1 26-10- 2016 Categorie ICT Werkomgeving Rijk: Inrichting contractmanagement Den Haag 20 oktober 2016
2 Introductie
3 ICT Categorieën en SLM
Het verwervingsproces
Contractmanagement (1) Definitie Alle activiteiten gericht op het volledig nakomen van de contractueel vastgelegde afspraken over de levering van een product en/of dienst. Doelen Beheersen van risico s; Bijdragen aan realisatie van de behoeften en doelstellingen van de opdrachtgever. Middelen Sturen op KSF s (Kritische Succes Factoren); Prestatiemanagement (m.b.v. service credits en boetes) (d.i.: normeren, meten, beoordelen, rapporteren van en sturen op KPI s); Risicomanagement; Ontwikkelen en onderhouden van samenwerkingrelaties (zowel met opdrachtgevers als opdrachtnemers); Reguliere communicatie met en voorlichting aan klanten c.q. afnemers; Rapportages; Verbeterplannen; Benchmarks; Contractwijzigingen (m.b.v. Dienst Verlening Verbeteringen (DVV) procedure); Lessons Learned (voor optimaliseren van opvolgende Europese aanbestedingen); Klant Tevredenheid Onderzoeken (K.T.O. s). 5
Contractmanagement (2) Onderverdeling a. Strategisch Contractmanagement (richten) b. Tactisch Contractmanagement (inrichten) c. Operationeel Contractmanagement (verrichten) Ad.a Vanuit het strategisch perspectief van een organisatie en de te behalen doelstellingen keuzes maken voor het contractconcept en de inrichting van het contractmanagement. Ad.b Het vertalen van doelstellingen vanuit de business naar concrete contractdoelstellingen, het inrichten van de sturingsmechanismen en gewenste samenwerking tussen beide partijen. Het alloceren en borgen van risico s in contractdocumenten. Ad.c Het (gedurende de gehele looptijd van een contract) managen van de contractuele leveranciersrelatie en de daarbij behorende contractafspraken, door het meten, beoordelen en rapporteren over prestaties a.d.h.v. kritische prestatie indicatoren (KPI s) (vastleggen, beheren, bewaken) ter continuering en verbetering van de afgesproken dienstverlening en beheersing van risico s. 6
7 Introductie (De)Centraal
8 Contractmanagement binnen IWR ON = Opdrachtnemer CCM = Centraal contractmanagement DCM = Decentraal contractmanagement
9 Centraal Contactmanagement Het behartigen van de deelnemeroverstijgende belangen: Handhaven financiële marktconformiteit. Handhaven technische marktconformiteit. Adviseren en rapporteren aan bestuurders. Beheren van organisatorische processen. Bemiddelen, begeleiden en escaleren bij incidenten tussen deelnemers en leveranciers. Doorvoeren contractuele wijzigingen (DVV procedure) Het opleggen van service credits (boetes) in geval van contractueel tekortschieten door leveranciers. Bewaken van de kwaliteit van de dienstverlening, bijvoorbeeld door het (laten) uitvoeren van audits. Organiseren van deelnemersbijeenkomsten. Voeren van opdrachtnemersgesprekken.
10 Decentraal contractmanagement Het behartigen van deelnemersbelangen: Adviseren en rapporteren aan de bestuurders. Beheren van organisatorische processen. Melden en escaleren van incidenten met leveranciers. Doorvoeren contractuele wijzigingen. Bewaken van de kwaliteit van de dienstverlening. Deelnemen aan deelnemersbijeenkomsten. Vaststellen vereiste service levels, configuratie, vereiste beschikbaarheid, benodigde capaciteit, continuïteitsmaatregelen en beveiligingsmaatregelen. Innoveren of uitfaseren van producten en diensten. Voeren opdrachtnemergesprekken over voorgaande onderwerpen.
11 Opdrachtnemer Uitvoering geven aan goed opdrachtnemerschap: Leveren van prestatie conform contractuele bepalingen. Rapporteren over de geleverde prestatie. Voeren van gesprekken met DCM. Voeren van gesprekken met CCM. DCM en CCM adviseren over de inzet van geleverde producten en diensten. Afhandelen van incidenten en service verzoeken. Hanteren van marktconforme tarieven.
12 RASCI CCM/DCM Matrix met V = Verantwoordelijk voor uitvoering (Responsible) A = Autoriseert, bekrachtigt beslissing (Accountable ) O = Ondersteunend bij uitvoering (Supportive) C = Verplicht te raadplegen (Consulted) I = Informeren over beslissing (Informed) Rollen Contracteigenaar Categoriemanager Centraal Contractmanagement Decentraal Contractmanagement Objecten Raamovereenkomst Nadere overeenkomst
Volwassenheid stadia 1. Contractbeheer (& -administratie) 2. Contractmanagement 3. Leveranciersmanagement
14 Volwassenheid stadia
15 Vragen