een krdaat ziekteverzuimbeleid. > Minder persneelsksten Drdat de payrllnderneming vlledig gespecialiseerd is in het cntract- en verlningsprces pakt payrlling in veel gevallen zelfs gedkper uit dan wanneer u de medewerkers zelf in dienst zu nemen. U bespaart namelijk aanzienlijk p de ksten van uw eigen ln- en cntractadministratie, de accuntantsksten, arbksten en niet te vergeten de ziekteksten. Bvendien bent u met payrlling aanzienlijk gedkper uit dan bij het inlenen via uitzendbureaus. Dit verschil kan plpen tt zelfs enkele eur s per uur! White paper De ins en uts van payrlling maart

5 > Flexibel mgaan met persneel Dr uw persneel te payrllen, kunt u flexibeler mgaan met het aanbieden van arbeidsvereenkmsten. Dit geeft u de vrijheid m efficiënter in te spelen p ntwikkelingen in de markt. > Minder administratie De payrllnderneming regelt alle administratieve werkzaamheden, zals de persneel- en salarisadministratie, de verzuimaanpak en alle cntacten met fiscus, arbdienst en sciale dienst. > Betrkken medewerkers Bij payrlling zrgt u zelf vr de werving, selectie en begeleiding van uw medewerkers. Ok de persneelsplanning, functineringsgesprekken, het inwerken en pleiden wrdt aan u ver gelaten. Uw medewerkers meten immers vral betrkken zijn bij uw bedrijf. De payrllnderneming is alleen werkgever in juridisch pzicht. 7. De vrdelen van payrlling vr medewerkers Ok uw medewerkers hebben veel vrdeel bij payrlling. Zij wrden tijdig en juist betaald, en krijgen p alle werknemersvragen prfessineel antwrd. Ruim(er) pakket aan arbeidsvrwaarden Grt aantal persneelsvrzieningen Meer (rechts)zekerheid Werkgelegenheidsgarantie Uitstekende CAO 8. Belangrijke criteria vr de keuze van de juiste payrllrganisatie Er is een grt aantal gespecialiseerde aanbieders van de payrll dienstverlening actief. Maar dr de grter wrdende vraag zijn k steeds meer kleinere aanbieders tt de markt tegetreden. Als de keuze vr een payrllnderneming gemaakt met wrden, is het van belang dat bepaalde criteria in acht wrden genmen. > Certificering Een gerenmmeerd en gespecialiseerd payrllbedrijf vldet ten minste aan de ISO 9001 en NENnrmering en is daarbij tevens aangeslten bij een brancherganisatie (ABU, NBBU en/f VPO) > WKA Verklaring De payrllnderneming verzrgt vr u de betaling van lnbelasting en de afdracht van sciale verzekeringspremies. Uiteraard beschikt een betruwbare rganisatie ver een WKA verklaring van de belastingdienst m dit te bewijzen. > G-Rekening Diverse payrll-ndernemingen werken met een zgenaamde G-Rekening vr afdrachten van lnbelasting en sciale verzekeringspremies. Deze geblkkeerde rekening geeft u als pdrachtgever de zekerheid dat u bent gevrijwaard van uw aansprakelijkheid vr betaling van lnbelasting en sciale premies. White paper De ins en uts van payrlling maart

6 Naast deze meetbare criteria waar steeds meer payrllrganisaties aan vlden, is het verigens k uitermate belangrijk dat u een gede klik heeft met de rganisatie waar u vr kiest. Want het gaat natuurlijk wel m uw medewerkers. Het "Human Capital" van uw bedrijf. 9. Tien misverstanden ver payrll én de feiten > MISVERSTAND 1 Payrllmedewerkers weten niet dat zij via een payrllbedrijf werken en hren dat pas achteraf. Deze nwenselijke situatie is niet aan de rde bij leden van de VPO. VPO-leden hebben een expliciete infrmatieplicht ten aanzien van payrllkrachten. Aard en inhud van de vereenkmst meten tijdig kenbaar gemaakt wrden en k de pdrachtgever met vraf duidelijkheid geven. > MISVERSTAND 2 Payrll is een juridische cnstructie m nder werkgeversverplichtingen uit te kmen. Payrllkrachten hebben een regulier arbeidscntract waarin hun rechten zijn vastgelegd. Op grnd van ged werkgeverschap en de Wet Verbetering Prtwachter (WVP) wrden verzuimtaken uitgeverd. Ok infrmeren zij de pdrachtgever ver het ziekteverzuim. Leden van de VPO nemen als specialist administratieve taken en het juridisch werkgeverschap uit handen van hun pdrachtgevers. Hierbij dragen zij k de vereiste werkgevers- en werknemersbelastingen af en is aansluiting bij SNA een vereiste. De financiële betruwbaarheid, het prfessineel werkgeverschap en de transparante dienstverlening van VPO-leden zijn verankerd in het Keurmerk Prfessineel Werkgeverschap. Alleen payrllbedrijven die vlden aan de strikte vrwaarden van dit keurmerk, kunnen lid zijn van de VPO. > MISVERSTAND 3 Payrllmedewerkers krijgen mindere arbeidsvrwaarden dan vaste medewerkers bij hetzelfde bedrijf. VPO-payrllkrachten ntvangen vanaf de eerste dag dat zij aan het werk gaan dezelfde belning als medewerkers in directe dienst bij de inlener (in een gelijke f gelijkwaardige functie). Cmpleet met ADV, teslagen, kstenvergedingen, peridieken, lnsverhgingen, vakantiedagen en extra uitkeringen zals een 13e maand f eindejaarsuitkering. De gelijke belning van payrllkrachten vanaf de eerste dag dat zij aan het werk gaan, is vastgelegd in de VPO-arbeidsvrwaardenregeling. > MISVERSTAND 4 Payrll wrdt gebruikt m het ntslagrecht te ntduiken. Werkgevers kiezen vr payrllen m administratieve taken en het juridisch werkgeverschap uit te besteden aan een specialist. Hierdr kunnen zijzelf ptimaal fcussen p hun kernactiviteit. Een payrllmedewerker heeft een arbeidsvereenkmst naar burgerlijk recht met de payrllnderneming, waarp dezelfde rechten en plichten van tepassing zijn als p een reguliere arbeidsvereenkmst. De bepalingen van het Burgerlijk Wetbek reguleren de juridische relatie tussen payrllnderneming en payrllwerknemer. > MISVERSTAND 5 Als payrllmedewerker heb je geen recht p lndrbetaling bij ziekte. White paper De ins en uts van payrlling maart

7 Een payrllmedewerker heeft wel degelijk recht p drbetaling bij ziekte. De payrllnderneming is hiervr als juridisch werkgever verantwrdelijk. Leden van de VPO beschikken k ver een verzuimprtcl en zrgen vr de wettelijke verzuimtaken gericht p werkhervatting en re-integratie. > MISVERSTAND 6 Payrllmedewerkers krijgen geen schling. Ok payrllmedewerkers hebben recht p schling. Leden van de VPO zijn verplicht 1,02% van het brutln per jaar te besteden aan schling van werknemers. Dit kunnen zij zelf rganiseren f verdragen aan het pleidingsfnds vr de flexbranche STOOF (Stichting Opleiding & Ontwikkeling Flexbranche). Uiteraard kunnen payrllbedrijven k extra investeren in schling. Hierdr vergrten zij de mgelijkheden vr inzet van payrllkrachten bij hun pdrachtgevers. > MISVERSTAND 7 Payrllmedewerkers hebben geen cntract vr nbepaalde tijd. Payrllmedewerkers hebben een regulier arbeidscntract bij een payrllbedrijf. Hierin zijn hun rechten vastgelegd. In de praktijk beginnen zij meestal met een cntract vr bepaalde tijd, maar na verlp van tijd krijgen zij k vaak een cntract vr nbepaalde tijd. Na maximaal 3,5 jaar meten leden van de VPO k een cntract vr nbepaalde tijd geven. Uiteraard kan dit k eerder en dat gebeurt regelmatig. Dit is mede afhankelijk van het perspectief bij de rganisatie waar zij werken. Uit nderzek (Ecrys, 2011) blijkt dat 23% bij de eerste baan een vast cntract krijgt en ng eens 10% een tijdelijk cntract met uitzicht p vast. > MISVERSTAND 8 Een payrllmedewerker is gedkper dan een vaste kracht. Een inlener betaalt een vergeding vr de dienstverlening van een payrllbedrijf. Dus bven p de ksten van het persneel. De uitbesteding (van delen) van het administratief en juridisch werkgeverschap gaat gepaard met aanvullende ksten bven p het reguliere salaris. De inzet van een payrllkracht is dus niet altijd gedkper dan het in dienst nemen van een eigen medewerker. Want payrllkrachten ntvangen bij leden van de VPO vanaf de eerste dag dat zij aan het werk gaan minimaal dezelfde belning als medewerkers in directe dienst bij de inlener. > MISVERSTAND 9 Payrllmedewerkers zijn tweederangs werknemers p de werkvler. De variatie aan arbeidsvereenkmsten p de werkvler wrdt steeds grter, maar het srt cntract dat iemand heeft lijkt steeds minder relevant te wrden. Niet alleen de belning van medewerkers met een payrllcntract is - bij een lid van de VPO - minimaal gelijk aan die van hun cllega s in vaste dienst, zij ervaren k in de praktijk bijna geen verschil. Uit nderzek (Ecrys, 2011) is gebleken dat payrllkrachten de samenwerking met cllega s en de werksfeer ged waarderen, gemiddeld met het cijfer 7,8. > MISVERSTAND 10 Payrllmedewerkers buwen geen pensien p. Payrllkrachten buwen gewn pensien p. Na twee maanden buwen payrllkrachten pensien p in de Plus-regeling van het pensienfnds vr de flexbranche StiPP (Stichting Pensienfnds vr Persneelsdiensten). Een aansluiting bij het bedrijfstakpensienfnds van de sectr behrt regelmatig tt de mgelijkheden. White paper De ins en uts van payrlling maart

8 10. Samenvatting en cnclusie Er is een grt aantal gespecialiseerde aanbieders van de payrll dienstverlening actief. Vr rganisaties die verwegen te gaan payrllen is het van belang ged te inventariseren wat de vrnaamste mtieven zijn en welke gecertificeerde payrll-ndernemingen er p de markt actief zijn. Omdat er dr bedrijven vaak een langdurige samenwerking met de payrllnderneming wrdt aangegaan, is het bvendien raadzaam enkele aanbieders te vergelijken en uit te ndigen vr een gesprek. Natuurlijk is het prettig m werkzaamheden te kunnen utsurcen en/f ksten te besparen, maar we hebben k te maken met medewerkers. Het "Human Capital" van uw bedrijf. Ok vr hen is het van belang dat er gezcht wrdt naar de meest prfessinele, betruwbare en kwalitatieve dienstverlener p de markt! 11. Meer weten? We kunnen ns ged vrstellen dat u na het lezen van dit whitepaper ng vragen heeft. Neem in dat geval gerust cntact met ns p. Wij staan u graag te wrd: Bel: +31 (0) f mail naar inf@payrllselect.nl U kunt k eerst ng even p nderstaande afbeelding klikken en nze krte vide bekijken waarin we de vrdelen ng even krt belichten: Of blijf p de hgte dr ns te vlgen via de scial media: Twitter: Linkedin: Yutube: Maurice Hennevelt Marketing Manager Payrll Select Nederland B.V. White paper De ins en uts van payrlling maart